BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÁO CÁO KIẾN TẬP Họ tên sinh viên: TẠ THỊ NGỌC MAI Lớp: KH13 Nhân Niên khóa: 2012 – 2016 Địa điểm kiến tập: Văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông Thời gian kiến tập: Từ ngày 24/8/2015 đến ngày 4/9/2015 Giảng viên hướng dẫn: Th.s Bùi Thị Ngọc Mai Đề tài: BỐ TRÍ NHÂN SỰ TRONG BỘ PHẬN TỔNG HỢP - VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN HÀ ĐÔNG LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian tuần kiến tập Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Hà Đông, nhận giúp đỡ tạo điều kiện lãnh đạo Học viện, thầy cô giáo anh chị phụ trách Văn Phòng, em hoàn thành báo cáo kiến tập Hoàn thành báo cáo này, cho phép em bày tỏ lời cảm ơn tới anh chị công tác Văn phịng HĐND&UBND Quận Hà Đơng tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian kiến tập Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới tất thầy cô giáo Học viện Hành Quốc gia tận tình dạy bảo, hướng dẫn em suốt trình kiến tập Tuy vậy, thời gian có hạn, kiến thức, kinh nghiệm hạn chế sinh viên kiến tập nên báo cáo kiến tập không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, em mong nhận bảo, đóng góp ý kiến thầy để em bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt công tác thực tập sau I Vài nét cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Văn phịng HĐND - UBND Quận Hà Đơng Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông quan chuyên môn thuộc UBND quận Hà Đơng, có chức tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND hoạt động HĐND UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND Văn phịng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tải khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND quận đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Văn phịng UBND Thành phố • Đối với chức quan chun mơn: - Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm UBND quận - Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành UBND quận Chủ tịch UBND; chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND quận; theo dõi, đơn đốc phịng, ban chuyên môn, UBND phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân cơng phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên mơn, UBND phường trước trình UBND Chủ tịch UBND quận xem xét, định (trình tự thời hạn giải công việc thực theo quy chế làm việc UBND quận); - Giúp UBND Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp cộng tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQ quận, đoàn thể nhân dân cấp quận quan, tổ chức Trung ương, Thành phố đóng địa bàn địa phương - Tổ chức công bố, truyền đạt Quyết định, Chỉ thị UBND quận; văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước cấp có liên quan - Quản lý thống việc ban hành văn UBND quận, Chủ tịch UBND quận; công tác cơng văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành Nhà nước UBND quận - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phịng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng UBND quận theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND quận - Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND quận - Thực nhiệm vụ khác UBND Chủ tịch UBND quận giao • Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND quận, Văn phịng HĐND UBND quận có nhiệm vụ sau: - Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm HĐND, Thường trực HĐND, ban HĐND; tổ chức phục vụ việc thực chương trình, kế hoạch phê duyệt - Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, họp Thường trực HĐND ban HĐND; xây dựng báo cáo công tác, giám sát; theo dõi, đôn đốc quan, tổ chức cá nhân thực kiến nghị kết luận giám sát; - Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân;tiếp xúc cử tri; công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu HĐND cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường - Đảm bảo điều kiện hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND, Tổ đại biểu HĐND đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực HĐND thực chế độ, sách đại biểu HĐND; - Quản lý sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, cơng tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ lễ tân quan HĐND; - Thực nhiệm vụ khác Thường trực HĐND giao 2 Cơ cấu tổ chức: Chánh Văn phịng Phó Văn phịng Bộ phận tổng hợp Bộ phận cửa Phó Văn phịng Bộ phận văn thư Bộ phận kế tốn Phó Văn phịng Ban tiếp cơng dân Bộ phận tạp vụ Bộ phận lái xe II Quá trình nội dung kiến tập Quá trình kiến tập Thời gian: 24/8 – 4/9 • Từ ngày 24/8/2015 – 25/8/2015: Nghiên cứu tài liệu cấu tổ chức UBND quận Hà Đơng văn phịng UBND quận Hà Đơng • Từ ngày 26/8/2015 – 29/8/2015: Quan sát, tìm hiểu hoạt động cán văn phịng HĐND & UBND quận Hà Đông + Được giao nhiệm vụ phân loại, xếp công văn, giấy tờ + Soạn thảo số văn hành thơng thường + Đọc, giúp đỡ cán văn phòng nghiên cứu, góp ý dự thảo luật Giám sát Quốc Hội • Từ 31/8/2015 – 1/9/2015: Giúp Văn phòng UBND Quận Hà Đông chuẩn bị tham gia lễ diễu binh chào mừng Quốc Khánh 2/9 + Tham gia chuẩn bị số vật dụng cần thiết chuẩn bị cho 400 người tham gia khối đứng lễ diễu binh + Tham gia vẽ sơ đồ xếp vị trí đứng cho 400 người tham dự • Từ 3/9/2015 – 4/9.2015: Tìm hiểu chuyên môn đào tạo công việc, nhiệm vụ thường ngày chuyên môn Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phịng UBND quận Hà Đơng Nội dung kiến tập Trong thời gian kiến tập, em bố trí Bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phịng HĐND – UBND quận Hà Đông Đây phận nòng cốt Văn phòng HĐND – UBND quận Hà Đông, bao gồm chuyên viên phụ trách cơng việc theo nhóm lĩnh vực.: Bộ phận tổng hợp gồm chuyên viên phụ trách mảng khác nhau: • Chuyên viên theo dõi hoạt động HĐND, giúp việc Thường trực HĐND ban HĐND quận • Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực nội • Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt • Chun viên tổng hợp lĩnh vực văn hóa – xã hội • Chun viên tổng hợp lĩnh vực đầu tư xây dựng, quản lý đô thị 2.1.Chuyên viên theo dõi hoạt động HĐND, giúp việc Thường trực HĐND ban HĐND quận - Nhiệm vụ: Trực tiếp giúp việc cho đồng chí Phó chánh văn phịng HĐND – UBND theo dõi giúp việc HĐND, trực tiếp tổng hợp công việc HĐND quận : + Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động, xây dựng báo cáo công tác + Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND, họp Thường trực HĐND ban HĐND + Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; + Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật; dự án Pháp lệnh văn khác theo yêu cầu Thường trực HĐND Thành phố;trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội bầu cử đại biểu HĐND cấp; phê chuẩn kết bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND phường + Tham gia giám sát hoạt động HĐND cấp phường - Trình độ cơng chức đảm nhận: thạc sĩ chuyên ngành Chính trị học 2.2 Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực nội • Nhiệm vụ: Giúp việc trực tiếp cho chủ tịch UBND quận Hà Đông + Giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi, tổng hợp thông tin, báo cáo phục vụ kịp thời hoạt động UBND, chủ tịch UBND + Theo dõi tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn UBND quận giao cho quan, đơn vị UBND phường triển khai thực nhiệm vụ UBND quận đạo lĩnh vực nội • Trình độ công chức đảm nhận: thạc sĩ chuyên ngành Kinh tế xây dựng 2.3 Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt bằng: • Nhiệm vụ:chuyên viên giúp việc Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách khối kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt + Giúp lãnh đạo văn phịng theo dõi, tổng hợp thông tin, báo cáo phục vụ kịp thời hoạt động UBND, phó chủ tịch UBND Quận phụ trách khối kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt + Theo dõi tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn UBND quận giao cho quan, đơn vị UBND phường triển khai thực nhiệm vụ UBND quận đạo lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt + Đánh giá kết thực nhiệm vụ Khối quản lý lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt phòng, ban, đơn vị, UBND phường + Theo dõi, đôn đốc giải khiếu nại tố cáo thuộc khối kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt • Trình độ cơng chức đảm nhận: thạc sĩ chuyên ngành quản lý đất đai 2.4 Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực văn hóa – xã hội: Nhiệm vụ:chuyên viên giúp việc Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách khối Văn hóa – xã hội: + Giúp lãnh đạo văn phịng theo dõi, tổng hợp thơng tin, báo cáo phục vụ kịp thời hoạt động UBND, phó chủ tịch UBND quận phụ trách khối Văn hóa – xã hội + Theo dõi tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn UBND quận giao cho quan, đơn vị UBND phường triển khai thực nhiệm vụ UBND quận đạo lĩnh vực văn hóa, xã hội + Đánh giá kết thực nhiệm vụ lĩnh vực văn hóa, xã hội phòng, ban, đơn vị, UBND phường + Theo dõi, đôn đốc giải khiếu nại tố cáo thuộc khối văn hóa, xã hội • Trình độ nhân đảm nhận công việc: Cử nhân chuyên ngành sư phạm mầm non 2.5 Chuyên viên lĩnh vực đầu tư xây dựng, quản lý thị • Nhiệm vụ: chuyên viên giúp việc Phó chủ tịch UBND Quận phụ trách khối Xây dựng – Đô thị + Giúp lãnh đạo văn phịng theo dõi, tổng hợp thơng tin, báo cáo phục vụ kịp thời hoạt động UBND, phó chủ tịch UBND Quận phụ trách khối Xây dựng – Đơ thị + Theo dõi tổng hợp tình hình, tham mưu soạn thảo văn UBND quận giao cho quan, đơn vị UBND phường triển khai thực nhiệm vụ UBND quận đạo lĩnh vực đầu tư xây dựng, quản lý đô thị + Đánh giá kết thực nhiệm vụ Khối quản lý thị phịng, ban, đơn vị, UBND phường + Theo dõi, đôn đốc giải khiếu nại tố cáo thuộc khối đô thị - Trình độ nhân đảm nhận cơng việc: Thạc sĩ quản lý xây dựng Nhận xét: • Về việc phân công công việc Bộ phận tổng hợp Bộ phận tổng hợp thuộc văn phòng UBND quận Hà Đông bao gồm công chức phân chia phụ trách làm mảng Với tư cách đơn vị chuyên giúp việc cho HĐND – UBND, cách phân chia tương đối khoa học hợp lý: + Công chức chuyên giúp việc cho HĐND + Công chức chuyên giúp việc Chủ tịch UBND + Công chức chuyên giúp việc Phó Chủ tịch UBND phụ trách khối văn hóa – xã - hội + Công chức chuyên giúp việc Phó Chủ tịch UBND phụ trách khối đầu tư xây dựng – quản lý đô thị + Công chức chuyên giúp việc Phó Chủ tịch UBND phụ trách khối kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt Việc phân chia rõ ràng chức nhiệm vụ cho công chức phận giúp công việc không bị chồng chéo, công chức linh hoạt, chủ động việc thực cơng việc • Về trình độ chun mơn cơng chức với nhiệm vụ, cơng việc giao Cơng chức Trình độ chun mơn Chun viên theo dõi hoạt động Thạc sĩ Chính trị học HĐND, giúp việc Thường trực HĐND ban HĐND quận Thạc sĩ kinh tế xây dựng Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực nội Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực kinh tế, Thạc sĩ quản lý đất đai quản lý đất đai, giải phóng mặt Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực văn hóa – Cử nhân sư phạm mầm non xã hội Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực đầu tư xây Thạc sĩ quản lý xây dựng dựng, quản lý thị - Xét trình độ chuyên môn: 4/5 công chức làm việc Bộ phận tổng hợp Văn phịng UBND có trình độ thạc sĩ Đây tín hiệu cho thấy trình độ đội ngũ công chức làm việc quan nhà nước ngày nâng cao cải thiện rõ rệt So sánh với mặt chung đội ngũ cán cơng chức nói chung với đội ngũ cán bộ, công chức làm việc cấp quận, huyện nói riêng trình độ đội ngũ chuyên viên Bộ phận Tổng hợp thuộc văn phịng UBND quận Hà Đơng mức tương đối cao - Xét phù hợp chuyên ngành đào tạo nhiệm vụ công việc giao: Theo thơng tin thu thập quan sát thực tế, nhiệm vụ chuyên viên Bộ Phận tổng hợp cần thực nhiệm vụ sau: +Tổng hợp công văn, giấy tờ từ UBND, HĐND phường trình lên HĐND, Chủ tịch, phó chủ tịch UBND Giấy tờ, công văn vừa chuyển theo hịm thư cơng vụ, vừa gửi trực tiếp Vì vậy, yêu cầu đội ngũ công chức cần nắm vững số kĩ định tin học + Thu thập, xử lý thông tin, báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND, UBND quận Chủ tịch UBND; chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch UBND quận; theo dõi, đôn đốc phịng, ban chun mơn, UBND phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách Như để hoàn thành nhiệm vụ giao, kiến thức chuyên môn, luật lĩnh vực giao phụ trách, đội ngũ công chức cần nắm vững thể thức, kĩ soạn thảo văn hành Theo chun mơn đào tạo, có 2/5 chun viên Bộ phận tổng hợp đào tạo với chuyên môn công việc giao( Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực kinh tế, quản lý đất đai, giải phóng mặt - Thạc sĩ quản lý đất đai; Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực đầu tư xây dựng, quản lý đô thị - Thạc sĩ quản lý xây dựng) Việc đào tạo chuyên sâu lĩnh vực giao quản lý giúp nhân vị trí nắm rõ chuyên môn, hỗ trợ cho lãnh đạo UBND vấn đề chuyên môn kĩ thuật, kịp thời phát sai phạm cấp xã/phường, giải khiếu nại, tố cáo 3/5 vị trí lại đảm nhận nhiệm vụ chưa với chuyên môn đào tạo Đa phần sau trở thành công chức quan nhà nước, họ phải học thêm khóa đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao kĩ năng, trình độ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công việc Dù không đào tạo chun mơn họ đáp ứng công việc giao Tuy nhiên, điều tồn số hạn chế sau: + Do không đào tạo chuyên sâu lĩnh vực giao phụ trách nên gây hạn chế định công việc, giảm hiệu tiến độ thực công việc + Mất thời gian kinh phí để tiến hành bồi dưỡng kiến thức kĩ nghiệp vụ cho công việc Trong khoảng thời gian họ vừa làm việc vừa tham gia lớp bồi dưỡng, cơng việc quan nhiều bị ảnh hưởng III Kiến nghị Nhìn chung, việc bố trí nhân theo chun mơn Bộ phận tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND UBND quận Hà Đông tương đối khoa học hợp lý Các lĩnh vực phân công rõ ràng, không chồng chéo chức nhiệm vụ 2/5 công chức thuộc phận làm việc chuyên môn đào tạo 3/5 công chức cịn lại làm việc khơng chun mơn hồn thành cơng việc giao Việc công chức làm việc quan nhà nước làm việc không với chuyên ngành đào tạo thực trạng phổ biến Hành nước ta Không làm việc theo chuyên ngành đào tạo khơng có nghĩa cơng chức khơng thể hồn thành nhiệm vụ, cơng việc giao Tuy nhiên, lý hàng loạt lớp đào tạo, bồi dưỡng mở để bổ sung, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, công chức gây tốn thời gian, tiền bạc Câu hỏi đặt là: có nên tuyển cơng chức đào tạo chun mơn với vị trí u cầu? Thực tế chứng minh, cá nhân đào tạo chun mơn hồn thành tốt công việc giao Rất nhiều cá nhân dù làm trái ngành nghề hồn thành cơng việc mgột cách xuất sắc Và then chốt vấn đề nằm khâu “ đào tạo” – đào tạo từ bậc đại học Có thể nói rằng, hệ thống đào tạo bậc đại học theo hướng chung chung, dàn trải, nặng kiến thức thiếu kĩ Đa phần số sinh viên sau tốt nghiệp khó có định hướng nghề nghiệp rõ ràng hay nói xác khơng biết làm sau năm môi trường đại học Bởi nên tuyển dụng, dù vị trí việc làm với chuyên ngành đào tạo họ cạnh tranh thiếu lực nhiều yếu tố khách quan tác động Chắc chắn quan nhà nước, đội ngũ nhân được tuyển dụng, phân công công việc theo chuyên mơn đào tạo hàng năm tiết kiệm phần khơng nhỏ chi phí cho cơng tác đào tạo, bồi dưỡng hiệu công việc quan nhà nước nâng cao rõ rệt Vấn đề chắn giải sớm chiều thực trạng ăn sâu vào Hành nước ta Tình trạng có “ đại học” có quyền thi công chức Dù nhà nước quy định rõ ràng yêu cầu chuyên ngành đào tạo cho vị trí cơng chức, viên chức tình trạng trái ngành, trái nghề phổ biến Các mã ngành đào tạo bậc đại học rơi vào tình trạng chung chung, khó phân định rạch rịi Khâu tuyển chọn nhiều bất cập, vướng mắc Bởi vậy, muốn giải tình trạng này, cần thực loạt giải pháp sau: + Quy định rõ ràng chương trình đào tạo đại học; nâng cao chất lượng đào tạo, trọng kĩ + Minh bạch khâu tuyển dụng + Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu vị trí việc làm quan nhà nước Trên số ý kiến thân em dựa trình em quan sát, học hỏi hai tuần UBND quận Hà Đông Thời gian không dài bên cạnh công việc chuyên môn, có điểm mà em ấn tượng: tác phong làm việc cán - công chức nơi khẩn trương chuyên nghiệp Họ đến quan Và 7h30 sáng thứ hai hàng tuần, cán công chức lại tập trung trước sảnh, trang phục truyền thống để làm lễ chào cờ đầu tuần Đây thực nét ấn tượng cho thấy nỗ lực việc xây dựng đổi hành Việt Nam ! NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Th.s Bùi Thị Ngọc Mai