1 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm soát quy trình thiếu tổ chức nhằm đạt mục tiêu hiệu lực hiệu hoạt động Kiểm soát tốt giúp bảo vệ nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng sử dụng sai mục đích Trên sở thực tốt công tác kiểm soát, báo cáo tài đáng tin cậy, tuân thủ luật pháp quy định… Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng đơn vị nghiệp có thu trực thuộc Sở Công Thương thành phố Đà Nẵng, tự đảm bảo 100% kinh phí hoạt động, với nhiệm vụ quản lý khai thác hoạt động Trung tâm Hội chợ triển lãm năm chợ lớn địa bàn thành phố Đà Nẵng Với quy mô ngày mở rộng, hoạt động thu, chi tài đơn vị diễn nhiều với nội dung ngày đa dạng Công tác tự kiểm tra, kiểm soát nội Công ty có quan tâm tổ chức triển khai chưa thường xuyên, xem nhẹ công tác tự kiểm tra dẫn đến việc chấp hành số quy chế, quy trình nghiệp vụ chưa tốt Trước tình hình đó, chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát thu chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu nhằm hạn chế sai phạm trình hoạt động, đồng thời nâng cao chất lượng thu chi đơn vị Mục tiêu nghiên cứu đề tài Hệ thống hóa vấn đề lý luận kiểm soát thu chi vận dụng vào đơn vị nghiệp có thu Kết hợp với việc tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu chi hoạt động Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng Rút ưu, nhược điểm làm sở đưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu chi Công ty 2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Trên sở nghiên cứu lý luận tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát thu chi hoạt động Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng sở dự toán duyệt, luận văn sâu nghiên cứu công tác kiểm tra, kiểm soát khoản thu phát sinh chợ Siêu thị Đà Nẵng trực thuộc Công ty kiểm soát chi chủ yếu toàn Công ty Trong đó, khía cạnh kế toán vận dụng công tác kiểm sóat đặc biệt quan tâm, như: lập dự toán, thông tin kế toán cho kiểm soát Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp vấn, phương pháp tổng hợp - so sánh, đối chiếu thực tiễn kiểm soát đơn vị với lý luận kiểm soát đơn vị nghiệp có thu Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận chung, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn gồm chương Chương giới thiệu vấn đề công tác kiểm soát thu – chi đơn vị nghiệp có thu Thực trạng công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng trình bày chương Chương chương trọng tâm, kết hợp kết nghiên cứu chương chương để đưa giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng 3 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU – CHI TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 Khái quát kiểm soát công tác quản lý 1.1.1 Bản chất kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lý việc thực đối chiếu kết đạt với quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đánh giá, điều chỉnh làm cho trình tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực nhằm đạt mục tiêu định trước Kiểm soát chức quản lý 1.1.2 Mục tiêu loại kiểm soát 1.1.2.1 Mục tiêu kiểm soát Các biện pháp kiểm soát thủ tục kiểm soát xây dựng để thực mục tiêu hiệu lực hiệu hoạt động 1.1.2.2 Các loại kiểm soát Hoạt động kiểm soát phân loại dựa nhiều tiêu thức khác 1.1.3 Quy trình kiểm soát Mỗi trình kiểm soát gồm công việc thực theo bước sau: Xác định mục tiêu kiểm soát; Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát; Đo lường kết so sánh với tiêu chuẩn; Phân tích nguyên nhân gây chênh lệch điều chỉnh 1.2 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát 1.2.1 Môi trường kiểm soát 1.2.1.1.Các nhân tố bên Các nhân tố bao gồm: Quan điểm quản lý cách thức điều hành nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác kế hoạch; Bộ phận kiểm toán nội bộ… 1.2.1.2 Các nhân tố bên Ảnh hưởng quan chức Nhà nước, khách hàng, trách nhiệm pháp lý… 1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán nơi cung cấp thông tin kiểm tra - kiểm soát chủ yếu hoạt đ ộ ng đ ơn vị: Hệ thống chứng từ kế toán trình tự luân chuyển nó; Hệ thống tài khoản; Sổ kế toán hệ thống báo cáo kế toán đơn vị 1.2.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát thường xây dựng nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn 1.3 Kiểm soát thu – chi đơn vị nghiệp có thu 1.3.1 Đặc điểm hoạt động đơn vị nghiệp có thu 1.3.1.1 Khái niệm đơn vị nghiệp có thu Những đơn vị nghiệp trình hoạt động nghiệp phép thu phí để bù đắp phần hay toàn chi phí hoạt động gọi đơn vị nghiệp có thu 1.3.1.2 Đặc điểm hoạt động đơn vị nghiệp có thu Hoạt động đơn vị nghiệp có thu dựa vào hai nguồn lực nguồn lực sở vật chất phục vụ cho hoạt động nghiệp nguồn lực người thông qua chương trình quản lý hoạt động để đạt mục tiêu cung cấp dịch vụ công có chất lượng cao 1.3.1.3 Phân loại đơn vị nghiệp có thu Căn vào mức tự đảm bảo chi hoạt động thường xuyên: Đơn vị nghiệp tự bảo đảm chi phí hoạt động; Đơn vị nghiệp tự bảo đảm phần chi phí hoạt động; Đơn vị nghiệp NSNN bảo đảm toàn chi phí hoạt động 1.3.1.4 Đặc điểm hoạt động tài đơn vị nghiệp có thu Xây dựng quy chế chi tiêu nội đơn vị để chủ động sử dụng kinh phí mục đích, tiết kiệm hiệu quả; Trích lập tối thiểu 25% để trích lập quỹ phát triển hoạt động nghiệp Phần lại chi trả thu nhập tăng thêm cho CBCNV trích lập quỹ Hoạt động dự toán mang lại nhiều lợi ích công cụ thiếu việc kiểm tra, kiểm soát, đánh giá thực hoạt động đơn vị Hoạt động dự toán đơn vị nghiệp có thu thực qua giai đoạn: Lập dự toán; Giao dự toán thu-chi ngân sách nhà nước; Thực dự toán thu-chi 1.3.2 Nội dung khoản thu – chi đơn vị nghiệp có thu 1.3.2.1 Nội dung khoản thu: bao gồm khoản thu phí lệ phí, thu nghiệp thu hoạt động dịch vụ, khoản thu khác 1.3.2.2 Nội dung chi hoạt động: Chi cho người; Chi quản lý hành chính; Chi cho nghiệp vụ chuyên môn; Chi cho mua sắm, sửa chữa tài sản; Chi sản xuất, cung ứng dịch vụ; Các khoản chi khác 1.3.3 Công tác kiểm soát thu – chi đơn vị nghiệp có thu 1.3.3.1 Môi trường kiểm soát đơn vị nghiệp có thu a Nhân tố bên Bao gồm: Đặc thù quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác dự toán, kế hoạch b Nhân tố bên Đó là: Chính sách Nhà nước, kiểm soát quan chức năng, cấp trên… 1.3.3.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát thu – chi đơn vị nghiệp có thu a Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động thu-chi đơn vị nghiệp có thu: Hóa đơn bán hàng; Biên lai phí, lệ phí; Biên lai thu tiền; Bảng toán lương; Biên kiểm nghiệm vật tư, CCDC, hàng hoá; Phiếu đề xuất; Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo… b Tổ chức tài khoản sổ kế toán Căn vào tính chất hoạt động yêu cầu quản lý, đơn vị lựa chọn TK kế toán phù hợp, cần thiết Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý mức độ tổng quát cụ thể, hệ thống sổ kế toán đơn vị tổ chức thành hai phận sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết c Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Bên cạnh việc sử dụng hệ thống báo cáo theo định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 Bộ tài (Phụ lục 1.1), đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo nội riêng để phục vụ cho công tác quản lý đơn vị 1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát a Kiểm soát khoản thu nghiệp Kiểm soát việc tuân thủ quy định hoạt động thu, quy định biểu giá Các thông tin khoản thu nghiệp thể chứng, từ, sổ sách, báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị Cần phân chia trách nhiệm cá nhân, phận tham gia b Kiểm soát nội dung chi phí Trong phần này, luận văn trình bày thủ tục kiểm soát nội dung chi phí phát sinh đơn vị nghiệp có thu: Chi toán cá nhân; Chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn; Chi hoạt động dịch vụ; Các khoản chi TSCĐ 1.4 Tổng kết nghiên cứu kiểm soát thu – chi đơn vị nghiệp có thu Vấn đề kiểm soát thu chi đơn vị nghiệp có thu nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu: công tác kiểm soát thu chi trường Cao đẳng công nghệ Đà Nẵng (2008) Trung tâm truyền hình Việt Nam Đà Nẵng (2008) Các công trình đưa thủ tục kiểm soát hữu hiệu, phù hợp với chế hoạt động Tuy tác giả có đề cập đến công tác lập dự toán chưa sâu vào việc phân tích tình hình thực so với dự toán duyệt nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát thu chi tài Phân tích, đánh giá tình hình thực dự toán giúp đơn vị xác định nguyên nhân, nhân tố ảnh hưởng đến trình thực dự toán mình, qua làm sở cho việc xây dựng dự toán sau đưa biện pháp ngăn ngừa, xử lý gian lận sai sót xảy trình thực dự toán KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chế quản lý tài nay, đơn vị phải không ngừng thay đổi tư cách quản lý tài để sử dụng đồng vốn có hiệu quả, kiểm soát nguồn thu – chi đơn vị Một hệ thống kiểm soát vững mạnh giúp đơn vị đạt mục tiêu, mục đích đặt việc quản lý tài cách cụ thể Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động đơn vị quy định luật pháp Và chương luận văn hệ thống hoá lý luận hệ thống kiểm soát tổ chức, công tác kiểm soát thu-chi đơn vị nghiệp cung cấp sở lý luận cho việc tìm hiểu, nghiên cứu phân tích tình hình thực tế công tác kiểm soát thu-chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng-đơn vị nghiệp có thu nội dung chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU – CHI TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG 2.1 Tổng quan hình thành phát triển Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Là tiền thân Công ty Quản lý chợ Trung tâm Thương mại - Hội chợ Triển lãm Đà Nẵng 2.1.2 Những định hướng phát triển Công ty Liên doanh, liên kết với tổ chức, đơn vị nhằm tăng nguồn thu Tiếp tục đầu tư xây dựng, nâng cấp sửa chữa chợ 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Công ty Có chức quản lý, khai thác hoạt động Trung tâm Hội chợ - Triển lãm chợ theo chủ trương Sở Công thương thành phố 2.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Ban Giám đốc gồm Giám đốc Phó giám đốc Cơ cấu tổ chức Công ty gồm 05 phòng chuyên môn, nghiệp vụ (Tổ chức – Hành chính; Kế hoạch - Hội chợ Triển lãm; Kế toán – Tài vụ; Quản lý chợ; Bảo vệ - môi trường & PCCC) 06 đơn vị trực thuộc Công ty (Trung tâm Hội chợ Triển lãm Đà Nẵng; Chợ Siêu thị Đà Nẵng; Chợ Cồn; Chợ Hàn; Chợ Đống Đa; Chợ Đầu mối Hoà Cường) 2.4 Đặc điểm công tác kế toán 2.4.1 Tổ chức máy kế toán Áp dụng mô hình kế toán tập trung quản lý theo kiểu trực tuyến chức Theo hình thức này, phòng kế toán Công ty chịu trách nhiệm tổ chức toàn công tác kế toán, công tác tài chính, thống kê đơn vị Còn ban quản lý chợ, Công ty bố trí ban kế toán viên tổng hợp làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ phòng kế toán Công ty 2.4.2 Hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, sử dụng hệ thống tài khoản dùng cho đơn vị Hành nghiệp hành 2.5 Thực trạng công tác kiểm soát thu chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng 2.5.1 Đặc điểm quản lý tài Là đơn vị nghiệp có thu đảm bảo toàn chi phí hoạt động, hoạt động theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp Sở Công thương thành phố Đà Nẵng Với chế quản lý tài nay, yêu cầu công ty cần phải lập dự toán thu – chi sát với yêu cầu, nhiệm vụ, đảm bảo xác xây dựng quy chế chi tiêu nội hợp lý, phù hợp với đặc thù hoạt động công ty, đảm bảo tiết kiệm nâng cao hiệu công tác 2.5.2 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát đơn vị thiết lập nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 2.5.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát 2.5.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ Các chứng từ kế toán phục vụ công tác thu-chi: Biên lai phí, lệ phí; Hóa đơn dịch vụ, hoá đơn thu tiền điện tự in đồng ý Cục thuế Đà Nẵng; Kế hoạch thu loại thu; Bảng kê nộp tiền; Bảng toán tiền lương; Phiếu đề xuất; Biên nghiệm thu; Biên giao nhận TSCĐ, hoá đơn, bảng tổng hợp chi phí Việc luân chuyển chứng từ chậm tập hợp số liệu gặp nhiều khó khăn Chứng từ thu-chi ban thường để cuối tháng nộp lên công ty Ban có kế toán chí số ban, kế toán vừa kiêm kế hoạch nên khối lượng công việc nhiều nên dễ xảy thiếu sót việc kiểm soát thu lên kế hoạch 2.5.3.2 Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế toán Các tài khoản kế toán mở theo dõi đơn vị trực thuộc nhằm đối chiếu kiểm tra, cung cấp, báo cáo số liệu nhanh cho lãnh đạo tình hình phát sinh thu, chi đơn vị trực thuộc Tại văn phòng công ty bao gồm sổ kế toán chi tiết sổ tổng hợp Các loại sổ sử dụng công ty: sổ chi tiết tài khoản, sổ 10 liên quan, sổ tổng hợp doanh thu, sổ đối chiếu công nợ, sổ chi tiết hoạt động, sổ chi phí hoạt động Còn đơn vị trực thuộc lập sổ chi tiết như: bảng kê doanh thu, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ chi phí sản xuất kinh doanh 2.5.3.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hằng tháng, đơn vị trực thuộc nộp báo cáo kế toán nội cho công ty bao gồm: Báo cáo thực kế hoạch thu; Báo cáo hoạt động thu- chi; Bảng kê chi tiết công nợ; Báo cáo tình hình sử dụng biên lai, hoá đơn…Trên sở báo cáo này, kế toán công ty tổng hợp, đối chiếu với báo cáo phòng quản lý, phòng kế hoạch - hội chợ triển lãm lập 2.5.4 Công tác lập dự toán 2.5.4.1 Lập dự toán thu Dự toán thu công ty dựa sở dự báo nguồn thu đơn vị trực thuộc 2.5.4.2 Lập dự toán chi Trên sở dự toán thu toàn đơn vị lập, đơn vị tiến hành lập dự toán chi Dự toán xây dựng dựa vào dự báo tình hình sửa chữa, chi thường xuyên đơn vị trực thuộc, vào quy định trích lập cũ năm trước Công ty lập bảng dự toán chi theo quy chế chi tiêu nội 2.5.5 Nội dung kiểm soát khoản thu chợ Siêu thị Đà Nẵng 2.5.5.1.Kiểm soát việc thu phí mặt chợ, quầy sạp, trông coi hàng đêm, dịch vụ vệ sinh Quy trình kiểm soát thu (sơ đồ 2.5) đảm bảo kiểm soát kế toán với việc cung cấp thông tin kế toán đầy đủ, rõ ràng, có phối hợp kiểm tra đối chiếu số liệu phận kế hoạch phận kế toán Tuy nhiên với việc cán thu vừa lập hoá đơn, biên lai vừa thu tiền khách hàng, xảy trường hợp sai sót, gian lận mà kiểm soát chặt chẽ Việc chiếm dụng vốn với số tiền lớn 11 thời gian dài làm cho cán thu khả toán, gây hậu nghiêm trọng cho công ty 2.5.5.2 Kiểm soát thu phí mặt quảng cáo Sơ đồ 2.6.Quy trình kiểm soát thu phí mặt quảng cáo Trình tự Khách hàng có nhu cầu thuê MBQC Trách nhiệm Trình tự Trách nhiệm Lưu trữ, bảo quản Phòng Kế toán Khách hàng Lên sổ sách Tiếp nhận, kiểm tra Báo cáo thu Phê duyệt Thông báo cho khách hàng ký kết HĐ Phòng KH - HCTL Phòng kế toán Lập biên lai phí Phòng KH - HCTL Ban Giám đốc Theo dõi thực hợp đồng Do thời hạn hợp đồng quảng cáo thường kéo dài đối tác đơn vị tỉnh thành khác (Sài Gòn, Hà Nội) nên việc toán thường chậm so với kế hoạch trường hợp có thiên tai xảy gây thiệt hại đến bảng quảng cáo khách hàng khả toán bị phá sản, hay lý bất khả kháng đó…sẽ ảnh hưởng đến nguồn thu đơn vị 2.5.5.3 Kiểm soát thu dịch vụ kiện Tương tự quy trình kiểm soát thu mặt quảng cáo, trách nhiệm theo quản lý thuộc phòng quản lý chợ Sai sót xảy ra: Ban quản lý chợ cho thuê mặt tổ chức mà không thông qua phòng quản lý, gây ảnh hưởng đến nguồn thu Công ty 12 2.5.5.4 Kiểm soát thu hộ tiền điện Sơ đổ 2.7.Quy trình kiểm soát thu tiền điện Trình tự Trách nhiệm Trình tự Đăng ký sử dụng điện Khách hàng Lưu trữ, bảo quản Tiếp nhận, kiểm tra Bộ phận kế toán Lên sổ sách kế toán Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế toán Phê duyệt Tổng hợp thực KH thu Lắp đặt thiết bị, Ghi đồng hồ Báo cáo thu Lãnh đạo Ban Lên kế hoạch thu Trách nhiệm Bộ phận kế hoạch Bộ phận kế toán Lập hoá đơn, thu tiền Việc lập kế hoạch vào phiếu đăng ký sử dụng thiết bị điện hộ kinh doanh, số chữ điện phận điện báo…có thể xảy sai sót gian lận cán thu không kiểm tra thiết bị điện sử dụng hộ kinh doanh, cán kế hoạch lên sót kế hoạch số chữ điện sử dụng không đúng… ảnh hưởng đến nguồn thu đơn vị 2.5.6 Nội dung kiểm soát khoản chi 2.5.6.1 Kiểm soát chi toán cá nhân Kiểm soát chi toán cá nhân thể qua sơ đồ 2.8 2.9 Công tác nhân sự, theo dõi lao động phận liên quan đảm trách đảm bảo việc xác định, tính lương kiểm soát đầy đủ Tuy nhiên, công ty cần phải kiểm tra chặt việc chấm công tăng cường phận ca Cần kiểm tra số lượng tăng cường có tương ứng với với số nghỉ làm không Nếu kiểm tra không 13 chặt vấn đề này, phận lợi dụng chấm tăng công gây thất thoát tiền bạc công ty 2.5.6.2 Kiểm soát chi hoạt đông nghiệp vụ chuyên môn, quản lý hành Mục tiêu kiểm soát: Các khoản chi phải có dự toán, tuân thủ theo quy chế chi tiêu nội đơn vị, quy định Nhà nước; Các thông tin chứng từ, sổ sách liên quan phải đầy đủ, trung thực, kịp thời 2.5.6.3 Kiểm soát chi đầu tư phát triển (sơ đồ 2.10) Quá trình kiểm soát chi đầu tư phát triển thực thông qua phối hợp phận: Bộ phận có nhu cầu, Phòng TCHC, Phòng kế toán Ban giám đốc 2.5.6.4 Kiểm soát chi hoạt động điện Quy trình kiểm soát chi hoạt động điện đơn vị lồng ghép quy trình kiểm soát lương, mua sắm TSCĐ, sửa chữa thường xuyên đơn vị… Tuy nhiên, hoạt động điện, đơn vị yêu cầu Ban lập bảng báo cáo cân đối thu chi điện bảng theo dõi số điện tiêu thụ với số điện thu hộ tiểu thương 2.6 Những ưu điểm tồn công tác kiểm soát thu chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng 2.6.1 Ưu điểm Công tác kiểm soát thu – chi Công ty trọng tăng cường từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán, kế toán toán Ban Giám đốc Công ty quan tâm đến việc ban hành quy chế công tác quản lý tài chính: Quy chế công tác thu, Quy chế bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên tài sản Công ty, Quy chế toán lương… Quy chế chi tiêu nội xây dựng hàng năm tạo điều kiện cho đơn vị trực thuộc Công ty chủ động chi tiêu, sử dụng kinh phí hiệu Có phân cấp quyền hạn, trách nhiệm cấp lãnh đạo, phận với làm tảng 14 cho công tác kiểm soát Công tác ghi chép chứng từ từ lúc lập đến chuyển sổ, lập báo cáo tài thực nghiêm túc, đầy đủ Các báo cáo nội cung cấp thông tin cần thiết, thể tốt vai trò kiểm soát đáp ứng nhu cầu quản lý Ban lãnh đạo Công ty 2.6.2 Những tồn - Cơ cấu tổ chức công ty chưa có phận kiểm soát nội Công ty thường tổ chức kiểm tra đ ơn vị trực thuộc thường hậu kiểm nên hiệu không cao - Đơn vị chưa xác định rủi ro xảy công tác thu chi Hoạt động kiểm soát gần “khoán” cho phận kế toán - Với số lượng chứng từ lớn, việc xử lý lưu trữ gặp nhiều khó khăn làm nhiều thời gian Thông tin kế toán từ đ ơn vị cung cấp chưa kịp thời, dễ gặp sai sót không đáp ứng kịp thời mặt thời gian - Các báo cáo kế toán chưa thể vai trò phân tích chi phí, chưa xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động khoản mục chi phí sở giúp lãnh đạo đơn vị đưa giải pháp, biện pháp kiểm soát điều chỉnh thích hợp - Đối với công tác thu điện, Công ty chưa có phận độc lập để kiểm tra, kiểm soát nhằm tránh sai sót gian lận việc ghi điện nhập số công tơ tính toán tiền thu kỳ Đây giai đoạn quan trọng, có sai sót xảy ảnh hưởng lớn đến đánh giá doanh thu tiền điện - Công tác kiểm soát tiền thu tháng thường lỏng lẻo, kiểm tra thời gian nộp tiền đ úng quy đ ịnh nên thường xảy việc chiếm dụng vốn (dưới tháng) - Theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ thực chưa chặt chẽ - Về chi lương: Chưa có kiểm tra việc chấm công tăng cường lực lượng trực tiếp ban quản lý chợ 15 - Về công tác quản lý sử dụng TSCĐ: Công tác kiểm kê tài sản chưa tiến hành cách có hệ thống đơn vị, việc theo dõi TSCĐ nơi sử dụng chưa thực đầy đủ KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng cho thấy yếu tố góp phần quan trọng công tác quản lý tài Công ty Công ty nhận thức tầm quan trọng công tá kiểm tra, kiểm soát đơn vị Bên cạnh mặt đạt công tác kiểm soát thu – chi số hạn chế định Từ làm sở đưa giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng chương CHƯƠNG NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THU CHI TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG 3.1 Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng Để quản lý, điều hành tốt, công ty cần phải quan tâm, nâng cao hiệu hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt vấn đề kiểm soát thu-chi đơn vị Đây công cụ quan trọng giúp đơn vị kiểm tra, kiểm soát đánh giá toàn hoạt động công ty Việc tăng cường kiểm soát thu – chi cách khắc phục hạn chế nêu cách tốt để nâng cao hiệu hoạt động công ty lĩnh vực 3.2 Các giải pháp tăng cường kiểm soát thu – chi Công ty 3.2.1 Hoàn thiện môi trường quản lý 3.2.1.1 Tăng cường phân công quyền hạn trách nhiệm cấp 16 quản lý Hiện nay, công ty quản lý điều hành hoạt động chợ trực thuộc Theo tác giả, để đạt hiệu cao trình hoạt động phù hợp với công xã hội hoá nay, công ty cần phải phân cấp mạnh cho lãnh đạo ban như: quyền chủ động việc lập dự toán Phải quán triệt cho lãnh đạo đơn vị trực thuộc chấp hành quy định tài công ty nhà nước, đồng thời công ty cần phải thực phân công luân chuyển cán lãnh đạo đơn vị nhằm tăng cường khả tự kiểm soát 3.2.1.2 Xây dựng phận kiểm soát nội quy chế kiểm soát nội * Xây dựng phận kiểm soát nội bộ: Xây dựng phận kiểm soát nội Ban tra nhân dân phụ trách Ban tra nhân dân bầu Đại hội Cán công chức chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ cách độc lập đạo trực tiếp Giám đốc Sơ đồ 3.1 Tổ chức phận kiểm soát nội Giám đốc Ban tra nhân dân Bộ phận kiểm soát nội Tổ trưởng Nhân viên Ghi chú: Nhân viên : : Quan hệ quản lý điều hành Quan hệ nghiệp vụ chuyên môn 17 *Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ: Quy định cụ thể lĩnh vực hoạt động đơn vị, quy định quản lý tiền mặt, quy chế quản lý tài sản cố định, quy chế quản lý công nợ, quy chế phối hợp phòng, ban chức năng, quy chế công tác thu….Phòng kế toán – tài vụ phận kiểm soát nội cần phối hợp việc lập kế hoạch kiểm tra định kỳ, kiểm tra tình hình ghi chép kế toán tài liệu, báo cáo kế toán 3.2.1.3 Hoàn thiện công tác lập dự toán Việc lập dự toán tổng thể Công ty phải từ cấp có trách nhiệm thấp đến cấp có trách nhiệm cao Hằng năm vào nhiệm vụ giao đơn vị trực thuộc phải lập dự toán chi tiết, từ cấp trung gian (phòng, ban chức năng) tổng hợp lại gởi lên Ban Giám đốc đơn vị * Công tác dự toán thu: Công ty phải thường xuyên cập nhật, đối chiếu số lượng hộ kinh doanh buôn bán, số hộ nghỉ hẳn, tạm nghỉ, thời gian buôn bán lại…cung cấp cho phòng chức Công ty làm dự toán nguồn thu cho xác Tránh tình trạng xây dựng nguồn thu danh sách cũ, không sát với thực tế gây thất thoát nguồn thu Trong dự toán thu tiền điện phải dự kiến thống kê phần thiết bị sử dụng điện theo mùa, cần phải dự kiến số tương đối để cung cấp cho việc xây dựng dự toán thu Công ty * Công tác dự toán chi: - Chi phí vật tư văn phòng: Mặc dù Công ty có quy định khoán nội dung tiêu chí đưa mức khoán chưa khả thi, chi thực tế thường cao mức khoán Công ty cần phải rà soát lại để đề xuất xây dựng lại định mức theo quy mô hoạt động - Tiền điện, nước, xăng dầu, chi phí nghiệp vụ chuyên môn….nếu dự tính yếu tố Công ty tiết kiệm kiểm soát chặt chi phí 18 - Tăng cường phối hợp phòng ban việc xây dựng dự toán Cần lập dự toán chi phân bổ theo thời gian sử dụng để Công ty chủ động trình hoạt động 3.2.1.4 Phân tích, đánh giá thực so với dự toán Nội dung phương pháp phân tích đánh giá tình hình tài Công ty so sánh tình hình thực với tiêu dự toán thu, chi tài Công ty để đánh giá việc chấp hành tiêu Căn vào dự toán thu chi tài lập từ đầu năm toán năm Sở Công thương duyệt thẩm tra số liệu ta lập bảng cân đối thu chi kinh phí hoạt động năm từ phân tích, đưa nguyên nhân ảnh hưởng (Bảng 3.2) 3.2.2 Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán 3.2.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ luân chuyển chứng từ Cần làm rõ trách nhiệm cá nhân giai đoạn luân chuyển chứng từ Việc lưu trữ khoa học tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát đối chiếu số liệu nhanh chóng Công ty cần qui đ ịnh rõ thời hạn đ n v ị t r ự c t h u ộ c phải hoàn thành việc cập nhật số liệu theo ngày, theo tuần để phục vụ cho việc tổng hợp công ty Cũng thời hạn đ ể công ty hoàn thành việc tổng hợp số liệu báo cáo theo tháng, quí, năm Bên cạnh việc qui định thời hạn hoàn thành cần có chế tài xử lý nghiêm minh trường hợp vi phạm qui định 3.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo Ngoài loại sổ báo cáo lập theo quy định, Công ty cần phải lập báo cáo phân tích, cung cấp đầy đủ thông tin để phục vụ cho công tác quản lý tài công tác kiểm soát thu – chi đơn vị Các báo cáo là: Báo cáo phân tích tình hình thực doanh thu (Bảng 3.2); Bảng báo cáo phân tích tình hình thực dự toán chi phí (Bảng 3.3); Bảng phân tích tình hình tiết kiệm chi phí loại (chi phí nghiệp vụ, chi quản lý, chi hoạt động dịch vụ ) 19 (Bảng 3.4); Bảng so sánh tình hình tiêu thụ điện năm để kiểm soát, đánh giá tình hình tiết kiệm điện (Phụ lục 3.1) Trong khoản chi Công ty khoản chi cho người chiếm tỷ trọng cao nhất, cần phải kiểm soát chi theo quy định Căn vào khoản thu nghiệp, định mức quy chế chi tiêu nội bộ, sau ta lập bảng trích lập khoản chi tiền lương tăng thêm, lương giờ…(Phụ lục 3.2) ta lập báo cáo kiểm soát khoản chi (Bảng số 3.5) Ngoài ra, việc lập bảng theo dõi toán dự án, công trình đơn vị (Bảng 3.6) theo tiến độ thời gian thực giúp đốc thúc trình toán không bị chậm trễ không ảnh hưởng đến việc chấp hành dự toán 3.2.3 Hoàn thiện quy trình kiểm soát khoản thu 3.2.3.1 Kiểm soát việc thu phí mặt chợ, quầy sạp, trông coi hàng đêm, dịch vụ vệ sinh Do phân chia thời gian thu khoản thu khác nhau, kết thúc thời hạn thu, cán thu cần phải lập báo cáo thu ngay, tránh để công việc dồn vào ngày cuối tháng Báo cáo thực thu cán thu lập đối chiếu với báo cáo doanh thu tháng Phòng quản lý chợ Để tăng cường kiểm soát tiền thu theo tác giả, phải bố trí phận kiểm tra đột xuất cán thu nhằm đảm bảo việc thu đúng, thu đủ tránh tình trạng chiếm dụng vốn, sử dụng tiền thu sử dụng vào mục đích cá nhân Bộ phận kiểm tra đột xuất gồm: kế toán, kế hoạch ban, tổ trưởng tổ bảo vệ ca trực cán thuộc phòng quản lý chợ Sau kiểm tra, phận kiểm tra tiến hành lập “Biên kiểm tra đột xuất” (Phụ lục số 3.3) 3.2.3.2 Kiểm soát thu phí mặt quảng cáo Kế toán phụ trách theo dõi MBQC kết hợp chặt chẽ với Phòng kế hoạch – hội chợ triển lãm việc theo dõi công nợ với khách 20 hàng thể sổ chi tiết tài khoản “Phải thu khách hàng”, lập báo cáo công nợ mặt quảng cáo (Phụ lục số 3.4) Sơ đồ 3.2.Quy trình tăng cường kiểm soát thu phí MBQC Trình tự Trách nhiệm Khách hàng có nhu cầu thuê MBQC, cung cấp market Khách hàng Trinh tự Lưu trữ, bảo quản Trách nhiệm Phòng Kế toán Phòng kế toán Lên sổ sách Tiếp nhận, kiểm tra Biên cam kết treo bảng quảng cáo Phòng KH - HCTL Báo cáo thu Khách hàng Phòng KH HCTL Phòng KH-HCTL Phê duyệt Kiểm tra thực hợp đồng Phòng kế toán Phòng KH - HCTL Lập biên lai phí Phòng Kế toán Phòng Kế toán Theo dõi thực hợp đồng Phòng KH – Ban Giám đốc Thông báo cho khách hàng ký kết HĐ Thu tiền ký quỹ HCTL 3.2.3.3 Kiểm soát thu dịch vụ kiện Kế toán ban theo dõi, kiểm tra đối chiếu hoá đơn, biên lai cung cấp cho khách hàng kế toán ban lập với đơn thuê mặt khách hàng phòng quản lý chợ cung cấp nội dung: địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, thời gian thực Cuối tháng tổng hợp, theo dõi, đối chiếu số liệu báo cáo kế toán ban với bảng báo cáo thu dịch vụ kiện tháng phòng quản lý chợ 3.2.3.4 Kiểm soát thu tiền điện 21 Lập bảng theo dõi số chữ điện sử dụng toán cho điện lực, số chữ điện phải thu hộ kinh doanh tháng, so sánh với tháng trước kỳ năm trước, phân tích nguyên nhân ảnh hưởng báo cáo cho Ban lãnh đạo nắm bắt, đề biện pháp khắc phục phát có gian lận làm để khen thưởng có biện pháp tiết kiệm điện chợ Ngoài ra, để đôn đốc thu tiền điện, đơn vị nên tăng cường công tác thông báo cắt điện hộ kinh doanh không nộp tiền điện tháng 3.2.4 Hoàn thiện quy trình kiểm soát khoản chi chủ yếu Công ty 3.2.4.1 Kiểm soát chi toán cá nhân Các bảng chấm công phòng ban phải phòng TCHC kiểm tra, ký xác nhận trước chuyển sang phòng kế toán – tài vụ tính lương Các bảng chấm công phải ghi cụ thể nội dung công việc, thời gian làm phải có chữ đồng ý lãnh đạo phụ trách đồng ý Đối với lương đêm tăng cường đêm phận trực tiếp, công ty cần phải yêu cầu ban quản lý lập bảng theo dõi số lượng tăng cường, đôn ca trực thay cho số lượng nghỉ phép, nghỉ Ro nhằm đảm bảo quân số trực, giúp đơn vị kiểm soát tình hình chấm công tăng cường, đôn ca, qua kiểm tra việc tính lương có không (Phụ lục 3.5) 3.2.4.2 Kiểm soát chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn, quản lý hành Các khoản chi phí nhiên liệu xăng dầu phục vụ hoạt động chuyên môn sử dụng theo định mức quy định Giám đốc Công ty; Các khoản chi công tác phí thực theo Thông tư 23/2007/TT-BTC ban hành ngày 21/03/2007 Bộ tài chính; Văn phòng phẩm khoán theo khối lượng công việc không quy định Công ty; Cước phí điện thoại cố định toán không 200.000/máy/tháng Việc khoán phí điện thoại nhà riêng 22 lãnh đạo tuân thủ theo quy chế chi tiêu nội Công ty 3.2.4.3 Kiểm soát chi đầu tư phát triển Đơn vị nên hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng phòng TCHC để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp định thời gian dài Ngoài việc lập thẻ tài sản cố định sổ tài sản cố định, Kế toán tài sản cố định cần phải lập thêm bảng theo dõi Tài sản cố định (Phụ lục 3.6) Bảng theo dõi lập gởi cho Phòng TCHC phận sử dụng để theo dõi bảo vệ tài sản 3.2.5 Tăng cường kiểm soát môi trường sử dụng phần mềm kế toán Phần mềm cần thiết kế cho nhập liệu số chứng từ như: phiếu đề nghị mua hàng, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu toán hoàn ứng… để máy tự động kiểm tra, đối chiếu thông qua cá mã đối tượng, giúp phát sai sót, gian lận, lỗi nhập liệu giúp tiết kiệm thời gian công tác kiểm soát 3.3 Một số kiến nghị, đề xuất để thực giải pháp 3.3.1 Kiến nghị với Sở Công Thương – đơn vị chủ quản Giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cách rộng rãi cho Công ty để Công ty chủ động trình hoạt động Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn đơn vị thực sách, chế độ, quy định tài Chỉ đạo lập dự toán thu – chi phải sát với tình hình hoạt động thực tế với dự kiến hoạt động tương lai Phần chênh lệch thu lớn chi chưa xử lý hoạt động điện trích tối thiểu 25% lập quỹ PTHĐSN, lại phân phối thu nhập trích lập quỹ lại hoạt động khác Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo UBND, hội đồng nhân dân thành phố việc xây dựng mức thu mặt khoản phí chợ cho phù hợp với mức sống 23 3.3.2 Kiến nghị với Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng Thiết lập phần mềm kế toán máy riêng, phần mềm in hoá đơn, biên lai phù hợp với đặc thù hoạt động tài Công ty giúp công tác kiểm soát thu – chi tiến hành nhanh, gọn, kịp thời Xây dựng quy chế chi tiêu nội tạo quyền chủ động cho Giám đốc việc quản lý chi tiêu tài có hiệu Phòng kế toán – tài vụ cần phải thường xuyên hướng dẫn kế toán ban thủ tục kiểm soát tài nhằm tránh rủi ro, sớm phát sai sót, gian lận xảy ngày từ đầu Các quy trình hoạt động kiểm tra kiểm soát văn hoá rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội tổ chức Công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực tiễn công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng, luận văn nêu hạn chế, tồn công tác kiểm soát thu – chi Công ty Để khắc phục tồn đáp ứng yêu cầu quản lý, chương luận văn đưa số giải pháp tăng cường công tác kiểm soát thu – chi đơn vị Các giải pháp nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện công tác lập dự toán, công tác kiểm tra đánh giá thực so với dự toán, nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát thủ tục kiểm soát Đây sở để đơn vị hoàn thiện công tác kiểm soát thu – chi KẾT LUẬN CHUNG Trước phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường với biển đổi nhanh chóng kinh tế nước ảnh hưởng khu vực giới, thay đổi chế quản lý tài 24 cho đơn vị nghiệp kinh tế, nhà quản trị cần phải trọng vào công tác quản lý, kiểm soát tài nhằm nâng cao sức mạnh lĩnh vực hoạt động Để thực tốt vai trò quản lý, nhà quản trị đơn vị nghiệp cần phải nắm bắt thông tin thu, chi đồng thời xây dựng hệ thống kiểm soát nội hợp lý phù hợp với mục tiêu đặt Trên sở nghiên cứu lý luận thực tiễn, luận văn sâu nghiên cứu với mục đích đặt tăng cường công tác kiểm soát thu, chi Công ty quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải số vấn đề sau: Một là, luận văn hệ thống vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát, nội dung kiểm soát khoản thu – chi phát sinh đơn vị nghiệp có thu; Hai là, luận văn sâu nghiên cứu thực trạng kiểm soát thu - chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng, từ đánh giá khách quan ưu điểm mặt tồn cần khắc phục công tác kiểm soát thu – chi Công ty; Ba là, sở lý luận thực trạng công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng, luận văn đưa số giải pháp tăng cường kiểm soát thu – chi nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nay, phù hợp với đặc trưng Công ty Cùng với phát triển không ngừng kinh tế nói chung đơn vị nghiệp nói riêng, chắn nhiều vấn đề phát sinh cần phải nghiên cứu hoàn thiện Mặc dù cố gắng để hoàn thành luận văn điều kiện trình độ hạn chế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót định, tác giả mong nhận ý kiến đóng góp để luận văn hoàn chỉnh  ... với số điện thu hộ tiểu thương 2.6 Những ưu điểm tồn công tác kiểm soát thu chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng 2.6.1 Ưu điểm Công tác kiểm soát thu – chi Công ty trọng tăng cường... nội tổ chức Công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ thực tiễn công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng, luận văn nêu hạn chế, tồn công tác kiểm soát thu – chi Công ty Để khắc... công tác kiểm soát thu – chi Công ty; Ba là, sở lý luận thực trạng công tác kiểm soát thu – chi Công ty Quản lý hội chợ triển lãm chợ Đà Nẵng, luận văn đưa số giải pháp tăng cường kiểm soát thu