1 BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên sinh viên: Bế Thị Thuyên Ngày sinh: 01/07/1994 Lớp: KH13CSC Khoa: Hành Chính Học Niên khóa: 2012 - 2016 Địa điểm kiến tập: Văn Phòng HĐND-UBND Huyện Hà Quảng 10 Thời gian: Từ ngày 24 tháng năm 2015 đến ngày 04 tháng năm 2015 11 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Yến 12 13 14 15 Hà Nội, Ngày 04 tháng năm 2015 LỜI CẢM ƠN Sau tuần thực tập từ ngày 24 tháng năm 2015 đến ngày 04 tháng năm 2015 Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) –Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện, em nhận thức kiến tập nội dung quan trọng chương trình đào tạo chun ngành học Vì có ý nghĩa quan trọng việc tổ chức vận dụng lý thuyết vào thực tế công việc quan Hành Nhà nước 10 11 Qua chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Nhà trường thầy, cô khoa tạo điều kiện cho chúng em có hội kiến tập, tiếp xúc, tìm hiểu quan sát làm việc trực tiếp quan Hành Nhà nước Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn trực tiếp cô 12 nhiệt tình, hướng dẫn, bảo cho em để em hồn thành tốt báo cáo 13 kiến tập 14 Trong trình kiến tập Văn phòng HĐND – UBND Huyện, em xin 15 chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viên văn phịng 16 UBND huyện đặc biệt gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người 17 hướng dẫn Phạm Thị Hiệu, giúp đỡ em hoàn thành đợt kiến tập Nhưng 18 tời gian kiến tập ngắn nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, em 19 mong quan tâm đóng góp ý kiến Thầy, cô giáo bạn để 20 báo cáo em hoàn thiện hơn./ 21 Em xin chân thành cảm ơn ! 22 23 24 MỤC LỤC PHẦN I: Cơ cấu, Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND- UBND Huyện Cơ cấu tổ chức chung Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân (HĐND) – Uỷ Ban Nhân Dân (UBND) huyện Hà Quảng quan quản lý hành Nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Thường trực UBND huyện lĩnh vực quản lý Nhà nước có nhiệm vụ quan trọng cơng tác quản lý Hành Nhà nước Cơ cấu Văn Phòng HĐND - UBND Huyện bao gồm: 10 11 12 13 14 15 Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng chun viên Kế tốn viên Cán lưu trữ văn phòng Cán tạp vụ Bảo vệ Bộ phận lái xe 16 Chức năng, nhiệm vụ cụ thể thành viên Văn phòng Ủy ban cụ thể 17 sau: 18 Chức năng, nhiệm vụ, quyền Hạn 19 20 21 22 2.1: Chánh Văn phòng Chánh Văn phịng có nhiệm vụ: Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung toàn diện hoạt động, nhiệm vụ cơng tác quan văn phịng, thực chức giúp Thường trực HĐND, 23 1 UBND soát xét văn ngành tham mưu phận chuyên môn chuẩn bị trước ban hành Tham mưa giúp Thường trực HĐND, UBND huyện ban hành văn quy phạm pháp luậ, văn hành thơng thường Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Công văn, Báo cáo… Trực tiếp phụ trách lĩnh vực công việc tham mưu, giúp việc UBND huyện: Công tác nội vụ, ngoại vụ - biên giới, Quốc phòng An ninh; cơng tác tài Văn phịng; chương trình cơng tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chương trình cơng tác UBND 10 huyện, tham gia thành viên Ban đạo Huyện thuộc lĩnh vực 11 phụ trách; kiểm soát thủ tục hành chinh 12 Phối hợp hoạt động với Văn phòng Huyện Uỷ, thực nhiệm 13 vụ Thường trực Huyện ủy, Hộ đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân huyện 14 giao 15 Theo dõi hoạt động phịng, đơn vị: Tài chính-Kế hoạch, 16 Cơng thương, Nội vụ, Tài nguyên môi trường, Nông Nghiệp&Phát Triển 17 Nông Thôn, UBND xã, thị trấn 18 2.2: Phó Chánh Văn phịng 19 Đồng chí Phó Chánh văn phịng có chức năng, nhiệm vụ 20 sau: 21 22 23 24 Giúp Chánh Văn phòng điều hành cơng tác Văn phịng số cơng việc chun mơn theo phân cơng Chánh Văn phịng Trực tiếp phụ trách công tác tham mưu, giúp việc cho HĐND, UBND huyện, cập nhật thông tin báo cáo, thống kê Giúp xử lý loại văn đến ngày, tổ chức soát xét loại văn Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ vắng Phụ trách theo dõi hoạt động công tác văn thư lưu trữ, bảo vệ tạp vụ, bảo vệ quan, công tác thi đua khen thưởng quan Theo dõi hoạt động phịng, đơn vị: Phịng Văn hóa-Thơng tin, Phịng Lao động thương binh xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp, Phòng Dân tộc, Phòng Giáo Dục – Đào Tạo, UBND xã, thị trấn 2.3: Chuyên viên Gồm chức năng, nhiệm vụ sau: 10 Phụ trách công tác HĐND, thu thập thơng tin từ sở 11 phịng ban liên quan lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh 12 quốc phịng, chương trình mục tiêu Quốc gia địa bàn, sở 13 xây dựng báo cáo định kì hàng tháng, quý, năm; soạn thảo văn 14 bản, báo cáo đột xuất, 15 16 Giúp đánh máy, in loại văn HĐND, UBND huyện số văn cần thiết khác cách nhanh chóng, xác, 17 18 Phụ trách theo dõi, tổng hợp công tác thi đua khen thưởng Văn phòng, quan 19 20 Thực công việc khác lãnh đạo Văn phịng phân cơng 2.4: Kế tốn 21 Thực chức tham mưu giúp chủ tài khoản Lãnh đạo 22 Văn phịng cân đối kinh phí phục vụ cho hoạt động Thường trực 23 HĐND, UBND, phục vụ hoạt động Văn phòng phòng ban liên 24 quan Chủ động xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách hàng năm, tham mưu giúp chủ tài khoản kiểm soát khoản chi chế độ, Luật ngân sách Nhà nước Hàng tháng tổng hợp báo cáo Chủ tài khoản tình hình sử dụng kinh phí, tình hình tạm ứng toán để Chủ tài khoản đạo kịp thời Thanh toán dứt điểm theo tháng, khơng chấp nhận tốn chứng từ phát sinh từ tháng trước( trừ trường hợp phép Lãnh đạo Thường trực Chủ tài khoản) 10 2.5: Cán Văn thư lưu trữ 11 Có nhiệm vụ: 12 Tiếp nhận tồn loại văn đến trình lãnh đạo Văn 13 phịng kiểm duyệt, sau gửi theo nơi gửi nhanh chonhs chuyển đến 14 đồng chí Thường trực để đạo trực tiếp quản lý dấu 15 16 Đối với văn đi, sau lãnh đạo Văn phịng kiểm duyệt, trình kí, Văn thư vào sổ theo trình tự 17 Đối với văn mật, tuyệt mật, tối mật văn có tính chất 18 mật có sổ theo dõi riêng, đồng thời bảo quản, bảo vệ nghiêm ngặt theo 19 chế độ mật 20 Trực tiếp làm công tác lưu trữ, xếp tồn văn 21 phịng lưu trữ theo trình tự để tra tìm thuận tiện phục vụ cho công tác 22 lãnh đạo 2.6: Cán tạp vụ Hàng ngày vệ sinh tồn Văn phịng làm việc đồng chí Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn phòng , vệ sinh phòng họp Đun cung cấp nước uống đầy đủ, thường xuyên cho phòng Thường trực lãnh đạo Văn phòng, phục phụ nước uống cho Đại biểu có hội nghị Kiêm nhiệm cơng tác thủ quỹ Văn phòng 2.7: Bảo vệ 10 Bảo vệ an toàn tuyệt đối toàn tài sản khu vực trụ sở UBND 11 huyện , kiểm tra sửa chữa, thay đường điện nước bị hỏng, phục vụ 12 tăng âm loa đài Hội trường 13 2.8: Bộ phận lái xe 14 Phục vụ lãnh đạo Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo Văn 15 phòng số phịng ban liên quan 16 Có trách nhiệm quản lý sử dụng xe đảm bảo chất lượng phục vụ 17 Trước lãnh đạo Văn phòng đạo điều xe thực 18 nhiệm vụ phải kiểm tra an toàn xe Sử dụng xe với mục đích cá nhân 19 có hỏng hóc, tai nan… phải tự chịu trách nhiệm 20 21 Hàng tháng tập trung loại chứng từ lãnh đạo Văn phòng để xem xét giải PHẦN 2: Quá trình kiến tập nội dung kiến tập Nhật kí kiến tập Trong thời gian kiến tập Văn Phòng HĐND - UBND huyện Hà quảng, nhận phân công công việc cụ thể sau: Ngày, tháng , năm 24/8/2015 25/8/2015 26/8/2015 27/8/2015 28/8/2015 29/8/2015 30/8/2015 31/8/2015 01/9/2015 2/9/2015 3/9/2015 4/8/2015 Nội dung công việc - Làm quen với công việc Văn phòng, - Quan sát thành viên Văn phòng làm việc, tìm hiểu quy chế, văn hóa văn phòng làm việc - Gửi văn xử lý đến phòng ban UBND huyện, - Đóng dấu văn - Lưu văn theo quy định - Tiếp tục học hỏi công việc giao - Lấy số văn bản, vào sổ văn theo trình tự phát giấy mời Nghỉ rằm Nghỉ rằm Thứ 7: nghỉ Chủ nhật: nghỉ - Đóng dấu văn bản, - Vào sổ văn theo trình tự trình - Xin chữ kí văn ban hành, xử lý văn đến, lưu trữ hồ sơ - Tiếp tục học hỏi công việc mà người hướng dẫn giao - Lấy số văn xếp, lưu trữ hồ sơ, đóng dấu văn bản, xử lý văn đến Nghỉ Lễ - Tổng kết số liệu từ sở giúp chuyên viên viêt báo cáo - Gửi văn đến địa chỉ, phòng ban - Lấy số liệu, tài liệu tham khảo quan kiến tập, tổng hợp lại - Chuẩn bị cho công tác viết báo cáo kiến tập - Xin ý kiến quan kiến tập 2 Nội dung kiến tập Tại đợn vị kiến tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Hà Quảng em tiếp xúc thực công việc phận Văn thư lưu trữ Văn phịng Trong thời gian tìm hiểu em nhận thấy Cơng tác văn thư lưu trữ phận quan trọng gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức coi tổ chức chuyên ngành Bộ phận văn thư trực tiếp nhận chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động ngày quan, tổ 10 chức 11 Trong thời gian tìm hiểu, tiếp xúc với công tác văn thư, em 12 giao công việc thực tế liên quan đến công việc quản lý văn 13 quan Vì em quan sát, tìm hiểu số điều 14 sau: 15 Công tác văn thư UBND Huyện chủ tịch quy định.Chánh 16 văn phòng trực tiếp đạo thực cho phòng ban quan 17 Cán văn thư việc trang bị máy tính cịn trang bị đầy đủ 18 trang thiét bị khác phục vụ cho nghiệp vụ chuyên môn người làm 19 công tác văn thư: Máy Fax, máy photo, điện thoại, máy in trang 20 thiết bị văn phòng khác Để đảm bảo việc giải công việc 21 nhanh chóng, xác,thuận lợi UBND huyện quy định tất 22 văn sau người có thẩm quyền ký thức, nhân viên văn 23 thư kiểm tra lần cuối làm thủ tục phát hành, cán văn thư đăng ký 10 vào sổ đăng ký cơng văn đóng dấu văn chuyển ngày Khi văn đăng kí vào sổ gốc cán văn thư quan lưu quản lý chặt chẽ thuận lợi cho kiểm tra, tra tìm văn nhanh chóng, xác Cán văn thư quan người trực tiếp chuyển giao văn nội quan Do đó, tất văn phòng ban quan có định phát hành tập trung phận văn thư quan Sau nhân viên văn thư nhân đóng dấu hồn thiện mặt thể thức ghi đăng kí vào sổ đăng kí văn Các nội dung đăng 10 ký ghi rõ ràng, xác, đầy đủ cột mục theo quy định, 11 cán văn thư đăng ký văn thường xuyên vào tất ngày 12 tuần để tiện cho việc theo dõi trình ban hành số lượng văn 13 UBND huyện ban hành ngày 14 Do UBND quan hành chính, quản lý mặt Vì vậy, số 15 lượng văn UBND ban hành nhiều loại văn cán văn 16 thư lập riêng sổ cho loại như: Sổ đăng ký Quyết định, sổ đăng ký 17 Công văn, sổ đăng ký thị, sổ đăng ký văn mật Cán văn thư 18 sau đăng ký văn vào sổ làm thủ tục chuyển giao văn 19 Việc chuyển giao văn UBND chủ yếu qua đường bưu điện, 20 bên cạnh cịn có hình thức đưa trực tiếp 21 PHẦN 3: Thu hoạch đề xuất kiến nghị 22 Thu hoạch 23 Thực hoạt động kiến tập Nhà trường giúp cho 24 sinh viên có nhìn tổng qt cơng tác hành 25 quan đơn vị Nhà nước 11 Trong thời gian đầu kiến tập, gặp số khó khăn q trình tiếp cận với mơi trường làm việc Văn phịng Nhưng với đạo nhiệt tình cán gướng dẫn giúp đỡ tận tình cán cơng chức Văn phịng Nên dần thích ứng với mơi trường làm việc Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiêp thu kiến thức thực tế quan kiến tập giúp phần hình dung r cách hoạt động, cách làm việc Văn phòng, quan Hành Nhà nước qua có cách nhìn nhận, định hướng tốt cơng việc tương lai sau 10 Qua trình quan sát để làm quen với cơng việc Văn phịng, 11 em phân công, giao số công việc thực tế nhân 12 viên Hành 13 Việc thực hành công việc, củng cố lại mà 14 biết vận dụng lý thuyết học trường vào công việc 15 thực tế Văn phòng Học hỏi them kinh nghiệm cơng tác 16 Văn phịng, chức năng, nhiệm vụ Văn phịng 17 Qua q trình kiến tập đúc kết kinh nghiệm bổ trợ 18 cho việc học tập, nghiên cứu công việc sau mà em theo 19 đuổi 20 Những kiến nghị 21 2.1: Đối với sở thực tế 22 Trong thời gian thực tế Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Hà 23 Quảng, biết Văn phịng có vị trí quan trong cấu 24 tổ chức Yủ ban nhân dân Huyện Văn phịng phải 25 nâng cao chất lượng làm việc cách đổi nâng cao thiết bị làm 12 việc như: mua sắm them phầ mềm quản lý chuyên dụng, máy móc trang thiết bị Văn phịng Ngoài cần tổ chức thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ, chuyên môn cho nhân viên chuyên viên Văn phòng để cập nhật phương pháp làm việc đại hiệu hơn, tạo suất lao động cao để phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước 2.2: Đối với Nhà trường Trong trình kiến tập, Nhà trường có nhiều cố gắng nhiều nỗ lực việc hướng dẫ sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh tích cực, hướng dẫn cịn số 10 11 12 13 14 điều cần kiến nghị sau: Nên tăng cường liên kết chặt chẽ Nhà trường sinh viên kiến tập Tăng cường đào tạo nghiệp vụ, chuyên ngành cho sinh viên, để rút ngắn khoảng cách chênh lệch lý thuyết thực tế./ 13 10 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 13 14 Luật tổ chức Hội Đồng nhân dâu Uỷ ban nhân dân năm 2003 Quy chế làm việc UBND huyện Hà Quảng, tỉnh Cao Bằng Thông báo số 12/TB-VP ngày 18/02/2014 Về việc phân công nhiệm vụ 15 16 lãnh đạo Văn phịng cán bộ, cơng chức Văn phịng Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ 17