ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội – 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nghiên cứu Luận văn khách quan, trung thực chưa công bố công trình khác Các trích dẫn luận văn có nguồn gốc rõ ràng TÁC GIẢ Nguyễn Thị Hạnh LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin chân thành cảm ơn Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội tận tâm giảng dạy, hướng dẫn tạo điều kiện cho hoàn thành khóa học đề tài nghiên cứu Với lòng tri ân sâu sắc, xin chân thành cảm ơn TS Nguyễn Lệ Nhung nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ hoàn thành công trình nghiên cứu Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc; Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy ban Dân tộc giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho trình nghiên cứu đề tài Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp ủng hộ, giúp đỡ mặt để hoàn thành luận văn này! Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Hạnh BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT Công tác lưu trữ CTLT Công nghệ thông tin CNTT Cơ sở liệu CSDL Dân tộc thiểu số DTTS Nghị định NĐ Nhà xuất Nxb Quyết định QĐ Ủy ban Dân tộc UBDT MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 10 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Error! Bookmark not defined Lịch sử nghiên cứu Error! Bookmark not defined Nhiệm vụ nghiên cứu Error! Bookmark not defined Phương pháp nghiên cứu Error! Bookmark not defined Nguồn tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined Bố cục đề tài Error! Bookmark not defined Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 1.1 Khái quát số hoá tài liệu lƣu trữ Error! Bookmark not defined 1.1.1 Một số khái niệm Error! Bookmark not defined 1.1.2 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ số công việc có liên quan Error! Bookmark not defined 1.1.3 Ưu điểm hạn chế số hoá tài liệu lưu trữError! Bookmark not defined 1.2 Yêu cầu nguyên tắc số hoá tài liệu Error! Bookmark not defined 1.2.1.Yêu cầu số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined 1.2.2 Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ Error! Bookmark not defined Khái quát Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.3.1 Quá trình hình thành phát triển Error! Bookmark not defined 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 1.3.3 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc Error! Bookmark not defined 1.4.Tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.4.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 1.4.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộcError! defined Bookmark not 1.5 Tầm quan trọng việc số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban dân tộc Error! Bookmark not defined Tiểu kết chƣơng Error! Bookmark not defined Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 2.1 Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 2.2 Kết số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộcError! Bookmark not Bookmark not defined 2.2.1 Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộcError! defined 2.2.2 Lựa chọn tài liệu để số hóa Error! Bookmark not defined 2.2.3 Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” Error! Bookmark not defined 2.2.4 Thực số hoá tài liệu Ủy ban Dân tộc: Error! Bookmark not defined 2.2.5 Khai thác, sử dụng tài nguyên số Error! Bookmark not defined 2.2.6 Đánh giá kết đạt nguyên nhân Error! Bookmark not defined 2.3 Một số hạn chế số hoá tài liệu lƣu trữ Ủy ban Dân tộc nguyên nhân Error! Bookmark not defined 2.3.1 Một số hạn chế số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc Error! Bookmark not defined 2.3.2 Nguyên nhân hạn chế Error! Bookmark not defined Tiểu kết chƣơng Error! Bookmark not defined Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC Error! Bookmark not defined 3.1 Ban hành văn số hoá tài liệu lƣu trữ Error! Bookmark not defined 3.1.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.1.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.1.3 Biện pháp thực Error! Bookmark not defined 3.2 Các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ Error! Bookmark not defined 3.2.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.2.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.2.3 Biện pháp thực Error! Bookmark not defined 3.3 Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữError! Bookmark not defined 3.3.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.3.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.3.3 Biện pháp thực Error! Bookmark not defined 3.4 Tăng cƣờng nguồn lực cho trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ Error! Bookmark not defined 3.4.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.4.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.4.3 Biện pháp thực Error! Bookmark not defined 3.5 Tăng cƣờng đạo, quản lý việc số hoá tài liệu lƣu trữ Error! Bookmark not defined 3.5.1 Mục tiêu Error! Bookmark not defined 3.5.2 Nhiệm vụ Error! Bookmark not defined 3.5.3 Biện pháp thực Error! Bookmark not defined Tiểu kết chƣơng Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 10 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện, tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học tiếng Vì vậy, tài liệu lưu trữ vị trí, vai trò việc lưu giữ thông tin quan trọng trình phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, mà góp phần giáo dục lịch sử truyền thống dân tộc phục vụ triển khai thực nhiệm vụ chuyên môn quan, đơn vị Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, xuất nhiều phương thức lưu trữ tài liệu, số hoá tài liệu lưu trữ coi phương pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn công tác bảo quản tài liệu Số hoá tài liệu trở thành xu hướng chuyển dạng thông tin từ vật mang tin bên thành liệu dạng tín hiệu số máy tính nhận biết, lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào nhằm thực mục tiêu khác công tác lưu trữ Ở nước ta, thời gian gần đây, số hoá tài liệu, tính ưu việt nó, quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - quan ngang Bộ, thực chức quản lý Nhà nước công tác dân tộc phạm vi toàn quốc với trình hình thành phát triển, tài liệu lưu trữ lĩnh vực công tác dân tộc ngày lớn Hiện tại, hầu hết tài liệu lưu trữ UBDT cứng, bảo quản kho lưu trữ Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng, mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu lĩnh vực công tác dân tộc chủ trương, sách dân tộc Đảng, Nhà nước ta Để khắc phục hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc tiến hành số hoá số tài liệu, chủ yếu số hóa loại hình tài liệu hành chính, nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai tổ chức thực công tác dân tộc đạt hiệu Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ UBDT chưa triển khai đồng bộ, bước đầu thực thử nghiệm số hồ sơ phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc Quá trình số hoá bộc lộ nhiều hạn chế chế, sách, đầu tư kinh phí, sở vật chất, kỹ thuật đến trình tổ chức số hoá Phạm vi, quy mô nhỏ, lẻ; số lượng tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, lực đội ngũ thực số hoá chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu số hoá chưa cao Trong đó, kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng tất quốc gia Xã hội ngày phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ đối tượng khác với mục đích khác ngày trở nên đa dạng hết Cùng với tác động mạnh mẽ nhiều yếu tố nước, yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày đòi hỏi cao Các nhân tố tác động theo chiều hướng tích cực tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới trình triển khai số hóa, đòi hỏi phải có giải pháp phù hợp để phát huy tác động tích cực đồng thời hạn chế tác động tiêu cực trình số hóa Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ UBDT, nhằm hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu công tác số hoá UBDT việc cần thiết có ý nghĩa lý luận thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu UBDT Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ mình, nhằm góp phần nâng cao hiệu việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần thực thắng lợi công tác dân tộc hàng năm UBDT Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục tiêu: Luận văn hướng tới mục tiêu chung nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Ủy Ban Dân tộc, đề xuất số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu số vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ; - Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc; TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Chinh, “Vài nét đặc điểm tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 11/2011 Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn CTLT, Nxb Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 10 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng sở liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước (1998): Kỷ yếu hội nghị khoa học “Lưu trữ tài liệu điện tử”, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Từ điển lưu trữ Việt Nam, H-1992 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hoá tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt công tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử Khoa học công nghệ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ 10 Nguyễn Cảnh Đương (2008), Khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12 Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn Năng,“Báo cáo tình hình công tác lưu trữ tài liệu điện tử quan Đảng Nhà nước Việt Nam nay”, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư lưu trữ, 1998; 13 Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển liệu số hoá máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ 14 Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ giấy quý, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm, Đề tài khoa học cấp Bộ 15 Nguyễn Văn Kết, “Văn điện tử, chữ ký số - bước đột phá hoại 11 động giao dịch điện tử công tác văn thư, lưu trữ”, Tạp chí văn thư lưu trữ, số 11/2010 16 Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), Số hoá tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội 17 Nguyễn Văn Lanh, Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin sở liệu phục vụ việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, đề tài Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 18 Nguyễn Thuỳ Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 19 Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân (tổng hợp), “Tính xác thực tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ , số 3/2008; 20 Vũ Duy Lợi, Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay, Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 21 Luật giao dịch điện tử; Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 22 Luật công nghệ thông tin, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2006 23 Luật Lưu trữ (Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khoá XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11-11-2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01-07-2012) 24 Lê Thị Mùi (2007), Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 16) 25 Lê Thị Mùi (2009), Siêu liệu vai trò lưu trữ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 26 Nghị định 159/2004/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ ngày 31/8/2004 hoạt động thông tin khoa học công nghệ 27 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 28 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 12 29 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 Chinh phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số chứng thực chữ ký số; 30 Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh Việt Nam - Thực trạng khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học KHXHNV Hà Nội;… 31 Lưu Văn Phòng (2009), Những vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 32 Nguyễn Minh Phương, “Tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam Những kiến nghị”, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử, Cục Văn thư, lưu trữ, 1998; 33 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội 34 Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy trung tâm lưu trữ quốc gia, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 35 Lưu Kiếm Thanh, Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay, năm 2008; Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh 36 Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 37 Bùi Loan Thuỳ, Hiện trạng tương lai phát triển khoa học Thư viện Việt Nam.- H Văn hoá Thông tin, 1997 38 Bùi Loan Thuỳ, Thư viện học đại cương, Đại học quốc gia Tp-Hồ Chí Minh, 2001 39 Trần Vũ Thành, “Tài liệu điện tử tính xác thực tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 10/2014, tr – tr 40 Hoàng Quốc Tuấn, Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử, Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11 năm 2005 41 Ủy ban Dân tộc, Quyết định Ban hành quy chế công tác văn thư Ủy Ban Dân tộc, số 455/QĐ - UBDT ngày 06 tháng 11 năm 2014 13 42 Ủy ban Dân tộc, Quyết định Phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng CNTT hoạt động quan Ủy ban dân tộc năm 2015” số 282/QĐ - UBDT ngày 15 tháng năm 2014 43 Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá kiến nghị”; Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học 44 Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học 45 Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and Archives (Hội đồng Lưu trữ Canada (2002), Công bố nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ số hóa tài liệu lưu trữ để bảo quản, Số hóa lưu trữ); 46 Viện nghiên cứu toàn Nga văn học công tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn mờ dần phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, (Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) 14 ... triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Ủy Ban Dân tộc, đề xuất số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu số vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ; ... công tác lưu trữ tài liệu UBDT Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả chọn đề tài Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ làm nội dung nghiên cứu luận... VĂN NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa