Hệ thống Văn phòng điện tử PTI AG Group , JSC [Sau khảo sát trạng quy trình xử lý văn nhu cầu PTI, AG đưa mô tả quy trình nhằm đảm bảo chương trình quản lý văn sau nâng cấp tích hợp thêm tính phù hợp với nghiệp vụ PTI] HongND 20/06/2013 Tài liệu mô tả khảo sát MỤC LỤC MỤC LỤC LỊCH SỬ CẬP NHẬT THUẬT NGỮ (GLOSSARY) ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Giới thiệu 1.2 Giới hạn 1.3 Đối tượng QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 2.1 Quy trình Văn 2.1.1 Trạng thái văn 2.1.2 Mô tả quy trình văn .10 2.2 Quy trình văn đến 12 2.2.1 Trạng thái văn đến 13 2.2.2 Mô tả quy trình văn đến 13 2.3 Quy trình văn nội 16 2.3.1 Trạng thái văn nội .16 2.3.2 Mô tả quy trình văn nội 16 2.3.3 Giao diện nhập văn nội .17 2.4 Giao diện văn thư nhập văn đến 19 2.4.1 Giao diện nhập văn đến 19 2.4.2 Giao diện xử lý văn đến 22 2.4.3 Giao diện theo dõi tiến độ văn đến 27 2.4.4 Giao diện Văn đến – Lưu trữ 28 2.4.5 Giao diện văn đến/Tìm kiếm 29 2.5 Giao diện nhập văn 30 2.5.1 Giao diện nhập văn văn thư công ty thành viên gửi đến văn thư văn phòng Tổng công ty 32 2.5.2 Giao diện xử lý văn 33 2.6 Giao diện cấu hình tham số hệ thống 36 2.6.1 Giao diện cấu hình tham số cho phần loại sổ 36 2.6.2 Giao diện cấu hình tham số cho mức độ khẩn 37 2.6.3 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo ký văn .38 TÍCH HỢP TÍNH NĂNG SỔ VĂN BẢN 39 3.1 Sổ văn 39 3.2 Sổ văn đến 40 Tài liệu mô tả khảo sát QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 41 4.1 Công việc liên quan đến văn 41 4.1.1 Giao diện chức giao việc liên quan đến văn 42 4.1.2 Giao diện chức báo cáo công việc 43 4.2 Công việc không liên quan đến văn 44 4.2.1 Qui trình luồng xử lý Giao việc độc lập với văn 45 4.2.2 Giao diện chức giao việc không liên quan văn .46 4.2.3 Giao diện chức báo cáo tiến độ báo cáo hoàn thành 47 4.2.4 Giao diện chức tìm kiếm công việc .49 4.2.5 Giao diện cấu hình tham số Công việc 50 5.1 QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC 51 Chức tạo lập hồ sơ công việc 51 5.2 Chức tra cứu hồ sơ công việc 52 5.2.1 Giao diện chức tra cứu hồ sơ công việc theo thời gian tạo hồ sơ 52 5.2.2 Giao diện chức tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ .53 5.2.3 Giao diện chức tra cứu hồ sơ theo người xử lý 53 5.2.4 Giao diện chức tra cứu hồ sơ theo Trạng thái hồ sơ 54 5.2.5 Giao diện cấu hình tham số 54 PHÂN HỆ LỊCH CÔNG TÁC, NHẮC SINH NHẬT VÀ CÁC NGÀY KỶ NIỆM 56 6.1 Quy trình phân hệ lịch 56 6.2 Giao diện phần lịch công tác 57 6.3 Giao diện form xử lý thông tin đăng ký .59 6.4 Giao diện xem lịch máy tính 60 6.5 Giao diện cấu hình tham số hệ thống 62 6.5.1 Giao diện cấu hình tham số Đơn vị phối hợp 62 6.5.2 Giao diện cấu hình tham số Lãnh đạo Ban 63 6.5.3 Giao diện cấu hình tham số phòng họp 63 CHỨC NĂNG BÁO CÁO THỐNG KÊ 64 7.1 Bố cục báo cáo, thống kê 64 7.2 Mô tả 70 7.3 Giao diện cấu hình quản lý phân quyền người sử dụng 71 7.3.1 Giao diện cấu hình quản lý đơn vị, phòng ban .71 7.3.2 Giao diện cấu hình quản lý nhóm quyền .72 7.3.3 Giao diện cấu hình quản lý người dùng 73 7.3.4 Giao diện cấu hình thêm người dùng .74 7.3.5 Giao diện cấu hình thông tin chi tiết người dùng 75 Tài liệu mô tả khảo sát 7.3.6 Giao diện cấu hình đổi mật 76 CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG 77 8.1 Hệ thống nhắc việc qua Email, SMS, Popup .77 8.2 Chức iChat 77 8.3 Chức nhắc nhở sinh nhật .77 8.4 Chức quản lý Tài liệu dùng chung .78 KIẾN NGHỊ TỪ PTI 79 10 LIÊN HỆ 80 Tài liệu mô tả khảo sát LỊCH SỬ CẬP NHẬT Ngày Phiên cập nhật Mô tả Người Ngày hiệu lực 26/07/2011 v.1.0 Sửa theo kiến nghị từ PTI LyNK 26/07/2011 28/07/2011 v.1.2 Chỉnh sửa fomat LyNK 28/07/2011 02/08/2011 v.1.3 Sửa tài liệu sau buổi khảo sát LyNK 02/08/2011 LyNK 12/08/2011 LyNK 16/08/2011 LyNK 18/08/2011 29/07/2011 12/08/2011 v.1.4 Sửa tài liệu theo đóng góp ý kiến từ PTI 16/08/2011 v.1.5 Tổng hợp tài liệu theo ý kiến thống email 18/08/2011 v.1.6 Điều chỉnh giao diện – Soạn thảo theo luồng không theo luồng 20/06/2013 v.2.0 Cập nhật tài liệu theo hệ thống HongND 20/06/2013 27/06/2013 v.2.0 Cập nhật tài liệu theo luồng HongND 27/06/2013 khảo sát Người viết Tài liệu mô tả khảo sát Xác nhận kỹ thuật Người phê duyệt Bùi Văn Đại Võ Hà Anh THUẬT NGỮ (GLOSSARY) Thuật ngữ Giải thích PTI Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm bưu điện xOffice - PTI Hệ thống quản lý văn PTI Văn thư phòng Văn thư PTI Văn thư ban Văn thư một ban thuộc PTI Văn thư công ty thành viên Văn thư Công ty thành viên PTI VB Văn Tài liệu mô tả khảo sát ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Giới thiệu Sau tìm hiểu quy trình xử lý văn bản, nhu cầu PTI, AG đưa mô tả quy trình nhằm đảm bảo chương trình quản lý văn quy trình tiện ích khác sau nâng cấp phù hợp 1.2 Giới hạn Văn mô tả vấn đề liên quan đến số quy trình làm việc PTI tính nâng cấp theo nhu cầu xử lý văn PTI Các quy trình khảo sát bao gồm: - Quy trình xử lý văn đến – - Qui trình xử lý hồ sơ công việc, giao việc - Quy trình đăng ký lịch quản lý hiển thị lịch họp, thị sinh nhật thành viên PTI 1.3 Đối tượng Các Chuyên viên tham gia vào trình khảo sát thuộc PTI, Chuyên viên tham gia vào trình khảo sát thuộc công ty AG Công ty AG Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm bưu điện Nguyễn Điệp Hồng Nguyễn Thị Chung (Văn thư TCT) Trần Thị Tuyết Hoàn Tài liệu mô tả khảo sát QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 2.1 Quy trình Văn Hình Mô tả quy trình xử lý văn Tài liệu mô tả khảo sát 2.1.1 Trạng thái văn Bước xử lý STT Người tiếp nhận Trạng thái văn sau bước xử lý Nhân viên soạn thảo văn Nhân viên soạn thảo Mới nhập Lãnh đạo Ban Kiểm tra nội dung Lãnh đạo Ban thẩm định, Nhân viên soạn thảo Chờ Nhân viên tiếp ký nháy văn nhận văn Nhân viên soạn thảo văn Trình Lãnh đạo Tổng Chờ Lãnh đạo phê Công ty ký văn duyệt, triển khai Lãnh đạo yêu cầu chỉnh Nhân viên soạn thảo Chỉnh sửa theo yêu cầu sửa văn Nhân viên chỉnh sửa theo Trình Lãnh đạo Tổng Chờ Lãnh đạo phê yêu cầu Công ty duyệt, triển khai Lãnh đạo TCT đạo, Nhân viên soạn thảo Phê duyệt, triển khai Văn thư VP Tổng Tiếp nhận ban hành văn Công ty Nhân viên soạn thảo Lưu trữ Nhân viên soạn thảo văn bản, trình Lãnh đạo Ban triển khai Nhân viên soạn thảo Văn thư VP Tổng Công ty cấp số, đóng dấu, ghi ngày tháng Ban hành văn Tài liệu mô tả khảo sát 2.1.2 Mô tả quy trình văn Bước 1: Nhân viên soạn thảo văn trình Lãnh đạo Ban với thông tin sau đây: - Thông tin dự thảo văn đi:  Số - ký hiệu văn  Ngày tháng văn  Tên loại  Trích yếu nội dung văn  Người ký  Nơi nhận văn  Đơn vị người nhận lưu  Số lượng  Ghi  Loại sổ  Mức độ khẩn/mật  Lãnh đạo ký văn  Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)  Độ khẩn (Khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)  Số trang  File đính kèm văn - Trình Lãnh đạo ban kiểm tra nội dung thể thức Bước 2: Lãnh đạo Ban kiểm tra nội dung  Chuyển lại cho nhân viên  Yêu cầu sửa nội dung  Không cần ban hành Bước 3: Nhân viên tiếp nhận văn có chữ ký nháy Lãnh đạo Ban  Trình Tổng Giám đốc ký phê duyệt Bước 4: Tổng Giám đốc  Yêu cầu chỉnh sửa  Phê duyệt, triển khai Bước 5: Nhân viên tiếp nhận văn yêu cầu chỉnh sửa Tài liệu mô tả khảo sát 10 Hình 54 Giao diện thống kê nhanh tổng hợp công việc Tài liệu mô tả khảo sát 66 Hình 55 Giao diện thống kê tình trạng văn – đến theo tuần Hình 56 Giao diện thống kê tình trạng văn – đến theo tháng Tài liệu mô tả khảo sát 67 Hình 57 Giao diện thống kê chi tiết công việc Tài liệu mô tả khảo sát 68 Hình 58 Giao diện thống kê chi tiết tình trạng – đến Tài liệu mô tả khảo sát 69 7.2 Mô tả - Tiêu chí thống kê  Tiêu chí thống kê theo ngày tháng  Tiêu chí thống kê theo phòng ban  Tiêu chí thống kê theo danh sách, cán nhân viên  Tiêu chí thống kê theo nội dung chi tiết văn - Kết thống kê  Biểu đồ hiển thị tổng số văn hạn, hạn đối tượng cần thống kê  Biểu đồ hiển thị tổng số văn xử lý, chưa xử lý đối tượng cần thống kê  Danh sách thống kê tổng số văn hạn, tổng số văn hạn hiển thị dạng bảng, click vào số văn hạn hay hạn để xem danh sách văn hạn, hạn  Danh sách văn nhấn chọn Có thể xem chi tiết văn bản, lịch sử bước xử lý Tài liệu mô tả khảo sát 70 7.3 Giao diện cấu hình quản lý phân quyền người sử dụng 7.3.1 Giao diện cấu hình quản lý đơn vị, phòng ban Hình 59 Giao diện quản lý người dùng phòng ban Tài liệu mô tả khảo sát 71 7.3.2 Giao diện cấu hình quản lý nhóm quyền Hình 60 Giao diện quản lý nhóm quyền Tài liệu mô tả khảo sát 72 7.3.3 Giao diện cấu hình quản lý người dùng Hình 61 Giao diện quản lý người dùng Tài liệu mô tả khảo sát 73 7.3.4 Giao diện cấu hình thêm người dùng Hình 62 Giao diện cấu hình thêm người dùng Tài liệu mô tả khảo sát 74 7.3.5 Giao diện cấu hình thông tin chi tiết người dùng Hình 63 Giao diện cấu hình thông tin chi tiết người dùng Tài liệu mô tả khảo sát 75 7.3.6 Giao diện cấu hình đổi mật Hình 64 Giao diện cấu hình đổi mật Tài liệu mô tả khảo sát 76 CÁC TIỆN ÍCH CỦA HỆ THỐNG 8.1 Hệ thống nhắc việc qua Email, SMS, Popup Hệ thống có chức nhắc việc, thông báo qua SMS, Email Khi nhân nhận văn bản, hay công việc, hệ thống tự động gửi SMS, Email để thông báo đến nhân Ngoài có chức thông báo nhắc việc Popup, sau người dùng đăng nhập vào hệ thống, có văn bản, công việc mới, hệ thống tự động sổ thông báo nhắc nhở góc bên phải hình 8.2 Chức iChat Chức iChat ứng dụng cho phép nhân Sở trao đổi thông tin với cách dễ dàng thông qua chat text, gửi file văn Mọi người biết phòng ban có nhân mới, chủ động trao đổi thông tin với mà không cần thông qua chương trình thứ Yahoo, facebook… Do chương trình chạy nội nên đảm bảo tính an toàn thông tin 8.3 Chức nhắc nhở sinh nhật Sinh nhật ngày kỷ niệm tự động hiển thị đến ngày kỷ niệm sinh nhật cán nhân viên LCD Hình 65 Giao diện hiển thị sinh nhật LCD Tài liệu mô tả khảo sát 77 Hệ thống văn phòng điện tử có chức hiển thị ngày sinh nhật người Công ty theo tháng  Danh sách sinh nhật người Công ty hiển thị trang chủ hệ thống theo định dạng: - Những sinh nhật qua để màu đỏ - Sinh nhật ngày để màu tím - Sinh nhật tới để màu xanh Hình 66 Reminder nhắc sinh nhật 8.4 Chức quản lý Tài liệu dùng chung Hệ thống cho phép chia sẻ tài liệu qui chuẩn dùng chung Công ty:  Tài liệu thi đua khen thưởng  Tài liệu nội Công ty: - Qui định/ Qui chế - Mẫu văn  Hồ sơ thương hiệu Mọi người muốn tìm tài liệu mẫu văn bản, qui định lên hệ thống để download về, bao gồm dạng file doc pdf Tài liệu mô tả khảo sát 78 KIẾN NGHỊ TỪ PTI - Hiện Tab theo dõi tiến độ, xử lý văn có văn từ năm 2009 lên tới vài trăm văn làm load chậm, tìm kiếm khó khăn Muốn có giải pháp xử lý số văn sau năm dẩy nhanh tốc độ load - Sổ văn đến thêm cột mức độ khẩn, mật, hỏa tốc - Mục tìm kiếm tìm kiếm phải chỉnh sửa Mục tìm kiếm tìm văn muốn chỉnh sửa hay xử lý quay vào Tab chờ xử lý hay theo dõi tiến độ để xử lý - Đối với công văn sửa phải giữ nguyên số công văn không nhảy số (Ví dụ soạn thảo văn có số CV 29293 bấm sửa tự nhảy lên số 29294) - Mục báo cáo thống kê trạng thái theo đơn vị phải thống kê VB Ban VB xử lý, VB chưa xử lý theo từ tuần, tháng, quý, năm Báo cáo chia công văn công văn đến có thống kê tổng số công văn theo loại - Mục mời góp ý nên có hệ thống cảnh báo người góp ý Yêu cầu Remider nhắc thêm văn gửi đến xin ý kiến - Mục trình xin ý kiến Lãnh đạo sửa thành xin ý kiến đồng thời nhiều Lãnh đạo, xin ý kiến Lãnh đạo - Tiếp nhận công văn : tiếp nhận nhiều công văn lúc Một số văn để biết người nhận cần nhìn trích yếu để biết không cần mở chi tiết vào xem văn bản, Tab xử lý đề nghị có nút tick để tiếp nhận nhiều văn lúc (AG trả lời: chọn nút tick tiếp nhận hàng loạt phụ thuộc vào bước xử lý bên trong) - Sửa lại tính thu hồi công văn tính không hoạt động Những văn đươc xử lý xong mục lưu trữ loại văn phải thu hồi Văn thư tích để thu hồi văn Đồng thời văn chuyển từ Tab lưu trữ sang Tab Công văn hết hạn Tài liệu mô tả khảo sát 79 10 LIÊN HỆ - - Công ty cổ phần Tập đoàn Đầu tư & Công nghệ AG - - Điện thoại / Fax: (84-4) 35778888 / (84-4) 35772171 - - Email: Contact@fx.com.vn - - Website: http://www.thegioiAG.net - - Hệ thống hỗ trợ trực tuyến (Help Desk): www.helpdesk.fx.com.vn Tài liệu mô tả khảo sát 80