BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN HỌC : QUẢN TRỊ HÀNH VI TỔ CHỨC Đề bài: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn, có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức? Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? Bài làm: I Giới thiệu tổng quan Công ty Điện lực Hoàn Kiếm: Công ty Điện lực Hoàn Kiếm doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà nội trước Sở điện lực Hà nội Lịch sử hình thành phát triển Công ty Điện lực Hoàn Kiếm gắn liền với lịch sử hình thành phát triển Tổng Công ty Điện lực TP Hà nội Tiền thân doanh nghiệp Nhà máy đèn Bờ Hồ xây dựng năm 1892 Năm 1954, sau giải phòng thủ đô, nhà nước ta tiếp quản nhà máy đèn Bờ Hồ thành lập Sở điện lực Hà nội Từ năm 1954 đến năm 1995 hoạt động theo mô hình Sở điện lực Hà nội Công ty Điện lực Hoàn Kiếm thời gian gọi Chi nhánh điện Hoàn Kiếm trực thuộc Sở Điện lực Đến năm 1995, Sở điện lực từ đơn vị hạch toán phụ thuộc tách thành đơn vị hạch toán độc lập đổi tên thành Công ty Điện lực TP Hà Nội Đến tháng năm 2010, theo Quyết định số 738/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 Bộ Công thương, Công ty Điện lực TP Hà nội thức trở thành Tổng Công ty Điện lực TP Hà nội, điện lực Quận, huyện thành viên gồm có 29 đơn vị Công ty Điện lực Hoàn Kiếm thành viên đóng địa bàn Quận Hoàn Kiếm Hiện Công ty Điện lực Hoàn Kiếm giao quản lý vận hành hệ thống điện kinh doanh bán điện địa bàn Quận Hoàn Kiếm, quận trung tâm Thủ đô Hà nội Tổng số khách hàng Công ty Đang quản lý 49.523 khách hàng với tổng doanh thu năm 2010 gần 1000 tỷ đồng Hiện Công ty quản lý: 158 km cáp ngầm – Quản trị hành vi tổ chức trung thế; 793 km đường trục hạ thế; 50 km cáp ngầm hạ thế; 465TBA/523MBA với tổng dung lượng 362.265 kVA; 49.523 công tơ đo đếm loại Tổng tài sản ước đạt 120 tỷ đồng Tổng số CBCNV Công ty 258 người với thu nhập trung bình hàng năm 10 triệu đồng/người/tháng Từ chi nhánh điện với 23 CBCNV ngày đầu thành lập, Công ty không ngừng phát triển lớn mạnh qua nhiều thời kỳ Đến Công ty xếp vào doanh nghiệp nhà nước loại 2, với doanh thu lợi nhuận hàng năm không ngừng tăng Để đáp ứng nhu cầu phát triển thời đại mới, Công ty tiến hành chuyển đổi mô hình sang hoạt động theo mô hình Công ty TNHH Nhà nước thành viên Điện lực Hoàn Kiếm hạch toán độc lập với Tổng Công ty Điện lực TP Hà nội Để đáp ứng bước phát triển đòi hỏi Công ty phải đổi toàn diện mặt từ cấu tổ chức nhân sự, quy trình thủ tục kinh doanh đến vấn đề quản lý kỹ thuật, vận hành lưới điện công tác đầu tư sửa chữa, cải tạo, xây dựng lưới điện địa bàn Đặc biệt quan trọng phải đổi lĩnh vực quản lý kỹ thuật lĩnh vực hành vi tổ chức II Phát triển dự án đổi “Sự cần thiết phải đổi lĩnh vực quản lý kỹ thuật lĩnh vực hành vi tổ chức”: Năm 2006 tuyển dụng vào làm việc Công ty Điện lực Hoàn Kiếm Tổng Công ty Điện lực TP Hà nội Năm 2008 bổ nhiệm vào vị trí Trưởng phòng Kỹ thuật Công ty Điện lực Hoàn Kiếm phụ trách toàn mảng kỹ thuật Công ty với nhiệm vụ phải trì lưới điện Quận Hoàn Kiếm hoạt động an toàn, ổn định liên tục đồng thời phải dự báo nhu cầu, thiết kế lập kế hoạch đầu tư xây dựng để đảm bảo cấp điện với tốc động tăng trưởng khoảng 20% Quận Hoàn Kiếm Sau giao nhiệm vụ rà soát, nghiên cứu nhận thấy số tồn công tác quản lý kỹ thuật sau: - Công tác lập triển khai phương án sửa chữa xây dựng diễn chậm chưa sát với thực tế, không đáp ứng phát triển phụ tải dùng điện địa bàn Điều gây tình trạng lưới điện không đáp ứng đủ nhu cầu người sử dụng dẫn đến tải gây điện – Quản trị hành vi tổ chức - Việc đáp ứng không kịp thời yêu cầu cấp điện khách hàng dẫn tới không lòng khách hàng ngành điện nói chung Công ty Điện lực Hoàn Kiếm nói riêng - Vào mùa hè, phụ tải sử dụng khách hàng tăng đột biến dẫn tới tình trạng tải nhẩy Áptômát cố thiết bị điện gây điện, điều làm giảm doanh thu bán điện Công ty dẫn tới giảm lợi nhuận Công ty - Việc quản lý kỹ thuật không sát với thực tế, không kịp thời đầu tư nâng cấp dẫn đến lưới điện cũ, nát số địa bàn gây tổn thất điện cao Điều trực tiếp dẫn tới giảm lợi nhuận kinh doanh - Địa bàn Quận Hoàn Kiếm quận trung tâm Thủ đô Hà nội nước, nơi thường xuyên diễn kiện trị, văn hoá, xã hội lớn ngày lễ tết Hà nội nước Do việc đảm bảo cấp điện liên tục, ổn định quan trọng, để sẩy cố điện vào dịp quan trọng ảnh hưởng đến uy tín Công ty nói riêng ngành điện nói chung Việc quản lý kỹ thuật không sát làm ảnh hưởng đến công tác đảm bảo điện phục vụ trị Qua tìm hiểu thực tế triển khai phát số nguyên nhân dẫn đến tình trạng sau: - Nhiệm vụ Phòng Kỹ thuật Phòng Thiết kế chồng chéo cụ thể là: Phòng Kỹ thuật giao thiết kế phương án thuộc nguồn vốn sửa chữa thưởng xuyên lập phương án kỹ thuật làm tiền đề cho việc lập đề án thiết kế chi tiết Phòng Thiết kế giao nhiệm vụ thiết kế chi tiết công trình dựa phương án phòng Kỹ thuật đưa sau trình thiết kế chi tiết cho Phòng Kỹ thuật thẩm tra lại Quy trình lập, duyệt phương án đầu tư xây dựng hay cải tạo sửa chữa lưới điện diễn chậm có nhiều khâu lòng vòng phòng ban - Phòng Kỹ thuật có 01 trưởng phòng 03 nhân viên nên không đủ thời gian để giải hết khối lượng công việc phòng, thường xuyên bị tải dẫn đến không hoàn thành nhiệm vụ - Xung đột phòng Kỹ thuật Phòng thiết kế vấn đề thời gian hoàn thành đề án thiết kế tiêu chí thẩm tra Phòng Kỹ thuật – Quản trị hành vi tổ chức Ngoài có số nguyên nhân khác, nhiên nguyên nhân nêu yếu cần phải giải gấp Sau học môn hành vi tổ chức, nhận thấy chủ đề khai thác nhằm giúp giải nhiệm vụ; là: + Cấu trúc thiết kế tổ chức + Xung đột đàm phán nơi làm việc + Động viên khuyến khích nhân viên làm việc III Phân tích chuyên sâu vấn đề hành vi tổ chức giải pháp: Cấu trúc thiết kế tổ chức Cơ cấu tổ chức nói tới phân công công việc mắt xích chuỗi điều khiển hoạt động tổ chức, gồm công việc, giao tiếp, phối hợp quyền lực công nhận Cơ cấu tổ chức phản ánh văn hoá doanh nghiệp mối quan hệ quyền lực Cơ cấu tổ chức thường coi công cụ tạo thay đổi Một cấu hỗ trợ kìm hãm giao tiếp mối quan hệ công ty Như phân tích nhiệm vụ phòng Kỹ thuật Phòng Thiết kế bị chồng chéo mục đích không rõ ràng chức nhiệm vụ Xung đột đàm phán nơi làm việc: 2.1 Những mục tiêu xung khắc: Một nguồn phổ biến gây xung đột tương khắc mục tiêu Sự tương khắc mục tiêu xảy mục tiêu công việc mục tiêu cá nhân dường gây cản trở đến mục tiêu cá nhân phòng ban khác Điều quan trọng người với mục tiêu khác có nhiều khả xung đột với 2.2 Những quy tắc thiếu rõ ràng: Những quy tắc thiếu rõ ràng việc hoàn toàn quy tắc nguồn phát sinh xung đột Xung đột xảy không rõ ràng làm tăng rủi ro việc bên có ý định cản trở mục tiêu bên Sự mập mờ khuyến khích việc sử dụng thủ đoạn trị, nhiều trường hợp Khi quy tắc rõ ràng hình thành phận biết điều trông chờ từ phòng ban khác đồng ý tuân thủ quy tắc 2.3 Những vấn đề giao tiếp : Xung đột thường xảy thiếu hội, khả động lực để giao tiếp cách hiệu Thứ nhất, phòng Kỹ thuật Phòng Thiết kế thiếu – Quản trị hành vi tổ chức hội để giao tiếp, phòng Thiết kế thường có sử dụng mẫu sẵn có để lập đề án thiết kế chi tiết mà không vào phương án Phòng Kỹ thuật đến thẩm định Phòng Kỹ thuật yêu cầu Phòng Thiết kế lập lại dẫn đến thời gian Thứ hai, số người thiếu kỹ cần thiết để giao tiếp cách ngoại giao tránh phải đối đầu Khi chuyên viên Phòng Kỹ thuật yêu cầu Phòng Thiết kế thiết kế lại theo phương án đưa với thái độ gay gắt phòng Thiết kế có thái độ phản ứng gây chậm trễ tiến độ thiết kế Động viên khuyến khích nhân viên làm việc Trong tổ chức nào, thành công liên quan đến việc nhân viên thực công việc Trong quản lý nhân sự, phải tập trung ý vào nhân viên có suất cao thông qua việc sử dụng kỹ thuật phân tích công việc, tuyển mộ lựa chọn kèm theo việc điều chỉnh, đào tạo nhân viên Mặc dù hoạt động quan trọng giả sử họ cho kết mong muốn Chúng ta thuê nhân viên với khả tốt, điều chỉnh họ công ty, phát triển khả họ đảm bảo thỏa mãn công việc Chúng ta biết việc thực công việc cá nhân kết hợp khả họ công việc mong muốn họ để làm công việc Do động lực trở nên trình kích thích tiềm tất nhân viên Động lực xác định theo hành vi bên Một người kích thích có cố gắng để hoàn thành công việc cách xuất sắc người không kích thích Định nghĩa đầy đủ động lực mong muốn làm gì, điều xác định đâu khả thỏa mãn nhu cầu cho cá nhân IV Giải pháp để khắc phục tình trạng nêu : Tái cấu trúc thiết kế tổ chức: Tôi kiến nghị Ban Lãnh đạo Công ty Điện lực Hoàn Kiếm hợp hai phòng thành phòng Kỹ thuật thiết kế tháng 5/2011, đồng thời bổ sung nhân viên đủ để thực nhiệm vụ quản lý kỹ thuật thiết kế cho toàn Công ty Việc sáp nhập hai phòng làm cho số lượng nhân viên tăng lên thành 06 người, sau bổ xung thêm nhân viên phòng ban khác, trước hết thực cách điều chuyển cán Phòng Điều Độ cán Phòng Đầu tư xây dựng sang phòng Kỹ thuật để tăng cường nhân lực Sau sáp nhập hai phòng thành tổng số CBCNV phòng Kỹ thuật thiết kế có người Ngoài – Quản trị hành vi tổ chức trưởng phòng bổ xung thêm 02 phó phòng phụ trách hai mảng việc quản lý vận hành thiết kế công trình Giảm xung khắc mục tiêu: Việc sáp nhập làm giảm xung khắc mục tiêu công việc khâu việc thiết kế nằm đơn vị, phận có thống từ trước triển khai nên không sẩy mâu thuẫn trình làm việc Xây dựng quy trình, quy chế để tăng tính minh bạch: Trong tháng 6/2011 xây dựng, trình Ban lãnh đạo Công ty Điện lực Hoàn Kiếm ban hành quy trình, hướng dẫn liên quan đến công tác lập phê duyệt phương án kỹ thuật, đề án thiết kế sửa chữa đại tu xây nhằm giúp chuyên viên thực công việc cách xác, đầy đủ, chuyên nghiệp Động viên khuyến khích nhân viên: Mục tiêu phòng Kỹ thuật thiết kế thực thiết kế quản lý vận hành đảm bảo lưới điện hoạt động an toàn ổn định liên tục Trong tháng 06/2011, phối hợp với phòng Nhân xây dựng qui trình tuyển dụng chế độ đãi ngộ tốt chuyên viên kỹ thuật để trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt Cụ thể: Tuyển dụng chuyên viên kỹ thuật điện có nghiệp vụ tốt, dày dạn kinh nghiệm, động, linh hoạt việc thiết kế quản lý vận hành Định kỳ sát hạch, kiểm tra trình độ họ Các chuyên viên kỹ thuật hưởng mức lương thoả đáng V Một số kết đạt bước đầu sau áp dụng: Đến tháng 06/2011, sau thời gian thực bước công việc nêu phòng Kỹ thuật thiết kế có chức nhiệm vụ rõ ràng, đầy đủ; số chuyên viên phòng tăng từ 03 lên 09 đủ khả thực việc thiết kế quản lý vận hành cho toàn Công ty; mối quan hệ giao tiếp nhân viên cải thiện rõ rệt; thời gian thực việc thiết kế thẩm định phê duyệt phương án giảm từ 02 tuần xuống bình quân khoảng ngày Kết đạt đáng khích lệ, nhiên kết chưa mong muốn cần trì biện pháp nêu cách thường xuyên VI Kết luận: Trên phân tích đánh giá áp dụng tình cụ thể Công ty Điện lực Hoàn Kiếm Tình hình thực tế lý cần có thay đổi – Quản trị hành vi tổ chức lĩnh vực hành vi tổ chức Thời gian áp dụng chưa lâu bước đầu có hiệu tích cực Để đóng góp vào phát triển chung doanh nghiệp, thiết nghĩ cần phải nhân rông mô hình bình diện toàn Công ty Các lý thuyết áp dụng: Cấu trúc thiết kế tổ chức; Xung đột đàm phán; động viên khuyến khích nhân viên làm việc Các giải pháp để giải vấn đề tồn tại: Hợp 02 phòng Thiết kế Phòng Kỹ thuật thành 01 phòng Phòng Kỹ thuật - Thiết kế; xây dựng chức nhiệm vụ cho phòng Kỹ thuật - thiết kế; xây dựng quy trình, quy chế việc thiết kế kỹ thuật quản lý vận hành; xây dựng quy trình tuyển dụng, đãi ngộ nhân viên VII Các tài liệu tham khảo: Các báo cáo thông tin nội Công ty Điện lực Hoàn Kiếm Giáo trình Quản trị Hành vi tổ chức - chương trình Đào tạo thạc sỹ Quản trị kinh doanh quốc tế - Tài liệu tham khảo – Lưu hành nội - Đại học Griggs – Trung tâm ETC – Đại học quốc gia Việt Nam, Hà Nội – Quản trị hành vi tổ chức