XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG THƯ VIỆN Tự động hóa đơn giản việc sử dụng CNTT truyền thông vào hoạt động TV TĐH TV thường ứng dụng lĩnh vực như: - Các chức hoạt động TV: lưu hành, biên mục, bổ sung, thiết kế xây dựng CSDL lưu trữ, quản lý số lượng quản lý nội dung - TĐH hỗ trợ việc truy cập CSDL từ xa - TĐH để ứng dụng cho công tác văn phòng, hành chính, quản trị, kế toán, văn thư lưu trữ - TĐH để phục vụ phần mêm chuyên dụng trung tâm truy cập TT cho độc giả TV sử dụng - TĐH để hợp tác chia sẻ nguồn lực giũa TV trung tâm TT với I Các giải pháp TĐH TV Có nhiều cách tiếp cận ứng dụng TĐH TV Có TV đầu tư mua mua lần Hoặc có TV mua giải pháp để thay cho giải pháp cũ hay mua giải pháp cũ nâng cấp lên cao Mỗi tình đòi hỏi phải cẩn thận xem xét giải pháp phù hợp Ở xét đến tình mua mua lần a/ Chỉ mua giải pháp phần mềm chạy hệ thống sẵn có: Thư viện tiết kiệm tối đa kinh phí đầu tư phần cứng Nên tận dụng tất hệ thống máy chủ máy trạm Chỉ yêu cầu hệ thống phần mềm vận hành tương thích toàn hệ thống máy tính Giải pháp giúp cho TV không chịu nhiều rủi ro đầu tư lớn Tuy nhiên, không đảm bảo phát triển toàn diện để đáp ứng nhu cầu thư viện b/ Giải pháp tự thiết kế phần mềm Trong số TV Có đội ngũ CB CNTT họ thường họ thích giả pháp tự thiết kế dựa sở quy trình hành TV dựa hệ thống phần cứng TV Giải pháp có hiệu thời điểm định mà khả mở rộng, nâng cấp, phát triển tương lai Tự viết PM thường kéo theo nhiều chi phí ẩn: thời gian, tiền lương nhân viên suốt thời gian thiết kế Tự viết phần ,mềm đòi hỏi ko có kiến thức vê CNTT mà đòi hỏi người viết chương trình phải am hiểu chuyên môn nghiệp vụ TV Có kiến thức vững trình phát triển TV, tầm nhìn tiến lên TV cập nhật xu phát triển nước có khả đảm đương công việc c/ Mua giải pháp trọn gói bao gồm PC PM Thường giới thiệu trưng bày triễn lãm tạp chí chuyên ngành hay hội chợ công nghệ Đổi tốc độ, lực, độ hoàn hảo phù hợp với tất tính phát triển cho thời điểm tương lai Điều phải lo ngại kinh phí d/ Mua giả pháp trọn gói chia sẻ với TV khác theo hợp đồng chung Giải pháp có điều bất tiện đc thiết kế dùng chung cho nhiều TV nên có tính TV cần TV khác ko cần nhà bán PM không chịu điều chỉnh giải pháp Hệ thống khó vận hành suôn sẻ TV điều có đặc thù riêng sử dụng chuẩn biên mục khác Quy trình thủ tục diễn khác Nên việc nhiều thư viện mua chung PM đồng thuận cao e/ Gia nhập vào hệ thống PM chạy ổn định qua kiểm chứng Có nhiều TV muốn tránh đc vết xe đổ dự án TĐH nên họ chọn giải pháp nằm vùng chờ đợi Đợi đến mà có TT kiểm chứng số TV khác xài Pm chạy ổn định phát triển tốt lúc bàn đến chuyện kí hợp đồng dùng chung Tuy nhiên có tình TV trước buộc họ phải trả giá cho gói dùng chung cao phải chịu chấp nhận định thành viên cũ mà tiếng nói riêng II Chi phí TĐH dự án TĐH tính đến có chi phí sau: hệ thống đc chia sẻ dùng chung khoản chi phí đc cam kết chi trả thành viên Các khoản chi phí bao gồm a Chi phí lập kế hoạch tư vấn b Chi phí mua hệ thống ( bao gồm PC + PM) c Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu d Chi phí chuyển đổi hồi cố liệu từ hệ thống làm tay sang hệ thống đọc máy Chuyển đổi hồi cố liệu từ hệ thống TĐH cũ sang hệ thống e Chi phí vận hành tiếp tục f Chi phí trang thiết bị bổ sung điều chỉnh thay đổi làm tính giải pháp Chi phí lập kế hoạch tư vấn Bao gồm phần trực tiếp gián tiếp từ lúc bắt đầu manh nha ý tưởng TĐH Chi phí thuê chuyên viên tư vấn làm việc dài hạn với TV or làm việc giai đoạn triển khai dự án Chi phí đào tạo nhân viên TV để chuẩn bị làm việc hệ thống Đó thời gian thực điều tra nghiên cứu thực khảo sát, thống kê Chi phí mua hệ thống ( bao gồm PC + PM) Chi phí bao gồm khoản mua sắm trang thiết bị PC, phân hệ PM kể chi phí chuẩn bị trường triển khai hệ thống Chi phí triển khai trường nhằm tạo không gian để xếp trang thiết bị Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu Trả cho dịch vụ viễn thông để kết nối với máy trạm từ xa đến máy chủ trung tâm Đối với TV triển khai địa điểm chi phí không thành vấn đề Nhưng TV có nhiều TV chi nhánh or có dịch vụ Tv lưu động chi phí kết nối mạng số không nhỏ Trong trường hợp mua giải pháp PM dùng chung, TV thành viên phải tự gánh lấy chi phí kết nối từ TV đến hệ thống trung tâm Chi phí chuyển đổi hồi cố liệu Là khoản chi phí để xây dựng biểu ghi TM đọc máy Cập nhật liệu cho phân hệ lưu hành mượn trả hồ sơ bạn đọc Chi phí bao gồm chi phí nhập liệu nhân viên hay thuê dịch vụ nhập liệu bên ngoài, chi phí mua máy móc, chi phí tiền điện, tiền dịch vụ thuê bao nối mạng Chi phí vận hành tiếp tục Bao gồm chi phí bảo trì, viễn thông, bổ sung trang thiết bị, nguyên vật liệu, đầu tư, đào tạo CB quản lý hệ thống bảo trì CSDL hiệu đính duyệt CSDL Chi phí trang thiết bị bổ sung điều chỉnh thay đổi làm tính giải pháp Trong trình tiến hành hệ thống để đáp ứng nhu cầu phát sinh từ nhu cầu đọc giả hay để phát triển theo kịp xu chung ngành TV có yêu cầu thiết kế điều chỉnh số tính giải pháp PM or bành trướng hệ thống máy trạm nâng cấp máy chủ Tất khoản hạng mục điều đòi hỏi khoản chi phí cao nên phải tư theo kế hoạch dự trù theo giai đoạn TRIỂN KHAI HỆ THỐNG TĐH Quá trình TĐH ko đơn việc chọn lựa cài đặt hệ thống phần cứng phần mềm phù hợp Để có kết TV phải đánh giá lại mục đích, mục tiêu, nhu cầu công việc ưu tiên, phải thu thập TT hoạt động dịch vụ CSDL TM hồ sơ bạn đọc TV phải chuyển đổi tất SCDL có trở thành dạng đọc hiểu máy sau lắp đặt phải tập huấn CBTV độc giả biết sử dụng hệ thống Tiến hành triển khai dự án TĐH thường trải qua bước nhu sau: Bước 1: Thu thập đánh giá TT - Mục đích: để hiểu đánh giá nhu cầu mục đích, mục tiêu tiến lên TĐH TV - Nhiệm vụ: Thu thập, diễn giải số thống kê, thông tin phản hồi từ người đc vấn khảo sát Đánh giá lại mục đích TV Hệ thống vận hành TV, chế hoạt động, quy trình thủ tục chuẩn nghiệp vụ áp dụng Đánh giá lại môi trường hoạt động TV Bước : Đánh giá chọn lựa giải pháp TĐH Để khám phá, tìm hiểu nhiệm vụ nào, công việc mà TV cải tiến đc nhờ ứng dụng TĐH Nhiệm vụ: - kiểm tra phác thảo hướng tiếp cận thay đổi khả thay đổi - Xác định bước cho kế hoạch triển khai TĐH - Nhận dạng đánh giá PM + PC giao thức truyền thông - Phác thảo chi phí ban đầu chi phí tiếp tục giải pháp - Xác định yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật giải pháp phê duyệt Bước 3: Phân tích VTL Nhận định, mô tả lập hồ sơ VTL hành chuẩn nghiệp vụ để lưu trữ biên mục NV: - Đề biện pháp kiểm soát chất lượng để đảm bảo tính thống tất điểm truy cập TT - Thực kiểm kê VTL - So sánh đối chiếu TT thư mục CSDL hệ thống mục lục phích so với số liệu TL giá - Chỉ TTTM bị thiếu xót biểu ghi - Thực quy tắc biên mục chuẩn hóa cho đồng thống Bước 4: Chuyển đổi hồi cố liệu Để triển khai chương trình hồi cố liệu, chuyển đổi liệu TM làm tay sang dạng đọc máy NV: - Chuẩn bị giao thức để biên mục chuẩn biên mục(khổ mẫu đọc máy) - Tổ chức nhân viên thực chuyển đổi hồi cố TV phải chuẩn bị hồ sơ thầu mời thầu dịch vụ chuyển đổi liệu - Đánh gái hồ sơ đầu thầu chọn nhà thầu Bước 5: Đặc điểm tính kỹ thuật hệ thống TĐH Để chuẩn bị phân phối hồ sơ mời thầu nêu rõ đặc tính kĩ thuật tính mà TV mong muốn có NV: - viết rõ ràng đặc điểm kỹ thuật tính - phải tổng hợp tính đưa vào hồ sơ thầu - Phân phối hồ sơ thầu để thầu chọn lựa giải pháp TĐH Bước 6: Phân tích hồ sơ mời thầu chọn nhà thầu Phân tích khả đáp ứng nhà thầu đặc điểm đc yêu cầu NV: - Đánh giá hồ sơ mời thầu - Đàm phán với nhà thầu để làm rõ TT - Yêu cầu nhà mời thầu biểu diễn sản phẩm - Khảo sát vấn đon vị khách hàng sử dụng hệ thống TĐH - Cử đoàn khảo sát thực nghiệm địa điểm triển khai phần mềm Bước 7: Thương lượng đàm phán hợp đồng Để thương lượng giá trị hợp đồng có lợi cho TV NV: Mời tư vấn pháp luật quản trị hành chính, nhân tài vụ để phác thảo đánh giá điều khoản cam kết hợp đồng Cố gắng thực đàm phán thành công đảm bảo tính an toàn Bước 8: triển khai hệ thống Để cài đặt hệ thống TĐH NV: - Điề chỉnh hệ thống theo sách qui trình thư - Xem xét để điều chỉnh qui trình Nếu xét thấy theo cách viện làm hệ thống đạt hiệu cao - Cài đặt thử nghiệm kể phần cứng lẫn phần mềm - Bổ sung mẫu văn vật liệu trang thiết bị cần thiết - Nhập liệu tải file liệu CSDL thư mục, hồ sơ bạn đọc, hồ sơ xếp giá cho TL - Kích hoạt để chạy hệ thống đồng - Theo dõi giám sát trình vận hành, ghi nhật ký tất diễn biến cố, trục trặc diễn hàng ngày - Họp định kỳ tổ chuyên môn đánh giá PM nhóm triển khai hệ thống để yêu cầu giải thích, tường trình giải pháp sửa chữa, khắc phục cố - Trong trình triển khai hệ thống TV có ý tưởng phải thương lượng với nhóm triển khai xem tính khả thi tính đồng muốn thiết kế thêm tính LẬP KẾ HOẠCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Lập KH đưa dự định làm để phát triển cho hệ thống vận hành TV tốt nhờ ứng dụng CNTT truyền thông (ICT) - ĐÁNH GIÁ VÀ PHÂN TÍCH TT Lập KH TĐH bắt đầu việc đánh giá lại mục địch, mục tiêu nhu cầu VTL cách thức tổ chức liệu dây chuyền hoạt động phận Trong mục đích, mục tiêu TV kim nam để định hướng việc ứng dụng TĐH nên hỗ trợ cụ thể lĩnh vực Mục đích mục tiêu TV cho thấy rõ ưu tiên định Những nỗ lực nên dành phần đầu tư cho dây chuyền phận +> Đánh giá nhu cầu: Là trình tốn nhiều công sức cần thiết TV nhìn lại TV có không phù hợp với mà độc giả cần mà TV chưa làm đc Đó trình nhận diện thành phần độc giả chủ chốt, thành phần độc giả chủ yếu chưa đến TV sử dụng dịch vụ nguồn lực đầu tư +> Tổ chức thống kê số liệu: Một công cụ quan trọng cho người lập KH số thống kê TV hoạt động Đây TT để dự trù đc kinh phí để cung cấp TT làm hồ sơ mời thầu Để ước tính độ lớn CSDL tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm CSDL Việc thu thập số liệu thống kê thường chiếm nhiều TG công sức công việc bắt buộc phải làm 10 +> Thiết lập thứ hạng ưu tiên cho công việc ứng dụng TĐH  Phải xác định đc chức TV nên TĐH thực theo trình tự Để xác định ứng cử viên đưa vào chương trình TĐH cần phải biết công việc ( qui trình thực thủ công) biết công việc đạt kết tốt hay chưa tốt Vì việc làm phải nghiên cứu phân tích lập hồ sơ toàn qui trình thao tác thủ công Thông thường chức đưa vào TĐH gồm: biên mục, tra cứu mục lục, lưu hành, bổ sung, quản lý ấn phẩm định kỳ dịch vụ tham khảo  Ngoài có phân hệ đc đưa vào TĐH bổ sung: quản trị hệ thống, hệ thống báo cáo dịch vụ đặt mượn TL  Ko phải thư viện có đầy đủ đầy đủ kinh phí để thực đồng lúc tất phân hệ Nên có phân hệ đc ứng dụng TĐH trước có phân hệ phải xếp hàng chờ đợi để định phân hệ ưu tiên phân hệ phải trả lời đc câu hỏi sau: quy trình xử lý phân hệ có bị lặp lặp lại nhiều lần có chiếm nhiều thời gian CBTV ko  Những phân hệ đòi hỏi việc truy cập TT tra cứu từ CSDL lớn ứng cử viên đưa vào ứng dụng TĐH 11 ... PM) c Chi phí lắp đặt hệ thống viễn thông ban đầu d Chi phí chuyển đổi hồi cố liệu từ hệ thống làm tay sang hệ thống đọc máy Chuyển đổi hồi cố liệu từ hệ thống TĐH cũ sang hệ thống e Chi phí vận... toàn Bước 8: triển khai hệ thống Để cài đặt hệ thống TĐH NV: - Điề chỉnh hệ thống theo sách qui trình thư - Xem xét để điều chỉnh qui trình Nếu xét thấy theo cách viện làm hệ thống đạt hiệu cao -... mượn TL  Ko phải thư viện có đầy đủ đầy đủ kinh phí để thực đồng lúc tất phân hệ Nên có phân hệ đc ứng dụng TĐH trước có phân hệ phải xếp hàng chờ đợi để định phân hệ ưu tiên phân hệ phải trả lời