Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, internet phương tiện thông tin đại chúng mang tri thức đến cho nhân loại nhanh chóng thuận tiện Với lượng thông tin khổng lồ không ngừng tăng gia tăng địi hỏi phải có biện pháp tổ chức quản lý, bảo quản khai thác hiệu Và Thư viện trở thành quan quản lý, tổ chức cung cấp cho thông tin cho NDT Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trò thư viện, đặc biệt hệ thống thư viện trường cao đẳng, đại học phục vụ cho học tập, nghiên cứu đối tượng lớn sinh viên giảng viên, nhà nghiên cứu Theo nghị Trung ương khóa Đảng rõ với khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo quốc sách hàng đầu Công cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, nhằm đưa nước ta thành nước phát triển thực mục tiêu: “Dân giàu, nước mạnh, xã hội công dân chủ văn minh” đặt yêu cầu cấp bách cho tất lĩnh vực: Kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, … Trong đó, hoạt động Thư viện nói chung Thư viện Trường đại học nói riêng đóng góp phần đáng kể vào nghiệp phát triển đất nước Nhận thức tầm quan trọng thư viện, năm 1962 với định thành lập Trường Đại học Giao thơng Vận tải, thư viện hình thành Trong nhiều năm qua Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thơng vận tải góp phần không nhỏ việc cung cấp tài liệu, thông tin khoa học phục vụ nhiệm vụ mục tiêu trường Đặc biệt, năm gần nhu cầu tài liệu sinh viên, giáo viên cán Trường ĐHGTVT ngày nhiều, cụ thể, chun sâu địi hỏi cán thư viện phải có phương hướng, biện pháp để quản lý hoạt động đặc biệt tổ chức, bảo quản vốn tài liệu khoa học hợp lý nhằm đáp ứng cách nhanh chóng, đầy đủ xác nhu cầu NDT Để đáp ứng tốt nhu cầu NDT, thư viện cần thực sách tạo nguồn tin tốt, đồng thời phải tiến hành tổ chức bảo quản tốt nguồn tri thức cách K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy khoa học hợp lý Bởi tổ chức bảo quản vốn tài liệu có vai trị quan trọng hoạt động thư viện Thư viện có quy mô hoạt động lớn, vốn tài liệu phong phú việc bảo quản nghiêm ngặt Cùng với tiềm nhân lực, vật lực, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhân lực thông tin, tổ chức bảo quản tốt vốn tài liệu đảm bảo nguồn lực thông tin, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động thư viện, tiết kiệm ngân sách mà định tồn phát triển quan TT-TV Mỗi loại tài liệu thư viện cần có cách thức tổ chức bảo quản riêng biệt đồng thời theo quy luật tự nhiên với thời gian, điều kiện mơi trường, khí hậu nhân tố khác ngày tác động mạnh mẽ đến trình huỷ hoại tự huỷ hoại tài liệu Vì thế, để đưa sách, giải pháp cho việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu việc làm khơng dễ dàng có ý nghĩa quan trọng Mặt khác, bối cảnh kinh tế tri thức, công nghệ thông tin ngày phát triển, nguồn thông tin giấy, điện tử bùng nổ nhanh chóng số lượng Đặc biệt, nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật lại nhanh chóng lỗi thời Là Trung tâm Thơng tin – Thư viện có quy mô lớn,vốn tài liệu đa dạng cần cập nhật, tái thường xuyên Do đó, muốn sử dụng bảo quản tài liệu có hiệu quả, phải tổ chức kho tài liệu khoa học: lưu trữ nhiều, dễ cất, dễ lấy dễ bảo quản Trung tâm Thơng tin - Thư viện Đại học Giao thông Vận tải (Trung tâm TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác Với ý nghĩa quan trọng vậy, chọn đề tài : “Nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm thông tin thư viện Trường đại học Giao thông Vận tải – Hà Nội” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp K53 Thơng tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu  Đề tài nghiên cứu với mục đích sau: Tìm hiểu thực trạng cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thơng vận tải Qua đó, tác giả đưa nhân xét, đánh giá đặc biệt số kiến nghị, giải pháp, phương hướng phát triển hoàn thiện giai đoạn Nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm nói riêng chức nhiệm vụ Trung tâm nói chung  Để đạt mục đích nghiên cứu, đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: + Nghiên cứu đặc điểm Trung tâm, nội dung, thành phần vốn tài liệu, loại hình kho tài liệu việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu + Đưa nhận xét, đánh giá, đề xuất số giải pháp phương pháp cụ thể để nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm ngày vào hoàn thiện đáp ứng ngày cao nhu cầu thơng tin bạn đọc cách nhanh chóng, đầy đủ xác + Cân nhắc yếu tố ảnh hưởng để đảm bảo giải pháp thực tốt Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Liên quan đến vấn đề tổ chức bảo quản vốn tài liệu nghiên cứu nhiều thư viện như: Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông - Tin thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, … Trung tâm TT – TV ĐHGTVT đề tài liên quan đến công tác nghiên cứu năm 2008 với tên đề tài khóa luận tốt nghiệp là: “Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Giao thông Vận tải Thực trạng giải pháp” (Bùi Thị Thanh Thảo – K49) thực Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu sâu tìm hiểu biện pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm TT –TV ĐHGTVT theo khảo sát thực tế, từ năm 2008 đến hai công tác K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy cịn nhiều vấn đề cần đề cập tới Vì vậy, tơi đưa số kiến nghị, giải pháp, đóng góp ý kiến cho Trung tâm dựa thực trạng hoạt động Với việc lựa chọn đề tài này, tơi hy vọng kế thừa thành nghiên cứu tác giả trước, vận dụng kiến thức học giảng đường thực tiễn học sau hai tháng thực tập để nghiên cứu, khảo sát thực trạng việc tổ chức bảo quản vốn tài liệu, từ đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hai công tác Trung tâm TT-TV ĐHGTVT, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu người dùng tin giảng viên, sinh viên, nhà nghiên cứu trường Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm TT-TV ĐHGTVT Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm từ năm 2008 đến Cơ sở lý luận phương pháp nghiên cứu  Cơ sở lý luận - Dựa sở lý luận chủ nghĩa Mác – Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh công tác thư viện - Dựa vào tài liệu đạo Đảng Nhà nước hoạt động thông tin khoa học công nghệ - Dựa vào sở lý luận thông tin thư viện học - Nghiên cứu, tổng hợp tài liệu lý luận tổ chức bảo quản kho tài liệu tài liệu có nội dung liên quan đến khóa luận - Dựa vào thực trạng công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm TT-TV Đại học Giao thông Vận tải  Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu thực đề tài khóa luận, tơi sử dụng phương pháp luận nghiên cứu vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy số phương pháp nghiên cứu khoa học sau: Khảo sát thực tế, trao đổi, thu thập, thống kê số liệu, phân tích, so sánh, tổng hợp Đóng góp lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung ý nghĩa, vai trị cơng tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu ngành Trung tâm đồng thời giá trị khoa học cho công tác tổ chức bảo quản mang lại cho thư viện nói chung Về mặt thực tiễn: Khóa luận đưa ý kiến, đánh giá, giải pháp góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin –Thư viện nhằm thực tốt chức nhiệm vụ thư viện trường đại học Bố cục khóa luận Với đề tài nghiên cứu khoa học, đề tài khóa luận, ngồi lời cảm ơn, phần mục lục, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo Nội dung Khóa luận gồm: Chương 1: Giới thiệu tổng quan thực trạng công tác tổ chức, bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải Chương 2: Giải pháp nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Giao thông vận tải Chương 3: Nguyên tắc thực yếu tố ảnh hưởng K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1 Giới thiệu tổng quan 1.1.1 Giới thiệu Trường Đại học Giao thông Vận tải Trường Đại học Giao thơng vận tải (GTVT) có tiền thân Trường Cao đẳng cơng chính, khai giảng lại quyền cách mạng vào ngày 15 tháng 11 năm 1945 theo sắc lệnh Chủ tịch Hồ Chí Minh, nghị định Bộ giáo dục Bộ giao thông công Trong giai đoạn 1945 đến 1960, Nhà trường đào tạo nhiều cán khoa học kỹ thuật có trình độ cao đẳng trung cấp thuộc lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, bưu điện, kiến trúc phục vụ công kháng chiến cứu quốc phát triển đất nước Ngày 24 tháng 03 năm 1962, trường thức mang tên Trường Đại học GTVT theo định số 42/CP Hội đồng phủ Ngày 27 tháng 04 năm 1990, sở Trường Thành phố Hồ Chí Minh thành lập theo định số 139/TCCB Bộ trưởng Bộ giáo dục đào tạo Ngày 15 tháng 11 trở thành ngày truyền thống Trường Tính đến thời điểm tháng 12 năm 2010 Trường có tổng số 1055 cán bộ, giảng viên, cơng nhân viên Trong có gần 789 giảng viên với 50 Giáo sư, phó giáo sư, 119 Tiến sỹ tiến sỹ khoa học, 333 Thạc sỹ đảm nhận đào tạo, quản lý gần 30.000 sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh thuộc 69 chuyên ngành Đại học, 16 chuyên ngành Thạc sỹ 17 chuyên ngành Tiến sỹ Trường Đại học GTVT trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ lĩnh vực GTVT nước Trong 60 năm qua Trường đào tạo 40.000 Kỹ sư, có 200 Kỹ sư cho hai nước bạn K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Lào Campuchia, gần 1000 Thạc sỹ, Tiến sỹ có 40 Thạc sỹ cho nước Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào Các cơng trình giao thơng lớn đất nước đường 559, đường sắt thống nhất, cầu Thăng Long, Cầu Mỹ Thuận, hầm Hài Vân, cầu Bãi cháy, tuyến đường cao tốc, có tham gia cán bộ, giảng viên sinh viên Trường Phát huy truyền thống 60 năm qua, mục tiêu Trường đến năm 2010 năm trở thành Trường Đại học kỹ thuật kinh tế đa ngành với chất lượng trình độ cao, đầu ngành lĩnh vực Giao thông vận tải đất nước, trung tâm nghiên cứu khoa học chuyển giao cơng nghệ lớn có uy tín, bước hội nhập với nước khu vực giới 1.1.2 Đặc điểm hoạt động Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Giao thông vận tải 1.1.2.1 Lịch sử hình thành Cùng với đời phát triển Trường Đại học Giao thông vận tải, Trung tâm thông tin manh nha đời từ năm 1962, ban đầu phận nhỏ trực thuộc phòng Giáo vụ với Ban phiên dịch Ban giáo vụ Năm 1984, Thư viện tách thành đơn vị độc lập trực thuộc Trường với 14 thành viên Ngày 21/2/2002 Trung tâm Thông tin-Thư viện thành lập theo định số 753 QĐ-BGD&ĐT – TCCB Bộ Giáo dục Đào tạo sở ghép Thư viện Bộ phận quản trị mạng Với dự án mức A, B ngân hàng giới, Trung tâm trang bị hệ thống máy tính đại có thêm phịng internet tạo điều kiện cho NDT tiếp cận với công nghệ thông tin Trong thời gian này, Trung tâm bắt đầu sử dụng khung phân loại Dewey (DDC) thay cho BBK Năm 2004, với dự án giáo dục mức C làm thay đổi chất lượng cấu tổ chức hoạt động Trung tâm TT-TV Là đơn vị trực thuộc Ban giám hiệu, Trung tâm TT – TV có nhiệm vụ tổ chức dịch vụ thông tin tư liệu phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu học tập cho cán bộ, giảng viên sinh viên trường Đại học Giao thơng Vận tải Ngồi ra, Trung tâm TT – TV K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy thành viên Hiệp hội thư viện trường đại học phía Bắc hoạt động theo quy chế Hiệp hội Với mục tiêu Trường đặt thư viện trở thành phận thiếu, lãnh đạo nhà trường quan tâm giảng đường thứ hai để sinh viên, học viên nghiên cứu học tập 1.1.2.2 Chức nhiệm vụ Chức Giữ gìn, bảo quản giáo trình, tài liệu tham khảo, thông tin khoa học phục vụ cho công tác Đào tạo NCKH nhà trường Thu thập, tàng trữ, tổ chức khai thác sử dụng vốn tài liệu cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu cán bộ, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, số lượng đông đảo sinh viên Nhiệm vụ Thu thập, bổ sung, xử lý cung cấp tài liệu, thông tin lĩnh vực khoa học bản, lĩnh vực chuyên ngành lĩnh vực khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy nghiên cứu NDT Tổ chức xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHGTVT bao hàm tất loại hình ấn phẩm vật mang tin Tổ chức phục vụ, hoạt động giới thiệu sách mới, thông tin - thư mục hướng dẫn cho NDT khai thác hiệu vốn tài liệu thư viện; Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho cán bộ, giảng viên sinh viên trường thông qua quầy bán sách Thu thập xuất phẩm Trường xuất bản, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên sinh viên Trường bảo vệ nước nước Thực ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Trung tâm, tham gia xây dựng, phát triển quản lý mạng thơng tin Trung tâm, bước đại hóa thư viện Nghiên cứu, đề xuất ý kiến phương án xây dựng, củng cố phát triển nguồn tin, Trung tâm phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trường Thực chế độ báo cáo định kỳ báo cáo đột xuất cho ban lãnh đạo Trung tâm TT-TV Trường Xây dựng nội dung quản lý sử dụng tài sản Trung tâm, kiểm tra, giám sát K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy việc thực xử lý vi phạm nội quy Trung tâm Thực hoạt động hợp tác trao đổi thơng tin với sở TT-TV ngồi Trường theo quy định Hiệu trưởng Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện tin học, ngoại ngữ cho cán thư viện Với chức nhiệm vụ trên, xác định rõ Trung tâm có vị trí vơ quan trọng góp phần vào phát triển giáo dục cho Trường nói riêng đất nước nói riêng 1.1.2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị Cơ sở vật chất – kỹ thuật có vai trị to lớn, nơi chứa đựng, tàng trữ bảo quản tài liệu – nơi bạn đọc làm việc với tài liệu, tiếp xúc với nguồn thông tin nước giới – nơi cán thư viện vận dụng kiến thức vào thực tiễn công việc Việc xây dựng hệ thống sở vật chất kỹ thuật hoàn thiện đại yêu cầu cần thiết Thư viện nói chung Trung tâm TT-TV nói riêng Trung tâm Thơng tin - Thư viện bố trí Nhà A8 với diện tích gần 4000m2 Hầu hết trang thiết bị Trung tâm TT – TV dự án mức C trang bị hồn tồn đồng hệ thống phịng đọc, phòng mượn, từ hệ thống máy chủ đến máy trạm đại, từ bàn ghế dành cho bạn đọc đến bàn ghế làm việc nhân viên, từ giá sách đến kệ để báo – tạp chí, vv… Hệ thống phòng đọc Trung tâm: - Phòng đọc sách tiếng Việt: 280 chỗ ngồi - Phòng đọc tài liệu tiếng nước ngồi, luận văn, luận án, báo-tạp chí: 150 chỗ ngồi - Phòng đọc điện tử: 88 máy tính nối mạng - Phịng mượn Hệ thống máy tính: Bao gồm 17 máy chủ, 140 máy trạm phục vụ công tác nghiệp vụ tra cứu K53 Thông tin – Thư viện QH-2008-X Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Thùy Hệ thống máy in, máy phôtô: Trung tâm TT - TV có hệ thống máy in: máy phôtô: đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu phôtô tài liệu bạn đọc Hệ thống an ninh: Camera, Công nghệ RFID, cổng từ(3 chiếc) Đầu đọc: Đặc biệt, toàn sách tài liệu Trung tâm quản lý phần mềm Ilib4.0 giúp độc giả dễ dàng tra tìm tài liệu cần từ khố, tác giả, chủ đề, mơn loại, năm xuất bản,… Ngồi ra, cịn hệ thống máy điều hòa, quạt điện, … trang bị khác đầy đủ, bố trí vị trí, … 1.1.2.4 Thành phần vốn tài liệu Vốn tài liệu bốn yếu tố (vốn tài liệu, sở vật chất, cán thư viện người dùng tin) quan trọng cấu thành Trung tâm: phong phú, đa dạng ngơn ngữ, loại hình tài liệu số lượng tương đối lớn, chủ yếu sách chuyên ngành kỹ thuật Bao gồm tất loại tài liệu xuất bản, in ấn, photo giấy như: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn…và tài liệu đại viết tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga số ngôn ngữ khác Cụ thể chia theo loại hình tài liệu, bao gồm: + Tài liệu truyền thống STT Loại hình tài liệu truyền thống Số lượng Sách giáo trình 84.484 Sách tham khảo 48.857 Tài liệutra cứu 3421 Báo - Tạp chí 3120 Bài giảng 324 Luận văn, luận án 1764 Nghiên cứu khoa học 541 Bảng 1: Thống kê tài liệu truyền thống + Tài liệu đại K53 Thông tin – Thư viện 10 QH-2008-X ... bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Giao thông vận tải 1.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu 1.3.1.1 Quy trình tổ chức kho Trung tâm Thơng tin – Thư viện Đại học Giao. .. THIỆU TỔNG QUAN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI 1.1 Giới thiệu tổng quan 1.1.1 Giới thiệu Trường Đại học Giao. .. thông Vận tải (Trung tâm TT - TV ĐHGTVT) cần tổ chức tốt công tác Với ý nghĩa quan trọng vậy, chọn đề tài : ? ?Nâng cao hiệu công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm thông tin thư viện Trường