BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH –––––––––––––––––––––––– HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025 Chuyên ngành: Kinh tế trị Mã số: 60310102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LƯU THỊ KIM HOA TP Hồ Chí Minh - Năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài luận văn: “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” công trình nghiên cứu khoa học riêng Các trích dẫn, số liệu luận văn trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy Tác giả Hồ Thị Phương Quang MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng, sơ đồ MỞ ĐẦU Chương 1: Một số vấn đề lý luận nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 1.1.3.2 Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ 1.1.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 1.1.3.4 Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 1.1.3.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.3.6 Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.4 Phân cấp quản lý công tác lưu trữ 10 1.1.5 Vai trò, ý nghĩa công tác lưu trữ 11 1.2 Quan điểm Đảng Nhà nước công tác lưu trữ 12 1.2.1 Quan điểm coi tài liệu lưu trữ di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước 12 1.2.2 Quan điểm Đảng coi công tác lưu trữ mặt hoạt động xã hội mang tính trị sâu sắc 13 1.2.3 Quan điểm bảo đảm tính toàn diện hoạt động lưu trữ 15 1.3 Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 16 1.3.1 Chất lượng công tác lưu trữ 16 1.3.2 Một số quy định đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 16 1.3.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 17 1.3.4 Sự cần thiết phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 20 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ 20 1.4.1 Hệ thống văn 20 1.4.2 Công tác tổ chức máy 21 1.4.3 Công tác tổ chức cán 21 1.4.4 Công tác đầu tư sở vật chất, thiết bị, kinh phí 22 1.4.5 Cơ chế phối hợp 22 1.4.6 Công tác tra, kiểm tra 23 1.5 Sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 24 Tóm tắt chương 26 Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015 27 2.1 Tổng quan kinh tế công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai 27 2.1.1 Tổng quan kinh tế tỉnh Đồng Nai 27 2.1.2 Khái quát công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai 29 2.1.2.1 Công tác tham mưu ban hành văn 29 2.1.2.2 Công tác tổ chức máy 31 2.1.2.3 Công tác tổ chức cán 33 2.1.2.4 Công tác đầu tư sở vật chất, thiết bị, kinh phí 35 2.1.2.5 Công tác phối hợp 38 2.1.2.6 Công tác tra, kiểm tra 39 2.2 Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015 40 2.2.1 Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 40 2.2.2 Chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ 44 2.2.3 Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu 45 2.2.4 Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 46 2.2.5 Chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 49 2.2.6 Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 52 2.3 Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai 54 2.3.1 Những thành tựu 54 2.3.2 Những hạn chế nguyên nhân 55 Tóm tắt chương 57 Chương 3: Quan điểm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 59 3.1 Quan điểm, mục tiêu công tác lưu trữ Việt Nam tỉnh Đồng Nai 59 3.1.1 Quan điểm 59 3.1.2 Mục tiêu công tác lưu trữ Việt Nam 59 3.1.3 Mục tiêu công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai 61 3.2 Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 62 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ 62 3.2.2 Hoàn thiện tổ chức máy nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ 64 3.2.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ 66 3.2.4 Hoàn thiện chế phối hợp đơn vị liên quan để nâng cao chất lượng, hiệu công tác lưu trữ 66 3.2.5 Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung xử lý tài liệu lưu trữ 67 3.2.6 Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thông tin kịp thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội tỉnh 70 3.2.7 Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội 72 3.3 Một số kiến nghị Trung ương địa phương 74 3.3.1 Đối với Trung ương 74 3.3.2 Đối với địa phương 75 Tóm tắt chương 76 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa CNXH Chủ nghĩa xã hội CSDL Cơ sở liệu HĐND Hội đồng nhân dân KH-CN Khoa học - Công nghệ PGS.TS Phó Giáo sư - Tiến sĩ TS Tiến sĩ UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 2.1 Tổng sản phẩm tỉnh Đồng Nai theo giá hành phân theo lĩnh vực kinh tế 28 Bảng 2.2 Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai 36 Bảng 2.3 Tổng kinh phí đầu tư Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa” 37 Bảng 2.4 Khối lượng tài liệu tồn đọng quan, tổ chức huyện địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh 45 Sơ đồ 2.1 Quy trình số hóa khai thác tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ 47 Bảng 2.5 Khối lượng tài liệu bảo quản sở, ban ngành huyện địa bàn tỉnh Đồng Nai 49 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, có ý nghĩa lịch sử ý nghĩa thực tiễn quan trọng, chứng xác, tin cậy để nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội giữ gìn giá trị văn hóa dân tộc Ngoài ra, tài liệu lưu trữ giúp cho tầng lớp nhân dân xã hội nhận biết cách sâu sắc vai trò, vị trí thành tựu mà quan quản lý nhà nước làm năm qua Chính tầm quan trọng đó, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 01-C/VP việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” Từ tài liệu lưu trữ trở thành phương tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành quan, tổ chức phục vụ cho nhu cầu xã hội người ý thức việc sử dụng lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tiễn yêu cầu sau Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; sau giải xong công việc tài liệu có giá trị nghiên cứu, sử dụng cần lưu giữ lại tổ chức bảo quản để phục vụ cho nhu sử dụng toàn xã hội Từ đặt yêu cầu phải tổ chức tài liệu cách khoa học điều tiến hành thông qua tổ chức thực công tác lưu trữ Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức; đóng góp vào trình xây dựng, bảo vệ phát triển kinh tế - xã hội đất nước Vì vậy, làm tốt công tác lưu trữ có nhiều ý nghĩa, tác dụng quốc gia, địa phương, quan, tổ chức toàn xã hội Chính ý nghĩa tầm quan trọng đó, trình phát triển kinh tế - xã hội đất nước, Đảng Nhà nước ta có nhiều quan tâm, đạo công tác lưu trữ Qua khảo sát tình hình thực tế công tác lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh Đồng Nai cho thấy công tác lưu trữ dần vào nề nếp có nhiều chuyển biến tích cực, thể qua kết chủ yếu như: nhận thức lãnh đạo công chức, viên chức cấp, ngành vị trí, tầm quan trọng công tác lưu trữ nâng lên rõ rệt; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ tỉnh bước tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ trọng; tài liệu lưu trữ phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản kho lưu trữ tổ chức khai thác, sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý điều hành đơn vị, góp phần giải chế độ, sách cho người dân; số đơn vị trọng đầu tư sở vật chất cho hoạt động lưu trữ đầu tư trang thiết bị nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ Bên cạnh kết đạt được, công tác lưu trữ địa bàn tỉnh số tồn hạn chế như: công tác lưu trữ số quan, tổ chức chưa quan tâm mức; biên chế chuyên trách công tác lưu trữ thiếu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán lưu trữ đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ; tài liệu lưu trữ phân tán chưa thu thập đầy đủ, tình trạng tài liệu tích đống, chưa chỉnh lý, xếp, có nguy bị hư hỏng; việc đầu tư kinh phí xây dựng sở vật chất quan tâm nhìn chung chưa đáp ứng yêu cầu, kho lưu trữ nhiều đơn vị thiếu diện tích, chưa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật thiếu trang thiết bị cần thiết; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa áp dụng rộng rãi đồng phạm vi toàn tỉnh Vì vậy, để thực tốt công tác lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” để làm luận văn cao học, trình nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai tìm giải pháp đắn giúp hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu công tác lưu trữ tiến hành nhiều góc độ, lý luận thực tiễn Những vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ năm gần có nhiều công trình nghiên cứu dạng đề tài, báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu lưu trữ; viết đăng Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt Nam phương tiện thông tin Qua tham khảo, tác giả thấy có số tài liệu viết vấn đề liên quan đến lưu trữ bao gồm: 68 đoạn này, cần ý lập nghiêm túc đảm bảo chất lượng hồ sơ, người lập hồ sơ người trực tiếp giải vụ việc nên nắm rõ trình tự giải quyết, việc lập hồ sơ đơn giản nhiều so với việc đưa tài liệu (ở dạng bó, gói) vào lưu trữ tiến hành lập hồ sơ Nếu hồ sơ lập trình giải công việc đến hạn giao nộp, người lập hồ sơ việc chuyển giao nguyên trạng hồ sơ lập cho phận lưu trữ quan Từ lưu trữ quan tiếp tục chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ lịch sử Các cán lãnh đạo, người đứng đầu cần tích cực đạo cho công chức, viên chức thực lập hồ sơ trình giải công việc, làm sở để giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quan Việc nâng cao nhận thức cho đội ngũ cán công chức, viên chức đóng vai trò vô quan trọng, người trực tiếp lập hồ sơ Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan quan trọng Theo quy định sau thời hạn 01 năm kể từ công việc kết thúc, hồ sơ phải giao nộp vào lưu trữ quan, muốn giữ lại để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan, thời hạn giữ lại không 02 năm Tuy nhiên, nhiều quan, tổ chức địa bàn tỉnh chưa thực tốt công tác Hồ sơ, tài liệu sau giải xong để dạng bó, gói phòng làm việc; lưu trữ quan không thực việc thu thập, điều ảnh hưởng xấu đến công tác giữ gìn bảo quản hồ sơ, tài liệu Vì thế, cần nâng cao ý thức cho cán bộ, nhân viên, đề cao tinh thần trách nhiệm cán lưu trữ quan quan để thực nghiêm túc việc thu thập tài liệu Theo đó, đơn vị cần ứng dụng công nghệ thông tin vào trình giải trao đổi văn quan, bước thay cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành truyền đạt thông tin, giải công việc, giảm bớt số lượng tài liệu giấy, hạn chế tình trạng tích đống tài liệu lưu trữ Đối với tài liệu Chi cục trực tiếp thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 69 - Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: nhiệm vụ lưu trữ lịch sử tiến hành thường xuyên Thực tốt công tác góp phần làm phong phú thêm số lượng tài liệu có kho lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài Đồng thời, thu thập vào kho, tài liệu bảo quản điều kiện tốt nhất, tránh hư hỏng, thất lạc, mát điều kiện khách quan chủ quan - Thu thập tài liệu lịch sử từ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp cho Chi cục sau Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh xây dựng xong đến hạn giao nộp cần đôn đốc đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu không chậm trễ; quan, tổ chức không giao nộp hạn phải có biện pháp xử lý phê bình, nhắc nhở - Thu thập tài liệu quý có giá trị nhân dân: bên cạnh việc thu thập tài liệu lịch sử quan, tổ chức Chi cục cần tiếp tục thực việc thu thập tài liệu có giá trị lưu giữ nhân dân theo tinh thần Luật Lưu trữ, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ Đề án sưu tầm tài liệu quý, tỉnh Chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ, công việc phức tạp, nhiều thời gian, công sức lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Nguyên tắc chỉnh lý: - Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu đơn vị hình thành phông phải chỉnh lý xếp riêng biệt - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc - Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức hình thành tài liệu, liên hệ logic vào lịch sử tài liệu Để nâng cao chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, thiết nghĩ giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ hành cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức Mỗi quan, tổ chức phải ban hành Danh mục hồ sơ quan, sở công 70 chức, viên chức lập hồ sơ công việc, sau kết thúc công việc 01 năm thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Nếu làm tốt công tác tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Trên thực tế, phần lớn cán bộ, công chức, viên chức không thực việc lập hồ sơ công việc dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống quan, tổ chức toàn tỉnh nhiều Theo thống kê, khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Đồng Nai đến thời điểm cần chỉnh lý hoàn chỉnh tổng cộng 14.418 mét, chủ yếu khối tài liệu hành Vì vậy, cần xây dựng tổ chức thực Đề án xử lý tài liệu tích đống năm tiếp theo, thực thường xuyên số tài liệu tích đống xử lý hết Sau xử lý hết số lượng tồn đọng, tích đống tài liệu hình thành xếp theo quy trình, phân loại lập hồ sơ từ bắt đầu giải công việc để giao nộp hồ sơ, tài liệu giai đoạn hành chuyển sang lưu trữ Trong trình xử lý nghiệp vụ, tài liệu phân loại, xác định giá trị để đưa vào bảo quản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị xử lý theo quy định pháp luật 3.2.6 Nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu lưu trữ có thông tin kịp thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Để nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải: - Nâng cao hiệu chất lượng hoạt động Hội đồng xác định giá trị tài liệu Ở tất quan, tổ chức (lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử quan quản lý lưu trữ) cần thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ, nên mời người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị nhằm lựa chọn tài liệu có lượng thông tin tối đa với số lượng tài liệu tối thiểu để bảo quản phục vụ cho nhu cầu xã hội Hoạt động Hội đồng xác định giá trị tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần tổ chức hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch sử, đồng thời giảm bớt thủ tục hành thời gian giải trình thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức Để thực nhiệm vụ này, thành viên Hội đồng xác định giá trị quan quản lý lưu trữ 71 cần phải lựa chọn, với tham gia chuyên viên nghiệp vụ, đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu cần giao nộp, đại diện lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu tài liệu người am hiểu lĩnh vực có tài liệu, chuyên gia lưu trữ - Rà soát, tập hợp hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật công tác xác định giá trị tài liệu Hiện nay, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến quan, tổ chức (Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ) số bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành (Ngân hàng, Tài chính, Thuế, Kho bạc, Bảo hiểm xã hội ) quan, tổ chức áp dụng thực bước nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thẩm định tài liệu nộp lưu, thẩm định tài liệu hết giá trị… Tuy nhiên, văn chưa hệ thống hóa cách khoa học để người làm lưu trữ (đặc biệt cán bộ, công chức quản lý có chức thẩm định tài liệu giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thẩm định tài liệu hết giá trị) có sở pháp lý để thực công việc chuyên môn Nhằm giúp công chức, viên chức nắm bắt đầy đủ quy định pháp luật việc xác định giá trị tài liệu, quan quản lý nhà nước lưu trữ cần phối hợp với bộ, ngành liên quan rà soát, tập hợp hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật công tác xác định giá trị tài liệu, đặc biệt văn có nội dung liên quan đến việc xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành quy định nhiều văn khác nhau, đồng thời phổ biến rộng rãi để quan, tổ chức thực thống - Vận dụng linh hoạt nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Mỗi phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu có vai trò, vị trí độc lập cho thấy giá trị tài liệu phương diện cụ thể lại có mối quan hệ logic với Do vậy, xác định giá trị tài liệu phải biết vận dụng linh hoạt phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn trường hợp cụ thể Vì vậy, cần phải kết hợp nguyên tắc toàn diện tổng hợp, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức tiêu chuẩn vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu 72 để xác định giá trị tài liệu phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành phông Thông tin thống kê công tác lưu trữ có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức, cung cấp thông tin xác kịp thời hoạt động quản lý công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý hành nói chung hoạt động chuyên môn quan, tổ chức nói riêng Tuy nhiên, công tác thống kê lĩnh vực lưu trữ nhìn chung nhiều hạn chế như: chế độ báo cáo chưa kịp thời, thông tin báo cáo chưa đầy đủ; nguyên nhân nhận thức công tác thống kê chưa cao công tác tuyên truyền pháp luật thống kê chưa sâu rộng Để nâng cao chất lượng công tác thống kê lĩnh vực lưu trữ thể cách thống có hiệu quả, cần phải: - Tăng cường tuyên truyền văn quy định hệ thống pháp luật công tác thống kê - Kiện toàn phận thống kê chuyên trách quan, tổ chức để thực nhiệm vụ thống kê lĩnh vực hoạt động lưu trữ lĩnh vực khác có yêu cầu - Cấp tỉnh phối hợp với Cục Thống kê tỉnh, cấp huyện phối hợp với Chi cục Thống kê huyện, cấp xã có công chức chuyên môn thống kê Cần tiếp tục triển khai thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ đến sở, ban, ngành để xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa nhằm thống quản lý công tác lưu trữ phạm vi toàn tỉnh đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, đại hóa 3.2.7 Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Bảo quản tài liệu lưu trữ công việc quan trọng, nhiệm vụ trọng tâm kho lưu trữ Bảo quản tốt tài liệu gìn giữ cẩn thận, lâu dài, hạn chế hư hỏng điều kiện tự nhiên (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…) sức chủ quan người Việc bảo quản thực liên tục, ổn định có biện pháp ngăn ngừa nhân tố tác động xấu đến việc bảo quản an toàn tài liệu Do cần thực 73 quy định Bộ Nội vụ việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức đến hạn nộp lưu để đảm bảo tiêu chuẩn lưu giữ tài liệu theo quy định Đối với công tác lưu trữ mục đích cuối tài liệu lưu trữ phải đưa khai thác sử dụng phục vụ nhu cầu nghiên cứu xã hội, phục vụ lợi ích quốc gia, góp phần cho phát triển kinh tế - xã hội, có mục tiêu quan trọng bảo vệ chủ quyền an ninh Tổ quốc; nhiệm vụ công bố phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trở thành nguyên tắc chung, tránh tình trạng tài liệu bị đóng kín kho lưu trữ không đưa khai thác, tình trạng cho khai thác sớm tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, sử dụng ạt tài liệu lưu trữ quý Do đó, cần phải: - Đẩy mạnh việc công bố giới thiệu tài liệu quý phương tiện thông tin đại chúng trưng bày dịp kỷ niệm ngày lễ lớn dân tộc; tổ chức giới thiệu, triển lãm tài liệu có giá trị để thu hút đông đảo độc giả quan tâm đến tài liệu lưu trữ - Tổ chức kiện để tuyên truyền, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ giải pháp cần thiết Vì vậy, cần phối hợp với quan chức tổ chức kiện để kỷ niệm phát huy giá trị di sản tài liệu; hội thảo, hội nghị tầm quan trọng di sản tư liệu, cần tích cực quảng bá tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Mỗi sưu tập tài liệu giá trị hay có kiện quan trọng quốc gia, cần tổ chức kiện đặc biệt lưu trữ tài liệu lưu trữ - Tích cực tuyên truyền giá trị tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nhân dân, để họ có ý thực bảo vệ Đồng thời, nâng cao nhận thức cán bộ, nhân viên kho lưu trữ lịch sử chức cuối tài liệu lưu trữ để phục vụ độc giả để từ đó, xây dựng phương án, giải pháp phục vụ tốt - Giới thiệu rộng rãi hình ảnh Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt kho bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện nay, Kho lưu trữ tỉnh có chức thu thập, giữ gìn, bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa thực trở thành nơi để độc giả tìm đến khai thác sử dụng tài liệu Người dân chưa biết nhiều Kho lưu trữ này, chí chưa biết 74 trụ sở kho nằm đâu Vì thế, tài liệu Kho chưa thực mục tiêu cuối để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Các tài liệu nằm im kho từ năm qua năm khác, không bị mát, thất lạc số lượng tài liệu bị mát giá trị sử dụng tài liệu Để khắc phục tình trạng này, có giải pháp mẻ giới thiệu hình ảnh kho lưu trữ cho đại phận công chúng biết, thông qua việc xây dựng phim hình ảnh công bố phương tiện truyền thông công cộng Nội dung phim đề cập tới công tác đào tạo ngành nghề lưu trữ công tác khai thác, bảo quản tài liệu lưu trữ, đề tầm nhìn xa tương lại ngành lưu trữ, nội dung đề cập phim hướng công chúng hình dung tranh nghề lưu trữ lĩnh vực lưu trữ Hình ảnh phim đánh dấu trưởng thành đường hướng tới chuyên nghiệp việc định hướng thị trường quảng bá hình ảnh dựa phương tiện truyền thông đại 3.3 Một số kiến nghị Trung ương địa phương 3.3.1 Đối với Trung ương Bộ Nội vụ cần quy định việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để bổ sung biên chế làm công tác lưu trữ đa số cán làm công tác lưu trữ quan, tổ chức chủ yếu kiêm nhiệm, không đáp ứng nhu cầu công việc gây ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần nghiên cứu trình quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng văn hướng dẫn thực Luật Lưu trữ như: quy định rõ quy trình, biện pháp thực xã hội hóa dịch vụ lưu trữ, quy định xử lý vi phạm hành công tác lưu trữ… Đồng thời, ban hành, điều chỉnh, bổ sung chế độ đãi ngộ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ Về ứng dụng công nghệ thông tin: kiến nghị xây dựng phần mềm chung công tác lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh, thành phố Hiện nay, phần mềm chung công tác lưu trữ chưa xây dựng thống Mỗi tỉnh có chương trình lưu trữ theo hình thức khác tỉnh tự xây dựng Do đó, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng phần mềm chung công tác lưu trữ chung cho tỉnh, tỉnh thực 75 việc thao tác phần mềm báo cáo cho Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, tạo thuận lợi cho công tác tổng hợp, thống kê quản lý phạm vi nước Về vấn đề tiêu chuẩn hóa công tác lưu trữ: cần ban hành văn quy định tiêu chuẩn quốc gia lưu trữ; có công tác lưu trữ có điều kiện sớm vào nề nếp Đã đến lúc cần xây dựng nguyên tắc để làm chỗ dựa cho việc chuẩn hóa thuật ngữ, khái niệm sử dụng lưu trữ, thông số kỹ thuật thiết kế kho lưu trữ chuyên dụng, tiêu chuẩn phục vụ công nghệ thông tin lưu trữ công cụ tra tìm tài liệu, sổ sách thống kê, khung phân loại thông tin cho loại kho lưu trữ…, tiêu chuẩn trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, tiêu chuẩn nghiệp vụ đội ngũ công chức lưu trữ… Phải nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (ISO) vào công tác lưu trữ để giúp cho việc thống hoạt động lĩnh vực này, đưa lưu trữ nước nhà đạt đến trình độ cao nâng cao khả hội nhập với cộng đồng lưu trữ quốc tế 3.3.2 Đối với địa phương Tăng cường công tác đạo Đảng quyền công tác lưu trữ nhằm quản lý thống tổ chức thực Ban hành văn đạo có biện pháp xử lý nhằm đôn đốc quan, tổ chức giải dứt điểm tài liệu tồn đọng Cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý thống phạm vi toàn tỉnh Đầu tư sở vật chất, thiết bị kinh phí phục vụ công tác lưu trữ 76 TÓM TẮT CHƯƠNG Từ thực trạng công tác lưu trữ Chương 2, Chương đề giải pháp để khắc phục hạn chế phát huy thành tựu, dựa chủ trương Đảng Nhà nước trung ương tỉnh, xuất phát từ yêu cầu công tác lưu trữ giai đoạn tại, đồng thời dựa nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Nội dung chương thực điểm sau: - Thứ nhất, làm rõ quan điểm mục tiêu công tác lưu trữ Việt Nam nói chung Đồng Nai nói riêng - Thứ hai, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 là: Giải pháp chung + Hoàn thiện văn hướng dẫn, đạo + Hoàn thiện tổ chức máy + Hoàn thiện tổ chức đội ngũ cán + Tăng cường đầu tư sở vật chất, thiết bị, kinh phí + Hoàn thiện chế phối hợp + Thanh tra, kiểm tra, xử lý sau kiểm tra Giải pháp cụ thể + Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ + Nâng cao chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ + Nâng cao chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ + Nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ + Nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Thứ ba, đề xuất số kiến nghị Trung ương địa phương để công tác lưu trữ quan tâm tổ chức thực đạt hiệu 77 KẾT LUẬN Qua nghiên cứu vấn đề lý luận tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ thực trạng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai, đề giải pháp để công tác thực có hiệu với số kết sau: - Khái quát số lý luận chung liên quan đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ vai trò quan trọng công tác lưu trữ đời sống xã hội quốc gia “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”; việc bảo vệ an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhiệm vụ chủ yếu công tác lưu trữ Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức; đóng góp vào trình phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước - Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ hệ thống văn bản, tổ chức máy, tổ chức cán bộ, việc đầu tư sở vật chất, thiết bị, chế phối hợp tra, kiểm tra - Phân tích thực trạng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai từ năm 2011 đến năm 2015 mặt thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Qua đó, đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ rút thành tựu đạt thời gian qua số tồn định; đồng thời rút nguyên nhân để có giải pháp nhằm thúc đẩy phát triển công tác lưu trữ địa phương góp phần phát triển kinh tế - xã hội - Đưa số giải pháp đề xuất số kiến nghị Trung ương địa phương để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025: Hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến quan điểm Đảng Nhà nước tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đầy đủ đắn vai trò, tác dụng tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ, nội dung có ý nghĩa quan trọng; xem 78 vấn đề có tính chiến lược phát triển công tác lưu trữ; đồng thời áp dụng biện pháp tích cực để khắc phục nhận thức không đầy đủ, chí sai lệch giá trị tài liệu lưu trữ vai trò công tác lưu trữ Tăng cường tra, kiểm tra nhằm phát hạn chế, thiếu sót để giúp quan, tổ chức có biện pháp khắc phục, ngăn ngừa sai phạm xảy trình triển khai thực quy định pháp luật công tác lưu trữ Đẩy mạnh việc công bố tài liệu quý hiếm; tổ chức kiện để kỷ niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Ngoài ra, thời gian tới để không ngừng nâng cao chất lượng công tác lưu trữ đòi hỏi phải tiếp tục kiện toàn tổ chức máy lưu trữ cho phù hợp với nhu cầu biên chế trọng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán lưu trữ Bên cạnh cần đầu tư kinh phí xây dựng kho Lưu trữ trang bị thiết bị lưu trữ đảm bảo việc bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định ứng dụng khoa học công nghệ, phục vụ cho công tác lưu trữ ngày tốt DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ, 2007 Thông tư số 09/2007/TT-BNV Hướng dẫn Kho lưu trữ chuyên dụng Hà Nội, tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ, 2011 Thông tư số 09/2011/TT-BNV Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Hà Nội, tháng năm 2011 Bộ Nội vụ, 2012 Thông tư số 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hà Nội, tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, 2012 Thông tư số 10/2012/TT-BNV Quy định định mức kinh tế kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị Hà Nội, tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ, 2013 Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Hà Nội, tháng năm 2013 Bộ Nội vụ, 2014 Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử Hà Nội, tháng 10 năm 2014 Bộ Nội vụ, 2014 Thông tư số 15/2014/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Hà Nội, tháng 10 năm 2014 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2011 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2011 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2011 Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2011 10 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2012 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2012 11 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2012 Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2012 12 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2013 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2013 13 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2013 Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2013 14 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2014 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2014 15 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2014 Báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2014 16 Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2015 Báo cáo tổng hợp tình hình tài liệu tồn đọng quan, tổ chức tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử 17 Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2011 Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai 18 Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2012 Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai 19 Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2013 Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai 20 Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2014 Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai 21 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2004 Công văn số 283/VTLTNN-NVTW Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Hà Nội, tháng năm 2004 22 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2010 Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Hà Nội, tháng năm 2010 23 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, 2015 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN Hướng dẫn quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng Hà Nội, tháng năm 2015 24 Dương Văn Khảm, 2011 Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam Hà Nội: Nhà Xuất Văn hóa Thông tin 25 Hoàng Trường Hồng Nhung, 2015 Ngành văn thư – lưu trữ nhà nước qua 03 năm thực Luật Lưu trữ 10 năm thực Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, trang 18-27 26 Nguyễn Anh Thư, 2012 Công tác xác định giá trị tài liệu Việt Nam số đề xuất Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, trang 6-17 27 Nguyễn Minh Phương, 2014 Trao đổi số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu quan lưu trữ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 10-15 28 Nguyễn Thị Khánh Linh, 2012 Quản lý nhà nước công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa – Thực trạng giải pháp 29 Nguyễn Thị Trà, 2001 Hoàn thiện quản lý nhà nước công tác lưu trữ giai đoạn nước ta Luận văn thạc sĩ Quản lý Nhà nước Học viện Hành thành phố Hồ Chí Minh 30 Nguyễn Trọng Biên, 2014 Công tác thống kê lĩnh vực văn thư, lưu trữ số đề xuất Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 16-17 31 Quốc hội, 2011 Luật Lưu trữ Hà Nội, tháng 11 năm 2011 32 Sở Nội vụ, 2015 Kế hoạch số 1505/KH-SNV Tổ chức khảo sát tài liệu quý, tỉnh Đồng Nai 33 Sơn Hà, 2015 Hội nghị sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ năm 2011 Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, trang 1-3 34 Thủ tướng Chính phủ, 2007 Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Hà Nội, tháng năm 2007 35 Thủ tướng Chính phủ, 2012 Chỉ thị số 15/CT-TTg Tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước Hà Nội, tháng năm 2012 36 Thủ tướng Chính phủ, 2013 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Hà Nội, tháng 01 năm 2013 37 Trần Quan San, 2013 Quản lý nhà nước số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ thực tiễn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành công Học viện Hành thành phố Hồ Chí Minh 38 UBND tỉnh Đồng Nai, 2012 Quyết định số 3314/QĐ-UBND Phê duyệt Đề án quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm 2012 đến năm 2020) 39 UBND tỉnh Đồng Nai, 2012 Quyết định số 3494/QĐ-UBND Duyệt dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai 40 UBND tỉnh Đồng Nai, 2015 Quyết định số 294/QĐ-UBND Ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai 41 UBND tỉnh Đồng Nai, 2015 Quyết định số 3060/QĐ-UBND Duyệt đề cương dự toán chi tiết dự án Đầu tư thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa 42 UBND tỉnh Đồng Nai, 2015 Quyết định số 3694/QĐ-UBND Ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu quan, tỏ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai ... đạo quản lý công tác lưu trữ qua thời kỳ 16 1.3 Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ 1.3.1 Chất lượng công tác lưu trữ Khái niệm chất lượng công tác lưu trữ Chất lượng công tác lưu trữ thể việc... luận nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2011 - 2015 Chương 3: Quan điểm giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu. .. tác lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 6 Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu trữ Theo