LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, kinh tế thị trường ngày cạnh tranh, doanh nghiệp phải vận động liên tục ,suy nghĩ phương hướng, biện pháp để nhằm gia tăng điểm mạnh khắc phục điểm yếu, thu hẹp khoảng cách với đối thủ cạnh tranh Một phương hướng quan trọng mà lại mang lại hiệu cao trọng vào nguồn nhân lực doanh nghiệp Việc nhân viên doanh nghiệp thực tốt công việc mình, nhà quản lý đưa định nhân đắn giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thực mục tiêu mà tổ chức đề Để làm điều doanh nghiệp phải xây dựng cho hệ thống đánh giá thực công việc Trong trình đánh giá thực công việc không kể đến công tác vấn đánh giá thực công việc, giúp nhà quản lý đối chiếu với thông tin nhân viên cung cấp xây dựng hoàn thiện tiêu chuẩn đánh giá thực công việc Phỏng vấn hội để nhân viên bày tỏ nguyện vọng, ý kiến công việc, qua để công ty có nhìn nhận nhiều chiều quy trình đánh giá thực công việc Nhằm nhận thức rõ tầm quan trọng vấn đánh giá thực công việc, nhóm lựa chọn đề tài: “PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIÊN HÒA AN” để tìm hiểu chi tiết công tác vấn đánh giá thực công việc công ty này, sở đưa giải pháp nhằm hoàn thiện phần công tác công ty CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm vấn đánh giá thực công việc Phỏng vấn đánh giá thực công việc trình thu thập thông tin phản hồi sau thực quy trình đánh giá, thực thông qua thảo luận, nói chuyện người đánh giá đối tượng đánh giá Nội dung vấn thảo luận thực công việc đối tượng, tiềm họ tương lai biện pháp hoàn thiện thực công việc họ Qua vấn đánh giá, mục tiêu trình đánh giá cần giải sở để doanh nghiệp xây dựng mục tiêu phương hướng cho kỳ 1.2 Mục tiêu vấn đánh giá thực công vệc Có hình thức vấn dựa mục tiêu khác nhau: - Thỏa mãn - thăng tiến: Việc thực công việc người đánh giá đáp ứng nhu cầu tiêu chuẩn đặt cán có khả thăng tiến Mục đích vấn thảo luận với nguời đánh giá kế hoạch nghề nghiệp kế hoạch hành động đặc biệt để nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn đào tạo cho họ có đủ khả để thực công việc, chức vụ yêu cầu cao - Thỏa mãn không thăng tiến: Nhằm trì nâng cao kỹ thực công việc người đánh giá Hình thức vấn áp dụng người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cương vị họ hội thăng tiến nguyên nhân chức vụ trống cao hơn, chưa đáp ứng tiêu chuẩn công việc cao hơn, thân nguyện vọng thăng tiến Vì việc thực công việc người đánh giá thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn người vấn phải tìm biện pháp thích hợp nhằm khuyến khích họ tiếp tục trì nâng cao kỹ thực công việc, thông qua hình thức khen thưởng thích hợp - Không thỏa mãn - điều chỉnh: Loại vấn áp dụng cá nhân không đáp ững yêu cầu tiêu chuẩn thực công việc Có hai cách giải quyết, sửa chữa sai sót nhân viên thực công việc, chuyển họ sang thực công việc khác cho họ nghỉ việc 1.3 - Hình thức vấn đánh giá thực công việc Phỏng vấn hướng dẫn: Theo hình thức này, người quản lý trực tiếp cho nhân viên biết họ hoàn thành công việc tốt – xấu thuyết phục họ đề mục tiêu công tác cần Loại vấn có hiệu việc cải tiến công tác, đặc biệt nhân viên có ý thức, có ước vọng hội nhập - Kể lắng nghe: Đây loại vấn không theo công thức cứng nhắc lại đòi hỏi người quản lý phải có kỹ đặt câu hỏi, chuẩn bị câu hỏi kỹ biết lắng nghe Cuộc vấn tạo điều kiện cho người quản lý có hội đối thoại với nhân viên Mục đích vấn nhằm truyền đạt nhận xét người quản lý điểm mạnh điểm yếu nhân viên họ trả lời Người quản lý trực tiếp tóm tắt ghi lại ý kiến cấp dưới, không đề mục tiêu cải tiến hoàn thành thực công việc Cách vấn làm cho nhân viên cảm thấy vui vẻ việc hoàn thành công việc họ không thay đổi - Giải vấn đề: Theo cách vấn này, nói chuyện người quản lý nhân viên diễn cách thoải mái, cởi mở theo hướng tích cực Các vấn đề đưa thảo luận, mổ xẻ 1.4 Quy trình vấn đánh giá thực công việc Phỏng vấn đánh giá thực công việc thường triển khai theo bước: Bước 1: Chuẩn bị vấn: Buổi chuẩn bị vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng hiệu vấn chuẩn bị vấn cần phải quan tâm đến nội dung chủ yếu sau đây: - Chuẩn bị tình huống, lập kế hoạch vấn: Cần phải chuẩn bị trình tự vấn đề đề cập, dự đoán vấn đề nảy sinh, chuẩn bị phòng vấn, thời gian hẹn lịch vấn Để chuẩn bị vấn tốt, cần thu thập liệu thông tin cần thiết Nghiên cứu mô tả công việc nhân viên với tiêu chuẩn mẫu, xem xét lại hồ sơ nhân viên nhận xét, đánh giá thực công việc nhân viên lần gần - Chuẩn bị cho nhân viên: Thông báo cho họ biết trước tuần thời gian vấn Phân tích vấn đề, thu thập thắc mắc phàn nàn nhân viên liên quan đến việc thực công việc người bị vấn, nên ý vào công việc quan trọng toàn hoạt động người bị vấn Bước 2: Tiến hành vấn: Trong tiến hành vấn, bước thực bao gồm: Các bước thực bao gồm: + Đón tiếp + Nhắc lại lần đánh giá trước + Nhắc lại nhiệm vụ công việc người đánh giá + Nhắc lại tiêu chuẩn đánh giá: mục tiêu kết + Đánh giá tổng thể: mục tiêu đạt được, phân tích khoảng cách + Phân tích thay đổi tương lai liên quan đến công việc + Thảo luận giải pháp tăng cường công việc + Phân tích lực cá nhân, điểm mạnh điểm yếu + Trao đổi mục tiêu tới + Thảo luận hoạt động đào tạo cần thiết + Thảo luận lộ trình công danh người đánh giá + Tổng kết báo cáo • Chú ý trình vấn: - Trong trình vấn cần khuyến khích nhân nhân viên nói nhiều vấn Đây cách đơn giản nhân viên thay đổi cách hoạt động, cách làm việc họ để họ nói nhiều, cho họ nhận thiếu hụt chấp nhận cần thiết phải thay đổi hoạt động họ - Để khuyến khích nhân viên nói nhiều, làm việc sau đây: + Im lặng nghe họ nói cách chăm chú, không ngắt lời họ + Sử dụng câu hỏi thăm dò, sử dụng câu khuyến khích, Sử dụng câu hỏi lựa chọn - Trong trình vấn, cần ý nhận tình cảm, suy nghĩ thật nhân viên thông qua điều mà nhân viên nói • Những điều cần tránh vấn đánh giá thành tích: - Nói nhiều - Hỏi câu hỏi để nhân viên trả lời “Có”, “Không” - Khuyên bảo nhân viên - Không nên nhạo báng, đùa nhân viên - Không nên xa chủ đề • Ba tượng cần tránh vấn đánh giá thành tích: - Kiểu “Nghỉ giải lao”: Trường hợp diễn phổ biến Người vấn người vấn đề cập nhanh qua loa vấn đề nêu hướng dẫn đánh giá Sau buổi vấn, người vấn không hiểu thực lãnh đạo nghĩ mình, điểm hạn chế điểm mạnh, giải pháp để triển khai, ý tưởng để chia sẻ… vấn có ảnh hưởng đến tương lai vấn - Kiểu “Câm Điếc”: Người vấn người vấn không gặp không chia sẻ với nhau, hai bên lắng nghe chia sẻ Buổi vấn thường kết thúc với ý kiến trái chiều tâm lý nặng nề, bực dọc - Kiểu “Gia trưởng”: Phỏng vấn diễn với thông tin chiều Người vấn thể quyền hạn, quyền lực nhiều vai trò trưởng nhóm, huấn luyện viên • Các kỹ thuật sử dụng vấn đánh giá - Tạo mối quan hệ giao tiếp - Lắng nghe - Câu hỏi mở • Một số lỗi cần tránh vấn đánh giá - Gia trưởng, độc thoại áp đặt - Nhân viên lãnh đạo không hiểu ý - Thiếu tham gia tích cực lãnh đạo - Phát triển theo cách suy luận toán học - Lạm phát điểm - Giao tiếp chiều - Cảm giác thiếu công chủ quan • Những điều nên, không nên vấn đánh giá thực công việc Nên Không nên - Lên kế hoạch cụ thể trước vấn - “Lên lớp” nhân viên - Xác định rõ mục tiêu hiệu phát triển tổ chức - Đánh đồng đánh giá với tăng lương thăng tiến - Đánh giá dựa chứng rõ ràng - Chỉ ý tới yếu điểm - Đưa định dựa nguyên tắc tạo hội phấn đấu - Chỉ biết nói - Nhìn nhận rõ vai trò người đánh giá - Quá trích sai lầm - Nâng cao hành vi mong muốn - Quan niệm hai bên phải thống toàn vấn đề - Chú trọng vào hiệu tương lai - Đưa so sánh nhân viên Để hiểu cách rõ hàng quy trình vấn đánh giá thực công việc, phân tích quy trình vấn đánh giá theo trình sau: Trước vấn - Chuẩn bị tài liệu; nghiên cứu tự đánh giá đánh giá - Chuẩn bị thời gian, địa điểm, hẹn lịch vấn đánh giá Trong vấn Sau vấn - Tạo không khí thân mật - Thông báo kết đánh giá - Thông báo mục đích vấn - Hoàn thiện hồ sơ chuyển phòng nhân - Thông báo trình tự buổi vấn - Trao đổi kết đánh giá - Thống đánh giá cho kỳ 1.5 Các sai lầm thường gặp đánh giá thực công việc Việc đánh giá thực công việc cho kết đánh giá không xác tình cảm người Từ việc sai lầm xảy trình đánh giá, người đánh giá cần phải suy nghĩ xem vị trí nhan viên họ làm Dưới số lỗi chủ quan người đánh giá mắc phải: - Sai lầm nhà quản lý nhìn mặt: Sai lầm kiểu thường xuất nhà quản trị đánh giá tốt người dựa kiện đặc biệt Trong số trường hợp, nhà quản lý đánh giá nhân viên tốt thể mặt tốt bật - Sai lầm xu hướng trung bình: Những người đánh giá ngại đương đầu với thực tế, không muốn làm lòng người khác thường có xu hướng đánh giá tất người mức trung bình Việc quân bình đánh giá dẫn đến việc không nhìn nhận toàn diện cá nhân - Sai lầm đánh giá người lao động cao khả họ: Thông thường, sai lầm xảy đánh giá người đánh giá mong muốn nhân viên họ đạt định - Sai lầm không kiểu cặn kẽ việc đánh giá: Một sai lầm khác thấy người đánh giá không hiểu hết nội dung đánh giá - Sai lầm sử dụng tiêu chuẩn đánh giá không thống nhất: Khi đánh giá thực công việc, người đánh giá cần tránh sử dụng tiêu chuẩn khác đánh giá công việc có chất giống Việc sử dụng tiêu chuẩn không thống đánh giá nguyên nhân gây bất bình người đánh giá Sai lầm thường xẩy cấp quản lý mơ hồ tiêu chuẩn chủ quan - Sai lầm ấn tượng: Một ví dụ tương đối phổ biến số sinh viên đánh giá cao thông qua kỳ thi nhât, người lao động đánh giá cao họ có thành tích cao khoảng thời gian ngắn trước tiến hành đánh giá Một thực tế cần nhìn nhận người ta đánh giá thành tích cá nhân đạt từ “ 7-8 tháng trước”, bên cạnh người ta thường có quan niệm đánh giá thời điểm vấn đề dẫn đến sai lầm xu hướng chung người lao động thường tìm cách tạo ấn tượng trước nhà quản lý thời gian ngắn trước tiến hành Những sai lầm loại giải thông qua việc đánh giá dựa số liệu ghi chép thời gian dài CHƯƠNG 2: LIÊN HỄ THỰC TIỄN CÔNG TÁC PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN HÒA AN 2.1 Khái quát công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Hòa An 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty TNHH Thiên Hòa An thành lập Việt Nam theo pháp luật nước CHXHCN Việt Nam, giấy phép số 005065 Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Hà Nội cấp ngày tháng 10 năm 1996 giấy phép đăng ký kinh doanh số 048961 Sở Kế hoạch Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 12 tháng 10 năm 1996 Đến liên tục phát triển không ngừng lớn mạnh Sản xuất : Sản xuất, gia công sản phẩm khí - Sản xuất sản phẩm khí, từ năm 1998 - Lắp ráp linh kiện điện, từ năm 1999 Kinh doanh : Buôn hoạt động sản xuất, thương mại xuất nhập khẩu: Máy phát điện (từ năm 1996), máy xây dựng (từ năm 1996), máy khai thác đá (từ năm 1996), máy nén khí (từ năm 1997), máy bơm công nghiệp (từ năm 1997).Tất ngành hàng đến lớn mạnh không ngừng phát triển Thiên Hòa An đơn vị chuyên nhập khẩu, sản xuất, kinh doanh mặt hàng: Máy phát điện, máy xây dựng, máy khai thác đá, máy nén khí, máy bơm công nghiệp Ngay từ thành lập, Công ty trọng phát triển mặt hàng máy phát điện, máy xây dựng loại thiết bị Với 15 năm kinh nghiệm lĩnh vực tư vấn, cung cấp, lắp đặt, đào tạo kỹ thuật, hướng dẫn vận hành bảo hành, bảo trì thiết bị; Công ty khách hàng nước tín nhiệm đánh giá cao trở thành nhà cung cấp hàng đầu máy phát điện số máy, thiết bị khác Việt Nam Thiên Hòa An nhà sản xuất máy phát điện, máy xây dựng, máy khai thác đá thiết bị khác số kinh tế lớn giới Nhật Bản, Italia, Đức, Nga, Nam Triều Tiên, Trung Quốc, Đài Loan, Thổ Nhĩ Kỳ, vương quốc Bỉ ủy quyền nhà phân phối thức sản phẩm họ Việt Nam.Với phát triển lớn mạnh không ngừng, mạng lưới phân phối Thiên Hoà An có mặt từ Bắc vào Nam; số lượng nhân viên chi nhánh, cửa hàng phân phối ngày tăng “Chất lượng chữ tín” hai yếu tố bản, coi trọng hàng đầu mục tiêu phát triển bền vững Thiên Hoà An 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy 2.1.3 Đặc điểm nguồn nhân lực công ty TNHH Thiên Hòa An Hiện nay, công ty sở hữu người nhân lực có chất lương với người có trình độ chuyên môn Đại học sau đại học chiếm nhiều với tỉ lệ 68,16 %, trình độ Cao Đẳng với 20,47 % Trung cấp với 11.69% cuối chiếm tỉ lệ nhỏ trình độ Trung học phổ thông với 4,68% Xét thực tế , nhân viên trình độ cao chiếm tỉ lệ lớn, nguyên nhân đặc thù ngành nghề công ty mạnh thương mại kinh doanh sản xuất Vị trí công nhân sản xuất với trình độ trung cấp cao đẳng tập trung chủ yếu nhà Tuy nhiên điều ý nghĩa máy xản xuất Ngọc Hồi chiếm chất lượng lao động đáp ứng nhu cầu công ty Bởi đa phần lao động tuyển vào công ty qua đào tạo với trình độ cao lại thiếu kinh nghiệm thực tế Với đặc thù ngành kinh doanh lắp ráp sản xuất linh kiện cho máy xây dựng máy phát điện nên lao động nam giới công ty cao nhiều lao động nữ Tại thời điểm cuối năm 2014 tỉ lệ 78.36 % nam giới 21.64 % nữ giới Trong nữ giới phần lớn làm việc khối gián tiếp khối phục vụ Theo liệu từ phòng nhân hành công ty ta có bảng cấu lao động phân theo độ tuổi sau Độ tuổi Dưới 35 tuổi Từ 35 đến 50 tuổi Số lượng (người) 97 70 Tỉ lệ 56,73% 40,94% Trên 50 tuổi 2,33% Nhìn chung, công ty đội ngũ CBCNV cân để dảm bảo đội ngũ trẻ kế cận đội ngũ lao động “cứng” để dẫn dắt Số người độ tuổi 35 tuổi chiếm tỷ trọng nhiều với 56,73%, 40,94%CBCNV độ tuổi 35-50 có 2,33% thuộc ban giám đốc có độ tuổi 50 tuổi 2.1.4 Khái quát thực trạng công tác đánh giá thực công việc công ty TNHH Thiên Hòa An - Đối tượng đánh giá Đối tượng đánh giá thực công việc toàn cán nhân viên làm việc công ty Đó khối lượng đối tượng đánh giá lớn với đặc thù công việc cụ thể khác biệt riêng Vì vậy, người lao động công ty phân làm nhóm đối tượng đánh giá bao gồm nhóm CBNV kinh doanh, nhóm CBNV gián tiếp nhóm CBNV phục vụ Việc xác định đối tượng tương đối hợp lý phù hợp với mục tiêu đánh xác định tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá tỉ trọng điểm cho tiêu chí cho phù hợp với đặc thù công việc - Chu kỳ đánh giá Chu kỳ đánh giá tháng lần, chu kỳ hợp lý với mục tiêu đánh giá thức công việc dùng để trả lương Tuy nhiên công ty định kỳ đánh giá quý Chú kỳ đánh giá năm: chu ký đánh giá khen thưởng thi đua xếp lại nhân Đồng thời quy trình để đánh giá bậc lương định tăng lương - Các phương pháp đánh Hiện công ty sử dụng song song hai hệ thống ĐGTHCV gồm hệ thống đánh giá thực công việc áp dụng cho CBNV thuộc khối kinh doanh hệ thống đánh giá thực công việc áp dụng cho CBNV thuộc khối phục vụ gián tiếp Tuy nhiên phương pháp đánh giá hai hệ thống khác biệt Phương pháp đánh giá công ty áp dụng chủ yếu phương pháp quản trị mục tiêu MBO, phương pháp ghi chép lưu trữ phương pháp số ĐGTHCV(KPI) sau: • Phương pháp quản trị mục tiêu MBO: áp dụng ĐGHTCV cho tập thể lao động toàn công ty Ban lãnh đạo trưởng họp, thảo luận duyệt mục tiêu lớn, nhỏ cho phận, cho CBNV theo tháng Các mục tiêu mô tả trao đổi thống với số cụ thể với thời hạn hoàn thành cụ thể cho phận hay nhân viên công ty • Phương pháp số đánh giá thực công việc (KPI) kết hợp phương pháp thang đo sử dụng linh hoạt công ty Các KPI tập trung vào đầu ra- out put sử dụng để đo lường hiệu làm việc tháng nhân viên kinh doanh KPI hành vi tập trung để đo lường hiệu làm việc tháng nhân viên gián tiếp phục vụ 2.2 Thực trạng công tác vấn đánh giá thực công việc công ty TNHH Thiên Hòa An Đối tượng vấn đánh giá thực công việc công ty TNHH Thiên Hòa An tất cán công nhân viên công ty, nên phạm vi tìm hiểu rộng Với giới hạn thảo luận nhằm tìm hiểu cách chuyên sâu hơn, nhóm xin lựa chọn tìm hiểu công tác vấn đánh giá công ty đối tượng nhân viên kinh doanh 2.2.1.Về việc xác định mục đích vấn đánh giá thực công việc Công ty TNHH Thiên Hòa An xác định mục đích cho vấn đánh giá thực công việc vị trí nhân viên kinh doanh công ty sau: - Cải tiến thực công việc người lao động: Thông qua vấn đánh giá, nhân viên công ty có hội bày tỏ nguyện vọng, ý kiến công việc, với công ty để đạt mục đích cá nhân, đạt mục tiêu phát triển - doanh nghiệp Cải thiện môi trường làm việc điều kiện làm việc: Năm 2014 hàng loạt CBNV rời bỏ công ty đặc biệt cán kinh doanh theo dự án Nguyên nhân điều không kể đến tác động kinh tế mà có tác động đáng kể sách nhân lỗi thời, không cập nhật kịp biến động thị trường, tạo tâm lý gò bó sức ép CBNV Điều ảnh hưởng không nhỏ tới công tác tổ chức đánh giá thực công việc doanh nghiệp việc đo lường, xác định tiêu chí, tiêu đánh giá, sử dụng kết đánh giá Vì công ty mong muốn thông qua vấn đánh giá đạt kết đánh giá công bằng, khích lệ, động viên, tạo môi trường làm việc hiệu - để giữ chân phát triển nhân viên Làm để đào tạo, đào tạo lại nhân viên cho phù hợp với tiêu chuẩn công việc Làm để sử dụng xếp lao động 2.2.2.Về hình thức vấn công ty : Hiện tại, công ty TNHH Thiên Hòa An sử dụng hình thức vấn “ thỏa mãn – thăng tiến” , “ thỏa mãn không thăng tiến” “ không thỏa mãn- điều chỉnh” tùy thuộc vào nhân tổng thể đội ngũ nhân viên kinh doanh có công ty Các hình thức “ thỏa mãn- không thăng tiến” “ không thỏa mãn- điều chỉnh” thường sử dụng hình thức lại Sở dĩ công ty lựa chọn hình thức , công ty sở hữu người nhân lực có chất lượng với người có trình độ chuyên môn Đại học sau đại học chiếm nhiều với tỉ lệ 68,16 %, trình độ Cao Đẳng với 20,47 % Trung cấp với 11.69% cuối chiếm tỉ lệ nhỏ trình độ Trung học phổ thông với 4,68% Xét thực tế, nhân viên kinh doanh công ty đa phần thuộc nhóm trình độ chuyên môn Đại học Cao đẳng, họ có hội thăng tiến cao họ có trình độ chuyên môn vững vàng quản trị kinh doanh, đặc thù ngành nghề công ty mạnh thương mại kinh doanh sản xuất Mặt khác , xét mặt chất lượng đội ngũ nhân viên kinh doanh chưa đáp ứng hoàn toàn theo kỳ vọng ban lãnh đạo công ty chưa đồng Do điều kiện kinh tế ngày phát triển, sở vật chất- kỹ thuật ngày đại, nên việc áp dụng hình thức vấn thực công việc công ty hợp lý phù hợp với thực trạng đội ngũ nhân viên kinh doanh công ty 2.2.3.Quy trình vấn đánh giá thực công việc công ty Quy trình vấn công ty chia thành bước: Chuẩn bị vấn tiến hành vấn 2.2.3.1 Chuẩn bị vấn • Chuẩn bị kế hoạch vấn: o Xác định thẩm quyền, đối tượng vấn: Với đối tượng đánh giá nhân viên kinh doanh, người đánh giá gồm trưởng phòng kinh doanh đội ngũ nhân viên hành nhân công ty đảm nhiệm vấn Trong trường hợp cân nhắc xét duyệt nhân viên lên vị trí cao với hình thức vấn “thỏa mãn- thăng tiến” người đánh giá bao gồm thêm quản lý vị trí mà nhân viên kinh doanh xem xét o Thời gian vấn đánh giá: Thời gian thực hiên vấn đánh giá thường tuần sau phòng kinh doanh gửi tự đánh giá , bảng tiêu chuẩn kết làm việc nhân viên tháng đến phòng hành nhân sự, sau phòng hành nhân tổng hợp tài liệu lên kế hoạch vấn đánh giá Thường vấn đánh giá thực với lần đánh giá thực công việc o Nhân viên nhân nghiên cứu tài liệu mà phòng kinh doanh gửi, thêm vào mô tả công việc nhân viên với tiêu chuẩn mẫu, đánh giá thực công việc nhân viên lần gần o Chuẩn bị câu hỏi vấn : nhân viên nhân phụ trách chuẩn bị câu hỏi vấn, sau trình giám đốc nhân xét duyệt Bộ câu hỏi vấn câu hỏi dành cho tất cán nhân viên công ty , bao gồm nhân viên kinh doanh liên tục điều chỉnh chu kỳ đánh giá Trong trình vấn, cán vấn có câu hỏi thêm tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế lúc vấn mục đích vấn , phải đảm bảo nội dung buổi vấn đây: CÔNG TY TNHH THIÊN HÒA AN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM -0O0 - Độc lập- Tự do- Hạnh Phúc Hà nội, ngày tháng năm CÂU HỎI PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH Căn cứ: Bản mô tả công việc chức vụ nhân viên Dưới câu hỏi chuẩn bị vấn đánh giá thực công việc: Anh ( chị ) cảm thấy kết đánh giá thực công việc mình? Điểm mạnh điểm yếu trình thực công việc anh (chị) gì? Anh( chị ) có phương án khắc phục điểm yếu chưa? Anh (chị) thực hiểu hết tiêu chuẩn đánh giá, quy trình đánh giá thực công việc công ty chưa? Anh (chị) có cảm thấy khó khăn trình thực công việc không ? Theo anh ( chị) hoạt động đãi ngộ tương xứng với kết thực công việc bạn chưa? Hoạt động đánh giá có tác động đến anh ( chị) ? Anh (chị) có hài lòng với điều kiện làm việc công ty không? Anh ( chị) có mong muốn cho công việc tương lai? Đối với công việc anh (chị) nhận thấy thiếu kỹ nào? Anh (chị) có mong muốn đào tào để nâng cao kỹ thiếu không? 10.Anh ( chị) có hài lòng với sách công ty? 11.Anh (chị) có cảm thấy khó khăn trình thực công việc không? Giám đốc nhân Ký tên 2.2.3.2 Tiến hành vấn: Theo bước: - Bước 1: Tạo thoải mái cho nhân viên Bước 2: Lặp lại mục đích đánh giá Bước 3: Thông báo trình tự buổi vấn Bước 4: Tiến hành vấn Bước 5: Kết thúc vấn o Bước 1: Đối với việc tạo thoải mái cho nhân viên, nhân viên đến ngồi chờ phòng chờ, có trợ lý giám đốc kinh doanh tiếp đón, phục vụ đồ ăn nhẹ nước uống Phòng chờ trang bị đầy đủ tiện nghi điều hòa, máy phát nhạc sử dụng suốt trình chờ đợi người lao động o Bước 2: Lần lượt người lao động bước vào phòng vấn Trước tiên , nhân viên nhân thông báo mục đích vấn đánh giá , nhấn mạnh nhắc nhiều lần mục đích vấn Mục đích vấn mục đích vấn đánh giá thực công việc mà nhóm trình bày trên, nhiên tùy thuộc theo tình hình thực tế công ty theo giai đoạn mà nhân viên nhân lựa chọn nhấn mạnh mục đích cho quan trọng chia sẻ với người lao động • Bước 3: Thông báo trình tự buổi vấn: Trưởng phòng kinh doanh tiến hành thông báo trình tự buổi vấn, trình tự sau:  Nhắc lại lần đánh giá trước  Nhắc lại tiêu chuẩn đánh giá:Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên kinh doanh công ty sau:  Nghiên cứu cập nhật kịp thời biến động thị trường  Nắm bắt thông tin đối thủ cạnh tranh  Đảm bảo số ngày công giấc quy định  Hoàn thành khối lượng công việc giao  Chất lượng công vịêc đạt kết tốt  Chấp hành nội quy công ty  Trao đổi kết đánh phòng nhân tiến hành  Trao đổi tự đánh giá nhân viên đó, đồng thời thảo luận vể tâm tư , nguyện vọng, hay lý thực công việc chưa tốt người lao động  Thông tin cho người lao động thay đổi tới ( có ) công ty lắng nghe ý kiến người lao động • Bước 4:  Trong trình vấn, Nhân viên nhân thông báo phân tích kết đánh giá cho nhân viên So sánh kết thực công việc họ với mục tiêu, từ tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, đưa lời tư vấn Người lao động đưa ý kiến, quan điểm kết đánh giá, có điều hài lòng chưa hài lòng để tìm cách thỏa mãn tối đa hài lòng  Trao đổi mục tiêu tới: Trưởng phòng kinh doanh phổ biến mục tiêu công ty kỳ đánh giá ( có) có hướng dẫn ban đầu công việc để thực mục tiêu Nhân viên sau hiểu công việc cần làm đưa ý kiến việc thực mục tiêu doanh nghiệp chia sẻ mục tiêu cá nhân  Đội ngũ vấn tiến hành hội ý, kiểm tra xem xét lại ghi chép, tóm tắt lại nội dung thảo luận với người lao động , nhận xét buổi vấn tới kết luận Thường kết luận hướng tới cam kết hiệu làm việc tương lai kế hoạch đào tạo phát triển cho nhân viên công ty 2.2.4.Kết vấn đánh giá thực công việc công ty Phỏng vấn đánh giá công đoạn vô cần thiết quan trọng đánh giá thực công việc, định đến hiệu hệ thống đánh giá Từ việc thu thập thông tin người đánh giá cung cấp, cán đánh giá so sánh với biểu mẫu đánh giá để từ có kết đánh giá xác, khách quan toàn diện Trong trình thực vấn đánh giá vị trí nhân viên kinh doanh, công ty Thiên Hòa An sử dụng kết để: - Làm sở để cải thiện điều kiện lao động , môi trường làm việc nhân viên thông qua việc nắm bắt ý kiến phản hồi từ người lao động thông qua trình - Làm sở cho hoạt động sử dụng nhân công ty Kết vấn đánh giá thực công việc sử dụng để phận kinh doanh lên kế hoạch công việc phân công - đồng nghiệp phối hợp, bổ sung, giúp đỡ trình làm việc Sử dụng việc đào tạo phát triển nhân viên: kết vấn đánh giá sở để phát sai sót thực công việc định hướng để nhân viên kinh doanh phát huy hết khả thân đánh giá đặt mục tiêu đánh giá để họ nhận biết định hướng công ty Từ đó, giúp nhân viên kinh doanh đạt tiêu chí đặt ra, đồng thời nỗ lực mục tiêu chung 2.3 Đánh giá công tác vấn đánh giá thực công việc công ty 2.3.1 Ưu điểm • Mục đích vấn đánh giá thực công việc đầy đủ, cụ thể, có tính ứng dụng cao phù hợp với tình hình công ty • Công ty có vào tình hình nhân lực để lựa chọn hình thức vấn đánh giá thực công việc phù hợp Và ứng dụng hình thức vấn đánh giá thực công việc bao gồm : “thỏa mãn – thăng tiến” ,“ thỏa mãn - không thăng tiến”, “ không thỏa mãn- điều chỉnh” • Quy trình vấn đánh giá thực công việc công ty TNHH Thiên Hòa An diễn theo trình tự bước với cách thức thực rõ ràng việc triển khai công việc bước • Trong trình tiến hành vấn đánh giá thực công việc, người vấn có quan tâm đến việc tạo thoải mái cho nhân viên cách như: tạo không gian thoải mái cho người vấn, vấn đặt câu hỏi mang tính chất khuyến khích nhân viên trả lời với nội dung chuẩn bị trước như: hỏi lực cá nhân, điểm mạnh, điểm yếu? thay đổi thân liên quan đến công việc? mục tiêu phát triển nghề nghiệp tương lai? Những hoạt động đào tạo cần thiết năm tới? Bên cạnh đó, người vấn sử dụng loạt câu hỏi thăm dò để lấy thêm thông tin cần thiết phục vụ cho việc đánh giá công việc như: anh (chị) có hài lòng với kết lần đánh giá trước đó? Mong muốn việc thăng tiến? Kết thúc vấn, người vấn đưa thỏa thuận hiệu làm việc tương lai thỏa thuận kế hoạch đào tạo phát triển cho nhân viên Việc làm giúp cho vấn đánh giá thực công việc đạt hiệu cao theo hướng mà đánh giá mong muốn • Kết vấn đánh giá có tác dụng hữu ích sử dụng vào hoạt động quản trị nhân lực khác như: tăng cường điều kiện làm việc, hoạt động sử dụng nhân sự, chương trình đào tạo phát triển cho đội ngũ nhân viên kinh doanh, 2.3.2 Hạn chế • Hình thức vấn đánh giá thực thiếu kết hợp cân chưa thay đổi kịp thời trước biến động mặt nguồn nhân lực công ty • Chưa xây dựng hệ thống thông tin phản hồi từ người lao động công tác đánh giá thực công việc • Một số nhân viên e ngại, không thực bộc lộ kiến thân trình tham gia vấn dẫn đến kết vấn không đạt kết mong đợi 2.3.3 Nguyên nhân • Nguyên nhân hạn chế do quan điểm ban lãnh đạo chưa thực trọng công tác vấn đánh giá thực công việc trình triển khai đánh giá thực công việc,đồng thời chưa tạo chế cho cán quản lý cấp trung( người trực tiếp vấn) thực trao đổi thêm với cán nhân viên mình • Thêm vào đó, trình độ lực cán quản lý cấp trung( người trực tiếp vấn) hạn chế nên ảnh hưởng đến qua trình vấn cán nhân viên, chưa biết cách khai thác khéo léo thông tin từ phía họ • Công ty chưa có lý giải rõ với cán nhân viên tiêu chí mục đích vấn đánh giá nên vài cán nhân viên gặp áp lực, giữ thái độ đối phó đề phòng mà tinh thần hợp tác cởi mở CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN HÒA AN 3.1 Nâng cao nhận thức NLĐ vấn đánh giá thực hiên công việc đánh giá thực công việc Đánh giá thực công việc vấn đánh giá thực công việc hoạt động quan trọng tổ chức nhằm nghiên cứu, phát điều chỉnh sai sót trình thực công việc nhân viên; trì nâng cao kỹ làm việc nhân viên Phỏng vấn đánh giá thực công việc để hoàn thiện công tác đánh giá thực công việc Và sở công tác đánh giá thực công việc mà doanh nghiệp trả mức lương, thưởng hay đãi ngộ phù hợp cho nhân viên Đánh giá thực công việc công cụ quan trọng để nâng cao hiệu quản trị nhân lực công ty Lãnh đạo công ty, người đánh giá, người lao động cần nâng cao nhận thức công tác đánh giá thực công việc Hệ thống ĐGTHCV công bằng, khách quan sở để nâng cao hiệu quản hoạt động quản trị nhân lực làm để lãnh đạo đưa định nhân Người lao động không hiểu rõ mục đích tiêu chí đánh giá ĐGTHCV Phần lớn họ thấy đánh giá thực công việc sở để tính lương, thường chưa hiểu hết sở cho việc bình xét thi đua khen thưởng, hội để thăng tiến hay giúp cải thiện tình hình sản xuất Đặc thù công nhân làm việc xưởng sản xuất công ty cần thay đổi kênh thông tin dùng qua email, tạo phương pháp tiếp cận thông tin, kênh thông tin cho công nhân tìm hiểu ĐGTHCV ví dụ như: bảng tin, loa phát thanh, họp tổ… Điển hình buổi họp trực tiếp tổ trưởng tổ sản xuất với người lao động quyền quản lý họ buổi giao ban cần thêm nội dung đánh giá thực công việc Ban giám đốc nên mở họp, hội thảo với người lao động nhằm giải đáp thắc mắc, trao đổi cụ thể mục tiêu lâu dài công ty Đồng thời đưa mục tiêu cần đạt mức lương thưởng có hoàn thành tốt nhiệm vụ Mỗi người lao động cần đọc mô tả công việc,cấp bậc công việc làm, vị trí làm đâu đánh giá sở tiêu chí tiêu chuẩn nào… việc đánh giá ảnh hưởng đến nghiệp Việc hiểu tầm quan trọng đánh giá thực công việc giúp người làm động chăm chỉ, hiểu công việc làm việc đạt hiệu cao Khi người lao động hiểu rõ vai trò ĐGTHCV tổ chức họ tham gia tích cực góp phần tạo hiệu cho công tác đánh giá tổ chức 3.2 Hoàn thiện quy trình vấn đánh giá thực công việc Mục tiêu giải pháp: Tổng kết lại quy trình vấn ĐGTHCV văn để làm tài liệu đào tạo truyền thông tốt Nội dung giải pháp: Hoàn thiện quy trình vấn đánh giá thực công việc theo bước chuẩn bị vấn, tiến hành vấn, kết thúc vấn Giao nhiệm vụ cho quản lý trực tiếp phận nhân - hành chịu trách nhiệm tổng hợp kiểm tra việc thực thi vấn đánh giá Trước tiên thời gian đầu cần thực thí điểm phòng chức năng, phận theo quy trình sau: Bước 1: Chuẩn bị Bước chuẩn bị vấn giữ vai trò đặc biệt quan trọng hiệu vấn Trong công tác này, cán quản lý cần chuẩn bị tình huống, lập kế hoạch vấn Để chuẩn bị tốt, cán quản lý cần phải có đầy đủ thông tin có liên quan đến kết thực công việc người lao động Không phải lúc nguyên nhân sai sót xuất phát từ phía người lao động mà đôi lúc lại khối lượng công việc giao nhiều, vượt khả họ ảnh hưởng khác kinh tế, mưa lũ, thiên tai… làm cho tiến độ bị chậm trễ Đánh giá thực công việc tháng liên tiếp, vào mô tả công việc nhân viên tiêu chuẩn mẫu cán quản lý xem xét lại hồ sơ nhân viên đưa nhận xét Ngoài ra, cán đánh giá cần phải thông báo trước cho nhân viên buổi vấn để họ có chuẩn bị trước thời gian thông báo tuần trước buổi vấn đánh giá Người đánh giá cần phải xác định rõ mục tiêu mà muốn đạt thông qua vấn này, phân tích vấn đề, thu thập thắc mắc phàn nàn người lao động liên quan đến công việc người bị vấn, ý vào công việc quan trọng họ, tập trung vào – vấn đề quan trọng, không nên kéo dài thời gian vấn đánh giá vào vấn đề không thực quan trọng tổ chức người lao động Bước 2: tiến hành vấn đánh giá Trong trình vấn đánh giá, cán quản lý cần tạo không khí thoải mái, cởi mở, tránh cảm giác gò bó hỏi cung, khuyến khích nhân viên nói nhiều vấn, trình bày nguyện vọng mình, phát biểu ý kiến Im lặng lắng nghe họ nói cách chăm chú, không ngắt lời họ Người vấn đánh giá nên cởi mở, trọng đến thực công việc không nói nhiều, không thiên đổi lỗi cho người lao động Nếu có ý kiến phê bình công việc phải cụ thể, không mập mờ, chung chung, phải đưa ví dụ cụ thể tình phê bình đồng thời có hướng dẫn cụ thể cách sửa chữa, điều chỉnh Luôn thể tinh thần hỗ trợ, bày tỏ thái độ sẵn sàng giúp đỡ để cán nhân viên thực tốt Nên sử dụng câu hỏi thăm dò, câu khuyến khích, câu hỏi lựa chọn để người lao động nói suy nghĩ, nguyện vọng Trong trình vấn, cần ý nhận tình cảm, suy nghĩ thật nhân viên thông qua điều mà họ nói Bước 3: Kết thúc vấn Kết thúc trò chuyện thời điểm kiểm tra xem xét lại ghi chép, tóm tắt lại nội dung thảo luận với nhân viên nói lên điêu kỳ vọng, điểm bị bỏ xót chưa nói nhcán đánh giá, động viên nhân viên tiếp tục cố gắng phát huy thành tích đạt cần phải thể đợc ti tưởng cá nhân công ty vào thân người lao động Sau thực thí điểm cần đánh giá lại công tác có hiệu khả mở rộng thực giải pháp nhiều phận 3.3 Xây dựng hệ thống thông tin phản hồi công tác vấn đánh giá thực công việc Người đánh giá cần hiểu rằng, phản hồi thông tin nói chuyện thức tìm hướng giải tốt cho vấn đề tồn đưa mục tiêu cụ thể cho kỳ tới họ người lao động mà họ quản lý Hiện công ty khuyến khích chưa có văn thức người lao động phản hồi lại thông tin công tác vấn đánh giá thực công việc Đây thiếu sót lớn trình ĐGTHCV công ty, khiến công tác vấn đánh giá thực công việc công ty chưa có đổi , chưa có hoàn thiện tuyệt đối so với nghệ thuật quản trị đại? mà kết vấn đánh giá chưa có độ xác cao Bởi vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin phản hồi từ người lao động công tác vấn đánh giá thực công việc cần thiết Hệ thống thông tin phản hồi xây dựng thông qua quản lý trực tiếp, hay hình thức bỏ phiếu kín để đánh giá Chu việc tổ chức lấy ý kiến phản hồi theo tháng, theo quý, tùy thuộc vào độ hoàn thiện công tác vấn đánh giá thực công việc công ty Việc xây dựng hệ thống thông tinphỏng phản hồi nhà quản lý có định nhân đắn, là, dựa thông tintinh giúp chocông công tác vấngiúp đánhđó giá thực công ngày hoàn thiện thần bằng, đân chủ, qua tạo hài lòng vớiviệc nhân viên công ty KẾT LUẬN Phỏng vấn đánh giá thực công việc coi công việc quan trọng doanh nghiệp đặc biệt trọng công tác tổ chức thực Phỏng vấn đánh giá thực công việc hoạt động quản trị nguồn nhân lực riêng biệt mà phần công tác tổ chức đánh giá thự công việc, có tác động xuyên suốt hệ thống quản trị nhân lực doanh nghiệp Sau trình tìm hiểu công tác vấn đánh giá thực công việc công ty TNHH Thiên Hòa An, thảo luận nhóm đưa phần thực trạng, đánh giá sơ lược số ưu nhược điểm công tác vấn đánh giá thực công việc công ty Qua đó, thảo luận đưa số biện pháp nhằm hoàn thiện hiệu công tác vấn đánh giá thực công việc công ty sở hiểu biết nhóm Đề tài công tác vấn đánh giá thực công việc đề tài đề cập tới khía cạnh quan trọng đánh giá nhân lực cần nghiên cứu tìm tòi chuyên sâu lý thuyết lần thực tiễn Tuy nhiên, thời gian có hạn điều kiện tiếp cận thực tiễn hạn chế, chắn thảo luận chưa thực hoàn chỉnh nhiều thiếu sót, nhóm mong có đóng góp ý kiến thầy cô để có nhận thức đầy đủ vấn đề  ... CÔNG TÁC PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THIÊN HÒA AN 3.1 Nâng cao nhận thức NLĐ vấn đánh giá thực hiên công việc đánh giá thực công việc Đánh giá thực công việc vấn đánh. .. LUẬN VỀ PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1.1 Khái niệm vấn đánh giá thực công việc Phỏng vấn đánh giá thực công việc trình thu thập thông tin phản hồi sau thực quy trình đánh giá, thực thông... tác vấn đánh giá công ty đối tượng nhân viên kinh doanh 2.2.1.Về việc xác định mục đích vấn đánh giá thực công việc Công ty TNHH Thiên Hòa An xác định mục đích cho vấn đánh giá thực công việc vị