1 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Công ty Gạch men Cosevco - Đà Nẵng doanh nghiệp đặc trưng cho loại hình doanh nghiệp sản xuất, với nhu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất đòi hỏi phải cập nhật nhanh chóng, xác kịp thời, xây dựng cho hệ thống thông tin kế toán nói chung hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi nói riêng, hệ thống đơn giản có nhiều bất cập Để hướng tới hiệu ứng dụng hệ thống thông tin kế toán công tác quản lý hoạt động sản xuất đơn vị, việc hoàn thiện tổ chức thông tin chu trình kinh doanh hệ thống thông tin kế toán nói chung chu trình chuyển đổi nói riêng, đồng sở liệu hệ thống thông tin kế toán khâu trình sản xuất, giúp cho việc hợp liệu kế toán từ phần hành quản lý khác cách dễ dàng nhu cầu cần thiết đặt Từ nhận thức đó, tác giả chọn “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu luận văn Mục tiêu nghiên cứu đề tài Hệ thống hoá lý luận chung hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sản xuất Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán khâu trình sản xuất Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng 2 Kiến nghị phương hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán Chu trình chuyển đổi đơn vị Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài lý luận, thực trạng hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán khâu trình sản xuất Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng Phương pháp nghiên cứu đề tài Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như: Quan sát trực tiếp, vấn phận liên quan Sử dụng sơ đồ dòng liệu, mô hình liệu, lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán đơn vị Phương pháp nghiên cứu lý thuyết, phân tích, so sánh đối chiếu với thực tế để làm rõ nội dung nghiên cứu lý luận, tình hình thực trạng xác lập giải pháp cụ thể Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về phương diện khoa học: Luận văn xác định ý nghĩa quan trọng hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi thông qua việc hệ thống hoá, phân tích sở lý luận hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi doanh nghiệp sản xuất Về phương diện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi, rút ưu, nhược điểm hệ thống nhằm đề phương hướng, giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco - Đà Nẵng Cấu trúc Luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Chương 2: Thực trạng Hệ thống thông tin kế toán Chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện Hệ thống thông tin kế toán Chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Hệ thống đặc trưng hệ thống Hệ thống tập hợp phần tử có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại cách có quy luật để tạo thành chỉnh thể thống nhằm thực mục tiêu định Các đặc trưng hệ thống: Mỗi hệ thống có phần tử cấu thành, có mục tiêu, phương thức hoạt động phối hợp phần tử nhằm đạt mục tiêu đề Hệ thống tiếp nhận yếu tố đầu vào, xử lý theo phương thức xác định kết xuất kết đầu (như biểu diễn Hình 1.1) Một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm đặc trưng sau: Mục tiêu hệ thống, Hoạt động xử lý hệ thống, Đầu vào, Đầu ra, Môi trường, Giao diện, Phản hồi Mỗi Doanh nghiệp xem hệ thống Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp tiếp nhận xử lý cách tối ưu yếu tố đầu vào Vốn, nguyên nhiên vật liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy móc thiết bị, công nghệ, liệu… Sản phẩm dịch vụ đầu tiêu thụ thị trường Hoạt động Doanh nghiệp tách rời môi trường sản xuất kinh doanh, Doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể khác kinh tế Chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, quan quản lý nhà nước, tổ chức công đoàn, công chúng… Nhằm thực trình chuyển hoá yếu tố đầu vào thành sản phẩm, dịch vụ đầu ra, doanh nghiệp tổ chức thành nhiều phận, phận thực chức khác Các chức doanh nghiệp thường là: Marketing, Cung ứng, Sản xuất, Tiêu thụ, Quản trị nhân lực, Nghiên cứu phát triển, Tài chính, Kế toán 1.1.2 Hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu, thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập hợp ràng buộc gọi môi trường Mọi hệ thống thông tin có phận: phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa liệu Mỗi doanh nghiệp xem hệ thống bao gồm nhiều hệ thống thực chức riêng biệt Mỗi hệ thống có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lý đầu khác Hệ thống thu thập, xử lý cung cấp thông tin đảm bảo thực hoạt động ngày phục vụ cho việc định cấp quản lý tác nghiệp doanh nghiệp gọi chung hệ thống thông tin doanh nghiệp 1.1.3 Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin doanh nghiệp thân hệ thống phức tập cấu thành nhiều hệ thống Theo chức năng, hệ thống thông tin doanh nghiệp phân thành Hệ thống tự động hoá sản xuất (Automatized Manufacturing System - AMS) có chức xử lý điều khiển tự động trình vận hành thiết bị sản xuất Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) 1.1.4 Hệ thống thông tin kế toán 1.1.4.1 Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán (AIS) Hệ thống thông tin kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp bao gồm nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý cung cấp thông tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thời kỳ định 1.1.4.2 Quy trình xử lý kế toán doanh nghiệp Với chức thông tin kiểm tra tình hình tài sản, nguồn vốn trình kinh doanh, công tác kế toán doanh nghiệp cần tổ chức theo quy trình chặt chẽ khoa học 1.1.4.3 Mối quan hệ hệ thống thông tin kế toán với hệ thống thông tin khác doanh nghiệp Hệ thống thông tin doanh nghiệp hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức thực phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhằm đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp có hiệu 6 1.1.4.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành Chu trình Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Phần hành Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo Chu trình 1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Chu trình chuyển đổi trình biến đổi yếu tố đầu vào trở thành yếu tố đầu Doanh nghiệp Tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi có vai trò quan trọng việc phát huy nguồn lực Doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề 1.2.1 Đặc điểm Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi (còn gọi chu trình sản xuất) trình biến đổi nguyên vật liệu, lao động, máy móc thiết bị yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm dịch vụ để thoả mãn nhu cầu khách hàng Tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi nhằm ghi chép, xử lý nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu chi phí sản xuất chung để sản xuất sản phẩm dịch vụ Mục tiêu chu trình sản xuất là: Đảm bảo chi phí nguyên vật liệu nguồn lực khác cần thiết cho trình sản xuất thấp nhất; Khai thác lực sản xuất cách tối ưu, tận dụng tối đa nguồn lực có, tránh tình trạng lãng phí nguồn lực giảm thiểu sai hỏng trình sản xuất; Đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ; Xác định cách đầy đủ xác chi phí, tính giá thành sản phẩm cho đơn đặt hàng đối tượng tính giá thành cụ thể; Phân tích biến động chi phí phục vụ cho việc quản trị chi phí doanh nghiệp 7 1.2.2 Chức Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi biến đổi yếu tố đầu vào trở thành yếu tố đầu Doanh nghiệp, chức hệ thống chuyển đổi sản phẩm việc Hoạch định chiến lược sản xuất, dự trù quản lý nguyên vật liệu tồn kho nguồn lực thiết yếu ban đầu, phát Lệnh bắt đầu trình sản xuất, hoàn thành chuyển giao thành phẩm đầu 1.2.3 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Mục tiêu hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi (1) cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác lập kế hoạch sản xuất xác, đầy đủ, rõ ràng; kiểm soát đánh giá hoạt động sản xuất; (2) lập dự toán chi phí; (3) tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm; (4) Phân tích biến động chi phí phục vụ công tác quản trị chi phí Dữ liệu sử dụng để quản lý trình sản xuất hạch toán chi phí phần lớn dựa tài liệu kỹ thuật định mức nguyên vật liệu, định mức thời gian sản xuất, yêu cầu máy móc thiết bị, vật liệu, nhân công công đoạn sản xuất quy trình…Đây sở để tổ chức trình sản xuất, xây dựng kế hoạch cung ứng, lập dự toán chi phí kiểm soát hoạt động Cấu trúc sở liệu chu trình chuyển đổi thường tổ chức bao gồm tập tin như: Danh mục sản phẩm, Định mức vật tư, Danh mục vật tư, công đoạn sản xuất, phân xưởng sản xuất, kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất, nhân công, nhật ký sản xuất…được tổ chức cách chi tiết thông qua khâu trình sản xuất, bao gồm: + Tổ chức thông tin khâu Lập kế hoạch sản xuất + Tổ chức thông tin khâu Cung ứng quản lý nguyên vật liệu + Tổ chức thông tin kế toán khâu Tổ chức sản xuất * Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán * Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trình sản xuất * Tổ chức hệ thống Sổ sách kế toán * Tổ chức thông tin khâu hạch toán phân bổ chi phí sản xuất * Tổ chức tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm sản xuất + Tổ chức thông tin khâu Kiểm soát trình sản xuất + Tổ chức thông tin khâu lập Báo cáo tài Báo cáo quản trị chi phí 1.2.4 Kiểm soát thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Kiểm soát thông tin kế toán chu trình chuyển đổi đảm bảo rằng: - Các lệnh sản xuất lên kế hoạch đắn, kịp thời - Nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, ca máy nguồn lực khác tính toán thể cụ thể lệnh sản xuất cách xác - Các chi phí phát sinh liên quan đến lệnh sản xuất theo dỏi ghi nhận cách đầy đủ - Trong suốt trình sản xuất, lệnh sản xuất thực qua phân xưởng xác nhận phân xưởng - Thành phẩm sản xuất tính giá thành phương pháp phù hợp, xác Hàng tồn kho bảo quản thích hợp KẾT LUẬN CHƯƠNG Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi phần cốt lõi hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Thông tin kế toán trình sản xuất cung cấp cách đầy đủ, kịp thời xác nhu cầu cấp thiết đặt hầu hết doanh nghiệp sản xuất Tuy nhiên, đa phần doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ vừa chưa thực quan tâm đến thông tin kế toán phục vụ cho việc định quản lý sản xuất Với loại hình sản xuất mang tính cạnh tranh cao đòi hỏi thông tin mang tính tức thời, xác; việc tổ chức sử dụng sở liệu rời rạc, không mang tính hệ thống phận chức chu trình sản xuất Công ty Gạch men Cosevco - Đà Nẵng có hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến trình sản xuất, gây thiệt hại cho doanh nghiệp, gây cản trở cho việc phát triển, mở rộng sản xuất doanh nghiệp tương lai Đó phần tìm hiểu luận văn Chương CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO – ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Gạch men Cosevco – Đà Nẵng - Tên công ty: CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO – ĐÀ NẴNG - Tên viết tắt: DACERA - Tên giao dịch: COSEVCO CERAMIC TILES STOCK COMPANY - Địa chỉ: Đường số 9, Khu công nghiệp Hoà Khánh, phường Hoà Khánh, quận Liên Chiểu, TP Đà Nẵng - Là công ty thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Xây dựng Miền Trung, với Giá trị thực tế Doanh nghiệp: 10 201.497.594.327 đồng, giá trị thực tế phần vốn Nhà nước: 26.476.945.882 đồng Các ngành nghề kinh doanh Công ty Gạch men Cosevco bao gồm: Sản xuất kinh doanh loại sản phẩm gạch ốp, gạch lát sản phẩm Ceramic; … 2.1.2 Tổ chức máy quản lý SXKD Công ty Gạch men Cosevco: Sơ đồ máy quản lý Công ty Gạch men Cosevco (Sơ đồ 2.1) 2.1.3 Tổ chức máy kế toán Công ty Gạch men Cosevco: Sơ đồ Tổ chức máy kế toán (Sơ đồ 2.2) 2.1.4 Thực trạng tổ chức sản xuất Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất Sơ đồ 2.3 Tổ chức trình sản xuất Hiện nay, Phân xưởng Gạch Lát Gạch ốp hai phân xưởng sản xuất sản phẩm chủ lực Công ty Để quy trình sản xuất vận hành ổn định bên cạnh tổ chức hợp lý khâu sản xuất đòi hỏi khâu liên quan Sản xuất phụ khâu phục vụ sản xuất phải tổ chức chặt chẽ, khoa học mục tiêu chung đạt hiệu sản xuất cao theo kế hoạch đặt 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG 2.2.1 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Để chi tiết thuận tiện cho việc trình bày nội dung nghiên cứu, phần sau nêu ví dụ minh hoạ hệ thống thông 11 tin kế toán chu trình sản xuất Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng Những liệu phương pháp tổ chức thông tin kế toán sau thiết lập để tổ chức trình sản xuất hạch toán chi phí phát sinh BẢNG – PHIẾU YÊU CẦU SẢN XUẤT 2.2.1.1 Tổ chức thông tin Định mức chi phí vật tư phục vụ sản xuất Mỗi loại sản phẩm gạch lát - ốp sản xuất Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng phải quy định định mức vật tư cụ thể, chi tiết nguyên vật liệu xương, men màu, khí than, điện…được sử dụng để sản xuất theo lệnh sản xuất hoàn chỉnh BẢNG – ĐỊNH MỨC PHÂN XƯỞNG GẠCH LÁT BẢNG – ĐỊNH MỨC CẤP PHỐI NGUYÊN VẬT LIỆU 2.2.1.2 Tổ chức liệu công đoạn sản xuất Bảng công đoạn sản xuất tài liệu kỹ thuật, quy định rõ trình tự hoạt động sản xuất thực qua hai phân xưởng sản xuất phân xưởng Lát phân xưởng Ốp Công ty, phận sản xuất phụ hai phân xưởng điện khí than BẢNG – CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT 2.2.1.3 Tổ chức thông tin khâu lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất phản ánh toàn nhu cầu sản phẩm sản xuất kỳ đơn vị, thời gian biểu để thực lệnh sản xuất, có thời gian bắt đầu, kết thúc công đoạn sản xuất cụ thể lệnh sản xuất Cơ sở liệu để lập kế hoạch sản xuất Bảng công đoạn sản xuất, số lượng sản xuất loại sản phẩm, số lượng nguồn lực có sẵn sàng sử dụng 12 BẢNG – KẾ HOẠCH SẢN XUẤT 2.2.1.4 Tổ chức thông tin khâu lập phát Lệnh sản xuất Lệnh sản xuất phận kế hoạch sản xuất lập dựa kế hoạch sản xuất sản phẩm để giao nhiệm vụ cho Phân xưởng tiến hành sản xuất theo số lượng, chất lượng chủng loại sản phẩm xác định BẢNG – LỆNH SẢN XUẤT 2.2.1.5 Tổ chức thông tin khâu xuất kho vật tư Trên sở lệnh sản xuất định mức vật tư cho sản xuất sản phẩm, Phòng kế hoạch Phân xưởng sản xuất tiến hành lập Phiếu đề nghị cung ứng vật tư gửi phê duyệt Phó tổng giám đốc sản xuất, chuyển cho kế toán vật tư làm lập Phiếu xuất kho Đơn cấp phối Phòng công nghệ lập ngày đợt sản xuất tháng dựa liệu Lệnh sản xuất Định mức cấp phối nguyên vật liệu, định mức máy ngày vận hành dây chuyền sản xuất cho phân xưởng BẢNG – ĐƠN CẤP PHỐI XƯƠNG Phiếu xuất kho vật tư chứng từ kế toán ghi nhận biến động giảm tồn kho vật tư phải cập nhật kịp thời vào hệ thống sau phát sinh Sau lần xuất kho vật tư, kế toán hàng tồn kho tính toán cập nhật số lượng tồn kho thời điểm xuất Phiếu xuất kho vật tư cho sản xuất để kế toán chi phí sản xuất tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho đối tượng tính giá thành Quy trình thiết lập tương tự nguyên liệu men màu loại phụ gia khác BẢNG – ĐƠN CẤP PHỐI MEN MÀU BẢNG – PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ 13 Căn Phiếu yêu cầu cấp vật tư Đơn cấp phối phê duyệt, Thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho vật tư theo yêu cầu xuất kho vật tư đưa vào hũ nghiền BẢNG 10 – PHIẾU XUẤT KHO SẢN XUẤT Cuối tháng, Thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho Tổng hợp cho Nguyên vật liệu xương Men màu phục vụ cho việc kiểm soát nguyên vật liệu xuất kho, đồng thời làm lên Sổ Cái BẢNG 11 – PHIẾU XUẤT KHO TỔNG HỢP XƯƠNG BẢNG 12 – PHIẾU XUẤT KHO TỔNG HỢP MEN MÀU 2.2.1.6 Tổ chức thông tin khâu tổng hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Có nhiều cách khác để tổ chức liệu phục vụ công tác hạch toán chi phí sản xuất, tuỳ thuộc vào quy trình công nghệ sản xuất, phương pháp tính giá thành, tính chất phức tạp việc tập hợp chi phí phân bổ chi phí sản xuất…Cách mà kế toán Công ty Gạch men Cosevco sử dụng tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm theo phương pháp giản đơn a/ Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Tài khoản sử dụng: TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chứng từ kế toán: Phiếu đề nghị xuất vật tư, Phiếu xuất kho Sổ sách kế toán: Để hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản phẩm, kế toán tập hợp phiếu xuất kho theo giai đoạn lập Sổ chi tiết tài khoản 6214, Sổ chi tiết tài khoản 6215, Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn nguyên vật liệu Để hạch toán tổng hợp, kế toán sử dụng Sổ Nhật ký chung Sổ Cái tài khoản 6214 6215 14 Sau minh hoạ số mẫu sổ sách kế toán chi tiết kế toán tổng hợp, sử dụng để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Phân xưởng Gạch Lát, Tháng 12/2011 BẢNG 13 SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU BẢNG 14 SỔ CÁI TK 621 b/ Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Theo yêu cầu Lệnh sản xuất ban hành, toàn liệu, thông tin điều phối nguồn nhân công phục vụ sản xuất chi phí nhân công cập nhật kịp thời Phòng kế toán vào cuối tháng Công ty áp dụng hình thức trả lương khoán theo sản phẩm cho hai phân xuởng Gạch Lát gạch ốp vào khối lượng sản phẩm hoàn thành theo kế hoạch sản xuất giao cho phân xưởng tháng BẢNG 15 BẢNG CHẤM CÔNG –TỔ NGUYÊN LIỆU - PX LÁT BẢNG 16 BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG – TỔ NGUYÊN LIỆU - PHÂN XƯỞNG LÁT Sau tổng hợp khoản chi phí nhân công trực tiếp tất phận thuộc đối tượng tập hợp chi phí, kế toán tổng hợp tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương khoản trích theo lương cho phận cụ thể, Bảng phân bổ tổng hợp cho toàn phận thuộc đối tượng tập hợp chi phí tính giá thành BẢNG 17 BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG BẢNG 18 – SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP BẢNG 19 – SỔ CÁI TÀI KHOẢN 622 c/ Hạch toán chi phí sản xuất chung 15 BẢNG 20 – SỔ CHI TIẾT TK 62714 + Đối với chi phí vật liệu + Đối với chi phí dụng cụ sản xuất + Đối với chi phí khấu hao TSCĐ + Đối với chi phí dịch vụ mua + Đối với chi phí tiền khác (TK 6278) BẢNG 21 – SỔ CÁI TÀI KHOẢN 627 d/ Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất công ty BẢNG 22 – SỔ CÁI TÀI KHOẢN 154 e/ Thực tế công tác đánh giá sản phẩm dở dang Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng: BẢNG 23 – THỐNG KÊ CP SXKD DD CUỐI KỲ f/ Tính giá thành sản phẩm: BẢNG 24 – BÁO CÁO TÌNH HÌNH SẢN XUẤT BẢNG 25 – BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng Đường số KCN Hoà Khánh BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH Phân xưởng Gạch Lát Tháng 12 năm 2011 ST T DACE RA Mã vật tư Nội dung A Chi phí NVL TT I Z621101 Z621102 Z621103 Z621107 II III Z621108 Nguyên liệu xương Đất sét Tràng thạch Phụ gia (Cao lanh) Đá cuội, bi nghiền xương Thuỷ tinh lỏng Men màu Men Men đục Men malt Màu Phụ gia men Phụ gia in Năng lượng Than Z621201 Z621202 Z621203 Z621204 Z621205 Z621206 Z621301 ĐV T Số lượng Thành tiền SL KH Thành tiền/m2 SL Thành tiền TT 3.834.176.654 24.978,35 Kg Kg Kg 2.545.068 1.562.911 843.733 124.654 487.542.311 176.961.612 182.473.786 20.111.826 18,5 11,1 6,48 0,56 16,58 10,18 5,50 0,81 3.176,17 1.152,84 1.188,75 131,02 Kg 4.800 43.544.139 0,19 0,03 283,68 Kg 8.970 130.606 65.817 39.256 13 54 23.786 1.680 286.242 286.242 64.450.948 1.024.198.927 149.413.837 639.507.842 169.510 14.261.755 128.159.411 92.686.572 2.124.119.617 1.795.589.863 0,19 0,85 0,06 0,85 0,43 0,26 0,00 0,00 0,15 0,01 1,35 1,86 419,88 6.672,31 973,38 4.166,17 1,10 92,91 834,91 603,82 13.837,91 11.697,65 Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 16 IV Z6277 Z621401 Z621402 Z621403 B Z6221 Z6222 C Z6271 Z6272 Z6273 Z6274 Z6275 Z6276 Z6278 D E F G V VI Chi phí tiền điện Vật tư phụ Bao bì Băng keo Dây nhựa, khoá nẹp Chi phí nhân công trực tiếp Tiền lương Các khoản trích theo lương Chi phí sản xuất chung Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật tư, phụ tùng Chi phí nhiên liệu Chi phí phân bổ Chi phí KH TS CĐ Chi phí KH SCL Chi phí khác Tổng hợp chi phí (A+B+C) Chi phí dở dang đầu kỳ Chi phí dở dang cuối kỳ Tổng giá thành (D+E-F) Sản lượng sản xuất Loại Loại Loại Loại Giá thành đơn vị sản phẩm Loại Người lập Đồng Cái Cuộn Kg 78.207 77.422 271 514 328.529.754 198.315.799 172.197.876 15.465.072 10.652.851 2,8 2.140,26 1.291,96 1.121,81 100,75 69,40 288.130.808 1.877,07 Đồng 236.172.793 1.538,58 Đồng 51.958.015 338,49 578.808.824 3.770,74 Đồng 138.339.623 901,24 Đồng 268.123.589 1.746,73 Đồng 33.969.835 2.661.177 99.006.502 30.479.838 6.228.260 221,30 17,34 644,99 198,57 40,57 Đồng Đồng Đồng Đồng 4.701.116.286 87.456.324 124.183.261 4.664.389.349 153.500 135.046 9.660 8.794 30.386,90 Đà nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011 Kế toán trưởng 2.2.2 Một số nhược điểm tồn cần khắc phục hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Công ty Nhìn chung Công ty tổ chức hợp lý kế hoạch sản xuất, với định mức chi phí sản xuất thiết kế tương đối phù hợp đạt yêu cầu chất lượng sản phẩm thực tế Từ công tác kiểm soát chi phí quản lý sản xuất tiến hành có sở thuận tiện, tránh thất thoát, lãng phí Tuy nhiên,hệ thống thông tin kế toán tồn số vấn đề cần khắc phục sau: 17 Chưa xây dựng thống cấu trúc sở liệu khâu trình sản xuất Việc tổ chức tập tin cần thiết sở liệu kế toán chưa đảm bảo, chưa có liên kết phận chức có liên quan Mặc dù trang bị Phần mềm quản trị tài – kế toán, nhiên chưa trang bị phần mềm chuyên dụng cho phận quản trị liên quan Dữ liệu tài kế toán lưu trữ chưa mang tính chuyên nghiệp, mang hình thức lưu trữ thủ công tuý Dữ liệu thủ công, tính kế thừa Phương pháp tổ chức hệ thống mã hoá đối tượng kế toán chưa thiết lập cách đồng phận liên quan Chưa có phương pháp kiểm soát chi phí sản xuất rõ ràng Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm bộc lộ điểm bất hợp lý Ngoài ra, phận kế toán Công ty vướng mắc nhiều vấn đề xử lý thông tin trùng lắp công tác kế toán để đáp ứng vấn đề xây dựng sở liệu thống sử dụng chung cho toàn công ty KẾT LUẬN CHƯƠNG Thông qua mô tả thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán khâu chu trình sản xuất, thực trạng tổ chức sở liệu kế toán công ty nhằm đưa hạn chế tồn tại, bất cập dẫn đến hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi không đáp ứng yêu cầu ngày cao việc cung cấp thông tin phục vụ trình định sản xuất lãnh đạo công ty cách nhanh chóng, xác, kịp thời; 18 thông tin phục vụ cho báo cáo phận, chu trình liên quan Với kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất phát triển thị trường kinh doanh cách mạnh mẽ thời gian đến, việc ứng dụng hệ thống quản lý sản xuất tối ưu tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán phục vụ trình sản xuất hiệu nhu cầu tất yếu cần phải đặt Với thực trạng hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng với tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi doanh nghiệp sản xuất, luận văn đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi chương CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO ĐÀ NẴNG 3.1 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi đòi hỏi phải có kết hợp mật thiết phận chức chu trình, bao gồm: Bộ phận quản lý; thiết kế sản phẩm (Phòng công nghệ); kế hoạch; kinh doanh; phân xưởng sản xuất; kế toán; hành nhân sự; kho vật tư…Thực trạng Công ty Gạch men Cosvco – Đà Nẵng, khả đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán hệ thống thời hoạt động sản xuất công ty chưa thực xác, đầy đủ, kịp thời 19 Mối quan hệ thông tin phận chức liên quan đến chu trình chuyển đổi Công ty điều kiện tổ chức hệ thống thông tin trực tuyến mô tả Hình 3.1 Dựa mối quan hệ chức phận chu trình chuyển đổi, lộ trình hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng nên tổ chức lại hoàn thiện khâu sau: - Thiết kế sản phẩm, xây dựng định mức chi phí hợp lý (Phòng công nghệ) - Kế hoạch sản xuất (Phòng kế hoạch) - Phát lệnh sản xuất (Phòng kế hoạch) - Tổ chức sản xuất (Phân xưởng + phận liên quan) + Tổ chức cung ứng xuất kho vật tư phục vụ sản xuất + Kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí sản xuất + Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm 3.1.1 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin xây dựng định mức chi phí sản xuất Theo yêu cầu thực tế, để tổ chức liệu định mức vật tư chi tiết cho loại sản phẩm, sử dụng tập tin Định mức vật tư ban hành chi tiết cho mã gạch sản xuất Để cung cấp liệu xác, tin cậy cho công tác lập kế hoạch sản xuất, dự toán chi phí sản xuất công tác tập hợp chi phí tính giá thành, Công ty nên ban hành chi tiết Định mức nguyên vật liệu, định mức nhân công, định mức chi phí sản xuất chung…theo đặc tính thiết kế kỹ thuật chủng loại sản phẩm 20 3.1.2 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin khâu lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch sản xuất cho biết số lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất, số lao động cần thiết sản xuất Công tác lập kế hoạch tổ chức thông tin lập kế hoạch sản xuất phận liên quan chưa thực đáp ứng yêu cầu sản xuất Để lưu trữ liệu kế hoạch sản xuất, phục vụ cho việc xử lý điều hành kiểm soát hoạt động sản xuất, tổ chức tập tin Kế hoạch sản xuất Trong tập tin lưu trữ tất Lệnh sản xuất thực năm Mỗi lệnh sản xuất lưu trữ ghi 3.1.3 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin khâu lập phát Lệnh sản xuất Trong trình thực lệnh sản xuất, đơn vị không đáp ứng yêu cầu có thay đổi theo nhu cầu thị trường cần điều chỉnh Lãnh đạo phòng ban, phân xưởng báo cho Phòng Kế hoạch liệu tích hợp phần mềm quản trị sản xuất, nhân viên theo dõi có nhiệm vụ cập nhật lập lại lệnh sản xuất Phòng Kế hoạch theo dõi thực lệnh sản xuất Các xưởng theo dõi báo cáo số liệu hàng ngày thực xưởng qua mạng, báo cáo số liệu sản xuất văn 10 ngày/1 lần Phòng Kế hoạch cập nhật tổng hợp 3.1.4 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin khâu tổ chức sản xuất 3.1.4.1 Tổ chức thông tin khâu xuất kho vật tư Trên sở lệnh sản xuất định mức vật tư cho sản xuất sản phẩm, Phòng kế hoạch phân xưởng sản xuất tiến hành lập Phiếu 21 đề nghị cung ứng vật tư gửi phê duyệt Phó tổng giám đốc sản xuất, chuyển cho kế toán vật tư làm lập Phiếu xuất kho Cơ sở liệu để xử lý cập nhật vào tập tin Tổng hợp nguyên vật liệu từ Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ngay thời điểm cập nhật Phiếu nhập kho vào sở liệu kế toán, liệu số lượng giá trị nhập loại vật tư cập nhật vào trường thông tin “Số lượng nhập” “Giá trị nhập” tháng tương ứng Cuối tháng, vào tổng hợp số lượng nhập giá trị nhập, chương trình tự động tính toán cập nhật “Đơn giá xuất” cho Phiếu xuất kho tháng, tự động cập nhật lại “Số lượng tồn kho” “Giá trị tồn kho” thời điểm nhập, xuất tháng 3.1.4.2 Hoàn thiện tổ chức thời gian lao động chi phí nhân công Yêu cầu doanh nghiệp cần thực việc sau: Lập định mức công đơn giá tiền lương cho bậc thợ, nhân viên doanh nghiệp; Lập định mức chi phí nhân công tiêu hao cho công đoạn sản xuất sản phẩm; Xác định kiểm soát thời gian làm việc lao động; Tính toán đầy đủ phân bổ chi phí nhân công vào giá phí, trung tâm chi phí giá thành hợp lý, phù hợp; Doanh nghiệp cần thiết kế vận hành tốt hệ thống chấm công, tính lương bảng toán lương phù hợp với trung tâm chi phí giá thành… 3.1.4.3 Hoàn thiện phương pháp tổ chức thông tin tổng hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm + Tập hợp chi phí (trực tiếp, gián tiếp phân bổ) + Tổng hợp chi phí, xử lý chênh lệch thừa, thiếu; 22 + Kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang, xác định chi phí dở dang; + Xác định phương pháp tính giá thành áp dụng; + Lập báo cáo (thẻ tính) giá thành sản phẩm Để tổ chức thông tin kế toán tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm, kế toán đơn vị toàn liệu kế toán tập hợp chi phí, giá thành để tổ chức tập tin “Tổng hợp chi phí” 3.2 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC MÃ HOÁ DỮ LIỆU CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI Mục tiêu việc xây dựng mã kế toán nhằm nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng đối tượng tập hợp đối tượng; biểu diễn đối tượng ký hiệu ngắn gọn; biểu diễn nhiều thuộc tính đối tượng; cho phép kiểm tra tính đắn liệu trình nhập liệu; đảm bảo tính bảo mật Việc mã hóa đối tượng thực trình tự sau: * Xác định đối tượng theo dõi, nội dung cần thu thập phương pháp mã hóa loại đối tượng * Xây dựng mã thống cho đối tượng theo dõi toàn Công ty 3.3 HOÀN THIỆN CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY 3.3.1 Hoàn thiện cấu trúc sở liệu kế toán Từ phân tích thực trạng tổ chức cấu trúc sở liệu, tổ chức thông tin kế toán chu trình chuyển đổi Chương Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng, tổ chức liệu liên quan đến chu trình chuyển đổi bao gồm tập tin 23 mô tả Bảng 21 mô hình biểu diễn mối quan hệ tập tin liệu chu trình chuyển đổi Hình 3.2 3.3.2 Hoàn thiện tổ chức luân chuyển chứng từ thủ công chu trình chuyển đổi Hoạt động sản xuất công ty tự động hóa từ khâu xuất nguyên vật liệu, xử lý nguyên vật liệu nhập kho thành phẩm dây chuyền sản xuất đại Quy trình luân chuyển chứng từ thủ công trình sản xuất mô tả Sơ đồ 3.1 3.4 HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT Trong chu trình chuyển đổi thường gặp sai sót, gian lận Để tổ chức tốt hệ thống thông tin kế toán hiệu nhằm cung cấp thông tin xác, đầy đủ, kịp thời, thủ tục kiểm soát cần áp dụng cho chức trình sản xuất, dựa xác định cụ thể rủi ro, sai sót gặp phải sản xuất + Tổ chức kiểm soát chi phí nguyên vật liệu + Tổ chức kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp + Tổ chức kiểm soát chi phí sản xuất chung KẾT LUẬN CHƯƠNG Công ty Gạch men Cosevco đơn vị hoạt động chủ yếu lĩnh vực sản xuất, xây dựng cho hệ thống thông tin kế toán, hệ thống đơn giản có nhiều bất cập Với cạnh tranh ngày gay gắt thị trường định hướng mở rộng sản xuất, mở rộng khu vực kinh doanh chiếm lĩnh thị trường, yêu cầu quản trị ngày cao đòi hỏi công ty phải có hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ hiệu quả, vận hành chuyên nghiệp hoàn thiện chu trình kinh doanh chủ yếu, đặc biệt chu trình chuyển đổi 24 KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin công tác tài kế toán quản lý sản xuất kinh doanh có ý nghĩa to lớn doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng khác Đề tài đưa tìm hiểu chung hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi doanh nghiệp sản xuất quy trình sản xuất thực tế làm sở để tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán, đưa tồn hệ thống thông tin kế toán quy trình sản xuất, hạn chế sở liệu không đáp ứng nhu cầu phát triển hệ thống nói chung hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi nói riêng công ty Qua tìm hiểu lý thuyết hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi, thực trạng hệ thống thông tin kế toán công ty, đề tài đưa giải pháp cải tiến quy trình tổ chức liệu kế toán chu trình sản xuất, chuẩn hóa sở liệu kế toán, hoàn thiện mã nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, tạo tiền đề cho việc tiến hành hoàn thiện chu trình lại hệ thống như: Chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính… ... hệ thống nói chung hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi nói riêng công ty Qua tìm hiểu lý thuyết hệ thống thông tin kế toán chu trình chuyển đổi, thực trạng hệ thống thông tin kế toán. .. chu trình chuyển đổi Chương 2: Thực trạng Hệ thống thông tin kế toán Chu trình chuyển đổi Công ty Gạch men Cosevco Đà Nẵng Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện Hệ thống thông tin kế toán Chu trình. .. TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI TẠI CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO - ĐÀ NẴNG 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY GẠCH MEN COSEVCO – ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công