07-Jul-13 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI KỸ NĂNG GIAO VIỆC & ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Email : bui.ngoc@dntu.edu.vn KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần : KỸ NĂNG GIAO VIỆC Khái niệm giao việc  Giao việc : việc nhà lãnh đạo cấp cao giao tồn hay phần quyền giải cơng việc giao trách nhiệm tương ứng cho cấp quản trị thấp 07-Jul-13 Bản chất giao việc Tức thoả thuận với người khác nhằm : Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực công việc, đònh Trao cho họ quyền hạn để triển khai điều khiển người khác thực công việc Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người uỷ quyền - người khác để họ thực công việc Trình tự giao việc Bước Bước Bước Chuẩn bị giao việc Thực giao việc Đánh giá giao việc a Chuẩn bị giao việc Tức Lựa chọn người giao việc Quyết định xem việc nên giao 07-Jul-13 b Thực giao việc Giám sát thường xun Xác định rõ mục tiêu giao việc Lập kế hoạch giao việc Hướng dẫn cần thiết c Đánh giá giao việc Tức Đánh giá q trình giao việc Đánh giá kết giao việc Nghệ thuật giao việc Đúng người Đúng việc Tin tưởng vào nhân viên Cụ thể rõ ràng Hướng dẫn cần thiết 07-Jul-13 Nghệ thuật giao việc Hãy “quản lý” đừng “làm” Giám sát hợp lý Động viên kịp thời Tránh giao việc ngược Lưu ý giao việc  Phải ý đến hướng dẫn minh họa cụ thể  u cầu nhân viên lặp lại cơng việc  Sau giao việc bạn phải động viên liên tục liên tục  Giao việc phải tùy nhân viên 11 Vận dụng ? Đối với người hướng ngoại Người có cá tính đặc biệt Đối với người trình độ cao, có KN Người lực yếu, ko có KN Người trẻ có lực 12 07-Jul-13 Lưu ý giao việc  Khơng giao việc cho người ln tự hào biết  Giao việc dựa cơng việc khơng phải dựa người  Vượt qua mình, khơng đố kỵ người tài 13 Những tiền đề để giao việc hiệu  Phải tự nâng tầm thân nhà lãnh đạo  Phải xác lập lực kẻ đứng đầu ( quyền pháp lý, quyền chun mơn, quyền cá nhân )  Biết truyền tải quyền lực cho nhân viên ( Bán khách hàng cần )  Nắm kỹ động viên 14 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần : LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG VIÊN 15 07-Jul-13 Động làm việc ?  Động sức mạnh tác động lên người sức mạnh nảy sinh lòng anh ta, thúc đẩy người hành động hướng tới mục tiêu định  Một nhân viên có động làm việc cao người động, chịu đầu tư sức lực tinh thần để hồn thành cơng việc đạt tiêu đề 16 Do  Một ngun tắc quản trị : Hiệu làm việc = f (năng lực * động viên) Do nhiệm vụ nhà quản lý khơi nguồn động xây dựng hệ thống động viên nhân viên thực có hiệu 17 Nhân viên mong đợi điều ? Được thăng tiến phát triển Tiền lương xứng đáng An tồn cơng ăn việc làm Cơng việc hấp dẫn tương xứng với khả Được người khác tơn trọng, đánh giá cao Có quyền lực Khảo sát 300 ngàn nhân viên 18 07-Jul-13 Cảm nhận nhân viên So sánh phần đóng góp phần đãi ngộ thân người khác  Căng thẳng bất mãn cảm thấy bất cơng Tìm kiếm cơng  Điều chỉnh phần đóng góp thân so với phần đãi ngộ thân hưởng Chuyển cơng tác xin nghỉ việc 19 Q trình làm nảy sinh động 31 Phát nhu cầu chưa thỏa mãn Tìm cách để thỏa mãn nhu cầu 33 Hành động để nhắm mục đích Kết thực hành động 35 Thưởng / phạt, đánh giá thỏa mãn 20 NHU CẦU TỰ THỂ HIỆN  Giao trách nhiệm, ủy quyền  Mở rộng cơng việc NHU CẦU ĐƯỢC TƠN TRỌNG  Biểu dương / khen thưởng  Kêu gọi tham gia NHU CẦU XÃ HỘI  Tạo khơng khí thoải mái  Xây dựng tinh thần đồng đội  Cung cấp thơng tin NHU CẦU AN TỒN  Cải tiến điều kiện làm việc  Tiền thưởng / thù lao NHU CẦU SINH LÝ  Tiền lương  Điều kiện làm việc Tháp nhu cầu Maslow Tự KĐ Tự trọng Nhu cầu xã hội Nhu cầu an tồn Nhu cầu thiết yếu 21 07-Jul-13 Thuyết nhóm yếu tố Herzberg 22 Những yếu tố mơi trường có khả gây khơng thỏa mãn Chính sách phương thức quản lý doanh nghiệp Phương pháp kiểm tra Tiền lương (tương ứng với chức vụ) Mối quan hệ với cấp Điều kiện làm việc Các mối quan hệ khác khơng khí làm việc Cuộc sống riêng 23 Những yếu tố động viên có khả tạo nên thỏa mãn Tính thử thách cơng việc Các hội thăng tiến Cảm giác hồn thành tốt cơng việc Sự cơng nhận kết cơng việc Sự tơn trọng người khác Trách nhiệm Tiền lương (tương ứng với thành tích) 24 07-Jul-13 Có thể rút nhận xét sau  Tiền lương yếu tố cần thiết, khơng phải tất Khơng hẳn phải tăng lương thúc đẩy người ta làm cơng việc tốt mức cần thiết  Những yếu tố mơi trường nhiều khó thay đổi (một cá nhân khơng làm để thay đổi sách doanh nghiệp, điều kiện làm việc, tiền lương, ) Khi tác động đến yếu tố mơi trường, trước hết nhằm mục đích giảm thiểu bất bình, gia tăng thỏa thuận, chuẩn bị cho việc xuất yếu tố động viên 25  Những yếu tố động viên thay đổi : cá nhân điều chỉnh sáng kiến thân mình, tự xác định mục tiêu cao khó Kết việc thực hồn tồn tùy thuộc vào người thực đo lường kết việc làm  Ước muốn nhân viên trưởng thành phát triển mặt nghề nghiệp Vì vậy, người có động làm việc người quan tâm đến cơng việc làm Sự quan tâm tăng lên cá nhân tự tổ chức cơng việc 26 Từ có số điểm cần lưu ý Con người động viên có khả thực ý định Con người kích thích ứng xử đánh giá thơng qua lời khen ngợi (khi có kết tốt) xử phạt (khi khơng đạt u cầu) 27 07-Jul-13 Từ có số điểm cần lưu ý Để người động viên lâu dài, cần phải động viên thường xun Con người thường hay bị chán nản nhận lời chê bai thân cách cư xử mà khơng thay đổi (hoặc khơng biết nên thay đổi nào) Khơng có nguồn động viên lớn vượt qua khó khăn để đạt mục tiêu tự định cho 28 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI Phần : CÁC BIỆN PHÁP ĐỘNG VIÊN 29 Các biện pháp động viên điển hình Mở rộng, phong phú cơng việc Cho NV tham gia vào định Được ghi nhận thành tích Biểu dương, khen thưởng 30 10 07-Jul-13 Các biện pháp động viên điển hình Thăng chức, thăng tiến Tăng cường trách nhiệm Cải thiện mơi trường làm việc Tiền thù lao tương xứng 31 Động viên tập thể Bản chất q trình động viên :  Bạn phải nhận thức nhiệm vụ làm cho nhân viên cam kết gắn bó với cơng việc khơng phải kiểm tra họ  Bạn phải chấp nhận động viên cam kết lâu dài phía bạn phía cơng ty 32 Các nội dung động viên Kotter (1990) đưa ví dụ nêu rõ động viên liên quan đến vấn đề cấp quan, doanh nghiệp sau :  Truyền đạt định hướng chiến lược cách đặn  Việc truyền đạt phải xa thơng báo đơn giản; phải tạo hưng phấn nhân viên gắn liền với giá trị họ 33 11 07-Jul-13 Các nội dung động viên  Lơi kéo nhân viên tham gia vào việc định thực định hướng chiến lược - q trình tham gia phải thật khơng phải làm cách giả tạo  Hỗ trợ để nhân viên thành cơng q trình vươn tới để đạt mục tiêu chiến lược  Bảo đảm khen thưởng biểu dương đắn 34 Làm phong phú cơng việc Mở rộng cơng việc Bản chất : Làm phong phú cơng việc nhằm gia tăng thách thức thành tựu lớn cơng việc Làm cho thú vị cách loại trừ nhàm chán xuất phải thực cơng việc lặp lặp lại Cơng việc thay đổi thú vị nhân viên động viên 35 Biện pháp cụ thể Để cho nhân viên có nhiều tự việc lựa chọn phương pháp làm việc, trình tự thực cơng việc nhịp độ tiến hành cơng việc Khuyến khích nhân viên tham gia vào định Giao trách nhiệm cá nhân cơng việc cụ thể Khuyến khích nhân viên giao lưu, tiếp xúc qua lại với 36 12 07-Jul-13 Biện pháp cụ thể Cho nhân viên thấy vai trò họ quan trọng Cho nhân viên thấy cơng việc họ phù hợp, hài hòa với mục tiêu tồn cơng ty Kịp thời cung cấp thơng tin phản hồi hiệu cơng tác Cho nhân viên phát biểu điều kiện vật chất nơi làm việc 37 Tham gia nhân viên  Nhân viên bạn cam kết gắn bó nhiều với cơng việc họ quyền phát biểu chúng  Nhiều nhân viên muốn tham gia vào định : Nhất định tác động lên cơng việc họ Vì họ cảm thấy hãnh diện đóng góp tâm nhiều để thực định 38 Bạn cần ý 31 Bạn phải biết lắng nghe nhân viên nói Phải gợi mở, hỏi lại để hiểu rõ ý kiến 33 Phải có tổng kết ý kiến cuối 39 13 07-Jul-13 Ví dụ cụ thể  Bạn hỏi ý kiến nhân viên họp thức tiếp chuyện ngắn thân mật Những câu hỏi tương tự : “ Theo ý kiến Anh / Chị, nên cải tiến hệ thống thư ? ” có ích để đẩy mạnh việc tham gia bạn hỏi trục tiếp nhân viên 40 Ví dụ cụ thể  Bạn khơng cần phải nỗ lực nhiều phải hỏi nhân viên ý kiến lời khun cách thức giải vấn đề Nhưng điều ngược lại có nhiều ý nghĩa nhân viên bạn tham khảo ý kiến  Nếu bạn u cầu nhân viên nêu đề nghị, bạn phải nghiên cứu đề nghị cách nghiêm túc Nếu bạn ln ln hỏi mà khơng có hành động tương lai bạn nhận câu trả lời nhân viên 41 Những thành tích  Nhân viên cảm thấy động viên hồn thành xuất sắc cơng việc cụ thể  Ví dụ :  Hồn tất cơng việc  Giải xong vấn đề  Bán đơn hàng thành cơng hồn thành hạn 42 14 07-Jul-13 Những thành tích  Thật khơng may cảm giác hồn thành cơng việc cụ thể khơng kéo dài lâu Ngay bắt đầu cơng tác mới, cảm giác thành tích nhanh chóng tan biến Về phương diện này, nhiệm vụ bạn tạo hội nhân viên có thành tích cách đặn 43 Biểu dương / Khen thưởng  Biểu dương xác nhận đánh giá cao cơng sức đóng góp cá nhân tập thể cho quan  Do để động viên nhân viên trước hết bạn đừng nhận cơng trạng Bạn ngạc nhiên nhiều nhà lãnh đạo chí nghĩ đến việc cơng nhận thành tích nhân viên 44 Biểu dương / Khen thưởng  Phải biểu dương cơng xứng đáng Nếu nhân viên hồn thành cơng việc đặc biệt khơng biểu dương, bạn đừng ngạc thiên lần sau họ khơng nỗ lực  Phải thơng báo cơng khai việc biểu dương cho tồn tổ chức biết 45 15 07-Jul-13 Biểu dương / Khen thưởng  Phải bỏ đố kỵ biểu dương / khen thưởng Điều thật khó khăn bạn phải chia cơng trạng hồn thành tốt cơng việc bạn biết bạn người phải chịu khiển trách có điều sai trái  Phải làm cho nhân viên cơng nhận đóng góp họ lẫn nhau, họ cảm thấy động viên nhiều 46 Trách nhiệm / Giao thêm việc  Phần lớn nhân viên thích có trách nhiệm họ nhận thức điều quan trọng  Tất nhiên bạn nên giao cho nhân viên trách nhiệm quan trọng Khi làm điều bạn mạo hiểm cách thức để tỏ bạn cơng nhận tài nhân viên 47 Trách nhiệm  Chìa khóa để phát triển tinh thần trách nhiệm nơi nhân viên bạn dám chấp nhận rủi ro tin tưởng nơi nhân viên Ủy quyền cho nhân viên thực việc hình thức biểu tin tưởng phương tiện để hình thành tinh thần trách nhiệm 48 16 07-Jul-13 Thăng chức / Thăng tiến  Thăng chức tạo điều kiện thăng tiến phần thưởng cơng nhận ta hồn thành trách nhiệm giao  Thăng chức lên vị trí cao ủy quyền thêm nhiệm vụ hình thức khen thưởng động viên mạnh mẽ 49 Thăng chức / Thăng tiến  Ảnh hưởng bạn việc đề bạt thăng chức cho phép bạn động viên nhân viên, đặc biệt họ người có hồi bão có lực Khơng nghi ngờ gì, triển vọng thăng tiến nhân tố động viên có nhiều tiềm 50 Thăng chức / Thăng tiến  Chúng ta phải suy nghĩ trước để đảm bảo việc thăng tiến dựa cơng trạng kết yếu tố khác, ví dụ thân quen nịnh bợ  Thăng tiến phải theo tỷ lệ cơng trạng Việc thăng chức bao gồm gia tăng địa vị quyền lợi phải dành cho nhân viên có đóng góp nhiều cho đơn vị 51 17 07-Jul-13 Thăng chức / Thăng tiến  Bạn khơng thể động viên nhân viên việc hứa cho thăng chức vào chức vụ khơng có thật, hậu đơn vị bất mãn với bạn  Bạn phải cung cấp đủ nguồn lực cần thiết cho nhân viên họ khơng triển khai cơng việc, họ nhanh chóng hứng thú với cơng việc 52 Hỗ trợ / Mơi trường làm việc  Nhân viên động viên cảm thấy chán nản mơi trường làm việc hàng ngày Chúng ta dùng từ mơi trường để bao qt thứ giấc làm việc, điều kiện vệ sinh nhiệt độ 53 Hỗ trợ / Mơi trường làm việc  Nếu nhân viên bạn than phiền mơi trường làm việc bạn biết chí điều có lý, bạn tìm hiểu lý khác gây khơng hài lòng Thơng thường nhân viên khơng than phiền mơi trường làm việc họ gắn bó u thích cơng việc 54 18 07-Jul-13 Tiền thù lao  Chúng ta khơng thể kết thúc phần mà khơng nói tiền bạc yếu tố động viên Thật ngờ nghệch cho tiền bạc khơng phải yếu tố động viên Hầu hết muốn có tiền, thơng thường muốn có nhiều số tiền mà có Nhưng có nhiều tiền khơng phải yếu tố động viên lâu dài 55 Tiền thù lao  Về phương diện t động viên, chiến lược khác mà chúng tơi đề cập đến tỏ có hiệu Bạn nhớ câu khẳng định mà chúng tơi nói phần đầu biện pháp động viên Chắc chắn tiền bạc yếu tố khiến người ta đến làm việc khơng thiết yếu tố khiến cho người ta phải làm việc cách hăng say 56 KHOA QUẢN TRỊ – TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI CÁM ƠN VÌ ĐÃ LẮNG NGHE Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Mob : 0937.13.03.77 57 19 ... TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI CÁM ƠN VÌ ĐÃ LẮNG NGHE Thầy giáo : Bùi hồng Ngọc Mob : 09 37. 13.03 .77 57 19 ... cơng hồn thành hạn 42 14 07- Jul-13 Những thành tích  Thật khơng may cảm giác hồn thành cơng việc cụ thể khơng kéo dài lâu Ngay bắt đầu cơng tác mới, cảm giác thành tích nhanh chóng tan biến Về... chức bao gồm gia tăng địa vị quyền lợi phải dành cho nhân viên có đóng góp nhiều cho đơn vị 51 17 07- Jul-13 Thăng chức / Thăng tiến  Bạn khơng thể động viên nhân viên việc hứa cho thăng chức vào