Đang tải... (xem toàn văn)
Những lỗi-thủ thuật-mẹo cực kỳ hữu ích trong excel, Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013, Những thủ thuật cực kỳ hữu ích trong excel Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013,Những thủ thuật cực kỳ hữu ích trong excel Những thủ thuật cơ bản trong excel 2010,2013
MỤC LỤC Sửa Lỗi Không Kéo Sao Chép Công Thức Từ Dòng Trên Xuống Dòng Dưới Được Trong Excel bạn sử dụng kéo hand – fill để sử dụng công thức dòng kết dòng mà không đưa công thức xuống dòng để sửa lỗi bạn làm theo bước sau: Bước 1: vào File -> chọn option Bước 2: chọn Formulas -> chọn Calculation options -> tích chọn Automatic (trong calculation chọn Manual) -> chọn Ok kết quả: Khôi Phục File Excel Chưa Kịp Lưu Trong trình làm việc với bảng tính excel bạn không tránh khỏi việc lỡ tay đóng hình làm việc excel mà chưa kịp lưu Khi chắn bạn muốn lấy lại file excel mà chưa kịp lưu Hôm Trí Tuệ Việt hướng dẫn bạn giải vấn đề Bước 1: Microsoft Office Excel bạn phải đảm bảo AutoSave AutoRecover trạng thái kích hoạt Bước 2: Mở ứng dụng Excel -> chọn Open Other Workbooks Bước 3: chọn Recent Workbooks -> chọn Recover Unsaved Workbooks Khi đó, thư mục lưu trữ nháp (Draft) file văn hiển thị Bạn tìm đến file cần khôi phục click chọn Open Và bạn nhớ Save As vào thư mục làm việc bạn máy tính tìm file liệu bạn cần Kích hoạt chế độ AutoSave AutoRecover Office Bạn kích hoạt tùy chỉnh tính cách chọn File -> Option -> Save -> Đánh dấu tích vào ô: Save AutoRecover information every Keep the last autosaved version if I close without saving -> điền số phút (thời gian Excel tự lưu văn bạn mà không cần phải bấm Ctrl + S) mục Save AutoRecover information every Thay Đổi Ổ Lưu Mặc Định Trong Excel Thông thường bạn lưu File excel thường lưu mặc định ổ My Document Vậy để thay đổi ổ lưu mặc định từ My Document sang khác làm nào? Với thao tác đơn giản sau bạn nhanh chóng đổi ổ lưu mặc định từ My Document sang ổ khác mà bạn muốn Bước 1: Vào File -> chọn Option Bước 2: Xuất bảng Excel Option -> chọn Save -> mục Default local file location: nhập ổ lưu mà bạn muốn (ở lưu vào ổ D) -> Ok Kết lưu File excel lưu mặc định vào ổ D Ẩn Công Thức Nhưng Vẫn Hiển Thị Kết Quả Trong Excel Trong trình làm việc bạn không muốn cho người khác xem công thức tính toán bảng tính bạn cần phải để ẩn công thức Vậy để ẩn công thức hiển thị kết bảng tính làm nào? Với thao tác đơn giản sau bạn nhanh chóng để ẩn công thức theo ý muốn VD: muốn để ẩn công thức cột Phòng ban Bước 1: chọn vùng liệu có công thức cần để ẩn Bước 2: vào Home -> Format -> chọn Format Cell… Bước 3: xuất hộp thoại Format Cells -> chọn Protection -> tích vào Locked Hidden -> Ok Bước 4: vào tiếp Format -> Protecsheet để đặt Password cho Sheet Kết là: cột Phòng ban hiển thị kết không thấy có công thức Chuyển Tên Cột Là 1, 2, 3… Trở Về Mặc Định Là A, B, C,… Trong Excel Trong trình làm việc với bảng tính excel bạn gặp phải trường hợp tên cột đánh số 1, 2, 3,… Vậy làm cách để chuyển tên cột từ 1, 2, 3… mặc định ban đầu A, B, C…? Trí Tuệ Việt hướng dẫn bạn thao tác chuyển đổi cách nhanh chóng Bước 1: vào File -> chọn Option Bước 2: xuất bảng Excel Option -> chọn Formulas -> bỏ dấu tích dòng:R1C1 reference style -> Ok Kết bạn chuyển thành công tên cột từ 1, 2, 3… A, B, C,… Cách lấy liệu từ file excel sang file excel khác – Nhấn Enter để xem kết 18 Hướng Dẫn Khóa Công Thức Trong Excel 2010 Sử dụng Excel để xử lý, tính toán liệu giúp bạn làm việc hiệu Nhưng chia sẻ liệu với người khác bạn không muốn bị người khác sửa công thức mà bạn lập Để đảm bảo tính nguyên vẹn ổn định cần phải khóa vùng liệu chứa công thức Cách khóa công thức excel 2010 – Bước 1: Mở sheet công thức cần khóa, nhấn giữ tổ hợp phím Ctrl+A để chọn tất Sheet Sau nhấp chuột phải chọn Format Cells Hướng dẫn khóa công thức Excel 2010 – Trong hộp thoại Format Cells chọn Tab Protection, bỏ chọn mục Locked, Hidden nhấn OK Hướng dẫn khóa công thức excel – Bước 2: Chọn vùng cần khóa công thức, sau nhấp phải chuột chọn Format Cells Hướng dẫn khóa công thức excel – Trong hộp thoại Format Cells chọn Tab Protection, tích chọn mục Locked(cho phép xem công thức không chỉnh sửa được) nhấn OK Nếu cho xem kết mà không nhìn thấy công thức không chỉnh sửa tích chọn vàoLocked Hidden Hướng dẫn khóa công thức excel 2010 – Bước 3: vào Tab Review chọn Protect Sheet Tại Hộp thoại Protect Sheet xuất bạn nhập mật vào Password to unprotect sheet nhấn OK Hướng dẫn khóa công thức Excel 2010 – Xác nhận mật nhấn OK 19 Tắt chức nhắc lại nhập ký tự EXCEL Bạn có gặp phải tình : Khi nhập ký tự vào bảng Excel có nội dung Họ Tên, bạn nhập họ tên ” Dương Văn A ” ô Bạn tiếp tục nhập liệu ô phía “Đỗ Thị B”, song bạn vừa nhập liệu ký tự D bị gợi ý lại tên Dương Văn A Lúc bạn buộc phải xóa ký tự D phần”… ương Văn A”, gõ thêm lần ký tự D ( kiểu Telex ) để tạo chữ “Đ” Tại ô phía dưới, nội dung ô lúc “DĐỗ”, bạn phải đặt trỏ chuột vị trí đầu để xóa bỏ ký tự D gõ tiếp “Thị B” Và trường hợp khác vậy, ký tự ô giống với ký tự ô trước Việc thời gian làm việc bạn Bạn khó chịu! Và muốn loại bỏ nó, làm cách ? Trí Tuệ Việt cho bạn cách xóa bỏ chức nhắc lại Excel 2007- 2010 sau : File => Options => Advanced =>thẻ Editing Options => bỏ chọn Enable Auto Complete for cell values 20 Những cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi Các tập tin bảng tính Excel, Word, bị lỗi gây hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng Bạn tham khảo 10 cách khôi phục tập tin bảng tính trước tính tới chuyện… ngồi khóc hay làm lại từ đầu Thử khôi phục phương án thủ công Nếu tính tự động khôi phục lỗi Excel tậm tịt, bạn thực công việc tay: Mở tập tin từ menu File Đối với Excel 2007, click vào nút Office chọn Open Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm xác định workbook bị lỗi Từ danh sách sổ xuống nút Open, chọn Open And Repair Nếu nỗ lực cố gắng khôi phục workbook, bạn click vào Repair Nếu may mắn, Excel sửa chữa tập tin Tuy nhiên, tính khôi phục tập tin lúc hiệu Lúc này, bạn chọn giải pháp thứ hai khôi phục liệu Hãy nhấp vào Extract Data bước 10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi Nếu lỗi xảy tập tin bảng tính mở Khi có lỗi xảy mà tập tin workbook mở, bạn thiết không lưu lại phiên làm việc Thay vào đó, bạn trở ngược lại phiên lưu trữ trước Bằng cách này, bạn tránh lỗi xảy vừa mà không liệu, cho dù khả nhỏ Để trở lại phiên làm việc lần trước lưu lại, bạn thực theo bước sau: Chọn Open từ menu File menu Đối với Excel 2007, click vào nút Office chọn Open Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi Click vào Open Lúc bạn mở lại workbook cũ Tắt chế độ tính toán tự động Nếu Excel mở tập tin bảng tính, hay kể lựa chọn Open And Repair bó tay, bạn đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công thử lại Các bước thực hiện: Mở tập tin bảng tính với nội dung rỗng Từ menu Tools chọn Options click vào tab Calculation Trên Excel 2007, bạn click vào nút Office, tiếp đến Excel Options chọn Formulas bảng điều khiển phía trái Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options Excel 2007), chọn Manual Click vào OK Lúc này, bạn mở lại tập tin bị lỗi Có thể Excel “bắt lỗi” mở tập tin trục trặc Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools Nếu Excel mở tập tin workbook lỗi, bạn dành hội cho Microsoft Office Tools: Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP) Chọn Microsoft Office Chọn Microsoft Office Tools Chọn Microsoft Office Application Recovery Chọn Microsoft Office Excel hộp thoại Nhấp vào Recover Application Quá trình xử lý vài phút Công cụ khôi phục tắt Excel sau khởi động lại, hiển thị danh sách tập tin bảng tính khôi phục Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá bạn nằm danh sách Chỉ cần mở tiếp tục sử dụng! Thử chuyển tập tin sang nơi khác Đôi tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm sử dụng người dùng Rất tạm không truy cập nữa, hệ thống mạng máy chủ thường đánh dấu chúng tập tin lỗi Trong trường hợp gặp phải lỗi xác định có nguyên nhân tương tự Excel sửa được, bạn chuyển tập tin sang thư mục, ổ đĩa máy chủ khác Hãy để OpenOffice “ra tay” Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết mỹ mãn sử dụng ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi Excel Đây công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh Nếu xử lý tập tin bảng tính bị lỗi Excel, dùng tới Calc OpenOffice Tất nhiên, việc thường kỳ công phức tạp bạn tưởng Mở tập tin lỗi WordPad Word Nếu bạn sửa tập tin bảng tính bị lỗi, thử mở WordPad Nếu thành công, WordPad chuyển đổi tất thứ sang dạng văn Tất nhiên, điều không hẳn làm bạn hoàn toàn hài lòng niềm vui lấy lại liệu Phương án khôi phục định dạng font, bảng… Tuy nhiên, không giống số phương án khôi phục liệu khác, WordPad giúp bạn phục hồi macro Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub Function khối liệu khôi phục để tìm chúng Bạn mở tập tin xls bị lỗi Word, kết thường giới hạn Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel Không WordPad, Word không khôi phục macro Xử lý cell bị lỗi để khôi phục liệu Đôi bạn khôi phục liệu cách xử lý cell tập tin lỗi Bạn lấy lại định dạng, biểu đồ, macro… khôi phục liệu may Quy trình thực sau: Mở workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau để dẫn tới cell A1 tập tin lỗi: tên tập tin lỗi!A1 (Bạn không cần phải thêm xls) Nhấp Enter Nếu tập tin lỗi không thư mục, Excel hiển thị hộp thoại Update Values: tên tập tin bị lỗi Bạn sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi Chọn tập tin click OK Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn chọn sheet phù hợp click OK Excel hiển thị giá trị cell A1 tập tin lỗi Chọn cell A1 kéo ngang qua cột mà bạn cảm thấy cần để khôi phục liệu Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values – tên tập tin bị lỗi, bạn chọn tập tin lỗi click OK Lặp lại bước 5, nhân hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập tin lỗi Chọn liệu nhấp Copy từ menu Edit Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values Click OK Thử định dạng SYLK để khôi phục liệu Chuyển sang định dạng khác phương án xử lý hiệu Excel bị lỗi Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi dùng Excel, lỗi liên quan đến máy in Bạn mở tập tin Excel bị lỗi cách này: Từ menu File, chọn Save As Trên Excel 2007, click vào nút Office Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk) Đặt tên Nếu tập tin lỗi có sheet, việc không cần thiết Click vào Save Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet lúc hay không Click vào OK Nếu Excel cảnh báo bạn workbook gồm số định dạng không tương thích với SYLK, bạn chọnYes Lưu ý định dạng SYLK lưu lại sheet sử dụng Để khôi phục liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel lưu lại sheet Đó lý bước bạn cần đặt tên cho sheet workbook để tránh nhầm lẫn sau Sau lưu lại tất sheet theo dạng mới, bạn mở tập tin slk sửa thành xls Cẩn thận, không sử dụng tên tập tin workbook bị lỗi Nếu thành công, bạn lưu lại giá trị từ công thức nhập công thức không 10 Khôi phục macro Nếu khôi phục liệu bó tay trước macro, bạn lưu lại chúng theo cách sau đây: Mở Excel, đừng mở workbook lỗi Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật trên) Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security sau chọn High Trên Excel 2007, nhấp vào nút Office –> Excel Options, chọn Trust Center phía trái bảng Sau đó, click vào nút Trust Center Settings, chọnMacro Settings, sau chọn Disable All Macros Without Notification vùng cài đặt Macro Settings Cuối nhấp OK hai lần Mở tập tin bị lỗi Nếu Excel mở được, bạn thấy thông báo cho biết macro tắt Nếu Excel tắt đi, phương pháp coi thất bại Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE) Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module chọn Export File) Nhập tên thư mục module Lặp lại bước theo ước chừng bạn, đủ để trích xuất tất module Đóng VBE thoát Excel 10 Mở workbook trống (hoặc workbook chứa liệu khôi phục được) nhập module 21 Làm hình ẩn đằng sau trang văn ( watermark ) Word: Trong Excel chức Watermark không sẵn sàng bạn làm sau Bấm menu Insert > bấm chọn Header and Footer Trong Insert > bấm chọn Header and Footer Sau dùng phím ENTER để chuyển trỏ nằm trang excel sau ghi nội dung watermark vào Lưu ý nên chọn màu chữ watermark nhạt chút để tránh bị làm nội dung trang excel 22 Cách chuyển sang Sheeet bàn phím Bạn bấm Ctrl - PageUp để đổi sang trang trước Ctrl - PageDown để đổi sang trang sau 23 Cách xuống dòng Excel soạn thảo? Khi soạn thảo ô (cell) Excel muốn xuống dòng vị trí bạn ấn tổ hợp phím Alt + Enter 24 Cách chọn thêm bớt dòng cột hoàn toàn bàn phím Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bạn phải chọn dòng hay cột - Chọn dòng: trỏ bạn ví trí dòng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Shift phím cách - Chọn cột: trỏ bạn ví trí dòng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl phím cách Bước 2: Để thêm hay bớt dòng: - Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + + - Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + 25 Cách hiển thị công thức cực nhanh với “Ctrl + ~” Excel Những bạn thường xuyên phải “đánh vật” với công thức excel tổ hợp phím Thay phải vào tab Formulas – Show Formulas bạn cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” xong Và kết quả: 26 Di chuyển tới ô A1 tổ hợp phím “Ctrl + Home” Với phải làm việc với MỘT BIỂN DỮ LIỆU excel tổ hợp phím điều hướng nhanh, có tổ hợp phím “Ctrl + Home” 27 Chèn ngày với Ctrl + ; Thay phải nhòm xuống đồng hồ bên góc trái hình gõ gõ nhập nhập ngày tháng vào ô excel bạn giây với tổ hợp phím Ctrl + ; này, nhanh – gọn – lẹ 28 Chèn với Ctrl + Shift + : Tương tự tổ hợp phím trên, bạn cần chưa tới giây để chèn phút với tổ hợp phím Ctrl + Shift + : Tổ hợp phím hữu ích số người hay phải nhập liệu thời gian 29 Cách mở nhanh hộp thoại Formart Cells excel với Ctrl + - Nếu đến chức Format cells thiếu sót lớn người biết dùng excel Có lẽ quen với tính định dạng tổng thể gần thứ Nhưng không hẳn biết đến tổ hợp phím tắt “Ctrl + 1”, thay phải click chuột phải vào ô/vùng cần định dạng > chọn formart cells 30 Cách Ẩn hiển thị cột (column) với Ctrl + ) Excel Để ẩn một tập hợp cột bạn cần chọn ô chứa cột phím Shift dùng chuột, sau nhấn “Ctrl + )” xong - Phím tắt hiển thị lại dòng Ctrl + Shift + ) Nhưng tiếc phím tắt phiên office xài Trong trường hợp bạn xài chuột phải – unhide nút mở menu chuột phải bàn phím + phím U 31 Chèn, sửa comment nhanh với tổ hợp phím Shift + F2 Đây tổ hợp phím CỰC KỲ HAY với người hay phải thêm sửa comment excel 32 Cách chọn nhanh ô có chứa comment với Ctrl + Shift + O Tác dụng tổ hợp phím chọn tất ô có chứa comment sheet Có thể bạn thấy tổ hợp phím thừa, thật ra, tình bạn có cột liệu chứa nhiều ô có comment ô cần ý mà bạn không làm cách để lọc ô tính lọc bình thường đc Vậy lúc bạn dùng tổ hợp phím để chọn lúc tất ô có chứa comment, sau tô màu Sau bật chức lọc lên, lọc theo màu bạn vừa chọn, xong 33 Cách chép công thức từ ô Excel Sao chép công thức từ ô : Ctrl + ‘ Sao chép công thức từ ô : Ctrl + Shift + “ 34 Chèn siêu liên kết hyperlink Phím tắt để chèn link excel: Ctrl + K 35 Cách gạch ngang chữ Excel Gạch ngang chữ tính hay, dùng để liệu sai cần sửa chẳng hạn Các bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + để thực tính 36 Cách trái phải, ô với tổ hợp phím Alt + Các bạn chữ theo hướng ô cách giữ phím Alt và: Căn trái: Alt + H A L Căn phải: Alt + H A R Căn giữa: Alt + H A C 37 Cách tăng giảm cỡ chữ Excel: Để tăng giảm cỡ chữ ô bạn giữ phím Alt và: Tăng cỡ chữ: Alt + H F G Giảm cỡ chữ: Alt + H F K 38 Cách tạo bỏ đường viền bao quanh ô Excel - Tạo đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + & (viền ngoài) - Xóa đường viền bao quanh ô: Ctrl + Shift + Để tạo tất viền cho vùng liệu gồm nhiều ô bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + H B A, bỏ Alt + H B N 39 Cách tạo Sheet Excel Chắc nhiều người biết cách tạo sheet đơn giản chuột phải vào sheet sau chọn insert new work sheet Nhưng ko cần phải công có tổ hợp phím Shift + F11 40 Cách nhân đôi đối tượng với Ctrl + D Các bạn nhân đôi đối tượng excel biểu đồ, hình dạng, smart art, text box Chỉ cần chọn sau nhấn Ctrl D xong 41 Cách ẩn tất đối tượng với Ctrl + Các bạn ẩn tất đối tượng excel biểu đồ, hình dạng, ảnh, smart art, với tổ hợp phím 42 Cách hiển thị menu chuột phải tổ hợp phím excel Đó Shift + F10 43 Cách chuyển liệu hàng nghìn triệu thành k, m Chúng ta quen thuộc với số tiền 100k, 200k , 1k, 2k, 1m, 10 m Trong excel để làm xin có ví dụ: Cột a1 có số 9000 để chuyển 9000 thành 9k bạn chọn ô A1, nhấn Ctrl + => custom nhập ###,“k” sau ok Kết trả 9k, bạn làm tương tự với m 44 Cách cố định dòng, cột sheet Với bảng liệu dài kéo xuống ta tiêu đề bảng Để khắc phục tình trạng excel cung cấp function Freeze Panes: - Đóng băng cột đầu tiên: Alt + W + F + C - Đóng băng dòng đầu tiên: Alt + W + F + R 45 Cách nhập liệu bắt đầu với số Để khắc phục vấn đề này, bạn cần thêm dấu ’ đằng trước, chuột phải vào vùng liệu chọn format cells – custom – viết số vào chẳng hạn : Nhập liệu bắt đầu số excel Nhập liệu bắt đầu số excel 46 Hiển thị trước in với Ctrl + F2 Tổ hợp phím hữu dụng với người làm văn phòng hay người phải in tài liệu hàng ngày, tổ hợp phím để mở chức “xem trước in in nhanh phiên office từ 2010 trở 47 Cách mở hộp thoại điền công thức excel Nếu bạn không nhớ hàm cụ thể dùng Shift + F3 để mở tất công thức excel lên chiến! 48 Cách mở rộng công thức Thanh công thức vị trí hay quan sát excel, để mở rộng bạn nhấn Ctrl + Shift + U 49 Cách nhấn phát để chọn tất bảng tính Hầu biết Ctrl phím tắt để chọn tất liệu sheet excel Nhưng bạn nên biết với nhát click chuột trái vào biểu tượng góc bên trái bảng tính chọn bảng tính rồi: 50 Nối họ tên, tạo khoảng trống Nếu đặt câu hỏi có ô liệu: A1 họ, A2 tên, A3 họ tên Thì ô A3 bạn đặt công thức trả lời xác Vd: A1: Hà, A2: Nội ===> ô A3 bạn nối liệu bình thường cách đặt công thức =A1&A2 kết “HàNội”, chữ dính vào Vậy đẹp bạn phải thêm dấu cách vào cách viết sau: =A1&“ ”&A2 ==> Kết A3 “Hà Nội” Ý nghĩa excel liệu chuỗi nằm nháy kép, ta đặt chuỗi công thức, chuỗi dấu cách Excel hiểu ký tự, chuỗi Vậy ta có kết mong muốn ... uy tín Trí Tuệ Việt chia thủ thuật tô màu xen kẽ hàng, cột excel 2010 Hướng dẫn tô màu xen kẽ hàng, cột excel 2010 • Bước 1: mở bảng tính excel Hướng dẫn tô màu xen kẽ excel 2010 • Bước 2: thực... dòng Show sheet right-to-left -> Ok Vậy tiêu đề dòng Excel hiển thị vị trí 14 Cách Tách Họ, Tên Đệm, Tên Trong Excel 2010 Trong bảng tính Excel bạn thường để Họ tên chung cột làm việc lại cần... Automatic (trong calculation chọn Manual) -> chọn Ok kết quả: Khôi Phục File Excel Chưa Kịp Lưu Trong trình làm việc với bảng tính excel bạn không tránh khỏi việc lỡ tay đóng hình làm việc excel mà