MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHUYÊN VIÊN CUNG ỨNG VẬT TƯ Chức danh/vị trí công việc Chuyên viên Cung ứng vật tư Tên đơn vị/ phòng ban Phòng Cung ứng Vật tư - Thiết bị Mã hiệu: Ngày ban hành: Ngày… tháng….năm… Lần sửa đổi: ……… Ngày… tháng….năm… I THÔNG TIN CHUNG: Chức trách Là chuyên viên chuyên môn nghiệp vụ Phòng Vật tư, thực nhiệm vụ mua sắm số chủng loại vật tư, thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng Công ty - Các quy định, quy trình mua sắm vật tư, cung ứng vật tư Các quy định liên quan - Các quy định, quy chế Công ty liên quan đến nghiệp vụ thống kê đến công việc vật tư - Luật đấu thầu Người quản lý trực tiếp Trưởng phòng Quan hệ công việc Bên Bên - Lãnh đạo phòng: Nhận nhiệm vụ - Các đối tác, công ty kinh doanh báo cáo kết thực công việc vật tư, hàng hóa: tìm hiểu thông - Các nhân viên khác phòng: Phối tin hàng hóa, lực kinh hợp công tác mua sắm lái doanh đối tác, đàm phán xe, tổng hợp báo cáo số liệu, lưu trữ hồ thực mua sắm sơ - Các quan tra, kiểm - Lãnh đạo kỹ thuật viên toán: Cung cấp hồ sơ mua sắm đơn vị sử dụng vật tư: Làm rõ nhu có yêu cầu phục vụ cho công cầu sử dụng vật tư chủng loại, tác kiểm tra kiểm toán thông số kỹ thuật thời gian đưa vào sử - Báo đấu thầu: Liên hệ đăng tin dụng, chạy thử nghiệm thu bước thông báo mời thầu, chào hàng cạnh tranh - Phòng bảo vệ: Đăng ký nhập hàng - Phòng KTTKTC: Duyệt giá, làm thủ - Các công ty bạn có nhu cầu sử dụng loại vật tư: Tìm hiểu, tục toán điều tra thông tin so sánh - Tổng kho vật tư, thiết bị: Xác nhận giá cả, sách bán hàng tồn kho, phối hợp nhận hàng nhà cung cấp - Các phòng kỹ thuật: Xác nhận nhu cầu đơn hàng tiêu chí kỹ thuật vật tư, nghiệm thu vật tư hàng hóa - Phòng HCQT, KTKH: Vào số hợp đồng, công văn giấy tờ đến liên quan đến công tác mua sắm, báo cáo thông tin, số liệu - Thành viên tổ chuyên gia, tổ thẩm định: Phối hợp việc HSMT, HSYC; thẩm định tính pháp lý hồ sơ mua sắm vật tư, thiết bị II NHIỆM VỤ Nhiệm vụ nội dung công việc TT Tiêu chí đo lường - Tiêu đề nhiệm vụ - Định lượng - Diễn giải nội dung công việc - Định tính - Nhằm để hoàn thành mục tiêu Xây dựng sổ tay hệ thống nhà cung cấp - Khảo sát thị trường, tìm hiểu thông tin hệ thống nhà cung cấp vật tư cần mua thị trường như: Nguồn hàng, lực tài chính, điều kiện, giấy phép kinh doanh, dịch vụ sau bán hàng… Những hạn chế điểm mạnh nhà cung cấp - Cập nhật thông tin đánh giá hệ thống nhà cung xây dựng sổ tay nhà cung cấp - Đánh giá xác, đầy đủ lực nhà cung cấp - Lựa chọn tối thiểu 03 đối tác có đầy đủ lực đáp ứng điều kiện mua sắm công ty (trừ số loại mặt hàng đặc biệt) chủng loại mặt hàng Nhằm để: Chủ động công tác mua sắm, lựa chọn nhà cung cấp có đầy đủ lực đáp ứng nhu cầu mua sắm công ty Lập kế hoạch mua sắm - Rà soát lại đơn hàng mua sắm vật tư, hàng hóa năm - Phân nhóm loại vật tư, chia lô, chia gói dự kiến thời gian thực - Khảo sát thị trường, xây dựng giá kế hoạch cho lô, gói - Đảm bảo tính khả thi, sát thực tế kế hoạch mua sắm - Số đợt khảo sát thị trường - Tuân thủ thời gian cho kết công việc - Tuân thủ quy định, luật - Căn vào giá kế hoạch, đặc tính nhu cầu loại vật tư mà dự kiến trình hình thức mua sắm pháp -Rà soát nhu cầu mua sắm hàng tháng, quý trước thực kế hoạch mua sắm Nhằm để: Chủ động kiểm soát tiến độ thực mua sắm vật tư công ty đáp ứng yêu cầu sản xuất Tổ chức thực công tác đấu thầu, mua sắm vật tư: - Xây dựng kế hoạch chào hàng - Tuân thủ thời gian, tiến độ thực công việc - Chủ trì xây dựng HSMT, phục vụ thẩm định HSMT - Đảm bảo tính công khai, minh bạch, đem lại hiệu cao cho công ty - Tổ chức đấu thầu ( làm thủ tục thông báo báo đấu thầu phát hành HSMT theo quy định luật đấu thầu) - Tuân thủ quy định Luật đấu thầu - Đề nghị thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định - Tổ chức mở đánh giá HSDT, phục vụ thẩm định kết đấu thầu - Đề nghị phê duyệt kết đấu thầu thông báo kết đấu thầu đến nhà thầu mời nhà thầu lưa chọn vào thương thảo ký hợp đồng - Tổ chức thương thảo, soạn thảo hợp đồng - Theo dõi thực hợp đồng, toán lý hợp đồng Nhằm để: Mua sắm vật tư pháp luật, quy định, quy chế công ty, đảm bảo công khai minh bạch đạt hiệu cao công tác mua sắm Báo cáo kết công việc: - Xây dựng kế hoạch tiến độ thực công việc cho tháng, quý - Tổng hợp hợp đồng mua bán vật tư thiết bị báo cáo kết thực hợp đồng mua sắm vật tư theo tháng, quý, năm Nhằm để: Giúp lãnh đạo phòng kiểm soát đánh giá tiến độ thực kết thực công việc nhân viên Thực công việc khác: Theo phân công Lãnh đạo phòng - Đảm bảo sát thực tế, đáp ứng nhu cầu sử dụng vật tư công ty - Dữ liệu báo cáo xác, thời gian yêu cầu IV.QUYỀN HẠN: STT Quyền hạn Được quyền yêu cầu đơn vị sử dụng vật tư, phòng ban chuyên nghành cung cấp, làm rõ thông tin đơn hàng vật tư, thiết bị Đề nghị lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty hỗ trợ phương tiện, trang thiết bị văn phòng để hoàn thành nhiệm vụ giao theo quy định Được quyền sử dụng trang thiết bị văn phòng để phục vụ công việc giao Được đề nghị hình thức xử lý nhà cung cấp vi phạm hợp đồng V TRÁCH NHIỆM STT Trách nhiệm - Thực mua sắm vật tư, thiết bị chủng loại, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, giá rẻ, đáp ứng kịp tiến độ - Thực mua sắm vật tư luật, quy định, quy chế Công ty đảm bảo công khai, minh bạch, đạt hiệu cao - Đôn đốc nhắc nhở nhà cung cấp thực cấp hàng theo hợp đồng ký tránh tình trạng thiếu vật tư gây ách tắc sản xuất - Quản lý sử dụng có hiệu trang thiết bị mà công ty cấp hỗ trợ công tác mua sắm vật tư VI YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Năng lực Trình độ đào tạo chuyên môn Yêu cầu Đại học Kỹ thuật, Kinh tế Thương mại - Hiểu biết luật thương mại, luật đấu thầu, quy định, quy chế công ty mua sắm vật tư, hàng hóa Hiểu biết kiến thức bổ sung - Kiến thức loại vật tư hàng hóa mà mua sắm - Hiểu biết thông tin thị trường, xu hướng cạnh tranh nhà cung cấp thị trường Trình độ ngoại ngữ, tin học - Tiếng anh: trình độ B - Tin học văn phòng: trình độ B Kinh nghiệm thực tế 02 năm Các lực khác Kỹ đàm phán, thương thảo, làm việc với áp lực cao… VII ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Điều kiện thực Yêu cầu Nơi làm việc Văn phòng công ty Trang thiết bị Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại Thời giờ/Chế độ làm việc - Thời làm việc: 40 giờ/ tuần - Chế độ làm việc: Hành Các điều kiện khác Chữ ký: Người quản lý trực tiếp Ngày… /… /… Người thực công việc Ngày… /… /… Tổng giám đốc Ngày… /… /… ... độ thực mua sắm vật tư công ty đáp ứng yêu cầu sản xuất Tổ chức thực công tác đấu thầu, mua sắm vật tư: - Xây dựng kế hoạch chào hàng - Tuân thủ thời gian, tiến độ thực công việc - Chủ trì xây... Nhằm để: Mua sắm vật tư pháp luật, quy định, quy chế công ty, đảm bảo công khai minh bạch đạt hiệu cao công tác mua sắm Báo cáo kết công việc: - Xây dựng kế hoạch tiến độ thực công việc cho tháng,... mua bán vật tư thiết bị báo cáo kết thực hợp đồng mua sắm vật tư theo tháng, quý, năm Nhằm để: Giúp lãnh đạo phòng kiểm soát đánh giá tiến độ thực kết thực công việc nhân viên Thực công việc khác: