ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ Số: /QĐ-VP Hà Nội, ngày tháng năm 201 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành quy định công tác lễ tân Văn phòng ĐHQGHN CHÁNH VĂN PHÒNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Căn Nghị định 186/2013/NĐ-CP ngày 17/11/2013 Chính phủ Đại học Quốc gia; Căn Quyết định số 26/2014/QĐ-TTg ngày 26/3/2014 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Đại học quốc gia sở giáo dục đại học thành viên; Căn Quyết định số 4416/QĐ-ĐHQGHN ngày 04/12/2013 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội việc ban hành Quy định chức nhiệm vụ Văn phòng, ban chức Đại học Quốc gia Hà Nội; Xét đề nghị Trưởng phòng Hành chính, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định công tác lễ tân Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành Điều Các đơn vị trực thuộc Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban Giám đốc (để báo cáo); - Lãnh đạo Văn phòng (để đạo); - Các Ban chức (để biết); - Khối Văn phòng Đảng – đoàn thể (đê biết); - Lưu: VT, P.HC, L12 CHÁNH VĂN PHÒNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY ĐỊNH Về công tác lễ tân Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VP ngày / /2014 Chánh Văn phòng ĐHQGHN) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Văn quy định công tác lễ tân Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, từ ngữ sau hiểu sau: Lễ tân Văn phòng ĐHQGHN hiểu tổng hợp hoạt động diễn trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc để thực nhiệm vụ quy định Điều 3, quy định Tổ Lễ tân tổ chuyên môn thuộc Phòng Hành - Văn phòng ĐHQGHN, thực nhiệm vụ giúp việc cho Chánh Văn phòng việc thực chức Văn phòng công tác hậu cần lễ tân, khánh tiết, vệ sinh, phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN Điều Nội dung công tác lễ tân Cơ quan ĐHQGHN Công tác lễ tân Cơ quan ĐHQGHN bao gồm hoạt động: a) Lễ tân Phòng làm việc Ban Giám đốc; b) Lễ tân phòng họp nhà điều hành ĐHQGHN (103, 201, 202, 203, 901, …); c) Lễ tân đón tiếp khách Sảnh tầng 1; d) Lễ tân trực điện thoại tổng đài; e) Lễ tân nhà ăn; f) Lễ tân kiện theo phân công Ban Giám đốc, lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo Phòng Hành chính; g) Một số hoạt động hậu cần phục vụ hoạt động Cơ quan ĐHQGHN (công tác vệ sinh chung, vệ sinh phòng làm việc Tòa nhà điều hành; cung cấp nước uống, …) CHƯƠNG II CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CÔNG TÁC LỄ TÂN TẠI CƠ QUAN ĐHQGHN Điều Lễ tân phòng làm việc Ban Giám đốc a) Trước làm việc 30 phút: - Vệ sinh phòng làm việc (hút bụi; rửa ấm chén; thu rọn rác thùng rác – riêng rác tài liệu cần xin ý kiến lãnh đạo trước tiêu hủy; lau bàn, ghế, cửa kính – cần) - Kiểm tra thiết bị (điện, ánh sáng, điều hòa) - Chuẩn bị hậu cần nước uống; b) Trong làm việc: - Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước có khách, yêu cầu; - Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc c) Kết thúc họp: - Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ sinh dùng (rửa, lau khô để sẵn) Điều Lễ tân phòng họp Các phòng họp, phòng hội thảo  Phòng khách tiết 103: - Sử dụng cho Ban Giám đốc tiếp khách quốc tế Bộ, Ban, Ngành TW - Quy mô: Khoảng 10 người  Phòng họp 201 - Sử dụng cho Ban Giám đốc/các Ban/Khối Đảng - Đoàn thể tiếp khách theo lịch - Sử dụng cho hội thảo, hội nghị quy mô nhỏ - Quy mô: Khoảng 10 người  Phòng họp 202 - Sử dụng cho Ban Giám đốc /các Ban/Khối Đảng - Đoàn thể tiếp khách theo lịch - Sử dụng cho hội thảo, hội nghị - Quy mô: Khoảng 20 người  Phòng họp 203 - Sử dụng cho họp, tiếp khách, hội thảo … - Quy mô: 80 người  Phòng họp tầng - Sử dụng cho Giám đốc tiếp khách, hội ý Ban Giám đốc - Quy mô: khoảng 10 người  Phòng họp 901 - Sử dụng cho họp, hội nghị, hội thảo … - Quy mô: Khoảng 120 người Sử dụng phòng họp a) Phòng họp ưu tiên sử dụng theo thứ tự sau: Giám đốc/Phó Giám đốc/ Văn phòng/Ban/Khối Đảng – đoàn thể/khối đơn vị theo lịch công tác tuần lãnh đạo ĐHQGHN có đăng ký sử dụngđược duyệt tuần b) Các Phòng/Ban/Khối Đảng – Đoàn thể quan ĐHQGHN có nhu cầu sử dụng phòng họp phục vụ nhiệm vụ chung quan (ngoài lịch Ban Giám đốc) cần đăng ký với Tổ trưởng Lễ tân vào thứ hàng tuần để cân đối xếp Phòng họp, mẫu đăng ký Phụ lục qua phần mềm VNU e-office c) Sau cân đối phòng họp quy định điểm a, b khoản Điều này, phòng họp trống Tổ Trưởng Tổ Lễ tân xin ý kiến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách để bố trí cho đơn vị có đăng ký sử dụng (để hỗ trợ đơn vị gặp khó khăn thiếu phòng họp), theo nguyên tắc đơn vị toán chi phí phục vụ, hậu cần có d) Đối với họp đột xuất cần báo cho Lãnh đạo Văn phòng để xem xét phương án bố trí Nội dung công tác lễ tân phòng họp a) Trước họp: - Chuẩn bị phòng họp; kiểm tra thiết bị điện, ánh sáng, điều hòa, âm thanh, máy chiếu, banner (nếu có) trước vào họp 30 phút Bật điều hòa phòng họp trước 20 phút, bật điện chiếu sáng trước 15 phút Trong trường hợp trang thiết bị không hoạt động cần yêu cầu cán kỹ thuật xử lý ngay; - Việc chuẩn bị hậu cần, cốc chén, nước lọc thực họp trước kết thúc (bày sẵn); - Nước uống phục vụ họp theo lựa chọn: nước lọc, trà, cafe; - Bánh kẹo, hoa theo yêu cầu họp b) Trong họp: - Đối với họp thông thường: Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước 02 lần, lần vào đầu lần nghỉ giải lao yêu cầu; - Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng họp c) Kết thúc họp: Kiểm tra lại toàn trang thiết bị, dọn dẹp lại phòng họp, tắt điện thiết bị không sử dụng, khóa cửa phòng Điều Lễ tân tiếp khách sảnh tầng lễ tân trực điện thoại tổng đài Công tác chuẩn bị cho ca trực - Có mặt sớm tối thiểu 20 phút so với thời gian bắt đầu ca trực (sáng: 7h40, chiều: 12h40) Bật máy tính, kiểm tra lịch công tác e-office để xác định thay đổi ca trực so với lịch tuần ban hành, đặc biệt lưu ý lịch họp để tiện hướng dẫn khách; bật bảng điện tử chạy thông báo lịch - Kiểm tra bàn lễ tân, vệ sinh khu vực sảnh (nếu không đảm bảo vệ sinh cần yêu cầu vệ sinh ngay), hệ thống đèn chiếu sáng có đảm bảo ánh sáng không, nước uống cho khách sảnh tầng có đảm bảo sử dụng ca trực không - Sau kiểm tra xong ghi sổ trực, nhận bàn giao - Thông máy đàm với Bảo vệ nhà điều hành Bảo vệ cổng 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy - Trước kết thúc ca trực cuối ngày cần ghi rõ tình trạng khu vực lễ tân ký sổ để Lễ tân ca sau biết chủ động xử lý Đón tiếp giao tiếp với khách liên hệ hàng ngày: - Khi tiếp chào đón khách, cần: + Có thái độ niềm nở, ân cần, hoạt bát; + Sử dụng cách chào hỏi khách thích hợp, xác định danh tính khách mục đích gặp gỡ; - Hỏi thông tin, mời khách ngồi dãy ghế chờ thực liên hệ xác nhận: + Nếu có lịch gặp Ban Giám đốc, cần liên hệ thư ký để xác nhận mời khách lên phòng thư ký + Nếu có lịch họp: Hướng dẫn khách đến phòng họp + Nếu liên hệ làm việc với ban/Văn phòng Đảng - Đoàn thể theo lịchhẹn trước liên hệ trực tiếp cán để thông báo có khách, không hẹn trước gọi theo số chung đơn vị để hướng dẫn + Các trường hợp khác xin ý kiến Tổ trưởng Tổ Lễ tân, Trưởng phòng Hành Lãnh đạo Văn phòng phụ trách + Phối hợp với phận bảo vệ theo dõi việc ra, vào Tòa nhà Điều hành cán khách đến liên hệ công tác + Trường hợp cần thiết sử dụng máy đàm để kết nối với phận bảo vệ nhà Điều hành bảo vệ cổng 144 Xuân Thủy để xử lý Giao tiếp điện thoại Đối với việc nhận điện gọi đến, cần: - Luôn sẵn sàng nhận trả lời điện thoại cách lễ phép, mực; - Xưng danh đơn vị “ĐHQGHN xin nghe” nhận điện không trả lời trống không, cộc lốc; - Chuyển điện thoại cho phận thư ký khách gặp Ban Giám đốc; theo số máy lẻ cán khách đề nghị đích danh; chuyển theo số chung Ban/ Văn phòng Đảng - Đoàn thể khách yêu cầu theo chức năng; - Luôn sẵn sàng giấy bút để ghi chép chủ động chuẩn bị tài liệu thường dùng; - Thái độ niềm nở vui vẻ nhận điện, không tỏ bực mình, khó chịu nhận điện, bình tĩnh, làm chủ thân, không tỏ bị bất ngờ nhận điện; - Ghi mẫu nhắn tin cần thiết chuyển tới phận xử lý Đối với việc gọi điện thoại đi, cần: - Sắp xếp thứ tự gọi nội dung cần trao đổi để chủ động không bỏ sót nội dung; - Trước gọi phải xác định rõ thông tin cần gọi; - Chuẩn bị xác số cần gọi đề tránh quay nhầm số; - Biết rõ tên, chức vụ, phận làm việc người cần gặp để chủ động; - Lựa chọn thời điểm thích hợp dự tính đến tình không gặp người cần gọi để xử lý thích hợp Điều Lễ tân nhà ăn tổ phục vụ bếp Lễ tân nhà ăn - Có mặt sớm tối thiểu 15 phút so với thời gian bắt đầu ca ăn trưa cán (11h45) Bật điều hòa (nếu nhiệt độ trời >250C), bật đèn (nếu tối); Kiểm tra vệ sinh toàn khu vực nhà ăn, chưa đảm bảo nhanh chóng khắc phục; kiểm tra khay vật dụng: thìa, đũa, tăm, nước chấm bổ sung thiếu - Tham gia nhân viên nhà bếp chia suất ăn cho cán bộ; - Đối với Phòng ăn Ban Giám đốc: Chuẩn bị bày sẵn đồ dùng phòng ăn; chủ động phục vụ suất ăn cho Ban Giám đốc; dọn dẹp thành viên Ban Giám đốc khỏi Phòng ăn Đối với tổ phục vụ nhà bếp - Tiếp nhận thực phẩm hàng ngày vào 8h00; sơ chế chế biến ăn theo thực đơn Tổ trưởng Tổ Lễ tân lên tuần - Hoàn thành việc nấu ăn trước 11h00, chia suất ăn theo phần; - Hoàn thành việc dọn rửa khay, bát, đĩa, thìa dĩa, … chiều ngày - Vệ sinh lại khu vực nhà ăn cho sẽ, gọn gàng Điều Lễ tân kiện (kể kiện bên bên khu vực 144 Xuân Thủy): Theo checklist riêng Điều Phục vụ hậu cần khác cho quan ĐHQGHN Thực theo hợp đồng thuê khoán Điều 10 Trách nhiệm Nhân viên lễ tân Thực nhiệm vụ theo vị trí công việc giao (cụ thể theo nội dung quy định Điều 4,5,6,7,8,9) theo điều động Tổ trưởng Tổ Lễ tân Yêu cầu chung với nhân viên Lễ tân quy định Phụ lục Điều 11 Trách nhiệm Tổ trưởng Tổ Lễ tân - Có mặt trước 20 phút, để thực kiểm tra toàn công tác lễ tân quy định điều 4,5,6,7,8,9,10 Nếu không đạt, cần yêu cầu khắc phục ghi biên theo mẫu Phụ lục - Lập dự trù kinh phí mua thực phẩm hàng tháng trình Chánh Văn phòng duyệt; - Lên thực đơn hàng tuần; nhập thực phẩm theo dự trù đuợc duyệt chuyển cho Bộ phận Bếp - Kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh an toàn thực phẩm - Kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh tòa nhà Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 12 Tổ chức thực Trưởng Phòng Hành trực tiếp đạo, hướng dẫn đôn đốc cán Tổ Lễ tân thực quy định công tác lễ tân Quy định yêu cầu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cán Tổ lễ tân Trong trình thực hiện, có phát sinh, khó khăn, vướng mắc, đơn vị phản ánh trực tiếp Phòng Hành để tổng hợp ý kiến, trình Chánh Văn phòng xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp./ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ LỤC 1: MẪU ĐĂNG KÝ PHÒNG HỌP (ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN), THEO LỊCH CHUNG CỦA BAN GIÁM ĐỐC QUA PHẦN MỀM VNU E-OFFICE ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI Đơn vị:………………………………… Kính gửi: Văn phòng ĐHQGHN Để thực nhiệm vụ theo chức năng, ………………(tên đơn vị) ………………… đăng ký sử dụng phòng họp với yêu cầu sau: Nội dung họp: ………………………………………………………………………… Phòng họp số: ………… Chủ trì: ……………………………………………………………………………………… Thành phần: ………………………………………………………………………………… Số lượng: ………………………………………………………………………………… Thời gian bắt đầu: ……h…….…., ngày …… tháng …… năm…… Thời gian kết thúc: ……h………., ngày …… tháng …… năm…… Yêu cầu khác: Lễ tân phục vụ: Hoa quả, bánh kẹo (có phí) Banner (có phí) Máy chiếu Laptop Bút trình chiếu Khác: Phể duyệt Lãnh đạo Văn phòng Nước lọc Trà Café Có Không Loại (nếu có):…………………………………………… ……………………………………………………………… Có Không Nội dung (nếu có): ………………………………………… ……………………………………………………………… Có Không Có Không Số lượng (nếu có): ………………………………………… ……………………………………………………………… Có Không Đề xuất Tổ trưởng Tổ Lễ tân Hà Nội, ngày / /2014 Người đề xuất PHỤ LỤC 2: YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN LỄ TÂN Trang phục công sở gọn gàng, lịch sử, thuận tiện giao tiếp (không mặc quần bò, váy ngắn, áo phông…đến quan) Không giày cao thấp gây ảnh hưởng đến trình lại Trang điểm nhẹ nhàng, vừa phải, tránh cầu kỳ tô đậm Thái độ tươi cười, niềm nở, thân thiện, lịch sự, ân cần với khách đến liên hệ công tác Trong giao tiếp trả lời điện thoại phải nhẹ nhàng, lịch không sử dụng ngôn từ thiếu văn hóa Tác phong lại nhanh nhẹn, động Không phép tự lại đến phòng làm việc phòng họp quan không thuộc phận phục vụ Hàng ngày xếp khu vực làm việc ngăn nắp, gọn gàng Không tổ chức ăn uống, tụ tập chuyện trò làm việc Không sử dụng máy vi tính để xem phim, chơi game, nghe nhạc mục đích cá nhân 10 Không sử dụng điện thoại để giải việc riêng 11 Theo dõi công tác vệ sinh, nước uống phục vụ khách thiết bị chiếu sáng, máy điều hòa không khí khu vực sảnh tầng (Nếu phát không đảm bảo báo phận liên quan để xử lý kịp thời) 12 Sử dụng máy bồ đàm kết nối với phận bảo vệ khu vực tòa nhà tình khẩn cấp 13 Trước kiểm tra tắt thiết bị điện, máy tính không cần thiết / Lưu ý: - Nếu phát vi phạm 01 điều kiện bị nhắc nhở Nếu phát vi phạm 02 điều kiện bị khiển trách Nếu phát vi phạm 03 điều kiện buộc chấm dứt hợp đồng./ PHỤ LỤC 3: MẪU BIÊN BẢN SAI LỖI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG ĐHQGHN TỔ LỄ TÂN – PHÒNG HC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN SAI LỖI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN Vào hồi h ngày ,Tổ Trưởng Tổ Lễ tân tiến hành kiểm tra phát sai lỗi thực nhiệm vụ công tác lễ tân, cụ thể sau: Nội dung sai lỗi: …………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Thời gian: ……………………………………………………… …………… Địa điểm: …………………………………………………….…….………… Thuộc nhiệm vụ của: …………………………… ……………… ………… Thuộc loại lỗi: Nhẹ BT Lãnh đạo Phòng HC phụ trách Lặp lại Nặng: Rất nặng Tổ trưởng tổ lễ tân ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN SẢNH TẦNG Thời gian 7h15 – 7h30 7h30 – 8h00 8h00 – 12h00 13h15 – 13h30 13h30 – 17h30 Nội dung - Có mặt vị trí làm việc - Bật thiết bị điện, kiểm tra công tác vệ sinh, nước uống khu vực tầng - Kiểm tra đăng lịch công tác Ban Giám đốc lên bảng điện tử - Theo dõi việc chấm công, quẹt thẻ cán quan - Hỗ trợ, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác - Hỗ trợ việc theo dõi vào cán quan - Trực tổng đài điện thoại - Hỗ trợ công tác khác Tổ lễ tân - Thực số nhiệm vụ lãnh đạo Phòng Hành giao Nghỉ trưa - Có mặt vị trí làm việc - Bật thiết bị điện, kiểm tra công tác vệ sinh, nước uống khu vực tầng - Hỗ trợ, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác - Hỗ trợ việc theo dõi vào cán quan - Trực tổng đài điện thoại - Hỗ trợ công tác khác Tổ lễ tân - Thực số nhiệm vụ lãnh đạo Phòng Hành giao Ghi Yêu cầu có mặt Thực tốt nhiệm vụ phân công Yêu cầu có mặt Thực tốt nhiệm vụ phân công CHÁNH VĂN PHÒNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN NHÀ ĂN Thời gian 8h – 8h15 8h15 – 9h30 9h30 -10h45 10h45 – 11h 11h – 11h15 11h15 – 11h45 11h45 – 14h 14h – 15h 15h – 17h Nội dung Nhận bàn giao thực phẩm Sơ chế, chuẩn bị thực phẩm đế chế biến Chế biến thức ăn Vệ sinh cá nhân, thay đồng phục Mở điều hòa Chia suất ăn Ăn trưa nghỉ ngơi Dọn dẹp vệ sinh bếp ăn Bỏ đồ ăn thừa, rửa bát vệ sinh nhà ăn Ghi ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN BAN GIÁM ĐỐC Thời gian 7h30 – 7h45 8h00 – 12h00 Nội dung Vệ sinh phòng làm việc (hút bụi; rửa ấm chén; thu rọn rác thùng rác – riêng rác tài liệu cần xin ý kiến lãnh đạo trước tiêu hủy; lau bàn, ghế, cửa kính – cần) Kiểm tra thiết bị (điện, ánh sáng, điều hòa) Chuẩn bị hậu cần nước uống; Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước có khách, yêu cầu; Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ sinh 12h00 – 13h30 13h30 – 17h30 dùng (rửa, lau khô để sẵn) Nghỉ trưa Lễ tân thường trực phòng chờ vào tiếp nước có khách, yêu cầu; Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng làm việc Dọn dẹp, thay cốc chén mới, vệ sinh dùng (rửa, lau khô để sẵn) Ghi ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VĂN PHÒNG _ LỊCH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN LỄ TÂN PHÒNG HỌP Thời gian 7h30 – 8h00 Nội dung Ghi Có mặt quan kiểm tra lịch họp ngày Rà soát lại công việc cần chuẩn bị, Trước họp 30 phút Chuẩn bị phòng họp: Kiểm tra bật thiết bị điện, ánh sáng, điều hòa, âm thanh, máy chiếu, banner (nếu có) trước vào họp 30 phút Bật điều hòa phòng họp trước 20 phút, bật điện chiếu sáng trước 15 phút Trong trường hợp trang thiết bị không hoạt động cần yêu cầu cán kỹ thuật xử lý ngay; Kiểm tra cốc chén, nước lọc thực họp trước kết thúc (bày sẵn); Việc chuẩn bị hậu cần, cốc chén, nước lọc thực họp trước kết thúc (bày sẵn); Kiểm tra lại toàn biển tên, sơ đồ ngồi Theo sơ đồ, danh sách duyệt Bánh kẹo, hoa theo yêu cầu họp Theo phiếu đăng ký phòng họp Kiểm tra lại yêu cầu dịch vụ khác Trong thời gian diễn họp Phục vụ họp theo lựa chọn: nước lọc, Tiếp nước trà, café 02 lần, lần vào đầu lần nghỉ giải lao yêu cầu Trực theo dõi để kịp thời xử lý vấn đề phát sinh - Trang thiết bị trục trặc Gọi kỹ thuật chủ động xử lý - yêu cầu khác Chủ tọa, đơn vị tổ chức Nghiên cứu phương án xử lý đề xuất lên Tổ trưởng Đối với họp kín: Lễ tân chuẩn bị sẵn nước phòng họp Kết thúc họp Kiểm tra lại toàn trang thiết bị, dọn dẹp lại phòng họp, tắt điện thiết bị không sử dụng, khóa cửa phòng Trực phòng Tổ lễ tân 17h00-17h15 Kiểm tra lại phiếu yêu cầu phòng họp cho ngày hôm sau để phân công chuẩn bị Bày biện lại ... động Cơ quan ĐHQGHN Điều Nội dung công tác lễ tân Cơ quan ĐHQGHN Công tác lễ tân Cơ quan ĐHQGHN bao gồm hoạt động: a) Lễ tân Phòng làm việc Ban Giám đốc; b) Lễ tân phòng họp nhà điều hành ĐHQGHN... Hành trực tiếp đạo, hướng dẫn đôn đốc cán Tổ Lễ tân thực quy định công tác lễ tân Quy định yêu cầu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc cán Tổ lễ tân Trong trình thực hiện, có phát sinh, khó... TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN VĂN PHÒNG ĐHQGHN TỔ LỄ TÂN – PHÒNG HC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc BIÊN BẢN SAI LỖI TRONG CÔNG TÁC LỄ TÂN Vào hồi h ngày ,Tổ Trưởng Tổ Lễ tân