Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Phần 1 Winword 7.0 Giới thiệu chung Winword là phần mềm soạn thảo văn bản chạy trong môi trờng Windows, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản phục vụ cho công tác văn phòng. Winword có các tính năng cơ bản nh sau: Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại. Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác Có các tiện ích và trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt. Có khả năng tạo bảng biểu, biểu đồ. 1. Khởi động Winword Winword có thể khởi động bằng những cách nh sau: Cách 1: Nháy chuột vào biểu tợng chơng trình trên thanh Microsoft Office Shortcut nằm ở góc trên, bên phải của cửa sổ màn hình. Cách 2: Đa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Word Khởi động Winword bằng nút Start 2. Màn hình của Winword 7.0 20 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Sau khi khởi động, màn hình chính của Winword nh hình sau, nó có các thành phần cơ bản nh sau: Hình cửa sổ Winword Thanh tiêu đề (Title bar): Thanh tiêu đề nằm ở trên cùng của màn hình, nó gồm có ba phần chính. o Phần biểu tợng của chơng trình (để thoát khỏi chơng trình, có thể nháy đúp chuột vào biểu tợng này). o Phần tiêu đề cho biết tên của tệp hiện hành, tên của chơng trình. Nếu mới khởi động, tên mặc định của văn bản là Document1. o Các hộp điều khiển của sổ nh phóng to, thu nhỏ, đóng chơng trình. Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh lệnh của Winword để phục vụ cho việc soạn thảo, nó đợc chia thành các nhóm nh nhóm lệnh quản lý tệp văn bản (File), nhóm lệnh chỉnh sửa văn bản (Edit), . o Để mở thực đơn, đa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột (có thể dùng bàn phím để mở thực đơn bằng cách: giữ phím Alt và chữ gạch d- ới của thực đơn cần mở). o Trong thực đơn, một số lệnh có thể có tổ hợp phím tắt ở bên phải. Khi đó từ bàn phím ta có thể bấm tổ hợp phím tắt để gọi lệnh mà không cần phải vào thực đơn. 21 Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh công cụ Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Lu ý, trong thực đơn các lệnh in rõ là những lệnh có thể thực hiện đợc,các lệnh có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện đợc. Các lệnh mà phía sau có dấu " ." là lệnh có hộp thoại kèm theo sau khi lệnh đợc chọn. Thanh công cụ (Tool bar): Chứa các lệnh thông dụng dới dạng các biểu tợng (Icon), để sử dụng lệnh nào, ta chỉ cần trỏ chuột và bấm nút chuột trái vào lệnh đó. Các Tool bar có thể tắt mở bằng lệnh View/Tool bar: o Formating Bar (Thanh định dạng): Chứa các biểu tợng dành cho việc địng dạng nh loại font, cỡ font, . o Rule (Thớc): Thanh thớc ngang và dọc Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở cuối của màn hình, nó cho biết tình trạng của cửa sổ hiện tại nh số trang, tổng số trang chế độ gõ văn bản là chèn hay đè, . 3. Xử lý các cửa sổ Winword cho phép làm việc đồng thời trên nhiều văn bản khác nhau. Tại một thời điểm chỉ có một cửa sổ đợc kích hoạt, để làm việc với cửa sổ khác, chỉ cần gõ Alt+W, tiếp theo gõ số thứ tự văn bản cần kích hoạt. Để cùng lúc có thể quan sát đợc các văn bản, vào thực đơn Window, chọn Arrange. Lu ý, để tiết kiệm bộ nhớ, tạo điều kiện cho máy tính hoạt động nhanh hơn, nên đóng các cửa sổ (văn bản) không cần thiết, chỉ mở các văn bản cần trao đổi dữ liệu với nhau. 4. Thoát khỏi Winword Để thoát khỏi Winword ta có các cách làm nh sau: Vào thực đơn File, chọn Exit Bấm tổ hợp phím Alt+F4 Nháy đúp chuột vào biểu tợng Winword ở góc trái trên cùng Bấm chuột vào nút "x" ở góc phải trên cùng. Lu ý: Khi cha lu giữ văn bản, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại, yêu cầu ta xác nhận có lu giữ văn bản hay không. 22 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Quản lý tệp văn bản 1. Mở văn bản mới Để mở văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File, chọn New Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+N Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. 2. Mở văn bản đã có Để mở văn bản đã có, ta có thể làm bằng những cách nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Open. Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần mở (dờng dẫn), bấm nút Open. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O. Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần mở (dờng dẫn), bấm nút Open. Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần mở (dờng dẫn), bấm nút Open. Hộp thoại Save As Lu ý: Trong thực đơn File, phía dới có liệt kê một danh sách 4 văn bản vừa làm việc gần nhất. Để mở văn bản nào trong danh sách đó, chỉ cần bấm chuột trái vào nó. Có thể mở tới 9 văn bản bảo gồm văn bản mới và mở văn bản đã có. 23 Về th mục mẹ Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 3. Lu giữ văn bản a. Lu giữ văn bản mới Để lu giữ văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save hoặc Save As. Khi đó, sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Ta cần phải chọn ổ đĩa, th mục trong hộp Save in và gõ tên văn bản cần lu giữ trong hộp File name, bấm nút Save. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S. Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần lu giữ, bấm nút Save. Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. Chọn ổ đĩa, th mục và tên văn bản cần lu giữ, bấm nút Save. Hộp thoại Save Option b. Lu giữ văn bản đ cóã Để lu giữ văn bản đã có, ta có thể làm bằng những cách nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save. Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S. Cách 3: Bấm chuột vào biểu tợng trên thanh công cụ. c. Lu giữ văn bản đ có với một tên khác (sao chép văn bản)ã 24 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Để lu giữ văn bản đã có với một tên khác, ta có thể làm bằng cách nh sau: Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save As. Chọn ổ đĩa, th mục và tên mới của văn bản cần lu giữ, bấm nút Save. d. Đặt các tuỳ chọn thờng dùng cho việc lu giữ Để đặt các tuỳ chọn cho việc lu giữ, vào thực đơn Tools, chọn Option, chọn mục Save. Khi hộp thoại Save Option xuất hiện, ta có thể chọn một số tuỳ chọn cho việc lu giữ nh sau: Always Create Backup Copy: Luôn tạo tệp dự trữ (*.BAK) khi lu giữ văn bản lên đĩa. Allow Fast Save: Lu giữ nhanh (chỉ lu những sửa đổi, không tạo tệp (*.BAK). Automatic Save Every: Tự động lu sau một khoảng thời gian đợc lựa chọn. Để chọn mục nào, ta đánh dấu "x" bằng cách bấm chuột vào mục đó. 25 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Nhập và chỉnh sửa văn bản 1. Các phím thờng dùng trong Winword : Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự : Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự : Di chuyển con trỏ xuống dới một dòng : Di chuyển con trỏ lên trên một dòng Home : Di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản End : Di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản PgUp : Di chuyển con trỏ lên một trang màn hình PgDown: Di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình Ctrl+Home: Di chuyển con trỏ về đầu văn bản Ctrl+End: Di chuyển con trỏ về cuối văn bản Delete: Xoá ký tự phía bên phải con trỏ. Back Space: Xoá ký tự phía bên trái con trỏ. Insert: Chuyển đổi chế độ gõ: chèn hay đè (khi đó trên thanh trạng thái, chữ OVR sẽ sáng khi chế độ gõ là đè, mờ khi chế độ gõ là chèn. Esc: Ngắt một công việc đang thực hiện. Shift: Trên phím có hai ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ đợc ký tự bên trên. Trên phím có một ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ đợc ký tự là chữ hoa. Enter Xuống dòng (Khi gõ văn bản, chiều dài của dòng ký tự vợt quá độ rộng của trang. Winword sẽ tự động xuống dòng. Để xuống dòng chuyển sang đoạn văn bản khác, ta sử dụng phím Enter) 2. Chế độ gõ văn bản kiểu Telex Cách gõ văn bản tiếng Việt theo kiểu Tetex nh sau: oo: ô ow: ơ aa: â aw: ă ee: ê w: uw: f: dấu huyền s: dấu sắc r: dấu hỏi x: dấu ngã j: dấu nặng 26 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 3. Chọn khối văn bản Ta có các cách chọn khối văn bản nh sau: Bấm chuột vào đầu khối văn bản cần chọn, giữ phím Shift, bấm chuột vào cuối khối văn bản cần chọn. Đa con trỏ vào đầu khối văn bản cần chọn, giữ phím Shift, dùng các phím , , , , Home, End, PageUp, PageDown, . để chọn 4. Sao chép khối văn bản Chọn khối văn bản cần sao chép Vào thực đơn Edit, chọn Copy (bấm tổ hợp phím Ctrl+C) Đa trỏ chuột đến vị trí muốn dán Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V) 5. Cắt dán khối văn bản (di chuyển khối văn bản) Chọn khối văn bản cần cắt dán (di chuyển) Vào thực đơn Edit, chọn Cut (bấm tổ hợp phím Ctrl+X) Đa trỏ chuột đến vị trí muốn đa khối văn bản đợc chọn đến Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V) Lu ý: Khi dùng lệnh Copy hoặc Cut, ta đã đa khối văn bản đợc chọn vào bộ nhớ của máy. Khi dùng tiếp lệnh này lần thứ hai, khối văn bản đợc chọn tiếp sau sẽ chiếm chỗ của khối văn bản trớc đó trong bộ nhớ. 6. Xoá khối văn bản Chọn khối văn bản cần xoá Bấm phím Delete 7. Định dạng ký tự (Font) Chọn khối văn bản cần định dạng. Vào thực đơn Format, chọn Font Khi hộp thoại Font xuất hiện, chọn bảng Font. Ta có các lựa chọn nh sau: o Chọn loại chữ trong hộp Font (thờng chọn loại Vn.Time). Các loại Font có chữ H phía sau tên font là phông chữ hoa (Vn.TimeH) o Chọn kiểu chữ trong Font Style: bình thờng (Regular), nghiêng (Ilalic), đậm (bold), vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic) o Chọn cỡ chữ trong Size (thờng chọn 13 hoặc 14) o Chọn màu chữ trong Color o Chọn chữ gạch dới trong Underline (None là không gạch) o Các hiệu ứng khác nh: Gạch ngang chữ (Strikethrough); chỉ số trên (Superscript) nh m 2 ; chỉ số dới (Subscript) nh H 2 O; 27 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 Để chọn khoảng cách giữa các chữ, định dạng chỉ số ta bấm chuột vào bảng Character Spacing: o Chọn giãn cách giữa các chữ trong hộp Spacing: Giãn chữ (Expended), ép chữ (Condensed) o Chọn độ cao thấp của chỉ số trong Position: lên cao (Raised), xuống thấp (Lowered) Sau khi lựa chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại, bấm nút OK. Hộp thoại Font Lu ý: o Trong hộp thoại Font, sau khi đã chọn các tuỳ chọn, bấm nút Default, các thông số đã chọn sẽ đợc áp dụng cho văn bản mở mới tiếp theo. o Có các tổ hợp phím tắt để định dạng Font chữ nh: Ctrl+B: Đậm Ctrl+I: Nghiêng Ctrl+U: Gạch chân Ctrl+Shift+"=": Chỉ số trên Ctrl+"=": Chỉ số dới 28 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 o Ngoài cách định dạng trên, ta có thể sử dụng thanh công cụ để định dạng. o Nếu không chọn khối văn bản, các định dạng sẽ đợc áp dụng từ vị trí con trỏ. Sử dụng hhanh công cụ Formatting để định dạng 8. Định dạng doạn văn bản (Paragraph) Để định dạng doạn văn bản, ta làm nh sau: Đánh dấu đoạn văn bản Vào thực đơn Format, chọn Paragraph, hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện. Hộp thoại Paragraph 29 Chữ đậm Chữ nghiêng Chọn Font Chọn cỡ Font Chữ gạch chân [...]... ô Đánh dấu các ô cần trộn Vào thực đơn Table, chọn Merge Cells 8 Tách ô Đánh dấu ô cần tách Vào thực đơn Table, chọn Split Cell: o Gõ số ô cần chia vào hộp Number of column để chia theo chi u dọc o Gõ số ô cần chia vào hộp Number of Rows để chia theo chi u ngang o Bấm OK 40 Trình soạn thảo văn bản Winword 7.0 9 Tạo đờng kẻ cho bảng Đánh dấu bảng Vào thực đơn Format, chọn Borders and Shading: o... Gõ cột thứ nhất dùng làm khoá để xếp loại vào hộp Sort By o Gõ cột tiếp theo nếu cột thứ nhất trùng hộp Then By o Gõ cột tiếp theo nếu cột thứ hai trùng hộp Then By o Chọn chi u cho mỗi cột xếp theo: Chi u tăng dần: Ascending Chi u giảm dần: Descending o Nếu xếp loại cả ô đầu chọn No Haeder row, còn không xếp loại ô đầu chọn Haeder row Bấm nút OK để hoàn tất công việc Hộp thoại Sort 42 Trình soạn... cột văn bản Có thể trình bày văn bản có nhiều cột nh tạp chí hoặc báo bằng cách: Chọn đoạn văn bản Vào thực đơn Format, chọn Columns Trong hộp thoại Columns, ta có các tuỳ chọn nh sau: o Chọn kiểu chia cột trong Presets o Chọn số lợng cột trong Nuber of Columns o Chọn đờng kẻ giữa các cột trong Line Between o Chọn khoảng cách giữa các cột và độ rộng từng cột trong Width and Spacing Sau khi chọn... độ rộng của cột Bấm OK Độ cao của dòng và độ rộng cột có thể thay đổi bằng chuột: Đánh dấu dòng (cột) Đa chuột đến cạnh dới của dòng (cạnh phải của cột) cho đến khi con chuột biến thành mũi tên hai chi u Giữ nút trái chuột, đa chuột lên trên, xuống dới (qua trái hoặc phải) để thay đổi độ cáo của dòng (độ rộng của cột) 6 Chọn dòng cột Có thể chọn khối dòng, cột của bảng nh chọn khối văn bản hoặc . bar): Chứa các lệnh lệnh của Winword để phục vụ cho việc soạn thảo, nó đợc chia thành các nhóm nh nhóm lệnh quản lý tệp văn bản (File), nhóm lệnh chỉnh. có thể quan sát đợc các văn bản, vào thực đơn Window, chọn Arrange. Lu ý, để tiết kiệm bộ nhớ, tạo điều kiện cho máy tính hoạt động nhanh hơn, nên đóng các