Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI NÓI ĐẦU PivotTable là một công cụ rất mạnh của excel từ Office 97 đã có hiện diện của PivotTable.Trải qua các phiên bản khác nhau của MSOffice, công cụ này ngày một cải tiến và trở thành công cụ phân tích hàng đầu của excel. Không biết PivotTable, người dùng có khi phải sử dụng những công thức tính tổng, đếm, trung bình,...có điều kiện,nếu 2 điều kiện trở lên, sẽ phải dùng công thức mảng hoặc hàm SUMPRODUCT. Khi dữ liệu lên đến chục ngàn dòng , thì các công thức này khiến cho bảng tính chạy một cách ì ạch , khó chịu. Hơn nữa , có những dạng bảng phân tích dữ liệu hai chiều , việc tách một phần dữ liệu ra thành tiêu đề hai chiều dọc và ngang, có khi phải dùng VBA để giải quyết. Trong khi đó, nếu sử dụng PivotTable, bạn chỉ việc làm theo Wizard, và dùng chuột kéo thả.Mỗi lần kéo thả bạn sẽ có một dạng phân tích khác, tùy nhu cầu.Một ưu điểm mạnh của PivotTable là có thể phân tích với nhiều cấp, tương tự tính tổng nhiều điều kiện. Với PivotTable 2003, bạn có thể phân tích theo %, có thể tạo file tính toán và phân tích file mới này và nhiều tính năng khác. PivotTable làm việc hiệu quả và nhanh chóng cho dù bạn có dữ liệu rất nhiều dòng. PivotTable có nhược điểm là không dùng nó để trình bày như một báo cáo chính thức.Kể cả với Office 2007 hay 2010, các dạng trình bày thuộc dạng có sẵn rất đa dạng và phong phú, không ai muốn in nó ra như một báo cáo, vì không đúng mẫu ( form of report) chính thống.Vì vậy sứcmạnh của PivotTable là không thể thay thế trong rất nhiều trường hợp.
BỘ GIÁO DỤCDỤC VÀ VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG BỘ GIÁO ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC HÀNG CHÍ MINH MINH TRƯỜNG ĐẠINGÂN HỌC KINH TẾTP TP HỒ HỒ CHÍ THÁI THỊVÂN THUTHANH THỦY NGUYỄN XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC XÂY DỰNG CHIẾNBẤT LƯỢCĐỘNG KINH DOANH KINH DOANH SẢN BẤT ĐỘNG SẢN CỦA BITEXCOLAND CỦA BITEXCOLAND LUẬN THẠC SĨ SĨ KINH KINH TẾ TẾ LUẬN VĂN VĂN THẠC Chuyên Chuyên ngành: ngành: QUẢN QUẢN TRỊ KINH DOANH DOANH Mã số: 60.34.05 Người hướng dẫn khoa học: TS ĐẶNG NGỌC ĐẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2008 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - 2008 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh LỜI NÓI ĐẦU PivotTable công cụ mạnh excel từ Office 97 có diện PivotTable.Trải qua phiên khác MSOffice, công cụ ngày cải tiến trở thành công cụ phân tích hàng đầu excel Không biết PivotTable, người dùng có phải sử dụng công thức tính tổng, đếm, trung bình, có điều kiện,nếu điều kiện trở lên, phải dùng công thức mảng hàm SUMPRODUCT Khi liệu lên đến chục ngàn dòng , công thức khiến cho bảng tính chạy cách ì ạch , khó chịu Hơn , có dạng bảng phân tích liệu hai chiều , việc tách phần liệu thành tiêu đề hai chiều dọc ngang, có phải dùng VBA để giải Trong đó, sử dụng PivotTable, bạn việc làm theo Wizard, dùng chuột kéo thả.Mỗi lần kéo thả bạn có dạng phân tích khác, tùy nhu cầu.Một ưu điểm mạnh PivotTable phân tích với nhiều cấp, tương tự tính tổng nhiều điều kiện Với PivotTable 2003, bạn phân tích theo %, tạo file tính toán phân tích file nhiều tính khác PivotTable làm việc hiệu nhanh chóng cho dù bạn có liệu nhiều dòng PivotTable có nhược điểm không dùng để trình bày báo cáo thức.Kể với Office 2007 hay 2010, dạng trình bày thuộc dạng có sẵn đa dạng phong phú, không muốn in báo cáo, không mẫu ( form of report) thống.Vì sức mạnh PivotTable thay nhiều trường hợp PIVOTTABLE I.KHÁI NIỆM PivotTable công cụ Excel dùng tổng hợp phân tích liệu với nhiều góc độ nhiều cấp khác Thí dụ bạn có liệu doanh thu nhiều cửa hàng, nhiều nhóm mặt hàng, nhiều tỉnh khác nhau, khoảng thời gian khác ( năm) sau BẢNG DOANH THU CÁC MẶT HÀNG Đaị lí B Tỉnh HCM Mặt hàng Điện tử Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Năm 2005 Doanh thu 33,449,000 Lợi nhuận 3,679,390 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM B A A C C D D D D E E E F F F G G G HCM HCM HCM An Giang An Giang An Giang An Giang An Giang An Giang Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Huế Huế Huế Điện gia dụng Điện Điện tử Điện gia dụng Điện Điện gia dụng Điện Điện gia dụng Điện Điện tử Điện tử Điện Điện Điện gia dụng Điện gia dụng Điện gia dụng Điện tử Điện tử Ngành: Quản trị kinh doanh 2005 2004 2004 2002 2002 2001 2001 2002 2002 2002 2003 2004 2005 2004 2005 2004 2003 2004 26,739,000 82,091,000 39,071,000 29,231,000 79,568,000 91,811,000 70,046,000 79,373,000 84,590,000 49,898,000 36,131,000 80,319,000 24,546,000 41,352,000 41,373,000 33,126,000 88,149,000 52,858,000 1,069,560 4,943,300 2,179,450 507,720 7,161,120 7,937,300 4,202,760 7,051,120 6,581,260 2,568,920 1,120,220 4,520,130 1,068,220 2,258,410 2,263,540 912,600 8,142,620 3,355,420 Bây bạn muốn tổng hợp: 1.Doanh thu tỉnh 2.Doanh thu nhóm hàng 3.Doanh thu đại lí 4.Doanh thu năm Và bạn muốn phân tích: 1.Doanh thu tỉnh theo mặt hàng 2.Doanh thu đại lí theo mặt hàng 3.Doanh thu năm tỉnh 4.Doanh thu đại lí theo năm 5.Doanh thu năm theo nhóm hàng 6.Chi tiết Doanh thu nhóm hàng cho đại lí, nhóm theo tỉnh 7.Phân tích theo kiểu bạn nghĩ Những dạng báo cáo tổng hợp phân tích phần mềm kế toán đáp án ứng được, nhu cầu quản lí đa dạng Bạn làm tất bảng dùng chuột kéo thả với công cụ PivotTable Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh II THỰC HIỆN 1.Tô chọn vùng liệu, vào menu Data-Pivot Table and Pivot Chart Report 2.Xuất hộp thoại PivotTable step.Nhấn next Nhấn next: Chọn Existing worksheet New worksheet, nhấn Finish: Kéo thả: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Bạn nhấn Layout để thực tiếp: Kéo thả trường liệu cần thiết vào Pivot Table: - Trường tổng hợp cấp cao vào PAGE (thí dụ Năm) - Trường tổng hợp cấp thấp vào Row (thí dụ Tỉnh, sau Đại l ) - Trường phân tích vào CoLumN (thí dụ Mặt hàng) - Trường liệu phân tích vào DATA (thí dụ Doanh thu) Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Bạn nhấn vào nút option để chọn số mục cần thiết: - Chọn merge cell cho field cấp cao - Chọn có hay dòng – cột Sub Total Nhấn Finish để kết quả.Định dạng lại bảng PivotTable muốn: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh III.CÁC THỦ THUẬT TRONG PIVOT TABLE 1.Xem phần báo cáo Kế bên tên trường Pivot table, bạn thấy có mootjnuts có hình tam giác, nhấn vào sổ xuống cho bạn chọn xem một vài nhóm liệu 2.Thay đổi cấu trúc bảng phân tích Bạn dùng chuột kéo thả: thêm, bớt, hoán vị trường Pivot table mẫu phân tích Kéo trường năm từ PAGE xuống ROW Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Kéo thả trường Năm từ trước sau trường Tỉnh Kéo bỏ trường Năm ngoài, kéo trương Mặt hàng từ vùng Column xuống vùng Row Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Hoán vị hai trường Tỉnh Mặt hàng Kéo trường Tỉnh bỏ lên Column Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Và lập mẫu phân tích bạn muốn, bạn nghĩ cách kéo thả: thêm, bớt, đổi chỗ, hoán vị 3.Sửa chữa, định dạng Sub Total Bạn rà chuột vào bên trái Row Sub Total bên Column Sub total, lên mũi tên nhỏ xíu màu đen click, ta chọn toàn Sub total Bây bạn có thể: -Tô màu dòng Sub total -Sửa “Điện total” thành “Cộng điện cơ” ( sửa cho ô, ô lại tự động thay đổi theo) 4.Ẩn dòng Sub total total Click chọn mục cần ẩn, nhấn chuột phải, chọn Hide 5.Thay đổi vùng liệu nguồn Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Chọn vùng liệu nhấn Add Chọn nơi đặt Pivot Table Finish: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 28 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Kết Trường hợp không cần thiết dấu filter : trường TK có giá trị zero chẳng có nghĩa Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 29 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh PHẦN 3: Ứng dụng PivotTable A BANG TỔNG HỢP PHÁT SINH (Dữ liệu thư mục kiểu bàn cờ vào file 0) Kiểu bàn cờ dạng báo cáo cũ không dùng, nhiên dùng để xem xét phân tích chỗ khả dụng Ta cần bảng liệu gồm trường sau: BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH Date 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 04/01/2008 07/01/2008 07/01/2008 07/01/2008 TkNo 642 133 642 133 642 331 331 152 133 152 133 632 632 131 131 131 TKCo 111 111 111 111 111 111 111 331 331 331 331 152 152 511 333,1 511 Stien 38.000 3.600 26.000 9.500 90.000 65.000 1.480.000 56.000 600.000 250.000 640.000 1.200.000 32.000 560.000 750.000 65.000 Yêu cầu: Tổng hợp số tiền phát sinh ngày theo TkNo TkCo Cách thực hiên sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 30 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Ta mở Data chọn Pivot Table and Pivot Chart report… Xuất bảng sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 31 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Lúc bảng tính mặc định chế độ Microsoft Office Exel list or database where is the data that you want to analyze Pivot table what kind of report you want to create Tiếp theo chọn Next Xuất bảng sau: Trong ô Range chọn ô chứa toàn kiệu bảng tính Sau chọn Next Xuất bảng sau: Trong Where you want to put the Pivot Table report ta chọn: New worksheet: Khi tạo bảng mở xong bảng lưu vào trang Existing worksheet: Khi tạo bảng xong bảng tính lưu vào ô mà ta chọn lưu Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 32 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Trong ô Existing ta chọn ô lưu B26 Tiếp theo chọn vào Layout… Sau ta di ô Date, TkNo, TkCo, Sotien vào ô mà bảng mà muốn đặt Ta bảng phân tích nợ/có hàng ngang theo tháng sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 33 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Chọn Ok Tiếp theo Bạn nhấn vào nút Option để chọn sốmục cần thiết: - Chọn Merge cell cho field cấp cao - Chọn có hay không códòng – cột SubTotal Chọn Ok → Chọn Finish Xuất bảng kết sau: Như thực yêu cầu đề Pivot Table Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 34 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh B SỬ DỤNG PIVOT TABLE ĐỂ LẬP BÁO CÁO THEO MẪU QUY ĐỊNH Như nói sách Pivot Table 2003, Pivot Table công cụ mạnh để phân tích, để nguyên Pivot table không in báo cáo chuẩn Ví dụ 1: (Dữ liệu thư mục Lập báo cao chọn File 1) TỔNG HỢP CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG – KHÁCH HÀNG CÓ DƢ Tên công ty Đkỳ nợ Đkỳ có PS nợ PS có Ckỳ nợ Ckỳ có TT No Công ty TNHH 01 1,000,000 15,796,000 15,796,000 1,000,000 Công ty TNHH 02 0 5,907,000 5,907,000 Công ty TNHH 03 0 7,150,000 11,000,000 3,850,000 Công ty TNHH 04 1,200,000 1,029,000 1,029,000 1,200,000 Công ty TNHH 05 150,000 8,085,000 9,485,000 1,250,000 Công ty TNHH 06 2,000,000 1,155,000 1,155,000 2,000,000 Công ty TNHH 07 0 330,000 330,000 0 Công ty TNHH 08 0 2,917,625 2,917,625 0 Công ty TNHH 09 204,000 4,752,000 4,752,000 204,000 Công ty TNHH 10 0 735,000 1,500,000 765,000 Công ty TNHH 11 0 4,400,000 4,400,000 0 Công ty TNHH 12 0 756,000 756,000 0 Công ty TNHH 13 0 35,024,000 35,024,000 0 Công ty TNHH 14 10,000,000 1,155,000 800,000 9,645,000 Công ty TNHH 15 0 2,002,000 2,002,000 0 Công ty TNHH 16 0 17,115,000 17,115,000 0 Công ty TNHH 17 250,000 4,290,000 4,290,000 250,000 Công ty TNHH 18 0 1,518,000 1,518,000 0 Công ty TNHH 19 0 10,230,000 6,000,000 4,230,000 Công ty TNHH 20 1,604,000 28,490,000 28,490,000 1,604,000 Công ty TNHH 21 0 29,073,000 29,073,000 0 Công ty TNHH 22 0 5,023,700 5,000,000 23,700 Công ty TNHH 23 0 12,870,000 10,000,000 2,870,000 Công ty TNHH 24 0 14,868,700 14,868,700 0 Công ty TNHH 25 2,000,000 352,000 352,000 2,000,000 Công ty TNHH 26 0 9,900,000 8,000,000 1,900,000 Công ty TNHH 27 0 10,857,000 10,857,000 0 Công ty TNHH 28 400,000 27,307,500 27,307,500 400,000 Công ty TNHH 29 0 3,360,500 3,360,500 0 Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 35 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Công ty TNHH 30 0 127,954,200 121,541,700 6,412,500 Công ty TNHH 31 0 12,807,850 12,807,850 0 Công ty TNHH 32 2,500,000 13,753,740 13,753,740 2,500,000 Công ty TNHH 33 0 13,310,000 13,310,000 0 Công ty TNHH 34 1,000,000 17,640,000 21,000,000 4,360,000 Công ty TNHH 35 0 1,650,000 1,650,000 0 Công ty TNHH 36 0 5,280,000 3,000,000 2,280,000 Công ty TNHH 37 2,150,000 11,000,000 11,000,000 2,150,000 Công ty TNHH 38 0 11,655,000 5,000,000 6,655,000 Công ty TNHH 39 0 67,020,800 67,020,800 0 Cách làm sau: Chọn bảng → Vào Data → Pivot Table and Pivot Chart report → Next → Next → Layout Chọn OK → Finish Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 36 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy Ngành: Quản trị kinh doanh 37 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Kéo thả Data sang bên phải ô bảng biến đổi thành bảng sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 38 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Ví dụ 2: (Dữ liệu thư mục Lập báo cáo File BẢNG THÔNG KÊ HÀNG THÁNG Tháng 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 4 4 Ngày 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/01/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 28/02/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 31/03/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 Diễn Giải Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển TKNo 9111 9111 9111 5111 5111 9111 9111 515 9111 9111 9111 515 4211 5111 5111 515 9111 9111 9111 9111 9111 9111 9111 4211 5111 5111 9111 515 515 9111 9111 9111 9111 9111 9111 4211 5111 5111 515 9111 9111 Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy TkCo 635 635 635 9111 9111 6321 6321 9111 642 642 641 9111 9111 9111 9111 9111 642 642 635 635 641 6321 6321 9111 9111 9111 6321 9111 9111 6321 635 635 642 642 641 9111 9111 9111 9111 642 642 Mã CP LV LV CLTG LV CLTG LV CLTG Thành Tiền (VND) 34,499 12,283 113,559 5,606,505 1,167,228 1,201,506 6,177,207 1,709 47,070 11,965 41,698 4,177 860,168 4,259,849 3,882,920 5,216 28,202 23,771 19,841 170,351 17,006 3,642,946 4,713,842 467,974 545,447 9,098,959 532,100 2,896 8,065 9,399,921 152,467 31,483 52,057 2,900 47,920 563,481 9,294,895 2,256,839 7,094 23,074 101,701 39 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM 4 4 4 5 5 5 5 5 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 29/04/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 31/05/06 Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Kết chuyển Ngành: Quản trị kinh doanh 9111 9111 9111 9111 9111 4211 9111 9111 9111 9111 9111 9111 9111 9111 5111 5111 515 9111 635 635 641 6321 6321 9111 4211 635 635 6321 6321 641 642 642 9111 9111 9111 4211 LV CLTG LV CLTG 139,129 82,041 24,611 9,471,107 2,083,714 523,693 157,144 43,898 151,123 9,357,916 4,148,096 39,211 41,932 51,820 9,465,018 4,444,177 5,607 80,806 Chọn toàn bảng vào Table, chọn Pivot table and Pivot Chart….Chọn Next → Next Chọn Layout Sắp xếp thành phần vào bảng: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 40 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Chọn Ok → Finish Kết sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 41 Trƣờng: Đại học Ngân Hàng Tp HCM Ngành: Quản trị kinh doanh Ta so sánh tổng hợp tháng: cách làm sau: Nháy vào nút All dòng Tháng: Ta chọn Tháng nhấn OK, Kết thể hiên sau: Tương tự làm tháng 2,3,4… Ngoài ta muốn biết chi tiết tổng hợp thành phần nháy đúp chuột vào giá trị mã cổ phần tính để xem chi tiết mục Nháy vào Ô G7 ta sau: Giáo viên hƣớng dẫn: Thái Thị Thu Thủy 42