BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: “TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN” Hà Nội, tháng năm 2017 MỤC LỤC Contents LỜI CẢM ƠN Sau bốn năm học tập Học viện Hành Quốc gia, em học tập tiếp thu nhiều kiến thức quản lý hành nhà nước Kì thực tập cuối khóa hội tốt em vận dụng kiến thức học vào thực tế, để rèn luyện kĩ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bước đầu làm quen công việc liên quan đến chuyên ngành đào tạo, nhằm nâng cao hiểu biết học hỏi kinh nghiệm thực tiễn phục vụ cho công việc sau Trong thời gian thực tập 02 tháng vừa qua (từ 06/3/2017 – 28/4/2017), Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long em nhận bảo tận tình, quan tâm tạo điều kiện cô chú, anh chị quan thực tập, hướng dẫn chu đáo, tận tình thầy cô giáo hướng dẫn thực tập Em xin chân thành cảm ơn cán bộ, công chức làm việc Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, cụ thể Triệu Viết Thăng (Công chức Văn phòng – Thống kê) tạo điều kiện cho em trình thực tập, cung cấp tư liệu cần thiết giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn thầy cô Học viện Hành Quốc gia – người cung cấp cho em tảng kiến thức lý luận vô bổ ích bốn năm học Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến Trưởng đoàn ThS Doãn Minh Thắng, Phó đoàn ThS Nguyễn Trường Huy giảng viên hướng dẫn cô Nguyễn Hồng Vân nhiệt tình hướng dẫn cho em trình thực tập, trình hoàn thiện báo cáo thực tập Hà Nôi, ngày 28 tháng năm 2017 Sinh viên thực tập Hoàng Ngọc Tuyền PHẦN 1: MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam bước vào giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa – đại hóa đất nước, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng đại Để thực mục tiêu này, xây dựng kinh tế thị trường có quản lý Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng nhiều mặt, đẩy mạnh chuyển dịch cấu kinh tế theo hướng giảm tỉ trọng nông nghiệp, tăng nhanh tỉ trọng công nghiệp dịch vụ tâm đạt mục tiêu đề Trong năm qua lãnh đạo Đảng Nhà nước, Việt Nam tiến hành cải cách hành nhiều lĩnh vực, xem nội dung quan trọng trình xây dựng phát triển đất nước tương lai Việc đổi hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành nhà nước giữ vai trò quan trọng, góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước Đây coi chủ trương lớn Việt Nam công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trương phải cải tiến hoàn thiện hoạt động phận văn phòng đặc biệt công tác quản lý văn Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức nâng cao hiệu hoạt động, đổi phương thức lãnh đạo Để làm điều trước tiên phải nâng cao hiệu công tác quản lý văn Tuy nhiên, bất cập, thắc mắc công tác quản lý văn Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đưa giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp nói chung Văn phòng ủy ban nhân dân xã Thanh Long nói riêng vấn đề bản, cấp thiết Xuất phát từ tầm quan trọng vấn đề sau 02 tháng thực tập quan em chọn đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn” làm báo cáo thực tập Đối tượng nghiên cứu: Đề tài “Tìm hiểu công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn ” lấy vấn đề quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long làm đối tượng nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn phạm vi hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Phương pháp nghiên cứu: Trong trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này, em sử dụng số phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận vật biện chứng Phương pháp phân tích sở liệu Phương pháp tổng hợp, khái quát sở số liệu báo cáo tài liệu liên quan Bố cục báo cáo: Báo cáo thực tập tốt nghiệp bao gồm chương: Chương 1: Tổng quan Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Chương 2: Thực trạng hoạt động công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Chương 3: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc thực công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 1.1 Mục đích thực tập Thực Quyết định số 1918/QĐ-HVHCQG ngày 30/12/2005 Giám đốc Học viện Hành Quốc gia việc ban hành quy chế tổ chức thực tập cho sinh viên Đại học hành hệ quy Theo kế hoạch thực tập Phòng đào tạo Học viện Hành Quốc gia Mục đích thực tập sau: Mục đích chung Tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nước thể chế hành nhà nước Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn số vị trí công việc cán bộ, công chức nhà nước máy hành nhà nước Vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành Bổ sung nâng cao kiến thức đã học Học viện Hành Quốc gia Mục đích thực tập Văn phòng ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Tìm hiểu việc quản lý văn thực tiễn hoạt động quan hành nhà nước Tìm hiểu tổ chức hoạt động phận Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Nắm công tác quản lý văn Văn phòng Quan sát phối hợp giải văn Văn phòng phòng ban chuyên môn quan 1.2 Nội dung thực tập Nắm cấu tổ chức, chức nhiệm vụ mối quan hệ quan thực tập Nắm vững quy trình công vụ quan quản lý hành nhà nước nơi thực tập Nắm thủ tục hành quan nơi thực tập, thể chế hành liên quan đến quan nơi thực tập Thực hành kỹ hành liên quan 1.3 Thời gian địa điểm thực tập Địa điểm thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Thời gian thực tập: thời gian thực tập Văn phòng 06/03/2017 1.4 đến hết ngày 28/04/2017 Báo cáo trình thực tập Cán Thời gian Tuần (từ 06/03 đến 10/03) Nội dung thực tập − Liên hệ với Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn việc thực tập hướng dẫn Triệu Viết Thăng − − − − Tuần 2, (từ 13/03 − đến 24/03)− − − − − − Tuần 4, − (từ 27/03 đến 07/04)− − − − − Tuần 6, − (từ 10/04 − đến 21/04) − − Tiến tập phận Văn phòng Tìm hiểu nội quy, quy chế làm việc phận Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long Nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao Nghiên cứu văn liên quan đến quản lý văn đến, văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thực hành soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, giấy tờ văn Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thức văn nghiệp vụ văn thư lưu trữ khác như: sử dụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn Chọn đề tài viết báo cáo lập đề cương báo cáo thực tập Trình giảng viên hướng dẫn xem đề cương báo cáo thực tập Hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao phận Văn phòng Vào sổ văn đến, văn đi, văn giao trực tiếp sổ chuyển giao bưu điện Học sử dụng máy photo, máy in,… Nhận biết thực hành đóng loại dấu quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo quan Tiến hành viết báo cáo thực tập sơ lược Liên hệ với Công chức Văn phòng Thống kê để thu thập số liệu viết báo cáo Hoàn thành báo cáo sơ lược Trình giảng viên hướng dẫn xem trước báo cáo thực tập sơ lược Nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao Vào sổ văn đến, văn đi, văn giao trực tiếp sổ chuyển giao bưu điện Thực hành đóng loại dấu quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo quan Tiến hành thu thập tài liệu cần thiết để viết báo cáo Hoàn thành báo cáo sơ lược Triệu Viết Thăng Triệu Viết Thăng Triệu Viết Thăng − − Tuần − (từ 24/04 đến 28/04)− − − 1.5 Nhận nhiệm vụ hoàn thành công việc cán hướng dẫn thực tập giao Vào sổ văn đến, văn đi, văn giao trực tiếp sổ chuyển giao bưu điện Thực hành đóng loại dấu quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo quan Chỉnh sửa báo cáo theo hướng dẫn Giảng viên hướng dẫn Xin ý kiến đánh giá trình thực tập quan thực tập Nộp báo cáo thực tập Triệu Viết Thăng Những công việc làm trình thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Trong trình thực tập Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, em thực số công việc cụ thể liên quan, bao gồm: Nghiên cứu văn liên quan đến quản lý văn đến, văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long Thực hành soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ, giấy tờ văn Thực hành soạn thảo văn bản, tìm hiểu thể thức văn nghiệp vụ văn thư lưu trữ khác như: sử dụng chữ ký số phục vụ công tác phát hành văn Vào sổ văn đến, văn đi, văn giao trực tiếp sổ chuyển giao bưu điện Học sử dụng thiết bị như: máy photo, máy in,… Nhận biết thực hành đóng loại dấu quan như: Ủy ban nhân dân, dấu chức danh lãnh đạo quan PHẦN 2: NỘI DUNG BÁO CÁO TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN 10 Bắt đầu từ năm 2016, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long có thêm 01 công chức đảm nhiệm công việc Văn phòng Do văn xử lý nhanh hơn, kịp thời, tiến độ Ngoài phận Văn phòng tiếp nhận triển khai Luật Văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh, tham gia lớp tập huấn hoàn thiện điều kiện hoạt động công tác văn thư lưu trữ, đưa công tác vào hoạt động có nề nếp theo quy định Luật Do vậy, so với năm trước năm 2016 việc xử lý văn có kết khả quan Điều thể sau: Số lượng văn mà Ủy ban nhân dân xã Thanh Long nhận 1117 văn Cụ thể: Các loại văn Quyết định Công văn Thông báo Chương trình Báo cáo Nghị định Giấy mời Kế hoạch Tờ trình Số lượng văn 386 125 109 45 61 138 102 129 22 Ủy ban nhân dân xã Thanh Long ban hành gửi 1051 văn Cụ thể số liệu thể sau: Các loại văn Quyết định Công văn Thông báo Báo cáo Giấy mời Giấy xác nhận Biên Kế hoạch Tờ trình 2.3 Số lượng văn 286 105 118 68 140 137 55 101 41 Nhận xét hoạt động công tác quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn 2.3.1 Những kết đạt Trong việc quản lý giải văn bản: 34 Các văn pháp luật Nhà nước công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát với thực tế, hợp lý giúp Văn phòng giải công việc cách thuận lợi công tác quản lý văn kiểm tra đảm bảo đắn Các khâu nghiệp vụ quản lý văn thực theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư Công tác hành văn phòng hoạt động quan trọng quan trọng ban hành quy chế văn thư – lưu trữ Văn phòng tiến hành công tác quản lý văn qua bước đồng bộ, nhịp nhàng thực đảm bảo nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động công sở xử lý kịp thời trình quản lý văn đến đi, văn vào số, thẩm định chuyển giao Từng bước đại hóa nâng cao lực hoạt động Ủy ban nhân dân xã Thanh Long: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã theo dõi, giám sát tình hình hoạt động, trình giải công việc quản lý văn Văn phòng để đạo nhắc nhở chậm thời gian giải Nâng cao trình độ quản lý, tạo bước thay đổi đột phá quy trình giải văn cách nhanh chóng, xác để góp phần thực cải cách hành Cán làm việc phận đào tạo, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào giải công việc Sự phối hợp chặt chẽ Ủy ban nhân dân xã với quan nhà nước cấp trên: Nâng cao hiệu phối kết hợp, trao đổi thông tin, giải công việc quan chuyên môn, tổ chức, cá nhân đến làm việc quan Bộ phận văn phòng sau tiếp nhận văn quan, tổ chức có trách nhiệm chuyển văn cho lãnh đạo người có trách nhiệm để giải Những cá nhân phòng ban nhận văn có trách nhiệm phối hợp để giải hồ sơ hành cho nhanh gọn thuận lợi nhất, nhằm tiết 35 kiệm chi phí thời gian Bởi mà hoạt động phận Văn phòng góp phần tăng cường phối hợp phòng ban giải công việc Nâng cao lực tinh thần trách nhiệm cán công chức: Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Thanh Long nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nói chung công tác quản lý văn nói riêng hoạt động quan quan tâm, đạo nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng, tăng cường đầu tư trang thiết bị đào tạo đội ngũ cán công chức để hoàn thành tốt công việc Các cán công chức Văn phòng tốt nghiệp chuyên ngành văn thư, thường xuyên tham dự lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, tư tưởng trị, có bề dày kinh nghiệm nên hoàn thành tốt khâu nghiệp vụ nên việc thực công tác 2.3.2 giải văn – văn đến giải cách nhanh chóng, hợp lý Những mặt hạn chế Trong việc giải loại văn bản: Trong số trường hợp, việc giải loại văn chậm, tình trạng để tồn đọng loại văn chưa giải thời gian Do làm ảnh hưởng đến tiến độ xử lý văn Văn phòng Bên cạnh văn xây dựng ban hành theo quy trình xây dựng ban hành văn quy định, có số văn yêu cầu công việc, cần giải nhanh vấn đề mà nhiều bước không tiến hành hoàn chỉnh Điều ảnh hưởng đến chất lượng văn soạn thảo Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu thể thức văn mục số, ký hiệu văn bản, kỹ thuật trình bày văn chưa thống cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản,… Có nhiều văn sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn không với yêu cầu thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơ sở vật chất phục vụ cho Văn phòng: 36 Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư máy phô tô, máy vi tính, máy fax,,, sử dụng nhiều thường xuyên nên thường xuyên bị hỏng hóc chưa đáp ứng nhu cầu làm ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công Vẫn có tình trạng cán VTLT cán nhân viên quan tự đăng ký vào sổ văn đến Đội ngũ cán công chức: Đôi công chức làm công tác Văn phòng chưa có động lực làm việc nên trình chuyển giao, xử lý văn bản, chưa hoàn thành tốt số khâu quản lý văn Việc quản lý văn dựa vào sổ sách viết tay, thủ công công nghệ thông tin chưa áp dụng, việc quản lý văn không đáp ứng nhu cầu quản lý quan xã hội Đặc biệt trình độ tin học nhân viên văn thư hạn chế nên ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu công việc nói chung hiệu công tác quản lý 2.3.3 văn nói riêng Nguyên nhân hạn chế Cơ quan giới thiệu tổ chức chương trình, khóa học nâng cao lực chuyên môn độ ngũ cán bộ, công chức đặc biệt lớp đào tạo công nghệ thông tin chưa hiệu đội ngũ cán công chức chưa có thời gian điều kiện tham gia Cơ quan chưa có chế độ khen thưởng hợp lý để tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc ý thức trách nhiệm đội ngũ công chức làm công tác văn thư-lưu trữ trình làm việc Lãnh đạo quan chưa có biện pháp mạnh việc xử lý văn chậm Cơ quan chưa có biên chế phù hợp, số lượng nhân lực so với thực tế nhu cầu giải công việc chưa cân đối tạo áp lực không tiết kiệm thời gian giải công việc Do điều kiện mặt tài nhiều hạn chế, nên xét mặt sở vật chất kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng, nhận quan tâm lãnh đạo 37 Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống văn chưa tiến hành thường xuyên, có kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót, bất cập văn ban hành, làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THANH LONG, HUYỆN VĂN LÃNG, TỈNH LẠNG SƠN 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Văn 3.1.1 phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Tăng cường công tác đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát Thủ trưởng quan cần trì, tăng cường công tác kiểm tra, thực chế độ báo cáo thường xuyên hoạt động quản lý nhằm tránh tượng hình thức cầm chừng, tồn đọng văn chưa xử lý Đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế làm việc tinh thần, thái độ làm việc, chất lượng giải văn cán bộ, công chức Văn phòng Luôn ưu khuyết điểm, học kinh nghiệm làm tiền đề xây dựng thực trọng tương lai Trên sở đó, biểu dương, khen thưởng 38 cá nhân, tập thể làm tốt; uốn nắn cá nhân thực hiệu quả, có biểu không việc nhận thức thực nhiệm vụ Thường xuyên có họp giao ban nhằm tiếp thu, trao đổi, đúc rút kinh nghiệm thực tế, từ có đề xuất hữu hiệu nhằm đạt kết cao 3.1.2 trình thực thi công việc Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức Nhân lực yếu tố then chốt định thành công hay thất bại mô hình thực tiễn Nói cho cùng, cán gốc công việc, công việc thành công hay thất bại cán tốt hay Xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức chuyên môn, phẩm chất đạo đức điều kiện để giải vấn đề nảy sinh tình hình Cán động lực, rào cản công việc chuyên môn Là động lực cán có trình độ nghiệp vụ, phẩm chất tốt, động viên khích lệ, có điều kiện làm việc tốt Nhưng họ rào cản thực sự, hiểu biết hạn chế, phẩm chất kém, chế độ sách không hợp lý, không cấp thẩm quyền quản lý quan tâm Để có đội ngũ cán bộ, công chức có lực trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần làm tốt công tác tuyển chọn cán bộ, công chức vào làm việc quan Nhà nước, đảm bảo công bằng, khách quan, ưu tiên cho người có trình độ chuyên môn cao có lực, phẩm chất đạo đức tốt chuyên môn nghề nghiệp giỏi, có cấp loại ưu đáp ứng vị trí công việc cần tuyển Hạn chế tượng tiêu cực chạy trọt để vào làm công chức nhà nước hay ưu tiên “con ông, cháu cha” tuyển chọn người vào làm việc quan nhà nước dẫn đến việc đưa người chuyên môn vào quan làm việc Cần phải coi trọng việc sử dụng, bố trí cán bộ, công chức làm việc vị trí việc phù hợp với trình độ, lực họ Cần bố trí cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn làm việc văn phòng giải công việc nhanh 39 chóng, thuận tiện, thuyên chuyển số cán bộ, công chức hạn chế trình độ, lực làm việc Công tác đào tạo đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hoá cần phải trọng Trong trình sử dụng cần thường xuyên mở lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn khóa tập huấn kỹ hành chính, đặc biệt kỹ giao tiếp Bên cạnh việc nâng cao lực chuyên môn, cần ý nâng cao phẩm chất đạo đức đội ngũ cán công chức trực tiếp thực thủ tục hành chính, giải công việc công dân tổ chức 3.1.3 Nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác soạn thảo quản lý văn nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại, đáp ứng đòi hỏi ngày cao xã hội, công tác cần coi trọng trình quản lý lãnh đạo Ủy ban nhân dân Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo, giải văn bản, quản lý văn góp phần tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên Nhân viên Văn phòng sử dụng máy tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy tính Khi có văn đến, văn cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào thông tin cần thiết như: số, ký hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu,… Nếu có sai sót sửa lại dễ dàng mà không cần gạch xóa, việc thống kê lượng văn đến dễ dàng mà lại 3.1.4 xác Tăng cường trang thiết bị vật chất, thiết bị phụ trợ Bổ sung nguồn ngân sách cho công tác quản lý văn Đảm bảo sở vật chất cần thiết cho hoạt động cán công chức Chú trọng tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy tính, máy photocopy, cho Văn phòng, giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử Xây dựng mô hình Văn phòng làm việc hiệu Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi 40 trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán bộ, công chức Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách 3.1.5 nhanh chóng Tăng cường công tác thông tin tuyên truyền Kêu gọi tham gia đóng góp ý kiến cá nhân, tổ chức việc xây dựng, hoàn thiện chế Tổ chức buổi lấy ý kiến, điều tra xã hội cụ thể mức độ hài lòng ý kiến đóng góp tầng lớp nhân dân cho việc hoàn thiện hoạt động 3.2 đóng góp ý kiến thái độ, văn hóa, chất lượng dịch vụ phận Một số kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Trong việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Bố trí cán chuyên môn để làm công tác Văn phòng, không để tình trạng cán kiêm nhiệm nhiều công việc gây ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan như: Cử học lớp nâng cao chuyên môn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn, buổi tham quan học tập kinh nghiệm… Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi hoàn thiện nhận thức chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… có đáp ứng yêu cầu công vụ công công nghiệp hóa – đại hóa đất nước Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thông tin cán văn thư lưu trữ Không để chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ chồng lấn chức chủ động xử lý thông tin Tăng cường công tác đào tạo trình 41 độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng đại Trong việc nâng cao sở vật chất, trang thiết bị Chú trọng tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy photocopy,… cho văn phòng, giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử Xây dựng mô hình Văn phòng làm việc khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán bộ, công chức Trang bị thêm máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng Trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Thanh Long cần triển khai áp dụng thực công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/01/2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tăng cường sử dụng văn điển tử hoạt động Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Áp dụng công nghệ tin học để đăng ký, quản lý lập hồ sơ để văn không bị mất, tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng, xác, kịp thời bí mật, đại hóa đáp ứng yêu cầu giao Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn góp phần tiết kiệm thời gian công sức cán công chức Văn phòng sử dụng máy tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy tính Khi có văn đến, văn cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào thông tin cần thiết như: số, ký hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu,… Nếu có sai sót sửa lại dễ dàng mà không cần gạch xóa, việc thống kê lượng văn đến dễ dàng mà lại xác 42 43 PHẦN 3: KẾT LUẬN Văn quản lý hành Ủy ban nhân dân xã Thanh Long có vai trò quan trọng Một mặt, cụ thể hóa văn quản lý nhà nước cấp trên, văn Hội đồng nhân dân cấp, mặt khác sở pháp lý, công cụ quản lý hữu hiệu, phương tiện để truyền đạt thông tin quyền địa phương lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Trong thời gian qua, văn Ủy ban nhân dân xã Thanh Long ban hành quản lý có đóng góp to lớn phát triển kinh tế - xã hội địa phương Tuy nhiên, việc soạn thảo quản lý văn Ủy ban nhân dân xã bộc lộ số thiếu sót, hạn chế định, song hạn chế, thiết sót có phát kịp thời xử lý, điều chỉnh cho phù hợp Trong báo cáo thực tập em tập trung vào “công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn”, nên đối tượng phạm vi nghiên cứu hoạt động Văn phòng Qua đánh giá công tác quản lý văn bản, đề xuất số kiến nghị nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng soạn thảo quản lý văn hành mà Văn phòng thường xuyên ban hành, hi vọng kiến nghị thực có ích công tác quản lý văn Văn phòng Do hạn chế mặt kiến thức, kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi khuyết điểm thiếu xót Kính mong nhận đạo đóng góp tận tình thầy cô Một lần em xin bày tỏ lòng tri ân sâu sắc tới toàn thể cán bộ, công chức Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn, thầy cô giáo giảng dạy Học viện Hành Quốc gia đặc biệt thầy giáo ThS Doãn Minh Thắng cô giáo Nguyễn Hồng Vân giúp đỡ em tận tình để em hoàn thành thời gian thực tập báo cáo thực tập tốt nghiệp 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo tình hình phát triển kinh tế xã hội năm 2016 Ủy ban nhân dân xã Thanh Long Công văn số 425/VTLTNN – NVTW, ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc quản lý văn đi, văn đến Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ sử dụng văn điện tử hoạt động quản lý hành nhà nước Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn thi hành công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Thông tư số 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Giáo trình Hành văn phòng quan hành nhà nước Học 10 viện Hành Quốc gia Website: http://langson.gov.vn/ 45 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP UBND XÃ THANH LONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Thanh Long, ngày 31 tháng năm 2017 NHẬN XÉT QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Sinh viên thực tập: Hoàng Ngọc Tuyền Cơ quan thực tập: Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Cơ quan: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Bộ phận: Văn phòng Ủy ban nhân dân Cán hướng dẫn thực tập: Triệu Viết Thăng Sinh viên: Hoàng Ngọc Tuyền tiến hành thực tập quan từ ngày 06/3/2017 đến ngày 28/4/2017 Cơ quan nhận xét trình thực tập sau: Về ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nội quy, quy chế, quy định quan, phận thực tập: Về việc thực tập nội dung theo kế hoạch theo yêu cầu cán hướng dẫn thực tập: Đánh giá chung: NGƯỜI HƯỚNG DẪN CHỦ TỊCH (Họ tên, chữ ký) (Ký tên, đóng dấu) 46 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hồng vân Sinh viên thực tập: Hoàng Ngọc Tuyền Sinh viên: Hoàng Ngọc Tuyền tiến hành thực tập phận Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn thời gian từ ngày 06/3/2017 đến ngày 28/4/2017, hướng dẫn trực tiếp giảng viên Nguyễn Hồng Vân Nhận xét giảng viên hướng dẫn trình thực tập sinh viên Hoàng Ngọc Tuyền: Đánh giá chung giảng viên hướng dẫn: GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 47 48 ... quan Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Chương 2: Thực trạng hoạt động công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Chương... tài Tìm hiểu công tác quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn làm báo cáo thực tập Đối tượng nghiên cứu: Đề tài Tìm hiểu công tác quản lý văn Văn phòng. .. Văn phòng ủy ban nhân dân xã Thanh Long, huyện Văn Lãng, tỉnh Lạng Sơn Tìm hiểu việc quản lý văn thực tiễn hoạt động quan hành nhà nước Tìm hiểu tổ chức hoạt động phận Văn phòng Ủy ban nhân dân