DỰ ÁN TIÊM CHỦNG MỞ RỘNG HỆ THỐNG TRỰC TUYẾN QUẢN LÝ VẮC XIN-VẬT TƯ VÀ BÁO CÁO TIÊM CHỦNG Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hà Nội, tháng năm 2014 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Mục lục Mục lục .2 Phần Giới thiệu chung Phần Đăng nhập hệ thống thông tin cảnh báo Phần Thông tin người dùng .8 Phần Nghiệp vụ kho 4.1 Nhập kho .9 4.1.1 Nhập kho từ nhà cung cấp 4.1.1.1 Thêm phiếu 10 4.1.1.2 Xem, sửa phiếu có .11 4.1.1.3 Xóa phiếu 12 4.1.1.4 In phiếu 12 4.1.2 Nhập cấp phát (xác nhận nhập kho) .13 4.1.2.1 4.1.3 Nhập trả lại 15 4.1.3.1 4.2 Thêm phiếu .14 Thêm phiếu .16 Xuất kho 17 4.2.1 Xuất cấp phát vắc xin/vật tư 17 4.2.2 Xuất sử dụng 20 4.2.3 Xuất trả lại 21 4.2.4 Xuất hủy vắc xin vật tư 22 4.3 Tồn kho .24 4.3.1 4.4 Hiện kho .25 Dự trù vắc xin .27 4.4.1 Làm phiếu dự trù 27 4.4.2 Phê duyệt dự trù 28 4.5 Kế hoạch vắc xin .31 4.5.1 Lập kế hoạch 31 4.5.1.1 Thông tin tham khảo .33 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport 4.5.1.2 Số lượng đề xuất số lượng duyệt .33 4.5.2 Xem kế hoạch năm trước 34 4.5.3 Xóa kế hoạch lập 34 Phần Số liệu vắc xin 35 5.1 Nhập báo cáo vắc xin 35 5.1.1 Nhập báo cáo tồn kho tuyến xã 35 5.1.1.1 5.1.2 Nhập báo cáo hủy tuyến xã 37 5.1.2.1 5.2 Xem danh sách báo cáo 37 Xem danh sách báo cáo 39 Báo cáo .40 5.2.1 Tình hình sử dụng vắc xin dụng cụ tiêm chủng .40 5.2.2 Sổ quản lý vắc xin, vật tư tiêm chủng 42 5.2.3 Các báo cáo vắc xin/vật tư khác 44 5.3 Truy xuất liệu 46 5.3.1 Truy xuất số liệu tồn kho theo địa điểm thời gian 46 5.3.2 Truy xuất số liệu theo lô loạt 47 Phần Số liệu tiêm chủng 49 6.1 Nhập số liệu tiêm chủng .49 6.1.1 Kết tiêm chủng trẻ em 49 6.1.1.1 Xem danh sách báo cáo 51 6.1.2 Nhập báo cáo số trẻ tuổi, 18 tháng phụ nữ có thai, ĐTSĐ 52 6.1.3 Nhập ca chết sơ sinh nghi ngờ UVSS 53 6.2 Báo cáo .55 6.3 Biểu đồ 57 Phụ lục 1: Biên kiểm kê kho vắc xin vật tư tiêm chủng Phụ lục 2: Hướng dẫn kiểm kê kho vắc xin vật tư tiêm chủng Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Phần Giới thiệu chung Với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, phần mềm ngày ứng dụng rộng rãi quản lý y tế Để quản lý hiệu công tác Tiêm chủng mở rộng (TCMR), số liệu quản lý vắc xin báo cáo TCMR cần phải cập nhật thường xuyên, liên tục mở rộng phạm vi tất tuyến Đáp ứng nhu cầu đó, Dự án TCMR xây dựng Phần mềm trực tuyến “Quản lý vắc xin, vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng” Phẩn mềm xây dựng nguyên tắc hỗ trợ tối đa người sử dụng việc truy cập, giao diện thân thiện, gần với biểu mẫu sử dụng TCMR truy xuất số liệu sang số ứng dụng khác Phần mềm thiết kế ngôn ngữ web cập nhật, đưa vào ứng dụng sở tham khảo bảng biểu, tính phần mềm Vactrax thí điểm năm 20112012 Trong trình xây dựng phần mềm trực tuyến, dự án TCMR nhận hỗ trợ kỹ thuật Tổ chức PATH Hy vọng tài liệu hướng dẫn sử dụng tài liệu hữu ích hỗ trợ cán tuyến trình sử dụng triển khai phần mềm Phần mềm gồm phần sau: A Phần Nghiệp vụ kho Nhập kho i Nhập kho từ nhà cung cấp: Quản lý phiếu nhập kho từ nhà cung cấp Chức sử dụng đơn vị triển khai để vào liệu ban đầu dùng tuyến Quốc gia Dùng nhập kho từ nhà cung cấp với kho Quốc gia Nhập liệu kiểm kê bắt đầu sử dụng phần mềm Nhập kho điều chỉnh số lượng tồn kho lớn so với số lượng phiếu nhập kho, sổ theo dõi ii Nhập cấp phát: Chức giúp đơn vị xác nhận phiếu nhập kho tuyến cấp phát xuống iii Nhập trả lại: Dùng để nhập kho vắc xin trả lại từ tuyến Xuất kho i Cấp phát vắc xin vật tư: Dùng để tạo phiếu cấp phát vắc xin cho đơn vị tuyến Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport ii Xuất sử dụng: Dùng ghi chép giao dịch vắc xin khỏi kho cho mục đích sử dụng (tiêm chủng, tập huấn …) iii Xuất trả lại: Dùng để xuất trả lại vắc xin cho tuyến iv Xuất hủy vắc xin vật tư: Dùng để xuất vắc xin/vật tư vắc xin/vật tư hỏng/vỡ/hết hạn Tồn kho: Cho phép người sử dụng biết số lượng tồn kho loại vắc xintheo lô loạt Dự trù vắc xin: Giúp đơn vị lập dự trù vắc xin/vật tư trực tuyến phê duyệt dự trù cho đơn vị tuyến Kế hoạch vắc xin: Hỗ trợ đơn vị lập kế hoạch vắc xin tốt B Phần Số liệu vắc xin: gồm phần: Báo cáo vắc xin: báo cáo theo mẫu TCQG Báo cáo truy xuất số liệu: báo cáo khác phục vụ cho nhu cầu lấy thông tin đa dạng Nhập số liệu báo cáo vắc xin: phần hiển thị cho người dùng tuyến huyện tuyến tỉnh C Phần Số liệu tiêm chủng: gồm phần Báo cáo tiêm chủng: báo cáo theo mẫu TCQG Biểu đồ: biểu thị thông tin dạng biểu đồ trực quan Nhập số liệu báo cáo tiêm chủng: phần hiển thị cho người dùng tuyến huyện tỉnh D Quản trị: quản trị danh mục tỉnh huyện xã, vắc xin, tài khoản… Phần hiển thị cho tài khoản quản trị hệ thống Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Phần Đăng nhập hệ thống thông tin cảnh báo Để sử dụng chương trình, người sử dụng dùng trình duyệt web nào, nhiên khuyến khích dùng trình duyệt FireFox (có biểu tượng ) hình tinh ổn định trình duyệt Sau bật trình duyệt FireFox, người sử dụng gõ địa website ứng dụng (http://tiemchungmorong.vn/tc) vào ô địa trình duyệt Nhấn Enter, giao diện hình đăng nhập hiển thị hình Người sử dụng gõ Tài khoản Mật cung cấp, sau bấm nút Đăng nhập để truy cập vào ứng dụng Ví dụ Tài khoản: mb1 Mật khẩu: a1b2c3 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Sau đăng nhập, phần mềm đưa người dùng vào trang chủ với cảnh báo trạng quản lý vắc xin đơn vị người đăng nhập Tùy vào cấp người sử dụng mà có loại cảnh báo khác Đặc biệt với cảnh báo vắc xin hết hạn, người dùng thay đổi mức cảnh báo cách nhập số khác vào ô 30 ngày, sau người dùng nhập giá trị mới, nút Lưu xuất để người dùng bấm vào hoàn thành việc lưu mức cảnh báo Để xem chi tiết cảnh báo, người dùng bấm chuột vào số Ví dụ để xem danh sách lô vắc xin hết hạn: Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Và kết trả về: Phần Thông tin người dùng Người sử dụng sau nhận tài khoản dự án cung cấp cần vào chức để đổi mật truy nhập, nhớ mật để sử dụng Truy cập chức Thông tin người dùng cách bấm chuột vào tên tài khoản người dùng đăng nhập: Sau chọn chức năng, giao diện chương trình hiển thị, cán nhập mật có vào ô Mật tại, nhập mật lần vào hai ô Mật ô Nhập lại mật Sau nhân nút Lưu để cập nhập Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Phần Nghiệp vụ kho Truy cập vào chức “Nghiệp vụ kho” danh mục, người sử dụng dễ dàng thấy mục nhỏ nằm nhóm “nghiệp vụ kho” này, bao gồm chức nhập kho, xuất kho, tồn kho, dự trù vắc xin kế hoạch vắc xin, thư mục bao gồm thư mục nhỏ khác chứa 4.1 Nhập kho 4.1.1 Nhập kho từ nhà cung cấp Lưu ý: chức có người dùng tuyến TCQG Chọn mục nhập kho từ nhà cung cấp hình hiển thị hình Chú ý, người sử dụng mở cửa sổ rộng để xem phiếu nhập kho cách bấm vào nút mũi tên để dấu cửa số hiển thị danh sách phiếu nhập Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport 4.1.1.1 Thêm phiếu Tiếp đên, người sử dụngbấm vào nút “Thêm phiếu” sau điền thông nguồn vắc xin, mã phiếu, ngày nhập kho Và để bắt đầu thêm vắc xin vào phiếu, người dùng bấm nút “Thêm”: Bảng thông tin vắc xin cần nhập mở để người dùng nhập:  Tên nhà sản xuất  Vắc xin nhà sản xuất vừa chọn  Lô vắc xin, số liều/cái, giá tiền tính theo đơn vị liều/cái  Ngày sản xuất (nếu có), hạn dùng  Chỉ thỉ đông bang, thị nhiệt độ Sau nhập đầy đủ thông tin lô vắc xin nhập kho, nhấn Lưu tiếp tục nhập các lô loạt vắc xin khác bảng mà không cần thiết phải đóng lại 10 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Người sử dụng chọn năm báo cáo bấm vào nút “tạo báo cáo mới” Sau bắt đầu nhập số liệu cho đối tượng Sau hoàn tất việc nhập liệu, người sử dụng bấm vào nút “Lưu” để ghi lại kết thực Để xem sửa số liệu nhập, người sử dụng bấm vào nút “Xem danh sách báo cáo nhập” -> chọn báo cáo cần sửa -> nhập số liệu -> nhấn nút lưu để ghi lại kết thay đổi 6.1.3 Nhập ca chết sơ sinh nghi ngờ UVSS Nhập ca chết sơ sinh nghi ngờ UVSS, người sử dụng vào “số liệu tiêm chủng” thực đơn -> Nhập số liệu tiêm chủng -> Ca chết sơ sinh nghi ngờ UVSS Bấm vào nút “Tạo báo cáo mới” -> nhập thông tin tên tuổi, giới tính, họ tên mẹ, địa chỉ, ngày sinh ngày …-> nhấn nút “Lưu” để ghi lại kết nhập 53 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Để xem toàn trường ca tử vong sơ sinh nhập, người sử dụng bấm vào nút “xem ca nhập” Người sử dụng xem/sửa/xóa ghi cách kích đúp vào ghi -> sửa ->bấm vào nút “Lưu” để ghi lại thông tin sửa Khi xóa ghi nào, phần mềm hỏi bạn có chắn muốn xóa liệu Nếu đồng ý, nhấn vào nút “có” không, nhấn vào nút “không” 54 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport 6.2 Báo cáo Người sử dụng xem, in xuất báo cáo tiêm chủng dạng excel pdf việc vào mục số liệu tiêm chủng -> Báo cáo -> chọn báo cáo muốn xem/in Sau chọn loại báo cáo muốn xem/in, ví dụ Báo cáo Kết tiêm chủng trẻ em năm hình sau: Người sử dụng chọn cấp báo cáo (Quốc gia/KV/tỉnh/huyện), tùy theo cấp nào, đơn vị có quyền xem báo cáo đơn vị tuyến trực thuộc quản lý đơn vị Sau chọn đơn vị muốn xem báo cáo chọn thời gian báo cáo muốn xem (từ tháng đến tháng năm) -> bấm nút “Xem” -> Số liệu hiển thị hình 55 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Người sử dụng muốn in báo cáo, trước tiên phải xuất Excel bẳng cách bấm vào nút “Xuất Excel” phía bảng báo cáo Cách làm tương tự với báo cáo tiêm chủng lại Phần mềm hỗ trợ người sử dụng xem/in loại báo cáo tiêm chủng khác nhau, bao gồm: - Kết TC trẻ em năm - Kết tiêm chủng trẻ em năm - Tiêm vắc xin UV tình hình UVSS 56 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport - Bệnh truyền nhiễm tiêm chủng - Bệnh truyền nhiễm tiêm chủng theo địa phương - Ca chết sơ sinh nghi ngờ UVSS 6.3 Biểu đồ Ngoài báo cáo theo biểu mẫu qui định chương trình Tiêm chủng mở rộng, kết tiêm chủng trình bày dạng biểu đồ Thông qua phần mềm này, người sử dụng xem kết tiêm chủng địa phương trình bày biểu đồ, gồm nội dung sau: - Tỷ lệ trẻ em tuổi tiêm theo loại vắc xin - Số trẻ tuổi tiêm vắc xin - Tỷ lệ bỏ mũi BCG-Sởi DPT-VGB-Hib3 - Trường hợp mắc UVSS - Số ca mắc UVSS theo năm - Tỷ lệ tiêm UV2+ - Tỷ lệ mắc bệnh tiêm chủng - Số ca mắc bệnh tiêm chủng - Tiến độ tiêm chủng Để xem biểu đồ, người sử dụng vào mục Số liệu tiêm chủng -> Biểu đồ -> chọn biểu đồ muốn xem Sau chọn cấp độ số liệu (Quốc gia/KV/Tỉnh/huyện), chọn địa phương thời gian (từ thời gian đến thời gian nào) -> bấm nút Xem để xem biểu đồ Một số hình minh họa loại biểu đồ 57 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tỷ lệ trẻ tuổi tiêm vắc xin Số trẻ tuổi tiêm vắc xin 58 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tỷ lệ bỏ mũi BCG-Sởi1 & DPT-VGB-Hib1-3 Trường hợp mắc UVSS Số ca mắc UVSS theo năm 59 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tỉ lệ tiêm uốn ván mũi trở lên Tỉ lệ mắc bệnh tiêm chủng Số ca mắc bệnh tiêm chủng 60 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tiến độ tiêm chủng Người sử dụng tải lưu biểu đồ dạng file ảnh, cách bấm vào nút gạch góc phải biểu đồ -> chọn định dạng file ảnh,chúng khuyên nên sử dụng định dạng PNG -> chọn vị trí để lưu file biểu đồ 61 Phụ lục 1: Mẫu số /13/TCMR BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO VẮC XIN VÀ VẬT TƯ TIÊM CHỦNG Kho: Thành phần: Tên vắc xin/vật tư (1) Số lô Nhà sản xuất/ Nước sản xuất Ngày sản xuất Ngày hết hạn Đơn giá (Đồng) Số kiểm đếm kho (liều/ cái) Số tồn kho ghi sổ QLVX-VT (liều/ cái) Số tồn kho sổ kế toán (liều/ cái) Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tên vắc xin/vật tư (1) Số lô Nhà sản xuất/ Nước sản xuất Ngày sản xuất Ngày hết hạn Đơn giá (Đồng) Số kiểm đếm kho (liều/ cái) Số tồn kho ghi sổ QLVX-VT (liều/ cái) Số tồn kho sổ kế toán (liều/ cái) Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 63 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport Tên vắc xin/vật tư (1) Số lô Nhà sản xuất/ Nước sản xuất Ngày sản xuất Ngày hết hạn Đơn giá (Đồng) Số kiểm đếm kho (liều/ cái) Số tồn kho ghi sổ QLVX-VT (liều/ cái) Số tồn kho sổ kế toán (liều/ cái) Ghi (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Ngày Khoa KSBTN, VX, sinh phẩm (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán (ký, ghi rõ họ tên) tháng năm 2013 Lãnh đạo đơn vị (ký, đóng dấu) 64 Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport 65 Phụ lục 2: HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ KHO Phân công trách nhiệm - Cán chuyên trách TCMR - Cán quản lý kho vắc xin Kiểm kê kho Sử dụng biểu mẫu “Biên Kiểm kê kho vắc xin vật tư tiêm chủng”, điền thông tin đầy đủ vào cột biểu mẫu Mỗi dòng dùng để ghi thông tin lô vắc xin, loại vật tư có hạn sử dụng – – Cột (1) Tên vắc xin/vật tư: Ghi rõ tên loại vắc xin, dung môi, bơm kim tiêm, hộp an toàn chương trình TCMR Ví dụ: Dung môi BCG … Cột (2) Số lô: Ghi rõ số lô loại vắc xin Với vật tư tiêm chủng không cần ghi số lô – Cột (3) Nhà sản xuất/ Nước sản xuất: Ghi tên hãng sản xuất nước sản xuất lô vắc xin vật tư tiêm chủng Ví dụ: Berna Biotech/ Việt Nam – Cột (4) Ngày sản xuất: Ghi đầy đủ (ngày/tháng/năm) ngày sản xuất lô vắc xin, vật tư tiêm chủng – Cột (5) Ngày hết hạn: Ghi đầy đủ (ngày/tháng/năm) hạn dùng ghi nhãn lọ vắc xin, dung mội, bơm kim tiêm Ví dụ: Hạn dùng ngày tháng 10 năm 2015 ghi là: 02/10/2015 Nếu nhãn hạn dùng ghi tháng năm 2015 ghi là: 05/2015 – Cột (6) Đơn giá vắc xin: Điền đơn giá liều vắc xin (ví dụ đơn giá liều vắc xin Quinvaxem), đơn giá vật tư theo đơn vị (ví dụ: đơn giá bơm kim tiêmtự khóa 0,5ml) từ phiếu xuất kho tuyến Nếu lấy từ số liệu kế toán (Đơn vị tính: đồng) – Cột (7) Số kiểm đếm kho: Ghi số kiểm đếm kho thời điểm kiểm kê (Đơn vị tính: liều/cái) Với vắc xin thuộc nhiều lô khác nhau, lô ghi vào dòng.Với vật tư hạn sử dụng ghi vào dòng Đối chiếu sổ sách – Cột (7) Số tồn kho ghi sổ quản lý vắc xin, BKT,HAT: Mở sổ quản lý vắc xin, Bơm kim tiêm, hộp an toàn, tìm số lô tương ứng, ghi chép lại số tồn kho vào cột này(Đơn vị tính: liều/cái) Hệ thống trực tuyến Quản lý vắc xin-vật tư báo cáo tiêm chủng mở rộng – EPI-webreport – Cột (9) Số tồn kho sổ sách kế toán: Ghi chép lại số tồn kho lô vắc xin, bơm kim tiêm, hộp an toàn tương ứng (Đơn vị tính: liều/cái) theo sổ sách kế toán – Cột (10) Ghi chú: Ghi lại ý, hay bất thường trình kiểm kê kho Ví dụ: Thừa vắc xin thực tế so với sổ sách TTYT huyện gửi lại Đánh giá số liệu kiểm kê kho đối chiếu sổ sách Sau đối chiếu số liệu tồn kho thực tế số tồn sổ Quản lý vắc xin, BKT, HAT số tồn sổ kế toán:  Nếu số liệu tất loại vắc xin, vật tư không chênh: Nhập số liệu vào phần mềm  Số tồn thực tế số tồn sổ kế toán khớp nhau: Lấy số tồn thực tế, rà soát lại sổ quản lý vắc xin, BKT,HAT; phiếu xuất nhập, với số nhận/cấp thực tế để phát chênh lệch  Số tồn thực tế số tồn sổ quản lý vắc xin, BKT,HAT khớp không khớp với sổ kế toán: Rà soát số lần xuất nhập thực tế phiếu nhập/xuất kho kế toán phát chênh lệch – Số tồn thực tế < số tồn sổ kế toán:  Nếu không phát nguyên nhân: Lập biên vắc xin Trên phần mềm, lập phiếu xuất cho số lượng chênh, ghi rõ lí xuất: “mất” hay “sai sót kiểm đếm”  Nếu chưa lập đủ phiếu cho lần xuất: Bổ sung phiếu xuất – Số tồn thực tế > số tồn kế toán  Số nhận thực tế từ tuyến > số ghi định/phiếu xuất: Trả lại tuyến số vắc xin, vật tư dư yêu cầu tuyến bổ sung phiếu xuất xử lý lần cấp sau  Số dư tuyến gửi lại trả lại Nếu trả lại: Làm phiếu nhập trả lại Nếu tuyến gửi lại: Yêu cầu tuyến lấy vắc xin, vật tư Nếu tuyến chưa lấy vòng tháng, yêu cầu có công văn đề nghị gửi lại vắc xin, vật tư 67