QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

64 320 0
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƢ VIỆN - VĂN PHÒNG Giáo trình: QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Phần: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Lƣu hành nội bộ) Thành phố Hồ Chí Minh, 2014 Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.0 Khái quát 1.1 Văn phòng 1.2 Văn phòng quan, tổ chức 1.3 Hành 1.4 Quản trị 1.5 Quản trị hành văn phòng 1.6 Các biện pháp quản trị hành văn phòng 1.7 Tóm tắt nội dung chương 1.8 Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm 1.9 Thực hành Văn phòng – đơn vị quan, tổ chức Trong thời gian dài, văn phòng thường coi nơi túy thực công việc giấy tờ, giải công việc hành đơn giản, có tính chất phục vụ người làm việc văn phòng coi “bưng, bê, kê, dọn” ngày nay, kỷ nguyên thông tin yêu cầu trình hội nhập văn phòng trở lại vị mà vốn có: trung tâm điều hành tổ chức, mặt tổ chức Nếu văn phòng trước nơi giải công việc hành vụ, nơi tiếp nhận người mà lý làm đơn vị văn phòng phận có vị trí quan trọng, thiếu quan, doanh nghiệp Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp; phận tham mưu đặc biệt lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức Chính quản trị hành văn phòng coi nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo cho vị trí 1.1 Văn phòng quan, tổ chức 1.1.1 Khái niệm Trong bối cảnh kinh tế thị trường theo định hướng XHCN Việt Nam, có nhiều tổ chức hoạt động quan quyền lực nhà nước; quan hành nhà nước; quan tư pháp; tổ chức trị - xã hội; đơn vị nghiệp; quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; tổ chức phi phủ; doanh nghiệp… Trong cấu quan, tổ chức “văn phòng” phận thiếu, chí doanh nghiệp văn phòng (trụ sở chính) pháp luật quy định phận bắt buộc tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản điều 35 Luật Doanh nghiệp) Tuy nhiên, hiểu “văn phòng” có nhiều cách hiểu khác cách nhìn khác tác giả Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình lưu hành hầu hết cố gắng đưa cách hiểu vấn đề thực tế chưa có quan điểm thống tuyệt đối Có quan niệm cho văn phòng “Văn phòng máy điều hành quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức” Ở quan niệm hiểu văn phòng phận đa nhiệm vụ với nghiệp vụ rộng, từ việc thực công việc điều hành định, tổ chức thi hành định, vấn đề tổ chức nhân sự… việc đảm bảo điều kiện sở vật chất mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng… đảm bảo cho hoạt động quan, tổ chức thông suốt Trên thực tế văn phòng quan niệm đề cập có thường có tên gọi “văn phòng” phòng “Hành – Quản trị”, phòng “Hành – Tổ chức – Quản trị” hay phòng “Hành – Tổng hợp” Bên cạnh có quan niệm cho văn phòng phận thuộc khối hành văn phòng chuyên thực thủ tục hành tiếp nhận xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho quan, tổ chức Ở quan niệm văn phòng gọi phận “Văn thư” phận “Văn thư – Lưu trữ” hay phận “Văn thư – Lễ tân” Ngoài ra, thực tế xã hội Việt Nam văn phòng có tên gọi văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng Ủy ban nhân dân… trường hợp văn phòng không hiểu đơn vị, phận quan, tổ chức mà quan, tổ chức xã hội Ở quan, tổ chức có phận phòng Hành hay phòng Hành – Quản trị Quan niệm không nằm phạm vi quản trị hành văn phòng Như vậy, thấy quan niệm xã hội, nhiều học giả nghiêng cách hiểu văn phòng đơn vị giải thủ tục hành chính, thực nghiệp vụ hành thực thi công việc hậu cần Nhưng thực tế Việt Nam nước giới, văn phòng không thực công việc Chẳng hạn với doanh nghiệp, văn phòng phải tham gia vào công việc quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất với doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp tư nhân) Chẳng hạn với công ty với quy mô 200 công nhân, văn phòng phải tham gia nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh công ty từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động công ty Hay kỷ nguyên công nghệ thông tin nay, mà doanh nghiệp đẩy mạnh hoạt động thương mại điện tử xuất khái niệm “văn phòng ảo” Lúc cách hiểu truyền thống văn phòng có bàn ghế, có hồ sơ, tài liệu, có thiết bị máy móc… không phù hợp “Văn phòng ảo” cung cấp địa điểm giao dịch doanh nghiệp với địa xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế… Văn phòng ảo túy nơi trao đổi thông tin thực giao dịch thư điện tử, trao đổi qua điện thoại… hoạt động doanh nghiệp bình thường Ngoài ra, phòng chuyên môn quan, doanh nghiệp, để thực nghiệp vụ chuyên môn phòng cần có người thực công việc hành hỗ trợ cho cá nhân chuyên môn khác Ví dụ phòng Kỹ thuật công ty, kỹ sư làm tốt công việc thiết kế, thí nghiệm, chế tạo sản phẩm kỹ thật cần người hỗ trợ công tác hành nhận văn từ văn phòng công ty, soạn thảo văn cần thiết trình lãnh đạo hay chuẩn bị công việc hành phòng làm việc với phòng ban khác Ở trường đại học, khoa đào tạo có văn phòng khoa có phận chuyên trách thực công việc hành giúp việc cho lãnh đạo, hỗ trợ giảng viên tham gia quản lý sinh viên soạn thảo thông báo tới sinh viên theo yêu cầu lãnh đạo khoa, hỗ trợ giảng viên làm việc với sinh viên, quản lý hồ sơ, tài liệu khoa, hướng dẫn sinh viên thực yêu cầu đào tạo… Như thấy văn phòng xuất quan, tổ chức hay đơn vị, phận tổ chức Ở đây, cho cần hiểu “văn phòng” phận quan, doanh ngiệp Văn phòng không hiểu đơn giản phận giải công việc hành giản đơn xử lý văn bản, quản lý dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà phải nơi mang lại giá trị khác cho tổ chức tham mưu xây dựng hệ thống quy định, chế làm việc tổ chức thực quy định để quản lý hệ thống; tham mưu đảm bảo nguồn lực tổ chức; phối hợp điều hòa hoạt động tổ chức thông qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức hoạt động đối nội nhằm xây dựng máy chuyên nghiệp vững mạng; tổ chức hoạt động đối ngoại để xây dựng hình hảnh phát triển thương hiệu, uy tín tổ chức… Như vậy, rõ ràng văn phòng phận quan trọng cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Từ đó, đưa khái niệm văn phòng quan, tổ chức sau: “Văn phòng phận tách rời quan, tổ chức, doanh nghiệp; nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo công tác quản lý điều hành; thực hỗ trợ công tác hành cho đơn vị chức năng, nhằm giải có hiệu nhiệm vụ chung quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Chức văn phòng 1.1.2.1 Chức tổng hợp - tham mưu Chức văn phòng thể hai mặt tổng hợp tham mưu: Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) đơn vị chịu trách nhiệm việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo thông tin liên quan tới hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn phòng thiết lập chế thu thập thông tin biện pháp phương tiện xử lý thông tin qua thực theo dõi, nắm bắt tổng hợp thông tin mặt hoạt động quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động yêu cầu lãnh đạo Các thông tin phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá tổng hợp báo cáo tới cấp lãnh đạo hay cung cấp tới đơn vị theo Quy chế hoạt động nguồn tin Thông qua thông tin văn phòng cung cấp, nhà lãnh đạo nắm thông tin, diễn biến quan, doanh nghiệp thông tin bên xã hội có liên quan, từ có biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý điều hành xác hợp lý Tham mưu: Với vị trí giúp phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng coi phận tham mưu cho lãnh đạo việc quản lý điều hành công tác hành quan, tổ chức Trên sở thông tin thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp trình lãnh đạo; văn phòng phạm vi quyền hạn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm sở lựa chọn ban hành định kịp thời nhằm giải công việc cách hiệu lý công tác quản lý điều hành Chẳng hạn việc quản lý quan, doanh nghiệp, sở quy định pháp luật tình hình thực tế, văn phòng với đơn vị chức tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình kiểm soát… Tất quy định xây dựng tổ chức thực chặt chẽ góp phần quan trọng thành công công tác quản lý điều hành lãnh đạo Bên cạnh đó, lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng đầu mối tập hợp ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ đơn vị chuyên môn tổng hợp thành đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều cho thấy hoạt động tham mưu công việc quan trọng văn phòng quan, tổ chức Hai mặt tổng hợp tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tách rời Tổng hợp sở tham mưu Sẽ tham mưu tốt, có biện pháp tốt thông tin không có, không kịp thời, không xử lý, phân tích xác tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin báo cáo nhanh chóng hơn, xác 1.1.2.2 Chức giúp việc điều hành lãnh đạo Chức giúp việc điều hành cho lãnh đạo coi chức quan trọng văn phòng Căn vào định hay chủ trương lãnh đạo quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa chủ trương, định quan, doanh nghiệp thực tế Trong trình tổ chức thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực việc theo dõi, quản lý đôn đốc việc triển khai thực tế, theo dõi sát tiến độ triển khai nắm bắt vấn đề phát sinh trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh việc đáp ứng điều kiện thực hành chính, sở vật chất nguồn lực khác từ văn phòng điều kiện quan trọng để việc thực định, kế hoạch đạt hiệu cao 1.1.2.3 Chức hậu cần Ở chức này, văn phòng tiến hành công việc đảm bảo đầy đủ sở vật chất phục vụ cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp; đảm bảo trang thiết bị, phương tiện làm việc an toàn, thống Để thực công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay trang thiết bị, phương tiện làm việc tài sản khác phục vụ cho hoạt động toàn quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… công việc mà văn phòng tiến hành thực thường xuyên, phục vụ hiệu cho hoạt động quan, doanh nghiệp 1.1.2.4 Chức hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng doanh nghiệp) Trong hoạt động doanh nghiệp văn phòng không túy giải công việc hành chính, mà văn phòng phải tham gia vào công việc sản xuất, kinh doanh cách tích cực hiệu Văn phòng công việc hành thực công việc giải thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải thắc mắc, chí tranh chấp với khách hàng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp; thực hoạt động tiếp thị, trì giải tốt mối quan hệ với quan nhà nước… Chức cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng văn phòng doanh nghiệp kinh tế thị trường 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Để thực chức trình bày trên, văn phòng quan, doanh nghiệp tổ chức thực nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng Có thể chia làm nhóm nhiệm vụ liên quan tới chức cụ thể: 1.1.3.1 Nhóm công việc hành chính: - Tổ chức thực công tác lễ tân, tổng đài điện thoại - Tổ chức quản lý thực công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn đơn vị quan, doanh nghiệp thực nghiệp vụ theo quy định - Đánh máy, soạn thảo văn cho cấp lãnh đạo, văn văn phòng - Thực thủ tục pháp lý liên quan tới quan hành nhà nước Đảm bảo hoạt động quan, doanh nghiệp quy định pháp luật - Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại quan, doanh nghiệp - Quản lý hồ sơ, tài liệu máy tổ chức, nhân - Thực công tác tài chính-kế toán (nếu phân công) 1.1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực chức tổng hợp – tham mưu: - Theo dõi tình hình hoạt động quan, doanh nghiệp lĩnh vực việc thực chủ trương, nghị Đảng, Nhà nước chủ trương, nghị quan, doanh nghiệp; tình hình thực chương trình, kế hoạch công tác phê duyệt; tình hình thực nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết kinh doanh; tiến độ thực dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, PCCC… - Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ đột xuất trình lãnh đạo mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh, vấn đề hạn chế, vướng mắc trình hoạt động quan, doanh nghiệp - Xây dựng quy chế làm việc quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…) - Cập nhật văn quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo quy định dự thảo sửa đổi quy định, quy chế quan, doanh nghiệp phù hợp với thay đổi pháp luật - Tham mưu cho lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn quan, doanh nghiệp ban hành pháp luật, quy định - Theo dõi công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo công tác đánh giá, xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân Tham mưu tổ chức thực công tác thi đua – khen thưởng quan, doanh nghiệp - Tổng hợp ý kiến, kiến nghị đề xuất đơn vị, phòng ban đối tác, khách hàng tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua quan, tổ chức - Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo công tác cải cách hành chính, xây dựng tổ chức thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 1.1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực chức giúp việc điều hành lãnh đạo: - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến đạo lãnh đạo - Tổ chức thực công việc theo kế hoạch phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực đơn vị, phòng ban Theo dõi nắm bắt vướng mắc, khó khăn trình thực báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời - Tổ chức họp, hội nghị, buổi làm việc lãnh đạo phòng ban chức theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với đơn vị, đối tác để chuẩn bị điều kiện tốt cho buổi làm việc - Chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo thủ tục pháp lý liên quan trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên công tác nước - Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo truyền đạt định, mệnh lệnh lãnh đạo tới đơn vị, cá nhân kịp thời; theo dõi báo cáo việc thực định, mệnh lệnh - Tổ chức thực thông báo kịp thời tới đơn vị, cá nhân trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến đạo lãnh đạo 1.1.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực chức hậu cần: - Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường quan, doanh nghiệp; xếp, bố trí nơi làm việc cho đơn vị, phòng ban - Chuẩn bị sở vật chất phục vụ họp, hội nghị, lễ hội, kiện quan, doanh nghiệp - Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện, thiết bị làm việc theo kế hoạch lãnh đạo phê duyệt - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh đạo nhu cầu công việc đơn vị, phòng ban 1.1.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng Cơ cấu tổ chức hệ thống xác lập thức phận cấu thành tổ chức, thể mối quan hệ quản lý điều hành quan, tổ chức, đơn vị Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ lãnh đạo-điều hành, chức năng-nhiệm vụ, phân công-phối hợp, quyền hạn máy phận máy Cơ cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức hiểu hệ thống xác lập phận cấu tạo nên văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho phận mối quan hệ công tác phận Trên thực tế, cấu tổ chức văn phòng quan, tổ chức xã hội phụ thuộc vào loại hình, quy mô của quan, tổ chức Chẳng hạn văn phòng ủy ban nhân dân cấp huyện/quận gồm phận hình 1.1 Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức UBND cấp huyện/quận (nguồn UBND huyện Thủy Nguyên, TP.Hải Phòng) Nhưng công ty cấu tổ chức văn phòng có khác biệt: Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB (nguồn: công ty TNHH SX & TM Văn Minh AB) Mặc dù có khác nhau, thông thường văn phòng quan, doanh nghiệp bao gồm phận sau: 1.1.4.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng quan nhà nước Đối với văn phòng quan nhà nước, đơn vị nghiệp nhà nước, thông thường bao gồm phận sau: Chánh văn phòng (Trƣởng phòng) Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng) Bộ phận Tổng hợp Bộ phận Tổ chức Cán Bộ phận Văn thƣLƣu trữ Bộ phận Kế toán Bộ phận Quản trị Bộ phận IT Hình 1.3 Mô hình cấu tổ chức chung văn phòng quan nhà nước - Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách điều hành chung hoạt động văn phòng/phòng - Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho Chánh văn phòng phụ trách công việc theo phân công, phân cấp Chánh văn phòng - Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động ngành, lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo đơn vị; tham mưu nội dung chương trình-kế hoạch công tác; thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung họp; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo công tác ban hành văn bản; công tác pháp lý Thực chuẩn bị dự án, thẩm định triển khai dự án lĩnh vực phân công - Bộ phận Tổ chức-Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo công tác tổ chức nhân sự, tổ chức lao động; thực quy định pháp luật người lao động - Bộ phận Hành – Văn thư –Lưu trữ: Thực công tác văn thư; tổng đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý sử dụng dấu; thực thủ tục hành khác cấp giấy giới thiệu, giấy đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị quan, đơn vị Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác cho đơn vị quan - Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực công tác tài kế toán theo quy định pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quy chế tài chính, quy định liên quan tới chế độ thu nhập người lao động quan, đơn vị - Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ sinh; điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa tài sản, thiết bị - Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website công việc liên quan tới công nghệ thông tin quan 1.1.4.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp Văn phòng doanh nghiệp xuất thêm phận phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp: Chánh văn phòng (Trƣởng phòng) Phó chánh văn phòng (Phó trƣởng phòng) Bộ phận Tổng hợp, Kế hoạch Bộ phận Nhân sự, Chính Bảo hiểm Bộ phận Văn thƣLƣu trữ Bộ phận Kế toán Bộ phận Quản trị phục vụ Bộ phận Kiểm soát Bộ phận IT Bộ phận Lễ tân, Quan hệ khách hàng Hình 1.4 Mô hình cấu tổ chức chung doanh nghiệp - Trưởng phòng Hành (trưởng phòng Hành – Nhân sự): Phụ trách điều hành chung hoạt động phòng - Phó phòng Hành (Phó phòng Hành – Nhân sự): giúp việc cho trưởng phòng phụ trách công việc theo phân công, phân cấp trưởng phòng - Bộ phận Tổng hợp – Kế hoạch: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo phòng ban, xưởng sản xuất, văn phòng đại diện, cửa hàng; thực việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chương trình-kế hoạch công tác chung doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung họp, hội nghị; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo công tác ban hành văn bản; phụ trách công tác pháp lý cho hoạt động doanh nghiệp Trực tiếp quan hệ làm việc với quan bảo vệ pháp luật, quan báo chí truyền thông lĩnh vực liên quan tới hoạt động doanh nghiệp Quản lý tổ chức kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm nước quốc tế - Bộ phận Nhân sự: Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo việc thực quy định pháp luật công tác tổ chức nhân doanh nghiệp Trực tiếp thực công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ luật… nhân Xây dựng chế độ, sách, quy định, kế hoạch nhân trình lãnh đạo phê duyệt Lưu trữ hồ sơ nhân doanh nghiệp Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, trì việc thực chế độ bảo hộ lao động toàn doanh nghiệp theo quy định Giải tranh chấp lao động - Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực công tác văn thư; quản lý sử dụng dấu; cấp giấy giới thiệu, giấy đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho đơn vị doanh nghiệp Thực nghiệp vụ lưu trữ chỉnh lý, thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế hướng dẫn nghiệp vụ công tác doanh nghiệp - Bộ phận Kế toán: thực công tác tài - kế toán theo quy định pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo việc xây dựng quy chế tài chính, quy định liên quan tới chế độ thu nhập người lao động doanh nghiệp 2.2.3.4 Phương pháp mô hình tổ chức Là phương pháp xây dưng mô hình tổ chức, sau đem thử nghiệm chúng thực tế, tổng kết rút kinh nghiệm thấy tương đối hoàn chỉnh cho phổ biến rộng rãi đơn vị khác Phương pháp tốn nhiều công sức chi phí tính chắn thành công cao, chúng thường vận dụng phổ biến 2.2.4 Tuyển chọn, bố trí nhân văn phòng Nguồn nhân lực tài nguyên quý Vấn đề quản trị nguồn nhân lực bố trí nhân ngày nhà quản trị quan tâm nghiên cứu phân tích, xem chức quản lý cốt lõi quan trọng tiến trình quản trị Nhân lực làm công tác Văn phòng bao gồm tất người thuộc quyền quản lý điều hành thủ trưởng Văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền định vấn đề về: Tổng số lao động Văn phòng người, xác định cụ thể, hợp lý số lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v + Phân bổ lao động tổ chức củaVăn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí công tác cho phù hợp Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị Văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo bỏ sót việc đơn vị nào, người đảm nhận Phát huy khả thành viên tạo sức mạnh chung Văn phòng 2.3 Chức lãnh đạo văn phòng 2.3.1 Khái niệm Lãnh đạo hoạt động huy hay tác động đến người khác để đạt mục tiêu tổ chức đề ra, muốn nhà quản trị phái trước, thấy trước vấn đề phải giải theo hướng cần có phong cách lãnh đạo phù hợp, có hiệu Trên thực tế công việc văn phòng quan, doanh nghiệp kế hoạch hóa cấp độ khác nhau, nhiêu không tránh việc phát sinh trình thực nguyên nhân khác Do đó, trình quản lý điều hành máy văn phòng, việc theo sát hướng dẫn nghiệp vụ nhân viên văn phòng với đơn vị, cá nhân có liên quan ý để tổ chức thực nhiệm vụ văn phòng hiệu Việc theo sát trình thực nhiệm vụ tác dụng giám sát tiến độ công việc, mà giúp phát dấu hiệu bất thường trình thực thi để có biện pháp can thiệp thích hợp, kịp thời để đảm bảo kết kế hoạch vạch Chức gồm nhiều công việc cụ thể như: - Đôn đốc, nhắc nhở cá nhân, đơn vị liên quan thực nhiệm vụ, thời gian trách nhiệm xác định chương trình, kế hoạch công tác chung lãnh đạo phê duyệt - Tổng hợp vấn đề phát sinh trình thực chương trình, kế hoạch; đưa biện pháp xử lý phạm vi quyền hạn báo cáo xin ý kiến cấp giải vấn đề vượt thẩm quyền - Cập nhật yêu cầu từ cấp nhanh chóng thông báo tới đơn vị, cá nhân liên quan tổ chức triển khai thực yêu cầu cách nhanh chóng đạt kết cao - Theo dõi tổng hợp vấn đề cộm việc triển khai công tác hành để tham mưu cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp biện pháp xử lý thích hợp - Ra định, mệnh lệnh nhằm xử lý công việc phát sinh liên quan tới việc giải nhiệm vụ văn phòng vấn đề nội văn phòng 2.3.2 Các phƣơng pháp lãnh đạo văn phòng 2.3.2.1 Phương pháp hành chính: - Là phương pháp sử dụng quyền lực mang tính chất bắt buộc đối tượng phải thực nhiệm vụ - Các công cụ để thực quyền lực; định quản trị; công cụ kế hoạch; tổ chức; công cụ sách; chế độ công cụ kỹ thuật quản trị khác - Sử dụng phương pháp hành trình lãnh đạo tập thể người điều cần thiết, thể quyền lãnh đạo người lãnh đạo, buộc đối tượng phải phục tùng vô điều kiện, làm cho công việc tiến hành cách nhanh chóng tương đối dễ thực Tuy nhiên không nên lạm dụng phương pháp 2.3.2.2 Phương pháp kinh tế: Sử dụng biện pháp khuyến khích lợi ích kinh tế, vật chất tăng giảm tiền lương, tiền thưởng, tiền phụ cấp, tiền bồi dưỡng 2.3.2.3 Phương pháp giáo dục: Là phương pháp tác động lên tinh thần người lao động, nhằm khơi dậy tính tích cực, tính tự giác, hăng hái thi đua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Phương pháp giáo dục có ý nghĩa to lớn tổ chức, người nguồn lực nguồn lực, cần phải phát triển toàn diện về: tư tưởng, trình độ, lực, thể lực, phẩm chất đạo đức…Có vậy, người có khả tự làm chủ thân xã hội Có nhiều cách khác để tiến hành việc giáo dục người Căn vào nội dung giáo dục người ta chia thành loại: giáo dục giáo dục cụ thể - Giáo dục giúp người phát triển toàn diện thông qua hình thức đào tạo dài hạn bồi dưỡng ngắn hạn phù hợp với trình độ điều kiện đối tượng khác - Giáo dục cụ thể giáo dục mặt, tình cụ thể Thông qua hình thức: thuyết phục, tự phê bình, khen thưởng – kỷ luật, tổ chức phong trào thi đua lao động sản xuất, động viên khuyến khích… 2.3.2.4 Sự kết hơp phương pháp: Trong lãnh đạo cần sử dụng kết hợp phương pháp nhằm tạo động lực kinh tế mạnh mẽ hơn, phương pháp hành tạo động lực trị, phương pháp kinh tế tạo động lực vật chất, phương pháp giáo dục tạo động lực tinh thần Đồng thời sử dung kết hợp phương pháp khắc phục cho nhược điểm loại phương pháp 2.3.3 Kỹ định: 2.3.3.1 Khái niệm Quyết định quản trị hành vi sáng tạo chủ thể quản trị nhằm định mục tiêu, chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thông tin tổ chức môi trường Việc đề định có ý nghĩa lớn, khâu mấu chốt trình quản trị Nội dung hoạt động quản trị việc đề tra định, từ việc điều hành sản xuất hàng ngày việc giải đồng vấn đề kinh tế lớn, tiến hành sở định thích hợp Việc định hoạt động quan trọng quản trị khâu chủ yếu công nghệ quản trị, định tính chất đắn không đắn toàn hoạt động hệ thống Quyết định quản trị liên quan mật thiết tới vai trò nhà quản trị uy tín hệ thống phải thực định đó, kể mặt sản xuất, trị, xã hội 2.3.3.2 Phân loại Do tính phức tạp trình quản trị, định quản trị đa dạng, phân loại định quản trị thành loại sau: - Căn vào tính chất định: định chiến lược, định chiến thuật, định tác nghiệp - Căn theo thời gian tác động định: Quyết định dài hạn, định trung hạn, định ngắn hạn - Căn vào phạm vi tác động định: Quyết định toàn cục, định phận, định chuyên đề - Căn theo nội dung chức : Quyết định kế hoạch, định tổ chức, định điều khiển, định kiểm tra - Căn theo lĩnh vưc hoạt động quản trị: Quyết định chất lượng, định tiếp thị, định sản xuất, định tài chính, định nhân - Căn cấp định: Quyết định cấp cao, định cấp trung, định cấp thấp - Căn theo cách thức soạn thảo định: Quyết định theo mẫu có sẵn, định không theo mẫu có sẵn - Căn theo hình thức định: Quyết định văn bản, định lời nói, định không lời 2.3.3.3 Đặc điểm - Các định quản trị sản phẩm tư chủ thể quản trị, chứa đựng hàm lượng tri thức khoa học lẫn yếu tố sáng tạo tính nghệ thuật định - Các định quản trị đề vấn đề chín muồi xoay quanh vấn đề tổ chức - Chất lượng định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin thu nhậnvà khả phân tích nhà quản trị - Cấp quản trị cao định họ quan trọng, liên quan đến nhiều người , nhiều phận chí vận mệnh tổ chức, công ty - Khả định quản trị khả bẩm sinh 2.3.3.4 Yêu cầu - Tính hợp pháp : Quyết định quản trị hành vi tổ chức hay cá nhân nhà quản trị nên phải tuân theo pháp luật  Quyết định phải đưa phạm vi thẩm quyền tổ chức cá nhân  Quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định  Quyết định phải ban hành thủ tục thể thức - Tính khoa học: Tính hợp pháp chưa đủ đảm cảo cho định có hiệu Muốn có hiệu định phải có tính khoa học Đó định quản trị phải có khoa học định loại nào, phải đề sở nắm vững đòi hỏi quy luật khách quan dựa sở thông tin xác thực đảm bảo chất lượng - Tính thống nhất: tính thống thể hiện:  Các định ban hành cấp phận chức phải thống theo hướng Hướng mục tiêu chung xác định  Các định ban hành thời điểm khác không mâu thuẩn, trái ngược, phủ định lẫn Quyết định đữ hết hiệu lực khong phù hợp cần phải loại bỏ - Tính tối ưu: Phương án mà định lựa chọn phải phương án tối ưu, thõa mãn cao mục tiêu đề phù hợp với ràng buộc định, ủng hộ thành viên cấp tổ chức - Tính linh hoạt:Đòi hỏi định phải phản ánh nhân tố lựa chọn định, phản ánh tính thời đại, môi trường mà định đời thực - Tính cụ thể thời gian người thực hiện: Các định quản trị đòi hỏi phải thật cụ thể thời gian, đặc biệt định có tính chất dây chuyền công nghệ, phận phải hoàn thành nhiệm vụ vào thời điểm để bàn giao cho phận thực chuyển tiếp 2.3.3.5 Các bước định a Nhận dạng xác định vấn đề: Nhìn nhận vấn đề bước có vai trò đặc biệt quan trọng việc định hiệu Bước thực thiếu xác bước trở nên vô nghĩa Trong tình đơn giản , nhà quản trị nhanh chóng xác định vấn đề Ngược lại, tình phức tạp , khó đề nhiệm vụ định cách xác Trong tình thường phải đề nhiệm vụ định cách sơ tiếp tục thu thập , phân tích thông tin để làm rõ nhiệm vụ Đặc biệt ý rằng: cách đặt vấn đề sai dẫn đến định kết sai b Xác định mục tiêu: Sau người định xác định vấn đề cần giải đặt mục tiêu cần đạt Đặt mục tiêu giúp cho nhà quản trị biết cần đạt để đạt Ví dụ: Một cửa hàng thời trang gặp khó khăn với hình ảnh xấu thái độ bán hàng không tốt chất lượng ngày giảm chủ cửa hàng định đưa mục tiêu “nâng cao hình ảnh” cửa hàng c Xây dựng phương án: Nếu có phương án, người có lựa chọn: "có", "không", bạn có câu hỏi: "Chúng ta nên làm điều không?" Tuy nhiên, điều dẫn đến định hiệu Vì vậy, cần có phương án khác đại diện cho nhiều khả khác Nhà quản trị dựa vào kinh nghiệm kiến thức thân , dựa vào ý kiến đề xuất chuyên gia tập thể Nếu số lượng phương án đề xuất nhiều trình phân tích chọn lọc phương án gặp khó khăn tốn k m Để thuận lợi cho việc phân tích lựa chọn nên giữ lại số phương án thiết thực d Đánh giá phương án: Sau xây dựng phương án, nhà quản trị phải so sánh, đánh giá điều lợi bất lợi phương án Mục đích việc đánh giá phương án tính toán mức độ mà phương án đáp ứng mục tiêu ban đầu bạn Tiêu chuẩn đánh giá dựa vào biến số sau: Chi phí Chi phí phương án bao nhiêu? Phương án tiết kiệm chi phí trước mắt lâu dài không? Liệu có chi phí tiềm ẩn không? Chi phí có khả phát sinh theo thời gian không? Phương án có nằm phạm vi ngân sách không? Lợi ích Chúng ta thu lợi nhuận lợi ích thực phương án nêu? Phương án có giúp tăng chất lượng sản phẩm hay không? Mức độ thỏa mãn khách hàng có tăng không? Phương án có làm nhân viên hoạt động hiệu không? Tác động tài Phương án đem lại lợi nhuận ròng bao nhiêu, tính theo giá thuần? Kế hoạch thời gian cho kết gì? Liệu có phải vay tiền để thực phương án không? Các biến số vô hình Uy tín danh tiếng có nâng lên thực phương án chọn không? Mức độ trung thành khách hàng nhân viên với công ty có tăng không? Thời gian Cần thời gian để thực phương án này? Đâu nhân tố có khả trì hoãn tác động trì hoãn lịch trình? Tính khả thi Phương án đem lại hiệu thiết thực không? Có trở ngại cần phải vượt qua không? Nếu phương án triển khai, liệu gặp phải chống đối bên bên tổ chức không? Nguồn lực Chúng ta cần có người để thực phương án? Những người có sẵn tổ chức hay cần tuyển dụng đào tạo? Những dự án khác bị ảnh hưởng, cá nhân tập trung cho phương án này? Rủi ro Nguy rủi ro liên quan đến phương án này? Chẳng hạn, gây tổn thất cho doanh thu hay làm lợi cạnh tranh không? Các đối thủ cạnh tranh phản ứng nào? Vì rủi ro không chắn nhau, nên thông tin khiến cho điều không chắn giảm bớt? Có khó khăn tốn k m để thu thập thông tin giúp giảm thiểu rủi ro không? Đạo đức Phương án có hợp pháp không? Nó có đại diện cho quyền lợi khách hàng, nhân viên cộng đồng nơi hoạt động không? Có cản trở người khác biết xem x t phương án không? Trước đưa định cuối nào, phải cân nhắc yếu tố Mức độ quan tâm biến số khác tùy theo quy mô, tính chất hoạt động công ty có yếu tố chiếm vị trí quan trọng kinh doanh e Lựa chọn định: Sau đánh giá toàn phương án, bước nhà quản trị chọn phương án có điểm cao theo tiêu chuẩn nêu Việc lựa chọn phương án nên có tham gia tập thể , chuyên gia có kinh nghiệm, chí cấp trên.Những ý kiến họ có ý nghĩa lớn giúp người định chọn phương án tối ưu 2.3.4 Tổ chức chức thực định văn phòng Quyết định điều cần thiết, thành bại nó, phần lớn lại tùy thuộc khâu tổ chức thực Các nhà quản trị xem nhẹ khâu Để nâng cao hiệu thực định, cần phải tôn trọng quy trình gồm nội dung sau: 2.3.4.1 Truyền đạt nội dung định đến phận nhân có trách nhiệm thi hành Khi truyền đạt nội dung định cần: Giải thích rõ tinh thần, nội dung, yêu cầu tầm quan trọng Để cho định truyền đạt cách tốt nâng cao tính hiệu lực định nên soạn thảo văn với nội dung dể hiểu, rõ ràng giảm tối đa định không văn 2.3.4.2 Lập kế hoạch tổ chức thực định lập kế hoạch thực định Việc thực định có thành công hay không tùy thuộc lớn vào kế hoạch tổ chức Kế hoạch xây dựng cụ thể, có cở sở khoa học chặt chẽ thực tế khả thực định thành công nhiều Ở giai đoạn cần có phối hợp nhà quản trị để làm rõ vấn đề sau: - Những nhiệm vụ cần thực hiện: Ai thực hiện, bắt đầu kết thúc việc thực nhiêm vụ, nguồn lực cần thiết… - Tổ chức thực kế hoạch xây dựng Bao gồm:  Giao nhiệm vụ trách nhiệm cụ thể với điều kiện nguồn lực cho đơn vị, cá nhân có liên quan thực định  Tổ chức phối hợp hoạt động phận cá nhân khác  Động viên đạo kịp thời đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt định 2.3.4.3 Kiểm tra điều chỉnh định Mục đích bước nhằm phát đề biện pháp khắc phục kịp thời trở ngại, khó khăn sai lệch trình thực định Trong trình kiểm tra, phát có sai lầm nội dung định thì, nhà quản trị phải thực điều chỉnh định Mức độ điều chỉnh tùy thuộc vào mức độ sai lầm định Nếu mức độ nặng, phải ngưng toàn việc thực định phải tìm giải pháp 2.3.4.4 Tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm việc thực định Đây bước cần thực Nó giúp cho nhà quản trị rút học kinh nghiệm công tác quản trị từ đó, góp phần nâng cao nghệ thuật định tổ chức thực định nhà quản trị Việc tổng kết đánh giá cần ý đến nội dung sau: + Đánh giá chất lượng định + Phát tiềm chưa huy động từ có kế hoạch bố trí sử dụng nguồn lực với hiệu cao + Rút kết luận học kinh nghiệm 2.4 Kiểm tra hoạt động hành văn phòng 2.4.1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra quản trị Văn phòng hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng Văn phòng với kiểm tra nhằm xác định kết uốn nắn sai lệch so với mục tiêu đề Các nghiệp vụ hành văn phòng có ảnh hưởng tới nhiều hoạt động toàn quan, doanh nghiệp nên việc kiểm soát thường xuyên nghiệp vụ điều quan trọng nhằm đảm bảo cho việc thông suốt, nhịp nhàng Chức tổ chức thực dựa việc so sánh quy định, tiêu chuẩn, định mức, tiêu cấp phê duyệt để kiểm tra, đánh giá việc thực hiện thực tế nghiệp vụ hành nhiệm vụ cụ thể thời điểm Chẳng hạn để đảm bảo công tác soạn thảo văn toàn quan, doanh nghiệp đắn thống nhất, văn phòng vào quy định mẫu trình bày văn bản, quy trình soạn thảo văn bản, thẩm quyền ban hành văn để so sánh đánh giá việc soạn thảo văn đơn vị, phòng ban Qua đưa kết luận việc thực hay chưa quy định soạn thảo văn Trường hợp có nhiều sai sót, đề xuất với lãnh đạo biện pháp phù hợp để nâng cao chất lượng soạn thảo văn tập huấn, đào tạo rèn luyện kỹ soạn thảo cho phận, đơn vị chưa làm tốt công việc này; thông báo rộng rãi nội dung chưa thực tốt việc soạn thảo văn nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm toàn cán bộ, nhân viên thường xuyên làm công việc Chức kiểm tra hành văn phòng thực thường xuyên, liên tục với nhiều hình thức khác để đảm bảo cho nghiệp vụ hành thức đắn Đồng thời nâng cao trách nhiệm công việc đội ngũ người làm việc văn phòng đơn vị có liên quan, từ thúc đẩy suất lao động, tăng cường quản lý mọt hoạt động văn phòng 2.4.2 Vai trò kiểm tra Kiểm tra chức quan trọng nhà quản trị Chức kiểm tra gắn liền với chức khác quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, lãnh đạo Thông qua kiểm tra, đánh giá tình hình Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác Văn phòng lên bước cao Như kiểm tra để thực mục tiêu, chương trình kế hoạch, Kiểm tra để uốn nắn, Kiểm tra để phát triển Làm tốt chức kiểm tra giúp cho tổ chức, đơn vị hay cụ thể văn phòng: - Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức - Bảo đảm nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu - Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức người - Phát kịp thời sai sót phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh 2.4.3 Mức độ kiểm tra - Kiểm tra chiến lược: bao gồm việc giám sát yếu tố môi trường ảnh hửin đến khả tồn kế hoạch chiến lược, đánh giá kết hoạt động chiến lược toàn quan bảo đảm kế hoạch chiến lược dược thực ấn định Kiểm tra mức độ nhiệm vụ cấp quản trị cao cấp - Kiểm tra chiến thuật: vào việc đánh giá việc thực kế hoạch phận chuyên môn, giám sát kết theo định kì tiến hành sửa sai cần tiết Kiểm tra mức độ chủ yếu quản trị cấp trung cấp thực - Kiểm tra tác vụ: Bao gồm việc giám sát kế hoạch tác vụ, giám sát kết hàng ngày, tiến hành sửa sai theo yêu cầu Kiểm tra mức độ thuộc trách nhiệm nhà quản trị cấp sở 2.4.4 Phân loại kiểm tra: - Kiểm tra hành chính: Có nghĩa kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất việc kiểm tra kiểm tra lại mình, kiểm tra quản trị - Kiểm tra công việc: Căn vào chương trình, kế hoạch, tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết đạt tất lĩnh vực công tác Văn phòng - Kiểm tra nhân sự: Nội dung nhằm xem xét việc thực quy chế làm việc Văn phòng Đánh giá khả chuyên môn cán công nhân viên Văn phòng 2.4.5 Phƣơng pháp kiểm tra - Thanh tra: việc xem xét, nghiên cứu, đánh giá tình hình Cấp phải tra định kì đơn vị, phận - Kiểm tra ngân sách: Ngân sách công cụ tốt để kiểm tra Nó tác động thực đến cấu, trang thiết bị, nhân tổ chức kiểm tra ngân sách bao hàm việc phân tích, tỉ lệ phần trăm - Kiểm tra tập trung: Việc kiểm tra tiến hành đặc đểm, gọi tập trung theo địa bàn kiểm tra số hoạt động phân chuyên môn đơn vị gọi kiểm tra tập trung theo chức - Kiểm tra sách: Chính sách sở cho oạt động tố chức bên cạnh sách tiêu chuẩn để kiểm tra Dựa vào sách nhà quản trị kiểm tra hoạt động đơn vị, phận có với đạt không - Kiểm tra thủ tục: Là việc kiểm tra cac công việc thực theo với thủ tục quy định hay không, góc độ khác thông qua kiểm tra thủ tục nhà quản trị thay đổi thủ tục không phù hợp làm giảm hiệu hoạt động chung công việc thay đổi, điều chỉnh cho phù hợp nhăm đem lại hiệu cao nhất, nhiên cần ý thủ tục gây cản trở làm giảm hiệu cần thiết phải có yêu cầu cần phải quản lý nhà quản trị cần ý đến yếu tố tác động để có hướng điều chỉnh hợp lí - Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: kiểm tra thông qua hồ sơ pháp pháp phổ biến thông qua công tác lưu trữ tài liệu thực công việc nhằm đối chiếu số liệu, tài liệu so với tình hình thực tế sở thấy có điểm chứa phù với quy định pháp luật, hay quy chế hoạt động tổ chức điều chỉnh - Kiểm tra qua tường trình, báo cáo: Được xem hình thức phổ biến kiểm tra hành nhằm kiểm soát hoạt động đối tượng quản lý Ví dụ: tường trình, báo cáo việc, thông qua báo cáo công tác tháng, quý…… - Kiểm tra lịch công tác: Lịch công tác tuần xem kế hoạch cụ thể hoạt động quản lí điều hành tổ chức, xem tiêu chuẩn để kiểm tra việc tổ chức thực công việc có kế hoạch đề hay không 2.4.5 Các nguyên tắc kiểm tra Tất nhà quán trị dều muốn có chể kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc trì hoạt dộng tồ chức diễn theo dúng kế hoạnh dạt dược mục tiêu đề Vì tồ chức dều có mục tiêu hoạt động, công việc, người cụ thể riêng biệt, biện pháp công cụ kiểm tra tổ chức phải dược xây dựng theo yêu cầu riêng Giáo sư Koontz O'Donnell liệt kê nguyên tắc mà nhà quán trị phái tuân theo xây dụng chế kiểm tra Đó nguyên tắc: - Kiểm tra phải thiết kế sở kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiếm tra Cơ sở đề tiến hành kiểm tra thường dựa vào kề hoạch Do vậy, phải duợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra cần dược thiết kề theo cấp bậc cùa đối tượng kiểm tra Ví dụ công tác kiềm tra hoạt dộng nội dung hoạt động tổ trưởng tổ văn thư khác với công tác kiềm tra nhân viên văn thư Sự kiểm tra hoạt động bán hàng sè khác với kiểm tra phận tài chánh Một tổ chức với quy mô nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác vói kiểm tra tổ chức quy mô lớn - Công việc kiểm tra phải thiết kế theo đặc điếm cá nhân nhà quản trị Điều giúp nhà quản trị nắm dược xày ra, việc quan trọng thông tin thu thập dược trình kiểm tra phải dược nhà quản trị thông hiểu Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhả quàn trị không hiểu được, họ sử dụng, kiểm tra không ý nghĩa - Sự kiếm tra phải thực điểm trọng yếu: Khi xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra dâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu không xác định xác khu vực trọng điểm, kiểm tra khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất việc kiểm tra không đạt hiệu cao Tuy nhiên, chi đơn dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Chẳng hạn, nhà quản trị văn phòng cần phải lưu tâm chi phí đầu tư trang thiết bị với giá trị lớn tăng 5% so với kế hoạch không đáng quan tâm chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Hiệu việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động tổ chức, yếu tổ gọi điểm trọng yếu tổ chức - Kiểm tra phải khách quan: Ọuá trình quản trị dĩ nhiên bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị, việc xem xét phận cấp có làm tốt công việc hay không, phán đoán chủ quan Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn không cho nhận x t đánh giá mức đối tượng kiểm tra Kết kiểm tra bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Vì vậy, kiểm tra cần phải thực với thái độ khách quan trình thực Đây yêu cầu rầt cần thiết để đám bảo kết kểt luận kiểm tra xác - Hệ thống kiếm tra phái phù hợp với bầu không khí tổ chức, đơn vị: Để cho việc kiểm tra có hiệu cao cần xây dựng qui trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với n t văn hóa tổ chức Nếu tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm tra không nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nêu nhân viên cấp quen làm việc với nhà quàn trị có phong cách độc đoán thường xuyên dạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khả linh hoạt áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người - Việc kiếm tra cần phái tiết kiệm báo đảm tính hiệu kinh tế: Mặc dù nguyên tắc lả đơn giản thường khó thực hành Thông thường nhà quàn trị tốn nhiều cho công tác kiểm tra kết thu hoạch việc kiểm tra lại không tương xứng - Việc kiếm tra phái đưa đến hành động: Việc kiểm tra dược coi đắn sai lệch so với kế hoạch tiền hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức, điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hành kiểm tra, nhận sai lệch mà không thực việc điều chỉnh việc kiểm tra hoàn toàn vô ích Kiểm tra chức quản trị quan trọng, có liên quan mật thiết với chức hoạch định, tồ chức, lãnh đạo Về bản, kiềm tra hệ thống phản hồi, bước sau cùa tiền trình quản trị Với quan niệm quàn trị học đại, vai trò kiểm tra bao trùm toàn tiền trình 2.4.6 Quá trình kiểm tra: Xác định mục tiêu Lập kế hoạch kiểm tra Truyền đạt kế hoạch phân công nhiệm vụ So sánh kết với chuẩn mực, mục tiêu Đo lường việc thực Xây dựng tiêu chuẩn Điều chỉnh sai lệch ác định mục tiêu: Để kiểm tra tốt phải có mục tiêu rõ ràng, phải biết muốn đạt điều đâu đối tượng kiểm tra Có thể mục tiêu ngắn hạn mục tiêu dài hạn Lập kế hoạch kiểm tra: Kế hoạch lịch trình chi tiết việc cần làm để đạt mục tiêu, kèm theo phương pháp thực việc kiểm tra (có thể áp dụng công thức 5W, 1H, 2C, 5M phần hoạch định) Truyền đạt kế hoạch kiểm tra: đảm bảo việc kiểm tra nhằm đơn vị, phận liên quan đến việ c kiểm tra biết để thực tốt công việc kiểm tra Xây dựng tiêu chuẩn, chuẩn mực: xây dựng tiêu chuẩn, chuẩn mực cần rõ ràng đảm bảo đo lường Thu thập liệu đối tượng kiểm tra: thông qua phương thức khác nhau, quan sát, thu thập thông tin thông qua bảng biểu… So sánh đối chiếu kết thu thập với tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt Việc so sánh đối chiếu cần ý: - Mục tiêu công việc xác định rõ - Tiêu chuẩn, chuẩn mực rõ ràng, xác - Đo lường kết xác Điều chỉnh sai lệnh phòng ngừa Mục tiêu kiểm tra nhằm phát kịp thời sai phạm điều chỉnh, uốn nắn kịp thời sai phạm, hướng hoạt động với mục tiêu định Bên cạnh phát có sai phạm cần thiết có biện pháp phòng ngừa nhằm hạn chế tối đa sai phạm tương tự xảy tương lai Để thực tốt việc cần thực hiện: - Tìm hiểu chất nguyên nhân gốc rễ sai phạmlà gì? - Kiểm tra lại công đoạn, quy trình - Đưa biện pháp khắc phục gốc rễ vấn đề - Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu 2.5 Tiêu chuẩn đo lƣờng công việc hành Đo lường công việc quan trọng cần thiết để định hiệu công việc, đánh giá khả cua nhân viên phụ trách Qua giúp nâng cao tinh thần người làm việc, giúp cho việc xác định mức độ thưởng phạt tương ứng nhằm làm tăng hiệu hoạt động tổ chức Tiêu chuẩn nhằm dựa vào đo lường mức độ hoàn thành công việc đặt (đối chiếu so sánh) Các tiêu chuẩn cần phải xét duyệt thay đổi theo định kì Các tiêu chuẩn cần rõ ràng, xác Có loại tiêu chuẩn sau: - Kích thước hay đặc tính Chất lượng Số lượng Thời gian hoàn thành công việc 2.6 Tóm tắt nội dung Chương chức quản trị hành văn phòng gới thiệu khái quát chức quản trị vận dụng quản trị hành văn phòng gồm: Chức hoạch định: nhằm xác định mục tiêu phương pháp đạt dược mục tiêu hoạt động văn phòng Chức tổ chức: nhằm xác lập cấu tổ chức việc phân chia công việc, phối hợp thực công việc cấu với nhau, việc bố trí nhân phù hợp tổ chức văn phòng Chức lãnh đạo: khả điều chỉnh, tác động nhà quản trị hành văn phòng lên đối tượng quản lý nhằm hướng mục tiêu đối tượng với mục tiêu chung tổ chức Chức kiểm tra: vận dụng học thuyết kiểm tra vận dụng vào hoạt động văn phòng nhằm hướng đến kiểm soát hoạt động văn phòng điều chỉnh sai lệch có với mục tiêu văn phòng 2.7 Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm - PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2003), Quản trị học, NXB Thống kê, Tp.HMC - GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2007), Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội - GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, N B Lao động Xã hội, Hà Nội - Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Tp.HCM - TS Trần Kim Dung (2005), Quản trị nguồn nhân lực,NXB Thống kê, Tp.HCM - ThS Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị Hành Văn phòng, NXB Thống kê, Tp.HCM - Mike Harvey (2004), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội 2.8 Thực hành Anh/ chị xây dựng chương trình công tác tuần quan đơn vị mà anh chị biết Trên sở nhiệm vụ văn phòng anh chị lập kế hoạch kiểm tra hoạt động văn phòng Anh /chị xác định sơ đồ cấu tổ chức văn phòng sơ mô hình tập trung phân tán Sở Công thương tỉnh/ thành phố X , dự kiến tổ chức chương trình xúc tiến thương mại nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp tỉnh / thành phố có hội giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu Được biết : - Về nội dung, Sở mời chuyên gia kinh tế trao đổi quy định xúc tiến thương mại gồm: Quảng cáo, Khuyến , Triển lãm, Tổ chức Hội chợ, … - Đối tượng tham dự : Các doanh nghiệp địa bàn Sở quản lý - Thời gian địa điểm: dự kiến 1buổi Hội trường B2 lúc 8g đến 12g vào ngày … tháng … năm … - Kinh phí: Bồi dưỡng chuyên gia Tiệc trà cho 120 thành viên Tài liệu cấp phát miễn phí Là đơn vị tổ chức, anh/ chị dự thảo kế hoạch chương trình huấn luyện Sở Giao thông Vận tải phối hợp với Sở Tài Chính tổ chức hội nghị tập huấn để triển khai hệ thống văn quy định Chính phủ quản lý tài doanh nghiệp Được biết: - Đối tượng tham dự kế toán trưởng kế toán viên (dự kiến lớp có 40 thành viên) - Chi phí tập huấn tài liệu : 150 000 đ/ người (do Sở chi trả) Các chi phí gồm bồi dưỡng báo cáo viên người; thuê Hội trường; thiết bị, tiệc trà Anh/ chị trình bày công việc tổ chức hội nghị

Ngày đăng: 08/05/2017, 22:45

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan