TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI TRUNG TÂM GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ VIỄN THÔNG VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CẤP SỐ TIẾP NHẬN PHIẾU CÔNG BỐ SẢN PHẨM MỸ PHẨM DÀNH CHO DOANH NGHIỆP Hà Nội, 04/2015 MỤC LỤC MỤC LỤC GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG 4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG 4.1 Doanh nghiệp đăng ký quản lý thông tin tài khoản 4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản 4.1.2 Đăng nhập hệ thống 4.1.3 Quản lý thông tin cá nhân tài khoản doanh nghiệp 10 4.2 Các chức thao tác hồ sơ 12 4.2.1 Chức thêm hồ sơ 12 4.2.2 Danh sách hố sơ 21 4.2.3 Chức sửa hồ sơ 22 4.2.4 Chức tìm kiếm hồ sơ 23 4.2.1 Chức xem chi tiết hồ sơ 23 4.2.2 Chức chép hố sơ 25 4.2.3 Chức xóa hồ sơ 26 4.2.1 Chức ký CA – ký số hồ sơ 26 4.2.2 Chức nộp hồ sơ 28 4.2.3 Chức nộp tiền 29 4.3 Nhận kết xử lý hồ sơ 34 4.4 Chức sửa đổi bổ sung hồ sơ 34 4.4.1 Sửa đổi bổ sung hồ sơ 34 4.5 Quản lý hồ sơ dùng chung 38 4.5.1 Thêm hồ sơ dùng chung 39 4.5.2 Tìm kiếm hồ sơ dùng chung 40 4.5.3 Chức sửa hồ sơ dùng chung 41 4.5.4 Chức xóa hồ sơ dùng chung 41 4.6 Nhóm chức tiện ích cho doanh nghiệp 42 4.6.1 Chức xem phiếu công bố cấp số tiếp nhận 42 4.6.2 Chức xem công văn từ chối 42 4.7 Quản lý Danh mục CA (Certificate Authority) 43 PHỤ LỤC 47 Tài liệu hướng dẫn sử dụng 47 Thông tin hỗ trợ, góp ý 47 GIỚI THIỆU Mục đích, ý nghĩa tài liệu: Tài liệu xây dựng nhằm hướng dẫn người dùng hiểu sử dụng phần mềm hệ thống: “Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm” Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp Cấu trúc tài liệu: Tài liệu gồm phần:      Giới thiệu Tổng quan Giới thiệu chức Hướng dẫn sử dụng chức Phụ lục TỔNG QUAN Tài liệu hướng dẫn đối tượng Doanh nghiệp sử dụng chức hệ thống:  Đăng ký tài khoản  Đăng nhập,  Quản lý thông tin tài khoản  Nhóm chức thao tác hồ sơ  Thêm hồ sơ,  Danh sách hồ sơ,  Sửa hồ sơ,  Tìm kiếm hồ sơ,  Xem chi tiết hồ sơ,  Sao chép hồ sơ,  Xóa hồ sơ,  Ký số hồ sơ,  Nộp hồ sơ,  Nộp lệ phí  Nhận kết  Chức sửa đổi bổ sung hồ sơ  Quản lý hồ sơ dùng chung  Nhóm chức tiện ích cho doanh nghiệp  Chức quản lý danh mục CA 3 GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG STT Chức Đăng nhập, đăng ký tài khoản Mô tả - Đăng ký tài khoản doanh nghiệp, - Đăng nhập hệ thống, - Quản lý thông tin tài khoản Thêm hồ sơ - Tạo hồ sơ, - Tải lên tệp đính kèm, - Tải xuống khai báo hồ sơ theo biểu mẫu excel Danh sách hồ sơ - Xem danh sách hồ sơ tạo, - Các nút chức thao tác hồ sơ Sửa hồ sơ, 10 11 Sửa đổi bổ sung hồ sơ Ký số hồ sơ (Ký CA) Tìm kiếm hồ sơ - Cho phép sửa thông tin hồ sơ khai báo, - Sửa đổi bổ sung hồ sơ nhận yêu cầu - Ký số hồ sơ - Cho phép doanh nghiệp tìm kiếm hồ sơ theo tiêu chí danh sách hồ sơ Xem chi tiết hồ sơ - Hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ Sao chép hồ sơ - Sao chép hồ sơ có từ danh sách, - Chỉnh sửa thông tin hồ sơ chép Xóa hồ sơ Nộp hồ sơ Nộp tiền - Xóa hồ sơ tạo từ danh sách - Gửi hồ sơ tạo - Nộp lệ phí 12 Quản lý hồ sơ dùng chung - Tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ dùng chung 13 Quản lý danh mục CA - Cho phép thêm, sửa, xóa tìm kiếm CA 14 Nhóm chức tiện ích cho doanh nghiệp - Xem phiếu công bố cấp số tiếp nhận, - Xem luồng thông tin xử lý hồ sơ 4 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG (Lưu ý: Các thao tác thực theo thứ tự đánh số từ nhỏ đến lớn hình ảnh minh họa) 4.1 Doanh nghiệp đăng ký quản lý thông tin tài khoản 4.1.1 Doanh nghiệp đăng ký tài khoản Doanh nghiệp muốn làm thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm cần đăng ký tài khoản hệ thống http://www.congbomypham.cqldvn.gov.vn Giao diện hệ thống sau: Đăng ký tài khoản bước doanh nghiệp bắt đầu làm hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm Mỗi doanh nghiệp phải đăng ký lần có tài khoản để đăng nhập hệ thống Bước 1: Tại hình trang chủ hệ thống chọn Hệ thống hiển thị hình nhập thông tin đăng ký tài khoản: Bước 2: Tại hình đăng ký tài khoản, nhập thông tin yêu cầu tài khoản doanh nghiệp Lưu ý: Các trường có dấu (*) trường bắt buộc nhập Bước 3: Nhấn để lưu thông tin đăng ký Kết quả: Hệ thống hiển thị thông báo khai báo hợp lệ - thông tin Sau thời gian đăng ký tài khoản doanh nghiệp phê duyệt, doanh nghiệp nhận email thông báo tài khoản mật đăng nhập Doanh nghiệp sử dụng thông tin để đăng nhập hệ thống Lưu ý:  Yêu cầu doanh nghiệp thực nhập thông tin đăng ký tài khoản khớp thông tin giấy đăng ký kinh doanh, thông tin sở để Cục quản lý Dược phê duyệt tài khoản đăng ký Các thông tin đăng ký không rõ ràng, không hợp lệ bị từ chối phê duyệt tài khoản  Thông tin người liên lạc, lưu ý nhập địa “Email” đăng ký, tránh trường hợp thất lạc email thông báo tài khoản phê duyệt  Các thông tin đăng ký này, hiển thị mặc định mục “Thông tin tổ chức cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm thị trường”, “Thông tin người đại diện theo pháp luật công ty”, “Thông tin công ty nhập khẩu” tab chức “Hồ sơ” chức thêm hồ sơ  Các doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm thông tin khai báo 4.1.2 Đăng nhập hệ thống - Sau đăng ký tài khoản thành công, Quản trị hệ thống Cục quản lý dược vào xem xét phê duyệt tài khoản doanh nghiệp - Nếu tài khoản cấp thành công, có email thông báo đến cho doanh nghiệp thông tin bao gồm: Tên đăng nhập mật truy cập vào hệ thống Doanh nghiệp sử dụng mật tài khoản cấp đăng nhập vào hệ thống Bước 1: Truy cập hệ thống theo đường link: http://congbomypham.cqldvn.gov.vn/ Tại hình trang chủ hệ thống, chọn , mở hình điền thông tin đăng nhập vào hệ thống Bước 2: Doanh nghiệp nhập tên đăng nhập (là mã số thuế doanh nghiệp) mật cấp Nhấn “Đăng nhập” Giao diện sau đăng nhập sau: 4.1.3 Quản lý thông tin cá nhân tài khoản doanh nghiệp Chức đổi mật cập nhật thông tin tài khoản: chức cho phép doanh nghiệp thực cập nhật lại thông tin doanh nghiệp theo tình hình đảm bảo tính phù hợp pháp lý tài khoản doanh nghiệp hệ thống Ngoài ra, chức cho phép doanh nghiệp thực đổi mật lúc mong muốn Để thực chức này, doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống công bố mỹ phẩm Click vào “Tên đăng nhập” Chọn chức “Thông tin cá nhân” Màn hình hiển thị sau: - Nếu muốn đổi mật nhập phần thông tin đổi mật Sau click 10 Kết quả: Hồ sơ nộp tiền thành công, hệ thống hiển thị thông báo cho Doanh nghiệp biết: “Bạn nộp tiền thành công” Trạn thái hồ sơ từ “Đã tiếp nhận” chuyển sang “Đã toán” Hồ sơ nộp tiền thành công chuyển thông tin đến kế toán để tiếp tục trình xử lý Lưu ý: Để toán nhiều hồ sơ, doanh nghiệp thực nộp nhiều hồ sơ, hồ sơ phận tiếp nhận tiếp nhận nhiều hồ sơ doanh nghiệp toán cho nhiều hồ sơ chọn Điều có nghĩa việc thực nhiều hồ sơ phải thực từ lúc doanh nghiệp thực nộp hồ sơ, hồ sơ có chung trạng thái Đã tiếp nhận thuộc phiếu báo thu tương ứng 33 Nhận kết xử lý hồ sơ Hồ sơ sau nộp, thực toán lệ phí, doanh nghiệp cần chờ phản hồi bước xử lý hồ sơ cán Cục quản lý Dược Kết xử lý hồ sơ doanh nghiệp bao gồm: 4.3  Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm hồ sơ đạt  Yêu cầu sửa đổi bổ sung từ văn thư  Thông báo yêu cầu phận chuyên môn (có kèm theo công văn yêu cầu SĐBS)  Công văn từ chối hồ sơ không đạt có nêu rõ thông tin xử lý lý Doanh nghiệp theo dõi thông tin danh sách hồ sơ, trạng thái thông tin xử lý - Hồ sơ trả kết quả: - Hồ sơ Văn thư yêu cầu SĐBS: - Hồ sơ chuyên viên, lãnh đạo yêu cầu SĐBS: - Doanh nghiệp tải phiếu công bố Cục quản lý Dược cấp số tiếp nhận (xem phần tiện ích dành cho doanh nghiệp) 4.4 Chức sửa đổi bổ sung hồ sơ 4.4.1 Sửa đổi bổ sung hồ sơ Chức cho phép doanh nghiệp thực sửa đổi bổ sung hồ sơ theo công văn yêu cầu - Trạng thái hồ sơ : “Đã thông báo yêu cầu SĐBS”, “Văn thư yêu cầu SĐBS” - Doanh nghiệp thực thao tác cách: Cách 1: Vào chức “Bổ sung”, hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ trạng thái “Đã thông báo yêu cầu SĐBS”: 34 Cách 2: Chọn hồ sơ có trạng thái “Đã thông báo yêu cầu SĐBS”ở danh sách hồ sơ: Cách 3: Sử dụng chức tìm kiếm để tìm kiếm hồ sơ có trạng trái “Đã thông báo yêu cầu SĐBS”: 35 Doanh nghiệp xem tải chi tiết công văn yêu cầu SĐBS từ phía cục quản lý dược cách: Bước 1: Nhấn vào biểu tượng để xem chi tiết yêu cầu SĐBS Bước 2: Tải công văn cách nhấn vào biểu tượng Tải hình chức xem chi tiết yêu cầu SĐBS cột chức Kết quả: hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ có trạng thái “Đã thông báo SĐBS” Doanh nghiệp sửa, bổ sung hồ sơ gửi thẩm định lại hồ sơ Lưu ý:  Hồ sơ sau thực sửa đổi bổ sung doanh nghiệp bắt buộc phải thực ký số lại hồ sơ  Bất thay đổi ảnh hưởng tới nội dung hồ sơ phải ký số lại hồ sơ 4.4.2 Gửi hồ sơ SĐBS - Chức cho phép doanh nghiệp thực gửi thẩm định lại hồ sơ sau thực sửa đổi bổ sung sau nhận yêu cầu Hồ sơ sau doanh nghiệp sửa đổi bổ sung, gửi lại hồ sơ, để cán cán cục Quản lý Dược xem xét cách: Cách 1: Bước 1: Mở xem chi tiết hồ sơ trạng thái “Đã yêu cầu SĐBS” Bước 2: Nhấn nút “Gửi thẩm định lại” Cách 2: Bước 1: Chọn nhiều hồ sơ trạng thái “Đã yêu cầu SĐBS” từ danh sách: 36 Bước 2: Nhấn nút “Thao tác” chức hệ thống: 37 Bước 3: Nhấn nút “Gửi thẩm định lại”: Kết quả: Hồ sơ sau SĐBS theo yêu cầu, gửi thẩm định lại, hồ sơ gửi lên Cục Quản lý dược Trạng thái hồ sơ chuyển từ “Đã thông báo yêu cầu SĐBS” sang trạng thái “Đã sửa đổi bổ sung” Quản lý hồ sơ dùng chung Chức cho phép doanh nghiệp quản lý hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, lưu trữ hồ sơ hệ thống tải về, sử dụng Các hồ sơ thông tin bắt buộc thực gửi hồ sơ công bố Thay phải nộp cứng thông thường, hệ thống cấp số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm online này, doanh nghiệp cần scan hồ sơ upload lưu trữ hệ thống Các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm tính bảo mật hồ sơ pháp lý Tuy nhiên, doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mặt pháp lý hồ sơ Chức cho phép doanh nghiệp quản lý loại hồ sơ như:  Giấy đăng ký kinh doanh,  Giấy chứng nhận lưu hành tự do,  Giấy ủy quyền nhà sản xuất/chủ sở hữu,  Giấy ủy quyền giám đốc cho người khai báo hồ sơ  Các giấy khác Ngoài có cột chức mô tả cho loại hồ sơ tương ứng Ở danh sách hồ sơ dùng chung, doanh nghiệp sửa đổi, xóa tệp mong muốn 4.5 38 4.5.1 Thêm hồ sơ dùng chung Chức cho phép doanh nghiệp thêm hồ sơ dùng chung - Doanh nghiệp thêm hồ sơ dùng chung cách: Bước 1: Vào chức Hồ sơ doanh nghiệp  Hồ sơ dùng chung  Thêm Bước 2: Nhập vào thông tin hồ sơ, tải lên hồ sơ Bước 3: Nhấn Lưu Kết quả: - Hệ thống thông báo thêm thành công, Hồ sơ thêm hiển thi danh sách, thao tác sửa xóa hồ sơ 39 4.5.2 Tìm kiếm hồ sơ dùng chung Chức cho phép doanh nghiệp tìm kiếm file đính kèm hồ sơ chung Bước 1: Doanh nghiệp đăng nhập vào hệ thống tiếp nhận xử lý hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập tài khoản cấp Bước 2: Tại hình trang chủ  Nhấn tab “Hồ sơ doanh nghiệp”  Hiển thị hình danh sách file đính kèm hồ sơ chung Bước 3: Nhập vào tiêu chí tìm kiếm Tệp đính kèm  Nhấn nút “Tìm kiếm” Hiển thị danh sách kết tìm kiếm: Kết quả: - Màn hình danh sách hồ sơ hiển thị thông tin hồ sơ theo tiêu chí tìm kiếm chọn 40 4.5.3 Chức sửa hồ sơ dùng chung Chức cho phép doanh nghiệp sửa file đính kèm hồ sơ chung Bước 1: Tại hình danh sách file đính kèm hồ sơ chung, chọn file cần sửa  Nhấn “Sửa”: Bước 2: Hiển thị hình sửa hồ sơ  Doanh nghiệp thực sửa thông tin nhấn “Lưu” lại 4.5.4 Chức xóa hồ sơ dùng chung Chức cho phép doanh nghiệp xóa file đính kèm hồ sơ chung Bước 1: Tại hình danh sách file đính kèm hồ sơ chung, chọn file cần xóa  Nhấn nút “Xóa”: Bước 2: Màn hình hiển thị popup xác nhận xóa file đính kèm  Nhấn “OK”: 41 4.6 Nhóm chức tiện ích cho doanh nghiệp 4.6.1 Chức xem phiếu công bố cấp số tiếp nhận Chức cho phép doanh nghiệp vào xem Phiếu Công bố hồ sơ cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm Doanh nghiệp xem phiếu công bố cách: Bước 1: Tại hình danh sách hồ sơ doanh nghiệp, chọn hồ sơ có trạng thái “Đã trả kết quả”: Bước 2: Nhấn vào biểu tượng để tải phiếu công bố 4.6.2 Chức xem công văn từ chối 42 4.7 Quản lý Danh mục CA (Certificate Authority) Hướng dẫn cài đặt plugin CA: doanh nghiệp thao khảo tải mục hướng dẫn sử dụng phía trang chủ hệ thống (phần đánh dấu màu vàng có hình trỏ, nhấn vào để tải): Chức thêm CA Bước 1: Vào chức Danh mục  Danh mục CA  Nhấn Thêm mới: 43 Bước 2: Nhập thông tin CA thêm mới:  Bước 2.1: Nhấn nút “Ký CA” : hệ thống hiển thị hình chọn CA:  Bước 2.2: Doanh nghiệp chọn CA, hình đăng ký CA hiển thị Serial Chứng thư chọn: 44  Bước 2.3: Doanh nghiệp chọn tải lên file chữ ký, cách nhấn vào nút Sau tải lên file hình ảnh chữ ký thành công phía chọn tệp hiển thị tên file mà doanh nghiệp vừa tải lên, nhấn Xóa để xóa tệp vừa tải tải lên tệp khác mong muốn Lưu ý: Định dạng file hình ảnh chữ ký khuyên dùng: PNG, background transparent Hình ảnh nên xử lý cho rõ nét, đảm bảo thông tin xác rõ ràng (tham khảo hình ảnh phía dưới, mục Lưu ý) Kích thước file ảnh upload yêu cầu: Dài: 350 pixel – Cao: 230 pixel  Bước 2.4: Nhấn nút “Thêm” “Thêm đóng lại” để thực lưu lại thông tin đóng hình thêm Kết quả: CA thêm thành công hiển thị danh sách sau: 45 Thông tin chữ ký số doanh nghiệp sau thêm mới, sửa xóa thông tin để cập nhật thay đổi thông tin cần Lưu ý: Khi thực thêm CA, chữ ký doanh nghiệp tải lên bao gồm hình ảnh chữ ký dấu chụp chung tải lên phần “Chữ ký” thêm CA, tham khảo hình Hình 1: Hình 2: [Trên số mẫu hình ảnh tham khảo, sưu tầm internet http://dopepicz.com/11927359-thong-bao-gi%E1%BB%9Bi-thi%E1%BB%87uch%E1%BB%A9c-danh-va-ch%E1%BB%AF-ky.html http://ctn-cantho.com.vn/vi/news/Diem-tin-nganh-nuoc/Gioi-thieu-chuc-danh-va-chu-kycua-PGD-CTY-TNHH-XD-CN-Lai-Chau-85/ ] 46 PHỤ LỤC Tài liệu hướng dẫn sử dụng Doanh nghiệp download tài liệu hướng dẫn sử dụng cách truy cập vào trang chủ hệ thống: Thông tin hỗ trợ, góp ý Hiện nay, Cục Quản lý Dược tiến hành thử nghiệm thủ tục Cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trực tuyến Với mong muốn hoàn thiện hệ thống để phục vụ doanh nghiệp/ người dân tốt hơn, xin chân thành tiếp thu ý kiến đóng góp bất cập, điểm hạn chế chương trình Mọi ý kiến đóng góp xin quý vị vui lòng liên hệ qua email tới đầu mối hỗ trợ: Email: congbomypham.qld@gmail.com Xin trân trọng cảm ơn! 47