ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THU HÀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN – THƯ VIỆN Chuyên ngành: khoa học Thông tin – Thƣ viện Mã số: 60320203 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Lê Văn Viết XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giáo viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn thạc sĩ khoa học TS Lê Văn Viết PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh Hà Nội – 2015 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Xác nhận Hội đồng bảo vệ Luận văn Thạc sỹ CHỦ TỊCH ĐỘI ĐỒNG PGS.TS NGUYỄN THỊ LAN THANH Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn thực hoàn thành sở người hướng dẫn khoa học đóng góp ý kiến vấn đề nghiên cứu Tôi thực sở tìm kiếm, thu thập, nghiên cứu, tổng hợp phần lý thuyết phương pháp trình bày văn nước giới Các tài liệu tham khảo nêu phần cuối luận văn Luận văn không chép nguyên từ nguồn tài liệu khác Nếu có sai sót, xin chịu trách nhiệm Học viên Trần Thu Hà Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà LỜI CÁM ƠN Lời đầu tiên, xin gửi lời cám ơn chân thành, sâu sắc tới TS Lê Văn Viết, người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình để hoàn thành luận văn Thầy không giúp có kiến thức nghề nghiệp mà giúp có định hướng quan trọng trình nghiên cứu hoàn thành luận văn Viện Nghiên cứu Hải quan – Tổng cục Hải quan Xin gửi tới tập thể anh/chị/em lớp cao học K8, thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy lời cảm ơn chân thành cho kiến thức thu thập trình học tập trường, kiến thức giúp hoàn thành luận văn Cũng xin cảm ơn tác giả có tài liệu mà dùng để nghiên cứu, so sánh, đối chiếu trình viết luận văn Tôi xin chân thành cám ơn đơn vị Vụ, Cục Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan địa phương đồng chí, đồng nghiệp Viện Nghiên cứu Hải quan thời gian qua hết lòng quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện cho thực luận văn Mặc dù có cố gắng việc nghiên cứu, tìm hiểu lực thời gian có hạn, chắn luận văn nhiều thiếu sót Vì mong nhận đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn đồng nghiệp để luận văn hoàn chỉnh Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 08 tháng năm 2016 Học viên Trần Thu Hà Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu: Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 10 Giả thuyết nghiên cứu 10 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 11 Cơ sở lý luận phƣơng pháp nghiên cứu 11 Ý nghĩa đề tài 12 Dự kiến kết nghiên cứu 12 Kết cấu luận văn 12 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN 14 1.1 Cơ sở lý luận tổ chức hoạt động thông tin - tƣ liệu 14 1.1.1 Khái niệm, nội dung tổ chức hoạt động thông tin - tư liệu 14 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động thông tin - tư liệu 18 1.1.3 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin - tư liệu 21 1.1.4 Tiêu chí đánh giá hiệu tổ chức hoạt động thông tin - tư liệu 1.2 Khái quát Viện Nghiên cứu Hải quan 27 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển 27 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 28 1.2.3 Tổ chức máy 32 1.3 Đặc điểm nhu cầu tin Viện Nghiên cứu Hải quan 32 1.3.1 Nhu cầu tin cán lãnh đạo, quản lý 33 1.3.2 Nhu cầu tin nhóm cán bộ, nhân viên 31 1.4 Vai trò tổ chức hoạt động thông tin - tƣ liệu Viện 35 1.4.1 Đối với công tác nghiên cứu khoa học 35 1.4.2 Đối với công tác đào tạo nghiệp vụ hải quan 36 1.4.3 Đối với mục tiêu cải cách, đại hóa Hải quan 37 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT DỘNG THÔNG TIN – TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN 39 2.1 Tổ chức thông tin - tƣ liệu Viện Nghiên cứu Hải quan 39 2.1.1 Tổ chức máy 39 2.1.2 Đội ngũ cán 40 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà 2.1.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật 41 2.1.4 Kinh phí 43 2.2 Hoạt động thông tin- tƣ liệu Viện Nghiên cứu Hải quan 45 2.2.1 Bổ sung phát triển nguồn lực thông tin 45 2.2.2 Công tác xử lý tư liệu 52 2.2.3 Tổ chức, bảo quản tư liệu 54 2.2.4 Các sản phẩm thông tin – tư liệu 58 2.2.5 Dịch vụ thông tin- tư liệu 61 2.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin 68 2.3 Nhận xét hiệu tổ chức hoạt động thông tin - tƣ liệu Viện69 2.3.1 Ưu điểm 69 2.3.2 Hạn chế 70 2.3.3 Nguyên nhân 73 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - TƢ LIỆU TẠI VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN 75 3.1 Hoàn thiện tổ chức Viện Nghiên cứu Hải quan 75 3.1.1 Kiện toàn máy tổ chức 75 3.1.2 Đầu tư kinh phí hoạt động 77 3.1.3 Tăng cường sở vật chất, hạ tầng công nghệ 79 3.1.4 Đầu tư phần mềm quản lý thư viện 81 3.2.5 Bổ sung, đào tạo phát triển nguồn nhân lực 81 3.2 Nâng cao hiệu hoạt động thông tin- tƣ liệu Viện 82 3.2.1 Tăng cường xây dựng, phát triển nguồn thông tin 82 3.2.2 Nâng cao công tác xử lý tư liệu 85 3.2.3 Chú trọng tổ chức, bảo quản tư liệu 86 3.2.4 Củng cố, phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin- tư liệu 87 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin 89 3.2.6 Phát triển đội ngũ cộng tác viên đào tạo người dùng tin 89 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT TT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƢỜNG CBCC Can công chức CSDL Cơ sở liệu CNTT Công nghệ thông tin NCHQ Nghiên cứu Hải quan NDT Người dùng tin TV Thư viện TT-TV Thông tin- Thư viện TIẾNG ANH TT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƢỜNG AACR2 Anglo – American Cataloguing Rules Quy tắc biên mục Anh – Mỹ DDC Dewey Decimal Classification Phân loại thập phân Dewey MARC Machine Readable Cataloguing Biên mục đọc máy Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Thống kê tình hình bổ sung tài liệu qua năm 48 Bảng 2.2 Biểu vẽ bổ sung sách (cuốn) 50 Bảng 2.3 Cơ cấu nội dung vốn tài liệu 50 Bảng 2.4 Bảng thống kê tài liệu nước mà bạn đọc có nhu cầu (%) 51 Bảng 2.5 Tình trạng tài liệu Kho Tổng cục Hải quan 56 Bảng 2.6 Biểu đồ minh họa thái độ phục vụ cán 63 Bảng 2.7 Biểu đồ minh họa tần suất bạn đọc lên thư viện (%) 64 Bảng 3.1 Sơ đồ mô hình cấu tổ chức Thư viện Viện NCHQ…… 73 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thế kỷ XXI - kỷ Khoa học công nghệ kinh tế tri thức, hoạt động thông tin - tư liệu quan, tổ chức có bước phát triển vượt bậc, biến sức mạnh trí tuệ trở thành sức mạnh vật chất, phục vụ cho việc phát triển sản xuất, nâng cao đời sống cộng đồng ngày văn minh đại Nghị kỳ họp lần hai Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII khẳng định: “Khoa học công nghệ yếu tố hàng đầu, động lực thúc đẩy phát triển nhanh, bền vững kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, góp phần thực thành công nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, thúc đẩy tiến trình hội nhập quốc tế” Sự nghiệp khoa học công nghệ ngày phát triển nhanh hầu hết lĩnh vực sản xuất đời sống, xã hội, lực lượng sản xuất trực tiếp kinh tế toàn cầu Điều phản ánh rõ việc hoạch định sách chiến lược phát triển khoa học, công nghệ kinh tế nhiều nước giới Tuy nhiên tuỳ thuộc vào trình độ phát triển cụ thể nước mà xây dựng chiến lược, sách phát triển khoa học công nghệ mang tính đa dạng đặc thù giai đoạn phát triển cụ thể phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện sở vật chất quốc gia Việt Nam giai đoạn hòa nhập vào kinh tế giới, khoa học công nghệ kinh tế tri thức có vai trò định đến sức cạnh tranh kinh tế Việt Nam với toàn cầu Bởi vâ ̣y, trung tâm thông tin , hệ thống thư viện phải nâng cao lực hoạt động , hoàn thiện khâu tổ chức đáp ứng nhu cầu thông tin ngày nâng cao người dùng tin , giúp ho ̣ sử dụng thông tin cách nhanh chóng xác có hiệu vào lĩnh vực của đời số ng xã hô ̣i góp phầ n rút ngắn trình công nghiệp hoá đại hoá đấ t nước , Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Khoa học ứng dụng công nghệ Hải quan giới nói chung Ngành hải quan Việt Nam nói riêng năm gần đã, phát triển mạnh mẽ, công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học tiên tiến vào hoạt động Hải quan Việt Nam, góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước Hải quan xây dựng lực lượng Hải quan đại Viện Nghiên cứu Hải quan với chức nghiên cứu khoa học Hải quan; khoa học xây dựng phát triển lực lượng Hải quan; nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ quản lý Hải quan đại; quản lý công tác nghiên cứu khoa học ngành Hải quan; tổ chức xây dựng nguồn thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ hải quan góp phần vào việc nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học tiên tiến vào hoạt động hải quan, nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước Hải quan xây dựng lực lượng Hải quan quy, đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trị Ngành thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa đặc biệt xu hội nhập quốc tế Tuy nhiên, thực trạng nay, Viện Nghiên cứu Hải quan, đơn vị đầu mối thông tin cho việc nghiên cứu khoa học Ngành hải quan, tài liệu, tư liệu tra cứu công tác hải quan, hoạt động xuất nhập khẩu, nước quốc tế ỏi, việc lưu giữ phổ biến đến độc giả gặp nhiều khó khăn sở vật chất; nguồn nhân lực, không đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin quan đạo đầu Ngành lĩnh vực hải quan Trước yêu cầu đại hóa Hải quan, công tác nghiên cứu triển khai ứng dụng công nghệ quản lý tiên tiến vào khâu nghiệp vụ vô cần thiết quan trọng Yêu cầu lực nghiên cứu ứng dụng Hải quan đòi hỏi phải có giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hoạt động thông tin, tư liệu Viện Nghiên cứu Hải quan; Đồng thời, đáp ứng nhu cầu thông tin, nghiên cứu khoa học nhà nghiên cứu Ngành hải quan Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Hiện nay, nguồn thông tin Viện NCHQ chủ yếu sách, loại hình bổ sung nhiều sách truyền thống Thư viện cần đầu tư nhiều vào việc chia sẻ sở liệu điện tử có thu phí cấp quyền truy cập cho NDT, tạo nguồn lực ngày đa dạng phong phú, chất lượng Căn phiếu nhu cầu NDT thông qua khảo sát bảng hỏi, để đảm bảo cấu tài liệu hợp lý, tác giả đề xuất tỷ lệ cấu tài liệu sau: Chính trị - xã hội: 15% Khoa học – kỹ thuật: 20% Kinh tế - tài chính: 25% Tài liệu chuyên ngành: 35% Môn loại khác: 5% Cùng với việc bổ sung sách báo thường xuyên, TV cần tăng cường đổi nguồn lực sách báo cách chia sẻ nguồn lực, tăng cường ngoại giao, thu nhận nguồn tài liệu biếu, tặng từ nhà xuất bản, sách lưu chiểu đặc biệt từ nguồn tài trợ Hải quan nước tài liệu thuộc lĩnh vực Hải quan Bên cạnh đó, bổ sung nguồn tài liệu nội sinh từ tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học Viện, đơn vị khác thuộc trực thuộc Tổng cục Việc đảm bảo cho thư viện có thêm nguồn sách báo để phục vụ cho bạn đọc Phát triển tài liệu số Việc phát triển nguồn thông tin điện tử thư viện có địa điểm việc làm cần thiết Viện cần nhanh chóng tiến hành số hóa tài liệu: tiến trình chuyển tài liệu thư viện truyền thống, cụ thể sách văn sang dạng điện tử lưu trữ máy tính Căn vào tình hình kinh phí TV có mà đề kế hoạch số hóa tài liệu phù hợp Khi tiến hành số hóa tài liệu cần xem xét lựa chọn tài liệu để số hóa, vào yếu tố: Tính 84 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà hữu dụng, danh tiếng nhà cung cấp thông tin, nội dung học thuật, tính thời sự, tần suất cập nhật, tính dễ dàng truy cập TV khai thác từ nguồn khác bổ sung, tìm kiếm báo, tạp chí truyền thống đại Xây dựng sưu tập tài liệu liên quan đến lĩnh vực Hải quan, cách số hóa cá tài liệu có: sách, báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học, giảng giảng viên tham gia giảng dạy Trường Hải quan Việt Nam Tải viết mạng liên quan đến Hải quan với nội dung thông tin khoa học, có giá trị Thư viện cần nghiên cứu để mua sở liệu toàn văn Hải quan nước mua quyền truy cập liệu Đối với sở liệu thư viện mua thuê quyền truy cập, thư viện cần có kiểm tra kỹ lưỡng, tham khảo đơn vị mua thuê trước nhằm tìm hiểu kỹ nội dung chứa đựng bên sở liệu có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, thành phần bạn đọc, từ có khoa học để bổ sung nguồn thông tin thực có giá trị đáp ứng nhu cầu tin bạn đọc góp phần nâng cao chất lượng sở liệu thư viện Tuy nhiên, thư viện cần ý vấn đề vi phạm quyền việc mua quyền truy cập, lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, có tính pháp lý nhà cung cấp trung tâm, thư viện lớn nước nhằm tránh rắc rối vấn đề pháp lý 3.2.2 Nâng cao công tác xử lý tư liệu Công tác xử lý tài liệu có vai trò lớn ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm dịch vụ thông tin, đến chất lượng hoạt động quan Thư viện Nếu xử lý tài liệu trọng tạo nguồn tin đảm bảo độ tin cậy, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu tin người dùng tin Công tác xử lý tài liệu bao gồm mô tả nội dung mô tả hình thức tài liệu Nếu người cán xử lý tài liệu 85 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà làm tốt công tác thuận lợi cho NDT trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Trước hết, cần hoàn thiện máy tra cứu thủ công, xây dựng thêm mục lục chủ đề phích tiêu đề, chỗ, kiểm tra định kỳ thay thường xuyên Công tác xử lý tài liệu thời gian đến cần tiếp tục thực phân loại theo bảng DDC Cần áp dụng công cụ định chủ đề, định từ khóa cách thống Trong tra cứu tìm tin, ngôn ngữ tìm tin theo chủ đề từ khoá trở nên thông dụng quen thuộc với người đọc người dùng tin, Viện NCHQ nên sử dụng Bộ Từ khoá Thư viện Quốc gia Việt Nam, Bộ từ khóa biên soạn tương đối công phu, có hiệu chỉnh bổ sung thêm qua lần xuất để cập nhật rút ngắn khoảng cách thuật ngữ từ khoá/từ điển từ khoá với khái niệm đề cập nội dung vốn tài liệu, bước đầu đáp ứng nhu cầu đặt công tác định từ khoá, mhằm kiểm soát mặt từ vựng mô tả khái niệm 3.2.3 Chú trọng tổ chức, bảo quản tư liệu Cần chuyên môn hoá công tác bảo quản tài liệu, phân công cán trực tiếp kiểm tra công tác bảo quản tài liệu nhằm phát kịp thời tác động xấu đến tài liệu, có kế hoạch khắc phục kịp thời Cơ quan đầu tư lắp đặt hệ thống ánh sáng, đèn, điều hòa kho Tổng cục Hải quan - Trâu Quỳ - Gia Lâm kho trụ sở Tổng cục Hải quan Hàng tháng Viện có kế hoạch kiểm tra tài liệu, tài liệu cũ giá trị nội dung Muốn củng cố nguồn thông tin mặt nội dung, trước hết Viện cần tiến hành tổng kiểm kê lên kế hoạch lọc tài liệu kho để loại bỏ tài liệu thông tin lỗi thời, không phù hợp khỏi kho, giảm bớt số lượng làm giảm sức chứa kho, tiết kiệm diện tích kho, giá dành cho tài liệu Tuy nhiên, lọc tài liệu cần quan tâm đến số 86 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà vấn đề như: giá trị sử dụng tài liệu; nhu cầu sử dụng NDT tài liệu định lọc; mức độ lưu trữ tài liệu kho Sắp xếp lại kho tài liệu, đầu tư kinh phí để số hóa nhân lập kế hoạch đưa phục vụ tài liệu không nghiệp vụ mà tài liệu liên quan website nội thư viện Đẩy mạnh quảng bá sở liệu có Bảo tàng Hải quan như: Cơ sở liệu phi vật thể, băng Video … giúp cho việc khai thác đến với NDT thư viện Viện 3.2.4 Củng cố, phát triển sản phẩm dịch vụ thông tin- tư liệu Tăng cường ấn phẩm thư mục: Việc ứng dụng CNTT vào khâu công tác thư viện, nên việc xuất sản phẩm thư mục tiện lợi nhanh chóng Dịch vụ cung cấp tài liệu dịch vụ thư viện, nhằm giúp NDT sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu thông tin Cung cấp tài liệu điện tử đến email lãnh đạo đơn vị Hiện nay, dịch vụ đọc chỗ dịch vụ mượn nhà dịch vụ phổ biến thư viện Để đáp ứng nhu cầu tin ngày đa dạng không ngừng tăng lên, thư viện cần phải có cải tiến, sáng kiến, có biện pháp hữu hiệu để dịch vụ cung cấp tài liệu ngày đáp ứng NDT Để đáp ứng nhu cầu tin nâng cao chất lượng phục vụ, thư viện cần trọng thực công tác như: đa dạng hóa loại hình, bổ sung tài liệu mà nhu cầu tin cao, thu thập thông tin, thường xuyên nghiên cứu, đánh giá mức độ thỏa mãn nhu cầu tin, phương thức phục vụ tài liệu phương pháp điều tra (phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát), từ phát triển sản phẩm, dịch vụ thư viện phù hợp Đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phận phục vụ Tăng cường rèn luyện kỹ 87 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà thu nhận, xử lý thông tin, kỹ hướng dẫn NDT khai thác thông tin, kỹ giao tiếp với công chúng,… Đối với dịch vụ mượn nhà cần tiến tới việc phục vụ từ xa hình thức cho đăng ký mượn qua mạng ; Tăng cường thêm phương tiện, trang thiết bị an ninh thư viện để tránh tình trạng mát tài liệu + Dịch vụ chụp tài liệu : hình thức dịch vụ cũng nhiều NDT sử dụng loại dịch vụ có thu thư viện Do để thu hút dịch vụ , thư viện cần đươ ̣c đầ u tư thêm các trang thiế t bi ̣ Cụ thể, trang bị máy photocopy đại tiện lợi hơn, máy in máy quét tài liệu nhằm phục vụ tốt nhanh Phục vụ tài liệu đọc thư viện mượn nhà hai dạng phục vụ chủ yếu Thư viện, hai dạng phục vụ đến cần nghiên cứu cách bố trí kho hợp lý hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng tin việc quản lý tài liệu thủ thư Cần củng cố lại hình thức cung cấp tài liệu, nhu cầu người dùng tin hình thức lớn, nên có quy định cần thiết tài cho loại dịch vụ phải trả tiền này, tránh gây khó khăn cho cán thông tin – thư viện người dùng tin + Dịch vụ tuyên truyề n giới thiê ̣u tài liê ̣u Tổng cục Hải quan có sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho CBCC làm việc, là nơi tổ chức hội thảo, tập huấn hàng tháng Chính vậy, việc thu hút NDT, giới thiệu, quảng bá nguồn thông tin, dịch vụ, hoạt động hướng đến NDT thông qua phương pháp, ý tưởng quan trọng, nhằm tăng số lượng người đăng ký sử dụng thư viện Cơ quan tập trung đẩy mạnh việc tổ chức buổi tuyên truyền, giới thiệu sách, tư liệu, sản phẩm thông tin theo chuyên đề: nghiệp vụ; kinh tế; giám sát hải quan; hợp tác quốc tế Hải quan; tài liệu văn hóa, xã hội Về 88 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà hình thức tuyên truyền nên kết hợp sử dụng với phương tiện nghe – nhìn đại tạo hình ảnh sống động, lôi người nghe Biên soạn thư mục thông báo tài liệu mới, có nội dung tóm tắt sâu vấn đề nước gửi đến lãnh đạo, phòng ban cán công chức toàn Ngành nắm bắt thông tin nhanh chóng Thông qua kênh thông tin đại chúng như: báo, tạp chí Viện, Báo Hải quan, kênh Media- Báo Hải quan Điều giúp việc quảng bá thư viện đến CBCC người dân, doanh nghiệp Bổ sung hình thức thông tin hỏi đáp, tận dụng triệt để mạng thông tin có, sử dụng cán có kỹ khai thác thông tin để tổ chức tốt dịch vụ 3.2.5 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin Hạ tầng thông tin đủ mạnh tác động tích cực đến khả đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin tất bạn đọc đâu điều kiện TV hoạt động tốt Do vậy, để xây dựng thư viện hải quan cần đầu tư mức cho hạ tầng thông tin đại, phù hợp với xu phát triển TV Trước tiên cần xây dựng hệ thống mạng LAN, INTRANET kết nối thành phần riêng rẽ máy chủ, máy trạm thiết bị phụ trợ khác tạo thành tổng thể thống đồng Và hệ thống có vai trò quan trọng cầu nối liên kết tất máy lại với Xây dựng hệ thống mạng Intranet có tốc độ cao nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm, truy cập thông tin cán công chức, viên chức vào thời gian Máy trạm với mục đích cán thư viện cập nhật thông tin số hóa, xử lý tài liệu số đồng thời điểm truy nhập thông tin Các thiết bị ngoại vi bao gồm thiết bị hỗ trợ in laser, in phun, máy photocopy, máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số 89 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Máy scaner, máy ảnh kỹ thuật số: mục tiêu để số hóa tài liệu thư viện đặc biệt quét tài liệu có chất lượng thấp: mốc, nát, rách , từ tạo liệu dạng số file PDF, dùng để số hóa sưới dạng hình ảnh Và thiết bị quan trọng với hầu hết thư viện bắt đầu tiến hành xây dựng thư viện điện tử Trang bị máy quét tài liệu (Scan) chất lượng cao, tốc độ quét nhanh máy ảnh kỹ thuật số có độ phân giải chất lượng , đảm bảo chất lượng, không làm hư hỏng tài liệu gốc tháo gáy tài liệu Cần trang bị 01 máy photocopy dùng để chụp tài liệu công việc quan Máy chủ lưu trữ liệu số hóa, thiết bị lưu trữ bên chủ yếu đĩa CD, DVD, Thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo hệ thống thông tin thiết bị lưu điện để hệ thống điện chạy ổn định thiết lưu liệu, thiết bị bảo vệ bảo mật Xây dựng website riêng Thư viện Viện NCHQ để tất nguồn tin dạng số phân hoạch xây dựng kèm theo công cụ hỗ trợ (máy tìm, công cụ tra cứu khác…) cổng thông tin điện tử TV để không cán Ngành mà nơi người dùng tin TV truy cập trực tuyến theo mức độ quy định Bên cạnh đó, website Thư viện kết nối với mục "Thư viện điện tử" netoffice để cập nhật thông tin nhất, nhanh không tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, Luật, Thuế mà nguồn thông tin khác tài liệu cần "Thư viện điện tử" mạng nội Tổng cục Hải quan Sự kết hợp xuất điện tử phát triển nguồn tin nội sinh Tổng cục Hải quan có nhiều thuận lợi Nhìn chung, điều kiện nay, Viện NCHQ cần hướng đến kế hoạch cụ thể để trở thành nhà cung cấp nội dung thông tin lên Internet cho cộng đồng Có thể nói, ý tưởng 90 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà việc hình thành đề án tạo lập, phát triển thư viện xét cho hướng tới mục tiêu Hơn nữa, khả tích hợp loại nguồn tin nội sinh với với nguồn tin khác xét từ quyền lợi người dùng tin giải cách mặt công nghệ 3.2.6 Phát triển đội ngũ cộng tác viên đào tạo người dùng tin Viện NCHQ cần đầy mạnh công tác đào tạo người dùng tin như: - Sử dụng bảng hướng dẫn tra cứu dẫn đặt khu vực tầng bàn tra cứu hệ thống máy tra cứu Opac thư viện để người dùng tin tiếp cận trước tìm kiếm thông tin - Tổ chức lớp hướng dẫn, đào tạo qua dịch vụ hỏi – đáp, hướng dẫn trực tiếp qua trang Web thư viện Kết hợp với hội nghị để truyên truyền, phổ biến dẫn cách thức khai thác nguồn tin có thư viện nhằm giúp cho NDT có kiến thức hoạt động thông tin - thư viện, cách sử dụng khai thác nguồn tin sẵn có thư viện - Thư viện nên thực thước phim ngắn cách tra tìm tài liệu nhằm giúp cho NDT dễ dàng thuận tiện cho việc học tập biết cách thức làm theo phim Phải xây dựng đội ngũ cộng tác viên nhà khoa học có trình độ cao, nhiệt tình với hoạt động – thư viện để phối hợp biên soạn, nâng cao chất lượng thông tin tóm tắt, tổng thuật, lược thuật… sản phẩm thông tin có giá trị cao, cần cho người dùng tin có nghiên cứu chuyên sâu Song song với cần đẩy mạnh hình thức phổ biến thông tin chọn lọc, sở nắm vững nhu cầu để triển khai kịp thời, hiệu đối tượng 91 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà KẾT LUẬN Từ kết nghiên cứu trên, thấy tổ chức hoạt động thư viện phải thực trung tâm thông tin đáp ứng hiệu quả, ghi nhận xã hội, uy tín xã hội nâng lên, mục tiêu hướng đến thư viện nói chung TV Viện NCHQ nói riêng Muốn thực mục tiêu này, trước hết thư viện phải tự hoàn thiện tổ chức, nâng cao hoạt động chuyên môn để phát huy tối đa hiệu thư viện việc phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa Trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, Hải quan Việt Nam có nhiều chuyển biến tích vực mặt theo hướng phù hợp dần đáp ứng yêu cầu cải cách đại hóa Ngành Hải quan Quá trình chuyển biến Hải quan liền, đối mặt với yêu cầu có tính thời đại bùng nổ giao thương, đầu tư Việt Nam với nước, phát triển KH&CN, sách mở cửa, hội nhập, thu hút đầu tư nước đòi hỏi thách thức cần phải có đổi hoạt động, bắt kịp tiến thời đại phục vụ đắc lực cho cải cách đại hóa Hải quan Trong thời gian qua TV phần đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu cán công chức, nhiên chế tổ chức hoạt động TV không đáp ứng với nghiệp phát triển Ngành Nguồn thông tin TV chưa dồi dào, tài liệu tiếng Việt chiếm phần lớn chưa thật diện, tài liệu nước không nhiều Các hoạt động TV chủ yếu tập trung vào việc phục vụ mượn nhà, hoạt động thông tin tuyên truyền, giới thiệu sách chưa tiến hành Đội ngũ cán có lòng nhiệt tình, yêu nghề số lượng hạn chế, kinh nghiệm chưa cao Cơ sở hạ tầng TV nhiều thiếu thốn, diện tích chật hẹp nên mở rộng hoạt động Các trang thiết bị nghèo nàn, chưa áp dụng tin học, công nghệ công tác TV 92 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Từ sở lý luận thực tiến xác định, đề xuất hệ thống giải pháp để kiện toàn máy tổ chức nhằm phát huy tối đa chất lượng, hiệu hoạt động TV, góp phần nâng cao chất lượng cải cách, đại hóa toàn Ngành Trong điều kiện tại, gặp nhiều khó khăn cho giải pháp nêu hoàn toàn có tính khả thi Nếu thực đồng triệt để tổ chức hoạt động TV đạt thành công định Để có TV hoạt động hiệu quả, phát huy mạnh thông tin đặc thù mình, việc xây dựng phát triển thư viện cần có kế hoạch sát thực, lựa chọn bước phù hợp yêu cầu tất yếu trở thành trung tâm tìm kiếm, khai thác cung cấp thông tin, tri thức hữu ích, tiện dụng cho cán Ngành, đặc biệt đáp ứng yêu cầu cải cách đại hóa Hải quan Đặc biệt, để TV đạt kết mong muốn, nỗ lực tập thể cán Viện NCHQ cần phải có quan tâm, giúp đỡ Vụ, Cục Lãnh đạo Tổng cục vấn đề đạo, quản lý điều hành hoạt động Những hỗ trợ từ nhiều phía đó có tác động lớn trình hoạt động phát triển TV rong giai đoạn cải cách, đại hóa Hải quan; góp phần nâng cao chất lượng học tập, nghiên cứu cho cán công chức, viên chức Ngành hải quan 93 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO A.Tài liệu tham khảo Tiếng Việt I Tài liệu đạo Bộ Văn hóa Thông tin (2007), Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT Phê duyệt qui hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 tầm nhìn đến năm 2020, ban hành ngày 04/05/2007 Tổng cục Hải quan (2003), Quyết định số 31/2003/QĐ ngày 17/3/2003 việc Ban hành quy chế tổ chức hoạt động Viện Nghiên cứu Hải quan, Hà Nội Tổng cục Hải quan (2003), Quyết định số 573/TCHQ-QĐ-NCHQ ngày 23/4/2003 việc Quy định chức nhiệm vụ đơn vị thuộc Viện Nghiên cứu Hải quan, Hà Nội Tổng cục Hải quan (2011), Chiến lược phát triển Hải quan đến năm 2020, Hà Nội Tổng cục Hải quan (2015), Quyết định số 266/QĐ-TCHQ việc ban hành Chương trình công tác trọng tâm năm 2015 Tổng cục Hải quan Viện Nghiên cứu Hải quan (2014), Báo cáo tổng kết hoạt động năm 2014, phương hướng nhiệm vụ năm 2015, Hà Nội II Sách Hội đồng Quốc gia đạo (2005), Từ điển Bách khoa Việt Nam tập 4, Từ T-Z, Nxb Từ điển Bách khoa Nguyễn Tiến Hiển-Nguyễn Thị Lan Thanh (2002), Quản lý Thư viện trung tâm thông tin, Nxb Đại học Văn hóa, Hà Nội Nguyễn Minh Hiệp (2002), Sổ tay quản lý Thông tin - Thư viện, Nxb Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh 10 Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb Văn hóa – thông tin, Hà Nội 94 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà III Luận văn 11 Hà Hồng Anh (2013), Nâng cao hiệu tổ chức hoạt động Trung tâm thông tin khoa học Cục quản lý khoa học công nghệ Môi trường Bộ Công An: Luận văn Thạc sĩ, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 12 Vũ Hồng Loan (2009), Giải pháp nâng cao lực nghiên cứu Viện Nghiên cứu Hải quan, đề tài nghiên cứu khoa học, Viện Nghiên cứu Hải quan, Hà Nội 13 Nguyễn Thị Nghĩa (2003), Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện Học viện Tài thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa - đại hóa: Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa, Hà Nội 14 Trần Xuân Nhất (2013), Tổ chức hoạt động Thư viện tỉnh Bình Định phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa đất nước: Luận văn Thạc sĩ, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 15 Nguyễn Thị Hồng Nhung (2004), Tăng cường hoạt động thông tin – thư viện trường Đại học Y Hải Phòng giai đoạn đổi đất nước: Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện, Đại học Văn hóa, Hà Nội 16 Bùi Thị Ngọc Oanh (2012), Tăng cường hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Y tế công cộng giai đoạn nay: Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện, Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Hà Nội 17 Vũ Văn Thạch (2012), Nghiên cứu hoàn thiện hoạt động thông tin thư viện Trường Đại học Hà Nội: Luận văn thạc sỹ khoa học thư viện, Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn, Hà Nội 18 Nguyễn Thị Thắng (2013), Tổ chức hoạt động thông tin thư viện trường trung học sở Phương Liệt quận Thanh Xuân Hà Nội: Luận văn Thạc sỹ Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Hà Nội 95 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà IV Bài trích tạp chí 19 Nguyễn Hữu Hùng, “Phát triển hoạt động thông tin tư liệu thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa”, Tạp chí thông tin tư liệu, 1998 20 Nguyễn Viết Hùng (2002), “Tổ chức quản lý hoạt động thông tin khoa học công nghệ trước thiên niên kỷ XXI”, Tạp chí Thông tin tư liệu, số 1, tr 7-11 21 Nguyễn Duy Thông (2005), “Nghiên cứu hoàn thiện quy trình xuất Bản tin Nghiên cứu Hải quan”, Bản tin Nghiên cứu Hải quan, số 11, tr 9-11 22 Lê Văn Viết (2011), “Phát triển củng cố mối liên hệ thư viện công cộng với xã hội”, Tạp chí thư viện Việt Nam, số (29), tr 34-39 23 Lê Văn Viết (1999), Thư viện tỉnh, thành kỷ nguyên thông tin, Tập san Thư viện, 1999 (2), tr.3-7 V Tài liệu tham khảo Tiếng Anh 24 Donald J Sager (2000) Small Libraries: Organization and Operation, Highsmith Press Publishing 25 Kazuto Yamaguchi (2012) Organization and Operation of the National Diet Library of Japan VI Website [26] http://www.thuvien.net [27] http://www.Wikipedia.org 96 Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI QUAN Để phục vụ cho việc nghiên cứu hoạt động thư viện Viện Nghiên cứu Hải quan nhằm nâng cao chất lượng phục vụ CBCC toàn Ngành Kính mong đồng chí cung cấp số thông tin vào bảng đây: I Thông tin cá nhân: Họ tên:………………………………………………………… Giới tính: Nam □ Nữ □ Đơn vị công tác: Chức vụ: Trình độ học vấn: Tiến sỹ Thạc sỹ Cử nhân/Kỹ sư Khác II Đánh giá hoạt động Viện NCHQ Đồng chí có thƣờng xuyên đến Trung tâm không? Thường xuyên  Thỉnh thoảng Không Mục đích sử dụng thƣ viện Viện NCHQ đồng chí? (có thể lựa chọn tất phƣơng án) Giải trí Nghiên cứu Mục đích khác Đồng chí thƣờng quan tâm đến thông tin lĩnh vực nào? Khoa học kỹ thuật  Báo tạp chí giải trí  Chính trị - xã hội Tài liệu chuyên ngành  Kinh tế- Tài Luận văn thạc sĩ Trần Thu Hà Đồng chí thƣờng đọc loại ngôn ngữ tài liệu (ngoài Tiếng Việt)? Anh Nga  Nhật  Hàn quốc Cam puchia Tiếng Lào Đồng chí thƣờng sử dụng loại hình tài liệu nào? Sách Báo, tạp chí Đề tài nghiên cứu khoa học Mức độ đáp ứng sản phẩm dịch vụ thông tin □ Tốt □ Bình thường □ Chưa tốt Đồng chí có nhận xét tài liệu thƣ viện việc đáp ứng nhu cầu tin đồng chí □ Đầy đủ □ Chưa đầy đủ □ Ý kiến khác Đồng chí có nhận xét sở vật chất hạ tầng công nghệ thƣ viện? □ Tốt □ Chưa đáp ứng □ Hoàn toàn không đáp ứng Thái độ chất lƣợng phục vụ cán ? □ Nhiệt tình □ Không nhiệt tình IV Các góp ý khác (nếu có) Trân trọng!