Đang tải... (xem toàn văn)
Tải miễn phí tại: http://olalink.org/tsharebook-chiasetailieu
GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Những nội dung CHƯƠNG KHÁ QUÁT CHUNG VỀ NHÓM CHƯƠNG KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHƯƠNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CHƯƠNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM CHƯƠNG KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM Tài liệu tham khảo Michel maginn; Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuất tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, 2007 Trần Thị Bích Nga; Phạm Ngọc Sáu; Nguyên Thu Hà (Biên dịch); Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả; NXB tổng hợp TPHCM, 2006 PGS.TS Nguyễn Hoàng Ngân, Thạc sỹ Trương Thị Nam Thắng; Xây dựng phát triển nhóm làm việc; NXB Phụ nữ, 2009 Thạc sỹ Nguyễn Thị Oanh; Làm việc nhóm; NXB Trẻ, 2007 CHƯƠNG KHÁ QUÁT CHUNG VỀ NHÓM Khái quát chung nhóm Nhóm là: - người trở lên; - Có thời gian định làm việc với nhau; - Cùng chia sẻ hay thực chung nhiệm vụ; - Hoạt động theo quy định nhóm 1.2 Vai trò nhóm làm việc - Phát huy trí tuệ tập thể; - Nâng cao hiệu công việc; - Giúp tổ chức lao động khoa học; - Phát triển cá nhân 1.2.1.Phát huy trí tuệ tập thể - Một làm chẳng lên non ba chụm lại lên nói cao; - Nhóm tạo môi trường làm việc mà kiến thức kinh nghiệm cá nhân bổ trợ cho nhau, định đưa toàn diện phù hợp hơn; - Nhóm làm việc có đủ khả hoàn thành dự án hoàn chỉnh cá nhân hoàn thành phần việc 1.2.2.Nâng cao hiệu công việc - Nhiều nghiên cứu chứng minh làm việc theo nhóm suất hiệu cá nhân cao hẳn suất hiệu trung bình cá nhân làm việc riêng lẻ; - Vì nhóm, làm việc kỹ kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau; - Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt 1.2.3.Giúp tổ chức lao động khoa học - Lập kế hoạch cụ thể; - Phân công trách nhiệm thành viên; - Chuẩn bị nguồn lực cần thiết; - Xác định khâu lựa chọn giải pháp phù hợp… 1.2.4 Phát triển cá nhân - Nhóm tận dụng tốt cá nhân công tác chuyên môn chuyên môn; - Các thành viên tự rút gí tốt để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử mình; - Các cá nhân có điều kiện để thể lực thân 1.3 Phân loại nhóm 1.3.1 Nhóm thức - Là nhóm có tổ chức; - Cố định; - Thực công việc có tính thi đua; - Có phân công rõ ràng; - Có tay nghề chuyên môn 1.3.2 Nhóm không thức - Nhóm hình thành cách tự nhiên; - Mục tiêu nhóm không trùng với mục tiêu tổ chức; - Nhóm thường thực công việc theo thời vụ; - Linh động thảo chiến lược So sánh Nhóm thức Nhóm không thức Tuân thủ theo quy trình bình Tuân thủ theo quy trình tổ chức thường Thực theo báo cáo, ghi chép thái Các ý kiến đóng góp phát sinh độ sở tùy thời Các kết đạt sở thông lệ 1.4 Nguyên tắc hoạt động nhóm 1.4.1 Tạo đồng thuận - Những buổi họp cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội vào thói quen làm việc theo nhóm từ đầu thành lập nhóm; - Những buổi họp giúp cho thành viên làm quen với nhau, tạo trí mục tiêu giao; - Những điều cần ghi nhớ: + Mọi thành viên nhóm phải thống việc phải nhắm tới; + Các mục tiêu ổn định bàn thảo xong biện pháp thực hiện; + Mục tiêu nhóm phải triển khai đến thành 1.4.2 Thiết lập QH với ban quản trị - Mỗi nhóm cần có hỗ trợ đội ngũ thâm niên quan - Ba mối quan hệ mà nhóm chủ yếu cần tới là: + Người bảo trợ nhóm; + Người đầu ngành phòng ban có liên quan; + Và quản lý tài nhóm 1.4.3 Khuyến khích óc sáng tạo - Nhiều người trở thành kẻ biết làm theo kinh nghiệm tính cách riên họ Hãy phá thụ động tạo tính sáng tạo; - Đừng để nhóm bạn phân thành người chuyên sáng tạo người thụ động Muốn vậy, bạn phải biết hoan nghênh tính đa dạng quan điểm ý tưởng, để lái tranh luận đến chỗ thống 1.4.4 Phát sinh ý kiến - Việc có ý kiến đòi hỏi có người lãnh đạo cần hình thức tổ chức đó, để kết buổi họp mở hướng đi; - Mọi ý kiến cần ghi chép lên biểu đồ hay bảng để người nhìn thấy Sau đó, loại bỏ ý kiến bất khả thi tóm tắt ý kiến khả thi - Những điểm cần ghi nhớ: + Sự trích làm giảm óc sáng tạo; + Đừng miệt thị ý kiến buổi họp nhóm; + Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẫn lại đưa đến giải pháp đánh giá; + Cần ghi ý kiến lên bảng cho dù chưa ý kiến độc đáo; + Những ý kiến sáng tạo buổi họp cao ý kiến cá nhân đưa 1.4.5 Học cách ủy thác - Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc ủy thác quyền hành; - ủy thác công việc phân nhỏ kế hoạch thành phần việc riêng với mục tiêu riêng, phân chúng cho thành viên nhóm Sau đó, phó mặc cho họ can thiệp không đạt mục tiêu; - Việc ủy thác quyền hành sau tham khảm ý kiến, trao cho người ủy quyền đầy đủ để họ hành xử - Cần nhận diện đặc tính ủy thác: + Có khả muốn thực hiện; + Có khả không muốn thực hiện; + Thiếu khả muốn thực hiện; + Thiếu khả năng, không muốn thực 1.4.6 Khuyến khích người phát biểu Người lãnh đạo cần động viên người bàn thảo, ý kiến nghịch lại có giá trị 1.4.7 Chia sẻ trách nhiệm - Bổ sung cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời; - Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu thành viên thống thông tin tiến độ thay đổi đường lối làm việc 1.4.8 Cần linh hoạt - Mỗi thành viên phải có khả thực vai trò chí người khác; - Mỗi người phải phân nhiệm để hành động chủ động nhóm; - Dù việc khó đến đâu có đồng lòng toàn nhóm hoàn thành; - Mọi người khuyến khích làm theo phương cách hiệu 1.5 Các giai đoạn phát triển nhóm Giai đoạn 1: Hình thành nhóm - Rụt rè, nhút nhát; - Khác biệt tính cách; - Sự xung đột mang tính cá nhân; - Khép kín; - Cản trở người trội; - Cần có thời gian để tìm hiểu thăm dò nhau; - Hình thành nhóm; Vai trò nhóm trưởng gì? Vai trò trưởng nhóm giai đoạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau phối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm trưởng thành viên tìm hiểu thành viên khác tính tình, khả làm việc, tự tin, trách nhiệm suy nghĩ đóng góp cho nhóm… Giai đoạn 2: Xung đột - Bè phái; - Không chịu lắng nghe nhau; - Chưa dám thể hiện; - Công kích; - Xung đột Vai trò nhóm trưởng gì? Trưởng nhóm lúc phải người cứng rắn, gương mẫu, gần gũi thành viên, tránh để xảy căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc làm cho công việc bắt đầu có hiệu Làm cho thành viên nhóm hiểu nhiều nhất, hiểu công việc, tránh thành viên cạnh tranh trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển công việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Giai đoan ba: Ổn định - Nhận thấy lợi ích cộng tác; - An toàn cởi mở; - Lắng nghe Vai trò nhóm trưởng gì? Lãnh đạo nhóm tạo điều kiện để thành viên hỗ trợ Bảo đảm kênh thông tin nhóm thông suốt, xây dựng chế phản hồi tích cực Giai đoạn 4: Hoạt động - Hòa hợp với để giải vấn đề; - Mọi tiềm cá nhân tập thể nhóm phát huy; - Các mâu thuẫn nhóm không xảy Vai trò thành viên nhóm: Các thành viên phải tự hoàn thiện nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận khác biệt, hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung Giai đoạn 5: Kết thúc - Mục tiêu hoàn thành không; - Các thành viên phụ thuộc vào nhau; - Nhiệu vụ hoàn thành nhóm kết thúc vai trò; - Hoạt động nhóm giám sát đánh giá rút kinh nghiệm học cho nhóm khác CHƯƠNG KỸ NĂNG XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2.1.Lập kết hoạch cho nhóm 2.1.1 Mục tiêu nhóm 2.1.2 Các hoạt động dự kiến 2.1.3 Xác định nguồn lực sẳn có 2.1.4 Kĩ lực cần thiết 2.1.5 Thành viên dự kiến 2.1.6 Thời hạn 2.2 Lực chọn thành viên 2.2.1.Quy mô nhóm 2.2.1.1 Nhóm nhỏ 2.2.1.2 Nhóm lớn 2.2.2 Nguyên tắc lựa chọn 2.2.2.1 Lựa chọn thành viên có khẳ đóng góp cho nhóm 2.2.2.2 Lực chọn thành viên có khả bổ sung cho 2.2.3 Tiêu chuẩn lựa chọn 2.2.3.1 Tri thức 2.2.3.2 Kĩ 2.2.3.3 Thái độ 2.2.3.4 Yêu cầu công việc 2.3 Phân công trách nhiệm 2.3.1 Trách nhiệm vai trò Thành viên nhóm 2.3.1.1 Người lãnh đạo (nhóm trưởng) 2.3.1.2 Người góp ý 2.3.1.3 Người bổ sung 2.3.1.4 Người giao dịch 2.3.1.5 Người điều phối 2.3.1.6 Người tham gia ý kiến 2.3.1.7 Người giáo sát 2.3.1.8 Người thư ký 2.3.1.9 Người hậu cần 2.3.1.1 Nhóm trưởng Nhiệm vụ: - Tìm kiếm thành viên nâng cao tinh thần làm việc; - Khả phán đoán tuyệt vời lực cá tính thành viên nhóm; - Giỏi tìm cách vượt qua điểm yếu; - Có khả thống trị hai chiều; - Biết tạo bầu không khí hưng phấn lạc quan nhóm 2.3.1.2 Người góp ý Nhiệm vụ: - Giám sát phân tích hiệu lâu dài nhóm; - Không thỏa mãn với phương sách hiệu quả; - Chuyên phân tích giải pháp để thấy ưu nhược trọng đó; - Luôn đòi hỏi chỉnh lý khuyết điểm; - Tạo phương sách chỉnh lý khả thi 2.3.1.3 Người bổ sung Nhiệm vụ: - Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy; - Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian; - Lường trước trì trệ nguy hại lịch trình làm việc nhằm tránh chúng trệch hướng; - Có trí lực mong muốn việc chỉnh đốn việc; - Có khả hỗ trợ 2.3.1.4 Người giao dịch Nhiệm vụ: tạo mối quan hệ bên cho nhóm - Người có ngoại giao phán đoán nhu cầu người khác; - Gây sư an tâm am hiểu; - Nắm bắt mức toàn cảnh hoạt động nhóm; - Chín chắn xử lý thông tin, đáng tin cậy 2.3.1.5 Người điều phối Nhiệm vụ: Lối kéo người làm việc chung với theo phương án liên kết - Hiểu nhiệm vụ khó khăn liên quan đến nội bộ; - Cảm nhận ưu tiên; - Có khả nắm bắt vấn đề lúc; - Có tài giải rắc rối 2.3.1.6 Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: - Giữ vững khích lệ sinh lực đổi toàn nhóm; - Luôn có ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị; - Mong muốn lắng nghe ý kiến người khác; - Nhìn vấn đề hội cách tân đầy triển vọng không ngững tai họa 2.3.1.7 Người giám sát Nhiệm vụ: - Bảo đám giữ vững theo đuổi tiêu chuẩn cao; - Luôn huy vọng vào gợi ý đầy hứa hẹn; - Nghiêm túc, cần tỏ mô phạm, chuẩn mực; - Phán đoán tốt kết công việc người; - Không chần chừ đưa vấn đề; - Có khả tìm sai sót 2.3.1.8 Người thư ký Nhiệm vụ: Ghi chép lại toàn công việc hoạt động nhóm 2.3.1.9 Người hậu cần Nhiệm vụ: Chuẩn bị dụng cụ, vật liệu, văn phòng phẩm cho hoạt động nhóm 2.3.2 Nguyên tắc phân công 2.3.2.1 Nguyên tắc phù hợp 2.3.2.2 Nguyên tắc cần 2.3.2.3 Nguyên tắc rõ ràng 2.3.3 Các mức độ phân công - Mức độ 1: Thực công việc; 10 2.8.5.1 Trước họp - Thông báo rõ mục tiêu, địa điểm, thời gian, thành phần tham dự; - Chuẩn bị công cụ, phương tiện phục vụ cho buổi họp 2.8.5.2 Trong họp - Điểm danh thành phần tham dự; - Giới thiệu mục tiêu buổi họp, nội dung cần trao đổi kết mong muốn đạt được; - Chọn chủ tọa, thư kí…; - Đưa quy định làm việc buổi họp; - Tiến hành thảo luận nội dung đặt ra; - Tóm tắt nội dung thảo luận; - Đánh giá buổi họp kết thúc 2.9 Một số công cụ điều hành họp nhóm Thông thường họp nhóm, dù quy mô lớn nhỏ nào, người trưởng nhóm điều hành (hoặc người thay trưởng nhóm để điều hành) phải vận dụng kỹ điều hành họp Dưới trình bày số kỹ 2.9.1 Kỹ thuật động não: - Động não kỹ thuật nhận ý tưởng thành viên; - Nguyên tắc nhiều ý tưởng nhận tốt; - Để làm tốt kỹ thuật có thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4)để viết ý tưởng 2.9.3 Sử dụng đồ tư (mind map) Công cụ xuất phát từ vấn đề coi nhánh, phân tích tiếp mối liên hệ với vấn đề khác chi tiết hơn, lại phân tích tiếp vấn đề chi tiết hơn, ý kiến chi tiết, cụ thể Hình vẽ thể dây thần kinh từ nhánh lớn đến nhánh nhỏ tới nhánh nhỏ 2.9.4 Sử dụng khung logic Khung ma trận dạng bảng gồm cột hàng Bốn cột từ trái sang phải gồm có cột nội dung, báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định) Bốn hàng từ xuống gồm mục đích, mục tiêu, kết mong đợi, hoạt động Dựa ma trận mà nhóm thảo luận kết đưa vào ô ma trận 2.9.5 Kỹ thuật sử dụng chậu cá 15 Chậu cá dạng thảo luận nhóm có đóng vai Một nhóm đến thành viên ngồi thảo luận vấn đề Có thành viên đóng vai người thúc đẩy họp nhóm Có để ghế trống để người muốn tham gia tranh luận ngồi vào đó, phát biểu xong phải để ghế trống cho hội tham gia người khác Các thành viên lại ngồi xung quanh để nghe nhóm thảo luận muốn tham gia phải ngồi vào ghế trống phía Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết tóm tắt điều thảo luận trí nhóm Quá nể nang mối quan hệ Người phương Tây có cao lại sẵn sàng hoàn thành công việc cần nhiều người Còn người Việt trẻ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt thành viên đội, tỏ coi trọng bạn bè nên tranh luận thường đè nén cho nhẹ nhàng Còn sếp, tranh luận với sếp coi biểu không tôn trọng, dưới, đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc Thứ ngồi ỳ; Thứ nhì đồng ý Người châu Âu châu Mỹ tách biệt công việc tình cảm ngược lại, thích làm vừa lòng người khác cách luôn tỏ đồng ý người khác đưa ý kiến không đồng ý chẳng hiểu Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên nghĩ việc người khác Không ý đến công việc nhóm Một khuynh hướng trái ngược luôn cố gắng cho ý kiến tốt chẳng chịu chấp nhận ý kiến bât kì khác Một số thành viên nhóm cho giỏi nên bàn luận nhóm nhỏ người giỏi đưa ý kiến vào mà không cho người khác tham gia Nói đằng làm nẻo; Khi tham gia thảo luận nhóm nói hăng say, đề xuất nhiều ý kiến, hay khen ngợi thành viên khác Tuy nhiên, giao công việc phụ trách cụ thể không hoàn thành, làm cách hời hợt 2.11.1 Các yêu cầu làm việc nhóm 16 - Một tập hợp người có tâm huyết, kiến thức kinh nghiệm lĩnh vực liên quan; - Việc lập nhóm tốt hết nên hội đủ người với nhiều thành phần khác đừng vội cho ngừơi học không đóng góp cho nhóm; - Và việc lựa chọn thành viên nhóm nên vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực 2.11.2 Phân công phù hợp với khả - Sự phân công công việc phù hợp giúp người làm việc dễ dàng hơn; - Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với độc lập 2.11.3 Đảm bảo công Ai có quyền phát biểu ý kiến không nên phản bác nhiệt tình họ mà chưa xác định rõ ràng thực tế rằng, ý tưởng sai 2.11.4 Xây dựng lòng tin thành viên - Hãy khẳng định thành viên tham gia vào nhóm, trừ người trưởng nhóm; - Niềm tin kim nam cho hoạt động nhóm; - Hãy nhớ rằng, thành đến từ cống hiến tin tưởng lẫn thành viên nhóm.Trò chơi trải nghiệm niềm tin nhóm.(xếp vòng tròn ngồi lên đùi di chuyển) 17 CHƯƠNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3.1 Khái niệm Là yếu tố xẩy cân bằng, ảnh hưởng tới sống người hay nhóm Đó nguồn gốc đau khổ, khủng khoảng hay khó khăn chưa giải Vấn đề câu hỏi không rõ ràng: điều khó hiểu khó giải 3.2 Tiến trình giải vấn đề Bước 1: Nhận dạng XĐ vấn đề - Phải xác định vấn đề bạn muốn giải gì? - Bạn cần viết điều bạn cần muốn đạt - Thông thường ta thường giữ vấn đề mơ hồ đầu chưa có cách giải phù hợp - Khi viết vấn đề buộc bạn phải suy nghĩ bạn thực cố gắng muốn đạt - Bước giúp định vào vấn đề chính, không bị phân tán vào vấn đề phụ Bước 2: Phân tích vấn đề - Ai chịu ảnh hưởng vấn đề? - ảnh hưởng mức độ nào? - Nguyên nhân gì? - Vấn đề tồn bao lâu? - Trước thực biện pháp kết đạt sao? - Mức độ nghiêm trọng vấn đề nào? Bước 3: XD giải pháp - Thu thập thông tin - Liệt xem có phương án nào, lựa chọn để giải tình hay vấn đề - Bước phải sử dụng kĩ phân tích, suy nghĩ sáng tạo linh hoạt - Hãy liệt kê phương án có nhớ đặt câu hỏi “còn giãi pháp khác không?” Bước 4: Đánh giá giải pháp 18 - Phân tích điểm tốt, điểm chưa tốt - Phân tích điểm thuận lợi khó khăn - Phân tích tính khả thi cách lựa chọn Bước 5: Ra định - Lực chọn cách giải tốt thân nhóm - phải sử dụng kĩ như: so sánh, từ chối, thương thuyết, tu sáng tạo… - Sau định phải thực định Bước 6: Đánh giá kết - Giải pháp cần kiểm tra xem cách giải có tốt không có đưa tới ảnh hưởng không mong đợi không? - Những học rút khâu đánh giá giúp nhóm giảm bớt nhiều “chất xám” nguồn lực vấn đề lần sau 3.3 Vấn đề phần hoạt động nhóm Vấn đề tình căng thẳng, mâu thuẫn, khó chịu, khó khăn cản trở nhóm thực mục tiêu buộc phải giải Không cá nhân phải đối diện giải vấn đề khó khăn mà tất thành viên nhóm phải đối diện giải Kết luận: Đôi cảm thấy khó khăn, thâm chí đau đầu, khổ sử đứng trước vấn đề đó, tưởng tượng hoạt động nhóm việc diễn cách tuần tự, êm ả ngày qua ngày khác mẻ, khó khăn, thách thức Nhìn cách tích cực vấn đề làm cho hoạt động nhóm trở nên phong phú giải xong vấn đề nhóm lại hưởng thành 3.4 Giải vấn đề Kết luận - Mỗi định thường có hai mặt tích cực tiêu cực ảnh hưởng đến người đưa định người khác; - Trước đưa định phải suy nghĩ, phân tích kĩ phải biết lực chọn tốt - Giải vấn đề theo bước giúp phân tích giải vấn đề cách có trình tự, khoa học hiệu 3.5 Tầm quan trọng bước xác định vấn đề 19 Kết luận - Trong sống ta bị đặt tình gấp gáp, bị giục giã, áp lực bị chi phối cảm xúc lo lắng, ham chiến thắng ; - Nên có lúc không xác định vấn đề cách xác Do đó, giải vấn đề không hiệu mà tốn công, chí gây hậu nghiêm trọng 3.6 Đưa giải pháp sáng tạo Kết luận - Ta thường gặp khó khăn vẽ tự giới hạn bốn góc hình vuông, hình chữ nhật luật chơi không cấm ta vượt giới hạn ấy; - Khi giải vấn đề đưa định cần vượt khỏi tự giới hạn thân để đưa giải pháp sáng tạo hơn; - Mỗi chúng bế tắc, nghĩ đến tập cố gắng nhìn vấn đề bao quát để đưa giải pháp sáng tạo 20 XUNG ĐỘT - Tại nhóm lại xảy xung đột? - Vai trò giải xung đột nhóm gì? - Có phương án giải xung đột ưu, nhược điểm phương án? - Những cách giải tiêu cực - Chiến thắng giá: - nhanh, tàn bạo có tính hủy diệt Những cách giải tiêu cực - Lờ đi; - Than vãn; - Để bụng; - Lợi dụng quyền lực; - Chạy trốn Các phương án tích cực - Thỏa hiệp; - Giúp đỡ Kết luận - Đừng tuyệt vọng luôn có giải pháp khác cho vấn đề; - Không có định hoàn hảo, mặt trái Khi đưa giải pháp sẳn sàng đón nhận lợi ích sẳn sàng chấp nhận mặt hạn chế nó; - Không nên tự trách thân có định sai lầm ta không thay đổi khứ dành thời gian cho việc thay đổi khứ ta không lượng để giải tốt VĐ 21 CHƯƠNG KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT TRONG NHÓM 4.1 KHÁI QUÁT VỀ XUNG ĐỘT 4.1.1 Khái niệm Xung đột bất đồng xảy cá nhân với cá nhân nhóm, nhóm tổ chức khác biệt nhu cầu, giá trị, mục đích hay cạnh tranh quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng vai trò, nhiệm vụ, trách nhiệm 4.1 Vai trò xung đột Một thống kê nhà nghiên cứu Mỹ cho thấy, nhà quản lý trung bình dùng 21% thời gian tuần để giải mâu thuẫn xung đột DN Như vậy, giải xung đột mâu thuẫn cho ổn thỏa công việc mà trưởng nhóm cần tâm để thúc đẩy nhóm làm việc tốt Người ta nhận thấy mâu thuẫn điều tránh hoạt động nhóm Sự tiềm ẩn xung đột tìm thấy nơi Xung đột nhóm xảy nhiều cấp độ từ nhỏ tới lớn Dẫn quan điểm Mác: SVHT trạng thái vận động phát triển, phát triển thống đấu tranh mặt đối lập 4.1.3 Ý nghĩa xung đột - Mức độ xung đột cao tạo kiểm soát tổ chức, suất giảm thù hằn gia tăng thành viên nhóm - Năng lượng lẽ dành cho công việc lại dành cho xung đột mâu thuẫn - Với mức độ cao mâu thuẫn xung đột, giận có xu hướng tập trung lên cá nhân thay tranh cãi giải Từ thấy phối hợp biến lòng tin bị đe dọa Nhóm bị tàn phá chuyện - Ngoài nhược điểm đây, xung đột có chức thúc đẩy phát triển nhóm 4.1.4 Các nguyên nhân chủ yếu - Hầu hết xung đột mâu thuẫn cá nhân nhóm đụng độ tính cách giao tiếp không hiệu giá trị khác biệt - Có thể xảy người ta không thích nhau, niềm tin không tồn khác suy nghĩ viễn cảnh - Họ mâu thuẫn ganh đua chức vụ hay quyền lợi Giận trung tâm xung đột cá nhân 22 Hình thức Nguyên nhân Xung đột nội Xung đột hai người Xung đột Xung đột đội tổ chức Thất vọng Kỳ vọng khác Cạnh tranh nguồn lực Cơ cấu thứ bậc Xung đột mục tiêu Khác biệt cá nhân Mục tiêu khác biệt Cơ cấu chức Xung đột vai trò Thiếu thông tin Công việc lệ thuộc Trang trọng không trang trọng Mơ hồ Vai trò không phù hợp Tranh dành vị trí Môi trường căng thẳng Khác biệt quan điểm tiêu chí thành công 4.2 Phân loại xung đột (theo phận) 4.2.1.Phân loại xung đột theo đối tượng - Giữa cá nhân với nhóm trưởng; - Giữa cá nhân nhóm; - Giữa thành viên với thành viên cũ; - Xung đột nội thành viên 4.2.2 Xung đột nhóm - Giữa nhóm tập thể; - Giữa nhóm tập thể với tập thể khác 4.2.3 Phân loại xung đột (theo nội dung) - Xung đột trách nhiệm nhóm; - Xung đột ý kiến đánh giá; - Xung đột lợi ích 4.2.4 Phân loại (theo tính chất lợi hại) - Xung đột có lợi: Còn xung đột mâu thuẫn có lợi nhóm xuất phát từ bất đồng lực Khi có xung đột mâu thuẫn bất lợi, người ta trở nên tự mãn Khi có chẳng có chút 23 sáng tạo Là nhà quản lý, bạn cần phải biết phân biệt xung đột mâu thuẫn cá nhân, nhóm, tổ chức cá nhân - Xung đột có hại: Theo chuyên gia, xung đột mâu thuẫn có hại tình cảm liên quan đến việc không hợp mang tính tàn phá Ðây chất dẫn tới nhiều khả thất bại giải xung đột 4.3 Giải xung đột 4.3.1 Các nguyên tắc giải xung đột: Đừng quên “tiên trách kỷ, hậu trách nhân” Ai có phần lỗi, 100% lỗi người khác Hãy nhận lỗi giải thích cảm giác bạn hành động người khác để hiểu 4.3.1.1 Đương đầu với vấn đề giải - Hãy tỏ trưởng thành tâm lý Đừng cằn nhằn, nói dai cố chấp Đừng dữ, áp chế làm mặt người khác Chưa đánh người mặt đỏ vang, đánh người mặt vàng nghệ Càng đè bẹp người khác, bạn làm yếu vị - Đừng cố giành phần thắng Phải nhìn thẳng vào thận chấp nhận đối diện với để giải 4.3.1.2 Khách quan công thẳng thắn - Cố gắng hiểu quan điểm người khác Đặt vào vị trí người khác chứng tỏ nỗ lực cảm thông với họ - Không nhắc lại chuyện cũ, giải xung đột Tìm dịp để thảo luận lời trách họ - Lắng nghe người khác, đừng nói át người khác Cho người khác hội nói rõ quan điểm mình, đừng cố chấp! - Giải xong đừng nhắc lại đay nghiến Cố gắng bình tĩnh, chuyện qua - Nói rõ ràng, không vòng vo “Tâm phẫn xí, tắc bất đắc kỳ chính”, mà nên giữ cho lòng không thiên tư tây vị 4.3.1.3 Cùng chịu trách nhiệm xung đột xẩy - Khi xẩy xung đội phải nhận thấy có phần trách nhiệm - Dám làm dám chịu - Chia sẻ khó khăn nhóm gặp phải 4.3.1.4 Bày tỏ cảm xúc cách cởi mở 24 Cố gắng cười Khôi hài làm dịu tình Càng thoải mái sống dễ chịu, khó tính tự làm khổ 4.3.1.5 Chịu trách nhiệm trước lời nói 4.3.1.6 Sử dụng dẫn chứng cụ thể 4.4.1 Phong cách hợp tác - Cách coi trọng mục đích mối quan hệ - Các bên hợp tác với tìm giải pháp tốt cho đôi bên, trọng đồng thuận - Tất bên phải theo đuổi tìm kiếm giải pháp tốt cho bên không cho bên - Cách tạo kết hai bên thắng - Cùng chia sẻ vấn đề - Khai thác điểm mạnh thành viên - Khai thác mạnh nhóm - Tạo điều kiện để tất thành viên làm việc - Sẳn sàng chia sẻ trao đổi kinh nghiệm - Sẳn sàng chia sẻ khó khăn… 4.4.2 Phong cách cứng rắn, áp đảo - Cách bên áp đảo bên kia, đặt quyền lợi hay nhóm trước quyền lợi nhóm khác - Nhóm phải thắng tranh chấp - Phong cách có tạo nguy hiểm, tạo thù địch, có người thắng, kẻ thua 4.4.3 Phong cách nhượng Cách quan tâm đến mối quan hệ không cần quan tâm đến kết quyền lợi Vì loại người giải xung đột theo kiểu hy sinh quyền lợi mối quan hệ thân thiện với người khác nhóm khác - Khi nhượng bộ; - Cảm thấy chưa chắn đúng; - Vấn đề loại bỏ; - Vấn đề quan trọng với đối tác mình; - Tiếp tục đấu tranh có hại; 25 - Cần cho vấn đề sau quan trọng hơn; - Cần cho cấp học kinh nghiệm 4.4.4 phong cách lãng tránh Đây cách gặp xung đột né tránh va chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu bên, thua không Cách dễ tạo kết bên thua 4.4.5 Phong cách thỏa hiệp Mỗi bên phải hy sinh chút quyền lợi để đạt số quyền lợi khác Họ tìm giải pháp trung hòa để đôi bên có phần lợi ích Có thể tạo kết thắng thua thiệt - Khi cần thỏa hiệp; - Vấn đề tương đối quan trọng; - Không nhượng tốt hơn; - Hai bên khăng khăng với mục tiêu riêng; - Cần giải pháp tạm thời; - Thời gian quan trọng; - Đôi giải pháp cuối 4.5 QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT 4.5.1 Lắng nghe: - Cần phải giữ thái độ tích cực, nhận xung đột có lợi cho nhóm - Cần phải kìm chế cảm xúc kiểm tra Không nên cảm xúc dẫn dắt tiến trình - Nhóm trưởng cần đoán để giải xung đột thành công 4.5.2 Ra định đình chiến - Thông thường xung đột khó giải - Thời gian tìm chất vấn đề lâu - Có biện pháp giải không nên công khai - Bạn nên lấy uy quyền chấm dứt xung đột đưa yêu cầu đối bên, thông báo thời hạn giải 4.5.3 Tìm gặp bên liên quan tìm hiểu thông tin - Hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm - Hãy xem xét kỹ lợi ích họ “vụ xung đột” 26 - Hãy xem ý kiến họ: họ lại quan điểm vậy? - Hãy hỏi họ đánh giá đối phương, họ cho vậy? 4.5.4 Tìm nguyên nhân gốc rễ vấn đề Hãy đưa liên tục câu hỏi lại bạn thấy rằng, thực nguyên nhân gốc rễ vấn đề 4.5.5 Lựa chọn chiến lược giải xung đột Chiến lược thắng - thua chiến lược tạo cho người chịu thua Chiến lược thường dùng có xung đột xảy ra, bên không tự giải xung đột gây rắc rối cho nhóm 4.5.6 Các chiến lược giải xung đột - Chiến lược thua - thua tìm thấy xung đột xảy có thỏa hiệp thực người liên quan đến xung đột, bên phải đầu hàng mà họ muốn - Các bên liên quan sử dụng trọng tài Trọng tài thường đề nghị giải pháp không làm cho bên hạnh phúc 100% Các bên liên quan bị bắt buộc sử dụng luật mà bên linh động Cả hai bên mát sử dụng quy tắc - Chiến lược thua - thua sử dụng cần giải pháp nhanh Trong trường hợp thường nhà quản lý phải thấy không thời gian để chờ đợi Ðây biện pháp ngắn hạn việc cần thiết tập trung hàn gắn nhanh chóng mối quan hệ tìm nguyên nhân 4.5.7 Các chiến lược giải xung đột - Chiến lược thắng - thắng vấn đề gốc rễ tạo xung đột Việc thực thi chiến lược đòi hỏi phải kiên nhẫn linh động người trung gian - Bí tập trung xác định vấn đề mà người chấp nhận Việc tìm giải pháp thắng - thắng đòi hỏi lòng tin khả lắng nghe - Các bên tranh đua tập trung vào việc thắng Cả hai bên thắng thua thua - thua tạo cho bên liên quan mối quan hệ không tốt đẹp - Còn chiến lược thắng - thắng thường trình bày theo khía cạnh làm cho bánh lớn sau đó, lát bánh cho người lớn 27 CHƯƠNG KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHÓM 5.1 Tiêu chí đánh giá hiệu làm việc nhóm 5.1.1 Yêu cầu tiêu chí đánh giá 5.1.1.1 Đánh giá kết thực công việc phương thức đạt kết - Kết hoàn thành so với mục tiêu đưa ra; - Kết tạo động lực cho cá nhân nhóm; - Phương thức đạt KQ diễn thuận lợi; - Phương thức đạt KQ không tốn nhiều thời gian sức lực; - Phương thức đạt KQ tập hợp trí tuệ nhóm 5.1.1.2 Phù hợp với công việc nhóm - Phát huy vai trò thành viên nhóm; - Huy động tối đa nguồn lực nhóm 5.1.2 Các tiêu chí đánh giá 5.1.2.1 Đạt mục tiêu nhóm 5.1.2.2.Về mặt thời gian 5.1.2.3.Về chất lượng 5.1.2.4 Về kinh tế 5.2 nội dung đánh giá 5.2.1 Đánh giá kết làm việc nhóm 5.2.1.1 Đạt mục tiêu nhóm 5.2.1.2 Khối lượng công việc hoàn thành 5.2.1.3 Kiến thức kĩ thu 5.2.2 Đánh giá tiến trình làm việc nhóm 5.2.2.1 Đo lường tham gia thành viên - Đánh giá tiến độ toàn nhóm so với mục tiêu đề án, kế hoạch thời gian tài 28 - Tài chính: Chi phí thực tế, lãi so với thực tế - Thời gian: Thành so với kế hoạch làm việc - Chất lượng: xác hài lòng khác hàng - Sự tiến triển: đóng góp với tập thể, khả 5.2.2.2 Đánh giá lãnh đạo nhóm - Đánh giá hiệu việc lãnh đạo nhóm việc hỗ trợ lãnh đạo nhóm - Về điều hành: Đạt kết kế hoạch đề - Ý kiến đánh giá trên: Thực đạt tiến độ nhóm - Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực đạt tiêu bên - Tinh thần: Ý kiến nhóm, khách hàng, người có liên quan 5.2.2.3 Đánh giá thành viên nhóm - Đánh giá đóng góp cá nhân vào việc thực kế hoạch toàn nhóm - Hiệu suất: so với tiêu - Ý kiến đánh giá: cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng - Tự đánh giá so với đồng nghiệp - Giá trị khác: có đóng góp thêm không; ý thức trách nhiệm 5.3 Phương pháp đánh giá 5.3.1 Đánh giá (tự đánh giá) 5.3.1.1 Tự đánh giá so với mục biểu lịch trình 5.3.1.2 Đánh giá thông qua buổi thảo luận 5.3.2 Đánh giá 5.3.2.1 Cử cố vấn quan sát hoạt động nhóm 5.3.2.2 Đối tác đánh giá 29 ... lực mong muốn việc chỉnh đốn việc; - Có khả hỗ trợ 2.3.1.4 Người giao dịch Nhiệm vụ: tạo mối quan hệ bên cho nhóm - Người có ngoại giao phán đoán nhu cầu người khác; - Gây sư an tâm am hiểu; - Nắm... thành nhóm; Vai trò nhóm trưởng gì? Vai trò trưởng nhóm giai đoạn thúc đẩy thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau phối hợp xây dựng định hướng hoạt động nhóm mục tiêu hoạt động nhóm Nhóm... nhóm hiểu nhiều nhất, hiểu công việc, tránh thành viên cạnh tranh trở thành đối thủ Tăng cường giao tiếp nhóm Chuyển công việc thành tích cá nhân sang thành tích chung nhóm Giai đoan ba: Ổn định