BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY Họ tên sinh viên : Lớp : KH13HCH3 Niên khóa : 2012 – 2016 Thời gian thực tập : Từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Địa điểm thực tập : Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Giảng viên hướng dẫn : Thạc sĩ Dỗn Minh Thắng Giảng viên Nguyễn Hồng Vân Hà Nội, tháng năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN PHẦN 1: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU 1.1 Mục đích thực tập .6 1.2 Nội dung thực tập .7 1.3 Thời gian địa điểm thực tập 1.4 Báo cáo trình thực tập 1.5 Những cơng việc làm q trình thực tập phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO 11 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH .11 1.1 Lịch sử hình thành 11 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thái Thụy 13 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH HIỆN NAY 17 2.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ .17 2.2 Tình hình hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 18 2.3 Nhận xét hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH .26 3.1 Giải pháp 26 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ .27 PHẦN 3: KẾT LUẬN 28 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 29 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .31 LỜI CẢM ƠN Được đạo, hướng dẫn Ban Đào tạo Học viện Hành Quốc gia, tiếp thu yêu cầu nội dung mà Ban Đào tạo triển khai tới toàn thể sinh viên khóa 13 Học viện, em tham gia thực tập Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn Phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình từ ngày 28/3 - 20/5/2016 Trong thời gian trực tiếp thực tập, quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện cấp lãnh đạo, bác, anh chị cán bộ, công chức quan, em quan sát học hỏi nhiều điều nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức, chuyên môn nghiệp vụ đạo đức nghề nghiệp người làm công tác quản lý, thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước quan hành cấp huyện; có hội tiếp xúc thực hành trực tiếp kiến thức học vào hoạt động thực tế quan Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức làm việc Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy tạo điều kiện cho em trình thực tập, cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy cô Học viện Hành Quốc gia - người cung cấp cho em tảng kiến thức lý luận vơ bổ ích bốn năm qua Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên - Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, thạc sỹ Nguyễn Tiến Dũng giảng viên Nguyễn Hồng Vân nhiệt tình hướng dẫn em trình thực tập, q trình hồn thiện báo cáo thực tập Hà Nội, tháng năm 2016 Sinh viên thực tập PHẦN 1: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trên thực tế, công tác văn thư, lưu trữ quan hành nhà nước đạt thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống, kinh tế - xã hội, song, số quan công tác chưa thực trọng, gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động quản lý uy tín hiệu cơng việc Vì vậy, thời gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình, em chọn nội dung: "Công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình nay” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Với điều kiện thời gian lực thân, nguồn tài liệu tham khảo khơng nhiều, báo cáo em chắn không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy, cô giáo - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình - Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn phạm vi hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy - Phương pháp nghiên cứu: Thống kê, phân tích, khảo sát thực tiễn, so sánh dựa tài liệu thu thập - Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Chương 2: Thực trạng hoạt động phận văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 1.1 Mục đích thực tập Thực Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 Giám đốc Học viện Hành Quốc gia việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học hành hệ quy Theo kế hoạch thực tập Phịng đào tạo Học viện Hành - Mục đích chung Tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công việc cán bộ, công chức nhà nước máy hành nhà nước Vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành Bổ sung nâng cao kiến thức học Học viện Hành - Mục đích thực tập phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy: Hệ thống hóa sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước nói chung, Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện nói riêng Khảo sát thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy; phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Từ kết khảo sát thực tế, vận dụng sở khoa học cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Văn phịng phục vụ cơng tác quản lý, điều hành giai đoạn 1.2 Nội dung thực tập Nắm cấu tổ chức, chức nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập Nắm vững quy trình cơng vụ quan quản lý hành nhà nước nơi thực tập Nắm thủ tục hành quan nơi thực tập, thể chế hành liên quan đến quan nơi thực tập Thực hành kỹ hành liên quan 1.3 Thời gian địa điểm thực tập Địa điểm thực tập: Bộ phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Thời gian thực tập: thời gian thực tập phận 28/3/2016 đến hết ngày 20/5/2016 1.4 Báo cáo trình thực tập Thời gian Nội dung thực tập Cán hướng dẫn - Làm lễ quân thực tập nghe phổ biến quy chế thực tập Tuần (từ 28/03 đến 01/04) - Gặp gỡ đoàn thực tập nghe giảng viên hướng dẫn thông qua kế hoạch thực tập - Liên hệ với Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy Bùi Thị Hạnh ban nhân dân huyện Thái Thụy, Tỉnh Thái Bình việc thực tập - Tiến hành thực tập phận Văn thư, lưu trữ - Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc phận Văn Tuần 2, (từ 04/4 đến 15/4) thư, lưu trữ huyện - Nhận nhiệm vụ hồn thành cơng việc cán hướng dẫn thực tập giao Bùi Thị Hạnh - Nghiên cứu văn liên quan đến Văn thư, lưu trữ - Hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao phận Văn thư, lưu trữ Tuần 4, (từ 19/4 đến 29/4) - Chọn đề tài viết báo cáo lập đề cương báo cáo thực tập - Liên hệ với Chánh văn phịng, Phó Chánh Bùi Thị Hạnh văn phòng cán bộ, công chức để thu thập số liệu viết báo cáo thực tập Thời gian Nội dung thực tập Cán hướng dẫn - Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo Tuần 6, cáo (từ 02/05 - Hoàn thành báo cáo sơ lược đến 13/5) - Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo Bùi Thị Hạnh thực tập sơ lược - Nhận nhiệm vụ hồn thành cơng việc cán hướng dẫn thực tập giao Tuần (từ 16/05 đến 20/5) - Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn Giảng viên hướng dẫn Bùi Thị - Xin ý kiến đánh giá trình thực tập Hạnh quan thực tập - Nộp báo cáo 1.5 Những công việc làm trình thực tập phận Văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy Trong trình thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, em thực số công việc cụ thể liên quan, bao gồm: + Sắp xếp, phân loại loại tài liệu, văn theo thứ tự năm để lưu trữ; + Tiếp nhận công văn đến, chuyển cho Phó Chánh Văn phịng xử lý, sau photo gửi cho đối tượng phân phối theo tờ giấy đính kèm; + Vào sổ văn đi, đóng dấu, cho vào phong bì gửi quan hữu quan: xã, quan tổ chức địa bàn huyện, gửi lên tỉnh Thái Bình; + Hàng ngày, scan văn đến tuần, đưa lên mạng văn phòng Ủy ban nhân dân huyện để lãnh đạo phòng ban tiện theo dõi; + Buổi chiều đưa công văn tài liệu cho phòng ban Ủy ban; + Nghiên cứu tài liệu, báo cáo phương hướng, tổng kết công tác Văn thư, lưu trữ đơn vị giai đoạn từ năm 2014 đến hết tháng năm 2016; + Chuẩn bị tài liệu, làm cơng tác tiếp tân có khách hay có họp Ủy ban; + Ngồi ra, em giao cho soạn báo cáo cơng tác tháng 4/2016 dựa báo cáo công tác phịng chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện 01 công văn thông báo "Nghỉ bù ngày giỗ Tổ 10/3" 10 Công tác lưu trữ bao gồm cơng việc sau đây: - Thu thập tài liệu lưu trữ - Phân loại tài liệu lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Bổ sung tài liệu lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Xây dựng công cụ tra cứu - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Từ nội dung trên, thấy cơng tác văn thư, lưu trữ có tính chất đặc điểm sau: - Mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật; - Mang tính trị cao; - Liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức quan, tổ chức; - Công tác văn thư, lưu trữ ngành hay lĩnh vực hoạt động riêng biệt Nhà nước hay tổ chức trị, trị - xã hội, mà công việc cụ thể đan xen liên quan đến văn gắn liền với hoạt động quản lý quan, tổ chức 2.1.3 Mục đích, ý nghĩa - Đảm bảo thông tin hoạt động quản lý quan - Góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan - Có tác dụng phịng chống tệ nạn quan liêu, giấy tờ - Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan 2.2 Tình hình hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 2.2.1 Phân cơng nhiệm vụ Đồng chí Bùi Thị Hạnh chịu trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; quản lý văn phòng phẩm; tiếp nhận, quản lý văn - đến mạng văn phòng 18 liên thông tỉnh; quản lý sử dụng 01 máy photocopy máy in phục vụ số văn thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện 2.2.2 Thời gian làm việc Bộ phận Văn thư, lưu trữ làm việc theo hành từ thứ hai đến hết ngày thứ sáu hàng tuần Thời gian làm việc: Mùa hè: - Sáng từ 07h00’ đến 11h30’ - Chiều từ 13h30’ đến 17h00’ Mùa đông: - Sáng từ: 07h00’ đến 11h30’ - Chiều từ 13h00’ đến 16h30’ 2.2.3 Kết thực công tác Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Từ năm 2014, Bộ phận Văn thư lưu trữ tiếp nhận triển khai Luật Văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh, tham gia lớp tập huấn hoàn thiện điều kiện hoạt động công tác văn thư lưu trữ, đưa cơng tác vào hoạt động có nề nếp theo quy định Luật Công tác triển khai, phổ biến văn Nhà nước gồm có: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP hướng dẫn thi hành số điều luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012, Thông tư số 14/2011 Bộ Nội vụ cơng tác văn thư lưu trữ; hình thức phổ biến: lồng ghép với hội nghị buổi giao ban Hàng tháng, hàng quý, hàng năm có báo cáo sơ kết, tổng kết cơng tác Văn thư lưu trữ Văn phòng đề phương hướng, giải pháp cụ thể để hoạt động đạt hiệu cao Kết thực nghiệp vụ công tác Văn thư: 19 Ủy ban nhân dân huyện ban hành gửi với số lượng văn thống kê lại bảng sau: (Đơn vị: văn bản) Loại văn Năm 2016 Năm 2014 Năm 2015 Quyết định 5513 3143 592 Cơng văn Tờ trình Thông báo Báo cáo Kế hoạch Công điện Chỉ thị 1015 280 105 116 61 10 1222 516 231 174 98 14 13 315 79 48 40 45 ( Từ T1-12/5/2016) + Được trì, thường xuyên thực tốt, đáp ứng yêu cầu việc lãnh đạo, đạo điều hành + Lập hồ sơ công việc hàng năm, cơng việc hồn tồn theo quy định Luật, coi nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư lưu trữ, Ủy ban nhân dân huyện tiến hành mở hồ sơ theo quy định, trình tự Luật Kết thực nghiệp vụ công tác Lưu trữ: Công tác lập hồ sơ, nộp lưu thực chặt chẽ, quy định: - Cán Văn phòng đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý - Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức cấp tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức Cụ thể: 20 - Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu: + Cuối năm, đơn đốc phịng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan + Trong trình đạo cơng tác quan, thủ trưởng trưởng phịng Hành phát việc đột xuất chưa có lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào Danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi cơng tác - Hồ sơ lập xong để lại phịng cơng tác năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau vào đầu năm sau, đơn vị tập trung hồ sơ giải xong, kiểm tra, hoàn chỉnh hồ sơ, thống kê vào mục lục hồ sơ tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ quan - Những hồ sơ mà cán cần giữ lại thời gian để nghiên cứu sử dụng làm thủ tục mượn lại - Thủ trưởng đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ hành quan, tổ chức Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài, kèm theo mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ quan - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phịng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy - Cán lưu trữ thực hiện: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu + Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập + Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu 21 + Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Khi giao nhận hồ sơ, đối chiếu với mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần u cầu phịng chức có hồ sơ bổ sung cho đủ ký nhận vào biên nộp lưu - Cán lưu trữ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật, xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê xếp lên giá tủ, làm cơng cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng - Hàng năm, đơn vị, cá nhân quan, tổ chức trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó, thống kê tất hồ sơ đơn vị hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc vào “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định + Trong trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu lập danh mục hồ sơ, tài liệu gửi cho lưu trữ hành quan, tổ chức thời hạn giữ lại không hai năm + Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm + Khi giao nộp tài liệu, lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” + Đơn vị, cá nhân nộp lưu trữ hành bên giữ Kết thu kho lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện, cơng tác bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu: Đã chỉnh lý đưa vào lưu trữ 120 mét tài liệu hai quan phịng Tài - Kế hoạch Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện 2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin thực công tác Văn thư, lưu trữ Công tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý Ủy ban nhân dân huyện Như vậy, công tác văn thư, lưu trữ gắn với 22 thông tin Thông tin văn đối tượng mà người làm công tác văn thư, giấy tờ phải xử lý Do đó, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa cơng tác hành văn phịng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin đảm bảo thơng tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo việc định điều hành công tác; cho cán bộ, viên chức nghiên cứu, giải cơng việc Nhờ đó, hiệu hoạt động Ủy ban nhân dân huyện nâng cao, điều kiện lao động cán bộ, viên chức làm công tác công văn giấy tờ cải thiện; giúp họ nâng cao hiệu suất chất lượng công tác; đồng thời tạo nên phong cách, phương pháp làm việc khoa học, đại cán bộ, viên chức Ủy ban nhân dân huyện Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói riêng, cơng tác hành văn phịng nói chung, tạo điều kiện để làm tốt việc cung cấp dịch vụ hành cho người dân cho xã hội Nhờ góp phần thắt chặt mối quan hệ Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân, giảm bớt công văn, giấy tờ hạn chế tệ quan liêu quan Công nghệ thông tin Bộ phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy ứng dụng khâu sau: - Soạn thảo văn bản: việc soạn thảo văn Ủy ban nhân dân huyện thực hồn tồn máy tính; việc in có máy móc hỗ trợ; - Quản lý văn bản: Cùng với phát triển công nghệ thông tin, Ủy ban nhân dân huyên Thái Thụy lập trang web mạng văn phịng Cơng văn công văn đến, sau xử lý xong scan đưa lên mạng văn phịng Điều giúp cho việc lưu trữ quản lý cơng văn tốt hơn, cần tìm lại dễ dàng phương pháp truyền thống; - Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin cho nội quan quan Cũng nhờ ứng dụng mạng 23 văn phòng mà việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thơng tin Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện với phịng ban chun mơn phịng ban chun mơn thực cách dễ dàng Để đảm bảo thực có hiệu việc ứng dung công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện cần có biện pháp cụ thể như: + Tổ chức bồi dưỡng kiến thức tin học cho cán bộ, viên chức; + Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu cơng tác văn thư áp dụng thống quan nhà nước; + Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan Nhà nước nói chung 2.3 Nhận xét hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 2.3.1 Ưu điểm - Có quan tâm, lãnh đạo, đạo lãnh đạo quan, đơn vị phòng ban Ủy ban nhân dân huyện việc triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ - Đã làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến văn nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán công chức ngành, phịng ban chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Từ tạo điều kiện thuận lợi cho văn thư Văn phịng hồn thành nhiệm vụ - Chất lượng soạn thảo, ban hành văn ngày hoàn thiện giúp cho lãnh đạo, thủ trưởng phòng ban nâng cao hiệu lực, hiệu lực tổ chức; nhiệm vụ quản lý, điều hành - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện trọng, quan tâm nhiều đến công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ Trong năm vừa qua, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện cử 03 cán văn thư học trường Chính trị tỉnh Thái Bình để nâng cao trình độ chun mơn cơng tác 24 2.3.2 Tồn - Một số phòng ban chun mơn cịn xem nhẹ, chưa thực quan tâm mức công tác văn thư, lưu trữ đơn vị - Thiếu phối hợp, phối hợp không thực hiệu văn thư văn phịng văn thư thuộc phịng chun mơn gây khó khăn việc giải quyết, xử lý lưu trữ văn quan, đơn vị - Nhiều cán cịn thiếu yếu trình độ, kỹ việc soạn thảo (sai thể thức), quy trình xử lý, ban hành văn - Biên chế hoạt động văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyên thiếu số lượng chất lượng, chủ yếu kiêm nhiệm Vì vậy, chưa đảm bảo trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư - Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đáp ứng yêu cầu cho công tác văn thư, lưu trữ: thiếu kho lưu trữ tài liệu, văn bản; trang thiết bị sử dụng nhiều năm chưa trang bị, mua sắm 2.3.3 Nguyên nhân tồn Các cấp, ngành, phòng ban chưa thực quan tâm mức công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị mình; chưa hồn thiện thể chế, văn quy định, hướng dẫn cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cịn thiếu đào tạo chun mơn, nghiệp vụ Đầu tư kinh phí, sở vật chất, kỹ thuật cho cơng tác văn thư, lưu trữ cịn hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu công tác này, chủ yếu tận dụng tang thiết bị cũ Do số lượng văn tăng lên hàng năm nên cơng tác kiểm tra, rà sốt văn thường q tải 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THÁI THỤY, TỈNH THÁI BÌNH 3.1 Giải pháp Cơng tác Văn thư lưu trưc tiếp tục coi nhiệm vụ trọng tâm năm, giai đoạn tới, vậy, cần tập trung thực nhiệm vụ sau: - Tăng cường lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ, coi nhiệm vụ cấp bách, trọng tâm toàn huyện điều kiện đất nước thực hội nhập, tồn cầu hóa - Tiếp tục, tăng cường mở lớp tập huấn văn thư lưu trữ, tập huấn có trọng tâm, trọng điểm, coi trọng cơng tác lập hồ sơ, đưa vào lưu trữ hàng năm theo luật định 26 - Công tác lập hồ sơ công việc: Phải thực nghiêm túc, triệt để năm tới, hồ sơ từ năm 2012 trở trước chưa xác định khối lượng mét, đưa vào kho, phịng, nơi lưu trữ Có kế hoạch chỉnh lý, hồ sơ công việc từ năm 2013 trở sau (sau thời điểm thực Luật văn thư lưu trữ) phải thực mở hồ sơ công việc kịp thời theo quy định, năm sau hoàn thiện hồ sơ năm trước bàn giao cho cán Văn thư, hồ sơ có độ mật cao số lĩnh vực: Tài chính, địa chính… cần thiết tổ chức niêm phong trước bàn giao cho cán văn thư lưu trữ Hồ sơ công việc phải đảm bảo quy định luật gồm có: bìa hồ sơ, biên mục hồ sơ, tài liệu nguyên tắc, tài liệu công việc - Tập trung đạo, đôn đốc phận chuyên môn cán văn thư lưu trữ làm tốt công tác mở hồ sơ công việc, công tác lưu trữ kịp thời, thường xuyên - Từng bước xây dựng tốt quy hoạch, kế hoạch, đề án nguồn kinh phí hồn thiện kho, giá, tủ để lưu trữ tài liệu theo quy định năm tới 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ - Tăng cường lãnh đạo, đạo Sở Nội vụ Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh; cấp ủy đảng, quyền, quan, đơn vị công tác văn thư lưu trữ - Tăng cường công tác kiểm tra hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn cấp công tác văn thư lưu trữ - Đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư kinh phí xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư lưu trữ, đặc biệt bố trí kinh phí xây dựng kho lưu trữ, với trang thiết bị nhằm bước đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Hàng năm cấp kinh phí cho hoạt động quản lý nhà nước văn thư lưu trữ quan góp phần triển khai thực có hiệu cơng tác 27 PHẦN 3: KẾT LUẬN Cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trình quản lý điều hành quan Đảng, nhà nước đồn thể Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy thực trọng quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, quan tâm bố trí cán có nghiệp vụ chun mơn để thực công tác Nhiều thiết bị như: máy fax, máy in, máy photo, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thơng qua mạng văn phịng, kho lưu trữ, trang bị xếp khoa học Đơn vị thường xuyên tạo điều kiện cho cán văn thư, lưu trữ học lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ để họ hồn thành cơng việc cách tốt Trong giai đoạn nay, mà công nghệ thông tin bùng nổ, Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy cần quan tâm sâu rộng đến công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng quản lý quan, tạo lòng tin nhân dân quan chức nhà nước 28 Qua q trình thực tập Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình, em tiếp cận tiếp thu nhiều kinh nghiệm làm việc cán bộ, cơng chức Văn phịng, học hỏi cách giao tiếp, ứng xử môi trường công vụ, qua có nhìn khách quan mơi trường làm việc hành nhà nước Một lần em xin gửi lời cảm ơn giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi đơn vị thực tập quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình thầy hướng dẫn giúp em hồn thành tốt đợt thực tập hoàn chỉnh báo cáo tốt nghiệp NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP UBND HUYỆN THÁI THỤY VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thái Thụy, ngày 20 tháng năm 2016 NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Tùng Lâm Cơ quan thực tập: Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy Cơ quan: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy Cán hướng dẫn thực tập: Bùi Thị Hạnh Sinh viên: Nguyễn Thị Tùng Lâm tiến hành thực tập quan từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016 Cơ quan nhận xét trình thực tập sau: Về ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nội quy, quy chế, quy định quan, phận thực tập 29 Về việc thực tập nội dung theo kế hoạch theo yêu cầu cán hướng dẫn thực tập …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Đánh giá chung: ………………………………………………………… NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHÁNH VĂN PHÒNG (Họ tên, chữ ký) (Ký tên, đóng dấu) NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên hướng dẫn: Thạc sỹ Doãn Minh Thắng, giảng viên Nguyễn Hồng Vân Sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Tùng Lâm Sinh viên: Nguyễn Thị Tùng Lâm tiến hành thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình thời gian từ ngày 28/3/2016 đến ngày 20/5/2016, hướng dẫn trực tiếp giảng viên – Thạc sỹ Doãn Minh Thắng cô Nguyễn Hồng Vân Nhận xét giảng viên hướng dẫn trình thực tập sinh viên Nguyễn Thị Tùng Lâm: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… 30 Đánh giá chung giảng viên hướng dẫn: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo số 89/BC-UBND ngày 18/03/2015 UBND huyện Thái Thụy kết thực công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện Giáo trình: “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” - Trường Đại học Xã hội nhân văn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Quy chế làm việc Văn phịng UBND huyện Thái Thụy 31 Thơng báo số 26/TB-VP ngày 07/3/2016 UBND huyện Thái Thụy phân công nhiệm vụ lãnh đạo cán chuyên viên Văn phịng HĐNDUBND huyện Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 05/3/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10 Website: mvp.thaibinh.gov.vn 32 ... phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình 18 2.3 Nhận xét hoạt động phận Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình ... gian thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình, em chọn nội dung: "Công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình nay? ?? làm đề tài... thực công tác Văn thư, lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thái Thụy, tỉnh Thái Bình Từ năm 2014, Bộ phận Văn thư lưu trữ tiếp nhận triển khai Luật Văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh,