Đang tải... (xem toàn văn)
Trong những năm gần đây, ngành xây dựng đã chịu nhiều ảnh hưởng của cuộc suy thoái tài chính và rào cản ngày càng cao của các nước trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những khó khăn và áp lực lớn nhất của ngành xây dựng đó chính là nguồn vật tư.Đối với một công ty thương mại thì hoạt động quản trị mua hàng là vô cùng quan trọng. Để cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành và cung cấp cho thị trường những sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cả cạnh tranh thì công ty phải chú trọng tới hoạt động quản trị mua hàng. Hoạt động mua hàng ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy khi thực hiện quá trình này doanh nghiệp thường phải cân nhắc rất kĩ lưỡng, kiểm tra từng bước từ việc tìm hiểu nhu cầu, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho đến việc kiểm tra, đánh giá sau mua. Trong những năm vừa qua tại công ty hoạt động mua hàng chưa thực sự được chú trọng, chưa có nhân sự chuyên trách hoạt động mua hàng. Do đó, phân tích thực trạng mua hàng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của công ty. Vì vậy, hoạt động quản trị mua hàng đang là nhiệm vụ quan trọng nhất của công ty và có tính sống còn.Mua tốt là tiền đề để bán tốt, vì nếu mua hàng có chất lượng tốt và giảm được chi phí thu mua sẽ thu hút được nhiều khách hàng. Nhận thức được tầm quan trọng trong quản trị mua hàng tại công ty nên em chọn đề tài: “ Công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại Dịch vụ Lâm Phát Huy”.Nội dung báo cáo gồm 3 chương:Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị mua hàng.Chương 2: Thực trạng về công tác quản trị mua hàng của Công ty TNHH xây dựng, cơ khí, thương mại dịch vụ Lâm Phát Huy.Chương 3: Kết luận và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại Công ty TNHH xây dựng, cơ khí, thương mại dịch vụ Lâm Phát Huy.
LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại & Dịch vụ Lâm Phát Huy, em nhận thấy năm qua công ty cố gắng cải thiện không ngừng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, mở rộng thị trường đem lại kết cao hoạt động kinh doanh công ty Được quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện Ban lãnh đạo công ty phòng kinh doanh với hướng dẫn nhiệt tình cô Trần Thị Kim Phượng em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Mặc dù cố gắng nổ lực hạn chế mặt kiến thức, khả vận dụng lý thuyết vào thực tế kinh nghiệm thực tiễn nên trình làm tránh khỏi sai sót, em kính mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô anh chị phòng kinh doanh để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Cao Đẳng Thương Mại truyền đạt kiến thức kinh nghiệm cho em thời gian học trường đặc biệt giảng viên Trần Thị Kim Phượng tận tình hứng dẫn em hoàn thành báo cáo Em cảm ơn Ban lãnh đạo anh chị phòng kinh doanh công ty tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập hoàn thành báo cáo Cuối em xin kính chúc quý thầy cô trường Cao Đẳng Thương Mại, anh chị công ty lời chúc sức khỏe thành công công việc Chúc Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại & Dịch vụ Lâm Phát Huy ngày phát triển thành công thị trường Em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 05 năm 2014 Sinh viên thực Hà Thị Xuân Thu i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Ký hiệu TNHH Trách nhiệm hữu hạn CP Cổ phần MTV Một thành viên TM&DV Thương mại dich vụ TP Thành phố STT Số thứ tự MS Mã số ĐVT Đơn vị tính CT Chứng từ ii DANH SÁCH CÁC BẢNG, HÌNH ĐƯỢC SỬ DỤNG Tên bảng Trang Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty 12 Bảng 2.1: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty (2011-2013) 15 Bảng 2.2: Số lượng sắt thép mua vào tháng 2/2013 19 Bảng 2.3: Bảng tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng công ty 22 Bảng 2.4: Bảng đánh giá nhà cung ứng 22 iii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ii LỜI MỞ ĐẦU .1 1.1 Khái quát hoạt động quản trị mua hàng 1.1.1 Khái niệm mua hàng quản trị mua hàng 1.1.1.1.Khái niệm mua hàng .2 1.1.1.2.Khái niệm quản trị mua hàng .2 1.1.2.Vai trò mua hàng 1.1.3.Mục tiêu mua hàng .3 1.1.4.Các hình thức mua hàng 1.1.4.1.Mua theo hợp đồng / đặt hàng .3 1.1.4.2.Mua hàng không theo hợp đồng mua bán .4 1.1.4.3.Mua hàng qua đại lý .4 1.1.5.Phương thức mua hàng 1.1.6.Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng .4 1.2.Quy trình hoạt động quản trị mua hàng 1.2.1.Xác định nhu cầu mua hàng .5 1.2.1.1 Xác định thời điểm mua 1.2.1.2 Xác định nhu cầu mua hàng 1.2.2.Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng 1.2.3.Đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng .9 1.2.4.Tổ chức thực nhập hàng 10 1.2.5.Đánh giá sau mua 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG, CƠ KHÍ, THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ LÂM PHÁT HUY 11 2.1 Tổng quan Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 11 2.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 11 2.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 11 2.1.2.1 Chức công ty 11 2.1.2.2 Nhiệm vụ công ty 11 iv 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 12 2.1.4 Đặc điểm môi trường kinh doanh Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy .12 2.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh 12 2.1.4.2 Đặc điểm thị trường .13 2.1.4.3 Đặc điểm khách hàng 13 2.1.4.4 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh .13 2.1.4.5 Đặc điểm nhà cung ứng 14 2.1.5 Đánh giá kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2011 đến năm 2013 15 2.1.5.1 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty 15 2.1.5.2 Nhận xét hoạt động kinh doanh công ty 16 2.2 Thực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy .17 2.2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng công ty TNHH xât dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy .17 2.2.2 Quy trình công tác quản trị mua hàng công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 19 2.2.2.1 Xác định nhu cầu 19 2.2.2.2 Lựa chọn đánh giá nhà cung ứng 20 2.2.2.3 Đặt hàng, ký hợp đồng mua hàng .23 2.2.2.4 Tổ chức thực nhập hàng 25 2.2.2.5 Đánh giá sau mua 27 2.3 Nhận xét đánh giá công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 27 2.3.1 Thành công .27 2.3.2 Hạn chế 27 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG, CƠ KHÍ, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LÂM PHÁT HUY .29 3.1 Phương hướng nhiệm vụ kinh doanh Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy thời gian tới .29 3.1.1 Phương hướng hoạt động kinh doanh công ty thời gian tới 29 3.1.2 Nhiệm vụ kinh doanh công ty thời gian tới 29 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 30 3.2.1 Đổi hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty 30 v 3.2.2 Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung ứng 31 3.2.3 Nâng cao chất lượng công tác đặt hàng, ký hợp đồng 32 3.2.4 Củng cố công tác tổ chức thực nhập hàng .33 3.2.5 Hoàn thiện công tác đánh giá sau mua 33 3.2.6 Nâng cao hiệu sử dụng vốn .34 3.2.7 Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng 35 3.2.8 Đối với công tác đãi ngộ nhân 36 3.3 Kết luận 36 KẾT LUẬN .37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 vi LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, ngành xây dựng chịu nhiều ảnh hưởng suy thoái tài rào cản ngày cao nước hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Những khó khăn áp lực lớn ngành xây dựng nguồn vật tư Đối với công ty thương mại hoạt động quản trị mua hàng vô quan trọng Để cạnh tranh với đối thủ ngành cung cấp cho thị trường sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cạnh tranh công ty phải trọng tới hoạt động quản trị mua hàng Hoạt động mua hàng ảnh hưởng không nhỏ đến trình kinh doanh doanh nghiệp, thực trình doanh nghiệp thường phải cân nhắc kĩ lưỡng, kiểm tra bước từ việc tìm hiểu nhu cầu, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp việc kiểm tra, đánh giá sau mua Trong năm vừa qua công ty hoạt động mua hàng chưa thực trọng, chưa có nhân chuyên trách hoạt động mua hàng Do đó, phân tích thực trạng mua hàng để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu công ty Vì vậy, hoạt động quản trị mua hàng nhiệm vụ quan trọng công ty có tính sống Mua tốt tiền đề để bán tốt, mua hàng có chất lượng tốt giảm chi phí thu mua thu hút nhiều khách hàng Nhận thức tầm quan trọng quản trị mua hàng công ty nên em chọn đề tài: “ Công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại & Dịch vụ Lâm Phát Huy” Nội dung báo cáo gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản trị mua hàng Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy Chương 3: Kết luận kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG 1.1 Khái quát hoạt động quản trị mua hàng 1.1.1 Khái niệm mua hàng quản trị mua hàng 1.1.1.1.Khái niệm mua hàng Trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung ứng mắt xích trước đó, gia tăng giá trị bán chúng cho khách hàng mắt xích Điểm bắt đầu dịch chuyển việc mua hàng Mua hàng khâu tiền đề vật chất cho khâu bán hàng mua hàng khâu mở đầu cho trình lưu thông hàng hóa doanh nghiệp, có mua hàng doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hoạt động hổ trợ khác Mua hàng hoạt động doanh nghiệp thương mại nhằm tạo nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu khách hàng Dưới góc độ nhà quản trị mua hàng hoàn toàn trái ngược với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa tạo nhu cầu sản phẩm hàng hóa dịch vụ cách có hệ thống làm tăng ý thức nhu cầu mua hàng phủ nhận đình hoãn nhu cầu tìm điều kiện mua hàng tốt Thực chất mua hàng biểu mối quan hệ người với người, bề thể quan hệ trao đổi, mua bán hay phản ánh nội dung lưu thông hàng hóa 1.1.1.2.Khái niệm quản trị mua hàng Trong kinh doanh thương mại: Quản trị mua hàng hoạt động quản trị yếu tố vật chất người có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến việc mua hàng hay tạo nguồn hàng cho thương mại Theo cách tiếp cận trình: Quản trị mua hàng trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành kiểm soát hoạt động mua hàng doanh nghiệp thương mại nhằm thực mục tiêu bán hàng Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng quản trị bước công việc xác định nhu cầu, tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng, theo dõi kiểm tra việc giao nhận hàng, đánh giá kết mua hàng nhằm đạt mục tiêu xác định 1.1.2.Vai trò mua hàng Mua hàng nhằm tạo điều kiện vật chất cho bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán sản phẩm thị trường, doanh nghiệp phải có tiền đề vật chất Thực chất tiền đề vật chất đầu vào hàng hoá, nguyên vật liệu doanh nghiệp Mua hàng giúp doanh nghiệp có hàng tay từ bán thị trường Với chức mua bán lại, doanh nghiệp mong mua hàng với chi phí thấp Mua hàng góp phần nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Trên thị trường nay, việc cạnh tranh doanh nghiệp giá sản phẩm loại quan trọng Một doanh nghiệp có khả bán nhiều hàng sản phẩm doanh nghiệp có giá thấp hơn, chất lượng lại không thua sản phẩm doanh nghiệp khác Doanh nghiệp muốn bán tốt phải công việc mua tốt, từ giúp doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trường Mua hàng đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ hàng bán cho khách hàng theo yêu cầu họ Đối với doanh nghiệp thương mại mua hàng phẩm chất mua hàng không mẫu mã, chủng loại, kích cỡ khách hàng khó chấp nhận sản phẩm Khi khách hàng không chấp nhận sản phẩm có nghĩa việc kinh doanh doanh nghiệp không đạt hiệu cao Cứ vậy, doanh nghiệp khách hàng doanh nghiệp gặp 1.1.3.Mục tiêu mua hàng Mục tiêu hoạt động mua hàng đảm bảo an toàn cho việc bán ra, đảm bảo chất lượng hàng mua chi phí mua hàng thấp Trong đó: + Đảm bảo cho việc bán thể trước hết hàng phải đủ số lượng cấu Ngoài hàng hoá phải phù hợp với nhu cầu khách hàng đảm bảo cho việc giao hàng, vận chuyển gặp rủi ro + Hàng mua phải đảm bảo chất lượng thể chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng chấp nhận Ngày nay, khách hàng yêu cầu hàng hoá phải có chất lượng tối ưu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu mức chất lượng hàng hoá đáp ứng tốt nhu cầu người mua người bán hay người sản xuất thu lợi nhuận nhiều + Việc mua hàng với chi phí thấp nhằm tạo điều kiện cho việc xây dựng giá bán Chi phí mua hàng thấp thể không giá mua hàng rẻ mà chỗ hàng mua đâu, mua lần để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển thấp Các mục tiêu mua hàng lúc thống với mà chúng thường xảy mâu thuẫn mâu thuẫn chất lượng với giá …Vì vậy, tuỳ theo điều kiện cụ thể mà nhà quản trị có lùa chọn xếp xem mục tiêu mục tiêu hàng đầu mục tiêu xếp sau, để đảm bảo cho hoạt động mua hàng đạt hiệu cao 1.1.4.Các hình thức mua hàng 1.1.4.1.Mua theo hợp đồng / đặt hàng Đơn hàng việc xác định yêu cầu cụ thể mặt hàng số lương – chất lượng – quy cách, kích cỡ, màu sắc, thời gian giao hàng mà người mua lập gửi cho người bán Lập đơn hàng phải quán triệt yêu cầu sau: - Lựa chọn mặt hàng đặt mua hàng phải phù hợp với yêu cầu số lượng, chất lượng thời gian giao hàng - Tìm hiểu kỹ đối tác chất lượng trình độ tiên tiến mặt hàng đặt mua khai thác đến mức cao khả đáp ứng đơn vị nguồn hàng - Yêu cầu xác số lượng, chất lượng, danh điểm mặt hàng thời gian giao hàng Vì sai sót số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng dẫn đến tình trạng thừa – thiếu - ứ đọng – chậm tiêu thụ việc khắc phục phải tốn chi phí Đối với hàng hóa có nhiều kích cỡ, màu sắc, kiểu, quy cách, nhiều dạng, cách đóng gói khác cần phải lập bảng phụ lục hợp đồng để hai bên mua bán ký kết 1.1.4.2.Mua hàng không theo hợp đồng mua bán Trong trình kinh doanh, mua hàng không theo hợp đồng ký trước quan hệ tiền – hàng trao đổi hàng – hàng Người mua phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng, nguồn gốc 1.1.4.3.Mua hàng qua đại lý Nơi nguồn hàng không tập trung, không thường xuyên doanh nghiệp ký hợp đồng với đại lý mua hàng Mua qua đại lý giúp gom mặt hàng có khối lượng không lớn, không thường xuyên Như cần lựa chọn đại lý ký hợp đồng chặt chẽ chất lượng mua, giá thu mua đảm bảo lợi ích kinh tế hai bên 1.1.5.Phương thức mua hàng Phương thức mua cách thức tạo lập mối quan hệ mua bán Có phương thức mua sau: - Mua lại không điều chỉnh: Phương thức tiến hành nhà cung ứng có quan hệ mua theo mối liên kết chặt chẽ Mua lại không điều chỉnh phương thức mua vấn đề lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng với nguồn hàng Nếu nhà cung ứng cung cấp dịch vụ tốt khoản thời gian dài tổ chức tránh phải nổ lực mua hàng phức tạp cho đơn hàng sau Việc đặt hàng trở thành thói quen tổ chức gửi thông điệp “gửi hàng cho đơn hàng trước” Phương thức thường thực hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Những nguồn hàng cung ứng thường nổ lực nâng cao chất lượng cung ứng để trì mối quan hệ - Mua lại có điều chỉnh: phương thức mua lại cần thương lượng, điều chỉnh để đến thống người mua bán vầ hàng hóa, giá cả, cách thức cung ứng…trong trường hợp tình môi trường thay đổi định mua bán bên không phù hợp Nếu không đến thống nhất, phải chuyển nguồn cung ứng - Mua mới: phương thức mua bắt đầu tạo lập mối quan hệ với nguồn cung ứng để mua trường hợp doanh nghiệp bắt đầu kinh doanh, kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm, không triển khai phương thức mua có điều chỉnh, xuất nguồn hàng với đề nghị hấp dẫn Lúc phỉa xác định lại nguồn hàng, cần thiết phải nghiên cứu phân tích lựa chọn nguồn hàng 1.1.6.Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị mua hàng -Năng lực mua hàng: khả mua hàng doanh nghiệp Nhân tố bao gồm khả nghiên cứu thị trường, khả lựa chọn nhà cung ứng khả tìm kiếm sản phẩm cần mua doanh nghiệp - Tình hình tài doanh nghiệp: nhân tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua hàng doanh nghiệp.Nếu doanh nghiệp có khả tài tốt trình mua hàng thuận lợi ngược lại CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Bên mua: Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại & Dịch vụ Lâm Phát Huy Địa chỉ: Tổ 20, phường Hòa Khánh Bắc, quận Liên Chiểu, TP Đà Nẵng Điện thoại: 0511.3735.990 Tài khoản: 12420000757618 – Tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Đà Nẵng Bên bán: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng … Địa điểm giao hàng: bên bán giao hàng kho công ty Thời gian giao hàng: Phương thức toán: chuyển khoản Bên mua (Ký, họ tên, đóng dấu) Bên bán (Ký, họ tên, đóng dấu) 24 2.2.2.4 Tổ chức thực nhập hàng Đây công tác quan trọng trình mua hàng Sau ký kết hợp đồng đặt hàng, công ty tiến hành tổ chức thực nhập hàng Việc giao nhận hàng thực sở hợp đồng, nhiên công ty cần đôn đốc nhà cung ứng nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng đến trình kinh doanh công ty Công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc giao nhận hàng số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng điều khoản hợp đồng mua hàng công ty với nhà cung cấp Khi nhận hàng công ty có phận kiểm tra chất lượng kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ số lượng chất lượng Ngoài công ty trọng đến việc kiểm tra chứng từ, hóa đơn liên quan đến trình mua hàng + Kiểm tra số lượng: đối chiếu với phiếu giao hàng phiếu đặt hàng, kiểm tra xem số lượng hàng nhận có với hợp đồng ký kết + Kiểm tra chất lượng: bề mặt sắt thép lớp phân tử kim loại màu xanh đen hay màu nâu đen bám vào hàng chất lượng Vì lớp kim loại giúp ngăn chặn hình thành gỉ ăn mòn, tăng khả bám dính bê tông cốt thép Kiểm tra xem có loại thép Ø mà công ty cần, đề phòng công ty cần thép Ø 14 bên cung ứng lại đem qua thép Ø 12 Những loại sắt thép không chất lượng đường kính nhỏ loại thép chuẩn khoảng 0,5 – 0,8 mm, loại thép gọi thép “gầy”, giá loại thép rẻ thép tiêu chuẩn vài chục nghìn đồng Do đó, công ty không kiểm tra cẩn thận dễ bị nhận hàng sai chất lượng + Kiểm tra hóa đơn: công việc cần phải làm với mục đích để thống phiếu đặt hàng, phiếu giao hàng hóa đơn Khi hàng kiểm tra đạt yêu cầu cho vào kho Đối với loại hàng sắt thép nên xếp chồng lên với nhau, tránh tiếp xúc với môi trường bên Vì mặt hàng dễ bị gỉ tiếp xúc với môi trường nóng ẩm nên kho cần có không gian khô ráo, thoáng mát để bảo quản tránh tình trạng khách hàng không hài lòng với chất lượng Do làm tốt công tác nên góp phần làm cho hàng giao nhận đủ số lượng, chất lượng, thời gian giao nhận hợp đồng mua bán ghi, góp phần làm tăng hiệu công ty Công ty cần phải tiếp không ngừng nâng cao chất lượng công tác công tác trình quản trị mua hàng 25 Đơn vị: Công ty Lâm Phát Huy Bộ phận: Mẫu số: 01 - VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 27 tháng 05 năm 2013 Số: 35/01 Họ tên người giao hàng: Công ty CP thép Hòa Phát Địa chỉ: 171 Trường Chinh, quận Thanh Khê, TP Đà Nẵng Nhập kho: Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy STT Tên hàng MS ĐVT Tổng cộng Thép Ø Thép Ø 12 Thép Ø 16 Kg Cây Cây Số lượng Theo Thực CT nhập 325 325 580 580 575 575 Đơn giá Thành tiền 15.320 15.480 15.350 4.979.000 8.978.400 8.826.250 22.783.650 Tổng số tiền chữ: Hai mươi hai triệu bảy trăm tám mươi ba nghìn sáu trăm năm mươi đồng Kèm theo chứng từ gốc Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng ( Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 26 2.2.2.5 Đánh giá sau mua Công tác kiểm tra diễn tất khâu trình mua hàng Nếu xác nhận phận kiểm tra hàng không nhập vào kho, hàng hóa thông báo giao trả lại cho nhà cung ứng phòng kế toán không phép toán mặt hàng Sau lần mua hàng công ty thường đánh giá kết mua hàng để rút kinh nghiệm, phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế công tác mua hàng Nếu hàng mua đảm bảo tất yêu cầu công ty đưa chất lượng, số lượng, chủng loại, thời gian…tức nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ yêu cầu công ty đưa công ty tiếp tục đặt hàng nhà cung cấp Còn hàng mua có sai sót công ty với nhà cung ứng tìm giải pháp khắc phục, hạn chế rủi ro thiệt hại đến mức thấp nhất, sai sót nhà cung ứng bên cung ứng phải tự chịu trách nhiệm công ty tìm lựa chọn nhà cung ứng khác Trên thực tế công tác mua hàng công ty thực kịp thời, đầy đủ theo yêu cầu bán hàng, công trình thi công, để gây tình trạng thiếu hụt hàng không đảm bảo 2.3 Nhận xét đánh giá công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 2.3.1 Thành công Tuy thành lập năm công ty đạt nhiều thành tựu giúp công ty đứng vững thị trường có uy tín ngành xây dựng miền Trung Công tác quản trị mua hàng công ty thời gian qua có thành công sau: - Công ty tạo uy tín vị trí thị trường miền Trung - Ngày có nhiều đối tác muốn có quan hệ làm ăn với công ty, muốn cung cấp hàng cho công ty Vì công ty có nhiều hội lựa chọn nhà cung ứng tối ưu - Công ty hình thành đội ngũ nhân viên mua hàng động, hiệu Mặc dù công tác đào tạo đơn giản nhờ trình làm việc nên họ tích lũy kinh nghiệm hàng hóa thị trường - Trong công tác tìm lựa chọn nhà cung ứng, công ty tìm số nhà cung ứng có uy tín, đảm bảo yêu cầu công ty đưa - Khả quay vòng vốn công ty nhanh giúp cho trình mua hàng thực thuận lợi - Các công trình mà công ty nhận thầu sau thi công đem lại hài lòng cho khách hàng Đó thành công lớn công ty xây dựng 2.3.2 Hạn chế - Việc lập kế hoạch công ty nhiều chưa xác, có loại thiếu (như loại thép Ø), có loại thừa (như sắt V) Do thị trường biến động nên việc xác định nhu cầu cần cung ứng khó, mang tính tương đối - Số lượng nghiệp vụ chủ chốt có trình độ nghiệp vụ cao thiếu nên chưa phát huy hiệu cao cho hoạt động kinh doanh công ty 27 - Kho hàng công ty không lớn nên dự trữ nhiều hàng để phòng khách hàng công trình cần bất ngờ Điều làm cho công ty mua trước để đề phòng tình trạng giá tăng cao, thị trường khan hàng - Nhân viên công ty nên việc thi công đôi lúc không kịp thời gian, chậm tiến độ - Trong công ty chưa có phối hợp chặt chẽ phận phòng ban công tác mua hàng làm hạn chế cho việc đưa định - Trong khâu lựa chọn nhà cung ứng công ty chưa thật trọng vào việc tạo lập quan hệ với nhà cung ứng - Thủ tục hành rườm rà, định đưa chưa nhanh Khi có thay đổi hay thông báo bên cung ứng thay đổi giá hay bên cung ứng không thực hợp đồng ký kết, nhân viên mua hàng phải thay đổi đơn hàng muốn xin ý kiến đạo cấp phải trình đơn qua bậc - Do việc đặt hàng thường diễn điện thoại nên công ty không tận dụng lợi vai trò người mua Nhân viên mua hàng chưa có trình độ chuyên sâu việc đàm phán, thương lượng đặt hàng - Các nhân viên đảm nhận công việc giao nhận hàng chưa tiến hành kiểm tra, kiểm soát trình chặt chẽ số lượng chất lượng - Công ty cần phải biết cách sử dụng đồng vốn cho hiệu trình mua hàng 28 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG, CƠ KHÍ, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ LÂM PHÁT HUY 3.1 Phương hướng nhiệm vụ kinh doanh Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy thời gian tới 3.1.1 Phương hướng hoạt động kinh doanh công ty thời gian tới Thời gian vừa qua cố gắng khắc phục khó khăn Điều thể bảng kết hoạt động kinh doanh công ty năm từ năm 2011 đến năm 2013 doanh thu lợi nhuận tăng dần theo năm Tuy nhiên gia tăng chậm chưa đáp ứng nguồn lực mà công ty bỏ Vì công ty đề phương hướng phấn đấu thời gian tới - Doanh thu tăng từ 12-15% so với năm trước - Ổn định phát triển hoạt động kinh doanh thời gian tới đạt tiêu kinh doanh công ty giao - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường để nắm bắt nhu cầu khách hàng, từ nâng cao khả cạnh tranh công ty thị trường - Mở rộng mạng lưới kinh doanh thị trường phía Bắc phía Nam - Công ty thường xuyên đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên làm công tác mua hàng, tuyển thêm nhân viên trẻ có trình độ chuyên môn cao, có lực công tác mua hàng - Luôn đảm bảo cho trình mua hàng theo kế hoạch, mục tiêu để xác định cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định để công ty có đủ hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh Từ thỏa mãn nhu cầu khách hàng - Công ty cần trọng công tác lựa chọn nhà cung ứng, cần phải lựa chọn nhà cung ứng đáng tin cậy, có tiềm để thiết lập mối quan hệ nhằm mở phương thức làm ăn mới, tiết kiệm chi phí, đáp ứng nhu cầu chất lượng, giá cả, thời gian - Gia tăng suất, tiết kiệm chi phí tối đa đạt hiệu kinh doanh - Cần linh hoạt việc khen thưởng, sách tiền lương, kỷ luật nhằm kích thích cán nhân viên có tinh thần tích cực công việc - Giữ vững phát triển quan hệ với nhà cung ứng công ty chủ động nguồn hàng, tăng hiệu kinh doanh - Tiếp tục trì, phát triển ổn định thị trường khu vực miền Trung 3.1.2 Nhiệm vụ kinh doanh công ty thời gian tới - Công ty cố gắng xếp bổ sung lao động cho suất lao động lợi nhuận ngày tăng - Coi khách hàng trọng tâm hoạt động công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng - Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mà trước mắt mở rộng thêm số thị trường tiềm lớn khác 29 - Sắp xếp lại nhóm hàng kinh doanh đảm bảo tính cạnh tranh đáp ứng nhu cầu tiêu dùng khách hàng, mang lại hiệu kinh doanh cao - Đẩy mạnh nâng cao suất lao động nhằm tăng thêm thu nhập nhân viên - Nâng cao chất lượng quản trị toàn công ty tất khâu mặt 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy 3.2.1 Đổi hoàn thiện công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty Việc lập kế hoạch mua hàng xác giúp cho công ty tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu sử dụng vốn Sở dĩ việc lập kế hoạch mua hàng mức tiêu thụ sản phẩm, sản phẩm mua hàng cung ứng hết không tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động lưu chuyển nhanh Hiện nay, công ty lập kế hoạch mua hàng dựa mức tiêu thụ mặt hàng sắt thép kỳ trước Tuy nhiên công ty cần lập kế hoạch mua hàng xác chi tiết để trình mua hàng thực dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định xác số lượng, chủng loại, giá hàng hoá nhà cung cấp hàng hoá cần mua Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ như: chuẩn bị kho tàng, chi phí lượng hàng hoá dự trữ Nhân viên mua hàng phải đảm bảo cho trình mua hàng diễn theo kế hoạch, mục tiêu xác định cách chủ động, đảm bảo lượng hàng ổn định lâu dài, cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh Từ thoả mãn nhu cầu khách hàng Muốn phận mua hàng phải hoạt động ăn khớp với phận bán hàng Cả hai phận làm công tác nghiên cứu nhu cầu thị trường sản phẩm công ty Từ thông tin phòng kinh doanh công ty, thông tin phải có độ xác cao phận mua hàng dựa vào thông tin để lập kế hoạch mua mặt hàng sắt thép cho công ty Phòng kinh doanh phải có phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để có mua hàng phù hợp Những nhân viên mua hàng công ty nhanh nhạy trước biến động thị trường, tức phải nhận biết xu hướng biến động thị trường sắt thép thông báo công ty để công ty có kế hoạch dự trữ phù hợp Công ty cần tập trung nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng ngành xây dựng cụ thể vật liệu xây dựng sắt thép, tình hình cạnh tranh thị trường mặt hàng để có sách hữa hiệu ưu đãi giá dịch vụ kèm theo để thu hút khách hàng nhằm tăng doanh thu cho công ty Việc nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng phải tiến hành thường xuyên nhằm khai thác thị trường tiềm giúp cho công tác xây dựng kế hoạch mua hàng xác, đáp ứng nhu cầu khách hàng cách tốt Nghiên cứu thị trường phải vào thời điểm năm người tiêu dùng có nhu cầu tiêu dùng mặt hàng sắt thép Để từ giúp cho công ty việc chuẩn bị hàng phục vụ cho thị trường tốt vào dịp trọng điểm năm, khắc phục tình trạng thiếu hụt dư thừa hàng làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh công ty Nghiên cứu phải xu hướng thay đổi đơn vị cung ứng liên quan đến công ty Để từ giúp công ty việc chuẩn bị hàng thời gian để tránh tình trạng giá mua tăng nhanh gây ảnh hưởng đến kết kinh doanh Sau xác định số lượng hàng cần mua, công ty cần xác định rõ chất lượng hàng mua Công ty nên quy định xác ngày giao hàng để hai bên không thời gian chờ đợi Chẳng hạn công ty nên quy định việc giao 30 nhập hàng nhà cung ứng vào đầu chiều buổi sáng thường thời điểm khách hàng đến lấy hàng Một yếu tố quan trọng xác định nhu cầu mua hàng phải có khả thu thập thông tin cách nhanh chóng xác, khả nhạy bén tầm nhìn chiến lược phân tích, dự báo nhu cầu thị trường nhà quản trị đội ngũ nhân viên mua hàng Vì công ty cần trang bị đầy đủ thiết bị thông tin phục vụ cho việc thu thập, phân tích xử lý thông tin kịp thời xác Công ty nên mở rộng kho dự trữ hàng để trình mua hàng kết hợp thời điểm mua tức thời mua trước Từ giúp công ty chuẩn bị hàng thời gian để tránh tình trạng giá mua tăng nhanh hay tình trạng khan gây ảnh hưởng đến kết kinh doanh công ty 3.2.2 Củng cố hoàn thiện hệ thống nhà cung ứng Với doanh nghiệp thương mại nhà cung ứng đối tác quan trọng việc cân nhắc lựa chọn nhà cung ứng ảnh hưởng trực tiếp đến kết kinh doanh công ty Công ty nên tập trung mua hàng nhà cung ứng có uy tín thị trường co mối quan hệ hợp tác lâu năm vói công ty Vì nhà cung đảm bảo cho công ty kịp thời gian, đầy đủ số lượng đặt hàng chất lượng mà công ty yêu cầu Nhưng công ty phải thường xuyên tìm kiếm cho nhà cung ứng không dừng lại nhà cung ứng Không nên hoàn toàn lệ thuộc vào nhà cung ứng để tạo lựa chọn tối ưu để tránh bị ép giá Tìm kiếm thêm nhiều nhà cung ứng để công ty chủ động việc lựa chọn nhà cung ứng, tăng cường giao tiếp, chủ động học hỏi, trao đổi thông tin với nhà cung ứng để từ nâng cao trình độ kỹ thuật nhân viên công ty Bên cạnh việc tìm kiếm nhà cung ứng công ty cần giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp với nhà cung ứng Để trì hợp tác với nhà cung ứng lâu năm công ty nên thường xuyên liên lạc với nhà cung ứng để cung cấp thông tin nhu cầu công ty Tuy nhiên công ty cần phải theo dõi thường xuyên tình hình tài chính, khả sản xuất khả cung cấp hàng bên cung ứng Mặc dù nhà cung ứng công ty làm cho công ty yên tâm chất lượng hàng, chủng loại, thời gian giao hàng tạo cho công ty tin tưởng công ty phải mở cho hội kinh doanh Trong kinh doanh, muốn thành công tìm kiếm cho hội kinh doanh doanh nghiệp phải biết chấp nhận rủi ro, thường rủi ro lớn đem lại lợi nhuận cao Vì công ty nên linh hoạt chủ động việc tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng để tiến hành mua Việc mua nhà cung ứng có ưu điểm sau: + Đảm bảo mục tiêu an toàn việc giữ lời hứa giao hàng với công ty + Giá cả, chất lượng thời gian giao hàng xác đáp ứng yêu cầu + Không gây khó khăn cho công ty + Công ty cung cấp nhiều thông tin có liên quan đến thị trường từ nhà cung ứng Công ty nên dựa vào tiêu chí để tìm chọn lựa cho nhà cung ứng ổn định nguồn hàng, chất lượng hàng tốt, giá hợp lý: 31 + Uy tín nhà cung ứng thị trường, mức độ ổn định vấn đề tài chính, kết giao hàng họ lần gần công ty đối tác khác nhà cung ứng + Giá phải hợp lý, giá phải theo giá thị trường thấp phải đảm bảo hai bên có lợi + Khả giao hàng: thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyển + Vị trí địa lý nhà cung ứng ảnh hưởng đến khả giao nhận hàng, kho hàng nhà cung ứng xa lam cho chi phí vận chuyển tăng lên + Sự thích ứng nhà cung ứng biến động thị trường đòi hỏi công ty 3.2.3 Nâng cao chất lượng công tác đặt hàng, ký hợp đồng Công tác đặt hàng, ký hợp đồng chưa công ty thực tốt Công ty thường xuyên mua hàng nhà cung ứng có từ trước, mặt hàng cũ lần hết hàng người phụ trách việc gọi điện cho nhà cung ứng để họ mang hàng đến, nên công ty vai trò người mua không tận dụng lợi Nguyên nhân chủ yếu hạn chế đội ngũ cán chuyên trách việc thương lượng đặt hàng, ký hợp đồng có trình độ chuyên môn hạn chế lực, kinh nghiệm nên kết giao dịch thương lượng không cao Bên cạnh trình độ quản lý mua hàng công ty yếu, chưa thường xuyên đôn đốc nhắc nhở nhân viên chưa có sách đào tạo nhân viên nghiệp vụ mua hàng Công tác thương lượng đặt hàng công việc quan trọng đòi hỏi người tiến hành không am hiểu chuyên môn, đặc tính mặt hàng mà đòi hỏi khả giao tiếp, kỹ đàm phán, thương lượng với nhà cung ứng, kỹ ứng xử thuyết phục nhà cung ứng Về thực trạng công tác thương lượng đặt hàng, ký hợp đồng công ty khó khăn lớn vấn đề đàm phán với nhà cung ứng, người tham gia đàm phán có trình độ chuyên môn chưa cao, chưa có kinh nghiệm, am hiểu sắt thép tình hình nhu cầu thị trường chưa rộng nên khó khăn đưa định bị lệ thuộc vào nhà cung ứng, đánh hội kinh doanh Để giải tốt vấn đề công ty nên thường xuyên đánh giá cán bộ, nhân viên công ty để tìm người có lực kỹ tốt tham gia vào việc đàm phán, phải tổ chức đào tạo, huấn luyện cho cán nhân viên công ty nhằm trau dồi kinh nghiệm kiến thức giúp cho công tác thương lượng đạt kết cao Bên cạnh việc tuyển thêm nhân viên quan trọng Việc tuyển nhân viên mua hàng có kinh nghiệm, công tác thương lượng đặt hàng, ký hợp đồng có nhân viên giỏi, có nhiều kinh nghiệm lợi thật công ty Nhưng ngược lại nhân viên nghiệp vụ giỏi công ty gặp khó khăn trình thực hợp đồng phải chập nhận điều kiện bất lợi phía mình, thiệt hại tránh khỏi cho công ty Do công ty nên đưa tiêu chuẩn để tuyển chọn nhân viên: + Linh hoạt, có khả nắm bắt khai thác thông tin, phân tích dự đoán hướng biến động giá cả, hiểu biết nghi lễ xã giao Trong đàm phán đòi hỏi cán phải linh hoạt, sáng tạo,, phải thể thiện chí sẵn sàng mua để đạt hiệu cao đồng thời củng cố lâu dài 32 + Hiểu biết nhiều đặc điểm giá mặt hàng công ty cần mua Công ty cần có liên kết, phối hợp chặt chẽ phòng ban, phận công ty để giải thủ tục đơn đặt hàng cách nhanh chóng nhất, bố trí công việc cho phòng, phận cách khoa học tránh tình trạng công việc lúc chồng chéo, thủ tục rườm rà, thời gian 3.2.4 Củng cố công tác tổ chức thực nhập hàng Nhìn chung công tác tổ chức thực nhập hàng công ty tiến hành tốt Công ty trọng đến công tác Tuy nhiên việc kiểm tra, kiểm soát trình giao nhận hàng cần phải tiến hành chu đáo chặt chẽ Nếu làm tốt công tác hàng nhập vào công ty đủ số lượng, đứng chất lượng, thời gian giao hàng đảm bảo hợp đồng quy định Để làm tốt công tác công ty cần phải: - Nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn cho nhân viên mua hàng - Kiểm tra hàng trước giao nhận, kiểm tra việc sử dụng chi phí mua hàng nhằm nâng cao hiệu toàn nghiệp vụ mua hàng - Tăng cường, tổ chức phương tiện vận tải đầy đủ chuyên chở kịp thời, tránh lãng phí trình vận chuyển Đặc biệt công ty nên kiểm tra nhà cung ứng Khi nhà cung ứng mang hàng đến hai bên mua bán phải có nhân viên giám sát việc giao nhận hàng có diễn theo thỏa thuận hợp đồng hay không Hiện công ty bên cung ứng mang hàng đến công ty nhân viên theo giám sát mà có người vận chuyển nhiều phát hàng chuyển đến chất lượng, thiếu hụt công ty phải gọi điện đến nhà cung ứng nhân viên họ đến kiểm tra làm nhiều thời gian Hơn nhân viên công ty phải thường xuyên nắm bắt thông tin từ phía đối tác làm ăn Nếu không nắm bắt thông tin phía họ, công ty biết tình hình sản xuất kinh doanh họ, lường trước hậu nhà cung ứng khả cung cấp hàng cho công ty Và cần phải theo dõi biến động giá thị trường để biết bên cung ứng có ép giá hay không Khi hàng nhận đầy đủ cần tiến hành thủ tục nhập kho cho hợp lý, hàng kho phải xếp theo thứ tự, khoa học giúp dễ dàng kiểm tra xuất kho nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí giao hàng 3.2.5 Hoàn thiện công tác đánh giá sau mua Đánh giá kết mua hàng khâu cuối công tác quản trị mua hàng có vai trò quan trọng có đánh giá trình mua hàng công ty biết công ty làm chưa được, từ đưa biện pháp điều chỉnh cho phù hợp Công ty cần không ngừng cải tiến hệ thống tiêu chuẩn chất lượng mặt hàng sắt thép để hàng nhập đáp ứng nhu cầu thị trường Công ty cần thường xuyên theo dõi ghi chép điều kiện nhà cung ứng đạt chuẩn, điều kiện chưa đạt để đưa biện pháp khắc phục hay thương lượng lại lần mua hàng sau Việc đánh giá lại nhà cung ứng giúp công ty so sánh nhà cung ứng với để tìm kiếm lựa chọn cho công ty nhà cung ứng 33 Cần tiến hành đánh giá kết mua hàng sau khâu, giai đoạn công tác mua hàng để tiến hành điều chỉnh kịp thời cho khâu Việc đánh giá nhân viên mua hàng cần có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể nhằm phát sai lầm, yếu nhân viên đồng thời khen thưởng nhân viên thực tốt để khích lệ họ, tạo mối quan hệ gắn bó mật thiết nhân viên nhà quản trị để thực công tác mua hàng đạt hiệu tốt Như làm cho công tác đánh giá xác hơn, giúp cho công ty có kế hoạch mua hàng hợp lý hơn, giảm chi phí mua hàng cho công ty đảm bảo chất lượng hàng 3.2.6 Nâng cao hiệu sử dụng vốn Nâng cao hiệu sử dụng vốn điều kiện sống để doanh nghiệp phát triển vững mạnh Muốn nâng cao hiệu sử dụng vốn doanh nghiệp người quản lý phải: khai thác, sử dụng nguồn lực cách triệt để, không để vốn nhàn rỗi, nâng cao lực người quản lý tài chính, sử dụng vốn hợp lý, tiết kiệm hiệu quả, quản lý vốn chặt chẽ mục đích, không để thất thoát, tính toán sử dụng nguồn vốn để đưa vào hoạt động kinh doanh Là doanh nghiệp thương mại nên vốn kinh doanh quan trọng hoạt động mua hàng Để nâng cao hiệu hoạt động mở rộng quy mô kinh doanh, công ty cần phải quan tâm đến vấn đề tạo nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn cách hiệu đặc biệt hoạt động mua hàng Bộ phận mua hàng đảm bảo có đủ hàng để bán vốn Tuy khả vay vòng vốn công ty nhanh không dựa vào số vốn lưu động công ty mà cần phải huy động, khai thác nguồn vốn từ bên vay vốn từ ngân hàng, từ đơn vị kinh doanh khác Để nâng cao hiệu sử dụng vốn công ty cần ý: - Đẩy mạnh tiến việc thực hợp đồng, thực toán thời hạn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn - Phân bố cấu vốn hợp lý kinh doanh - Có biện pháp giảm tối đa chi phí bất hợp lý đặc biệt chi phí giao dịch - Mua hàng với số lượng cách xác định xác mức hàng cần sử dụng để tránh tình trạng dư thừa hàng - Tiết kiệm chi phí mua hàng - Hoàn thiện công tác kế hoạch sử dụng vốn kinh doanh, xây dụng lộ trình sử dụng vốn cho giai đoạn mua hàng hay đầu tư - Tuân thủ nghiêm túc quy tắc quản lý tài kinh doanh - Nâng cao lực nguồn nhân lực, đại hóa trang thiết bị quản lý, sử dụng vốn, nâng cao trình độ, lực nguồn nhân lực, đại hóa trang thiết bị kỹ thuật - Nâng cao hiệu kinh doanh khâu bán hàng, thực tăng nhanh vòng quay vốn lưu động Bên cạnh nên ý nâng cao lực người quản lý lãnh đạo Người quản lý có vai trò đưa định liên quan đến việc tồn vong doanh nghiệp họ phải người có hiểu biết có tầm nhìn chiến lược 34 việc phát triển kinh doanh đơn vị ngành.Thực sử dụng vốn tiết kiệm hiệu Để đáp ứng nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp huy động vốn từ nhiều nguồn vốn khác Việc lựa chọn nguồn vốn quan trọng phải dựa nguyên tắc hiệu Tuỳ thuộc vào mục đích việc huy động mà lựa chọn nguồn huy động hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng đầy đủ nhu cầu vốn, tránh tình trạng thừa thiếu vốn 3.2.7 Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Công tác mua hàng nghiệp vụ kinh doanh đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hóa Mua hàng hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp thương mại Nếu không mua hàng hoạt động công ty phải ngừng hoạt động Nếu công ty mua hàng hàng lại chất lượng, không đạt yêu cầu công ty bị ngừng lại hoạt động hàng bị ứ đọng lại, vốn lưu động không lưu chuyển công ty không bù đắp chi phí, lại bị thua lỗ Điều lại chứng tỏ vau trò quan trọng mua hàng hoạt động kinh doanh Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, nâng cao khả cạnh tranh uy tín công ty thị trường Việc lập kế hoạch mua hàng xác giúp cho công ty tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu sử dụng vốn Sở dĩ việc lập kế hoạch mua hàng mức tiêu thụ sản phẩm, sản phẩm mua hàng cung ứng hết không tình trạng ứ đọng hàng, đồng vốn lưu động lưu chuyển nhanh Mặt khác công ty có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, công ty mua hàng với giá rẻ Như giá thành thấp công ty có khả cạnh tranh so với đối thủ cạnh tranh qua giá thành Hơn quản trị tốt mua hàng giúp cho công ty giảm thiểu chi phí phát sinh hàng chất lượng, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt định mức Khả cạnh tranh công ty thể uy tín công ty việc kịp thời cung ứng thi trường có nhu cầu Mà muốn làm điều bắt buộc công ty phải quản lý tốt hoạt động mua hàng Nâng cao công tác quản trị mua hàng giúp cho công ty đảm bảo tính thường xuyên, đặn hoạt động kinh doanh Ngay từ khâu hoạt động mua hàng, công ty không quản lý tốt hoạt động mua hàng bị chậm trễ Chẳng hạn mua hàng công ty không thúc giục bên cung ứng giao hàng hẹn, nên hàng giao muộn so với yêu cầu công ty Hoặc công ty không tổ chức kiểm tra kỹ số lượng chất lượng hàng trước giao nhận, sau giao nhận kho công ty phát thiếu hàng, hàng chất lượng, lúc công ty trả lại bên cung ứng nên bị lỡ hàng để bán cho khách, mà công ty lợi nhuận uy tín Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài công ty thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển mở rộng kinh doanh, tăng thu nhập cho nhân viên thực đầy đủ nghĩa vụ nhà nước Nâng cao công tác quản trị mua hàng góp phần thực mục tiêu thành viên (chủ doanh nghiệp, nhân viên, người lao động…) tham gia vào doanh nghiệp Nói chung động thành viên tìm kiếm khoản thu nhập, 35 lao động, phát huy khả sáng tạo Vì nguời quản trị phải biết điều tìm cách kích thích họ làm việc với việc thỏa mãn nhu cầu họ Muốn đáp ứng điều doanh nghiệp phải kinh doanh có hiệu mà kinnh doanh có hiệu hay không phụ thuộc vào khâu mua hàng, bán hàng dự trữ hàng Do cần phải quản trị tốt từ khâu công tác quản trị hoạt động nói chung công tác quản trị mua hàng nói riêng 3.2.8 Đối với công tác đãi ngộ nhân Thực doanh nghiệp người đóng vai trò chủ chốt hoạt động cho dù doanh nghiệp có đại đến đâu Vì vậy, muốn quản trị tốt lĩnh vực trước tiên phải quản trị tốt người thực lĩnh vực Công ty nên có khuyến khích lợi ích vật chất nhân viên thuộc phận mua hàng, đồng thời tổ chức đào tạo nhân viên cho họ kiến thức quản lý chất lượng hàng nghiệp vụ mua hàng Tạo điều kiện cho người có lực, uy tín tham gia thương lượng đặt hàng, ký kết hợp đồng Tuyển thêm nhân viên việc cần thiết cho phát triển lâu dài công ty Bên cạnh công ty nên thưởng cho nhân viên tích cực công việc, có sáng tạo nhiệm vụ giao, tiền thưởng có tác dụng động viên, khuyến khích nhân viên có tinh thần làm việc Nhưng nhân viên đủ trình độ, lực việc kinh doanh công ty cần phải có biện pháp thuyết phục họ tiếp tục tham gia đào tạo tự đào tạo lại, kết cho nghỉ việc Mỗi nhân viên phận mua hàng công ty giao trách nhiệm mua mặt hàng sắt thép định Công ty nên quy định rõ trách nhiệm họ, văn cụ thể, gắn trách nhiệm họ với công việc giao Nếu hoạt động bán công ty bị chậm lại xuất phát từ việc thiếu hàng nhân viên phụ trách nhân viên bị phạt tiền bồi thường tương đương với giá trị thiệt hại công ty thời gian tạm ngừng cung cấp hàng cho khách hàng Đồng thời có phần thưởng vật chất tinh thần họ họ hoàn thành tốt công việc Cùng với biện pháp gắn kết trách nhiệm với lợi ích vật chất, ban giám đốc phải tạo bầu không khí thoải mái làm việc, tác động làm cho nhân viên mua hàng thực yêu thích công việc họ 3.3 Kết luận Công tác quản trị mua hàng vấn đề quan trọng Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại & dịch vụ Lâm Phát Huy Hoạt động mua hàng yếu tố đầu vào giúp cho công ty hoàn thành tốt lĩnh vực bán ra, cung cấp vật liệu sắt thép cho khách hàng thị trường miền Trung cho công trình thi công mà công ty nhận thầu đem lại hài lòng cho khách hàng Hoạt động kinh doanh chế thị trường diễn phức tạp chịu ảnh hưởng nhiều nhân tố bên lẫn bên công ty Trong đó, môi trường kinh doanh lại biển đổi gặp khó khăn gây tác động không nhỏ cho hoạt động kinh doanh công ty Chính vậy, công tác quản trị mua hàng đòi hỏi người làm công tác phải tìm tòi, đổi mới, sáng tạo để đạt mục tiêu đề Cố gắng phát huy mặt thuận lợi, tích cực công ty khắc phục hạn chế, khó khăn mà công ty gặp phải 36 KẾT LUẬN Trong xu hội nhập kinh tế giới khu vực ngày nay, công ty, doanh nghiệp phải khẳng định chỗ đứng thị trường Để có điều này, công ty phải biết tự nỗ lực phấn đấu, bên cạnh phải biết kết hợp nhiều yếu tố mặt tài chính, nhân sự, phận kinh doanh cung ứng hàng hóa đặc biệt biết nắm bắt hội để vươn lên Trong thời gian thực tập Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại dịch vụ Lâm Phát Huy kết hợp với kiến thức học ba năm trường Cao Đẳng Thương Mại, đến báo cáo thực tập em hoàn thành với mong muốn đóng góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác quản trị mua hàng công ty Mong muốn nhiều khả hạn chế, báo cáo thực tập em không tránh khỏi sai sót định Em mong quý thầy cô nhiệt tình đóng góp ý kiến quan tâm đến đề tài nghiên cứu em để báo cáo thực tập hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn trường Cao Đẳng Thương Mại, khoa Quản Trị Kinh Doanh, đặc biệt giảng viên Trần Thị Kim Phượng nhiệt tình giúp đỡ em thời gian vừa qua Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo anh chị phụ trách phòng ban Công ty TNHH xây dựng, khí, thương mại dịch vụ Lâm Phát Huy bảo tận tình giúp em hoàn thành tốt báo cáo Một lần em xin chân thành cảm ơn! Đà Nẵng, tháng 05 năm 2014 Sinh viên thực Hà Thị Xuân Thu 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bài giảng Quản trị cung ứng Trường Cao Đẳng Thương Mại Tài liệu Công ty TNHH Xây dựng, Cơ khí, Thương mại & Dịch vụ Lâm Phát Huy Một số trang web: - www.google.com.vn/ - http://tailieu.vn/ 38