CHƯƠNG Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN KIỂM SỐT DỰ ÁN NỘI DUNG Giới thiệu cơng tác kiểm sốt dự án  Kiểm sốt chi phí theo phương pháp truyền thống  Kiểm sốt chi phí theo phương pháp giá trị thu  Bài tập  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Cạm bẫy báo cáo q lạc quan Khơng thời hạn 100% Cơng việc hoạch định % hồn thành 80% Tiến triển báo cáo 60% Tiến triển đạt 40% 20% 0% 10 Thời gian Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 3 SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SỐT DỰ ÁN Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề  Thấy sớm vấn đề phát sinh  Trao đổi thơng tin với bên liên quan  Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu dự án  Rút học  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN VỊNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN KIỂM SỐT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Đánh giá phê chuẩn Đánh giá phê chuẩn HOẠCH ĐỊNH XÁC ĐỊNH - Mục đích - WBS - Mục tiêu - Lập KH tài - Thiết kế DA - Thời gian biểu DA - Nhân & tổ chức - Kỹ thuật/ hậu cần - Giám sát/ kiểm tra Kiểm sốt Đánh giá cuối kỳ, báo cáo cuối kỳ Đánh giá Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Đánh giá nhu cầu THỰC HIỆN KẾT THÚC - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khóa sổ - Bài học rút - Thanh tốn – – 10 năm sau - Giải vấn đề - Giao tiếp MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Có nhìn tồn diện hệ thống trạng dự án  Có đánh giá độc lập khách quan việc thực dự án  Thêm kinh nghiệm cho dự án tương tự  Đánh giá hiệu Ban quản lý Hệ thống giám sát dự án  Bài học trao đổi  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN Là q trình nhận định dự án cách hệ thống khách quan về: Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Việc thực dự án tổng thể  Tính hiệu quả/ hợp lý chiến lược thiết kế dự án  Những ảnh hưởng/ tính bền vững kết  Những học, kinh nghiệm cần thiết   Cơng việc khơng thường xun  Có tham gia chun gia bên ngồi KIỂM SỐT DỰ ÁN Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Thu thập số liệu, thơng tin việc thực dự án, thay đổi mơi trường So sánh số liệu thu thập kế hoạch, tiêu chuẩn, tác động mong muốn Hiệu chỉnh GIÁM SÁT DỰ ÁN Q trình kiểm tra thường xun tiến trình dự án suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án  Mục tiêu: cung cấp thơng tin để định Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý mơi trường PHẠM VI KIỂM SỐT Quản lý truyền đạt thơng tin Quản lý chất lượng Kiểm sốt thay đổi Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Quản lý nhân lực Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Quản lý chi phí Kiểm sốt u cầu chất lượng  Kiểm sốt thời gian  Kiểm sốt chi phí  10 KHĨ KHĂN TRONG KIỂM SỐT DỰ ÁN Chỉ nhấn mạnh số yếu tố, vd: nhấn mạnh vào chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng  Quy trình kiểm sốt gặp phản đối/ khơng đồng ý  Thơng tin thường khơng xác khơng báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thơng tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi  Các chế báo cáo thơng tin hạch tốn khơng  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm sốt chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  28 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG Sử dụng báo cáo chi phí giám sát cách riêng rẽ cơng việc/ nhóm cơng việc WBS  Nội dung báo cáo      Mơ tả cơng việc Tiến độ theo thời gian Ai người chịu trách nhiệm Ngân sách theo thời gian Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) u cầu Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  29 KIỂM SỐT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO TRUYỀN THỐNG  Nhược điểm:  CP theo kế hoạch giai đoạn 12.000 USD CP thực tế giai đoạn 14.000 USD Sự khác biệt giai đoạn 2.000 USD CP tích lũy theo kế hoạch đến thời điểm 25.000 USD CP tích lũy thực tế Sự khác biệt tích lũy đến thời điểm 4.000 USD 29.000 USD Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Khơng cho biết khối lượng cơng việc hồn thành Khơng cho biết chi phí tương lai muốn hồn thành dự án 30 KIỂM SỐT CHI PHÍ THEO PP GIÁ TRỊ LÀM RA  Sự phát triển hệ thống PERT/COST  Tiêu chí hệ thống kiểm sốt chi phí tiến độ năm 1967   tổng hợp thời gian chi phí để đánh giá tiến triển DA Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN PP tiêu chí hệ thống kiểm sốt tiến độ/ chi phí (Cost/Schedule Control System Criteria) 31 Khoảng thời gian trước tiến độ Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN CP/ giá trị tích lũy CP/ giá trị hoạch định Khoản đóng góp thêm Giá trị làm CP tích lũy thực tế Thời gian 32 CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ TIẾN TRIỂN DỰ ÁN lượng phân tích kết  Đại lượng phân tích sai lệch  Chỉ số kết cơng việc  Dự báo chi phí thực tương lai Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Đại 33 Các đại lượng phân kết sai lệch theo phương pháp giá trị làm Thời điểm báo cáo 130 120 Ước tính chi phí hiệu chỉnh Chi phí vượt 110 100 90 80 BCWS ACWP 70 60 AV 50 SV CV 40 Thời gian chậm trễ dự kiến 30 BCWP 20 Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Chi phí tích lũy (%) Thời gian Thời gian hoàn thành hoàn thành dự kiến ban đầu hiệu chỉnh Ước tính chi phí lại 140 TV 10 0 10 11 12 Số tháng 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 34 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  BCWS: chi phí dự tính cơng việc theo kế hoạch Số lượng nguồn lực tính theo đơn vị tiền hoạch định chi để thực cơng việc cụ thể khoảng thời gian định kế hoạch BCWS = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  % cơng việc hoạch định thời điểm xem xét 35 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  ACWP: chi phí thực cơng việc thực giai đoạn thời gian Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN Nếu NVL mua trước?  Nếu NVL mua trả chậm?  Chi phí quản lý?  36 ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ  BCWP: chi phí dự tính cơng việc thực  Ước = Ngân sách dự tính cho tồn cơng việc x tính giá trị làm thực tế: Sử dụng phán xét chủ quan  Dựa số lượng đơn vị sản phẩm làm  Sử dụng mốc tăng trưởng: giá trị định mức mốc dự án Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN BCWP % cơng việc thực làm thời điểm xem xét  37 CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH  Sai lệch tiến độ – SV SV  BCWP  BCWS Sai lệch chi phí – CV CV  BCWP  ACWP  Sai lệch kế tốn – AV AV  BCWS  ACWP  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Sai lệch thời gian – TV TV  SD  BCSP SD (Status Date): ngày đánh giá dự án  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà BCWS - BCWP  38 CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CƠNG VIỆC  Chỉ số kết tiến độ – SPI SPI  BCWP / BCWS Chỉ số kết chi phí – CPI CPI  BCWP / ACWP Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  39 Các số kết cơng việc dự án CPI 1.10 Tổng hợp số SPI CPI Dự án tiến triển Dự án gặp vấn đề tiến độ 1.05 tốt tiến độ chi phí Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 1.00 0.95 Dự án gặp vấn Dự án gặp vấn đề tiến độ chi phí 0.90 đề chi phí Tuần 0.85 )0.82,0.83( Tuần )0.82 ,0.88( 0.80 Tuần )0.79,0.79( 0.75 0.75 0.80 Tuần )0.78 ,0.85( 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10 SPI 40 DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI  Dự báo chi phí để hồn thành phần việc lại dự án FCTC (Forecast Cost to Complete Project)  BCAC (Budgeted Cost at Completion)   Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN ACWP ( BCAC  BCWP ) FCTC  ( BCAC  BCWP ) x  BCWP CPI Chi phí dự báo cho tồn dự án FCAC  ACWP  FCTC  FCAC (Forecast Cost at Completion) 41 [...]... SỐT DỰ ÁN  Kiểm sốt dự án   Kiểm sốt cho ai? Chính ban QLDA  Cơ quan thực hiện (chủ dự án)  UBND và các bộ phận chức năng liên quan  Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các cơ quan truyền thơng, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  Bên trong: do phía thực... đạt thơng tin:  Tài liệu hoạch định Các kênh truyền đạt thơng tin  Danh sách tài liệu được kiểm sốt  Danh sách phân phối  Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo  Tài liệu kiểm sốt Sự chuyển giao  Biên bản của các cuộc họp  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  19 PHẠM VI KIỂM SỐT  Quản lý nguồn nhân lực:  Tài liệu hoạch định Cấu trúc tổ chức dự án  Ma trận trách nhiệm  Mơ tả cơng việc  Các thủ... định Cấu trúc phân bổ chi phí  Các ngân sách cho cơng việc (hoạt động)  Các ngân sách phòng ban  Báo cáo dòng tiền tệ   Tài liệu kiểm sốt Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch)  Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hồn thành  Ngân sách sửa đổi  Giá trị thu được  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN  16 PHẠM VI KIỂM SỐT  Kiểm sốt thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi cơng việc được sửa đổi... trình kiểm sốt gặp sự phản đối/ khơng đồng ý  Thơng tin thường khơng chính xác hoặc khơng được báo cáo đầy đủ  Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ thơng tin thiên lệch  Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi  Các cơ chế báo cáo thơng tin và hạch tốn khơng đúng  Chương 5: KIỂM SỐT DỰ ÁN 27 KIỂM SỐT DỰ ÁN Kiểm sốt chi phí dự án theo truyền thống  Kiểm sốt chi phí ... Chính ban QLDA  Cơ quan thực (chủ dự án)  UBND phận chức liên quan  Bộ chủ quản, đầu tư, quan có liên quan phủ  Các nhà tài trợ  Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp  Các quan truyền thông,... THÚC - Các hoạt động kết - Chuyển giao/ bàn giao - Đánh giá tác động - ĐG tiến độ việc thực - Khóa sổ - Bài học rút - Thanh toán – – 10 năm sau - Giải vấn đề - Giao tiếp MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ... thu  Bài tập  Chương 5: KIỂM SOÁT DỰ ÁN SỰ CẦN THIẾT CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN Cạm bẫy báo cáo lạc quan Không thời hạn 100% Công việc hoạch định % hoàn thành 80% Tiến triển báo cáo 60% Tiến triển