1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thuế Thu nhập doanh nghiệp nguồn thu lớn Ngân sách Nhà nước góp phần quan trọng vào công xây dựng phát triển đất nước nên việc thu thuế xác đầy đủ nghĩa vụ quan nhà nước Cũng vậy, việc nộp thuế cho nhà nước nghĩa vụ bắt buộc người dân Khi kinh tế ngày phát triển, ngành nghề kinh doanh ngày đa dạng phức tạp, Nghị định, thông tư thuế hàng loạt đời Tuy nhiên, tính chất không rõ ràng chồng chéo lẫn nghị định, thông tư khiến việc thi hành pháp luật thuế gặp nhiều khó khăn Đặc biệt nay, nhà nước quản lý thuế theo chế để doanh nghiệp tự kê khai, tự nộp tự chịu trách nhiệm kết việc tính thuế, kê khai thuế trước pháp luật Điều thật gây khó khăn nhiều cho doanh nghiệp nộp thuế Vì doanh nghiệp không nắm bắt kịp thời luật thuế hành, hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ để phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp dễ bị quan thuế xuất toán chi phí phạt thuế cách oan uổng Điều không làm doanh nghiệp giảm lợi nhuận mà bị đánh giá không tốt tình hình thực nghĩa vụ thuế nhà nước Nhận thấy tầm quan trọng chứng từ việc toán thuế Thu nhập doanh nghiệp, sau trình nghiên cứu chứng từ phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Bắc Âu, tác giả thực đề tài: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán Thuế Thu nhập doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Bắc Âu” Mục tiêu đề tài - Khái quát hóa sở lý luận tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ toán thuế TNDN - Đánh giá thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ toán thuế TNDN công ty cổ phần Bắc Âu - Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ phục vụ toán thuế TNDN Công ty Cổ Phần Bắc Âu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế TNDN - Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần Bắc Âu Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp tổng hợp phân tích: Tổng hợp phân tích thông tin chứng từ từ chế độ kế toán, văn pháp luật thuế, văn pháp luật khác từ hệ thống chứng từ công ty cổ phần Bắc Âu - Phương pháp phân loại hệ thống hóa: Phân loại hệ thống hóa nguồn tài liệu thu thập phục vụ cho việc tổ chức hệ thống chứng từ toán thuế TNDN Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung luận văn gồm ba chương: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp Chương Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp Công ty Cổ phần Bắc Âu Chương 3: Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp Công ty cổ phần Bắc Âu Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm chức thuế Thu nhập doanh nghiệp Thuế TNDN loại thuế trực thu, gọi thuế thu nhập công ty nhiều quốc gia Đối tượng thuế TNDN thu nhập sở kinh doanh (pháp nhân, thể nhân) xác định sở doanh thu sau trừ chi phí có liên quan đến việc hình thành doanh thu 1.1.2 Thu nhập chịu thuế Thu nhập chịu thuế kỳ tính thuế bao gồm thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thu nhập khác Thu nhập chịu thuế kỳ tính thuế (=) doanh thu trừ (-) khoản chi phí trừ hoạt động kinh doanh cộng (+) thu nhập khác, kể thu nhập nước Thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng bất động sản phải hạch toán riêng để kê khai nộp thuế TNDN, không bù trừ với thu nhập lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh khác a Doanh thu tính thuế - Doanh thu tính thuế toàn tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ, kể số phụ thu, phụ trội mà sở kinh doanh hưởng, không phân biệt thu tiền hay chưa thu tiền - Doanh thu để tính thu nhập chịu thuế số trường hợp quy định cụ thể nghị định, thông tư Bộ tài ban hành b Các khoản chi phí trừ không trừ xác định thu nhập chịu thuế - Các khoản chi phí trừ: khoản chi phí không thuộc nhóm khoản chi phí không trừ phải đáp ứng điều kiện sau: + Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp + Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật - Các khoản chi không trừ để xác định thu nhập chịu thuế: khoản chi không áp dụng đủ điều kiện quy định nêu trên, trừ phần giá trị tổn thất thiên tai, dịch bệnh trường hợp bất khả kháng khác không bồi thường Các khoản chi phí không trừ thuộc danh mục liệt kê thông tư 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 1.1.3 Thuế suất thuế Thu nhập doanh nghiệp 1.1.4 Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp  Nội dung toán thuế TNDN Quyết toán thuế nội dung quan trọng công tác quản lý thuế thực hai đối tượng sở kinh doanh quan thuế Cơ sở kinh doanh có trách nhiệm kê khai, xuất trình chứng từ, tài liệu kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài Cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra xác nhận sở kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế hay chưa.Quyết toán thuế phải thể đúng, đầy đủ khoản: doanh thu, chi phí hợp lý, thu nhập chịu thuế, số thuế thu nhập phải nộp, số thuế thu nhập tạm nộp năm, số thuế thu nhập nộp nước cho khoản thu nhập nhận từ nước ngoài, số thuế thu nhập nộp thiếu nộp thừa  Báo cáo toán thuế thu nhập doanh nghiệp  Trình từ, thủ tục toán thuế với quan thuế  Biên kiểm tra toán thuế 1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP 1.2.1 Mối quan hệ chứng từ kế toán việc toán thuế Thu nhập doanh nghiệp 1.2.2 Tầm ảnh hưởng chứng từ kế toán khác biệt Lợi nhuận kế toán Lợi nhuận tính thuế Do cách thức xác định doanh thu chi phí luật thuế luật kế toán khác số điểm thời điểm ghi nhận doanh thu, nội dung chi định mức chi… nên có khác lợi nhuận kế toán lợi nhuận tính thuế Tuy nhiên, đơn vị xác định lợi nhuận tính thuế thấp so với luật thuế bị quan thuế truy thu phạt kê khai sai Vì vậy, lập báo cáo toán thuế đơn vị buộc phải thống doanh thu chi phí theo luật thuế Và quan trọng phải tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ, hợp pháp kịp thời để chứng minh cho số liệu doanh thu chi phí trừ hợp lý Nếu không, khoản giảm trừ doanh thu chi phí hóa đơn, chứng từ hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bị quan thuế loại trừ toán thuế mà không cần xét đến yếu tố khác Như vậy, việc tổ chức tốt chứng từ toán thuế giúp giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước 1.2.3 Nguyên tắc tổ chức chứng từ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp a Chứng từ toán thuế phải hợp pháp b Chứng từ toán thuế phải hợp lý c Chứng từ toán thuế phải đầy đủ hợp lệ 1.2.4 Nội dung tổ chức chứng từ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp a Thủ tục chứng từ doanh thu chịu thuế Doanh thu chịu thuế gồm: Doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ; doanh thu hoạt động tài thu nhập khác  Thủ tục chứng từ doanh thu từ hoạt động bán hàng cung cấp dịch vụ • Quy định hóa đơn Doanh thu hợp pháp doanh thu thể hóa đơn hợp pháp Hóa đơn hợp pháp hóa đơn theo quy định pháp luật hành • Các chứng từ làm để lập hóa đơn Tính xác thực hóa đơn lập vào chứng từ sau: đơn đặt hàng quy cách; bảng báo giá, chế độ bán hàng cho khách hàng phê duyệt; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ; biên xác nhận công nợ khách hàng • Thủ tục hủy hóa đơn điều chỉnh hóa đơn • Thủ tục chứng từ khoản giảm trừ doanh thu  Chiết khấu thương mại - Phải thể đầy đủ hóa đơn - Tỷ lệ chiết khấu phải quy định rõ hợp đồng mua bán  Hàng bán bị trả lại - Đối với khách hàng đối tượng có hóa đơn, phải có hóa đơn xuất trả hàng kèm theo biên trả lại hàng - Đối với khách hàng đối tượng hóa đơn, phải có biên trả lại hàng, phiếu xuất trả hàng có đầy đủ chữ ký, dấu (nếu có), y hóa đơn mua hàng có chứng thực  Giảm giá hàng bán - Phải có thỏa thuận giảm giá hàng bán - Phải lập hóa đơn điều chỉnh giá bán  Chứng từ doanh thu hoạt động tài  Chứng từ thu nhập khác b Thủ tục chứng từ chi phí hợp lý Chi phí toán thuế theo báo cáo toán thuế TNDN doanh nghiệp thương mại là: chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chi phí khác 7  Thủ tục, chứng từ chi phí quản lý kinh doanh • Thủ tục chứng từ giá vốn hàng bán Chứng từ Đơn đặt hàng Hợp đồng mua bán Hóa đơn mua hàng hóa, dv Yêu cầu bắt buộc Phải phê duyệt đầy đủ Quy định giá mua, chi phí mua hàng, hiệu lực Liên gốc, giá hóa đơn thể theo hợp đồng Phiếu nhập Phải phê duyệt đầy đủ, số lượng giá trị phải khớp với hóa đơn mua hàng Phải phê duyệt đầy đủ, số lượng phải khớp với hóa đơn bán hàng, giá vốn hàng xuất kho phải tính xác quán Phiếu xuất • Chức Căn mua hàng Căn xác định trị giá hàng nhập Căn xác định trị giá hàng nhập, trị giá vốn hàng xuất bán Căn xác định hàng nhập kho, tính trị giá vốn hàng xuất kho Căn xác định trị giá vốn hàng bán Thủ tục chứng từ chi phí quản lý bán hàng  Thủ tục chứng từ chi phí lương nhân viên khoản trích theo lương Hệ thống chứng từ lương Chứng từ sách lao động (quy chế tiền lương, định tăng lương, định bổ nhiệm, sa thải, báo cáo tuyển dụng, hợp đồng lao động,…) Chứng từ hạch toán thời gian kết lao động (bảng chấm công, hợp đồng giao khoán, giấy nghỉ phép…) Chứng từ tiền lương khoản toán cho người lao động (bảng toán tiền lương, chứng từ chi lương) Yêu cầu bắt buộc Phải có phê duyệt Giám đốc chủ tịch HĐQT; định mức lương, thưởng, phụ cấp phải phù hợp với đơn vị quy mô, ngành; tăng lương phải phù hợp với việc tăng doanh thu Phải phản ánh xác thời gian làm việc thực tế nhân viên, phải phê duyệt trưởng phận Giám đốc Phải xác mặc số học, đầy đủ tiền lương theo định mức lương bảng chấm công, phải có đầy đủ chữ ký nhận, phê duyệt Chức Căn tính lương Căn tính lương Căn hạch toán chi phí tiền lương 8 Chứng từ khoản trích nộp theo lương (bảng kê trích nộp khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, thuế TNCN) Các khoản trích nộp phải quy định rõ HĐLĐ, phải theo quy định pháp luật hành, phải tính toán xác phê duyệt đầy đủ Căn hạch toán chi phí phải trả theo lương  Thủ tục chứng từ chi phí khấu hao tài sản cố định Hệ thống chứng từ Chứng từ quản lý TSCĐ (các định tăng, giảm TSCĐ; báo cáo tăng giảm TSCĐ; sổ chi tiết TSCĐ; bảng kiểm kê TSCĐ) Chứng từ TSCĐ (hợp đồng mua TSCĐ, hóa đơn mua TSCĐ, biên giao nhận TSCĐ, biên lai nộp lệ phí trước bạ, chứng từ lệ phí khác,…) Chứng từ tính toán khấu hao TSCĐ: bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao TSCĐ với quan thuế, bảng tính khấu hao TSCĐ Yêu cầu bắt buộc Phải có phê duyệt Giám đốc chủ tịch HĐQT tăng giảm; tất TSCĐ phải phản ánh chi tiết Hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ chứng minh TSCĐ đơn vị Phải xác mặt số học, trích khấu hao theo quy định TT203/2009/TT-BTC & TT130/2008/TT-BTC Chức Căn tăng giảm TSCĐ, trích khấu hao Căn xác định nguyên giá TSCĐ; tính khấu hao Căn hạch toán ghi sổ chi phí khấu hao toán thuế Ghi chú: việc mua sắm TSCĐ phải theo nhu cầu, phù hợp với tình hình kinh doanh TSCĐ phải phân bổ hợp lý cho đối tượng sử dụng Tất TSCĐ phải hữu toán thuế TNDN  Thủ tục chứng từ chi phí dịch vụ mua o Chi phí vận chuyển Chứng từ Hợp đồng vận chuyển Yêu cầu bắt buộc Quy định rõ giá vận chuyển; hiệu lực Chức Cơ sở pháp lý 9 Hóa đơn chuyển vận Phải hợp pháp, hợp lý, hợp lệ; số tiền hóa đơn phải khớp với số tiền bảng kê chi tiết khối lượng gía trị vận chuyển chứng từ toán Căn hạch toán ghi sổ chi phí vận chuyển Biên giao nhận hàng Phải đầy đủ chữ ký bên vận chuyển bên thuê vận chuyển bảng kê chi tiết khối lượng giá trị Phải đầy đủ chữ ký dấu bên vận chuyển bên thuê vận chuyển Căn lập bảng kê chi tiết khối lượng giá trị Căn xuất hóa đơn Chứng từ toán Phải đầy đủ chữ ký, số tiền toán phải khớp với hóa đơn o Căn hạch toán ghi sổ kế toán Chi phí quảng cáo Chứng từ sử dụng: Kế hoạch quảng cáo; hợp đồng quảng cáo; hóa đơn hợp pháp; hợp lệ quảng cáo; lịch phát sóng quảng cáo (nếu quảng cáo truyền hình); tạp chí quảng cáo (nếu quảng cáo báo chí); chứng từ toán tiền quảng cáo; lý hợp đồng quảng cáo Tất chứng từ phải đầy đủ chữ ký logic mặt thời gian, số học Tổng sản lượng bán mặt hàng quảng cáo phải đủ bù đắp chi phí quảng cáo Việc phân bổ chi phí quảng cáo phải hợp lý (chi phí quảng cáo đơn vị sản phẩm) Chi phí quảng cáo không vượt mức khống chế theo luật thuế TNDN o o Chi phí thuê văn phòng, cửa hàng Các chi phí dịch vụ mua khác như: chi phí tiền điện, điện thoại, nước… phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ; đầy đủ chữ ký phải tính toán mặt số học o Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ Các chứng từ sử dụng sửa chữa TSCĐ là: Kế hoạch sửa chữa TSCĐ, tờ trình dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, bảng tổng hợp giá trị dự toán công trình sửa chữa lớn, hợp đồng sửa chữa, bảng tổng hợp giá trị 10 toán công trình sửa chữa lớn hoàn thành, biên giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, hóa đơn sửa chữa TSCĐ, chứng từ toán tiền sửa chữa, lý hợp đồng sửa chữa TSCĐ Tất chứng từ phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt xác nhận bên Phải có logic mặt thời gian, số học chứng từ Chi phí sửa chữa TSCĐ phải hạch toán đầy đủ Chi phí bảo hiểm TSCĐ o  Thủ tục chứng từ chi phí tiền khác Chi phí hội nghị khách hàng o Chứng từ sử dụng: Chương trình hội nghị, dự toán chi phí hội nghị, danh sách khách mời phê duyệt; hợp đồng tổ chức hội nghị (hợp đồng thuê công ty tổ chức kiện, hợp đồng đặt tiệc hội nghị nhà hàng); hóa đơn hợp pháp, hợp lệ chi phí hội nghị; chứng từ toán; lý hợp đồng Tất chứng từ phải đầy đủ chữ ký, dấu; phải logic thời gian, địa điểm, số học.Các khách hàng danh sách khách mời hầu hết phải khách hàng có mua hàng công ty Chi phí hội nghị không vượt mức khống chế theo luật thuế TNDN o Chi phí khuyến mại (KM) Hệ thống chứng từ Chương trình khuyến mại đơn vị; văn đăng ký thực khuyến mại với quan chức Hóa đơn nhập, hóa đơn xuất hàng khuyến mãi, hóa đơn xuất bán hàng Phiếu nhập, xuất hàng khuyến Các bảng kê nhập, xuất Yêu cầu bắt buộc Chức Phải phê duyệt giám đốc, Cơ sở chấp thuận văn pháp lý quan Thương mại trước thực cho chi khuyến mại phí KM Thực theo quy định Bộ tài chính, dòng diễn giải hóa đơn xuất hàng KM ghi: trả khuyến mại cho khách hàng theo HĐ số…” Phải phê duyệt đầy đủ, số lượng nhập, xuất khớp với hóa đơn nhập, xuất hàng khuyến mại Phải tổng hợp toàn lượng Căn xác định, hạch toán chi phí khuyến mại toán thuế 11 hàng khuyến mại Bảng tổng hợp hàng khuyến mại trả khách hàng nhập, xuất hàng khuyến mại kỳ Phải đầy đủ chữ ký phê duyệt, chữ ký nhận khách hàng; phải khớp với bảng kê xuất hàng khuyến mại; xuất trả đối tượng, chương trình Ghi chú: chi phí khuyến mại không vượt mức khống chế theo quy định luật thuế TNDN o Chi phí công tác Hệ thống chứng từ Chứng từ quản lý công tác (quy chế toán công tác phí, kế hoạch công tác, giấy đường) Chứng từ chi phí công tác (hóa đơn khách sạn, ăn uống, vé máy bay, vé tàu, xe khách…,chứng từ toán) Yêu cầu bắt buộc Phải phê duyệt giám đốc; quy định rõ định mức công tác phí cho vị trí, chức vụ; giấy đường phải có xác nhận nơi đến công tác Hóa đơn, chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ, hợp lý thời gian, địa điểm công tác; toán vượt mức phê duyệt không vượt mức theo luật thuế TNDN Chức Căn để phát sinh chi phí công tác Căn hạch toán, ghi sổ chi phí đào tạo Ghi chú: phải có phát sinh doanh thu khu vực công tác o Chi phí đào tạo nhân viên Hệ thống chứng từ Chứng từ sách đào tạo (kế hoạch đào tạo, định đào tạo, cử học, chương trình đào tạo) Chứng từ chi phí đào tạo (hợp đồng thuê đào tạo (thuê địa điểm, thuê tổ chức đào tạo), lý hợp đồng, hóa đơn tiền đào tạo, chứng từ toán) Yêu cầu bắt buộc Phải phê duyệt giám đốc; phải quy định rõ: thời gian, địa điểm, số lượng người, mục đích đào tạo, chi phí đào tạo chịu, thời gian đào tạo nhân viên có hưởng lương không? Hóa đơn phải hợp pháp, số tiền hóa đơn phải phù hợp với dự toán chi phí hợp đồng, chứng từ phải có đầy đủ chữ ký dấu (nếu có) Chức Căn để phát sinh chi phí đào tạo Căn hạch toán, ghi sổ chi phí đào tạo 12 o Chi phí tiếp khách Chi phí tiếp khách phải có hóa đơn hợp pháp, hợp lệ chứng từ toán duyệt Số tiền hóa đơn lần tiếp khách không lớn tránh trường hợp quan thuế quy kết chi phí tiếp khách sang chi phí liên hoan nhân viên công ty Chi phí tiếp khách loại chi phí nằm nhóm chi phí bị khống chế theo luật thuế TNDN  Thủ tục chứng từ chi phí vật liệu, dụng cụ, công cụ, đồ dùng  Thủ tục chứng từ chi phí thuế, phí, lệ phí • Thủ tục chứng từ chi phí tài  Thủ tục chứng từ chi phí lãi tiền vay Chứng từ sử dụng: hợp đồng cấp tín dụng hạn mức; hợp đồng vay cá nhân; khế ước vay giấy đề nghị giải ngân kiêm hợp đồng tín dụng ngắn hạn cụ thể; chứng từ nhận tiền vay; chứng từ trả nợ vay, trả lãi vay; bảng tổng hợp lãi vay; biên xác nhận công nợ với khách hàng, đối chiếu xác nhận khoản nợ vay cuối năm tài chính, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết tài khoản vay theo đối tượng Tiền lãi khoản vay thể bảng tổng hợp lãi vay kỳ phải khớp với chứng từ thu tiền lãi ngân hàng chứng từ chi trả lãi vay cho cá nhân Nếu có khoản vay gia hạn phải có đầy đủ thủ tục phê chuẩn tương tự thủ tục việc vay Biên đối chiếu xác nhận khoản nợ vay: chứng minh cho tính xác dư nợ vay báo cáo tài Biên xác nhận công nợ khách hàng, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi chứng minh cho thời điểm phát sinh khoản vay hợp lý Đối với chi phí lãi vay theo quy định luật thuế, cần lưu ý: - Các khoản vay phải phục vụ mục đích kinh doanh - Không tính vào chi phí trừ phần chi phí trả lãi tiền vay thuộc khoản 2.14, 2.15 mục IV phần C Thông tư 130/2008/TT-BTC 13  Thủ tục chứng từ chiết khấu toán • Thủ tục chứng từ chi phí khác 1.2.5 Tổ chức trình kiểm tra chứng từ toán thuế 1.2.6 Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ toán thuế CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển công ty Công ty Cổ Phần Bắc Âu doanh nghiệp cổ phần hoạt động lĩnh vực thương mại dược phẩm, có trụ sở Đà Nẵng 2.1.2 Chức Năng – Nhiệm vụ công ty Công ty có nhiệm vụ chủ yếu kinh doanh sản phẩm thuốc phục vụ cho nhu cầu điều trị cho người dân 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty 2.1.4 Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty 2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán công ty 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp Công ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế TNDN thành hai phần là: hệ thống chứng từ doanh thu hệ thống chứng từ chi phí a Hệ thống chứng từ doanh thu Doanh thu tính thuế TNDN công ty Cổ Phần Bắc Âu năm 2011 gồm: doanh thu bán hàng hóa doanh thu từ lý TSCĐ 14  Thủ tục, chứng từ đối doanh thu bán hàng Công ty sử dụng hóa đơn quy định pháp luật Căn xác định giá trị doanh thu thời điểm xác định doanh thu theo quy định luật thuế Tuy nhiên, hàng bán trả lại công ty lại thiếu chứng từ Biên trả lại hàng  Thủ tục chứng từ thu nhập từ lý TSCĐ b Hệ thống chứng từ chi phí Chi phí toán thuế TNDN công ty Cổ Phần Bắc Âu gồm loại chi phí sau: chi phí giá vốn hàng bán; chi phí tiền lương khoản trích theo lương; chi phí tiền thưởng nhân viên; chi phí công tác; chi phí trang phục nhân viên; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí sửa chữa TSCĐ; chi phí bảo hiểm TSCĐ; chi phí hội nghị khách hàng; chi phí khuyến mại; chi phí quảng cáo; chi phí vận chuyển; chi phí lãi vay; chi phí xăng xe ô tô; chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng chi phí khác  Thủ tục chứng từ chi phí giá vốn hàng bán Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật  Thủ tục chứng từ chi phí tiền lương khoản trích theo lương Công ty thực trả lương khoán Mức lương quy định cụ thể hợp đồng lao động Chứng từ toán tiền lương công ty có đầy đủ tất chữ ký Chi phí tiền lương hạch toán ghi sổ kế toán đầy đủ Tuy nhiên, công ty không xây dựng quy chế tiền lương cho nhân viên không thực chấm công  Thủ tục chứng từ chi phí tiền thưởng nhân viên Công ty có đầy đủ chứng từ hợp lý chi phí như: sách thưởng nhân viên, kế hoạch tiêu doanh số nhân viên, bảng tổng hợp doanh số bán hàng nhân viên, bảng toán tiền thưởng đạt tiêu doanh số quý nhân viên, phiếu chi tiền thưởng Tất 15 chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận, phê duyệt Chi phí tiền thưởng hạch toán ghi sổ kế toán đầy đủ Tuy nhiên, chi phí lại không quy định hợp đồng lao động  Thủ tục chứng từ chi phí công tác nhân viên Công ty có đầy đủ hóa đơn toán chi phí công tác giấy đường theo quy định pháp luật  Thủ tục chứng từ chi phí trang phục nhân viên Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí khấu hao TSCĐ Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí sửa chữa TSCĐ Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí bảo hiểm TSCĐ Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí hội nghị khách hàng Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hội nghị hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ không vượt định mức khống chế theo quy định luật thuế  Thủ tục chứng từ chi phí khuyến mại Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật thuế Tuy nhiên, công ty lại không đăng ký thực khuyến mại với quan thương mại  Thủ tục chứng từ chi phí quảng cáo 16 Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí quảng cáo hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ không vượt định mức khống chế theo quy định luật thuế  Thủ tục chứng từ chi phí vận chuyển hàng hóa Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí lãi tiền vay Công ty có đầy đủ chứng từ hồ sơ vay hợp pháp theo quy định pháp luật lại thiếu biên đối chiếu xác nhận công nợ hàng tháng thỏa thuận gia hạn nợ khoản nợ hạn khách hàng theo hợp đồng  Thủ tục chứng từ chi phí xăng xe ô tô Công ty có đầy đủ hóa đơn chứng từ toán tiền xăng xe ô tô lại thiếu chứng từ để xác định chi phí hợp lý, cụ thể thiếu sổ lịch trình xe ô tô quy định sử dụng xe ô tô  Thủ tục chứng từ chi phí công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ  Thủ tục chứng từ chi phí dịch vụ mua khác Công ty tổ chức sử dụng chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật Chi phí hạch toán, ghi sổ kế toán đầy đủ 2.2.2 Tổ chức lưu chứng từ toán thuế  Cách thức lưu chứng từ doanh thu  Cách thức lưu chứng từ chi phí 2.2.3 Đánh giá tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế Thu nhập doanh nghiệp công ty  Ưu điểm 17 • Về chứng từ - Công ty thực chế độ hóa đơn chứng từ theo quy định pháp luật Hóa đơn công ty sử dụng thông báo phát hành theo thủ tục luật thuế Tất hóa đơn chứng từ có đầy đủ chữ ký, dấu phê duyệt đầy đủ, xác Nội dung lập hóa đơn thống liên có số - Hóa đơn, chứng từ công ty sử dụng hợp pháp, hợp lệ có đầy đủ tiêu quy định, thể tên, địa chỉ, mã số thuế công ty, có đầy đủ chữ ký, dấu bên bán Tất hóa đơn, chứng từ xác mặt số học nội dung chi phí phát sinh - Các chứng từ toán công ty thể việc chi trả đối tượng, nội dung thể chứng từ • Về cách thức hạch toán ghi sổ chứng từ Công ty hạch toán ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh nghĩa vụ thuế sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ Việc định khoản chứng từ đầy đủ theo nội dung chứng từ • Về lưu trữ chứng từ: Cách thức lưu trữ chứng từ công ty hợp lý, khoa học Không có chứng từ bị mát, thất lạc • Về thực kê khai, nộp thuế Công ty thực việc kê khai đúng, đầy đủ số liệu kế toán báo cáo thuế thực nộp thuế kịp thời theo luật định  Hạn chế • Hạn chế chứng từ doanh thu Đối với khoản mục hàng bán trả lại công ty biên trả lại hàng khách hàng nên khoản mục hàng bán trả lại không trừ vào doanh thu để xác định thu nhập chịu thuế • Hạn chế chứng từ chi phí - Công ty trả tiền lương theo hợp đồng lao động, nhiên 18 công ty bảng chấm công nhân viên, quy chế tiền lương nên khoản lương hợp đồng lao động tính lương rõ ràng, hợp lý - Chi phí tiền thưởng nhân viên đạt tiêu doanh số bị xuất toán toán thuế TNDN không quy định hợp đồng lao động - Chi phí công tác công ty bị xuất toán giấy đường - Chi phí xăng xe ô tô công ty chưa hợp lý chứng từ theo dõi hành trình xe vận hành, quy chế quản lý sử dụng xe ô tô - Chi phí khuyến mại công ty bị xuất toán toán thuế TNDN văn xác nhận đăng ký thực khuyến mại với quan pháp luật thương mại - Chi phí lãi vay công ty chưa có đầy đủ sở pháp lý đầy đủ xác nhận công nợ khách hàng văn thỏa thuận với khách hàng khoản nợ hạn theo hợp đồng CHƯƠNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện chứng từ doanh thu 19 Doanh thu công ty Cổ phần Bắc Âu hạch toán đầy đủ theo hóa đơn GTGT xuất bán hàng, hóa đơn nhập trả hàng, phiếu xuất trả hàng, biên điều chỉnh hóa đơn, biên hủy hóa đơn Tuy nhiên, khoản hàng bán trả lại công ty lại “biên trả lại hàng” theo quy định luật thuế Vì vậy, công ty cần phải bổ sung biên trả lại hàng lượng hàng bán trả lại thể hóa đơn trả hàng phiếu xuất trả hàng kỳ Biên trả lại hàng chứng từ thiếu khoản mục hàng bán trả lại theo luật thuế Nếu không có, công ty không phép trừ vào doanh thu tính thuế lượng hàng không đủ sở chứng minh hàng bán trả lại để trừ vào doanh thu không chấp nhận hàng mua thực tế không mua, không phát sinh chứng từ mua hàng nên hạch toán vào hàng mua vào kỳ giá vốn bị loại Biên trả lại hàng hàng bán trả lại là văn thỏa thuận giữa công ty khách hàng việc đồng ý nhận lại lượng hàng bị lỗi, bị hỏng không bán khách hàng Trên biên trả lại hàng cần có đầy đủ tiêu như: Ngày, tháng trả hàng; tên, địa chỉ, mã số thuế hai bên; lý nhập trả; số, ký hiệu, ngày hóa đơn xuất trả; tên hàng trả; số lượng trả Biên trả lại hàng phải có đầy đủ chữ ký phê duyệt dấu hai bên 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện chứng từ chi phí a Giải pháp hoàn thiện chứng từ chi phí tiền lương, tiền thưởng Đối với chi phí lương, công ty thiếu chứng từ: quy chế tiền lương cho nhân viên bảng chấm công Quy chế tiền lương văn quan trọng sở cho toàn công tác tính chi lương doanh nghiệp 20 Quy chế tiền lương xây dựng dựa sau: Theo kế hoạch kinh doanh Công ty; theo kế hoạch phát triển nhân Công ty, theo sách lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội Chính phủ Trong đó, quan thuế dễ chấp nhận công ty áp dụng sách lương theo Nhà nước quy định Chính sách tiền lương phải xây dựng từ đầu năm áp dụng thống cho tất nhân viên công ty năm Chính sách tiền lương phải có nội dung chủ yếu như: Mức lương tối thiểu, hệ số lương bản, hệ số lương kinh doanh, chế độ thưởng, phạt nhân viên, định mức khoản phụ cấp theo lương, chế độ lương làm thêm giờ, chế độ tiền thưởng lễ, tết, lương tháng 13, chế độ nghỉ ốm, phép năm nhân viên Mức lương tối thiểu nên áp dụng theo mức lương tối thiểu Chính phủ quy định theo vùng thay đổi theo quy định nhà nước chế độ lương Hệ số lương cho vị trí, chức vụ thực theo hệ thống thang lương ban hành theo Nghị định số 205/2004/NĐ/CP ngày 14/12/2004 Chính phủ Hệ số lương kinh doanh nên phù hợp cho vị trí, chức vụ tình hình kinh doanh công ty Căn vào mức lương tối thiểu hệ số để tính lương bản, vào mức lương tối thiểu hệ số lương kinh doanh để tính lương kinh doanh Các chế độ thưởng phạt nhân viên nhằm mục đích để thúc đẩy nhân viên Định mức phụ cấp cơm ca thực theo văn pháp luật hành Bảng toán tiền lương công ty phải thể đầy đủ nội dung: tổng tiền lương thu nhập thực nhận gồm tiêu: lương tối thiểu, hệ số bản, lương bản, hệ số kinh doanh, lương kinh doanh, ngày công, phụ cấp tiền ăn ca, phụ cấp trách nhiệm, khoản tạm ứng phải thu, khoản phải khấu trừ vào lương gồm: khoản BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, tổng số tiền thực lĩnh 21 nhân viên, chữ ký phê duyệt chữ ký nhận nhân viên Ngoài quy chế tiền lương cần phải bổ sung, công ty phải bổ sung thêm bảng chấm công chi phí tiền lương Nếu bảng chấm công, công ty sở xác định thời gian làm việc thực tế nhân viên để tính lương Và quan thuế không chấp nhận điểm việc tính lương công ty rõ ràng không xác Bảng chấm công cần phải lập hàng tháng lập riêng cho phận, phòng ban, liệt kê danh sách nhân viên cột chấm công tương ứng với ngày cuối tháng nộp phòng kế toán để kế toán tổng hợp tính lương Bảng chấm công lập tay máy chấm công, có kiểm tra đối chiếu với nhân viên phê duyệt đầy đủ người chấm công, phụ trách phận Giám đốc Đối với chi phí tiền thưởng đạt tiêu doanh số nhân viên, công ty có đầy đủ chứng từ để xác định tính toán Tuy nhiên, công ty lại không quy định cụ thể hợp đồng lao động khoản Theo luật thuế TNDN, tất khoản lương, thưởng không quy định hợp đồng lao động thỏa ước lao động tập thể không tính chi phí hợp lý Chính vậy, công ty nên hoàn thiện hợp đồng lao động để đảm bảo cho chế độ lương, thưởng chắn sau: Tại mục: mức lương tiền công, phụ cấp, chế độ nâng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thỏa thuận khác, công ty ghi dòng chữ: “theo quy chế tiền lương công ty” Tại mục: tiền thưởng, công ty ghi dòng chữ: “ thưởng đạt tiêu doanh số theo quy chế tiền lương công ty” Vì vậy, thay có thay đổi lương, thưởng, công ty cần ban bố quy chế tiền lương hiệu lực áp dụng mà không cần 22 phải ký phụ lục hợp đồng Vì thông thường công ty hay bỏ sót thủ tục b Giải pháp hoàn thiện chứng từ chi phí xăng xe ô tô Theo quy định Luật thuế, có chi phí phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh tính chi phí hợp lý phí xăng xe ô tô tính chi phí hợp lý sử dụng cho mục đích kinh doanh Để xác định chi phí xăng xe phát sinh có phục vụ cho mục đích kinh doanh hay không cần phải dựa vào sổ theo dõi lịch trình xe nêu rõ lộ trình xe (đi công tác đâu, giao hàng khu vực nào, theo lệnh điều động ai, số km hoạt động) quy định quản lý sử dụng xe quy định rõ định mức sử dụng xăng xe, định mức bảo dưỡng, bảo trì xe Định kỳ toán tiền xăng xe, kế toán vào số km hoạt động sổ lịch trình xe định mức xăng xe quy định quản lý sử dụng xe để ước tính số lít xăng cần sử dụng đối chiếu với số lít xăng hóa đơn để toán chi phí xăng xe Phải bảo đảm không toán vượt định mức Đối với lượng xăng xe không sử dụng cho mục đích kinh doanh (như xăng xe phục vụ tổ chức liên hoan công ty, phục vụ cho việc hiếu sự, hỉ nhân viên công ty) không tính vào chi phí hợp lý toán thuế c Giải pháp hoàn thiện chứng từ công tác phí Đối với chi phí công tác, công ty giấy đường phí chắn bị xuất toán không đủ sở chứng minh nhân viên công ty có công tác hay không Giải pháp hoàn thiện bổ sung giấy đường theo mẫu số 04-LĐTL ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐBTC ngày 14/09/2006 Bộ Tài d Giải pháp hoàn thiện chứng từ chi phí khuyến mại 23 Đối với chi phí khuyến mại, công ty có đầy đủ chứng từ theo quy định luật thuế Tuy nhiên, công ty vi phạm luật thương mại hoạt động xúc tiến thương mại không đăng ký thực chương trình khuyến mại với quan Thương Mại Luật thuế TNDN quy định tất khoản chi phí trừ phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định Pháp luật Trong trường hợp này, công ty thiếu “văn xác nhận việc đăng ký thực chương trình khuyến mại” với quan Thương Mại, phí khuyến mại công ty chắn bị xuất toán toán thuế Vì vậy, năm 2012, công ty cần phải đăng ký thực khuyến mại chương trình khuyến mại thực Trình tự, thủ tục đăng ký thực theo Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày 04/4/2006 e Giải pháp hoàn thiện chứng từ chi phí lãi vay Chi phí lãi vay công ty phục vụ cho mục đích kinh doanh (chuyển trả tiền hàng) tất khoản vay phát sinh công ty không đủ vốn hoạt động (thể số dự sổ quỹ tiền mặt tiền gửi thời điểm phát sinh vay), hồ sơ chứng từ vay đầy đủ theo quy định pháp luật Tuy nhiên, công ty lại đối chiếu xác nhận công nợ khách hàng hàng tháng sổ chi tiết tài khoản phải thu tiền hàng lại có công nợ thời hạn toán mà văn thỏa thuận việc gia hạn toán công ty khách hàng Việc đối chiếu xác nhận công nợ khách hàng hàng tháng chứng minh với quan thuế lưu lượng thu tiền hàng khách hàng xác thời điểm số liệu báo cáo đặc biệt với khách hàng thu tiền mặt Việc phát sinh khoản nợ hạn theo hợp đồng bị quan thuế quy kết việc quản lý thu hồi nợ không tốt công ty nên dẫn đến vốn kinh doanh công ty bị khách hàng chiếm dụng Vì vậy, khoản vay công ty chưa có sở hợp 24 lý Công ty cần phải khắc phục cách bổ sung đầy đủ biên xác nhận công nợ khách hàng hàng tháng, lưu lại thư đòi nợ gửi cho khách hàng ký kết phụ lục hợp đồng việc gia hạn nợ khoản nợ hạn khách hàng 25 KẾT LUẬN Chứng từ kế toán chứng hợp pháp, hợp lý chứng minh nghiệp vụ kinh tế thực phát sinh thực hoàn thành để ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán toán toán thuế TNDN pháp lý chứng minh cho kết tính thuế TNDN mà doanh nghiệp tính nộp cho quan thuế Cũng qua việc kiểm tra chứng từ kế toán, quan thuế xác định việc thực nghĩa vụ thuế doanh nghiệp đến đâu, cần phải khắc phục điểm Chính vậy, việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế TNDN cần phải quan tâm nhiều doanh nghiệp ảnh hưởng phần đáng kể đến lợi nhuận doanh nghiệp Trong khuôn khổ phạm vi mục đích nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Thứ nhất, luận văn trình bày lý luận tổ chức hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp thương mại nhỏ vừa nhằm phục vụ toán thuế TNDN Thứ hai, luận văn trình bày hệ thống tổ chức chứng từ kế toán phục vụ toán thuế TNDN công ty cổ phần Bắc Âu hạn chế tồn mặt chứng từ toán thuế TNDN năm 2011 Thứ ba, sở nghiên cứu chế độ kế toán, văn pháp luật thuế văn pháp luật khác, luận văn đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thuế TNDN Những giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ mà luận văn đưa áp dụng công tác toán thuế TNDN công ty Cổ phần Bắc Âu nhằm nâng cao chất lượng hệ thống chứng từ phục vụ toán thuế TNDN  ... NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.2.1 Hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thu Thu nhập doanh nghiệp Công ty tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thu TNDN thành hai phần là: hệ. .. kế toán phục vụ toán thu Thu nhập doanh nghiệp Chương Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phục vụ toán thu Thu nhập doanh nghiệp Công ty Cổ phần Bắc Âu Chương 3: Tổ chức hệ thống chứng. .. THIỆN HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THU THU NHẬP DOANH NGHIỆP 3.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHỤC VỤ QUYẾT TOÁN THU THU NHẬP DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU