Đang tải... (xem toàn văn)
báo cáo thực tập về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa và điều độ vận tải đường bộ. Trình bày công việc thực tế của một nhân viên điều xe và các công việc trong giao nhận hàng hóa. Trình bày các chứng từ giao nhận, đó là một phần của logistics
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… T.P Hồ Chí Minh,ngày….,tháng….,năm 2016 Chữ ký SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… T.P Hồ Chí Minh, ngày…., tháng…., năm 2016 Chữ ký SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế hội nhập phát triển nay, vận tải đóng vai trò quan trọng, đáp ứng nhu cầu di chuyển đối tượng hàng hóa, hành khách từ địa điểm đến địa điểm khác, đóng vai trò trọng yếu trình phân phối lưu thông Hiện nay, loại hình vận tải vận tải đường hình thức vận tải phổ biến, nhờ tiện lợi tính động khả thích nghi cao với điều kiện địa hình, có hiệu kinh tế cao cự li Vì vậy, kinh doanh phát triển vận tải đường doanh nghiệp vận tải việt nam trọng đầu tư Do đó, vấn đề đặt cho doanh nghiệp nói chung công ty INDO – TRANS LOGISTICS nói riêng làm để nâng cao quy trình nghiệp vụ giao nhận, đảm bảo chất lượng hàng hoá thời gian làm thủ tục nhanh chóng, kịp tiến độ giao hàng cho khách hàng tăng lợi cạnh tranh phát triển loại hình vận tải đường Xuất phát từ thực tế đó, thời gian gần tháng thực tập tìm hiểu thực tế Công ty INDOTRANS em định chọn đề tài “Tìm hiều nghiệp vụ điều hành, lập kế hoạch giao nhận vận tải đường Indo Trans Corporation” làm đề tài cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Phạm vi nghiên cứu đề tài: Tập đoàn Indo – Trans Số liệu phận FTL Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thống kê: Thu thập số liệu, thông tin, từ đánh giá phân tích số liệu Phương pháp khảo sát thực tế: Thông qua hoạt động khảo sát thực tế công ty, cảng để khảo sát, thu thập số liệu Phương pháp so sánh: So sánh lý thuyết với thực tế, kết hoạt động kinh doanh năm Phương pháp tham khảo: Tìm hiểu sách báo, truyền hình, mạng máy tính, từ đưa thông tin số liệu cần thiết Kết cấu đề tài bao gồm: Chương 1: Giới Thiệu Về Công Ty Indo – Trans Corporation Chương 2: Tìm Hiểu Về Nghiệp Vụ Lập Kế Hoạch Và Điều Hành Giao Nhận Vận Tải Đường Bộ Của Công Ty Indo – Trans Corporation Chương 3: Nhận Xét – Đưa Ra Những Giải Pháp Kết Luận SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .1 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP .2 LỜI MỞ ĐẦU Danh Mục Sơ Đồ, Bảng Biểu Danh Mục Bảng Biểu .6 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN INDOTRANS LOGISTICS .7 1.1 Quá trình hình thành phát triển tập đoàn Indotrans Logistics 1.1.1 Quá trình hình thành tập đoàn Indotrans Logistics 1.1.2 Quá trình phát triển tập đoàn Indotran Logistics 1.2 Chức năng, nhiệm vụ tập đoàn Indo-Trans Logistics 1.2.1 Tầm nhìn xứ mệnh tập đoàn Indo-Trans Logistics 1.2.2 Giá trị cốt lõi 1.3 Các lĩnh vực hoạt động công ty .10 1.3.1.Vận chuyển hàng nguyên container nội địa 10 1.3.2.Vận chuyển hàng lẻ đường sắt .10 1.3.3.Vận chuyển nguyên container đường sắt .11 1.3.4.Vận chuyển hàng không nội địa 12 1.3.5.Vận chuyển container đường biển nội địa 13 1.4 Cơ cấu tổ chức tập đoàn Indo-Trans Logistics 14 1.5 Cơ sở vật chất tập đoàn Indo-Trans Logistics 18 1.6 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tập đoàn Indo -Trans Logistics .18 1.7 Công ty tập đoàn Indo-Trans Logistics .20 1.7.1 ITL RAINWAY LOGISTICS .20 1.7.2 DASH LOGISTICS 20 1.7.3 QUANTIUM SOLUIONS 22 1.7.4 INDOTRANS KEPPEL LOGISTICS .22 1.7.5 MCL-ITL 24 CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ NGHIỆP VỤ LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU HÀNH GIAO NHẬN VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY INDO – TRANS LOGISTICS 25 2.1 Khái quát chung nghiệp vụ lập kế hoạch điều hành giao nhận vận tải đường 25 2.2 Nghiệp vụ lập kế hoạch vận tải đường ITL 26 2.2.1 Quy trình lên kế hoạch giao nhận vận tải đường ITL 26 2.2.2 Diễn giải quy trình giao nhận 26 2.2.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng .26 SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 2.2.2.2 Phản hồi cho khách hàng 26 2.2.2.3 Lên kế hoạch đơn hàng cho ngày 28 2.2.2.4 Lên kế hoạch vận chuyển .28 2.2.2.5 Tạo đơn hàng phần mềm 30 2.2.2.6 Chuyển kế hoạch cho điều độ .31 2.3 Nghiệp vụ điều hành vận tải đường ITL 32 2.3.1 Quy trình điều hành giao nhận vận tải đường ITL .32 2.3.2 Diễn tả quy trình điều hành giao nhận vận tải đường ITL 32 2.3.2.1 Nhận thông tin từ nhân viên phận lên kế hoạch .32 2.3.2.2.Lên lịch điều động xe 32 2.3.2.3 Điều động xe 33 2.3.2.4 Theo dõi xe để điều động cho phù hợp qua hệ thống GPS 34 2.3.2.5 Báo cáo lưu trữ 41 2.3.3 Tìm hiểu hoạt động điều phối quay vòng đầu xe container phận FTL 43 2.4 Một số hoạt động khác ITL 44 2.4.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất container 44 2.4.2 Diễn giải quy trình giao nhận 46 2.4.2.1 Nhận xử lí thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ 46 2.4.2.2 Liên hệ với hãng tàu để hỏi cước lịch trình vận chuyển 46 2.4.2.3 Chào giá cho khách hàng .46 2.4.2.4 Chấp nhận giá 46 2.4.2.5 Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ .47 2.4.2.6 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa xuất 47 2.4.2.7 Thông quan hàng xuất 48 2.4.2.8 Phát hành vận đơn 49 2.4.2.9 Thực xuất tờ khai 50 2.4.2.10 Gửi chứng từ cho đại lí nước 50 2.4.2.11 Lập chứng từ kế toán lưu hồ sơ 50 2.4.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập container 51 2.4.4 Diễn giải quy trình 52 2.4.4.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý yêu cầu từ khách hàng 52 2.4.4.2 Kiểm tra chứng từ 53 2.4.4.3 Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O) .53 2.4.4.4 Thông quan hàng nhập 54 2.4.4.5 Xuất phiếu EIR 54 2.4.4.6 Thanh lý Hải quan cổng 54 2.4.4.7 Giao hàng cho Khách hàng .55 2.4.4.8 Quyết toán lưu hồ sơ 55 2.4.5 Dịch vụ chăm sóc khách hàng ITL 55 CHƯƠNG : GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 58 58 3.2 Kiến nghị 58 3.2.1.1 Mở rộng thị trường kinh doanh 59 3.2.1.2 Tăng cường chiến lược marketing xây dựng hình ảnh công ty 60 3.2.2 Đối với nhà nước 60 3.2.2.1 Nâng cao hiệu hoạt động hải quan cảng 60 SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 3.2.2.2 Tăng cường sách hợp tác quốc tế kinh tế, trị, văn hoá xã hội 60 3.2.2.3 Xây dựng hệ thống pháp luật đồng quán, phù hợp với luật pháp thông lệ quốc tế 61 3.2.2.4 Nhà nước tiếp tục nâng cấp sở hạ tầng phục vụ giao nhận đường biển 61 Danh Mục Sơ Đồ, Bảng Biểu Danh Mục Sơ Đồ Trang Sơ Đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức tập đoàn Indo-Trans Logistics 16 Sơ Đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng vận tải container đường 17 Sơ Đồ 2.1 Quy trình lên kế hoạch giao nhận vận tải đường ITL 26 Sơ Đồ 2.2 Quy trình điều hành giao nhận vận tải đường ITL 32 Sơ đồ 2.3 Sơ Đồ Giám sát hành trình nhân viên phận điều vận 40 Sơ Đồ 2.4 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển container 43 Danh Mục Bảng Biểu Biểu Đồ 1.1: Doanh thu & lợi nhuận tính usd (sau thuế) 19 Bảng 2.1.Một số báo cáo hệ thống GPS với hoạt động điều phối 38 Bảng 2.2 Sản lượng vận chuyển tỷ số xe quay vòng tháng 3/2016 FTL SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 43 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN INDOTRANS LOGISTICS 1.1 Quá trình hình thành phát triển tập đoàn Indotrans Logistics Hình 1.1.Tập đoàn Indo-Trans Logistics (ITL) Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN IN DO TRẦN Tên tiếng Anh: INDOTRANS LOGISTICS CORPORATION (ITL) Trụ sở chính: Số 52-54-56 Trường Sơn, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh Tel: +84 3848 8567 Fax: +84 3848 8593 Email: info@itlvn.com Website: www.itlvn.com Đại diện Pháp luật: Giám đốc điều hành Ông Trần Tuấn Anh (Mr, Ben) Cổ đông: Ông Trần Tuấn Anh sở hữu 38% SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 Singapore Post sở hữu 30% Ông Zulkifli Bin Baharudin sở hữu 19% Bà Nguyễn Thị Như Mai sở hữu 13% 1.1.1 Quá trình hình thành tập đoàn Indotrans Logistics Hình 1.2 Logo công ty Tập đoàn Indo-Trans Logistics (ITL) thành lập vào năm 1999 nhằm cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp vận chuyển, phân phối hàng hóa đường biển, hàng không, đường cung cấp dịch vụ giao nhận kho bãi Logistics Tập đoàn Indo Trans Logistics có bước phát triển vượt bậc để hình thành tập đoàn uy tín hàng đầu Việt Nam cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa giao nhận Logistics Với tham gia đối tác chiến lược Singapore Post, mục tiêu Tập đoàn không dừng lại khu vực Đông Dương mà vươn lên thị trường quốc tế với tốc độ phát triển, đầu tư mạnh mẽ Công ty cổ phần giao nhận vận chuyển INDO TRẦN công ty cổ phần, quản lý chuyên gia hàng đầu ngành.Được sở Kế hoạch Đầu tư HCM cấp giấy phép Số 4102000063 vào ngày 26 tháng năm 2000.Là công ty dẫn đầu thị trường lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp làm tổng đại lý hàng hóa (GSA) Việt Nam Đông Nam Á.ITL chuyển để sẵn sàng đối mặt với chuyển biến không ngừng ngành nhờ thương mại điện tử ngày đóng vai trò quan trọng 1.1.2 Quá trình phát triển tập đoàn Indotran Logistics 06/2005: ITL định làm đại lý hàng hóa thức cho hãng hàng không Thai Cargo Việt Nam khu vực Đông Dương 03/2007: ITL định làm đại lý hàng hóa thức cho hãng hàng không Qatar Airways Việt Nam 01/2010: ITL trở thành đại lý hàng hóa thứccho hãng hàng không Northwest Airlines (hiện trực thuộc hãng hàng không Delta Airlines) SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 05/2010: Khánh thành LDC HiepPhuoc (4,000 m2) LDC Tien Son (3,000 m2) 06/2011: Singapore Post công bố mua 30% cổ phần ITL ($10.8 triệu) 11/2012 : CEVA Logistics, công ty quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu giới, công bố thành lập liên doanh Việt Nam với ITL CEVA Logistics Tập đoàn ITL Indo Trans Logistics doanh nghiệp thuộc nhóm 500 doanh nghiệp tư nhân lớn Việt Nam năm liên tiếp (2007, 2008, 2009 đến 2010, 2011, 2012 ) VNR500 BẢNG XẾP HẠNG 500 DOANH NGHIỆP LỚN NHẤT VIỆT NAM THEO MÔ HÌNH CỦA FORTUNE 500 - dựa kết nghiên cứu đánh giá độc lập theo chuẩn mực quốc tế Công ty Vietnam Report, định kỳ công bố thường niên từ năm 2007 Báo VietnamNet, với tư vấn chuyên gia nước - đặc biệt gồm GS John Quelch, Phó hiệu trưởng Trường Kinh Doanh Harvard 1.2 Chức năng, nhiệm vụ tập đoàn Indo-Trans Logistics 1.2.1 Tầm nhìn xứ mệnh tập đoàn Indo-Trans Logistics Tầm nhìn : Để trở thành tập đoàn bật khu vực với ngành giao nhận vận chuyển Sứ mệnh:Nhằm cung cấp dịch vụ vận tải tích hợp tân tiến nhất, hàng không dịch vụ hậu cần điện tử với tinh thần “extreme goodwill” 1.2.2 Giá trị cốt lõi Leadership Trust & Obligation Lãnh đạo Sự tin tưởng & Trách nhiệm Innovation Social responsibility Cải tiến Trách nhiệm xã hội SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 1.3 Các lĩnh vực hoạt động công ty 1.3.1.Vận chuyển hàng nguyên container nội địa Với chủ trương phát triển Công ty Indo Trans Logistics nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải container đường Công ty không ngừng trọng đẩy mạnh cải tiến chất lượng dịch vụ lực vận chuyển hàng hóa, nhằm nâng cao tính cạnh tranh chất lượng dịch vụ, giá thành vận tải để tạo uy tín với khách hàng nước Hình 1.3 Vận chuyển hàng container đưởng công ty Với đội ngũ lái xe lành nghề tác phong phục vụ chuyên nghiệp 100% có giấy phép hạng FC, có sức khỏe tốt, nhiệt tình với công việc, sẵn sàng tiếp nhận hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với 100 đầu kéo container trải dài khắp ba miền đất nước, có khả cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng door to door tốt nhanh chóng xác đảm bảo cho chuyến tàu vào bến theo lịch trình Đội ngũ quản lý vận tải ô tô đầu kéo chuyên nghiệp áp dụng phương pháp quản lý khoa học đại 100% đầu kéo lắp đặt hệ thống định vị vệ tinh GPS nhằm đảm bảo độ xác thời gian vận chuyển lịch trình chuyến 1.3.2.Vận chuyển hàng lẻ đường sắt SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 10 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng • Dựa chứng từ mà khách hàng cung cấp thông tin hàng hóa mà công ty thu thập như: + Hợp đồng thương mại + Invoice + Packing lish +… • Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan nhập lại số liệu tờ khai vào máy • Phân luồng hàng hóa có luồng + Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa Cán hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất + Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ Nếu hồ sơ hợp lệ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất + Luồng đỏ : Hồ sơ chuyển qua phận kiểm tra thực tế hàng hóa Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra Sau kiểm tra hàng háo với khai báo tờ khai chứng từ liên quan, cán hải quan bấm niêm phong hải quan vào container ghi vào tờ khai xác nhận hàng hóa khai báo chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan « làm thủ tục hải quan » vào tờ khai xuất Lưu ý: Đăng ký làm thủ tục cửa truyền số liệu vào cửa • Phụ lục tờ khai hải quan điên tử 2.4.2.8 Phát hành vận đơn Trường hợp Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế công ty SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 49 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ cho phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể nhận viên chứng từ sau: Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật xếp container lên tàu Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn Trường hợp Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế công ty Nếu không nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ( sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn Sau hàng xếp lên tàu, lấy vận đơn có ký tên đóng dấu người chuyên chở đại lý hộ nhân viên giao nhận mang tờ khai, invoice B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng thực xuất Để doanh nghiệp lấy làm sở hoạch toán với quan( thuế, ngân hàng ) 2.4.2.9 Thực xuất tờ khai Sau tàu chạy, Hãng tàu gửi vận đơn cho phận chứng từ công ty Bộ phận chứng từ dưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất.Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất 2.4.2.10 Gửi chứng từ cho đại lí nước Sau hoàn tất chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả sơ lược lô hàng vận chuyển :Shipper/ Consignee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày / ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L,MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng cảng đến, đính kèm HB/L,MB/L 2.4.2.11 Lập chứng từ kế toán lưu hồ sơ SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 50 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Lập chứng từ kết toán • Dựa vào booking Profile, điều khoản cước phí trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng chuyển cho phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ người gửi hàng toán cước phí khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) nhân viên chứng từ cấp phát vận đơn cho họ • Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng đóng phụ phí Việt Nam nhận vận đơn Quyết toán lưu hồ sơ Sau hoàn thành xong thủ tục thông quan vào sổ người giao nhận phải : Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trả chứng từ lại cho khách công ty lưu lại Đồng thời, kèm theo debit note ( giấy báo nợ) « dành cho khách hàng, dành cho công ty » Trên yêucho cầu khách từ gồm : khoản chi phí mà công tyNhận nộp hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch Khách hàng vụ vận chuyển, chi phí khác…Sau giám đốc ký tên đóng dấu vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ vứi debit note toán với khách hàng Nhận kiểm tra chứng từ Lấy lệnh giao hàng Thông quan hàng nhập Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóa Mở tờ khai Mở tờ khai Tính giá thuế Tính giá thuế 2.4.3 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập container Trả tờ khai SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 Kiểm hóa Trả tờ khai 51 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Xuất phiếu EIR Thanh lý Hải quan Giao hàng cho Khách hàng Quyết toán lưu hồ sơ Sơ Đồ 2.4 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển container 2.4.4 Diễn giải quy trình 2.4.4.1 Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý yêu cầu từ khách hàng SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 52 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập đại lý khách hàng Sau tiến hành xem xét báo giá, hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng giao nhận Sau hoàn tất việc giao hàng chứng từ cần thiết cho hãng tàu đại lý Công ty nước gửi chứng từ sang cho Công ty thông qua hệ thống email bao gồm nội dung đính kèm file: Master Bill of Lading, House Bill of Lading, Debit/ Credit Note, thông tin tàu ngày dự kiến tàu đến, nội dung yêu cầu Công ty kiểm tra xác nhận Trong Master Bill of Lading thể hịên mối quan hệ người gửi hàng người nhận hàng Debit note: giấy dùng thể toán tỷ lệ hoa hồng mà Công ty phải trả cho đại lý Công ty Credit note: giấy đòi tiền đại lý phát sinh đại lý nhờ Công ty đóng hộ cước hãng tàu Tất chứng từ thể mối liên hệ tình trạng công nợ đại lý Công ty nhằm xác định khoản thu chi lợi nhuận hai bên 2.4.4.2 Kiểm tra chứng từ Sau nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ đại lý gửi cách nhanh chóng cẩn thận cách xem thông tin vận đơn có trùng khớp đầy đủ thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu ngày tàu đến, số cont số seal, chi tiết hàng hóa Trong trường hợp không trùng khớp với số liệu chứng từ với nhau, nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung thông báo cho Công ty có điều chỉnh gấp Một số trường hợp lỗi đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty kịp thời phải chịu trách nhiệm khoản chi phí điều chỉnh 2.4.4.3 Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O) Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ đến ngày nhận giấy báo hàng đến hãng tàu Dựa vào số vận đơn giấy báo để kẹp vào debit /credit lô hàng Nhân viên giao nhận thực việc đổi lệnh phải cầm giấy giới thiệu kèm theo giấy báo nhận hàng chờ xuất hoá đơn để lấy lệnh Đối với hàng FCL khách hàng SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 53 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng trực tiếp đóng tiền cược cont đóng dấu chuyển thẳng đại lý hãng tàu có nhu cầu 2.4.4.4 Thông quan hàng nhập Chuẩn bị chứng từ cần thiết để mở tờ khai Hồ sơ hải quan gồm • Tờ khai hải quan : (1 dành cho người nhập khẩu, dành cho hải quan lưu) • Hợp đồng mua bán hàng hóa : • Hóa đơn thương mại (invoice) : • Phiếu đóng gói (packing list) : • Giấy giới thiệu công ty nhập : Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử • Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử « ECUSKD » để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng Nếu truyền thành công hệ thống mạng hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai phân luồng hàng hóa Nhờ bước cải tiến mà thời gian làm thủ tục nhanh so với thủ công trước nhân viên hải quan nhập lại số liệu tờ khai vào máy • Luồng hàng hóa có luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.( giống hàng xuất khẩu) Làm thủ tục Hải quan Cảng 2.4.4.5 Xuất phiếu EIR Nhân viên giao nhân đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu giao thẳng Hãng tàu) đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếu EIR 2.4.4.6 Thanh lý Hải quan cổng • Nhân viên công ty mang chứng từ gồm : Lệnh giao hàng Phiếu EIR Tờ khai Hải quan (bản copy) • Hải quan vào sổ hải quan lô hàng đóng dấu vào tờ khai Phiếu EIR • Hải quan trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) phiếu EIR cho nhân viên giao nhận SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 54 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng 2.4.4.7 Giao hàng cho Khách hàng Nhân viên giao nhận cho xe vào Cảng chở hàng giao đến kho cho khách hàng 2.4.4.8 Quyết toán lưu hồ sơ Sau hoàn thành xong thủ tục thông quan chuyển hàng kho cho khách hàng xong người giao nhận phải : Kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trao trả chứng từ lại cho khách hàng Supertrans lưu lại Đồng thời kèm theo Debit Note Giấy báo nợ (1 dành cho khách hàng, dành cho công ty), gồm : khoản phí mà công ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, chi phí phát sinh (nếu có)… sau Giám đốc ký tên đóng dấu vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ với Debit Note toán với khách hàng 2.4.5 Dịch vụ chăm sóc khách hàng ITL Có thể nhận thấy điều mà khách hàng, dù khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, mong muốn từ hàng hoá, dịch vụ mà họ mua chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy Tất nụ cười thân thiện lời chào mời lịch bù đẵp cho sản phẩm không đáng tin cậy hay dịch vụ không đạt tiêu chuẩn Công tác chăm sóc khách hàng công nhận tốt gắn liền với sản phẩm chất lượng hay dịch vụ tốt Chính vậy, phận chăm sóc khách hàng quan trọng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Mặt khác, chăm sóc khách hàng không đơn nhiệm vụ nhân viên bán hàng hay nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng Bất kỳ cá nhân doanh nghiệp phải thực nhiệm vụ cho số người khác doanh nghiệp mình, tức có khách hàng, khách hàng bên doanh nghiệp Chúng ta có “dây truyền khách hàng” sau: Giả sử dây truyền khách hàng có khâu bị gián đoạn, chẳng hạn khách hàng bên B không phục vụ tốt, không đủ điều kiện vật chất tinh thần để phục vụ tốt khách hàng bên C Đến lượt khách hàng bên C, không hài lòng nên không đủ điều kiện SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 55 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng vật chất tinh thần để làm hài lòng khách hàng bên Khi đó, doanh nghiệp khách hàng bên nhân tố bên Vì công tác chăm sóc khách hàng phải thành viên doanh nghiệp thực nghiêm chỉnh đồng Tại phận FTL nhân viên chăm sóc khách hàng người trực tiếp trao đổi, thương lượng đàm phán với khách hàng thông tin lô hàng Trong số trường hợp xe tới trễ cố nhân viên phận chăm sóc khách hàng phải thông báo thông tin đến khách hàng thời gian sơm qua mail, gọi điện, sky… Xe tới trễ hai nguyên nhân sau: Nguyên nhân khách quan: Là nguyên nhân bất ngờ tính toán trước lường trước như: • Xe nổ vỏ, • Kẹt xe, • Xe hợp đồng vận chuyển, • Xe lệnh điều động phương tiện • Tay nạn… Nguyên nhân chủ quan: Là nguyên nhân bất cẩn người như: • Tài xế chống lệnh không chạy, • Tài xế ngủ quên • Tài xế làm không giờ… Nhân viên chăm sóc khách hàng phải kết hợp với nhân viên phận điều độ, phận lên kế hoạch để giải tình xấu nhằm đem lại thỏa mãn nhu cầu khách hàng cao Bên cạnh nhân viên phận chăm sóc khách hàng phải với nhân viên phận lên kế hoạch nhân viên phận điều phối theo dõi tình hình xe hệ thống GPS để cập nhập thông tin cho khách hàng trường hợp cần thiết như: xe tới kho trễ… SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 56 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Hình 2.4.Nhân viên chăm sóc khách hàng trao đổi với khách hàng tình trạng lô hàng Nhân viên phận chăm sóc khách hàng phải xin thuê với trưởng phận FTL Sau nhận thông tin thuê từ nhân viên phận lên kế hoạch nhân viên phận điều độ nhân viên phận chăm sóc khách hàng phải giải trình thuê với trưởng phận FTL lý thuê ngoài, công ty vận tải thuê ngoài… SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 57 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng CHƯƠNG : GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động nghiệp vụ điều hành, lập kế hoạch giao nhận vận tải đường công ty “ Với tiêu chí khách hàng thượng đế, chất lượng hàng đầu” Do Cán công nhận viên nâng cao chất lượng dịch vụ tay nghề, cập nhập thường xuyên từ mạng internet mạng lưới toàn cầu Ngoài công ty đứa nhiều giải pháp như: • Tái cấu trúc quản lí, đồng thời thay đổi định hướng chiến lược kinh doanh Công ty theo hướng toàn cầu hóa sản phẩm thị trường • Thường xuyên quan tâm tới việc đào tạo cán có kỹ chuyên môn sâu, nhằm trang bị kiến thức cho cán am hiểu phương cách điều hành quản lý hoạt động Công ty cho thật hiệu phù hợp với nên kinh tế Quốc tế, kích thích tinh thần sáng tạo, tích cực công việc cán bộ, công nhận viên hình thức khuyến khích vật chất tinh thần • Xây dựng tốt mối quan hệ quản lý người lao động, tôn trọng khuyến khích khả tự chủ, sáng tạo cán công nhân viên tạo sức mạnh tổng hợp phát huy tối đa hiệu cho Công ty • Lập chiến lược xây dựng marketing cho thật hiệu quả, trì tốt mối quan hệ với khách hàng truyền thống, có kế hoạch tập trung nghiên cứu , khảo sát thị trường mới,đánh mạnh vào thị trường có tiềm năng, có lợi cho Doanh nghiệp, nhằm lựa chọn cho thị trường ổn định vũng chắc, để sản phẩm dịch vụ Công ty đến với khách hàng cách tốt • Đặc biệt, Công ty INDO-TRANS LOGISTICS quan tâm đên sách Nhà nước, hệ thống trị xã hội, tình hình kinh tế giới, mối quan hệ song phương giũa quốc gia, tổ chức quốc tế… để có thêm thông tin, kịp thời nhằm đưa biện pháp đối phóm tránh tổn thất không đáng có • Bên cạnh đó, phải luông giữ thương hiệu mình, không làm méo mó hay thương hiệu, để có tôn trọng tin cậy đối tác, yếu tố người quan trọng trình hoạt động Doanh nghiệp, giai đoạn kinh tế gặp khó khăn, tạo đoàn kết nội bộ, môi trường than thiện mục tiêu kinh doanh hoàn thành mỹ mãn 3.2 Kiến nghị SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 58 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Trong kinh tế thị trường, hầu hết doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn, thách thức Để tồn phát triển doanh nghiệp cần phải tự đưa giải pháp để khắc phục khó khăn tồn Với ITL vậy, để công ty ngày phát triển, công ty cần có biện pháp sau : 3.2.1 Đối với công ty 3.2.1.1 Mở rộng thị trường kinh doanh Để tạo tính ổn định hoạt động kinh doanh mình, tránh biến động thị trường song song với việc giữ vững thị trường có, công ty phải tìm biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động dịch vụ giao nhận đường biển thị trường nước Có hai hình thức mở rộng thị trường, mở rộng thị trường công ty theo chiều rộng theo chiều sâu Trong đó: Mở rộng thị trường theo chiều rộng mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý Cho đến công ty vươn nhiều thị trường hầu hết châu lục giới Tuy nhiên số thị trường giàu tiềm mà Công ty chưa có đủ khả khai thác Mở rộng thị trường theo chiều sâu đa dạng hoá phạm vi dịch vụ công ty để thu hút nhiều khách hàng đạt doanh thu hoạt động cao nhằm khai thác triệt để giữ vững thị trường có Công ty Để tiếp cận mở rộng thị trường, Công ty cần phải tiến hành nghiên cứu thị trường Vì nghiên cứu thị trường, nắm bắt thông tin thị trường giúp cho cán quản lý, nhà hoạch định sách Công ty vạch chiến lược cụ thể việc giữ vững, mở rộng thị trường kinh doanh Để làm điều ITL cần phải : • Trước hết, Công ty cần liên doanh liên kết với Công ty nước quen thuộc với thị trường mà công ty chưa khai thác để chen chân vào thị trường • Công ty cần cử cán tham quan, trao đổi kinh nghiệm công ty nước ngoài, tận dụng tối đa hội để nắm bắt thông tin cần thiết • Công ty cần tiến tới mở thêm số văn phòng đại diện nước ngoài, nước mà công ty có nhiều khách hàng thường xuyên SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 59 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng • Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với đại lý nước thông qua mối quan hệ có 3.2.1.2 Tăng cường chiến lược marketing xây dựng hình ảnh công ty Thường xuyên nâng cấp Website công ty phương tiện để khách hàng tiếp cận với công ty nhanh nhất, tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với khách hàng Công ty nên có nhiều chiến lược quảng cáo tên tuổi công ty đến với doanh nghiệp như: tổ chức số buổi hội thảo, tham dự hội chợ giới thiệu việc làm… 3.2.2 Đối với nhà nước 3.2.2.1 Nâng cao hiệu hoạt động hải quan cảng Có biện pháp xử lý nghiêm khắc trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở cho doanh nghiệp Kiên chống hành vi tham ô, nhũng nhiễu đội ngũ hải quan Công chức hải quan cần hướng dẫn cụ thể, sai cho doanh nghiệp Tùy trường hợp mà xử lý từ cảnh báo tới phạt hành để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực quy định pháp luật Khi phân bổ nhiệm vụ, công chức hải quan cần nhanh chóng làm việc để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp nhận hàng, tránh tình trạng lưu kho lưu bãi Các khâu làm thủ tục hải quan nhiều thời gian làm ảnh hưởng tới tiến trình kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, giải pháp thiết đơn giản hóa thủ tục hải quan theo hướng chuyên môn hóa, đại hóa giúp việc thông quan hàng hóa nhanh chóng, tránh phiền toái không cần thiết 3.2.2.2 Tăng cường sách hợp tác quốc tế kinh tế, trị, văn hoá xã hội Việc Việt Nam nhập ASEAN, AFTA, APEC, WTO…đã nâng tầm vị Việt Nam trường quốc tế, tạo điều kiện cho kinh tế Việt Nam phát triển Nhưng số nước có quan hệ kinh tế với Việt Nam không nhiều, cần thiết lập mối quan hệ tin tưởng, hai bên có lợi với quốc gia khác đặc biệt hoạt động đầu tư nước Từ đó, gián tiếp thúc đẩy việc xuất nhập hàng hóa, tạo điều kiện cho ngành giao nhận phát triển Hơn nữa, việc cạnh tranh với SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 60 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng doanh nghiệp nước tạo động lực cho doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu trưởng thành 3.2.2.3 Xây dựng hệ thống pháp luật đồng quán, phù hợp với luật pháp thông lệ quốc tế Một hệ thống pháp luật đồng thống tạo hành lang pháp lý ổn định, tạo tư tưởng an tâm cho doanh nghiệp vận tải giao nhận nước nhà đầu tư nước Vì vậy, Nhà nước phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, sách thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính… nhằm thúc đẩy phát triển hệ thống giao nhận 3.2.2.4 Nhà nước tiếp tục nâng cấp sở hạ tầng phục vụ giao nhận đường biển Nhà nước cần đầu tư thích đáng để xây dựng sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hoá đường biển xây dựng mở rộng cảng biển, đại hoá thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hoá Ngoài ra, Nhà nước cần đầu tư để mở rộng tuyến đường sắt cho đạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống đường bộ, cầu cống… để với vận tải đường biển, người giao nhận thực vận tải hàng hoá đa phương thức cách thuận tiện, dễ dàng đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng \ SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 61 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng KẾT LUẬN Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam chuyển hòa nhập vào kinh tế giới đường công nghiệp hóa - đại hóa đất nước, đồng thời phải đối đầu với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp nước, đòi hỏi người lãnh đạo người kinh doanh với khả nhạy bén, linh hoạt, lực trình độ chuyên môn phát huy để đem lại hiệu cao Cùng với phát triển công ty ngành dịch vụ, công ty InDo Trans, bước phát triển Công ty bước khẳng định địa vị tên tuổi thương trường Để đạt đươc thành tựu thế, cố gắng, nổ lực không ngừng công ty công việc sáng tạo không ngừng tập thể nhân viên, không ngừng nâng cao cải tiến chất lượng dịch vụ Trong thời gian gần tháng thực tập công ty với giúp đỡ, bảo nhiệt tình anh chị công ty, giúp em hiểu cấu tổ chức Công ty nghiệp vụ điều hành, lập kế hoạch giao nhận vận tải đường Từ đó, em nhận thấy trình điều hành, lập kế hoạch giao nhận việc quan trọng phức tạp, đòi hỏi người thực phải am hiểu, nắm vững nghiệp vụ, nắm bắt kịp thời quy định Nhà nước ban hành đồng thời tuân thủ đắn quy định Mặc dù em cố gắng thu thập thông tin số liệu có hoạt động công ty để nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn, trình độ kinh nghiệm thân hạn chế thực tập tránh khỏi sai sót hạn chế định Tuy vậy, em mong báo cáo thể phần nghiệp vụ điều hành, lập kế hoạch giao nhận vận tải đường công ty Cuối em mong nhận góp ý thầy cô, giáo viên hướng dẫn anh chị công ty sai sót báo cáo này, để em hoàn chỉnh kiến thức hiểu biết SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 62 Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Văn Khoảng Tài Liệu Tham Khảo INDO-TRANS LOGISTICS : http://www.itlvn.com/ Bách khoa toàn thư mở http://wikipedia.org Một số tài liệu phòng nhân INDO-TRANS LOGISTICS cung cấp SVTT: Hoàng Văn Thức-1254030074 63 ... 2: TÌM HIỂU VỀ NGHIỆP VỤ LẬP KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU HÀNH GIAO NHẬN VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY INDO – TRANS LOGISTICS 25 2.1 Khái quát chung nghiệp vụ lập kế hoạch điều hành giao nhận vận tải đường. .. Nghiệp vụ điều hành vận tải đường ITL 32 2.3.1 Quy trình điều hành giao nhận vận tải đường ITL .32 2.3.2 Diễn tả quy trình điều hành giao nhận vận tải đường ITL 32 2.3.2.1 Nhận. .. vận tải container đường Giám Đốc Vận Tải Đường Bộ Trưởng phòng Bộ phận Bộ phận Bộ quản lý nhận kế phận dầu hoạch điều độ Bộ phận lưu chứng từ Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Tài xế Bộ phận kế toán Bộ