Tài liệu HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KPI TRÊN IHCM © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Thuật ngữ từ viết tắt Thuật ngữ/Từ viết tắt Ý nghĩa iHCM Hệ thống quản trị nguồn nhân lực iHCM Đơn vị Tên gọi chung tổ chức doanh nghiệp, đơn vị chi nhánh, phòng ban, phận,… Quản lý trực tiếp Người quản lý trực tiếp nhân viên Quản lý cấp Bao gồm người quản lý trực tiếp tất quản lý cấp Quản lý nhân Người quản lý vấn đề liên quan đến nhân nhân viên quản lý hồ sơ, chấm công,… Quản lý ủy quyền Người ủy quyền để quản lý nhân viên, ví dụ trưởng phòng ủy quyền cho phó phòng phê duyệt lịch nghỉ nhân viên phòng,… Người đại diện đơn vị Mỗi đơn vị có người đại diện chính, thường trưởng phòng, trưởng phận,… Người đại diện đơn vị Ngoài người đại diện chính, đơn vị có nhiều người đại diện phó giám đốc, phó phòng,… Cấp trực tiếp Người cấp trực tiếp người quản lý trực tiếp Cấp ủy quyền Người cấp trực tiếp người quản lý ủy quyền Cùng đơn vị Những người đơn vị phòng ban, phận,… Ngang cấp Là người có người quản lý trực tiếp Người xung quanh Bao gồm quản lý trực tiếp, quản lý ủy quyền, ngang cấp, cưới trực tiếp, cấp ủy quyền © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Mục lục Thuật ngữ từ viết tắt Mục lục Thiết lập KPI Quản lý KPI 2.1 Danh sách KPI 2.2 Dữ liệu KPI 2.3 Thông tin KPI Duyệt kết KPI 10 Báo cáo KPI 11 4.1 Báo cáo KPI nhân viên 11 4.2 Báo cáo KPI nhân viên 11 © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Thiết lập KPI iHCM công cụ hỗ trợ quản lý đo lường KPI cách hiệu quả, giảm thiểu tối đa thời gian triển khai, liệu thống minh bạch, thống kê, đánh giá, tổng hợp kết KPI xác Việc thiết lập KPI iHCM thực cách từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Danh sách KPI”  “Tạo KPI” để thiết lập KPI nhập thông tin liên quan đến mục tiêu © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD TAB 1: THÔNG TIN MỤC TIÊU  Chọn mục tiêu: Lựa chọn mục tiêu có sẵn (Lựa chọn mục tiêu có sẵn phần mềm tự động lấy thông tin tab Thông tin mục tiêu)  Loại mục tiêu: Lựa chọn loại mục tiêu cần xây dựng số đo lường KPI o Đơn vị: Mục tiêu cho công ty, phòng ban, phận o Nhân viên: Mục tiêu cho nhân viên  Đơn vị/ nhân viên: Lựa chọn đơn vị/ nhân viên thực mục tiêu  Mục tiêu: Thiết lập tên mục tiêu  Bảng mục tiêu: Lựa chọn bảng thiết lập sẵn quản trị dùng để quản lý mục tiêu theo năm dùng theo mục đích  Mức độ chia sẻ: Lựa chọn để cấu hình mặc định cá nhân có quyền mục tiêu thiết lập (cấu hình chi tiết module quản trị) o Chung toàn doanh nghiệp/ chung o Riêng phòng ban phận/ riêng  Nhóm mục tiêu: Lựa chọn nhóm mục tiêu thiết lập sẵn  Trọng số: Xác định mức độ quan trọng mục tiêu  Ngày bắt đầu/ hạn hoàn thành: Nhập liệu thời gian cho mục tiêu  Mô tả: Cập nhập mô tả chi tiết cho mục tiêu  Liên kết: Liên kết đến mục tiêu cha (Bản đồ mục tiêu tự động vẽ theo liên kết này)  Người thực hiện: Click chọn dể thêm người tham gia thực cho mục tiêu check chọn quyền o Quyền đọc: Được xem công việc o Quyền thông báo: Được xem nhận thông báo liên quan đến công việc o Quyền Thảo luận: Được xem, nhận thông báo, thảo luận công việc o Quyền Báo cáo: Được xem, nhận thông báo, thảo luận, cập nhật tiến độ công việc o Quyền ghi: Bao gồm quyền quyền sủa tên, thay đổi thời gian hoàn thành công việc TAB 2: THÔNG TIN KPI  Chọn KPI có sẵn: Lựa chọn KPI thiết lập sẵn thư viện KPI (Lựa chọn KPI từ thư viện phần mềm tự động lấy thông tin thiết lập sẵn)  Tần suất: Lựa chọn tuần suất, chu kỳ cần đo lường KPI: Ngày, tuần, tháng, quý, năm  Loại giá trị: © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD o Kiểu số: Định dạng KPI kiểu số o Kiểu danh mục: Định dạng KPI kiểu danh mục tự định nghĩa TAB 2.1: Thông tin KPI Kiểu số  Chiều hướng tốt: Xác định chiều hướng tốt cho KPI o Tăng: chiều hướng tăng tốt (các số doanh thu, độ hài lòng khách hàng….) o Giảm: chiều hướng giảm tốt (các số chi phí, phản hồi xấu từ khách hàng )  Hệ số hoàn thành (K): Dùng để xác định điểm KPI đạt thang điểm KPI o Kết thực hiện: Lấy kết thực so sánh với kết thang điểm o Kết quả/ tiêu: Lấy % kết quả/ tiêu so sánh với % thang điểm  Đơn vị đo: Xác định đơn vị đo lường KPI (triệu đồng, số, %, )  Tính điểm đánh giá KPI: Xác định thang điểm để đánh giá KPI (điểm, xu hướng)  Chỉ tiêu mặc định: Mặc định sẵn tiêu cho chu  Nhận kết từ KPI khác: lựa chọn KPI nguồn để cộng dồn tính trung bình lên KPI đích  Tính tiêu theo công thức: Chỉ tiêu tự động tính tổng trung bình theo công thức  Thực hiện: Nhấn thực để hoàn tất việc thiết lập KPI TAB 2.2: Thông tin KPI Kiểu danh mục  Tính điểm đánh giá KPI: Người dùng tự định nghĩa danh mục thang điểm KPI, tự xác định mực điểm xu hướng cho danh mục  Chỉ tiêu mặc định: Lựa chọn danh mục thiết lập để làm tiêu mặc định cho chu  Thực hiện: Nhấn thực để hoàn tất việc thiết lập KPI © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Quản lý KPI 2.1 Danh sách KPI Việc quản lý KPI iHCM phân cấp theo cấp độ: KPI cấp công ty, KPI cấp phòng ban KPI cấp cá nhân Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Danh sách KPI” để theo dõi quản lý KPI  Nhóm: Phân nhóm theo nhóm mục tiêu  Mục tiêu: Quản lý thông tin chung o Tên mục tiêu o Số công việc hoàn thành tổng số công việc mục tiêu o Số lượng comment o Đơn vị, cá nhân phụ trách mục tiêu o Thông tin chi tiết KPI  Đơn vị đo: Đơn vị đo lường KPI  Tần suất: Tần suất đo lường  Trọng số tổng: Tổng trọng số theo nhóm  Trọng số: Trọng số KPI  Chỉ tiêu mặc định: Chỉ tiêu mặc định cho chu 2.2 Dữ liệu KPI Tại tính Dữ liệu KPI người dùng giao tiêu, nhập kết KPI, kiểm soát Trend chu kỳ gần nhất, kiểm soát điểm số Ghi Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Danh sách KPI” để theo dõi quản lý KPI © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM           IHCM/HDSD Nhóm: Phân nhóm theo nhóm mục tiêu Mục tiêu: Thông tin mục tiêu Đơn vị đo: Đơn vị đo KPI Trọng số: Trọng số KPI Chỉ tiêu: Giao tiêu KPI theo chu kỳ Kết quả: Cập nhật kết KPI theo chu kỳ Trend: Thể thông tin chu kỳ gần Hệ số hoàn thành, điểm: Được tự động tính toán theo thiết lập ban đầu Điểm theo trọng số: Được tính theo công thức điểm * trọng số KPI Ghi chú: Nhập thông tin ghi theo chu kỳ KPI © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD 2.3 Thông tin KPI Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Danh sách KPI  Lựa chọn KPI cần xem chi tiết  click Thông tin KPI ” để quản lý chi tiết thông tin KPI Tính thông tin KPI giúp người dùng theo dõi chi tiết nội dung KPI bao gồm thông tin:          Tên mục tiêu Thời hạn mục tiêu Biểu đồ chu kỳ gần (lựa chọn thời gian để xem thêm chu kỳ) Chỉ tiêu: Chỉ tiêu KPI giao theo chu kỳ Kết quả: Kết KPI cập nhật theo chu kỳ Hệ số hoàn thành, điểm: Được tự động tính toán theo thiết lập ban đầu Điểm theo trọng số: Được tính theo công thức điểm * trọng số KPI Ghi chú: Nhập thông tin ghi theo chu kỳ KPI Thông tin KPI: Là thông tin thiết lập sẵn không thay đổi © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Duyệt kết KPI Sau tiêu giao kết cập nhật người có thẩm quyền (được phân quyền admin) duyệt mức độ xác KPI Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Dữ liệu KPI  Lựa chọn đối tượng cần duyệt  click Duyệt KPI ” để thực duyệt tiêu kết KPI  Click nút duyệt màu cam để duyệt tiêu  Click nút duyệt màu xanh để duyệt kết  Click duyệt tất để duyệt tất tiêu kết lúc Sau nhấn duyệt tiêu kết quả, KPI duyệt không phép thay đổi thông tin, trường hợp cần thiết phải thay đổi cần bỏ duyệt trường thông tin để thay đổi nội dung © Hyperlogy - All rights reserved 10 Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Báo cáo KPI 4.1 Báo cáo KPI nhân viên Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Báo cáo KPI  Lựa chọn Báo cáo KPI nhân viên” Để kiểm soát báo cáo KPI nhân viên Người dùng lựa chọn điều kiện tìm kiếm trường Thông tin tìm kiếm Nhấn kết xuất để kết xuất báo cáo excel 4.2 Báo cáo KPI nhân viên Người dùng từ menu chức năng, bấm chọn “KPI”  chọn “Báo cáo KPI  Lựa chọn Báo cáo KPI tổng hợp” Để kiểm soát báo cáo KPI tổng hợp Người dùng lựa chọn điều kiện tìm kiếm trường Thông tin tìm kiếm Nhấn kết xuất để kết xuất báo cáo excel © Hyperlogy - All rights reserved 11 ... thiết lập KPI © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI iHCM IHCM/HDSD Quản lý KPI 2.1 Danh sách KPI Việc quản lý KPI iHCM phân cấp theo cấp độ: KPI cấp công ty, KPI cấp phòng ban KPI cấp... KPI iHCM IHCM/HDSD o Kiểu số: Định dạng KPI kiểu số o Kiểu danh mục: Định dạng KPI kiểu danh mục tự định nghĩa TAB 2.1: Thông tin KPI Kiểu số  Chiều hướng tốt: Xác định chiều hướng tốt cho KPI. .. lập KPI iHCM thực cách từ menu chức năng, bấm chọn KPI  chọn “Danh sách KPI  “Tạo KPI để thiết lập KPI nhập thông tin liên quan đến mục tiêu © Hyperlogy - All rights reserved Quản lý KPI