Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc BÀI 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ CÔNG VIỆC Nội dung      Mục tiêu       Hiểu khái niệm ý nghĩa phân tích công việc – công cụ quản trị nguồn nhân lực Hiểu quy trình, bước thực phân tích công việc, thông tin cần thiết phương pháp thu thập thông tin để thực phân tích công việc Hiểu nội dung cần thiết việc xây dựng mô tả tiêu chuẩn công việc Hiểu khái niệm, ý nghĩa việc thiết kế công việc Hiểu yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc Áp dụng phương pháp thiết kế công việc Khái niệm ý nghĩa phân tích công việc, thiết kế công việc Nội dung tiến trình phân tích công việc Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc Bản mô tả tiêu chuẩn công việc Các yếu tố ảnh hưởng phương pháp thiết kế công việc Hướng dẫn học   Học viên cần đọc tài liệu đóng vai người lao động thực tế trả lời câu hỏi thường gặp: o Người lao động thực tác nghiệp gì? o Khi công việc hoàn tất? o Công việc thực đâu? o Công nhân viên làm việc nào? o Tại phải thực công việc đó? o Để thực công việc cần phải hội đủ tiêu chuẩn, trình độ nào? Tìm hiểu doanh nghiệp nhà quản trị cần làm để cung cấp xác định đắn, công việc phù hợp với lao động thực công việc Thời lượng học  tiết MAN305_Bai3_v2.0014101210 31 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình dẫn nhập Thành Trung – niên tuyển dụng vào vị trí kế toán Công ty, người nhanh nhẹn tốt bụng nên nhiều người Công ty quí mến Ngoài vững chuyên môn kế toán – tài chính, Trung thạo máy tính Do vậy, máy tính Công ty bị hỏng hay trục trặc thường không gọi cho công ty dịch vụ sữa chữa – bảo hành máy tính bên ngoài, mà trực tiếp nhờ Trung Lúc đầu Trung vui vẻ giúp đỡ người, sau đó, có nhiều người nhờ nên Trung thường xuyên phải làm thêm để hoàn thành công việc (công việc Trung kế toán tổng hợp) Vì vậy, Trung sau bắt đầu có biểu khó chịu, bất mãn Anh cảm thấy bị đối xử không công phải làm thêm việc không trả thêm lương Câu hỏi Biểu thái độ phản ứng nhân viên nói có thường xảy doanh nghiệp hay tổ chức mà bạn biết hay không? Nếu người phụ trách phòng nhân sự, Bạn giải vấn đề nào? Không phải khía cạnh yêu cầu công việc trình bày mô tả công việc, mô tả công việc cần trình bày hợp lý? 32 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc 3.1 Phân tích công việc 3.1.1 Khái niệm công việc Công việc hiểu bao gồm số tác nghiệp cụ thể cần hoàn thành tổ chức muốn đạt mục tiêu Công việc đòi hỏi số tác nghiệp cụ thể người nhiều người tham gia thực nhằm hoàn thành theo yêu cầu đặt tổ chức công việc cụ thể Trên sở khái niệm công việc giúp hiểu rõ thêm khái niệm phân tích công việc 3.1.2 Công việc Bản chất phân tích công việc 3.1.2.1 Khái niệm  Khái niệm phân tích công việc: o Phân tích công việc tiến trình xác định cách có hệ thống nhiệm vụ kỹ cần thiết để thực công việc tổ chức o Cụ thể phân tích công việc hiểu trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thực công việc phẩm chất, kỹ người lao động cần thiết phải có để thực công việc Phân tích công việc công Phân tích công việc cụ thiết yếu chương trình quản trị nguồn nhân lực, công cụ để triển khai chiến lược nguồn nhân lực tổ chức, thông qua hoạt động như: tuyển dụng, đào tạo phát triển, đánh giá thành tích, đãi ngộ…  Phân tích công việc tập trung vào trả lời câu hỏi sau đây: o Người lao động thực tác nghiệp gì? o Khi công việc hoàn tất? o Công việc thực đâu? o Công nhân viên làm công việc nào? o Tại phải thực công việc đó? o Để thực công việc cần phải hội đủ tiêu chuẩn, trình độ nào? 3.1.2.2 Ý nghĩa phân tích công việc Phân tích công việc cung cấp thông tin yêu cầu, đặc điểm công việc hành động cần tiến hành thực hiện, mức độ ưu tiên sao, thực sao; loại máy móc trang bị dụng cụ cần thiết thực MAN305_Bai3_v2.0014101210 33 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc công việc; mối quan hệ cấp quản trị, quan hệ nhà quản trị với nhân viên quan hệ đồng nghiệp thực công việc Phân tích công việc yếu kém, thiếu tính khoa học không tạo phối hợp đồng phận cấu doanh nghiệp đánh giá xác yêu cầu công việc, tuyển dụng người lao động cho công việc, không đánh giá lực thực công việc người lao động có sách đãi ngộ đúng, kịp thời kích thích, thúc đẩy người lao động Phân tích công việc công cụ hữu hiệu giúp tổ chức, doanh nghiệp thành lập cần có cải tổ thay đổi cấu tổ chức, tinh giản biên chế nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu suất sản xuất kinh doanh Hình 3.1: Phân tích công việc  Phân tích công việc thực trường hợp sau đây: o o o Khi tổ chức doanh nghiệp thành lập chương trình phân tích công việc tiến hành lần Khi doanh nghiệp cần có thêm số công việc Khi công việc phải thay đổi việc đổi công nghệ, cải tiến quy trình kỹ thuật, đổi phương pháp, thủ tục thay đổi, cải tổ hệ thống  Phân tích công việc giúp doanh nghiệp: o o o 34 Bảo đảm thành công việc xếp, điều động, thuyên chuyển thăng thưởng lao động Hạn chế bất công mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ trách nhiệm công việc Tạo động lực, kích thích người lao động làm việc tích cực qua việc xếp mức đãi ngộ, thăng thưởng Tác dụng phân tích công việc MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc o o o 3.1.3 Tiết kiệm thời gian sức lao động thông qua việc tiêu chuẩn hóa công việc, từ giúp nhà quản trị có sở để làm kế hoạch phân chia thời biểu công tác Giảm bớt số người cần phải thay thiếu hiểu biết công việc trình độ họ Tạo sở để cấp quản trị nhân viên hiểu nhiều Những thông tin cần thu thập phân tích công việc Quá trình phân tích công việc cần thu thập, phân tích xếp có hệ thống thông tin, đặc điểm yêu cầu công việc cụ thể Doanh nghiệp cần xây dựng hai loại tài liệu mô tả công việc tiêu chuẩn công việc  Bản mô tả công việc: Là văn liệt kê chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc, công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát tiêu chuẩn cần đạt thực công việc Bản mô tả công việc giúp nhà quản trị người lao động hiểu nội dung, yêu cầu công việc hiểu quyền hạn, trách nhiệm thực công việc  Bản tiêu chuẩn công việc: Là văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân như: trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm Bản mô tả công việc cá nhân thích hợp cho công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc giúp nhà trị nhân viên hiểu công việc cần người lao động để thích hợp thực công việc tốt Để xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc xác, cần thu thập loại thông tin sau đây:  Thông tin yếu tố bên điều kiện làm việc điều kiện tổ chức hoạt động doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, mức độ quan trọng công việc doanh nghiệp, yếu tố điều kiện vệ sinh lao động, cố gắng thể lực, tiêu hao lượng trình làm việc, rủi ro khó tránh  Thông tin hoạt động thực tế người lao động tiến hành nơi làm việc phương pháp làm việc, mối quan hệ thực công việc, cách thức làm việc, cách thức phối hợp với đồng nghiệp, cách thức thu thập xử lý loại số liệu cách thức làm việc với loại máy móc, trang bị kỹ thuật  Thông tin phẩm chất mà nhân viên Hoạt động thực tế người lao động thực công việc cần có trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ thực công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, mong muốn, đặc điểm cá nhân cần có thực công việc… MAN305_Bai3_v2.0014101210 35 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc  Thông tin loại phương tiện, máy móc, thiết bị kỹ thuật cho thực công việc, số lượng, chất lượng, quy trình kỹ thuật tính tác dụng, cách thức vận hành, bảo dưỡng, bảo quản…  Thông tin tiêu chuẩn mẫu thực công việc nhân viên, bao gồm quy định tiêu chuẩn hành vi tiêu chuẩn kết thực công việc 3.2 Tiến trình thực phân tích công việc Phân tích công việc Tiến trình thực phân tích công việc thực qua bước: Xác định phạm vi phân tích công việc; chuẩn bị phân tích công việc; thu thập phân tích liệu; xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc 3.2.1 Xác định phạm vi phân tích công việc  Xác định mục đích phân tích công việc  Xác định công việc cần phần tích 3.2.2 Chuẩn bị phân tích công việc  Xác định thông tin, liệu cần thiết có liên quan  Xác định nguồn thông tin, liệu  Lựa chọn phương pháp cụ thể để thu thập thông tin phân tích 3.2.3 Thu thập phân tích liệu  Thu thập thông tin, liệu có sẵn sở sơ đồ tổ chức, văn mục đích yêu cầu, chức quyền hạn doanh nghiệp phận cấu, sơ đồ quy trình công nghệ mô tả công việc cũ (nếu có)  Kiểm tra, xác minh độ tin cậy, tính xác thông tin  Phân tích thông tin xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc  Báo cáo kết 3.2.4 Xây dựng mô tả công việc tiêu chuẩn công việc  Bản mô tả công việc: Do đặc thù quy mô, trình độ cách thức tổ chức doanh nghiệp mục đích phân tích công việc khác nên thực tế biểu mẫu thống cho mô tả công việc 36 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc Tuy nhiên, mô tả công việc thường bao gồm nội dung chủ yếu sau đây: o Nhận diện công việc: Tên công việc thông tin giúp nhận diện công việc (cấp bậc công việc; nhân viên thực công việc; cán lãnh đạo, giám sát tình hình thực công việc; mức tiền lương trả cho nhân viên thực công việc; người thực người phê duyệt mô tả công việc o Tóm tắt công việc: Mô tả tóm tắt mục đích thực chất công việc gì, mục đích công việc o Các hoạt động mối quan hệ thực công việc: Mô tả chức năng, nhiệm vụ, trách Mô tả công việc nhiệm, thái độ người lao động thực hiện, hoàn thành công việc; mô tả mối quan hệ, mức độ phụ thuộc thực công việc, tác động, tương tác môi trường đến công việc o Điều kiện làm việc: Mô tả điều kiện thực công việc, nơi làm việc tính chất liên quan khác môi trường làm việc (thời gian làm việc, mức độ ổn định, an toàn việc thực công việc…) o Thiết bị cho thực công việc: Liệt kê công cụ, thiết bị thông tin cần thiết để đảm bảo thực công việc o Quyền hành người thực công việc: Mô tả giới hạn hay phạm vi quyền hạn định mặt nhân sự, tài chính, thời gian giám sát, đạo nhân viên quyền o Tiêu chuẩn đánh giá người thực công việc: Người thực công việc cần đạt tiêu chuẩn cụ thể khối lượng công việc, chất lượng công việc (số lượng sản phẩm, doanh số, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, mức độ thỏa mãn khách hàng…)  Bản tiêu chuẩn công việc: Từ mô tả công việc, nhà quản trị tiến hành xây dựng tiêu chuẩn công việc văn liệt kê yêu cầu chủ yếu nhân viên thực Những yếu tố tiêu chuẩn công việc là: o Trình độ văn hóa, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, kinh nghiệm làm việc, kỹ có liên quan đến thực công việc (sử dụng, vận hành thiết bị, máy móc ) o Tuổi đời, giới tính, sức khỏe, điều kiện hoàn cảnh thân o Các đặc điểm cá nhân liên quan đến thực công việc như: tính trung thực, xác, cẩn thận, tỉ mỉ, nhanh nhẹn, khả Đặc điểm cá nhân hòa đồng với đồng nghiệp MAN305_Bai3_v2.0014101210 37 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN KINH DOANH I Thông tin chung: Vị trí Thời gian làm việc Bộ phận Quản lý trực tiếp II Mục đích công việc Trực tiếp thực hoạt động bán hàng dự án công ty III Nhiệm vụ cụ thể: Duy trì quan hệ kinh doanh có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những mối quan hệ kinh doanh việc lập kế hoạch tổ chức lịch công tác hàng ngày quan hệ kinh doanh có hay quan hệ kinh doanh tiềm khác Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt Thực theo kế hoạch duyệt Hiểu rõ thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm đối thủ cạnh tranh Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận giải thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo biểu mâu quy trình Tiếp xúc khách hàng ghi nhận toàn thông tin khách hàng báo cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh Lên dự thảo hợp đồng sau khách hàng đồng ý bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến điều khoản hợp đồng Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu copy hợp đồng, chuyển cho Trưởng nhóm giữ, cho phòng kế toán giữ Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hợp đồng, bao gồm thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao Nhận xử lý khiếu nại khách hàng chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng… Theo dõi trình lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, xong trách nhiệm khách hàng toán xong 10 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm 11 Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc sách báo kinh doanh tiếp thị; trì mối quan hệ khách hàng 12 Phát triển việc kinh doanh địa bàn giao phó 13 Chăm sóc khách hàng bán hàng theo lịch trình định IV Tiêu chuẩn Trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketing Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, phần mềm liên quan đến công việc Nhiệt tình, động, độc lập, nhạy bén Có khả thúc đẩy kinh doanh, kỹ giao tiếp Có năm kinh nghiệm kinh doanh trở lên 38 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc 3.3 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 3.3.1 Phương pháp vấn  Nội dung phương pháp: Thực trực tiếp với cá nhân, với nhóm người lao động thực công việc với cán phụ trách nhóm thực công việc Phương pháp thường sử dụng mục đích phân tích công việc xây dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá lực thực công việc người lao động, xác định nhu cầu đào tạo xác định giá trị công việc  Ưu điểm phương pháp: Phương pháp vấn cho phép phát nhiều thông tin hoạt động mối quan hệ quan trọng phân tích công việc Đồng thời giúp cho nhà quản trị có thêm thông tin để giải thích yêu cầu chức công việc  Hạn chế phương pháp: Hạn chế phương pháp người vấn cung cấp thông tin sai lệch không muốn trả lời đầy đủ câu hỏi vấn Phương pháp đòi hỏi người vấn thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc trực tiếp với người lao động thời gian sàng lọc thông tin vấn  Để nâng cao chất lượng thông tin vấn phân tích công việc, nên ý: o o o o o o 3.3.2 Nghiên cứu công việc trước thực vấn để đưa câu hỏi cần thiết, phù hợp Chọn người thực công việc có lực chọn người có khả mô tả quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực công việc tốt Thiết lập mối quan hệ thân mật, tự nhiên với người vấn giải thích cho họ rõ ràng mục đích vấn Phương pháp vấn Những câu hỏi đưa cần rõ ràng mang gợi ý để người vấn dễ trả lời thỏa đáng câu hỏi nêu Cơ cấu thông tin cần thu thập phải hợp lý để tiến hành vấn không bị bỏ sót thông tin quan trọng Kiểm tra lại tính xác thông tin với người vấn Phương pháp câu hỏi  Nội dung phương pháp: Là phương pháp hiệu để thu thập thông tin phân tích công việc Thông qua việc liệt kê câu hỏi nghiên cứu chuẩn bị kỹ lưỡng, câu hỏi đưa tới đối tượng để điền vào câu trả lời Tổng kết câu trả lời người lao động/nhân viên, cán phân tích có thông tin bản, đặc trưng công việc thực doanh nghiệp MAN305_Bai3_v2.0014101210 39 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc  Ưu điểm: Nhìn chung, phương pháp câu hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tiến hành thu thập thông tin qua kết trả lời câu hỏi, phương pháp tiến hành đơn giản, thuận tiện cho người tiến hành người trả lời câu hỏi so với hình thức vấn trực tiếp  Những vấn đề cần lưu ý để nâng cao chất lượng thông tin thu thập qua câu hỏi: o Cấu trúc câu hỏi: Nội dung câu hỏi cần hướng vào chức năng, nhiệm vụ chính, tác nghiệp mà người lao động phải thực thêm nơi làm việc Tuy nhiên, câu hỏi cần bám sát trọng tâm vấn đề phải nghiên cứu câu hỏi nên ngắn gọn o Cách thức đặt câu hỏi: Các câu hỏi cần thiết Phương pháp câu hỏi kế đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời trả lời ngắn gọn Bên cạnh cần có câu hỏi “đóng” hay “mở” tùy theo đối tượng công việc cần phân tích o Nơi tiến hành: Nên người lao động thực câu hỏi nơi làm việc, tránh để người lao động thực nhà bên doanh nghiệp nhằm đảm bảo không kéo dài thêm thời gian, tăng tập trung tính xác trả lời câu hỏi 3.3.3 Phương pháp quan sát chỗ  Nội dung phương pháp: Quan sát nơi làm việc phương pháp phổ biến, cho phép nhà quản trị tiến hành phân tích công việc xác định đầy đủ chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp nhiệm vụ, trách nhiệm thực công việc khác nhau, thông tin điều kiện làm việc, trang thiết bị kỹ thuật, máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trình làm việc hiệu thực công việc  Ưu điểm: Phương pháp sử dụng nhiều công việc định lượng, đo lường, dễ xác định, quan sát thấy, công việc không mang tính chất tình Phương pháp quan sát chỗ  Nhược điểm: Phương pháp quan sát cung cấp thông tin thiếu xác hội chứng Hawthone (khi biết quan sát, người lao động làm việc với 40 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc cách thức, thái độ, kết khác với thực công việc lúc bình thường), điều thể rõ nét cán phân tích vừa quan sát vừa vấn người lao động thực công việc  Để nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng: o Quan sát kết hợp với phương tiện kỹ thuật hỗ trợ (camera ghi hình, máy đo tần suất, đồng hồ tính thời gian) o Quan sát theo chu kỳ công việc hoàn chỉnh Cần ý tới chu kỳ công việc, thời gian cần thiết để hoàn thành công việc o Trao đổi trực tiếp với nhân viên thực công việc để tìm hiểu điều chưa rõ bổ sung điều bỏ sót trình quan sát 3.4 Thiết kế công việc 3.4.1 Khái niệm Thiết kế công việc trình kết hợp phần việc rời rạc lại với để hợp thành công việc trọn vẹn nhằm giao cho cá nhân hay nhân viên thực Nói khác, thiết kế công việc trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành phương pháp sử dụng để hoàn thành công việc, mối quan hệ công việc với công việc khác tổ chức 3.4.2 Thiết kế công việc Các yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế công việc  Tính thông lệ công việc: Tính thông lệ công việc thể mức độ xuất công việc o Một công việc gọi có tính thông lệ cao công việc có xu hướng xuất thường xuyên, ổn định khoảng thời gian dài o Một công việc gọi tính thông lệ thấp mà xuất quy luật, bất thường, mức độ xuất không thường xuyên, không ổn định  Dòng công việc: Dòng công việc tổ chức thường chịu ảnh hưởng tính chất, chất sản phẩm hay dịch vụ Từ sản phẩm hay dịch vụ gợi hướng cho nhà quản trị xây dựng tiến trình tác nghiệp hiệu Sau trình tự công việc phân định, cân đối công việc thiết lập  Khả người lao động: Khả người lao động yếu tố ảnh hưởng lớn đến thiết kế công việc Khi Henry Ford sử dụng dây chuyền sản xuất, ông nhận thấy công nhân thiếu vắng kinh nghiệm hoạt động dây chuyền tự động hóa Vì công việc phải thiết kế cách đơn giản đòi hỏi công tác đào tạo MAN305_Bai3_v2.0014101210 Henry Ford (1841 – 1925) 41 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc  Tính chất môi trường: Doanh nghiệp xem hệ thống hoạt động môi trường Doanh nghiệp tác động tới môi trường thông qua đầu môi trường tác động tới doanh nghiệp thông qua đầu vào Khi môi trường thay đổi, trạng thái cân ổn định doanh nghiệp bị phá vỡ Để thiết lập lại trạng thái cân mới, doanh nghiệp phải có phản ứng thích đáng trước thay đổi môi trường thay đổi Do vậy, việc thiết kế công việc phải phù hợp với trạng thái vận động biến đổi môi trường 3.4.3 Các phương pháp thiết kế công việc cá nhân 3.4.3.1 Chuyên môn hóa công việc  Nội dung phương pháp: Đây kiểu thiết kế công việc dựa sở phân tích công việc thành động tác, thao tác, bước công việc, sau giao cho cá nhân Mỗi cá nhân chuyên thực bước công việc vài thao tác với quy trình thực công việc xây dựng cách tối ưu Bản chất kiểu thiết kế chia nhỏ công Chuyên môn hóa công việc việc, giao cho cá nhân việc khối lượng cho phần việc tăng lên  Ưu điểm: o Chuyên môn hóa công việc nhằm giảm phạm vi công việc, phân chia thời gian để hoàn thành công việc o Chuyên môn hóa nhằm tiết kiệm thời gian, cần đầu tư cho phép người lao động học việc nhanh chóng o Chi phí đào tạo mức thấp người lao động cần thạo công việc phận Điều đặc biệt hữu ích doanh nghiệp phải đối phó với tình trạng lao động thiếu kiến thức có kinh nghiệm hoạt động dây chuyền  Nhược điểm: Do người lao động chuyên làm công việc dẫn đến nhàm chán làm việc cách máy móc, không tạo hứng thú cho người lao động 3.4.3.2 Luân chuyển công việc Về nguyên tắc, người lao động thiết kế theo hướng chuyên môn hóa, song chuyên môn hóa áp dụng cho công việc người lao động lại thay đổi chuyển chỗ làm việc theo quy trình định Thông thường nhân viên làm việc vị trí công tác không – năm, nhà quản trị khoảng – năm chuyển đổi vị trí công tác  Ưu điểm: o Làm giảm căng thẳng, nhàm chán, cải thiện chất lượng sống lao động cho người lao động, tạo hứng thú công việc o Tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ nghề nghiệp cách toàn diện nên tạo điều kiện cho doanh nghiệp linh hoạt sử dụng lao động tương lai 42 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc  Hạn chế: o Dễ làm rối loạn sản xuất giai đoạn đầu người lao động chưa bắt nhịp kịp thời với công việc o Phức tạp việc kiểm soát, tổ chức o Đòi hỏi đào tạo nhiều 3.4.3.3 Mở rộng công việc  Nội dung phương pháp: Đây kiểu thiết kế công việc dựa việc mở rộng phạm vi thực công việc nhân viên cách tăng thêm việc giảm khối lượng công việc phần việc Mở rộng công việc cách nhóm phần việc tương tự phần việc mà sử dụng công cụ lại với Kiểu thiết kế công việc kết trình phát triển nhanh chóng trình độ sản xuất xã hội biến đổi không ngừng môi Mở rộng công việc trường hoạt động doanh nghiệp, chu kỳ sống sản phẩm bị rút ngắn Tất điều làm cho tính thông lệ hóa giảm xuống Mặt khác, trình độ người lao động ngày tăng lên, họ có khả đảm nhận tốt nhiều công việc khác lúc Do việc thiết kế công việc theo hướng mở rộng công việc cách thiết kế hợp lý nhằm đảm bảo thích ứng tốt với thay đổi Đồng thời khai thác triệt để lực lao động nhân viên  Ưu điểm: o o Thỏa mãn người lao động tốt hơn, tạo tính hấp dẫn công việc Tính linh hoạt động cao, nhanh chóng thích ứng với chuyển biến môi trường  Hạn chế: o Sử dụng thời gian nguồn lực hiệu o Bị trích việc tăng số lượng công việc gây nhàm chán cho người khác 3.4.3.4 Làm phong phú hóa công việc  Nội dung phương pháp: Là phương thức thiết kế công việc cách mở rộng công việc theo chiều sâu Gia tăng thêm nhiệm vụ quyền hạn theo chiều sâu cho người lao động, tạo điều kiện cho người lao động quyền định nhiều công việc họ, đồng thời tăng mức độ tự chịu trách nhiệm cách tương ứng  Nguyên tắc: Khi tiến hành phong phú hóa công việc cần tuân theo nguyên tắc sau: o MAN305_Bai3_v2.0014101210 Gia tăng đòi hỏi công việc: Công việc nên thay đổi cách thức gia tăng mức độ khó khăn trách nhiệm 43 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc o o o o o Gia tăng trách nhiệm giải trình người lao động: Cho phép phân chia nhiều quyền hành thực công việc, gia tăng kiểm soát cá nhân trách nhiệm cuối thuộc người quản lý Tạo thời gian biểu làm việc tự hợp lý: Trong điều kiện giới hạn cho phép, cá nhân thực công việc theo thời gian biểu riêng Cung cấp thông tin phản hồi: Tốt người lao động báo cáo trực tiếp tình hình thực công việc cách thường xuyên tới người giám sát Cung cấp kinh nghiệm mới: Trong điều kiện hoàn cảnh vị trí làm việc nên bao gồm kinh nghiệm tạo phát triển cá nhân Phong phú hóa công việc dựa tảng chuyên môn hóa có cải tiến cách giao cho người lao động nhiều quyền định công việc Qua làm phong phú hóa Phong phú hóa công việc công việc họ, tăng nhiệt tình lao động, giảm nhàm chán căng thẳng  Ưu điểm: o Đảm bảo chuyên môn hóa theo công việc o Tính linh hoạt cao nên tạo khả thích nghi tốt o Phát huy cao độ khả làm việc người lao động sở phát huy tính chủ động sáng tạo  Hạn chế: o Các nguồn lực bị chia nhỏ nên giảm lợi quy mô o Khả kiểm soát hệ thống giảm 3.4.3.5 Thiết kế công việc theo Modul Theo phương pháp thiết kế này, nhà quản trị cần nghiên cứu kỹ công việc phải thực hiện, sau phân chia thành phần việc nhỏ, đảm bảo cho phần việc người lao động hoàn thành mà không tốn nhiều thời gian Các phần việc phân chia phải mang tính đồng Sau đó, nhà quản trị cho phép người lao động lựa chọn phần việc theo khả sở trường Nếu có phần việc nhàm chán khó khăn không thích nhà quản trị tiến hành chia cho người Thiết kế theo Modul  Ưu điểm: o o 44 Tính linh hoạt động cao, thỏa mãn người lao động, bình đẳng Luân chuyển công việc nhanh MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc  Hạn chế: o o 3.4.4 Đòi hỏi trình độ chuyên môn người lao động ý thức lao động cao Trình độ tổ chức quản lý phải cao thực Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm Đây kiểu thiết kế công việc đại đánh giá xu hướng nhiều doanh nghiệp tổ chức giới Nó phù hợp với xu gia tăng khả hợp tác lao động điều kiện phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật Sau phương pháp thiết kế công việc theo nhóm thông dụng quốc gia phát triển 3.4.4.1 Nhóm lao động hội nhập Phương pháp thiết kế công việc theo nhóm Áp dụng cho công việc đòi hỏi hợp tác cấp nhóm Nhóm tổ chức bao gồm nhiều chuyên môn khác để có khả thực khối lượng công việc hoàn chỉnh định Đứng đầu nhóm trưởng nhóm, có nhiệm vụ điều khiển phối hợp hoạt động chung nhóm, nhóm giao quyền lực lớn từ việc tổ chức sản xuất, việc lựa chọn nhân trả lương lao động 3.4.4.2 Nhóm lao động tự quản Đây kiểu tổ chức lao động cách làm phong phú hóa công việc theo chiều sâu Các nhóm lao động hỗn hợp giao cho mục tiêu phải thực khoảng thời gian định với mức chi phí cho trước, nhóm có trách nhiệm tự xác định nhiệm vụ phải làm tổ chức thực nhiệm vụ Nhóm giao toàn quyền định vấn đề quản lý để thực mục tiêu đặt Đặc điểm nhóm người phụ trách chung, công việc tất thành viên nhóm thảo luận định 3.4.4.3 Nhóm chất lượng Đây hình thức nhóm tiên phong (xung kích, đặc nhiệm) thu hút người tình nguyện, huấn luyện kỹ để khắc phục nhiệm vụ đặc biệt quan trọng, khó khăn cần thiết Nhóm chất lượng cấu trúc ổn định mà hình thành có nhu cầu, lúc thành viên nhóm liên quan đến vấn đề cần giải triệu tập để tham gia giải vấn đề Khi công việc hoàn thành, nhóm tự giải tán, thành viên trở làm việc phận trước Nhóm chủ yếu hoạt động giờ, thành viên nhóm thường tự nguyện (trong số trường hợp định lựa chọn) doanh nghiệp cấp kinh phí để hoạt động 3.4.5 Thiết kế công việc hướng vào người lao động Là kiểu thiết kế cầu nối nhiệm vụ doanh nghiệp với thỏa mãn nhu cầu người lao động Người lao động khuyến khích tham gia vào việc thiết kế lại công việc họ nhằm có lợi cho tổ chức họ MAN305_Bai3_v2.0014101210 45 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc Người lao động đề nghị thay đổi thiết kế công việc nhằm làm cho công việc họ hấp dẫn thỏa mãn Nhưng họ phải cách thức tốt việc đạt mục tiêu phận tham gia Với cách này, đóng góp thành viên công nhận, hướng nỗ lực họ vào việc hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ tổ chức Hướng vào người lao động Thiết kế công việc hiệu tìm hòa hợp tính hiệu nhân tố hành vi Yếu tố hiệu nhấn mạnh đến hiệu suất yếu tố hành vi lại quan tâm nhiều đến người lao động Vai trò chuyên gia nguồn nhân lực phải tạo cân nhân tố Khi công việc chuyên môn hóa, nhà thiết kế công việc đơn giản chúng cách cắt giảm số lượng phần việc Nếu công việc đa dạng hóa (những kiểu thiết kế công việc kể ngoại trừ chuyên môn hóa) chúng phải mở rộng làm phong phú 46 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc TÓM LƯỢC CUỐI BÀI  Phân tích công việc hiểu chìa khóa, nội dung có ý nghĩa sống hệ thống Quản trị NNL đại  Thiết kế công việc nhằm xác định cấu công việc, trách nhiệm, yêu cầu trình độ vị trí công việc công sở Từ định cách xác việc bố trí nguồn nhân lực, phương tiện cần thiết, cung cấp tài chính, đưa định điều hành thích hợp Công việc thiết kế khoa học quản lý thuận lợi  Trong doanh nghiệp cá nhân hoàn thành tốt công việc khi: o Nắm vững công việc cần làm o Có đủ kỹ năng, phẩm chất cần thiết o Có môi trường làm việc thuận lợi MAN305_Bai3_v2.0014101210 47 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc CÂU HỎI ÔN TẬP Phân tích thiết kế công việc gì? Tại phân tích, thiết kế công việc công cụ quản trị nguồn nhân lực? Trình bày phương pháp phân tích, thiết kế công việc, ưu nhược điểm phương pháp? Khi phân tích, thiết kế công việc, nhà quản trị cần ý vấn đề gì? Hãy trình bày yếu tố mô tả công việc? Xác định mối quan hệ thực tiễn mô tả công việc tiêu chuẩn công việc? 48 MAN305_Bai3_v2.0014101210 ... năm kinh nghiệm kinh doanh trở lên 38 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc 3. 3 Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc 3. 3.1 Phương pháp vấn  Nội dung phương... tả công việc, mô tả công việc cần trình bày hợp lý? 32 MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc 3. 1 Phân tích công việc 3. 1.1 Khái niệm công việc Công việc hiểu bao gồm số... xếp mức đãi ngộ, thăng thưởng Tác dụng phân tích công việc MAN305_Bai3_v2.0014101210 Bài 3: Phân tích, thiết kế công việc o o o 3. 1 .3 Tiết kiệm thời gian sức lao động thông qua việc tiêu chuẩn