Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Vị trí chức Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức Bộ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN Hệ thống hóa văn quản lý Bộ KH&CN quy định công công tác văn thư, lưu trữ Mô hình tổ chức văn thư Bộ Khoa học Công nghệ Các hình thức văn Bộ Khoa học công nghệ Các quy định thể thức văn II CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN Công tác soạn thảo văn ban hành văn Kiểm soát tổ chức thực văn đến Kiểm soát tổ chức thực văn Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN I ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT Ưu điểm II ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN PHẦN PHỤ LỤC……………… Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành vụ giản đơn, ngày điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thông tin cách mạnh mẽ Đặc biệt, đời máy tính mạng internet với phần mềm quản lý như: nhân sự, tài chính, văn bản, giúp cho công tác văn phòng trở nên chuyên nghiệp, hiệu hơn, đáp ứng yêu cầu ngày tăng xã hội Chính cần phải có đội ngũ cán làm công tác văn phòng đào tạo trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ - kỹ năng, thực tế lên hai yêu cầu cấp thiết đòi hỏi người sinh viên nói chung sinh viên theo ngành Quản trị văn phòng nói riêng phải đáp ứng khả giao tiếp tiếng anh sử dụng thành thạo tin học văn phòng Lâu nay, mắt người dân thủ tục hành phức tạp, rườm rà, thiếu công khai, minh bạch chí nhiêu khê Điều ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải công việc người dân, giảm lòng tin nhân dân nhà nước máy hành nhà nước Bước vào thời kỳ hội nhập phát triển kinh tế, để tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển thành phần kinh tế thu hút nguồn đầu tư nước cải cách thủ tục hành chính, đơn giản hoá khâu trình giải công việc cá nhân, tổ chức có vai trò ý nghĩa vô quan trọng Với mục đích đơn giản, công khai minh bạch thủ tục hành nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, Chính phủ ban hành Nghị số 38/CP ngày 04-5-1994 cải cách bước thủ tục hành việc giải công việc công dân tổ chức, mở đầu cho hoạt động thực đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo bước đột phá lớm hoạt động nâng cao hiệu quản lý quan nhà nước lĩnh vực, chuyển biến rõ rệt việc xây dựng hoàn thiện thể chế Nhà nước Tiếp đó, Thủ tướng Chính phủ ban hành loạt quy định cải cách Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội thủ tục hành chính, tạo hành lang pháp lý cho việc triển khai thực cải cách thủ tục hành theo hướng đổi mới, đáp ứng nhu cầu xã hội Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg với Chương trình tổng thể cải cách hành Nhà nước giai đoạn 2001-2010; Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg việc ban hành quy chế thực chế “một cửa” quan nhà nước địa phương gần Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg Ban hành Quy chế thực chế “một cửa”, chế “một cửa liên thông” quan hành nhà nước địa phương Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết yêu cầu thực tiền, hiểu đặc điểm, hoạt động công tác văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập, đặc biệt đợt kiến tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị giúp sinh viên vận dụng kiến thức học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng Đây hội để sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin giao tiếp có thêm kinh nghiệm Thông qua kiến tập ngành nghề, sinh viên có hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ thực hành để sau tốt nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụ giao trình công tác Cũng thời gian này, em nhận yêu cầu môn kỹ tổ chức kiểm tra với đề tài “Anh (Chị) khảo sát đánh giá đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng công tác kiểm soát tổ chức thực văn quan cụ thể.” Được đồng ý Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ, em tiếp nhận Phòng Hành – Tổ chức đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ để giúp phận văn thư Phòng nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ, thực nghiệp vụ chuyên môn khác mà đào tạo số công việc khác Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hướng dẫn cán bộ, chuyên viên Phòng Đây môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ nghiệp vụ công tác Hành văn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế quan nơi kiến tập, em nhận thức nắm rõ vai trò, nhiệm vụ công tác văn phòng, nâng cao lực làm việc động, nhiệt tình lòng say mê nghề nghiệp cán văn phòng Trong thời gian kiến tập tháng (từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) Phòng Hành – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ, em nhận hướng dẫn tận tình cán bộ, công chức Phòng đặc biệt bảo tận tình chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập Do thời gian, kỹ vốn kiến thức có hạn chế định, báo cáo em đề tài, việc khảo sát, đánh giá đưa đề xuất, giải pháp không tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định Chính vậy, để báo cáo hoàn thiện hơn, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, công chức Phòng Hành – Tổ chức; thầy, cô Khoa Quản trị văn phòng để Báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học Công nghệ Tên, địa chỉ, số điện thoại Bộ Khoa học Công Nghệ - Địa quan: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội - Tổng đài: (84-4) 556 3456 - Lễ tân: (84-4) 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733 - Email: vanthu@most.gov.vn - Website: http//www.most.gov.vn Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I VÀI NÉT VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Bộ Khoa học Công nghệ (KH&CN), tiền thân Uỷ ban Khoa học Nhà nước (UBKHNN) thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang Bộ KH&CN trình vừa hình thành, vừa xây dựng hoàn thiện Trong trình phát triển đó, nhận thức nội dung trách nhiệm quản lý KH&CN ngày nâng cao Hoạt động quản lý KH&CN Bộ phát triển chiều rộng lẫn chiều sâu ngày có hiệu Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch phát triển khoa học kỹ thuật, đưa khoa học kỹ thuật Việt Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần đẩy mạnh công xây dựng CNXH Miền Bắc đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN tách thành quan: Uỷ ban Khoa học Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) Viện Khoa học Xã hội Việt Nam UBKH&KTNN quản lý thống tập trung công tác khoa học kỹ thuật trực tiếp thực chức Viện nghiên cứu khoa học tự nhiên khoa học kỹ thuật nhằm thực cách mạng kỹ thuật nước ta, phục vụ công xây dựng bảo vệ CNXH Miền Bắc, đấu tranh thực thống nước nhà Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn cấp bách nước vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai chiến tranh biên giới, khối nghiên cứu tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam UBKH&KTNN lúc chịu trách nhiệm quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội kỹ thuật phạm vi nước nhằm phục vụ đắc lực công xây dựng sở vật chất kỹ thuật CNXH, nâng cao đời sống nhân dân củng cố quốc phòng Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn thay đổi quan trọng đường lối, sách Đảng đổi chuyển đổi kinh tế từ chế kế hoạch hóa tập trung sang kinh tế thị trường định hướng XHCN Năm 1990, UBKH&KTNN đổi tên thành UBKHNN, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm khuyến khích việc sáng tạo ứng dụng rộng rãi thành tựu khoa học kỹ thuật, đưa lại hiệu thiết thực cho thời kỳ phát triển đất nước Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường thành lập bối cảnh đất nước thực công đổi chuẩn bị bước vào thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, đại hóa Bộ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu công nghiệp (SHCN) bảo vệ môi trường phạm vi nước Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN thành lập theo Nghị Kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI Bộ KH&CN có chức quản lý nhà nước hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu trí tuệ (SHTT); lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý Việc thành lập Bộ KH&CN giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá hội nhập kinh tế quốc tế thể quan tâm Đảng Nhà nước nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung cho nhiệm vụ quản lý nhà nước KH&CN phạm vi nước, khẳng định vị vai trò Bộ việc điều phối thúc đẩy hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho phát triển kinh tế đất nước hội nhập Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong suốt chặng đường xây dựng phát triển, Bộ KH&CN không ngừng khắc phục khó khăn, phấn đấu thực tốt trọng trách quan tham mưu, giúp Đảng Chính phủ quản lý thống KH&CN phạm vi nước, đạt thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho nghiệp xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước Đó kết trình phấn đấu bền bỉ, lâu dài tập thể Lãnh đạo đội ngũ cán bộ, công chức Bộ II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Vị trí chức Bộ Khoa học Công nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật Nhiệm vụ quyền hạn Bộ Khoa học Công nghệ thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây: - Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết, nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm Bộ phê duyệt dự án, đề án theo phân công Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm, hàng Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội năm dự án, công trình quan trọng quốc gia ngành thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Công nghệ quản lý - Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc lĩnh vực Bộ Khoa học Công nghệ quản lý - Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học công nghệ chủ yếu năm kế hoạch khoa học công nghệ hàng năm, chương trình nghiên cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ phù hợp với chiến lược phát triển khoa học công nghệ theo phân cấp, ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ - Ban hành thông tư, định, thị văn khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ; đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản lý Bộ sau ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật khoa học công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ - Hướng dẫn, kiểm tra ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc ngành, lĩnh vực theo danh mục Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều chỉnh, thu hồi, gia hạn loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký phạm vi quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực Bộ theo quy định pháp luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động quan chuyên môn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ - Về hoạt động khoa học công nghệ: a) Chỉ đạo thực phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu khoa học phát triển công nghệ năm hàng năm, chuyển giao công nghệ, thúc đẩy việc Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 10 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐCP c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 24 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn a) Đơn vị soạn thảo văn tiến hành công việc sau: - Lựa chọn bì; - Viết bì viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh); - Vào bì dán bì; b) Văn thư Bộ tiến hành công việc sau phát hành: - Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) - Phân loại bì để chuyển cho quan bưu chuyển trực tiếp văn có yêu cầu Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn b) Đối với văn "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân Bộ cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 50 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Khoa học Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐCP Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ Phòng Tổng hợp); nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ để xử lý Điều 25 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Bộ 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư Bộ phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 26 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ Bộ Khoa học Công nghệ, đơn vị thực tế công việc giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 51 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian diễn biến giải công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Bộ đơn vị; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; d) Thông tin hồ sơ phải mô tả đầy đủ xác phiếu biên mục hồ sơ điền đầy đủ thông tin in bìa hồ sơ Điều 27 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức a) Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ đơn vị cán văn thư - lưu trữ đơn vị theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn phải đồng ý Lãnh đạo đơn vị nơi cán bộ, công chức công tác, thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, công chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng mang sang quan khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình toán tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 52 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội a) Lưu trữ đơn vị, cán văn thư - lưu trữ đơn vị chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị cho Lưu trữ Bộ (Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ), trừ trường hợp quy định Điều 37 Quy chế b) Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành văn giao nhận gồm 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Bên giao bên nhận bên giữ Điều 28 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Trách nhiệm Bộ trưởng a) Chỉ đạo chung ủy quyền cho Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng đạo công tác xây dựng Danh mục hồ sơ Bộ Khoa học Công nghệ, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ b) Ban hành theo thẩm quyền văn quy định công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu Bộ Khoa học Công nghệ c) Quyết định hình thức khen thưởng, kỷ luật cá nhân, đơn vị công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu Trách nhiệm Chánh Văn phòng Bộ a) Tham mưu, giúp Bộ trưởng đạo, hướng dẫn đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ b) Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc đơn vị thuộc Bộ nghiêm túc thực quy định công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ c) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu Văn phòng Bộ vào Lưu trữ Bộ Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ a) Hằng năm, đạo xây dựng Danh mục hồ sơ đơn vị; tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ Bộ b) Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức đơn vị nghiêm túc thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định c) Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc thực công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức a) Trực tiếp lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm việc khai thác thông tin hồ sơ chưa nộp vào lưu trữ quan; c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 53 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Cán văn thư, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức đơn vị lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị theo quy định Mức độ hoàn thành công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Điều tiêu chí bình xét thi đua - khen thưởng năm cá nhân, đơn vị Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 29 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng dấu Bộ Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu Bộ Khoa học Công nghệ, dấu đơn vị giao cho cán văn thư chuyên trách quản lý sử dụng Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Thủ trưởng đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc cán văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan phải đồng ý Chánh Văn phòng Bộ (đối với dấu Bộ) Thủ trưởng đơn vị (đối với dấu đơn vị) chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 30 Sử dụng dấu Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu phải tự tay đóng dấu vào văn Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền Chương III Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 54 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 31: Nhiệm vụ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ: a) Hướng dẫn cán bộ, công chức Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; g) Báo cáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ theo quy định Điều Quy chế Điều 32 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Hàng năm, Lưu trữ Bộ Lưu trữ đơn vị tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan Cụ thể sau: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gồm tờ nhan đề, phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu tờ kết thúc theo Mẫu Phụ lục VI Quy chế Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu theo Mẫu Phụ lục VI Quy chế Điều 33 Chỉnh lý tài liệu Hàng năm, Lưu trữ Bộ Lưu trữ đơn vị tổ chức chỉnh lý tài liệu thu thập theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ nhằm bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ Bộ Phông lưu trữ đơn vị Hồ sơ, tài liệu Bộ Khoa học Công nghệ đơn vị trực thuộc Bộ phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 55 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 34 Xác định giá trị tài liệu Lưu trữ Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Bộ Khoa học Công nghệ ban hành sau có ý kiến thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ giúp Thủ trưởng đơn vị xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu ban hành sau có ý kiến thẩm định Văn phòng Bộ Điều 35 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ, Thủ trưởng đơn vị định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ Chủ tịch Hội đồng; b) Cán lưu trữ Thư ký Hội đồng; c) Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 56 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Điều 36 Huỷ tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị b) Thủ trưởng đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định văn Văn phòng Bộ ký Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị (theo Mẫu Phụ lục VI Quy chế này); tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu d) Văn đề nghị thẩm định đơn vị có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Văn phòng Bộ e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản đơn vị có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Các đơn vị, cá nhân không tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu Bộ đơn vị hình thức Đối với loại sách báo, tạp chí, chụp, giấy nháp không nhu cầu sử dụng, đơn vị, cá nhân tự huỷ sau có ý kiến thẩm tra cán lưu trữ Điều 37 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Danh mục đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quy định Phụ lục V Quy chế Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 57 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Những tài liệu Bộ, đơn vị không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử bảo quản Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị hết giá trị bảo quản làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định pháp luật Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 38 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị cán bộ, công chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị tập trung bảo quản kho Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ Bộ Khoa học Công nghệ, đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 39 Đối tượng, thẩm quyền thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức trong, Bộ Khoa học Công nghệ cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng Trưởng Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, Lãnh đạo phụ trách phận văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Bộ phép giải nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường cán bộ, công chức Bộ Cán bộ, công chức Bộ Khoa học Công nghệ nghiên cứu tài liệu mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Chánh Văn phòng Bộ Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Chánh Văn phòng Bộ Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý Người nước có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn đề nghị giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác, học tập tổ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 58 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội chức quản lý có thẩm quyền phải Chánh Văn phòng Bộ Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ đồng ý Cán bộ, công chức mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau Chánh Văn phòng Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trực thuộc Bộ cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ quy định thời gian cho phép Việc khai thác, sử dụng tài liệu mật thực theo Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước Bộ pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 40 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm: a) Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị; b) Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; c) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ; d) Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị thực Điều 41 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải có Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ ban hành Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ bao gồm nội dung sau: a) Thời gian phục vụ khai thác tài liệu b) Các giấy tờ cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Vật dụng không mang vào phòng đọc d) Trách nhiệm độc giả tuân thủ hướng dẫn cán lưu trữ chấp hành nghiêm chỉnh quy định sử dụng tài liệu, vào quan, phòng chống cháy nổ Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Sổ đăng ký khai thác tài liệu để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Người khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh Nội quy khai thác tài liệu lưu trữ; không tự ý sao, chụp tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép; không viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu hồ sơ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 59 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 42 Tổ chức thực Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực Quy chế báo cáo Bộ trưởng Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới toàn thể cán bộ, công chức đơn vị Trong trình thực Quy chế, có vấn đề vướng mắc, đơn vị, cán bộ, công chức phản ánh Văn phòng Bộ để trình Bộ trưởng xem xét, định./ BỘ TRƯỞNG (đã ký) Nguyễn Quân PHỤ LỤC: 02 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đến: Trách nhiệm Sơ đồ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D Mô tả công việc 60 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Văn thư chuyên trách quan Chánh văn phòng/Phó Chánh văn phòng Bộ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tiếp nhận văn Phân loại văn bản, Trả lại VB bóc bì, đóng dấu không trình cho Lãnh đạo địa - Nhận văn bản, đóng dấu “CÔNG VĂN ĐẾN”, ghi rõ liệu: số, ngày, tháng, năm, cập nhật vào sổ công văn đến - Phân loại sơ trình lãnh đạo Bộ - Trả lại văn chuyển nhầm địa VP Bộ Xem xét, giao cho cá nhân phận chức giải - Chỉ rõ yêu cầu, mức độ, biện pháp, thời hạn giải văn Lãnh đạo Bộ Văn thư chuyên trách quan - Cần rõ đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính/hoặc phối hợp - Nhận lại chuyển giao VB có ý kiến lãnh đạo Bộ cho phận chức - Thực lưu lại phận văn thư phần mềm quản lý VB (theo yêu cầu lãnh đạo) - Chụp lưu 01 theo yêu cầu - Scan, tạo luồng xử lý cho cá nhân phận phân công phần mềm QLVB - Phân phối văn cho cá nhân/bộ phận lấy chữ ký đại diện nơi nhận văn vào sổ công văn đến - Văn thư cần đăng ký Các cá nhân đầylãnh đủ đạo đơn thông tin xử cầnlý - Văn thư đơn vị đăng ký văn vào sổ theo dõi “công văn đến”, chuyển vị để phận thiết văn - Lãnh đạo chức đơn vị thựccóhiện giao cho chuyên viên thực hiện/ giải vănbản bảnphát sinh - Nếu văn nhiệm vụ mới, chuyên trách nhiệm viên cần mở hồ sơ để lưu giải văn văn vào hồ sơ công việc PHỤ LỤC: 03 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý giải văn đi: Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 61 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trách nhiệm Cán phân công Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tiến trình Soạn thảo, lấy ý kiến đóng góp Mô tả công việc Soạn thảo mới/sửa đổi cũ trình xin ý kiến đóng góp Có thế: Lãnh đạo Bộ lãnh đạo đơn vị, phận Lãnh đạo Bộ Cán văn thư chuyên trách quan - Đồng ý với dự thảo Kiểm tra, xem xét, góp ý để hoàn - Yêu cầu sửa đổi số câu, chỉnh dự thảo (có thể phải góp ý từ, lỗi tả, viết hoa… yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần Phê duyệt Kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức kỹ thuật trình bày văn Chánh Văn phòng Xem xét, định người có trách nhiệm Đăng ký văn vào sổ theo dõi Cán văn thư chuyên trách quan phần mềm VP-Net Bộ - Yêu cầu sửa đổi bố cục bổ sung nội dung văn - Nếu đồng ý, ký duyệt văn - Trước đóng dấu, trường hợp có sai sót thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày VB, văn thư thông báo cho đơn vị soạn thảo để khắc phục - Trong tiến hành kiểm tra, có vướng mắc văn thư phải báo cho Chánh văn phòng người có thẩm quyền - Văn lưu gồm 02 Một lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo Ghi số, ngày tháng, đóng dấu làm thủ tục ban hành PHỤ LỤC: 04 Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 62 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Một số hình ảnh công tác kiểm soát tổ chức thực văn Bộ Khoa học Công nghệ Ảnh: Cửa giao dịch công văn Bộ phận Văn thư Bộ Ảnh: Cốp để tài liệu công văn đơn vị Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 63 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Ảnh: Số lượng văn hàng ngày phát ban hành Bộ Ảnh: Phần mềm quản lý văn Bộ Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 64 ... Khu công nghệ cao Hòa Lạc danh sách đơn vị nghiệp khác có thuộc Bộ Khoa học Công nghệ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ I CÁC... lệ quốc tế II CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN Tất văn đi, văn đến Bộ Khoa học Công nghệ quản lý tập trung Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký... CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC VĂN BẢN Sinh viên: Đinh Tuấn Phương - Lớp: ĐHQTVPK1D 21 Môn: Kỹ Tổ chức Kiểm tra Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Hệ thống hóa văn quản lý Bộ KH&CN