BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI : QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG Đà Nẵng, tháng 06 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, dựa cố gắng nhiều thân em thiếu hỗ trợ thầy cô, anh chị đơn vị thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến: Các thầy cô trường Cao Đẳng Thương Mại, đặc biệt thầy cô khoa Thương Mại Du Lịch trang bị cho em tảng kiến thức vững kinh tế nhiều lĩnh vực khác Cô Trần Thị Kim Chi tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em thực hoàn thành báo cáo thực tập Các anh chị công ty TNHH Thương Mại Tiếp Vận Đại Dương Xanh Miền Trung, đặc biệt anh chị phòng Xuất Nhập Khẩu tận tình hướng dẫn bảo em việc thu thập phân tích số liệu Cuối lời, với lòng trân trọng biết ơn sâu sắc lần em xin chân thành cảm ơn kính chúc quý Thầy cô, anh chị Công ty TNHH Thương mại Tiếp vận Đại Dương Xanh Miền Trung lời chúc tốt đẹp sống công tác Vì thời gian nghiên cứu trình độ có hạn, viết khó tránh khỏi thiếu sót, kính mong Thầy cô xem xét sửa chữa để viết hoàn thiện Em xin trân trọng kính chào! i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC BẢNG vi DANH MỤC CÁC HÌNH vii LỜI MỞ ĐẦU viii CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA 1.1.1 Khái quát hoạt động giao nhận người giao nhận 1.1.1.1 Khái quát hoạt động giao nhận .1 1.1.1.2 Khái quát người giao nhận 1.1.2 Dịch vụ giao nhận hàng lẻ .4 1.1.2.1 Khái quát giao nhận hàng lẻ 1.1.2.2 Trách nhiệm bên tham gia 1.2 NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN .6 1.2.1 Nghiệp vụ người xếp hàng 1.2.2 Nghiệp vụ người nhận hàng hàng 1.2.3 Nghiệp vụ người gom hàng người chuyên chở .6 1.3 CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN 1.3.1 Vận đơn (Bill of Lading) 1.3.2 Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest) 1.3.3 Sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan) 1.3.4 Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) 1.3.5 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) .9 1.3.6 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate) 1.3.7 Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation certificate) 10 1.3.8 Xác nhận khối lượng container vận chuyển Quốc Tế (Verified Gross mass of container on internaional transport - VGM) 10 1.3.9 Lệnh giao hàng (Dilivery Order) 10 1.3.10 Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) 10 1.4 CƠ SỞ PHÁP LÝ LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NHẬN .10 1.4.1 Các văn nhà nước 10 1.4.2 Các luật Quốc tế 11 CHƯƠNG .12 ii THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG .12 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG 12 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển .12 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực hoạt động 13 2.1.2.1 Chức 13 2.1.2.2 Nhiệm vụ 14 2.1.2.3 Lĩnh vực hoạt động 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .14 2.1.3.1 Sơ đồ máy tổ chức 14 2.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh, định hướng phát triển tương lai .16 2.2 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 20152016 16 2.2.1 Nguồn nhân lực .16 2.2.2 Nguồn sở vật chất 16 2.2.3 Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2014-2016 .17 2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG 18 2.3.1 Tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng lẻ công ty Đại Dương Xanh Miền Trung 18 2.3.1.1 Mặt hàng giao nhận hàng lẻ 18 2.3.1.2 Thị trường khách hàng công ty 18 2.3.1.3 Kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng lẻ 19 2.3.2 Quy trình giao hàng xuất lẻ container đường biển công ty Đại Dương Xanh Miền Trung 20 2.3.2.1 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng 20 2.3.2.2 Báo giá, lấy Booking 21 2.3.2.3 Gửi Booking Confirm cho khách hàng .22 2.3.2.4 Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết vận đơn (Shipping Instrucsion-SI) 22 2.3.2.6 Giao hàng kho kèm theo Xác nhận khối lượng vận chuyển quốc tế (Verified Gross mass of container on international transport – VGM) 23 2.3.2.7 Theo dõi lịch trình tàu trình đóng hàng qua hình ảnh 24 2.3.2.8 Tập hợp chứng từ toán với khách hàng 24 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY 25 2.4.1 Kết đạt 25 2.4.2 Những tồn nguyên nhân .25 CHƯƠNG .27 iii KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG 27 3.1 KẾT LUẬN 27 3.1.1 So sánh thực tế lý thuyết 27 3.1.2 Kết luận chung .28 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER 29 3.2.1 Mở rộng thị trường kinh doanh 29 3.2.2 Tăng cường chiến lược Marketing xây dựng hình ảnh công ty 30 3.2.3 Nâng cao lực cạnh tranh thông qua chất lượng dịch vụ .30 3.2.4 Phát triển nguồn nhân lực mang tính chuyên nghiệp liên quan đến hoạt động giao nhận .30 KẾT LUẬN .32 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN CHẤM BCTTTN NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP PHỤ LỤC iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BO Blue Ocean CO Certificate of Origin CFS Container freight station Cont Container DO Dilivery of Order FCL Full container load HB/L House Bill of Lading LCL Less than a container load MB/L Master Bill of Lading NK Nhập SI Shipping Instruction VGM XNK Verified Gross mass of container on international transport Xuất nhập XK Xuất v DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang Bảng 2.1 Kết hoạt động kinh doanh năm 2014 - 2016 17 Bảng 2.2 Bảng cân đối tỷ trọng năm 2014 - 2016 17 Bảng 2.3 Kết kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng lẻ 19 vi DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty Trang 15 vii LỜI MỞ ĐẦU Trong xu hướng hội nhập toàn cầu nay, vận tải quốc tế ngày thể rõ vai trò tiền đề, điều kiện tiên cho đời phát triển Thương mại quốc tế Với ưu số quốc gia có đường bờ biển dài 3260km thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa đường biển, Việt Nam ngày trọng đầu tư vào hoạt động Ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển ngành quan trọng vận tải biển đà phát triển mạnh Trong thời gian thực tập công ty, em thấy công tác giao nhận hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn nên cần trọng có giải pháp phát triển tối ưu Đồng thời thực tế lý thuyết nhiều khoảng cách, nhằm mong muốn đóng góp phần ý kiến thân nhằm hoàn thiện lý thuyết thực tế; xuất phát từ lý đó, em xin chọn đề tài là: “QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG” Với phương pháp nghiên cứu kết hợp lý thuyết thực tế giao hàng xuất lẻ container đường biển Bài báo cacso có phần: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG Mặc dù có nhiều cố gắng, thời gian kiến thức hạn chế nên đề tài tránh khỏi thiếu sót, mong đóng góp ý kiến thầy cô anh chị công ty để em hoàn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn gửi đến thầy cô, anh chị công ty Đại Dương Xanh Miền Trung lời chúc tốt đẹp công tác sống viii CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 TỔNG QUAN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA 1.1.1 Khái quát hoạt động giao nhận người giao nhận 1.1.1.1 Khái quát hoạt động giao nhận a Khái niệm Để hàng hóa chuyển giao từ người bán sang người mua, người bán người mua phải thực hàng loạt công việc khác vận chuyển nội địa, vận chuyển quốc tế, thủ tục hải quan, kho bãi… phương diện người chủ hàng, tất công việc gọi nghiệp vụ giao nhận “Dịch vụ giao nhận hàng hoá hành vi Thương mại, theo người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển , lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo uỷ thác chủ hàng, người vận tải người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung khách hàng).” - Điều 136 Luật Thương mại Do nhiều lý mà người chủ hàng không tự thực nghiệp vụ không hiệu quả, không kiến thức, đại diện nước để thực nghiệp vụ diễn nước Do nên người chủ hàng thuê bên thứ thực nghiệp vụ từ phát sinh hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận Luật Thương Mại Việt Nam năm 2000 gọi dịch vụ giao nhận Nhưng theo Luật Thương Mại Việt Nam năm 2006 gọi dịch vụ logistics Theo “Dịch vụ logistic hoạt động thương mại, theo thương nhân tổ chức thực nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì , ghi ký mã hiệu, giao hàng dịch vụ khác liên quan đến hàng háo theo dịch vụ thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao” Theo quy tắc mẫu liên đoàn hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế FIATA dịch vụ giao nhận: “dịch vụ giao nhận định nghĩa loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến dịch vụ trên, kể vấn + Vận chuyển đường nước cảnh Lào làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, làm hàng dự án, hàng siêu trường siêu trọng Dịch vụ giao hàng đến tận nhà dịch vụ cung cấp FCR (Forwarders Certificate of Receipt) - Công ty TNHH Tiếp Vận Đỏ (RED LOGISTIC) + Khai thuê HQ + Vận tải hàng hóa ven biển viễn dương + Đại lý môi giới + Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đương đường sắt 2.3.2 Quy trình giao hàng xuất lẻ container đường biển công ty Đại Dương Xanh Miền Trung 2.3.2.1 Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Phần lớn khách hàng công ty khách hàng lâu năm nên việc tiếp nhận thông tin khách hàng tư vấn thủ tục xuất nhập thuận lợi Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng sau: - Loại hàng: Căn vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng tươi sống, rau tươi chọn cont lạnh: 20’RF, 40’RH tùy vào số lượng hàng; hàng bách hóa nông sản chọn cont khô: 20’DC, 40’DC 40’HC “đối với hàng cồng kềnh”) Cũng quy định nước nhập mặt hàng Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ phải khử trùng… - Cảng đi, cảng đến: yếu tố định giá cước vận chuyển khoảng cách vận chuyển gần, thời gian vận chuyển ngắn cước phí thấp ngược lại - Hãng tàu: tùy vào nhu cầu khách hàng đến cảng mà nhân viên kinh doanh tư vấn cho khách hàng chọn dịch vụ hãng tàu uy tính với giá cước phù hợp Tuy nhiên có số khách hàng quen sử dụng dịch vụ hãng tàu cho hàng hóa công ty công ty xét báo giá cước cho khách hàng biết - Thời gian dự kiến xuất hàng: để công ty tìm lịch trình tàu chạy phù hợp Nhìn chung bước này, nhân viên phận kinh doanh hoàn thành tốt Luôn tìm kiếm khách hàng tạo nhiều mối quan hệ với khách hàng thị 20 trường nước nước (TP Đà Nẵng, TP HCM, Đồng Bằng Sông Cửu Long, Myanmar, khu vực Trung Đông) 2.3.2.2 Báo giá, lấy Booking Sau biết thông tin từ khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh công ty liên hệ với hãng tàu nhiều bên để hỏi giá, phụ phí, lịch trình tàu chạy phù hợp hãng tàu có lịch trình tàu chạy, tuyến chạy mạnh riêng tuyến đường Ví dụ: Hãng tàu OOCL, ZIM line,… mạnh tuyến Châu Âu Mỹ Trong hãng tàu Wanhai, Evergreen, NYK, Yangming lại mạnh tuyến Châu Á Khi nhân viên kinh doanh làm giá với hãng tàu vào giá chào hãng tàu đưa ra, tính toán chi phí tiến hành chào giá với khách hàng Nếu giá cước lịch trình tàu chạy khách hàng chấp nhận nhân viên kinh doanh gửi thông tin khách hàng qua Email cho hãng tàu, hãng tàu lập Booking Confirm (Booking Note) hay gọi Lệnh cấp cont rỗng Nhân viên kinh doanh công ty nhận Booking qua Email gửi hãng tàu, thể cho việc đặt chỗ thành công (xem chi tiết phụ lục) Mẫu booking có thông tin sau: - Tên chủ hàng - Người giao dịch điện thoại - Cảng dỡ hàng nơi giao hàng - Số lượng kiện hàng tổng số - Đơn đặt hàng số hiệu mặt hàng - Loại hàng - Chủ vỏ - Tên tàu Feeder/ số chuyến - Thời gian bắt đầu xếp hàng - Thời gian tàu cắt máng - Thời gian tàu chạy Ở bước này, nhân viên kinh doanh chủ động liên hệ với hãng tàu mà khách hàng yêu cầu (nếu có) dựa vào thông tin khai thác từ khách hàng Hầu hết nhân viên phòng kinh doanh liên hệ với hãng tàu mà công ty có mối quan hệ 21 tốt lâu dài để hỏi giá Việc thực hỏi giá đơn giản, công ty khách hàng thường xuyên hãng tàu nên họ có sách giảm giá, đưa giá cước hợp lý cho nhân viên kinh doanh 2.3.2.3 Gửi Booking Confirm cho khách hàng Sau có Booking Confirm hãng tàu, nhân viên kinh doanh gửi booking cho khách hàng để họ xếp đóng hàng làm thủ tục thông quan xuất yêu cầu khách hàng xác nhận lại qua Email Đây khâu quan trọng, thể tất thỏa thuận người gửi hàng người giao nhận vấn đề phương tiện vận tải, địa điểm - địa điểm đến, thời gian - thời gian đến, tên người nhận hàng, phương thức trả tiền Trong trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai vận chuyển nội địa công ty khách hàng gửi Booking Confirm, thông tin chi tiết lô hàng xuất thời gian đóng hàng cho phận giao nhận công ty Sau tiếp nhận, nhan viên phòng giao nhận theo dõi phối hợp với khách hàng để xếp đưa container rỗng đến đóng hàng vận chuyển cảng vận chuyển hàng đến đóng vào cont cảng Sau tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất Ở bước này, nhân viên phận chứng từ cần phải kiểm tra lại trước gửi cho khách hàng Khách hàng check lại thông tin lô hàng thông tin liên quan Nếu có sai sót khách hàng thông báo cho nhân viên kinh doanh qua Email, việc sữa chữa cso phần thuận tiện, nhân viên chứng từ sơ sài khâu việc giao hàng không thời hạn cao Nếu khách hàng yêu cầu thuê hải quan đa số nhân viên kinh doanh công ty thực thông quan cho lô hàng xuất 2.3.2.4 Yêu cầu khách hàng gửi chi tiết vận đơn (Shipping Instrucsion-SI) Nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng gửi SI (xem chi tiết phần phụ lục) để từ làm B/L nháp Sau đó, gửi Draft B/L cho khách hàng kiểm tra yêu cầu xác nhận thông tin qua email, báo cho khách hàng cần Confirm lại trước không toàn thông tin coi thay đổi 22 Tại bước nhân viên kinh doanh thực việc kiểm tra thông báo khách hàng qua Email bước 2.3.2.5 Làm SI gửi Master Consol - Sau nhận SI từ khách hàng công ty làm mẫu SI khách Shipper Consignee, để gửi cho Master Consol Sau Master consol nhận SI, lấy thông tin để làm Master B/L xác nhận thông qua SI (xem chi tiết phần phụ lục) - Sau nhận Master B/L từ Master Consol, từ phát hành House B/L gửi cho khách hàng đồng thời yêu cầu khách hành toán khoản phí trước giao HB/L gốc cho khách hàng Blue Ocean có mẫu SI sẵn nên nhân viên kinh doanh cần điền thông tin vào mẫu SI Khâu nhân viên kinh doanh thực tốt, có xảy sai sót kịp thời sửa chữa 2.3.2.6 Giao hàng kho kèm theo Xác nhận khối lượng vận chuyển quốc tế (Verified Gross mass of container on international transport – VGM) - Người chủ hàng uỷ thác (Blue Ocean – BO) mang hàng đến giao cho người chuyên chở đại lý kho CFS cảng, nhân viên giao nhận kiểm tra thông tin Booking để xác nhận giao hàng kho nào, thời gian closing time để tránh rớt hàng - Trước nhập hàng vào kho nhân viên giao nhận yêu cầu hàng cân, nhân viên giao nhận liên lạc với chủ hàng để nhận hàng hàng tới cảng Tiên Sa, tiến hành đóng tiền thương vụ cảng để nhận phiếu nhập kho (nhập hàng + cân hàng) - Khách hàng cung cấp VGM cho BO (đối với hàng lẻ VGM = Gross Weight) - Sau làm xong thủ tục nhập hàng vào kho nhân viên giao nhận tiến hành lý tờ khai Đây bước quan trọng quy trình thực xuất lô hàng lẻ Nhân viên giao nhận phải làm việc cần mẫn, cần phải kiểm tra kỹ thông tin booking vị trí kho hàng, tên tàu, thời gian cắt máng để tránh khỏi việc rớt hàng Sau tiến hành lý tờ khai 23 Ở bước này, nhìn chung nhân viên giao nhận thực chưa hoàn toàn tốt Vẫn có tình trạng rớt hàng xảy việc cân hàng gặp hạn chế nên trễ closing time 2.3.2.7 Theo dõi lịch trình tàu trình đóng hàng qua hình ảnh - Sau hàng nhập kho, Master consol tiến hành phân loại xếp hàng hóa vào container Trong trình hàng hóa đóng vào container, nhân viên giao nhận theo dõi toàn trình - Nếu trình chất xếp tình trạng hàng hóa không nguyên đai, kiện có dấu hiệu tổn thất hàng hóa tổn thất bên CFS phải dừng lại việc chất xếp, thông báo cho BO tiến hành chụp ảnh lô hàng - Sau đóng xong lô hàng lẻ vào cont, người gom hàng khai báo với kho hải quan nhân viên kho, sau hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục vào sổ tàu để bốc container lên tàu - Hàng hóa sau chất xếp vào container, người chuyên chở xếp container lên tàu vận chuyển đến nơi đến Nhân viên giao nhận liên lạc với hãng tàu đại lý container để theo dõi cập nhật ngày tàu lịch tàu chạy đến để thông báo cho khách hàng Trách nhiệm nhân viên đề cao bước thực tốt Phải theo dõi trình đóng hàng, tránh để tình trạng hàng bị chèn ép, hư hỏng, cập nhật thông tin ngày tàu chạy để thông báo lại cho khách hàng thường xuyên để tạo lòng tin khách hàng giữ vững uy tính công ty 2.3.2.8 Tập hợp chứng từ toán với khách hàng Sau hoàn thành thủ tục thông quan vào sổ tàu, nhân viên giao nhận kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận trả chứng từ lại cho khách công ty lưu lại Đồng thời, kèm theo giấy báo nợ (1 dành cho khách hàng, dành cho công ty) gồm khoản chi phí mà công ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển phí khác… Sau giám đốc kí tên đóng dấu vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ với giấy báo nợ toán với khách hàng 24 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU THEO PHƯƠNG THỨC LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY 2.4.1 Kết đạt Trước tiên, công ty lãnh đạo tài tình ban quản trị động đầy kinh nghiệm, nhạy bén, nắm bắt thay đổi thị trường nhanh chóng đưa biện pháp thích ứng với thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu đem lại hiệu cao kinh doanh Có mối quan hệ, kết hợp chặt chẽ nhân viên với công ty từ phận chứng từ đến phận kế toán phận kinh doanh Công ty tổ chức phối hợp tốt với bên liên quan Cảng, hải quan, Fowader làm cho quy trình cung ứng dịch vụ giao nhận hàng lẻ xuất tổ chức nhanh hơn, chi phí thấp Có mối quan hệ làm ăn uy tín với hãng tàu nên hưởng mức cước phí ưu đãi việc thuê tàu nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa tàu 2.4.2 Những tồn nguyên nhân - Phương tiện vận chuyển, kho bãi chưa đáp ứng nhu cầu vận tải: Mặc dù công ty có phương tiện vận tải ỏi, đáp ứng phần nhu cầu chuyên chở hàng hoá Công ty, l ợ n g hàng hóa nhiều công ty phải thuê phương tiện vận tải từ bên ngoài, tăng thêm chi phí trình giao nhận - Trình độ đội ngũ nhân viên chưa cao: Mặc dù với đội ngũ nhân viên đánh giá tốt nghiệp vụ giao nhận kinh nghiệm cao so với công ty khác nước giới trình độ đội ngũ nhân viên công ty Blue Ocean nhiều mặt hạn chế cần phải đào tạo thêm để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế Doanh nghiệp muốn tồn phát triển bền vững đối mặt với cạnh tranh gay gắt từ phía đối thủ cạnh tranh để tạo dựng niềm tin cho khách hàng lựa chọn dịch vụ - Thị phần giao nhận hạn chế: Mặc dù hoạt động lâu ngành vận tải thị phần Blue Ocean chiếm phần nhỏ so với thị trường giao nhận Song song với việc nước ta mở rộng cửa hội nhập giới công ty giao nhận nước xuất ngày nhiều Việt Nam, 25 mức độ cạnh tranh ngày khó khăn nhiều Hiện khách hàng không quan tâm đến chất lượng dịch vụ mà giá cước chào yếu tố không phần quan trọng Thế công ty nước hầu hết chiếm ưu lĩnh vực nhờ nguồn vốn lớn với trình độ công nghệ tốt nên thường chào mức giá thấp nhiều 26 CHƯƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG 3.1 KẾT LUẬN 3.1.1 So sánh thực tế lý thuyết Mọi quy trình thủ tục tất nhiên phải vào lý thuyết để thực Lý thuyết sở, tảng cho quy trình Tuy nhiên, có trường hợp lý thuyết thực tế không hoàn toàn Tùy vào trường hợp cụ thể để thực có hướng giải linh hoạt hơn, điều dễ hiểu Về quy trình thực tế quy trình lý thuyết không khác nhau, vào chi tiết, ta thấy số điểm khác sau : - Với khách hàng quen thuộc thực tế, việc tiếp cận khách hàng, tư vấn, đàm phán, thỏa thuận chi tiết bỏ qua, thông thường khách hàng có hàng cần chuyển đi, họ trực tiếp liên lạc với chúng ta, gói dịch vụ hợp đồng gần thành thông lệ, trừ có hàng hóa đặc biệt có thay đổi yêu cầu nhân, trường hợp này, việc thỏa thuận đơn giản - Về lý thuyết, thường người gửi hàng người nhận hàng thỏa thuận xem người mua bảo hiểm cho hàng hóa Thực tế trường hợp người gửi hàng mua bảo hiểm xem phổ biến hơn, trường hợp này, người gửi hàng ủy thác cho người trung gian BO thực thao tác - Theo quy trình lý thuyết việc khai báo hải quan nộp chứng từ (nếu có) thực hàng đưa đến kho CFS, lúc hàng chưa đóng vào container Nhưng thực tế, việc khai hải quan xuất chứng từ thực trước sau đóng hàng Bởi hàng hóa công ty thường phân luồng vàng luồng xanh, tức kiểm tra chứng từ không kiểm tra cả, hay nói cách khác hàng hóa không cần kiểm tra, thế, quy trình không cứng nhắc lý thuyết Điều đồng nghĩa với việc hải quan có 27 nghi ngờ, phân luồng đỏ chuyển sang luồng đỏ tiến hành phá Seal hãng tàu để kiểm tra hàng Lúc này, công ty lại phải lên hãng tàu để xin cấp Seal - Việc gửi chứng từ đơn giản hóa Trên lý thuyết, chứng từ gửi theo hàng bẳng cách chuyển đến người thông báo nước để họ liên lạc cho người nhận hàng đến nộp tiền nhận chứng từ, chứng từ phải có B/L gốc Nhưng ngày nay, chứng từ gửi qua mail, fax, với điều kiện chứng từ có đóng dấu « surrendered », có chứng từ này, khách hàng đến nhận hàng mà lo vấn đề chứng từ đến chậm, người gửi tiết kiệm chi phí in vận đơn gốc - Trên thực tế, chứng từ sai sót thông tin, thế, bước kiểm tra chứng từ vô quan trọng Nếu có sai sót kịp thời sửa lại Việc chứng từ sai sót hay thiếu hụt, nguy chậm trễ giao hàng cao Vì thế, thao tác việc lập chứng từ khai báo hải quan yêu cầu phải thật xác linh hoạt 3.1.2 Kết luận chung Giao nhận hàng hóa XNK đóng vai trò quan trọng trình chuyển hàng hóa quốc gia, góp phần gián tiếp tăng thu ngoại tệ cho đất nước Thực tốt khâu giao nhận hàng hóa góp phần làm giảm thiểu tối đa rủi ro buôn bán quốc tế, đẩy nhanh trình đàm phán ký kết hợp đồng Tại nước phát triển, giao nhận hàng hóa XNK từ lâu trở thành ngành quan tâm, nâng tầm phát triển chuyên nghiệp hóa, đại hóa, cấu thành phận quan trọng Logicstic quốc tế Mặc dù doanh nghiệp trẻ, vào hoạt động năm Blue Ocean đạt thành tựu đáng kể bước xây dựng chỗ đứng vững thị trường nước lẫn nước ngoài, tạo dựng uy tín với khách hàng Với hoạt động giao nhận hàng hóa XNK hình thức đa dạng như: vận tải biển, hàng không hay đường bộ, công ty hàng năm đóng góp nhiều cho doanh thu ngành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Việt Nam Đặc biệt dịch vụ xuất hàng nhập theo phương thức nguyên container dịch vụ phát triển thu hút nhiều khách hàng công ty Với quy trình hoàn chỉnh nhiệt tình nhân viên giao nhận công ty tìm nhiều khách hàng hội làm ăn cho công ty 28 Qua tháng thực tập công ty Blue Ocean em phần hiểu nghiệp vụ giao hàng xuất nói chung nghiệp vụ giao hàng xuất theo phương thức lẻ container nói riêng cách rõ ràng thực tế Bên cạnh em hiểu vấn đề liên quan đến nghiệp vụ như: đàm phán, giao dịch với khách hàng; làm giá với khách hàng, với hãng tàu; làm Booking SI 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER 3.2.1 Mở rộng thị trường kinh doanh Để tạo tính ổn định hoạt động kinh doanh mình, tránh biến động thị trường song song với việc giữ vững thị trường có, công ty phải tìm biện pháp thích hợp để mở rộng phạm vi hoạt động dịch vụ giao nhận đường biển thị trường nước Có hai hình thức mở rộng thị trường, mở rộng thị trường công ty theo chiều rộng theo chiều sâu Trong đó: - Mở rộng thị trường theo chiều rộng mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý, Blue Ocean vươn nhiều thị trường hầu hết châu lục giới Tuy nhiên số thị trường giàu tiềm mà công ty chưa có đủ khả khai thác Mexico, Nam Mỹ,… - Mở rộng thị trường theo chiều sâu đa dạng hóa phạm vi dịch vụ công ty để thu hút nhiều khách hàng đạt doanh thu hoạt động cao nhằm khai thác triệt để giữ vững thị trường có công ty Để tiếp cận mở rộng thị trường, công ty cần phải tiến hành nghiên cứu thị trường Vì nghiên cứu thị trường, nắm bắt thông tin thị trường giúp cho cá quản lý, nhà hoạch định sách công ty vạch chiến lược cụ thể việc giữ vững, mở rộng thị trường kinh doanh Để làm Blue Ocean cần phải: - Trước hết, công ty cần liên doanh liên kết với công ty nước quen thuộc với thị trường mà công ty chưa khai thác để chen chân vào thị trường - Công ty cần cử cán tham quan, trao đổi kinh nghiệm công ty nước ngoài, nước mà công ty có nhiều khách hàng thường xuyên - Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với đại lý nước thông qua mối quan hệ có 29 3.2.2 Tăng cường chiến lược Marketing xây dựng hình ảnh công ty Thường xuyên nâng cấp Website sông ty phương tiện để khách hàng tiếp cận với công ty nhanh nhất, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với khách hàng Để việc sales dễ dàng hình ảnh công ty cần phải xuất có uy tính thị trường Chính công ty cần phải có kế hoạch chiến lược marketing cụ thể tháng năm Công ty nên có nhiều chiến lược quảng cáo tên tuổi công ty đến với doanh nghiệp như: tổ chức số buổi hội thảo, tham dự hội chợ giới thiệu việc làm,… 3.2.3 Nâng cao lực cạnh tranh thông qua chất lượng dịch vụ - Thường xuyên tạo lập mối quan hệ thân thiết lâu bền với khách hàng Hỗ trợ khách hàng cách tư vấn cho khách hàng hiểu rõ chủ động việc xây dựng chiến lược kinh danh quảng bá - Thường xuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, có sách ưu đãi giá khách hàng thường xuyên công ty Cần trọng đến khâu giải khiếu nại khách có cố xảy ra, phải đề xuất cách gải có lợi cho khách, không làm lòng tin nơi khách hàng - Mở rộng thêm quy mô tăng số lượng nhân viên để phát triển thị trường nước - Tăng cường đội xe để đẩy nhanh tốc độ giao hàng , tránh trường hợp bị động phương tiện vận chuyển đồng thời tiết kiệm nhiều chi phí phải thuê vừa kiểm soát tốt khâu cuối công tác giao nhận Với đối thủ cạnh tranh, tìm hiểu xác định điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu, sách họ từ đó, học hỏi họ hay ứng dụng cho cho tránh điểm yếu họ gặp phải 3.2.4 Phát triển nguồn nhân lực mang tính chuyên nghiệp liên quan đến hoạt động giao nhận - Chú ý khâu tuyển dụng, lựa chọn đầu vào công ty, nên tuyển thêm nhân viên có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có kiến thức chuyên ngành để nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động giao nhận - Nâng cao trình độ cho nhân viên khóa nghiệp vụ Bên cạnh cẩn thận, xác việc lập, lưu chứng từ, nhân viên phải luôn cập nhật kiến thức, thông tin giao nhận, phải nhanh chóng nắm bắt thay 30 đổi điều luật thương mại giao nhận xuất nhập khẩu, hay sách giá, thuế thời kỳ để thực tốt công việc - Xây dựng chế độ khen thưởng rõ ràng, cụ thể, lập bảng thành tích đồng thời có khen thưởng cụ thể tháng để phận hoạt động có hiệu quả, khuyến khích tinh thần làm việc tích cực nhân viên 31 KẾT LUẬN Ngày quan hệ thương mại nước diễn ngày mạnh mẽ, nhu cầu trao đổi hàng hóa ngày lớn kéo theo nhu cầu vận tải, kho bãi, dịch vụ phụ trợ… Thêm vào phát triển ngày cao công nghệ thông tin tạo tiền đề cho phát triển vượt bậc ngành giao thông vận tải giới Hiện nay, Việt Nam hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa Quốc tế có bước phát triển ngành non trẻ Tuy nhiên, trình hội nhập kinh tế khu vực Thế giới, với tác động trình toàn cầu hóa, tự hóa thương mại quốc tế việc phát triển hoạt động giao nhận vận tải quốc tế nước ta có ý nghĩa quan trọng Góp phần tích lũy ngoại tệ, làm đơn giản hóa chứng từ, thủ tục thương mại, hải quan thủ tục pháp lý khác Tạo điều kiện làm cho sức mạnh cạnh tranh hàng hóa nước ta thị trường quốc tế tăng lên đáng kể, đẩy mạnh tốc độ giao lưu hàng hóa XNK với nước giới, góp phần làm cho kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng, cân đối Với mong muốn công ty TNHH Thương Mại Tiếp vận Đại Dương Xanh Miền Trung ngày phát triển mạnh mẽ hơn, thông qua trình tìm hiểu nghiên cứu hoàn thành đề tài, em xin đóng góp số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác giao hàng xuất công ty Đại Dương Xanh Miền Trung Hy vọng với ý kiến đề cập chuyên đề mang lại nhiều hữu ích việc tham khảo hoàn thiện nghiệp vụ kinh doanh công ty công tác giao hàng xuất Một lần em xin chân thành cảm ơn với hướng dẫn nhiệt tình cô Trần Thị Kim Chi để em hoàn thành tốt chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn đến Ban lãnh đạo anh, chị công ty Đại Dương Xanh Miền Trung, đặc biệt phòng xuất nhập tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em hoàn thành báo cáo 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TS Nguyễn Như Tiến, “Vận chuyển hàng hóa đường biển container”, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội, 2000 [2] PGS.TS.Nguyễn Hồng Đàm, “Vận tải giao nhận Ngoại Thương”, NXB Lý Luận Chính Trị 2005 [3] PGS.TS.Đinh Ngọc Viện (Chủ biên), “Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế”, NXB Giao Thông Vận Tải, 2006 [4] Th.s Nguyễn Tiến Đà, Giáo trình Giao dịch Thương mại quốc tế, Trường cao đẳng Thương mại Đà Nẵng, 2012 [5] Giáo trình Vận tải bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, Trường cao đẳng Thương mại Đà Nẵng, 2007 33 ... GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN... LẺ CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU LẺ CONTAINER TẠI CÔNG... CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG .12 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN ĐẠI DƯƠNG XANH MIỀN TRUNG