TÀI LIỆU ÔN THI CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NĂM 2016 Chuyên ngành văn phòng A Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc hội 13 ban hành ngày 11-112011 CHƯƠNG I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Luật quy định hoạt động lưu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ quản lý lưu trữ Luật áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) cá nhân Điều Giải thích từ ngữ Trong Luật này, từ ngữ hiểu sau: Hoạt động lưu trữ hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp không gốc, thay hợp pháp Lưu trữ quan tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác Phông lưu trữ toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ trị xã hội, kỹ thuật ghi tin vật mang tin Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân Đảng, tổ chức trị - xã hội; nhân vật lịch sử, tiêu biểu Đảng, tổ chức tiền thân Đảng tổ chức trị - xã hội Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu tài liệu khác hình thành qua thời kỳ lịch sử đất nước Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm phông lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân quy định khoản 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 15 Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn định nhằm lưu giữ dự phòng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Điều Nguyên tắc quản lý lưu trữ Nhà nước thống quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam 2 Hoạt động lưu trữ thực thống theo quy định pháp luật Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Nhà nước thống kê Điều Chính sách Nhà nước lưu trữ Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực việc bảo vệ, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tập trung đại hóa sở vật chất, kỹ thuật ứng dụng khoa học, công nghệ hoạt động lưu trữ Thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ; khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ cho Nhà nước, đóng góp, tài trợ cho hoạt động lưu trữ thực hoạt động dịch vụ lưu trữ Tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế hoạt động lưu trữ Điều Quản lý tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Những tài liệu sau cá nhân, gia đình, dòng họ (sau gọi chung cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử quốc gia, xã hội đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu tiểu sử; b) Bản thảo viết tay, in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi; c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; d) Công trình, viết cá nhân; đ) Ấn phẩm, tài liệu cá nhân sưu tầm Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định khoản Điều Cá nhân có tài liệu có quyền sau đây: a) Được đăng ký tài liệu Lưu trữ lịch sử hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định khoản Điều này; b) Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; c) Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; d) Được ưu tiên sử dụng tài liệu hiến tặng; đ) Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, không xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân; e) Được Nhà nước khen thưởng theo quy định pháp luật Cá nhân có tài liệu có nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ hiến tặng bán cho Lưu trữ lịch sử tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; b) Trả phí bảo quản theo quy định pháp luật tài liệu ký gửi Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đăng ký Điều Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức Điều Người làm lưu trữ Người làm lưu trữ quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị nghiệp công lập phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng quan, tổ chức hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, sách ưu đãi khác theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ không thuộc trường hợp quy định khoản Điều phải đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; hưởng chế độ, quyền lợi người lao động làm việc tổ chức Người giao kiêm nhiệm làm lưu trữ phải bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước trái phép CHƯƠNG II: THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mục 1: LẬP HỒ SƠ VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Điều 10 Trách nhiệm Lưu trữ quan Giúp người đứng đầu quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định điểm b khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định khoản Điều để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Điều 12 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ công việc kết thúc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 Điều 13 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác giá trị thay tài liệu số hóa Chính phủ quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Điều 14 Quản lý tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn Tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp xã, phường, thị trấn lựa chọn lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định pháp luật Người làm lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Điều 15 Chỉnh lý tài liệu Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý Tài liệu sau chỉnh lý phải bảo đảm yêu cầu sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ hoàn thiện hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, sở liệu tra cứu Danh mục tài liệu hết giá trị Điều 16 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc trị, lịch sử, toàn diện tổng hợp Xác định giá trị tài liệu thực theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin sử liệu học Xác định giá trị tài liệu phải vào tiêu chuẩn sau đây: a) Nội dung tài liệu; b) Vị trí quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu; c) Ý nghĩa kiện, thời gian địa điểm hình thành tài liệu; d) Mức độ toàn vẹn phông lưu trữ; đ) Hình thức tài liệu; e) Tình trạng vật lý tài liệu Điều 17 Thời hạn bảo quản tài liệu Tài liệu bảo quản vĩnh viễn tài liệu có ý nghĩa giá trị không phụ thuộc vào thời gian Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu đường lối, chủ trương, sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; nhà đất tài liệu khác theo quy định quan có thẩm quyền Tài liệu bảo quản có thời hạn tài liệu không thuộc trường hợp quy định khoản Điều xác định thời hạn bảo quản 70 năm Tài liệu hết giá trị cần loại để hủy tài liệu có thông tin trùng lặp hết thời hạn bảo quản theo quy định không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản khoản Điều Điều 18 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan, tổ chức định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan, tổ chức định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 28 Luật Mục 3: THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ Điều 19 Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử tổ chức trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm sau đây: a) Trình quan có thẩm quyền lưu trữ cấp ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; b) Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; c) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 20 Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định Luật quy định quan có thẩm quyền Đảng Cộng sản Việt Nam Lưu trữ lịch sử Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: a) Lưu trữ lịch sử trung ương thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa; quan, tổ chức trung ương Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam tổ chức trung ương khác thuộc quyền cách mạng từ năm 1975 trước; doanh nghiệp nhà nước Thủ tướng Chính phủ định thành lập tổ chức kinh tế khác theo quy định pháp luật; quan, tổ chức chế độ xã hội tồn lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 trước; b) Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện đơn vị hành - kinh tế đặc biệt không thuộc quan, tổ chức quy định điểm a khoản Lưu trữ lịch sử sưu tầm tài liệu cá nhân sở thỏa thuận Điều 21 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ngành công an, quốc phòng, ngoại giao ngành khác thực theo quy định Chính phủ Điều 22 Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm sau đây: a) Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 03 bản; quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 lưu trữ vĩnh viễn quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử Điều 23 Quản lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan Điều 24 Quản lý tài liệu lưu trữ trường hợp quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể; tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản người đứng đầu quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý giao nộp tài liệu theo quy định sau đây: Tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải chỉnh lý, thống kê bảo quản theo phông lưu trữ quan, tổ chức đó; Khi quan, tổ chức có định chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có định chia, tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu phá sản tất hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, cá nhân quan, tổ chức, doanh nghiệp phải giao nộp vào Lưu trữ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định; Tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý quản lý sau: a) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giao nộp vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; b) Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quản lý Lưu trữ quan quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ có nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp giao nộp vào Lưu trữ quan theo định quan, tổ chức cấp trực tiếp quan, tổ chức có thẩm quyền CHƯƠNG III: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 25 Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định khoản Điều ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật Điều 26 Quản lý tài liệu lưu trữ quý, Tài liệu lưu trữ quý, tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn có đặc điểm sau đây: a) Có giá trị đặc biệt tư tưởng, trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt quốc gia, xã hội; b) Được hình thành hoàn cảnh lịch sử đặc biệt thời gian, không gian, 10 T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên T/M BAN KIỂM PHIẾU TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên + Văn Trung ương cấp uỷ cấp * Văn Trung ương Đảng Ví dụ : T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG TỔNG BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ TỔNG BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ (chữ ký) Họ tên T/M BAN BÍ THƯ TỔNG BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên * Văn tỉnh uỷ, thành uỷ cấp uỷ trực thuộc Trung ương Ví dụ : T/M TỈNH UỶ 77 BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên T/M ĐẢNG UỶ BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên * Văn cấp uỷ cấp huyện cấp uỷ trực thuộc tỉnh, thành uỷ Ví dụ : T/M HUYỆN UỶ BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng uỷ sở Ví dụ : T/M ĐẢNG UỶ BÍ THƯ (chữ ký) Họ tên T/M BAN THƯỜNG VỤ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng uỷ phận trực thuộc đảng uỷ sở Ví dụ : T/M ĐẢNG UỶ BÍ THƯ 78 (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn chi (chi sở chi trực thuộc đảng uỷ sở) Ví dụ : T/M CHI BỘ BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn uỷ ban kiểm tra cấp Ví dụ : T/M UỶ BAN KIỂM TRA CHỦ NHIỆM (hoặc PHÓ CHỦ NHIỆM) (chữ ký) Họ tên * Văn đảng đoàn Ví dụ : T/M ĐẢNG ĐOÀN BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên * Văn ban cán đảng Ví dụ : T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ) (chữ ký) Họ tên - Đối với văn ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ghi thể thức đề ký cấp trưởng quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký K/T (ký thay) + Cấp trưởng ký trực tiếp Ví dụ : TRƯỞNG BAN 79 (chữ ký) Họ tên Q.CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ tên + Cấp phó ký thay Ví dụ : K/T TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (chữ ký) Họ tên K/T CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (chữ ký) Họ tên +Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, không đề K/T (ký thay) mà ghi chức vụ người ký Ví dụ : Khi Tỉnh uỷ chưa bổ nhiệm chánh quyền chánh văn phòng tỉnh uỷ mà văn văn phòng tỉnh uỷ ban hành phó chánh văn phòng phụ trách ký thể thức đề ký : PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký) Họ tên - Đối với số văn ban thường vụ cấp uỷ thủ trưởng quan đảng uỷ quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Người uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền cho người khác ký thay + Chánh phó chánh văn phòng cấp uỷ ban thường vụ uỷ quyền trực tiếp ký Ví dụ : T/L BAN THƯỜNG VỤ CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ tên + Chánh phó chánh văn phòng ban trưởng ban uỷ quyền trực tiếp ký 80 Ví dụ : T/L TRƯỞNG BAN CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG) (chữ ký) Họ tên b Dấu quan ban hành Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quan ban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định Bộ Công an Thể thức đề ký, chữ ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, phần nội dung văn (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1) Chữ ký, thể thức đề ký dấu liên quan ban hành trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành trình bày vị trí bên trái c Ký sử dụng dấu văn đại hội biên - Văn đại hội : Văn đại hội đoàn chủ tịch đại hội đảng cấp ban hành đoàn chủ tịch phân công người ký; văn đoàn thư ký trưởng đoàn thư ký ký; văn ban thẩm tra tư cách đại biểu đại hội trưởng ban thẩm tra tư cách đại biểu ký; văn ban kiểm phiếu trưởng ban kiểm phiếu ký Văn đại hội, đoàn chủ tịch, đoàn thư ký đại hội đóng dấu tương ứng Văn ban thẩm tra tư cách đại biểu văn ban kiểm phiếu dùng dấu đại hội Trong trường hợp dấu đại hội cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ký văn đại hội để lưu Ví dụ : Xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội : T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (Chữ ký) Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) ký đóng dấu cấp uỷ Họ tên - Biên đại hội, hội nghị : 81 Đại hội, hội nghị cấp uỷ, tổ chức, quan đảng hội nghị cán phải ghi biên Biên phải người chủ trì đại hội, hội nghị người ghi biên ký.Chữ ký người chủ trì trình bày góc phải chữ ký người ghi biên trình bày góc trái trang cuối biên Các biên phải đóng dấu Đối với biên có từ trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên xếp so le đóng lần để khuôn dấu thể lề trang giấy tiếp nhau) + Về ký, đóng dấu biên đại hội : * Trường hợp đại hội có dấu Ví dụ : T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký đóng dấu Đoàn Thư ký) (ký đóng dấu Đoàn Chủ tịch) Họ tên Họ tên * Trường hợp đại hội dấu cấp uỷ nhiệm kỳ xác nhận chữ ký người thay mặt đoàn chủ tịch đại hội Ví dụ : T/M ĐOÀN THƯ KÝ T/M ĐOÀN CHỦ TỊCH (ký) (ký) Họ tên Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/M TỈNH UỶ (hoặc HUYỆN UỶ, ĐẢNG UỶ) (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ) Họ tên + Về ký, đóng dấu biên hội nghị : *Trường hợp đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng Ví dụ : NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ký) CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ (ghi rõ chức vụ) (ký đóng dấu cấp uỷ Họ tên dấu tổ chức, quan đảng) Họ tên * Trường hợp không đóng dấu lên chữ ký người chủ trì hội nghị theo quy định dùng dấu cấp uỷ, tổ chức, quan đảng lãnh đạo văn phòng thừa lệnh ban thường vụ thủ trưởng quan xác nhận chữ ký người chủ trì hội nghị Ví dụ : CHỦ TRÌ HỘI NGHỊ NGƯỜI GHI BIÊN BẢN (ghi rõ chức vụ) (ký) (ký) Họ tên 82 Họ tên Xác nhận chữ ký đồng chí T/L BAN THƯỜNG VỤ (hoặc T/L TRƯỞNG BAN) (chánh phó chánh văn phòng) (ký đóng dấu cấp uỷ, quan đảng) Họ tên d Thể thức đề ký sử dụng dấu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, cấp uỷ, quan đảng hoạt động có thời hạn - Về thể thức đề ký văn : Thể thức đề ký văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, ghi chức vụ bầu bổ nhiệm cao chức vụ kiêm nhiệm người ký định thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Ví dụ : PHÓ BÍ THƯ kiêm TRƯỞNG TIỂU BAN (Chữ ký) Họ tên TRƯỞNG BAN kiêm CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Chữ ký) Họ tên - Về sử dụng dấu : + Các ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập dấu riêng định thành lập phải có điều khoản quy định sử dụng dấu cấp uỷ, quan có thẩm quyền thành lập ban đạo, tiểu ban, hội đồng, + Đối với ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thành lập chưa có quy định sử dụng dấu phải có quy định bổ sung việc sử dụng dấu Nếu đồng chí lãnh đạo ban đạo, tiểu ban, hội đồng, thường trực cấp uỷ lãnh đạo quan ký văn sử dụng dấu cấp uỷ quan Các trường hợp khác, sử dụng dấu quan thường trực ban đạo, tiểu ban, hội đồng, Nơi nhận văn Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v nơi lưu Nơi nhận trình bày góc trái phần nội dung văn (ô số 8b - mẫu 1) Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía "tên loại trích yếu nội dung văn bản" Đối với công văn nơi nhận ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi " "Đồng kính gửi " (nếu có) phần nội dung văn (ô số 8a - mẫu 1) ghi 83 loại văn có tên gọi khác (ô số 8b - mẫu 1) * Văn quan trực thuộc Đảng Nhà nước dùng dấu quan Nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền II Các thành phần thể thức bổ sung Ngoài thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung tính chất văn cụ thể, người ký văn định bổ sung thành phần thể thức sau : Dấu mức độ mật Dấu mức độ mật có mức : mật, tối mật tuyệt mật Dấu mức độ mật có viền khung hình chữ nhật trình bày phía số ký hiệu văn (ô số - mẫu 1) Dấu mức độ khẩn Dấu mức độ khẩn có mức : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn Dấu mức độ khẩn trình bày phía dấu mức độ mật (ô số 10mẫu 1) Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo tài liệu hội nghị - Đối với văn cần phải dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng phải ghi đóng dấu dẫn cụ thể cho trường hợp : "THU HỒI", "XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI", "XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", "LƯU HÀNH NỘI BỘ" Các thành phần trình bày địa điểm ngày tháng năm ban hành văn (ô số 11 - mẫu 1) Riêng trường hợp dẫn "KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG" ghi phía dưới, trang cuối văn - Đối với văn dự thảo nhiều lần phải ghi ngày tháng năm dự thảo có dẫn "Dự thảo lần thứ " trình bày số ký hiệu (ô số 12b mẫu 1); văn giao cho quan, đơn vị chức dự thảo ghi tên quan, đơn vị vào trang cuối, phía trái văn - Văn sử dụng hội nghị ghi dẫn "Tài liệu hội nghị ngày ", trình bày phía tiêu đề địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn (ô số 12 a - mẫu 1) - Ký hiệu tên tệp văn số lượng phát hành trình bày lề trái chân trang văn trang, lề trái từ trang thứ đến trang cuối văn có nhiều trang III Bản thành phần thể thức Các loại Có loại sao: - Bản y chính: nguyên văn từ quan ban hành nhân phát hành - Bản trích sao: lại phần nội dung từ quan ban hành quan lưu trữ quản lý thực 84 - Bản lục: lại toàn văn từ y Các hình thức - Sao thông thường: hình thức cách viết lại hay đánh máy lại nội dung cần - Sao photocopy: hình thức chụp lại văn máy photocopy, máy fax thiết bị chụp ảnh khác Thể thức cách trình bày a Thể thức cách trình bày thông thường: Để bảo đảm giá trị pháp lý hiệu lực thi hành, loại phải có đủ thành phần thể thức trình bày phía đường phân cách (đường 13 - mẫu 2) với nội dung sau : - Tên quan văn trình bày cùng, góc trái, đường phân cách (ô số 14 - mẫu 2) - Số ký hiệu sao: đánh chung hệ thống số quan theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu loại ghi chung BS (bản sao) Số ký hiệu trình bày tên quan (ô số 15 - mẫu 2) - Chỉ dẫn loại sao: tuỳ thuộc vào loại để ghi: "Sao y chính", hoặc: "Trích từ số ngày " hoặc: "Sao lục" Chỉ dẫn loại trình bày góc phải, đường phân cách (ô số 16 - mẫu 2) - Địa điểm, ngày, tháng, năm văn trình bày dẫn loại (ô số 17 - mẫu 2) - Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan trình bày địa điểm, ngày tháng năm (ô số 18 - mẫu 2) - Nơi nhận cần ghi rõ mục đích gửi như: để thi hành, để phổ biến, v.v Nơi nhận trình bày số ký hiệu (ô số 19 mẫu 2) b Văn nhiều lần: Đối với văn lục nhiều lần cần trình bày lần thể thức lục Trong trường hợp văn hết trang phần lục trình bày vào trang đánh số trang tiếp tục liền với văn chính, trang cuối văn trang trình bày phần cần đóng dấu giáp lai c Bản hình thức photocopy: - Nếu photocopy có phần chữ ký để in nhiều đóng dấu quan ban hành có giá trị pháp lý trình bày thể thức - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành có trình bày thể thức có giá trị pháp lý - Nếu photocopy phần chữ ký dấu quan ban hành không trình bày thể thức có giá trị thông tin, tham khảo IV Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn (xem mẫu 1,2, 3) Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn Đảng sau : Văn đánh máy in giấy trắng có kính thước 210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép  85 Vùng trình bày văn sau: a Mặt trước: - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 35 mm - Cách mép phải trang giấy: 15 mm b Mặt sau (nếu in mặt): - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trang giấy: 25 mm - Cách mép trái trang giấy: 15 mm - Cách mép phải trang giấy: 35 mm Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đánh số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ (bát chữ) Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số Ả Rập Đối với cấp uỷ, tổ chức, quan đảng có sử dụng máy tính để chế văn font, cỡ, kiểu chữ thống dùng mã ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 (bộ mã TCVN 6909: 2001) mẫu hướng dẫn Những văn bản, văn kiện Đảng in thành sách, đăng báo, in tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật V Tổ chức thực Hướng dẫn thay "Hướng dẫn Văn phòng Trung ương thể thức văn số 01-HD/VPTW, ngày 02-02-1998" có hiệu lực từ ngày ký Các cấp uỷ, tổ chức, quan đảng từ Trung ương đến sở tổ chức thực hướng dẫn Văn phòng Đảng uỷ Quân Trung ương Văn phòng Đảng uỷ Công an Trung ương cụ thể hoá Hướng dẫn cho phù hợp với đặc điểm tổ chức Đảng Quân đội Công an Trong trình thực có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh Văn phòng Trung ương Đảng CHÁNH VĂN PHÒNG ký Ngô Văn Dụ Mẫu 1: Vị trí thành phần thể thức văn Đảng 86 25mm 12a 5b 11 12b 5a 10 8a 7a 8b 7b 7c 25 mm Ghi : Tiêu đề Tên quan ban hành văn Số ký hiệu Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn 5a Tên loại văn trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn (có thể có nhiều trang) 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 7b Chữ ký 7c Họ tên người ký 87 8a Nơi nhận công văn 8b Nơi nhận văn Dấu mức độ mật 10 Dấu mức độ khẩn 11 Dấu phạm vi phổ biến 12a Dấu tài liệu hội nghị 12b Dấu dự thảo ` Mẫu : Vị trí thành phần thể thức 8b 7a 7b 7c 13 14 16 15 17 19 18 Ghi : 13 Đường phân giới văn với thể thức 14 Tên quan 15 Số ký hiệu 16 Ghi dẫn loại 17 Địa điểm ngày, tháng, năm 18 Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký dấu quan 19 Nơi nhận 88 4.HUONG DAN 11 Mẫu 3: Font, cỡ, kiểu chữ theo Tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 dùng để trình bày thể thức văn Đảng TT Cỡ chữ a Thành phần thể thức Font chữ Tiêu đề: Times New Roman Đảng Cộng sản Việt Nam Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn bản, nt quan văn Tên quan cấp nt Số ký hiệu văn bản, nt Địa điểm ngày, tháng, năm nt ban hành văn bản, Tên loại văn trích yếu nội dung văn Tên loại văn nt b Trích yếu nội dung văn nt 14 - 15 c Trích yêu nội dung công văn nt 12 a b 15 14 14 14 14 16 Kiểu chữ Ví dụ trình bày In hoa, đậm ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM In hoa, HUYỆN UỶ QUỲNH PHỤ đậm In hoa TỈNH UỶ THÁI BÌNH In thường Số 127-QĐ/TW In thường, Hạ Long, ngày 20 tháng 01 năm 2004 nghiêng In hoa, đậm In thường, đậm In thường, nghiêng THÔNG BÁO công tác phòng chống tệ nạn xã hội Về chế độ công tác phí 4.HUONG DAN 11 TT Thành phần thể thức Phần nội dung văn Thể thức đề ký, chức vụ họ tên người ký Thể thức đề ký a b c Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh Họ tên người ký a b Nơi nhận văn bản, Nơi nhận Nơi nhận cụ thể Chỉ mức độ mật Font chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ trình bày Times New Roman 14 - 15 In thường Trong công tác đạo nt 14 nt 14 nt 14 In thường, Trần Quang Huy đậm nt nt nt 14 12 14 In thường In thường In hoa, đậm In hoa, đậm In hoa, đậm In hoa 10 Chỉ mức độ khẩn nt 14 11 Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng Ký hiệu tên người đánh máy, tên tệp văn bản, số phát hành nt 12 nt 12 In hoa, đậm In hoa T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ TRƯỞNG BAN Nơi nhận: - Ban Tuyên giáo Huyện uỷ Từ Sơn MẬT KHẨN XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI T.31QĐ/TW320 4.HUONG DAN 11