Đồ án tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Sau 20 năm thực sách mở cửa, kinh tế Việt Nam có bước tiến vượt bậc, khối lượng hàng hóa giao dịch với nước khác tăng lên đáng kể Nhất từ Việt Nam gia nhập WTO hoạt động xuất nhập ngày đẩy mạnh Trước xu đó, vận tải quốc tế khẳng định rõ vai trò tiền đề đời phát triển thương mại quốc tế Trong không thể không đề cập đến hoạt động giao nhận, đóng vai trò mắt xích liên kết nhà xuất khẩu, nhập Hoạt động giao nhận gắn liền, tạo thuận lợi đẩy mạnh trình vận tải, đặc biệt vận tải biển Với kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực giao nhận vận tải đường biển, Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc có đóng góp không nhỏ việc phát triển thương vụ xuất nhập Cho đến nay, Northern Freight trở thành công ty hàng đầu lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập tiếp tục phát triển không ngừng xu Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới Nhận thức tầm quan trọng hoạt động giao nhận nói chung hoạt động giao nhận vận tải đường biển nói riêng phát triển kinh tế, em chọn đề tài: “Tổ chức giao nhận lô hàng vôi sống tuyến Hải Phòng - Đài Loan Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc” làm đề tài đồ án tốt nghiệp Nội dung đồ án tốt nghiệp gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận hoạt động giao nhận Chương 2: Giới thiệu chung Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Chương 3: Tổ chức giao nhận lô hàng vôi sống tuyến Hải Phòng - Đài Loan Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN 1.1 Giới thiệu hoạt động giao nhận 1.1.1 Một số khái niệm giao nhận hoạt động giao nhận Giao nhận vận tải hoạt động nằm khâu lưu thông phân phối, khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, hai khâu chủ yếu trình tái sản xuất xã hội Giao nhận vận tải thực chức đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai lưu thông phân phối phân phối vật chất, mặt thứ thủ tục thương mại hoàn thành Giao nhận gắn liền với vận tải, vận tải Hoạt động giao nhận lo liệu cho hàng hoá vận tải đến nơi tiêu thụ, lo riêng vận tải mà làm việc khác để di chuyển hàng hoá bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ “Có sách viết, hoạt động giao nhận định nghĩa tổ chức việc vận chuyển hàng hoá thực tất công việc có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa đó” Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi Người giao nhận Về người giao nhận, chưa có định nghĩa thống quốc tế chấp nhận Người giao nhận chủ tàu, chủ hàng, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay người kác có đăng ký kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hoá Theo Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận “người giao nhận người lo toan để hàng hóa chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác hành động lợi ích người uỷ thác mà thân người vận tải Người giao nhận đảm nhận việc thực công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận bảo quản, lưu kho chung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá…” Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp Cùng với phát triển thương mại quốc tế tiến kỹ thuật ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận mở rộng Ngay người giao nhận đóng vai trò quan trọng thương mại quốc tế vận tải quốc tế Người giao nhận không làm thủ tục hải quan, thuê tàu mà cung cấp dịch vụ trọn goái toàn trình vận tải phân phối hàng hoá nứoc khác nhau, người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi tên gọi khác nhau: “Đại lý hải quan” (Customs House Agent), “Môi giới hải quan” (Customs Broker), “Đại lý toán” (Clearing Agent), “Đại lý gửi hàng giao nhận” (Shipping and Forwarding Agent), “Người chuyên chở chính” (Principal Carrier) 1.1.2 Vai trò người giao nhận thương mại quốc tế Như nói trên, ngày phát triển vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không làm đại lý, người uỷ thác mà làm cung cấp dịch vụ vận tải đóng vai trò bên - Người chuyên chở (Carrier) Người giao nhận làm chức công việc người sau: 1.1.2.1 Môi giới hải quan (Customs Broker) Khi xuất hiện, người giao nhận hoạt động phạm vi nước Nhiệm vụ người giao nhận lúc làm thủ tục hải quan hàng nhập Sau mở rộng hoạt động dịch vụ hàng xuất dành chỗ chở hàng thương mại quốc tế lưu cước với hãng tàu theo uỷ thác người xuất người nhập tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán Trên sở nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất người nhập để khai báo, làm thủ tục hải quan môi giới hải quan 1.1.2.2 Đại lý (Agent) Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp Trước người giao nhận không đảm nhiệm vai trò người chuyên chở Anh ta hoạt động cầu nối người gửi hàng người chuyên chở đại lý người gửi hàng người chuyên chở Người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng người chuyên chở để thực công việc khác như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho sở hợp đồng uỷ thác 1.1.2.3 Người gom hàng (Cargo consolidator) Ở Châu Âu, người giao nhận từ lâu cung cấp dịch vụ gom hàng để phục vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt, ngành vận tải hàng hoá container dịch vụ gom hàng thiếu nhằm biến lô hàng lẻ (LCL) thành lô hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở container giảm cước phí vận tải Khi người gom hàng, người giao nhận đóng vai trò người chuyên chở đại lý 1.1.2.4 Người chuyên chở (Carrier) Ngày nay, nhiều trường hợp, người giao nhận lại đóng vai trò người chuyên chở, tức người giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận tải với chủ hàng chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ nơi đến nơi khác Nếu người giao nhận ký hợp dồng mà không trực tiếp chuyên chở đóng vai trò người thầu chuyên chở (Contracting carrier), ah ta trực tiếp chuyên chở người chuyên chở thực tế (Actual carrier) 1.1.2.5 Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ suốt gọi vận tải trọn gói từ cửa tới cửa “door to door”, người giao nhận đóng vai trò người vận đa phương thức (MTO) MTO người chuyên chở phải chịu trách nhiện hàng hoá suốt hành trình vận tải 1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ trách nhiệm người giao nhận 1.2.1 Những luật pháp địa vị pháp lý người giao nhận Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp Cho đến nay, chưa có văn luật pháp quốc tế lĩnh vực giao nhận, nên địa vị pháp lý người giao nhận nước khác nhau, tuỳ theo luật pháp hành nước Ở nước theo luật common law, luật không thành văn địa vị pháp lý người giao nhận dựa khái niệm đại lý, thường đại lý uỷ thác Người giao nhận lấy danh nghĩa người uỷ thác để giao dịch cho công việc người uỷ thác Hoạt động người giao nhận phụ thuộc vào quy tắc truyền thống đại lý, phải mẫn cán thực nhiệm vụ mình, phải trung thực với người uỷ thác, tuân theo dẫn người ủy thác, mặt khác hưởng quyền bảo vệ giới hạn trách nhiệm phù hợp với vai trò đại lý Trong trường hợp, người giao nhận đảm nhận trách nhiệm bên chính, tự ký kết hợp đống sử dụng người chuyên chở đại lý, không hưởng nhứng quyền bảo vệ giới hạn trách nhiệm nói phải chịu trách nhiệm cho trình vận tải hàng há kể hàng nằm tay người chuyên chở đại lý mà sử dụng Như người giao nhận có bổn phận người đại lý có quyền hạn bên để đòi hỏi thức hợp đồng mà ký kết để chuyên chở hàng khách hàng Tuy nhiên, thể chế nước có điểm khác Nhiều nước, vào luật quốc gia, hiệp hội giao nhận xây dựng điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy đinh quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm người giao nhận Những nơi chưa áp dụng điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn hợp đồng người giao nhận khách hàng phải xác đinh rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn bên 1.2.2 Phạm vi hoạt động người giao nhận Phạm vi dịch vụ giao nhận nội dung dịch vụ giao nhận kho vận Trừ thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự tham gia vào khâu thủ tục, chứng từ đó, thông thường người giao Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp nhận thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liêụ trình vận chyển hàng hoá qua công đoạn tay người nhận cuối Người giao nhận làm dịch vụ cách trực tiếp thông qua đại lý thuê dịch vụ người thứ ba khác Những dịch vụ mà nguời giao nhận thường tiến hành là: + Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở + Tổ chức chuyên chở hàng hoá phạm vi ga, cảng, +Tổ chức xếp dỡ hàng hoá, + Làm tư vấn cho chủ hàng việc chuyên chở hàng hoá, + Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước, + Làm thủ tục nhận hàng, gửi hàng, + Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, + Mua bảo hiểm cho hàng hoá, + Lập chứng từ cần thiết trình nhận hàng, gửi hàng, + Thanh toán, thu đổi ngoại tệ, + Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở giao cho người nhận + Thu xếp chuyển tải hàng hóa + Nhận hàng từ người chuyên chở giao cho người nhận, + Gom hàng, lựa chon tuyến đường chuyên chở, phương thức vận tải người chuyên chở thích hợp + Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hoá, + Lưu kho, bảo quản hàng hoá, + Nhận kiểm tra chứng từ cần thiết liên quan đến trình vận chuyển hàng hoá, + Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi + Thông báo tình hình đến phương tiện vận tải, + Thông báo tổn thất với người chuyên chở, Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp + Giúp chủ hàng việc khiếu nại, đòi bồi thường Ngoài ra, người giao nhận cung cấp dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu chủ hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn container đến thẳng cửa hàng, vận chuyển hàng triển lãm nước Đặc biệt năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, đóng vai trò MTO phát hành chứng từ vận tải 1.3 Các mối quan hệ người giao nhận Do tính chất nghề nghiệp quy mô hoạt động phạm vi giới giới, người giao nhận có mối quan hệ rộng: - Ở nước quan hệ với chủ hàng (người gửi hàng hay người nhận hàng); tổ chức thuộc bên thứ ba (người chuyên chở đường bộ, đường sông, đường sắt, máy bay, người bốc xếp, tổ đóng gói, lưu kho, tổ chức bảo hiểm, kiểm nghiệm, ngân hàng toán); nhà đương cục hữu quan (hải quan, cảng vụ, ngân hàng kết nối, quan thương mại (về giấy phép XNK), quan giao thông vận tải (về việc cấp giấy phép vận tải), quan lãnh nước ngoài, phòng thương mại (nếu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận xuất xứ) - Ở nước, người giao nhận có đại lý để lo liệu công việc giao nhận cảng, sân ga hay ga xe lửa, hay địa điểm khác Nhiều công ty có chi nhánh, đại diện nước Người giao nhận thường tham gia Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận (FIATA) để tăng cường mối quan hệ người giao nhận 1.4 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển 1.4.1 Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK cảng 1.4.1.1 Cơ sở pháp lý Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp Việc giao nhận hàng hoá XNK phải dựa sở pháp lý quy phạm pháp luật quốc tế, Việt Nam - Các Công ước vận đơn, vận tải; Công ước quốc tế hợp đồng mua bán hàng hoá - Các văn quy phạm pháp luật Nhà nước Việt nam giao nhận vận tải; Các loại hợp đồng L/C đảm bảo quyền lợi chủ hàng XNK 1.4.1.2 Nguyên tắc Các văn hành quy định nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK cảng biển Việt Nam sau: - Việc giao nhận hàng hoá XNK cảng biển cảng tiến hành sở hợp đồng chủ hàng người chủ hàng uỷ thác với cảng - Ðối với hàng hoá không qua cảng (không lưu kho cảng) chủ hàng người chủ hàng uỷ thác giao nhận trực tiếp với người vận tải (tàu) (quy định từ 1991) Trong trường hợp đó, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác phải kết toán trực tiếp với người vận tải thoả thuận với cảng địa điểm xếp dỡ, toán chi phí có liên quan - Việc xếp dỡ hàng hóa phạm vi cảng cảng tổ chức thực Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ phải thoả thuận với cảng phải trả lệ phí, chi phí liên quan cho cảng - Khi uỷ thác giao nhận hàng hoá xuất nhập với tầu, cảng nhận hàng phương thức phải giao hàng phương thức - Cảng không chịu trách nhiệm hàng hoá hàng khỏi kho bãi, cảng - Khi nhận hàng cảng chủ hàng người uỷ thác phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác định quyền nhận hàng phải nhận cách liên tục thời gian định hàng hoá ghi chứng từ Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu quan - Việc giao nhận cảng làm theo uỷ thác chủ hàng trực tiếp làm 1.4.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập cảng biển 1.4.2.1 Ðối với hàng xuất a Ðối với hàng hoá lưu kho bãi cảng Ðây hàng hoá XK chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ nơi nước để xuất khẩu, để kho riêng không qua kho cảng Từ kho riêng, chủ hàng người chủ hàng uỷ thác giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận diễn hàng qua cảng Ðưa hàng đến cảng: chủ hàng tiến hành - Làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu + Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ + Làm thủ tục liên quan đến xuất hải quan, kiểm dịch + Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu + Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng + Tiến hành xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi trình để giải vấn đề xảy ra, phải xếp hàng lên tàu ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện) + Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tàu (là sở để cấp vận đơn) Biên lai phải + Người chuyên chở cấp vận đơn, chủ hàng lập đưa thuyền trưởng ký, đóng dấu + Lập chứng từ toán tiền hàng hợp đồng L/C quy định Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đồ án tốt nghiệp + Thông báo cho người mua biết việc giao hàng phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần) + Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có) b Ðối với hàng phải lưu kho bãi cảng Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp nước) giao hàng XK cho cảng, sau cảng tiến hành giao hàng cho tàu * Giao hàng XK cho cảng bao gồm công việc: - Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng - Trước giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng giấy tờ: + Danh mục hàng hoá XK (cargo list) + Thông báo xếp hàng hãng tàu cấp (shipping order) cần + Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note) - Giao hàng vào kho, bãi cảng * Cảng giao hàng cho tàu: - Trước giao hàng cho tàu, chủ hàng phải: + Làm thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có) + Báo cho cảng ngày dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận NOR + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp giao hàng cho tàu: + Trước xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe công nhân người áp tải cần + Tiến hành bốc giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm Hàng giao cho tàu giám sát đại diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 10 Đồ án tốt nghiệp + Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu + Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu + Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu + Kết thúc trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thông quan Trường hợp2: Hàng hóa xuất kiểm hóa (luồng đỏ) - Bước 1: Đăng kí mở tờ khai xuất + Nhân viên giao nhận in tờ khai Hải Quan điện tử (in bản), mang tở khai đến cho khách hàng kí tên đóng dấu xác nhận… + Sau đó, mang chứng từ bao gồm: Giấy giới thiệu tờ khai Hải Quan Hợp đồng thương mại (sao y) Invoice (bản chính) Packing list (bản chính) + Hải quan tiếp nhận hồ sơ nhân viên công ty tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan doanh nghiệp hệ thống mạng hải quan có vi phạm không Kế tiếp xem việc kê khai tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không xem hàng xuất có thuộc danh mục hàng cấm hay không + Sau đó, Hải quan đóng dấu chuyển phận kiểm hóa - Bước 2: Kiẻm hóa hàng xuất Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 49 Đồ án tốt nghiệp + Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa phận chuyển bãi rút ruột container + Nhân viên giao nhận xem kết phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa + Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa) + Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal (gồm seal Hải quan hãng tàu) xin giấy xác nhận seal phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận bô phận bấm seal cảng - Bước 3: Trả tờ khai + Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải Quan) dán vào tờ khai + Hải quan sau kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận chứng từ bao gồm: tờ khai giữ lại tờ khai dán tem Hợp đồng thương mại (sao y) Invoice (bản chính) Packing list (bản chính) - Bước 4: Thanh lý hải quan bãi + Nhân viên mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/ seal, tàu/chuyến lên tờ khai + Nhận viên giao nhận photo tờ khai Hải quan điện tử Sau đó, nộp tờ khai (photo gốc để kiểm tra) phòng lí + Hải quan lí kiểm tra đóng dấu xác nhận trả lại tờ khai gốc Bước 5: Vào sổ tàu hàng xuất + Căn vào Booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 50 Đồ án tốt nghiệp + Nhân viên giao nhận nộp tờ khai phiếu xác nhận seal để Hải quan vào sổ tàu + Hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu + Kết thúc trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất cảng Hàng hóa xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước đến Closing time không hàng rớt lại không xuất thông quan 3.1.3.8 Phát hành vận đơn a Khách hàng sử dụng dịch vụ quốc tế công ty - Nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ cho phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng - Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lập chứng từ hàng xuất Công việc cụ thể nhân viên chứng từ sau: + Liên lạc với khách hàng để kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tất thủ tục xuất hàng hay chưa + Lấy số container báo cho hãng tàu để họ cập nhật xếp container lên tàu + Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn Nội dung vận đơn gồm chi tiết sau: Số vận đơn (B/L no) Người gửi hàng (Shipper) Người nhận hàng (Consignee) Tên tàu\ số chuyến (Vessel\Voy) Cảng xếp hàng (Port of loading) Cảng dỡ hàng (Port of discharge) Nơi giao hàng (Place of delivery) Điều kiện vận chuyển hàng: CY\Door Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 51 Đồ án tốt nghiệp Ngày xếp hàng lên tàu : Shipped on board date……(Những thông tin tên tàu số chuyến cảng đi, cảng đến phải trùng khớp với booking confirmation hãng tàu gửi trước đó) Số container\số kẹp chì (Container\ Seal no) Số lượng container (Number of container) Mô tả hàng hóa (Descreption of goods) Số kiện (Number of package) Trọng lượng hàng bì (Gross weight) Nơi phát hành vận đơn (Place and date of issue) Tên, trụ sở người chuyên chở đại lí Đại lí giao nhận cảng đến (Delivery Agent) Điều khoản cước phí (Freight and charges) Số lượng vận đơn gốc (No Of original B(s)/L) Chữ ký người chuyên chở hay đại lý người chuyên chở Các điều kiện, điều khoản trách nhiệm chuyên chở, thường in sẵn mặt sau vận đơn, không thương lượng được, có thỏa thuận khác phải thể thêm mặt trước vận đơn người thuê chuyên chở phải tìm hiểu kỹ điều khoản phía sau vận đơn, hiểu quy ước quốc tế điều chỉnh vận đơn Người gửi hàng chịu trách nhiệm cân đong, đo đếm đóng hàng vào container niêm phong kẹp chì trước giao cho người chuyên chở miễn trách nhiệm cho người chuyên chở số lượng, chất lượng hàng hóa bên container, vận đơn thường có ghi «said to contain» «Shipper’s load» «count and sea» (đóng xếp hàng, đếm hàng kẹp chì người gửi hàng chịu trách nhiệm) - Sau có đầy đủ thông tin trên, phận chứng từ hàng xuất phát hành vận đơn (HB/L) cho người gửi hàng gửi vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra lại thông tin nhằm tránh sai sót sau Đồng thời, Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 52 Đồ án tốt nghiệp gửi thông tin cho hãng tàu liên quan phát hành vận đơn cho North Freight (MB/L) - Sau có MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm tra đối chiếu lại HB/L MB/L xem có khác biệt không để chỉnh sửa (nếu có) b Khách hàng không sử dụng dịch vụ quốc tế công ty Nếu không nhân viên giao nhận chuyển hồ sơ ( sao) cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan để yêu cầu cấp vận đơn Sau hàng xếp lên tàu, lấy vận đơn có ký tên đóng dấu người chuyên chở đại lý hộ nhân viên giao nhận mang tờ khai, invoice B/L đến hải quan cảng xác nhận hàng thực xuất Để doanh nghiệp lấy làm sở hoạch toán với quan (thuế, ngân hàng ) 3.1.3.9 Thực xuất tờ khai Sau tàu chạy, Hãng tàu gửi vận đơn cho phận chứng từ công ty Bộ phận chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất Nhân viên giao nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất 3.1.3.10 Gửi hứng từ cho đại lý nước Sau hoàn tất chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả sơ lược lô hàng vận chuyển: Shipper/ Consignee, tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ngày dự kiến đến), Số vận đơn (HB/L, MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill…), hợp đồng, invoice, packing list cho đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng cảng đến, đính kèm HB/L, MB/L 3.1.3.11 Lập chứng từ kế toán lưu hồ sơ a Lập chứng từ kế toán Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 53 Đồ án tốt nghiệp Dựa vào Booking profile, điều khoản cước phí trả trước (freight prepaid) nên nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng chuyển cho phận kế toán để theo dõi thu công nợ Chỉ người gửi hàng toán cước phí khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee…) nhân viên chứng từ cấp phát vận đơn cho họ Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ làm Debit note (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý cảng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng đóng phụ phí Việt Nam nhận vận đơn b Quyết toán lưu hồ sơ Sau hoàn thành xong thủ tục thông quan vào sổ người giao nhận phải kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, người giao nhận trả chứng từ lại cho khách công ty lưu lại Đồng thời, kèm theo debit note (giấy báo nợ), dành cho khách hàng, dành cho công ty Trên gồm: khoản chi phí mà công ty nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển, chi phí khác…Sau giám đốc ký tên đóng dấu vào giấy báo nợ Người giao nhận mang toàn chứng từ vứi debit note toán với khách hàng 3.2 Nhận xét nêu số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận công ty 3.2.1 Nhận xét việc tổ chức giao nhận lô hàng tuyến Hải Phòng – Đài Loan 3.2.1.1 Tính toán lợi nhuận cho việc giao nhận lô hàng Bảng 3.1: Tổng doanh thu thực giao nhận lô hàng STT Tên hàng Sô lượng Vôi sống 21 Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 Đơn vị Container 20’ 54 Giá tiền (USD) 120 Thành tiền (USD) 2520 Đồ án tốt nghiệp Tổng 2520 Bảng 3.2: Tổng chi phí giao nhận lô hàng STT Chỉ tiêu Phí chứng từ Phí kho CFS Phí kẹp hải quan Phí xếp dỡ hàng cảng Phí vệ sinh container Các khoản chi phí khác Tổng Số tiền (USD) 150 250 55 1260 50 170 1935 Bảng 3.3: Lợi nhuận từ giao nhận lô hàng STT Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Số tiền (USD) 2520 1935 585 468 3.2.1.2 Những ưu điểm hạn chế hoạt động giao nhận công ty a Ưu điểm - Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên lô hàng nhân viên giải thời gian sớm để đáp ứng yêu cầu khách hàng Hàng hóa giao địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng suốt thời gian giao nhận - Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết nhân viên trẻ, động, nhiệt tình công việc, thường xuyên đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm nghề - Luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh “uy tín, tận tâm, giá cạnh tranh”, North Freight tạo lòng tin Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 55 Đồ án tốt nghiệp lớn khách hàng Vì khách hàng công ty khách hàng lớn, tiềm ngày có nhiều khách hàng kí hợp đồng - Luôn đặt uy tín, chất lượng lên hàng đầu nên trình kiểm hóa công ty kiểm hóa với tỷ lệ thấp, miễn kiểm hóa, điều giảm thời gian xuất hàng, tránh vấn đề phát sinh kiểm hóa - Công ty tạo mối quan hệ với nhiều hãng tàu để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng chủ động đội xe kéo, nắm bắt tâm lý khách hàng - Việc kinh doanh uy tín với đối tác quen thuộc nên trình giao nhận công ty giảm bớt số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận b Hạn chế - Khi có tay đầy đủ chứng từ lượng công việc nhiều làm không kịp lô hàng hay lý mà lô hàng phải chờ lâu làm thủ tục hải quan Điều gây thiệt hại cho công ty như: làm tăng phí lưu kho bãi đặc biệt hàng hóa container Đồng thời điều ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ số thị trường hàng hoá quan trọng - Trong trình làm thủ tục hải quan nhân viên giao nhận thường gặp số khó khăn số chứng từ sai lệch với Có trường hợp thiếu chứng từ chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh chi phí không đáng có - Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn chậm dẫn tới bỏ lỡ nhiều lô hàng khác Một số trường hợp nhân viên chứng từ áp mã thuế cộng tiền thuế sai, gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 56 Đồ án tốt nghiệp 3.2.2 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận công ty 3.2.2.1 Tối thiểu hóa chi phí - Tuyển chọn nhân viên người việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn - Giảm chi phí nhân công cách chuyển công việc giấy tờ hệ thống điện tử - Giảm thiểu chi phí tổ chức hành như: tận dụng hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối dịch vụ không cần thiết với hoạt động doanh nghiệp - Thương lượng với khách hàng khoản chi phí phát sinh trình giao nhận, để kiểm soát chi phí tốt - Tận dụng phương tiện vận tải, kho bãi công ty để vận chuyển bảo quản hàng hóa, hạn chế thuê bên làm tăng chi phí không đáng có - Kiểm soát việc sử dụng tài sản công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích - Thu hồi khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải vay làm cho chi phí lãi vay tăng cao - Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn dài hạn công ty dựa đánh giá tổng quát khía cạnh cụ thể yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới tồn công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, xác định chiến lược tài cho chương trình, dự án công ty mở rộng hay thu hẹp sản xuất 3.2.2.2 Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 57 Đồ án tốt nghiệp - Hàng năm, công ty nên tổ chức thi kỹ nghiệp vụ, khả giải vấn đề với bảng chấm công, việc theo dõi kiểm tra thường xuyên để có phương pháp đào tạo chuyên sâu cho nhân viên toàn công ty - Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thật sự, nhiệt tình công việc Như đảm bảo nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sau - Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ không làm giàu kiến thức cho thân mà để phục vụ cho nhu cầu công việc - Công ty cần cập nhật phổ biến văn pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, thay đổi sách Nhà Nước, quy tắc Hải quan nhằm thực cách đắn, tiết kiệm chi phí thời gian làm thủ tục, để giúp cho việc giao nhận dễ dàng hơn, tránh sai sót không cập nhập đầy đủ - Tổ chức khoá học nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật theo hình thức ngắn hạn dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trước mắt lâu dài - Có sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng người có sáng kiến công việc, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc - Lãnh đạo công ty phải có ý thức cao, gương mẫu có trách nhiệm với công việc, dùng người cho phù hợp người việc tránh tình trạng phân công công việc chồng chéo 3.2.2.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng - Công ty quan tâm đến yêu cầu khách hàng giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề sách hợp lý - Khi nhận thông tin công ty thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 58 Đồ án tốt nghiệp mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu, thể mong muốn hợp tác lâu dài Sau đưa sách giá cạnh tranh hợp lý để ký hợp đồng - Trong trình thực hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực tiến độ kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo - Có sách ưu đãi khách hàng, không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, nên tổ chức hội thảo công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ tới khách hàng , lắng nghe ý kiến khách hàng - Cung cấp cho khách hàng thông tin đối tác xuất nhập khẩu, điều khoản hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ vấn đề phát sinh tránh rắc rối sau - Quảng cáo mạng Internet: Công ty cần nâng cấp làm phong phú thêm Website công ty để tạo thu hút khách tham quan hợp tác Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu lại tiết kiệm thời gian công sức Chẳng hạn, tạo tài khoản cho khách hàng thường xuyên để đưa thông tin ngày hàng đến, khoản nợ yêu cầu khách hàng để khách hàng công ty tiện thống kê theo dõi 3.2.2.4 Thâm nhập mở rộng thị trường - Thâm nhập thị trường + Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường Mỗi doanh nghiệp muốn thành công phải am hiểu rõ môi trường mà định thâm nhập, cho dù với thị trường quen thuộc không thường xuyên cập nhật quy định trì hoạt động + Tìm hiểu nhu cầu lượng cầu dịch vụ công ty thị trường mức nào, khả phát triển thị trường dạng tiềm tương lai hứa hẹn phát triển Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 59 Đồ án tốt nghiệp + Một vấn đề nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Ở thị trường lớn Mỹ, Châu Âu…kinh tế phát triển nên đối thủ cảnh tranh vấn đề cần tâm, cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh thị trường sao, điểm mạnh yếu đối thủ canh tranh phương thức để công ty cạnh tranh với đối thủ Từ đó, công ty phát huy điểm mạnh hạn chế mặt thiếu sót + Ngoài ra, công ty tiến hành liên doanh liên kết với công ty nước để tận dụng nguồn vốn công sức nghiên cứu thị trường mà lại tăng thị phần đồng thời hạn chế rủi ro - Mở rộng thị trường Trong tình trạng cạnh tranh gay gắt thị trường giao nhận nay, muốn gia nhập, tồn phát triển đồng thời mở rộng thị trường, nâng cao thị phần công ty North Freight cần phải có biện pháp để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường Có mở rộng thị trường đảm bảo lợi ích lâu dài công ty cán công nhân viên, nâng cao triển vọng phát triển công ty - Trước hết công ty nên tìm hiểu kỹ phong tục tập quán thị trường Những điểm khác biệt thị trường cần đến với thị trường gây nhiều trở ngại cho công ty - Với thị trường truyền thống như: Đài Loan, Hàn Quốc công ty cần phải nắm bắt nhu cầu khả phát triển năm tới Hiện công ty đáp ứng mức độ khả đáp ứng nhu cầu tương lai Những thị trường hàng năm mang lại nguồn doanh thu lớn, công ty cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng - Mở thêm nhiều hệ thống đại lý nước để cắt giảm chi giao nhận hàng hóa nhanh chóng an toàn Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 60 Đồ án tốt nghiệp KẾT LUẬN Thực tế chứng minh, giao nhận đóng vai trò lớn phát triển đất nước Nó không đem cho đất nước nguồn ngoại tệ lớn, công nghệ tiên tiến, đại giới mà tạo giao lưu, cộng hưởng tinh hoa văn hóa giới Giao nhận ngoại thương làm cho biên giới quốc gia ý nghĩa “giải phân cách chủ quyền” Nó giúp cho người quốc gia khác qua lại buôn bán, giao lưu chung sống với nhau, xu hội nhập quốc tế Giao nhận nghiệp vụ quan trọng phát triển kinh tế ngoại thương đất nước Vì việc nắm bắt kỹ thuật nghiệp vụ cán kinh tế vận tải biển yêu cầu đòi hỏi quan trọng Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 61 Đồ án tốt nghiệp Những sinh viên kinh tế biển cần ý thức việc bổ sung kiến thức cho mình, góp phần vào phát triển đất nước, kinh tế toàn cầu hoá khu vực hoá Với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé vào phát triển North Freight, em tiến hành tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển mạnh dạn đưa số giải pháp Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, đồ án tồn nhiều thiếu sót Em mong có bảo, giúp đỡ thầy cô để em có hiểu biết thấu đáo trình học tập công tác sau Em xin chân thành cảm ơn thầy Bùi Thanh Hải thầy cô tổ môn Kinh tế đường thủy phòng Đại lý vận tải Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc giúp em hoàn thành tốt đồ án TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Hoàng Văn Châu, Vận Tải Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, 1999 Phạm Mạnh Hiền, Nghiệp Vụ Giao Nhận Vận Tải Và Bảo Hiểm Trong Ngoại Thương, Nhà xuất Thống Kê, 2007 GS.TS Võ Thanh Thu, Kỹ Thuật Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu, Nhà xuất Lao Động Xã Hội, 2006 Trần Thị Thúy Oanh, Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập kho Tân Cảng công ty cổ phần Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 62 Đồ án tốt nghiệp kho vận Tân Cảng, Khóa Luận tốt nghiệp, Trường Đại Học Kỹ Thuật Công Nghệ Tp HCM, Tp HCM, 2010 Báo cáo thường niên Công ty đại lý vận tải quốc tế phía Bắc PHỤ LỤC Hợp đồng mua bán hàng hóa Hợp đồng ủy thác giao nhận Hoá đơn thương mại Bảng kê chi tiết hàng hoá Vận đơn đường biển Phạm Thu Nga MSV: 47284 Lớp: KTB53-ĐH1 63