Chuyên đề KỸ NĂNG CHỦ TRÌ, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP CỦA LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP HUYỆN I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CUỘC HỌP CỦA CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN Khái niệm họp quan hành nhà nước Theo nghĩa chung nhất, họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thông tin, tổng kết hoạt động tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp quan tâm Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Theo đó, họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, thơng qua Thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg, quan hành có loại họp sau: - Họp tham mưu, tư vấn; - Họp làm việc; - Họp chuyên môn; - Họp giao ban; - Hội nghị tập huấn, triển khai; - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm; - Họp sơ kết tổng kết chuyên đề (Hội nghị sơ kết tổng kết) 95 Đặc điểm họp Ủy ban nhân dân cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp huyện thường tổ chức họp để phổ biến chủ trương, sách, quy định mới; sơ kết, tổng kết hoạt động Ủy ban nhân dân cấp huyện sau khoảng thời gian định, bàn bạc để tìm giải pháp, cách thức quản lý nhằm thực nhiệm vụ thảo luận, lấy ý kiến giúp người lãnh đạo định vấn đề thuộc thẩm quyền Do đó, mục đích tổ chức họp nhằm: - Phổ biến chủ trương, sách Đảng, Nhà nước Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện - Tạo phối kết hợp chặt chẽ hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện, nâng cao tinh thần tập thể, thực quy chế công khai, dân chủ - Khai thác trí tuệ tập thể, phát huy tham gia rộng rãi đại biểu Hội đồng nhân dân, ủy viên Ủy ban nhân dân cá nhân, tổ chức khác để xây dựng địa phương vững mạnh - Đánh giá tình hình hoạt động quyền địa phương cấp huyện giai đoạn định nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục khó khăn; bàn bạc, tháo gỡ vướng mắc; uốn nắn, sửa chữa lệch lạc trình thực nhiệm vụ, nâng cao hiệu hoạt động quyền cấp huyện - Cuộc họp phương thức hoạt động Ủy ban nhân dân cấp huyện: Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, họp phương thức hoạt động mà nhờ thông tin cần thiết cho hoạt động tổ chức thu thập, phổ biến, trao đổi; mối quan hệ thành viên tổ chức hình thành, tồn phát triển, tạo sở cho hoạt động phối hợp, hợp tác để giải công việc chung Ủy ban nhân dân Là quan có thẩm quyền chung, họp Ủy ban nhân dân cấp huyện phương thức hoạt động để định vấn đề thuộc thẩm 96 quyền, để tổ chức triển khai hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Cuộc họp việc xây dựng, ban hành tổ chức thực định quản lý: Cuộc họp, với tư cách phương thức để thu thập thông tin quản lý, truyền đạt thông tin quản lý, quán triệt tinh thần v.v giữ vai trò quan trọng, có ý nghĩa lớn tạo nên chất lượng định quản lý xây dựng ban hành, giúp cho định thực với chất lượng cao - Họp việc vận hành Ủy ban nhân dân cấp huyện: Cuộc họp, ngồi chức thơng tin có ảnh hưởng trực tiếp đến trình xây dựng, ban hành, thực thi định quản lý, giữ vai trò chủ đạo việc vận hành nói chung quan khả xây dựng, củng cố mối quan hệ thành viên quan, khả tạo dựng phổ biến giá trị văn hóa Ủy ban nhân dân cấp huyện Cuộc họp hội để người đứng đầu, phận lãnh đạo, quản lý Ủy ban nhân dân cấp huyện truyền thông điệp cần thiết cho vận hành Ủy ban nhân dân, phổ biến giá trị cần đề cao văn hóa Ủy ban nhân dân - giá trị có ý nghĩa lâu bền tồn phát triển Ủy ban nhân dân cấp huyện Vai trò lãnh đạo, quản lý Ủy ban nhân dân cấp huyện họp Người lãnh đạo, quản lý trường hợp này, hiểu người giữ chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Người lãnh đạo, quản lý cấp huyện, với thẩm quyền trách nhiệm mình, họp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức, thường đóng vai trị người chủ trì chủ trì - điều hành, tùy theo họp tổ chức theo hình thức nhằm mục đích 97 Trong vai trị chủ trì, lãnh đạo, quản lý cấp huyện thông qua nội dung phát biểu để: - Tuyên bố lý họp; - Xác định mục tiêu họp; - Chỉ đạo định hướng cho hoạt động báo cáo, thảo luận họp; - Phát biểu kết luận họp Trong vai trị chủ trì - điều hành họp, ngồi nội dung chủ trì nêu trên, lãnh đạo, quản lý cấp huyện trực tiếp dẫn dắt tiến trình họp Nội dung điều hành bao gồm: - Chỉ định đối tượng trình bày báo cáo, đối tượng phát biểu thảo luận; - Dẫn dắt trình thảo luận Công tác chuẩn bị họp tiến hành chu đáo, lãnh đạo, quản lý cấp huyện phân biệt rõ đảm trách tốt vai trị chủ trì, chủ trì - điều hành hai điều kiện bản, đảm bảo cho hoạt động họp nói chung đạt hiệu cao Các nguyên tắc họp - Bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công, cấp không can thiệp giải công việc thuộc thẩm quyền cấp cấp không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp giải - Chỉ tiến hành họp thực cần thiết để phục vụ cho công tác đạo, điều hành Thủ trưởng quan việc thực nhiệm vụ quan trọng - Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt Thủ trưởng quan 98 - Theo chương trình kế hoạch; thực cải tiến, đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, khơng hình thức phơ trương - Thực lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý - Phù hợp với tính chất, yêu cầu nội dung vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất đặc điểm tổ chức hoạt động loại quan, đơn vị hành nhà nước - Tuân theo quy định cụ thể nhà nước nguyên tắc, trình tự, thủ tục chế độ chi tiêu tài II CÁC BƯỚC TỔ CHỨC CUỘC HỌP Chuẩn bị tiến hành họp a) Xác định mục tiêu nhiệm vụ họp Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng cần diễn đạt xác, ngắn gọn câu Xác định mục tiêu họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố Nhà quản lý cần tìm hiểu mức độ chịu trách nhiệm thân với vấn đề đem họp Khi xác định mục tiêu họp, cần xác định nội dung cần kết luận thống ý chí người dự họp, chí cần nghiên cứu phương án, xây dựng dự thảo, định hướng trước kết luận họp - Các vấn đề, lý triệu tập họp Xác định lý triệu tập họp việc xem xét mức độ cần thiết phải tổ chức họp; sở so sánh, cân nhắc, lựa chọn phương thức xử lý vấn đề thông qua họp mối quan hệ với phương thức khác tính mục đích, điều kiện triển khai kết hướng tới Để xác định lý tổ chức họp, cần trả lời hai câu hỏi sau: + Có thiết phải triệu tập họp hay khơng? + Cịn có cách khác hiệu để xử lý vấn đề đó? 99 - Xác định mục tiêu Một họp tổ chức với một vài mục tiêu định Để xác định cụ thể mục tiêu hoạt động họp, cần trả lời câu hỏi: Cuộc họp tổ chức nhằm giải vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải ý nghĩa việc giải vấn đề cụ thể sao? - Tính chất hình thức họp Hình thức họp Ủy ban nhân dân cấp huyện thể dạng sau: + Đại hội tính chất đại hội Đại hội hình thức họp phổ biến, triệu tập toàn thể số lượng định đại biểu đại diện cho thành viên Ủy ban nhân dân để định vấn đề quan trọng, mang tính định hướng cho hoạt động Ủy ban nhân dân cấp huyện; định vấn đề thuộc nhân máy điều hành, quản lý Đại hội tổ chức thức, theo kế hoạch định trước Ủy ban nhân dân cấp huyện, tuân thủ quy định chung nghi thức, thủ tục tiến hành + Hội nghị tính chất hội nghị Hội nghị hình thức họp các quan hành nhà nước nói chung, Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng tiến hành, sở triệu tập số đối tượng thành viên định tổ chức, để bàn bạc, thảo luận, nghị vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực nội dung bản, có ý nghĩa lớn hoạt động quan Hội nghị tổ chức để quán triệt tư tưởng, phổ biến nội dung cách thức hành động chung để giải vấn đề quan trọng tổ chức; để sơ kết, tổng kết hoạt động lớn tổ chức tiến hành Hội nghị tổ chức nhà nước tổ chức cách thức, theo kế hoạch định trước, áp dụng số quy định chung nghi thức thủ tục tiến hành 100 + Hội thảo tính chất hội thảo Hội thảo hình thức họp với đối tượng tham dự nhà chuyên môn, chuyên gia Ủy ban nhân dân thuộc lĩnh vực hoạt động cụ thể Hội thảo tổ chức để nhà chuyên môn tham luận, thảo luận với mục tiêu làm sáng tỏ thực trạng tìm kiếm giải pháp để giải vấn đề đặt thực tiễn hoạt động Ủy ban nhân dân Hội thảo hình thức họp để thu thập thơng tin, huy động trí tuệ cộng đồng chuyên môn + Giao ban tính chất giao ban Giao ban hình thức họp phổ biến, thông dụng, tổ chức thường kỳ tổ chức nhà nước với thành phần tham gia phận lãnh đạo, quản lý đầu mối cấu máy Ủy ban nhân dân Giao ban tiến hành nhằm phổ biến, trao đổi thông tin; đôn đốc hoạt động công vụ + Các hình thức họp khác Tùy theo yêu cầu hoạt động công vụ, tổ chức nhà nước cịn tồn số hình thức họp khác như: họp trù bị, họp bất thường, họp nhóm - tổ cơng tác, hội ý cơng vụ b) Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho họp - Tìm hiểu nội dung xếp trình tự thực báo cáo tham luận Các báo cáo tham luận cần phân loại xếp cho hợp lý, có tính liên hồn tạo tính thống theo chủ đề họp Đầu tiên trình bày báo cáo chính, sau đến báo cáo, tham luận bổ sung Trong trường hợp cần thiết, cần duyệt trước nội dung báo cáo, tham luận bổ sung nhằm đảm bảo cho chương trình họp khơng bị phá vỡ phương hướng, gây đoàn kết thành viên tham gia 101 Tiến hành thảo luận vấn đề đặt ra: thảo luận tồn thể theo nhóm, khối Trong q trình thảo luận, người điều hành cần biết cách điều chỉnh gợi ý cho thành viên tham dự vào trọng tâm vấn đề Chuẩn bị tài liệu Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn Các tài liệu, văn có liên quan phải phận in ấn, chuẩn bị xếp đầy đủ trước họp tiến hành phải kiểm tra cẩn thận, tránh thiếu trang sai sót khâu in ấn - Xác định thời gian dự kiến họp Bao gồm xác định thời gian bắt đầu đón tiếp đại biểu, ngày, khai mạc họp, thời gian tiến hành, thời gian kết thúc, thời gian đón, tiễn đại biểu Thời gian họp phải thơng báo trước, đảm bảo có khoảng thời gian cần thiết cho đại biểu thành viên dự họp chuẩn bị kế hoạch cá nhân Việc xác định thời gian họp cần theo kế hoạch thống phê duyệt, giới hạn phạm vi khách mời (cấp trên, liên quan, báo chí…) - Xác định xác thành phần tham dự họp Thành phần tham gia họp xác định sở loại hình họp mục đích họp Vấn đề xác định thành phần tham gia không đặt loại hình họp đại hội toàn thể, giao ban đơn vị Đối với loại hình họp khác, đối tượng tham dự bao gồm: người có thẩm quyền trách nhiệm định vấn đề liên quan đến chủ đề họp, người có lực để đóng góp ý kiến q trình họp, người có trách nhiệm thực nội dung hoạt động họp đề ra, người chịu ảnh hưởng định hoạt động họp, người cần thơng tin trình bày hoạt động họp để thực phần cơng việc có hiệu hơn, đối tượng khác mà mục đích họp hướng tới 102 - Xác định khó khăn tổ chức họp Để họp cụ thể đạt mục đích định, cần lường trước khó khăn xảy đến q trình tổ chức Khó khăn xuất nhiều lý do, ví dụ: + Đặc điểm, tính chất họp; + Điều kiện kế hoạch công tác đối tượng tham gia họp; + Đặc điểm, thói quen ứng xử hoạt động họp đối tượng tham gia; + Điều kiện vật chất phương tiện kỹ thuật phục vụ họp; + Năng lực tổ chức họp; + Điều kiện thời tiết; + V.v… Xuất phát từ đa dạng hình thức nội dung hoạt động họp, khó khăn xảy trình tổ chức họp đa dạng Điều đòi hỏi hoạt động lập kế hoạch, công tác chuẩn bị cho hoạt động họp phải chu đáo, tỉ mỉ với phương án dự phòng cụ thể - Xác định phương án giải vấn đề đặt họp để xin ý kiến lãnh đạo cấp Trong số họp, tính chất phức tạp lường trước, để đạt tới mục tiêu định, người điều hành họp cần nhận hỗ trợ từ ý kiến đạo lãnh đạo cấp Những ý kiến đạo cấp trên, trường hợp này, phát huy tác dụng đem lại kết mong đợi người thỉnh thị ý kiến dự liệu vấn đề nảy sinh q trình diễn họp biết đề xuất phương án giải để lãnh đạo có ý kiến định hướng cho việc xử lý c) Xác định chương trình nghị 103 Để xác định chương trình nghị sự, cần: - Dự kiến diễn biến trình tự họp, - Dự kiến trình tự diễn cơng việc, - Dự kiến ý kiến mời phát biểu họp, - Dự kiến thời gian cho ý kiến, - Xác định trọng tâm thảo luận, - Xác định vấn đề cần biểu quyết, hình thức biểu quyết, - Từ dự kiến kết xác định nêu trên, chương trình nghị xây dựng hoàn thiện sở xếp phần nội dung cần tiến hành với việc phân bổ thời lượng tương ứng cho phần nội dung d) Chuẩn bị thư ký họp - Xác định yêu cầu thư ký họp Tất họp phải ghi biên bản, người ghi biên thư ký họp Người thư ký phải dự kiến trước Thư ký họp phải người có lực chuyên môn định, phù hợp với nội dung họp, đặc biệt họp có tính chun môn cao Đồng thời người thư ký phải bồi dưỡng kiến thức hành văn phịng Thư ký họp cần nắm vững chương trình họp hiểu biết định chuyên môn mà họp bàn đến - Xác định yêu cầu biên họp Biên phải ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, khơng bỏ sót ý kiến Biên phải trình sau kết thúc họp Chủ tọa nêu ý kiến tổng kết, kết luận giao thư ký họp thể vào biên Trong điều kiện cho phép tiến hành hồn thiện văn kiện có liên quan Trong trường hợp họp có vấn đề chưa trí cao, Chủ tọa cần làm sáng tỏ mức độ thống chưa thống để người ghi biên ghi chép xác, trung thực tinh thần họp 104 Điều hành họp Trong họp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức, người lãnh đạo, quản lý cấp huyện, với thẩm quyền trách nhiệm mình, thường đóng vai trị người chủ trì chủ trì - điều hành họp Vì vậy, thực điều hành họp, cần đảm bảo yêu cầu sau: - Bám sát mục tiêu tổ chức họp, - Bảo đảm hiệu họp Khi điều hành họp Ủy ban nhân dân cấp huyện, cần lưu ý đến yêu cầu tính khoa học tính nghệ thuật q trình điều hành - Tính khoa học thể chủ yếu việc thực đầy đủ nghiêm túc yêu cầu nghi thức, thủ tục chương trình họp - Tính nghệ thuật việc điều hành thể qua phong thái giao tiếp người điều hành với cử tọa Phong thái giao tiếp điều hành họp cần lựa chọn cho phù hợp với tính chất, mục đích hoạt động họp cụ thể Trong trình điều hành họp, người điều hành cần lưu ý vận dụng kỹ giao tiếp ngôn ngữ giao tiếp phi ngôn ngữ để đảm bảo tính hiệu cao Cần phải tuân thủ xác thời gian giám sát trình phát biểu, thảo luận cách chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn kiểm soát thảo luận vấn đề Để điều hành họp diễn cách suôn sẻ hiệu quả, lãnh đạo, quản lý cấp huyện, với tư cách người chủ trì, điều hành họp cần phải có kỹ sau: a) Trình bày diễn văn khai mạc họp Sau nghi thức mở đầu họp, Chủ tọa đọc diễn văn lời khai mạc họp Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu mục đích chính, mục tiêu mà họp hướng tới, nội dung cụ thể họp tiến hành Lời 105 phát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi họp bắt đầu thuận lợi Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc họp trì tính phát triển liên tục, logic họp Về soạn thảo diễn văn, lời phát biểu khai mạc cần ý: diễn văn loại văn viết dùng để nói (đọc thành lời) cử tọa lại nghe Thực chất, diễn văn lời kêu gọi cử tọa chuyển trạng thái, ý lắng nghe, tích cực đóng góp ủng hộ, lời kêu gọi hành động Vì diễn văn cần đảm bảo tính khn mẫu, trang trọng Song bên cạnh lại cần có tính cụ thể, cá biệt, có tính đặc thù cho họp, loại thành phần cử tọa, thời điểm khác b) Kỹ quan sát trình bày vấn đề người lãnh đạo, quản lý Chủ tọa cần tránh tình trạng đọc văn in sẵn (thường báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu Người Chủ tọa nêu lại ý văn gợi ý sâu vào vấn đề cần thảo luận, tránh gây lãng phí thời gian ức chế cho người dự Với vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi mà đại biểu dự họp không nghiên cứu chuẩn bị ý kiến trước họp thường bị kéo dài khó thành cơng Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Khi tiến hành thuyết trình họp cần ý tạo mối quan hệ, ấn tượng ban đầu Những giây phút tiếp xúc giây phút then chốt để người nghe hình thành ấn tượng người nói Cần xuất trước đại biểu cách tự tin tỏ hào hứng với buổi làm việc Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong thái chủ tọa kết hợp cách tổng hợp với để tạo mối quan hệ thân thiện từ đầu họp 106 Sau tạo bầu khơng khí tiếp xúc xong, chuyển sang triển khai nội dung Hình thức triển khai định kế hoạch nội dung chuẩn bị từ trước c) Kỹ lắng nghe đặt câu hỏi người lãnh đạo, quản lý họp - Kỹ lắng nghe Nghe ghi chép vấn đề (câu hỏi) mà thành viên khác nêu cách tích cực Lắng nghe người khác họp để hiểu đối tượng, để thể tôn trọng đối tượng Lắng nghe bên để tác động đến hành vi hoạt động họ cách hiệu + Để không nghe nhầm, Chủ tọa nên tạo thói quen ghi lại giấy Vừa ghi nhớ vừa hỏi lại từ có nhiều nghĩa từ đồng âm khác nghĩa, danh từ riêng, hay thông tin quan trọng như: số, ngày Phải ghi lại thông tin chủ đề thảo luận, thời gian, tên người, số liệu, nội dung trao đổi bên + Đừng tỏ thái độ ủng hộ hay phản đối chưa phân tích vấn đề thấu đáo Tiếp nhận thông tin từ người khác cách công mang tính xây dựng + Khi trả lời câu hỏi cần lựa chọn cách trả lời cụ thể, rõ ràng thận trọng, lựa chọn từ ngữ đơn giản, dễ hiểu + Trong trình thảo luận, tránh để rơi vào độc thoại hai người Thay đổi khơng khí câu hỏi đơn giản như: “Mời ơng/ bà/ đồng chí khác ” + Tránh trường hợp làm cho người nghe không hiểu điều mà Chủ tọa trình bày Đừng để rơi vào tình bị động Cần kết thúc phần phát biểu lời lẽ cử thân thiện; tạo hội để người tiếp tục trao đổi, thảo luận nội dung chưa thống 107 - Đối với vấn đề quan trọng, phức tạp cần trọng tới lập luận, viện dẫn, dẫn chứng từ thực tiễn, câu nói, kể ca dao, tục ngữ, châm ngơn thích hợp nhằm thuyết phục đại biểu, đối tượng khác - Kỹ đặt câu hỏi Vũ khí quan trọng nhà quản lý giỏi kỹ đặt câu hỏi Bởi câu hỏi lý dẫn dắt khiến câu chuyện tiếp diễn, đồng thời thu hút đối tượng tham gia vào trò truyện chia sẻ thơng tin với Và cách mà nhà quản lý tìm kiếm thơng tin, đặc biệt thơng tin mà họ cịn chưa biết Việc đặt câu hỏi mang lại lợi ích sau: + Tập trung suy nghĩ người khác + Tạo quan điểm chung + Xây dựng củng cố mối quan hệ tốt + Xoa dịu mâu thuẫn tranh luận + Thể chân thành, quan tâm đến người khác + Thể thu hút tập thể + Truyền tải tinh tế nhạy bén + Khơi dậy suy nghĩ nhận tư vấn người khác Để đặt câu hỏi hiệu quả, lãnh đạo, quản lý cấp huyện cần rèn luyện kỹ sau: + Hãy lấy câu hỏi bắt buộc phải hỏi làm trọng tâm, sau câu cần hỏi, cịn thời gian đến câu nên hỏi, ý câu nên hỏi câu mang tính chất tìm hiểu thêm Các câu hỏi nên xoay quanh từ khóa như: nếu, ai, sao, gì, nào, cách nào… Hãy tập liên tục đặt câu hỏi, trường hợp Chủ tọa hết câu hỏi đưa câu: “Cịn cách tốt khơng?” + Hãy việc không định kiến trước câu hỏi, không dùng 108 câu hỏi áp đặt như: “Tôi muốn ”, “Tôi thấy ”, mà dùng cụm từ có mức độ nhẹ như: “Theo ý kiến tơi ”, “Theo cảm nhận tơi ”, Bản thân Chủ tọa phải tập thói quen kiên trì lắng nghe người khác trả lời câu hỏi họ xem xét thái độ người nghe câu trả lời họ + Hãy tập hỏi câu hỏi ngắn gọn, cụ thể vào vấn đề, tốt vấn đề câu hỏi d) Kỹ giải khơng đồng thuận họp - Tình xích mích lẫn họp Để xử lý tình này, người điều hành cần: giữ thái độ bình tĩnh, khách quan; thu hút ý người dự họp lập lại trật tự cách dứt khốt nhẹ nhàng có thể; sau cần nhấn mạnh lại tầm quan trọng hoạt động họp diễn ra, nhấn mạnh hợp tác cần thiết để đạt mục tiêu hoạt động này, đồng thời khuyến khích tham gia tất người có mặt thành cơng chung - Tình thời gian họp bị kéo dài Nếu tình xảy ra, cần thiết có họp bổ sung tổ chức vào thời điểm gần để tránh tình trạng vội vàng đưa kết luận áp đặt, ý chí mà hậu tiêu cực dự đoán cách chắn Trong trường hợp này, việc cụ thể mà người điều hành cần làm là: nhắc lại mục đích hoạt động họp; tóm tắt quan điểm khác biệt phát biểu; nhấn mạnh đến thời hạn khẩn trương cần thiết để có giải pháp xử lý vấn đề; phân công công việc cụ thể cho họp bổ sung sau đó; xác định rõ yêu cầu họp bổ sung này; xác định thời điểm cho họp - Tình họp trầm lắng Để xử lý chỗ tình này, người điều hành cần tự tỏ hăng hái hơn, chủ động đưa vấn đề tranh luận, khuyến khích tham 109 gia cách trao quyền luân phiên giữ vai trò điều hành nội dung cụ thể hoạt động họp cho đối tượng khác Nếu tình trạng họp trầm lắng có ngun nhân từ khâu tổ chức hoạt động cần xem xét lại nội dung sau: + Mục đích họp có thực cần thiết? + Kế hoạch họp có thực xây dựng tốt? Chương trình nghị có thực hợp lý? + Cơng tác chuẩn bị cung cấp thông tin cho đối tượng tham gia họp có chu đáo, đầy đủ kịp thời hay khơng? + Việc bố trí phịng họp trang thiết bị có ảnh hưởng tiêu cực đến bầu khơng khí họp? v.v Nếu tình trạng trầm lắng hoạt động họp tiếp tục diễn chứng tỏ nét văn hóa tổ chức việc xử lý tình trạng khơng cịn nhiệm vụ tức thời người điều hành mà trở thành vấn đề cần giải q trình xây dựng văn hóa tổ chức - Tình bất bình với người điều hành Để xử lý tình khơng mong muốn này, người điều hành hoạt động họp cần ghi nhớ: tránh đối đầu trình điều hành họp; ý lắng nghe ý kiến chống thái độ bình tĩnh, tự tin; tránh bình luận tức thời dẫn đến tình trạng gia tăng căng thẳng; thể hiểu vấn đề đề cập; cố gắng tìm mối liên hệ vấn đề căng thẳng đặt với chủ đề hoạt động họp tổ chức, từ khéo léo đưa câu chuyện trở với nội dung chương trình định đ) Khuyến khích người họp phát biểu ý kiến Khi cần tạo ý tưởng chung, cân nhắc tới việc sử dụng thủ thuật để khuyến khích người họp tham gia phát biểu ý kiến để họ nghĩ nhiều giải pháp, đề xuất ý tưởng tốt Để khuyến khích người thảo luận, phát biểu ý kiến, người chủ trì, điều hành cần ý: 110 - Nêu rõ điểm cần thảo luận phát biểu ý kiến - Mời người cho ý kiến Trên thực tế, số trường hợp cần định trực tiếp người am hiểu vấn đề phát biểu ý kiến trước để phá vỡ e ngại, tạo khơng khí chung - Để người cho ý kiến điều mà thành viên họp nêu trường hợp thân chủ trì, điều hành cho ý kiến họ hợp lý chưa đủ thông tin để định Đừng vội đưa ý kiến mang tính áp đặt - Kiểm soát người hay cắt ngang người hay áp đảo họp; tạo hội cho người nói tham gia ý kiến - Khi người phát biểu ý kiến, viết lại tất ý kiến Cần có thái độ tích cực động viên vấn đề người phát biểu Khơng nên ngắt qng, đừng trích, đánh giá gợi ý tất người phát biểu thân sẵn sàng đánh giá danh sách ý tưởng định bước cần thực e) Kỹ kết luận kết thúc họp Kết thúc họp nên thực công việc sau: - Tóm tắt thơng điệp + Thơng điệp gửi đến người nghe phải khớp với mục tiêu ban đầu đặt + Thơng điệp phải xác, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ + Không dông dài, không dùng câu nói gây ức chế cho người nghe - Gợi mở nội dung cần tiếp tục quan tâm Cần khái quát nội dung, thông điệp trình bày họp sở nêu cho người nghe nội dung, thông điệp cần tiếp tục quan tâm thời gian tới, tương lai - Tạo dựng ý kiến, quan điểm Kết thúc họp cần: 111 + Đưa nhận xét, đánh giá + Đưa luận điểm, quan điểm + Tuyên truyền, cổ vũ, kêu gọi Một lời kết thúc lịch tạo ấn tượng tốt cho người nghe Khi thực xong nói, họp thành cơng hay khơng người trình bày phải cảm ơn người nghe trước hứa hẹn liên lạc lại với họ họ có nhu cầu Cần biết kết thúc lúc Tóm lại, với kết đạt phần trình điều hành họp, kết luận kết thúc họp, người điều hành họp cần khẳng định nội dung: + Các vấn đề trí, nhấn mạnh nội dung biện pháp, phân công thực (nếu có) nội dung thống Các vấn đề chưa trí, chưa trí lý gì, gồm nội dung cụ thể gì, phương án giải + Thông qua biên họp + Thông qua Nghị văn khác (nếu có) + Đánh giá kết thúc họp Cuối có diễn văn bế mạc + Lưu ý công việc cần thực sau họp thành viên dự họp Khi kết thúc họp lịch trình, người chủ trì họp cần tổng kết kết đạt họp, cần liệt kê tất định đưa Vào cuối buổi họp, nên xác định liệt kê danh sách “Những bước tiếp theo” Hãy áp dụng câu hỏi ai, gì, đâu cho nhiệm vụ Tổng kết họp với ý kiến kết trí cách giám sát bước Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp 112 CÂU HỎI Câu hỏi ơn tập a) Hãy trình bày ngun tắc nội dung điều hành họp b) Hãy phân tích nguyên nhân dẫn tới họp không thành công Bài tập a) Bài tập thực hành Hãy lựa chọn vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ mình, xây dựng chương trình nghị cho họp nhằm triển khai nhiệm vụ cụ thể Gợi ý: - Xác định mục tiêu họp; - Phân tích vấn đề nảy sinh; - Xây dựng chương trình nghị sự; - Đề xuất giải pháp tháo gỡ vấn đề; - Xác định nguồn lực đảm bảo họp đạt hiệu - Hãy viết lại tất ý tưởng Đừng ngắt qng, đừng trích đánh giá gợi ý tất người phát biểu thân sẵn sàng đánh giá danh sách ý tưởng định bước cần thực b) Bài tập tình - Tình 1: Trong trình thảo luận họp Ủy ban nhân dân cấp huyện A, số đại biểu Ủy ban nhân dân thảo luận chệch hướng nội dung mà họp bàn, sau đại biểu đứng lên phát biểu lại dài dịng khơng trọng tâm Với tư cách Chủ tọa họp, đồng chí xử lý để đại biểu Ủy ban nhân dân thảo luận theo nội dung họp, 113 phát biểu ý kiến khoảng thời gian cho phép mà không ảnh hưởng đến tâm lý đại biểu không ảnh hưởng đến chất lượng họp? - Tình 2: Cuộc họp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức vào ngày 10/11/2010, tổng số đại biểu 24 đồng chí Tham dự có 19 đồng chí (5 đồng chí vắng mặt có lý do) Số lượng đại biểu 2/3 nên họp tiến hành Thời gian họp ngày, buổi chiều chuẩn bị thông qua nghị có đồng chí vắng mặt (vì lý bất khả kháng có xin phép chủ tọa) Với vai trị chủ tọa, đồng chí xử lý tình nào? TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Bộ Nội vụ Chương trình lãnh đạo, quản lý cấp phòng Bộ Nội vụ Chương trình bồi dưỡng chức danh Văn phịng - Thống kê cấp xã Học viện Hành Quốc gia Tài liệu bồi dưỡng Quản lý hành nhà nước (chương trình chun viên chính), Phần II (Hành nhà nước cơng nghệ hành chính; Chun đề 12: Kỹ tổ chức điều hành họp) NXB Khoa học Kỹ thuật, 2012 Dean Tjosvold; Mary M Tjosvold, Tâm lý học dành cho lãnh đạo Chương (Lãnh đạo cấp dưới); Chương 11 (Quản lý xung đột) NXB Tổng hợp, TP Hồ Chí Minh, 2010 E.N Zareska Lý thuyết thực tiễn kỹ nói NXB DELO, 2002 Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 25/5/2006 quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Mai Hữu Khuê (Chủ biên) Kỹ giao tiếp hành NXB Lao động, Hà Nội, 1997 Lưu Kiếm Thanh Nghiệp vụ hành văn phòng Chương Lãnh đạo văn phòng NXB Thống kê, Hà Nội, 2009 114 Nguyễn Văn Thâm Kỹ thuật điều hành tổ chức cơng sở NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001 Nguyễn Văn Hậu Kỹ nghiệp vụ hành NXB Lao động, Hà Nội, 2015 10 Raymond de Saint Lauren Nghệ thuật nói trước cơng chúng (bản dịch tiếng Việt) NXB Văn hóa - Thể thao, Hà Nội, 2004 11 Trung tâm đào tạo bồi dưỡng cán đối ngoại - Học viện Ngoại giao; Tài liệu tập huấn Lễ tân ngoại giao - Dự án Tăng cường lực cán - công chức làm công tác đối ngoại hội nhập Quốc tế Văn phịng Chính phủ Tiếng Anh 12 Johnson, D.W Interpersonal skills and self-actualization Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, chapters -7, 1993 13 Tjosvold, D., Deemer, D,K Effects of control or collaborative orientation on participation in decision-making Canadian Journal of Behavioural Science, 13, 1980 115 ... dân cấp huyện Vai trò lãnh đạo, quản lý Ủy ban nhân dân cấp huyện họp Người lãnh đạo, quản lý trường hợp này, hiểu người giữ chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Người lãnh. .. thần họp 104 Điều hành họp Trong họp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức, người lãnh đạo, quản lý cấp huyện, với thẩm quyền trách nhiệm mình, thường đóng vai trị người chủ trì chủ trì - điều hành họp. .. Công tác chuẩn bị họp tiến hành chu đáo, lãnh đạo, quản lý cấp huyện phân biệt rõ đảm trách tốt vai trị chủ trì, chủ trì - điều hành hai điều kiện bản, đảm bảo cho hoạt động họp nói chung đạt