15 kỹ thuật làm việc hiệu người Nhật Kỹ thuật số 1: Hình thành thói quen làm việc LUÔN VÀ NGAY Hãy tạo thói quen làm việc ngày để bỏ tính trì hoãn Bạn sếp giao dự án phải hoàn thành tháng Hãy lên kế hoạch từ lúc nhận việc, bắt tay vào làm bước Đừng để nước đến chân nhảy Tác dụng kỹ thuật số 1: giúp bạn thắng sức ỳ Bạn áp dụng quy tắc 10 giây sau Bắt đầu công việc với 10 giây Khi qua 10 giây này, não tập trung làm việc không nghĩ đến việc trì hoãn Bên cạnh đó, thói quen làm việc loại bỏ chủ nghĩa hoàn hảo Tại ư? Vì lúc nghĩ giỏi, có nhiều thông tin đầy đủ tài liệu làm thực tế ta chẳng bắt tay vào làm việc Nếu bạn nghĩ bạn có đầy đủ vốn từ vựng tiếng Nhật bạn nói chẳng bạn nói tiếng Nhật Hãy bắt đầu từ việc nhỏ nhất, bước bạn hoàn thành công việc Kỹ thuật số 2: Sử dụng TÂM, làm việc tinh thần ý chí Hầu đặt trách nhiệm lên hàng đầu làm việc Trách nhiệm với công việc điều thiếu Tuy nhiên, có thứ trách nhiệm mà người Nhật có TÂM Hẳn có nhiều người thắc mắc rằng: Tâm liên quan đến công việc? Tôi làm việc cần trách nhiệm được, không cần đến tâm có không? Sẽ câu trả lời rõ ràng cho thắc mắc Bởi tâm coi yếu tố lạ kỳ có liên quan đến công việc Trí Và việc bắt buộc phải có tâm với công việc điều Tâm công việc xuất phát từ thân người Khi vượt lên trách nhiệm cộng với tình yêu công việc, lúc bạn làm việc tâm Tất tinh thần, ý chí bạn hướng công việc đó, mong muốn làm điều Tuy nhiên, ý chí bị ảnh hưởng hay tác động tiêu cực, bạn khó làm cho công việc trôi chảy Chính vậy, TÂM tịnh TRÍ sáng TÂM tịnh TRÍ sáng Kỹ thuật số 3: Tư hướng mục đích Trong dự án, ta cần làm nhiều đầu việc nhỏ Làm việc cần hiểu mục đích gì, có giúp ích cho toàn dự án hay không Không vậy, ta phải biết đích mong muốn việc Để từ mục đích đó, ta suy ngược lại hoạt động cần thực Ví dụ, bạn có dự án “Giới thiệu TALET, trang web tuyển dụng việc làm Nhật Bản cho người Việt mạng xã hội” Với dự án này, có nhiều việc ta phải làm: nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nhu cầu người dùng điểm khác biệt TALET Với việc nhỏ trên, ta xác định mục đích cụ thể Nghiên cứu thị trường để hiểu đối tượng khách hàng tiềm Tìm hiểu nhu cầu người dùng để xem họ có nhu cầu chưa đáp ứng, mong muốn điều Điểm khác biệt TALET cung cấp việc làm Nhật Bản cho người Việt, dịch CV chuẩn Nhật miễn phí Sau đó, hiểu mục đích ta lên kế hoạch thực Chẳng hạn, nghiên cứu thị trường cách vấn khách hàng, quan sát, tìm hiểu số liệu… Lợi ích kỹ thuật số giúp tập trung vào đích cuối cùng, để từ ta vạch hướng cụ thể Kỹ thuật số 4: Ghi chép sơ đồ, hình họa, mind-map Bộ não người xử lý hình ảnh nhanh chữ gấp 60,000 lần Vì thế, thay ghi chép chữ, sử dụng sơ đồ, hình họa hay đồ tư (mind-map) Bạn nhớ thông tin nhanh nhiều Sử dụng sơ đồ tư công việc Kỹ thuật giúp bạn nâng cao tư logic trình ghi chép Không bạn triển khai thông tin xác, rõ ràng, hiệu nhanh Việc lựa chọn dùng sơ đồ, hình họa hay mind-map phụ thuộc vào nội dung khả năng, sở thích bạn Nhiều người dùng mind-map, có người dùng sơ đồ Thậm chí có người kết hợp ba Nói chung, bạn sử dụng lựa chọn cho việc ghi chép mang lại đầy đủ thông tin cho bạn khiến bạn nhớ Kỹ thuật số 5: Nâng cao khả giải vấn đề cách tự hỏi/tự trả lời Kỹ giải vấn đề bẩm sinh Để rèn luyện kỹ này, cần chủ động tìm hiểu, đặc biệt tự hỏi tự trả lời Ta hỏi xung quanh vấn đề gặp với 5W 2H:      What? (Cái gì) Where? (Ở đâu) When? (Khi nào) Who? (Ai) Why? (Tại sao) - How? (Như nào) - How many? (Bao nhiêu) Tự hỏi/tự trả lời để giải vấn đề tốt Để tăng độ tập trung, bạn nói thành tiếng cần Điều không quen lạ Nhưng với người Nhật điều bình thường Có hội làm việc với họ, bạn bắt gặp họ ngồi nói lẩm bẩm Đừng ngạc nhiên Họ tự hỏi tự trả lời để giải vấn đề họ Kỹ thuật số 6: Bắt đầu ngày làm việc việc lên danh sách task (nhiệm vụ) cần xử lý ngày Một ngày ta có nhiều đầu việc phải làm Nếu không lên danh sách việc cần làm ra, bạn dễ dàng bỏ sót công việc Không thể quản lý việc quan trọng cần làm ngay, việc chưa cần làm nghỉ đầu Bởi có nhiều việc phải nghĩ, phải nhớ Có thể lúc bạn biết cần làm việc gì, lúc việc chất đống lên, không xử lý hết bạn chẳng nhớ hết đâu Vì thế, dành phút ngày, sáng tối để liệt kê task cần làm, cần phải thực Khi đó, bạn cần làm theo task Mọi nhiệm vụ lớn, nhỏ kiểm soát bạn viết theo dõi hàng ngày Chỉ vậy, bạn làm việc hiệu Kỹ thuật số 7: Đặt độ ưu tiên cho task Để thực công việc hiệu nhất, cần đặt độ ưu tiên cho nhiệm vụ Bạn thực hết task ngày Cần phải chia theo mức độ ưu tiên để làm Hãy sử dụng ma trận định: The Eisenhower Decision Matrix Sử dụng ma trận Eisenhower công việc Ma trận chia làm ô     Ưu tiên 1: Quan trọng khẩn cấp Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp bạn cho vào ô Những việc bạn cần phải thực Ưu tiên 2: Quan trọng không khẩn cấp Chẳng hạn dự án A phải hoàn thành tháng tới Bạn hoàn thành dự án mà chia nhỏ ra, làm ngày Để đến hết tháng lúc bạn thực xong Ưu tiên 3: Không quan trọng khẩn cấp Bao gồm họp phòng, nghe điện thoại… Những việc không thực quan trọng, cần phải làm Ưu tiền 4: Không quan trọng không khẩn cấp Ví dụ: lướt facebook, đọc báo, chơi game, Là việc bạn không làm không Những việc mức độ ưu tiên cuối cùng, sau bạn thực việc mục ưu tiên Theo ma trận này, bạn làm chủ công việc mình, không cần phải “nước đến chân nhảy” Kỹ thuật số 8: Đặt deadline rõ ràng cho task Sau bạn đặt ưu tiên cho task (nhiệm vụ), việc đặt deadline để hoàn thành chúng Dẫu có việc gấp hay không, việc đưa deadline khiến bạn chủ động làm Tránh tình trạng trì hoãn kéo dài Khi đặt deadline cụ thể xong, bạn nên công khai deadline cho team, phòng Mục đích để tạo cảm giác không hoàn thành đúng, người đánh giá làm việc không hiệu Khi có tâm lý này, bạn chủ động hoàn thành deadline Đặt deadline cho đầu việc Đặt deadline rồi, bám chặt vào để quản lý tiến độ tốt Và đặc biệt, cố gắng hoàn thành công việc nhanh deadline Đừng để nước đến chân nhảy Càng hoàn thành sớm bao nhiêu, bạn có thời gian để làm công việc khác Kỹ thuật số 9: Response (trả lời) nhanh: Hiện nay, hầu hết công ty, nhân viên trao đổi công việc với qua phần mềm chat Skype, Chatwork… Vậy response nhanh nghĩa nào? Nghĩa trả lời tin nhắn, email cùa đồng nghiệp Ví dụ sếp bạn gửi cho bạn yêu cầu cần hoàn thành buổi sáng, không check tin nhắn skype mà đến trưa bạn đọc thực không hay chút Nếu người có chat đến hay gửi mail đến, bạn trả lời họ lại Nếu chưa thể thực yêu cầu họ luôn, nói với họ làm việc sau Ít bạn thông báo cho họ Để thực kỹ thuật số này, áp dụng quy tắc phút: thực việc mà thời gian thực phút: trả lời email, tin nhắn Kỹ thuật giúp bạn nâng cao hỉnh ảnh thương hiệu cá nhân nhanh Bạn có muốn làm việc với người mà bạn gửi mail tuần sau người phản hồi lại? Hay tin nhắn skype bạn từ sáng đến tận chiều trả lời? Tôi biết có số người có công việc bận, thời gian để check mail hay chat Nhưng áp dụng quy tắc phút Nó không lấy nhiều thời gian bạn đâu Kỹ thuật số 10: Không theo chủ nghĩa hoàn hảo Nghe nực cười, bạn Không theo chủ nghĩa hoàn hảo Điều áp dụng cho đa số task tốn nhiều thời gian Tưởng tượng dự án bạn có 10 đầu việc nhỏ phải làm Nếu bạn chăm chăm vào nhiệm vụ, phải cho tốt mà bỏ qua nhiệm vụ lại không Bạn vừa làm thời gian mình, vừa khiến cho dự án chậm tiến độ Hãy làm, có khoảng thời gian xem xét, đánh giá lại Chỗ chưa tiếp tục khắc phục Vừa làm vừa chỉnh Nhiều người Nhật, họ nói sản phẩm họ chưa hoàn hảo Dù thấy sản phẩm họ làm vô tuyệt vời Nhưng với ý nghĩ giúp họ nhìn nhận, đánh giá tiếp tục làm cho sản phẩm tốt Hãy nhớ đến câu này: “If you want for perfect, you’ll never get anything done” Kỹ thuật số 11: Từ chối công việc không liên quan, không phù hợp Từ chối nghệ thuật Nhiều người nể, ngại mà ôm đống việc vào thân Điều khiến bạn thêm stress mà Chất lượng công việc không đạt kết tốt Hãy biết cách từ chối việc không liên quan, không phù hợp Bạn có việc phải làm, giới hạn vài lĩnh vực Hãy làm tốt việc trước Kỹ thuật số 12: Biết sử dụng người khác cách khéo léo Nếu bạn tự tìm tòi, giải công việc điều tốt khéo léo nhờ người phù hợp giúp đỡ, trợ giúp tăng hiệu công việc lên nhiều Ví dụ, để hoàn thành dự án “ Giới thiệu trang web tuyển dụng TALET” tới nhiều người quan tâm tới công việc Nhật Bản hơn, phòng Marketing khó làm Cần nhờ thêm trợ giúp bạn phòng khác Phát triển phần mềm, Web… Có vậy, dự án hoàn thành tốt Để áp dụng kỹ thuật số 12 này, bạn cần có khả tương tác, làm việc nhóm với người Và ý nhờ giúp đỡ người khác, đừng gây áp lực cho họ Thật tinh tế, hiểu tâm lý người Ai có nhiều việc phải làm rồi, bạn bắt ép họ phải giúp bạn Thêm điều nữa, nhớ đưa nội dung rõ ràng người bạn muốn nhờ, để hai bên thực hiểu công việc cần làm Đồng thời, theo dõi trình làm việc người đặc biệt cảm tạ họ Thời gian người quý báu Khi có người sẵn sàng dành thời gian họ cho bạn bạn nhớ trân trọng điều Kỹ thuật số 13: Họp - đừng lấy thời gian người khác Kỹ thuật chủ yếu dành cho làm sếp, làm trưởng phòng leader, người thường xuyên phải cần họp với đồng nghiệp Mỗi hiểu thời gian vàng Mỗi phút, trôi lấy lại Chính cần lên kế hoạch để quản lý tốt Và họp Cũng cần phải tổ chức hợp lý Có yếu tố cần có để có họp nhanh-hiệu quả:      Một, chuẩn bị trước tài liệu, nội dung Đừng để đến vào họp nghĩ xem cần nói gì, cần chuẩn bị tài liệu Thực tốn nhiều thời gian bạn người Hai, nói rõ mục đích từ đầu buổi họp để người tập trung vào đó, tránh lan man Ba, đứng họp giúp tăng khả suy nghĩ lên 33% Hầu ngồi họp Tuy nhiên, đứng họp ta tập trung hơn, suy nghĩ hiệu Bốn, họp phòng họp bé khiến người hoạt bát ý kiến nhiều Bạn tưởng tượng team người mà họp phòng họp rộng thênh thang Không khí họp loãng Cảm giác phòng họp nuốt chửng Năm, nói ngắn gọn, súc tích rút kết luận Chỉ cần cung cấp thông tin thực cần thiết Một họp mà kéo dài - tiếng đồng hồ khiến người oải không hiệu Các sếp, làm leader nhớ kỹ thuật số 13 Kỹ thuật số 14: Nghỉ ngơi Chúng ta người, máy, làm việc mà không nghỉ ngơi Dù có nhiều việc đến mấy, cần phải dành thời gian cho nghỉ ngơi Sắp xếp thời gian làm việc cho hợp lý Chẳng hạn làm việc 50 phút, sau nghỉ ngơi 10 phút Có bạn có lượng, sức lực để làm tiếp Đừng để thể kiệt quệ hay thiếu lượng Khi bạn muốn làm việc hiệu Nếu bị stress, đến không gian xanh, lại khoảng - 10 phút cho tinh thần thật thư thái Ngồi thiền ý tưởng hay Kỹ thuật số 15: Yêu công việc làm "Công việc chiếm phần lớn đời bạn, cách để hài lòng tuyệt đối làm bạn tin điều lớn lao Và cách để làm nên điều lớn lao yêu bạn làm" Chỉ bạn có tình yêu với công việc làm, bạn có đủ nhiệt huyết để làm hàng ngày Dẫu bạn làm lương cao, danh tiếng hay điều nữa, yếu tố cần yêu công việc làm Đừng biến công việc trở thành điều nặng nề Vì bạn người lựa chọn để làm công việc Vậy thay có thái độ tiêu cực, cho việc làm nhàm chán ta không thay đổi thái độ đi? Chì cần có tình yêu vào công việc, trạng thái bạn làm thay đổi hoàn toàn Cũng giống yêu người Nếu người bạn yêu, bạn muốn gặp người đó, bất chấp tất để hai người bên Công việc tương tự Yêu công việc, công việc “yêu” lại bạn, thành công tới Trên 15 kỹ thuật làm việc người Nhật Bạn áp dụng tất kỹ thuật chọn cho kỹ thuật phù hợp Chúng ta sống có lần nên sống cho thật ý nghĩa Những kỹ thuật Morning Japan gửi đến bạn, hy vọng giúp bạn có cách thức làm việc để có công việc hiệu hơn, có sống trọn vẹn Quan trọng hết bạn muốn thay đổi thân Dù có 20, 30 kỹ thuật hay nhiều mà không chịu hành động tất lý thuyết xuông mà Chúc bạn thành công công việc sống Hãy theo dõi ủng hộ MorningJapan nhé! Điều cuối Morning Japan muốn nhắn gửi với bạn là: Nguồn: Sưu tầm ... người Nếu người bạn yêu, bạn muốn gặp người đó, bất chấp tất để hai người bên Công việc tương tự Yêu công việc, công việc “yêu” lại bạn, thành công tới Trên 15 kỹ thuật làm việc người Nhật Bạn... dụng tất kỹ thuật chọn cho kỹ thuật phù hợp Chúng ta sống có lần nên sống cho thật ý nghĩa Những kỹ thuật Morning Japan gửi đến bạn, hy vọng giúp bạn có cách thức làm việc để có công việc hiệu hơn,... nhiều đầu việc phải làm Nếu không lên danh sách việc cần làm ra, bạn dễ dàng bỏ sót công việc Không thể quản lý việc quan trọng cần làm ngay, việc chưa cần làm nghỉ đầu Bởi có nhiều việc phải