I HC QUC GIA H NI TRNG I HC KHOA HC X HI V NHN VN PHM TH BCH HI NGHIấN CU CC GII PHP HON THIN H THNG CễNG C TRA CU KHOA HC TI LIU LU TR TI TRUNG TM LU TR QUC GIA III Chuyờn ngnh: Lu tr hc v T liu hc Mó s: 51002 LUN VN THC S KHOA HC LU TR HC V T LIU HC NGI HNG DN KHOA HC: TS NGUYN CNH NG H NI - 2004 LI CAM OAN Tụi xin cam oan õy l cụng trỡnh nghiờn cu ca riờng tụi Trong lun cú tham kho v s dng mt s kt qu nghiờn cu v ó cú chỳ thớch Cụng trỡnh ny cha c cụng b ln no Tỏc gi Ló Th Hng BNG CH VIT TT CCTC CCTCKH CNTT CV CSDL Cc VT<NN HND KHKT KPLTT KPLTNTTTLLT TT TTKHKT TTLTQG TW UBHC UBND Cụng c tra cu Cụng c tra cu khoa hc Cụng ngh thụng tin Cụng C s d liu Cc Vn th v Lu tr Nh nc Hi ng nhõn dõn Khoa hc k thut Khung phõn loi thụng tin Khung phõn loi thng nht thụng tin ti liu lu tr Trung tõm Thụng tin khoa hc k thut Trung tõm lu tr Quc gia Trung ng y ban hnh chớnh y ban nhõn dõn MC LC Mở ĐầU Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối t-ợng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Ph-ơng pháp nghiên cứu nguồn tài liệu tham khảo 17 Đóng góp luận văn 18 Bố cục luận văn 18 Ch-ơng khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần cấu hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ 1.1 Khái niệm 19 1.2 Nguyên tắc 23 1.3 Yêu cầu 25 1.4.Thành phần hệ thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ 26 1.4.1 Theo đặc tr-ng cấp độ 27 1.4.2 Theo đặc tr-ng chức 27 1.5 Cơ cấu hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ 28 1.5.1 Hệ thống CCTC truyền thống 28 1.5.2 Hệ thống CCTC tự động hóa 39 Tiểu kết ch-ơng I 43 Ch-ơng Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ Trung tâm LU TR QUC GIA III 2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn TTLTQG III 45 2.2 Tình hình tài liệu l-u trữ 53 2.2.1 Thành phần, nội dung ý nghĩa tài liệu l-u trữ 46 2.2.2 Đặc điểm tài liệu l-u trữ 51 2.3 Tỡnh hỡnh khai thỏc, s dng ti liu lu tr ti TT III 53 2.3.1 Cỏc hỡnh thc khai thỏc, s dng ti liu 54 2.3.2 Nhu cu v hiu qu s dng ti liu 62 2.4 Hin trng h thng cụng c tra cu khoa hc ti liu lu tr truyn thng 60 2.4.1 Mc lc h s 60 2.4.2 Sỏch ch dn 2.4.3 Cỏc loi s, sỏch phc v t chc s dng ti liu 62 63 2.4.4 Mt s nhn xột v thc trng h thng CCTCKH ti liu lu tr ti TT III 64 2.5 Tỡnh hỡnh ng dng cụng ngh thụng tin vo vic xõy dng c s d liu phc v qun lý v tra tỡm ti liu 65 2.5.1 Khung phõn loi thng nht thụng tin ti liu lu tr sau nm 1945 66 2.5.2 Xõy dng c s d liu 72 2.5.3 Mt s nhn xột v tỡnh hỡnh ng dng cụng ngh thụng tin vo vic xõy dng c s d liu ti liu lu tr hin ca TT III 79 Tiểu kết ch-ơng 82 Ch-ơng giải pháp hoàn thiện nâng cao hệ thống CCTCKH taì liệu l-u trữ TTLTQG III 3.1 Nâng cấp bổ sung loại công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ truyền thống 84 3.1.1 Mc lc h s 84 3.1.2 Th 84 3.1.3 Sỏch ch dn 85 3.2 Ho n thin cụng c tra cu hin i 86 3.2.1 Khung phõn loi thụng tin 86 3.2.2 Hệ thống sở liệu 87 3.1.3 Nghiên cứu xây dựng từ điển từ chuẩn tài liệu l-u trữ 91 3.3 Mt s giải phỏp h tr 92 3.3.1 Ti u húa thnh phn v ni dung ti liu 92 3.3.2 Các văn ch o 93 3.3.3 Đầu t- sở vật chất 95 3.3.4 Nâng cao chất l-ợng trình độ cỏn b 96 Tiểu kết ch-ơng III 97 Kết luận 99 Danh mục tài liệu tham Khảo 101 Phụ lục 111 PHN M U Mc ớch, ý ngha ca ti Cỏc trung tõm lu tr quc gia l mt nhng ngun di sn húa cú giỏ tr c bit ca mi dõn tc Ni õy hi t v tớch ly c kho tng tri thc v kinh nghim phong phỳ c ỳc kt theo b dy lch s dng nc v gi nc ca cỏc th h cha ụng Ti liu lu tr l nhng chng c xỏc thc phn ỏnh mi khớa cnh i sng chớnh tr, kinh t, húa, khoa hc ca t nc, v ú ti liu lu tr ng thi cng l nhng ngun ti nguyờn thụng tin vụ tn cn c khai thỏc v s dng rng rói cng ng c xó hi giao s mnh l gỡn gi ngun di sn húa ú, chc nng c bn cỏc c quan Lu tr l khụng nhng phi bo m bo qun an ton m cũn phi t chc s dng cú hiu qu cỏc loi hỡnh ti liu phc v cỏc nhu cu khỏc ca xó hi iu ú ó c nhn mnh nhiu ln cỏc kin ca ng v bn ch o ca Nh nc v cụng tỏc lu tr [81] c bit gn õy, Phỏp lnh lu tr Quc gia ó khng nh: Ti liu lu tr ti lu tr lch s c khai thỏc s dng rng rói cho yờu cu nghiờn cu ca ton xó hi [62] Ngy nay, iu kin phỏt trin v bin i khụng ngng ca khoa hc cụng ngh vi s bựng n thụng tin, nhu cu dựng tin ca xó hi ú cú thụng tin quỏ kh cha ng ti liu lu tr ngy cng gia tng Do ú cỏc trung tõm lu tr quc gia ang l i tng tỡm tin v s dng tin ca ton xó hi Tuy nhiờn, ti liu lu tr c phỏt huy s dng th no, mang li li ớch cho xó hi v c xó hi nhn bit khụng nhng ch ph thuc vo nhu cu dựng tin ca xó hi m cũn ph thuc vo nhiu yu t ch quan ca ngnh lu tr, ú cú cỏc nh: ti liu c thu thp, chnh lý, phõn loi, t chc sp xp v bo qun th no, kh nng ỏp ng ca h thng cụng c tra tỡm v iu kin tip cn v.v Trong cỏc yu t trờn, h thng CCTCKH ti liu lu tr cú mt vai trũ v ý ngha ht sc quan trng nh chic cu ni hay chỡa khúa dn dt cỏc nh nghiờn cu n vi ti liu mt cỏch nhanh nht v ng thi cng l cỏc cụng c giỳp nhng ngi lm lu tr cú th qun lý v tra tỡm ti liu phc v xó hi hiu qu nht Trung tõm Lu tr Quc gia III l mt nhng trung tõm lu tr ln ca Nh nc ang bo qun hng trm phụng ti liu lu tr hỡnh thnh quỏ trỡnh hot ng ca cỏc c quan Nh nc Vit Nam t sau Cỏch mng thỏng Tỏm n õy l ngun s liu quớ phn ỏnh mi mt i sng chớnh tr kinh t - xó hi húa ca Nh nc Vit Nam DCCH v l Nh nc CHXHCN Vit Nam Mc dự mi thnh lp, nhng thi gian qua ti liu ca Trung tõm Lu tr Quc gia III ó c khai thỏc s dng v ó ỏp ng nhiu nhu cu nghiờn cu ca nhiu i tng c gi Tuy nhiờn, nhng kt qu t c ú cha th xng ỏng vi mt tim nng thụng tin vụ giỏ nh TT III iu ú xut phỏt t nhiu nguyờn nhõn m mt nhng nguyờn nhõn chớnh l h thng CCTC khoa hc ti liu lu tr cũn quỏ thụ s v nghốo nn, cha ỏp ng nhu cu tỡm tin cng nh chuyn ti thụng tin rng rói cng ng Bờn cnh ú, mi c thnh lp, TT phi trung vo gii quyt nhiu nhim v cp bỏch liờn quan n n nh t chc, kho tng v ti liu nờn t trc n cha cú iu kin i sõu nghiờn cu h thng CCTCKH ti liu lu tr ti TT phỏt huy hn na vai trũ ca ti liu lu tr ỏp ng nhu cu tip cn thụng tin ngy cng tng ca xó hi, vic kho sỏt, nghiờn cu thc trng tỡnh hỡnh v cỏc gii phỏp nhm hon thin h thng CCTC ti Trung tõm III l mt ũi hi khỏch quan, cp bỏch v cn thit Trờn tinh thn ú, v xut phỏt t nhim v chuyờn mụn thc t ũi hi, chỳng tụi chn ti cho lun l: Nghiờn cu cỏc gii phỏp hon thin h thng CCTC khoa hc ti liu lu tr ti Trung tõm Lu tr Quc gia III Mc tiờu nghiên cứu: - Xỏc nh ỳng c thc trng ca h thng CCTCKH ti liu lu tr hin ti TT III; - Nghiờn cu v phõn tớch cỏc gii phỏp cú th thc thi nhm hon thin v nõng cao h thng CCTC thụng tin ti liu lu tr qun lý nh nc ti TTLTQG III i tng v phm vi nghiờn cu 3.1 i tng nghiờn cu: Cn c vo mc tiờu v nhim v chớnh ó nờu, lun s i sõu nghiờn cu: - Cỏc kt qu nghiờn cu c bn (ó cú) v h thng CCTC thụng tin ti liu lu tr núi chung; - Cỏc ti liu lu tr qun lý hnh chớnh nh nc hin ang bo qun ti TTLTQG III; - H thng CCTC hin cú v thc trng ca cụng tỏc khai thỏc s dng ti liu lu tr ti TT III; - Vai trũ ca cụng ngh thụng tin v tỡnh hỡnh ng dng CNTT vo vic xõy dng CSDL qun lý v tra tỡm ti liu 3.2 Phm vi nghiờn cu: ti ch i sõu nghiờn cu loi hỡnh ti liu lu tr qun lý hnh chớnh nh nc (ti liu hnh chớnh) vi thc trng h thng CCTC ti liu ú hin cú ti TTLTQG III Trờn c s ú, cỏc gii phỏp m ti t gii quyt cng ch nhm mc ớch hon thin h thng CCTC phc v cho vic tra tỡm thụng tin ti liu ca TTLTQG III ch khụng i sõu vo lnh vc cụng c thng kờ ti mang tớnh cht nghiờn cu ng dng ch khụng nng v phng phỏp lun v cng khụng i sõu vo cỏc k thut Nhim v nghiờn cu: t c mc tiờu trờn, ti cú nhim v nghiờn cu cỏc ni dung di õy: - Nghiờn cu c s lý lun chung v h thng CCTCKH ti liu lu tr, ú cú v trớ, vai trũ v ý ngha ca h thng CCTC thụng tin ti liu cụng tỏc lu tr; - Kho sỏt, phõn tớch thc tin v a nhng nhn xột ỏnh giỏ v c im, tỡnh hỡnh ti liu lu tr v thc trng h thng CCTC ca Trung tõm III hin nay; - xut cỏc gii phỏp cú th thc thi nhm hon thin h thng cụng c tra cu ti liu ti TTLTQG III Lch s nghiờn cu 5.1 Tỡnh hỡnh nghiờn cu cỏc nc: Vi vai trũ l nhng chic cầu nối hay chìa khoá dẫn dắt độc giả đến với kho tài nguyên thông tin chứa tài liệu l-u trữ, hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ t lõu ó thu hút số l-ợng không nhỏ công trình nghiên cứu, đề tài, luận án, viết nhiều n-ớc Từ năm 80 kỷ 20 viết Thực trạng xu h-ớng phát triển hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ [90, 96-99] tiến sỹ sử học ng-ời Bun- Ga- ri X Xlavôva Petkôva điểm lại lịch sử trình hình thành phát triển loại công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ giới từ thời cổ đại Theo tác giả, từ thời cổ đại n-ớc Ph-ơng Đông mà tài liệu đơn giản với số l-ợng không nhiều công cụ tra cứu thô sơ Dần dần, công tác văn th- ngày trở nên phức tạp phức tạp dần hoạt động quản lý điều hành quốc gia Kết số l-ợng tài liệu l-u trữ ngày nhiều nhu cầu sử dụng chúng ngày tăng Điều dẫn đến đời tất yếu hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ Cũng theo tác giả từ thời Trung cổ (thế kỷ XVI) có mục lục hồ sơ Bản h-ớng dẫn phân nhóm mô tả tài liệu sách Iakôp Fon Pamingen Và sau 100 năm, Krixtốp Siônbéc- ng-ời Phổ ng-ời làm l-u trữ kế nhiệm ông lập đ-ợc bảng danh mục hồ sơ đầu tiên, tiền đề cho mục lục hồ sơ sau Từ năm 1830 1850 hình thành nên nét l-u trữ đại Sự phát triển công tác l-u trữ đòi hỏi phải tối -u hóa, phân loại mô tả tài liệu tầm cỡ quốc gia với nguyên tắc xuất xứ (xut sinh) tôn trọng phông (ở Pháp) Trên sở đó, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ đần dần đ-ợc hình thành hoàn thiện n-ớc châu Âu.Thực tiễn phát triển đ-ợc nhà nghiên cứu đúc kết thành giáo trình, công trình mang tính chất lý luận h-ớng dẫn nghiệp vụ đ-ợc giới thiệu rộng rãi Ví dụ, theo nghiên cứu tiến sỹ Phan Đình Nham [56] Hà Lan từ năm 1898 có Sách H-ớng dẫn xếp biên mục viện l-u trữ trình bầy dẫn nội dung, mục lục sách dẫn; Anh từ năm 1927 có Sách h-ớng dẫn hành (Manual of administrations), giới thiệu công cụ tra cứu; Đức từ năm 1929 biên soạn Thuật ngữ l-u trữ có nêu khái niệm hệ 10 Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu l-u trữ Phạm Thị Thúy Tiêu chuẩn mục lục hồ sơ Nguyễn Thị Trà v.vThời gian gần đây, công xây dựng đổi đất n-ớc đặt nhiều nhu cầu việc sử dụng tài liệu l-u trữ Bên cạnh đó, phát triển khoa học công nghệ với tính -u việt công nghệ thông tin có tác động không nhỏ đến khía cạnh đời sống xã hội, đồng thời áp lực lớn cho ngành l-u trữ Hoàn cảnh buộc nhà l-u trữ phải nghiên cứu để tìm giải pháp đảm bảo đáp ứng nhu cầu xã hội thông tin tài liệu l-u trữ Một giải pháp nghiên cứu, đề xuất công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh Chính vậy, thời gian qua số công trình nghiên cứu khoa học, số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ nhiều viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tra tìm tài liệu l-u trữ Cục L-u trữ nhà n-ớc quan đầu lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin l-u trữ mà ng-ời đặt móng có nhiều công trình đóng góp tiến sỹ D-ơng Văn Khảm Từ đầu năm 90, tác giả nghiên cứu nghiệm thu công trình cấp Nhà n-ớc: Xây dựng hệ thống thông tin tự động l-u trữ quốc gia [44] Bên cạnh đó, tác giả công bố hàng loạt xuất phẩm viết khác nh-: Những nội dung xây dựng hệ quản trị tài liệu l-u trữ Quốc gia [33], Những yêu cầu việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu l-u trữ quốc gia [35], ứng dụng thẻ phông trung -ơng tự động hóa vào quản lý tài liệu l-u trữ [36], Xây dựng khai thác sở liệu phông Phủ Thủ t-ớng [37], Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL l-u trữ [39], Tin học hóa công tác văn th- - l-u trữ th- viện [43]Trên sở nghiên cứu trên, năm 1999 Cục L-u trữ ban hành Bản h-ớng dẫn ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ [10] Năm 2001 TTLTQG III d-ới chủ trì Cục L-u trữ Nhà n-ớc hoàn thành việc soạn thảo Khung phân loại thống thông tin tài liệu l-u trữ từ sau năm 1945 [47] Những kết nghiên cứu đ-ợc ứng dụng vào thực tế công tác l-u trữ TTLTQG I, II, III để xây dựng CSDL thông tin cấp I cấp II phục vụ cho việc quản lý tra tìm tài liệu Để đẩy mạnh công tác ứng dụng CNTT, 14 Cục Văn th- L-u trữ Nhà n-ớc đ-ợc Nhà n-ớc cho phép b-ớc đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu phông l-u trữ quốc gia Việt Nam Mục tiêu quy mô dự án là: đầu t- xây dựng sở hạ tầng CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, ph-ơng tiện truyền thông, môi tr-ờng hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, CSDL tài liệu l-u trữ quốc gia đáp ứng yêu cầu quản lý phục vụ khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ cách hiệu [6] Cùng với Cục L-u trữ Nhà n-ớc, L-u trữ Trung -ơng Đảng nơi có đầu t- nghiên cứu nghiêm túc ứng dụng CNTT l-u trữ Đảng, điển hình công trình nghiên cứu nh-: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL xây dựng ch-ơng trình máy tính phục vụ cho việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu phông l-u trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Hoàng Quốc Tuấn [76]; Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam tiến sỹ Chu Thị Hậu [17]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam thạc sỹ Nguyễn Thị Thu H-ơng [29] Ngoài quan đầu ngành Cục Văn th- L-u trữ Nhà n-ớc L-u trữ Văn phòng Trung -ơng Đảng, số kho l-u trữ chuyên ngành có quan tâm cho việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài liệu l-u trữ, ví dụ nh- Trung tâm Thông tin L-u trữ Tổng cục Dầu khí xây dựng CSDL hệ thống thông tin chuyên đề mỏ dầu khí giá dầu, Trung tâm Thông tin Tổng cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam (VN-GEODATA) v.v[65] Đối với hai quan Nhà n-ớc lớn nh- Văn phòng Chính phủ Văn phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý l-u trữ văn đ-ợc thực sớm Tại Văn phòng Chính phủ, từ năm 1993 tiến hành xây dựng CSDL văn pháp quy Nhà n-ớc Việt Nam từ năm 1945 [72] Đến năm 2001 Văn phòng Chính phủ nghiên cứu triển khai đề tài ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc bao gồm quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh lý, bảo quản tìm kiếm hồ sơ phục vụ độc giả [50] T-ơng tự, Văn phòng Quốc hội từ năm từ năm 1993 nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ 15 pháp luật Việt Nam Năm 2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài ứng dụng tin học vào công tác quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu l-u trữ Quốc hội Ngoài quan nêu trên, nay, nhiều ngành đặt nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tin học vào việc quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu l-u trữ nh- Bộ Khoa học Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng Th vin l mt lnh vc cú nhiu chc nng tng t nh lu tr mt s th vin ln nh Th vin Quc gia ó ỏp dng h thng tra tỡm t ng húa t u nhng nm 90 vi chng trỡnh phn mm CDS/ISIS cú nhiu tớnh nng tra cu phự hp Hin Th vin Quc gia ang a vo th nghim chng trỡnh ILIB - H qun tr th vin in t tớch hp liờn kt c mi lnh vc hot ng nghip v th vin v tỡm kim [18] Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề n-ớc rút số nhận xét nh- sau: Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ hình thành phát triển đồng hành với phát triển công tác l-u trữ; Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ chiếm vị trí quan trọng công tác l-u trữ, vấn đề đ-ợc quan tâm nghiên cứu; Thứ ba, nhiều n-ớc xây dựng đ-ợc hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ hoàn chỉnh với đầy đủ loại CCTC khác nhau; Thứ t-, công nghệ thông tin đ-ợc ứng dụng vào việc quản lý tra tìm tài liệu l-u trữ nhiều n-ớc; Thứ năm, đại phận n-ớc bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động hóa trì hệ thống CCTCKH truyền thống sẵn có Th sáu, Việt Nam hầu hết quan l-u trữ ch-a có hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ hoàn chỉnh Ngoài mt số trung tâm l-u trữ có số thẻ truyền thống sách dẫn phông l-u trữ, lại công cụ tra cứu chủ yếu mục lục hồ sơ Công nghệ thông tin bắt đầu đ-ợc đ-a vào ứng dụng nh-ng chủ yếu phạm vi trung tâm l-u trữ quốc gia số l-u trữ chuyên ngành, địa ph-ơng Hiện nay, ngành l-u trữ đứng đầu Cục Văn th- L-u trữ Nhà n-ớc 16 triển khai Đề án ứng dụng tin học công tác l-u trữ Sự thành công đề án mở khả tự động hóa công tác quản lý tra tìm tài liệu l-u trữ, đáp ứng nhu cầu dùng tin xã hội Phng phỏp nghiờn cu v ngun ti liu tham kho 6.1 Phng phỏp nghiờn cu Phng phỏp lun ca ch ngha Mỏc Lờ Nin l cm nang xuyờn sut quỏ trỡnh nghiờn cu ca ti Bờn cnh ú, yu t khụng th thiu l c s phng phỏp lun ca lu tr hc cựng vi vic dng mt s phng phỏp nghiờn cu khỏc nh phng phỏp lch s v lụgớc V cỏc phng phỏp c th, c bit l phng phỏp iu tra, phõn tớch, kho sỏt, so sỏnh, tng hp v th nghim thc t u c ỏp dng quỏ trỡnh thc hin ti 6.2 Ngun ti liu tham kho: Do cú mt vai trũ ht sc quan trng cụng tỏc lu tr nờn h thng CCTCKH ti liu lu tr ó cú sc thu hỳt nhiu cụng trỡnh, ti nghiờn cu m kt qu l ó hỡnh thnh nờn mt ngun ti liu liờn quan ht sc a dng v phong phỳ vit lun ny, tỏc gi ó cú dp tham kho nhiu ti liu, t liu liờn quan v ngoi nc, c th cú th phõn thnh cỏc nhúm ch yu sau: Th nht l ngun t liu liờn quan n lý lun chung v h thng CCTC ti liu lu tr hc nh cỏc khỏi nim, nh ngha, nguyờn tc, yờu cu, thnh phn v c cu ca h thng CCTCKH ti liu lu tr th hin cỏc giỏo trỡnh ging dy i hc v trung hc chuyờn nghip, cỏc cụng trỡnh, ti nghiờn cu khoa hc cp ngnh v c s, cỏc bỏo cỏo khoa hc, cỏc bn tham lun ti cỏc hi tho, hi ngh chuyờn , cỏc bi vit ng ti trờn cỏc chuyờn ngnh, cỏc lun tin s, thc s v i hc v ngoi nc cú liờn quan n cỏc lu tr núi chung v h thng cụng c tra cu khoa hc núi riờng Th hai thnh phn v ni dung ti liu lu tr, cỏc s liu v thc trng cụng tỏc t chc s dng ti liu lu tr v cỏc loi CCTC hin ang c s dng ti TTLTQG III v mt s c quan lu tr khỏc cng vi vic tham kho kinh nghim thc tin 17 Th ba l ngun cỏc bn mang tớnh phỏp qui, ch o, ti liu hng dn nghip v v cụng tỏc th lu tr núi chung cng nh trong lnh vc h thng CCTCKH ti liu lu tr núi riờng, ú cú cỏc thụng t, ch th, phỏp lnh, ngh nh ca ng v Nh nc, cỏc tiờu chun quc gia v tiờu chun ngnh Đóng góp luận văn: Với mục tiêu đặt ra, luận văn hy vọng: - Trình bầy cách có hệ thống số vấn đề có tính chất lý luận hệ thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ công tác l-u trữ; - Nghiên cứu, rút đ-ợc kinh nghiệm lý luận nh- thực tiễn công tác với Công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ n-ớc; - Phân tích đ-ợc thầnh phần, nội dung ý nghĩa đặc điểm thông tin tài liệu l-u trữ TTLTQG III; - Đánh giá đ-ợc thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu hệ thống CCTC TTLTQG III; - Đ-a giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao chất l-ợng hệ thống CCTC TTLTQG III Bố cục luận văn: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục t- liệu tham khảo Phụ lục, luận văn đ-ợc chia thành ch-ơng: Ch-ơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần cấu hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ Nội dung ch-ơng nhằm trình bầy số khái niệm, định nghĩa Hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ, đồng thời phân tích nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, c cu hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ Bên cạnh đó, ch-ơng giành phần mục nói vai trò công nghệ thông tin công tác l-u trữ, nội dung xây dựng sở liệu phục vụ tra tìm thông tin tài liệu tự động hóa Ch-ơng Hin trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa hc ti liu lu tr Trung tâm L-u trữ Quốc gia III 18 Sau nêu số nét chức năng, nhiệm vụ quyền hạn TTLTQG III, nội dung ch-ơng tập trung chủ yếu vào việc phân tích tình hình, ý ngha nội dung, thành phần đặc điểm tài liệu l-u trữ, tình hình khai thác sử dụng tài liệu thực trạng hệ thống CCTC tài liệu l-u trữ, đồng thời đ-a nhận xét mặt mạnh, mặt yếu hệ thống CCTCKH tài liệu lu tr ca TT III để làm sở đề xuất giải pháp giải Ch-ơng 3: Các giải pháp hoàn thiện nâng cao hệ thống CCTC TTLTQG III Đây nhiệm vụ trọng tâm luận văn Xuất phát từ nghiên cứu hệ thống sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề n-ớc nh- tình hình tài liệu thực trạng hệ thống CCTCKH l-u trữ TT III, đề tài nhận thức đề xuất giải pháp nghiệp vụ để hoàn thiện nâng cấp hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ Để cho giải pháp nghiệp vụ đ-ợc khả thi, tác giả đề xuất số giải pháp hỗ trợ liên quan đến chế đạo, sở vật chất ng-ời *** Luận văn đ-ợc hoàn thành cố gắng, nỗ lực thân có giúp đỡ thiết thực nhiệt tình thầy cô giáo Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng, lãnh đạo Cục Văn th- L-u trữ Nhà n-ớc, Ban Giám đốc TTLTQG III toàn thể bạn bè đồng nghiệp quan, đặc biệt giúp đỡ đầy nhiệt tình trách nhiệm TS Nguyễn Cảnh Đ-ơng, ng-ời h-ớng dẫn giúp đỡ hoàn thành luận văn Nhân dịp này, cho phép đ-ợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc với giúp đỡ quý báu Mặc dù cố gắng hết sức, nh-ng lĩnh vực nghiên cứu mẻ mà khả trình độ điều kiện thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi hạn chế Tác giả luận văn mong nhận đ-ợc thông cảm góp ý chân tình thầy cô giáo bạn đồng nghiệp Hà Nội, tháng năm 2004 Tác giả 19 DANH MC T LIU THAM KHO A Ting Vit [1] Bản h-ớng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin Văn th L-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, Tp L-u trữ Việt Nam, số 5/1999, tr.1-4 [2] Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17.10.2000 Bộ trị BCHTW Khoá VIII đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nghiệp công nghiệp hoá đại hóa giai đoạn 2001-2005 T liu Cc Vn th v Lu tr Nh nc [3] Ngô Minh Châu ứng dụng tin học công tác văn th- l-u trữ Văn phòng Quốc hội, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 43; [4] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, V-ơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm Lý luận thực tiễn công tác l-u trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, H, 1990 [5] Công tác l-u trữ Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, NXB Khoa học xã hội, H, 1987 [6] Dự án ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu Phông L-u trữ Quốc gia Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2001 [7] Nguyễn Cảnh Đ-ơng (chủ nhiệm) Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê loại tài liệu l-u trữ, Đề tài nghiên cứu khoa học, H,1999 [8] Nguyễn Cảnh Đ-ơng Mấy vấn đề ứng dụng CNTT TTLTQG, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 93; [9] Nguyễn Cảnh Đ-ơng (chủ nhiệm) Nghiên cứu đổi công tác khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ Trung tâm l-u trữ Quốc gia, H, 2004 [10] Giáo trình Quản lý nhà n-ớc, Học viện Hành Quốc gia, H, 2001; 20 [11] Nguyễn Đông Hải ứng dụng công nghệ máy tính l-u trữ Đan Mạch, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr [12] Phạm Bích Hải Tài liệu l-u trữ Trung tâm l-u trữ quốc gia III nguồn t- liệu để nghiên cứu lịch sử Việt Nam đại, Tạp chí L-u trữ Việt Nam , số 1/2000, tr 15 [13] Nguyễn Văn Hàm Một vài vấn đề công cụ tra cứu khoa học xuất phẩm văn kiện ý nghĩa, tác dụng ng-ời đọc, Tạp chí văn th- - L-u trữ, số 3/1986 [14] Chu Thị Hậu Khung phân loại thống thông tin tài liệu phòng, kho l-u trữ, ý nghĩa tác dụng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 4/1997 [15] Chu Thị Hậu Xây dựng Khung phân loại thông tin tài liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam, Đề tài khoa học, H,1999 [16] Chu Thị Hậu Tình hình tài liệu loại công cụ tra tìm có kho l-u trữ Trung -ơng Đảng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1997 [17] Chu Thị Hậu Xây dựng công cụ tra tìm thông tin sử liệu Kho L-u trữ Trung -ơng Đảng Cộng sản Việt Nam, Luận án Tiến sỹ sử học, H, 2000 [18] Hệ quản trị th- viện điện tử tích hợp ILIB Th- viện Quốc gia [19] Hệ thống mục lục hồ sơ phông l-u trữ TTLTQG III; [20] Hệ thống loại sổ sách thống kê, tra cứu TTLTQG III; [21] Ngô Thiếu Hiệu Mấy việc phải làm để thúc đẩy việc khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ Trung tâm L-u trữ Quốc gia,Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 6/2001, tr.15 [22] Ngô Thiếu Hiệu ứng dụng CNTT TTLTQG I Hà Nội, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 79; [23] Trần Hoàng, Mạnh Hùng Một số ý kiến h-ớng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện Phông LTQG, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 1/1987 21 [24] Trần Hoàng Giới thiệu việc xây dựng khung phân loại làm thẻ hệ thống kho l- trữ UBND tỉnh Hà Tuyên, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 1/1980 [25] Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, Nguyễn Văn Kết, Nguyễn Thị Thủy, Phan Thị Hợp Xây dựng, ban hành, quản lý văn công tác l-u trữ (các văn quy định, h-ớng dẫn chủ yếu Đảng Nhà n-ớc), NXB Chính trị Quốc gia, H,1998 [26] Nguyễn Hữu Hùng Sự hình thành phát triển thông tin học, Tạp chí Thông tin t- liệu, số 2/2001 [27] Nguyễn Hữu Hùng Tập giảng thông tin hoạt động quản lý dành cho lớp cao học, năm 2002; [28] Lê Tuấn Hùng Về tình hình ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác l-u trữ TTLTQG I, Khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành L-u trữ học Quản trị văn phòng, H, 1999, T- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị văn phòng [29] Nguyễn Thị Thu H-ơng Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu kho l-u trữ Trung -ơng Đảng, luận văn thạc sỹ khoa học l-u trữ học t- liệu học, H, 2002 T- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị văn phòng [30] Vũ Minh H-ơng ứng dụng tin học vào việc xây dựng quản lý công cụ tra cứu cho khối tài liệu hành tiếng Pháp tr-ớc cách mạng Tháng tám TTLTQG I, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1992 [31] Trần Thị H-ơng, Nguyễn cảnh Đ-ơngĐề tài nghiên cứu khoa học: Nghiên cứu nguyên tắc ph-ơng pháp mô tả tài liệu l-u trữ TTLTQG (tài liệu quản lý Nhà n-ớc từ sau Cách mạng Tháng Tám 1945), H, 1998 T- liệu Cục Văn th- L-u trữ nhà n-ớc [32] Lê Văn In Cách xây dựng đề c-ơng phân loại để làm thẻ hệ thống phục vụ tra tìm kho l-u trữ UBHC tỉnh, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 1/1976 22 [33] D-ơng Văn Khảm Những nội dung xây dựng hệ quản trị tài liệu l-u trữ quốc gia, Tạp chí Thông tin học, số 1/1998 [34] D-ơng Văn Khảm Đổi việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ - yêu cầu cấp bách có tính chất xã hội, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 3/1998 [35] D-ơng Văn Khảm Những yêu cầu việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu l-u trữ quốc gia, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 2+3+4/1989 [36] D-ơng Văn Khảm ứng dụng thẻ Phông Trung -ơng tự động hóa vào quản lý tài liệu l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1990 [37] D-ơng Văn Khảm Xây dựng khai thác CSDL Phông Phủ Thủ t-ớng, Tạp chí Thông tin học, 4/1990 [38] D-ơng Văn Khảm Xây dựng khai thác CSDL Phông Phủ Thủ t-ớng, Tạp chí Thông tin học, số 1/1991 [39] D-ơng Văn Khảm Lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1991 [40] D-ơng Văn Khảm Một số điểm ứng dụng tin học vào l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 3/1991 [41] D-ơng Văn Khảm Tin học văn phòng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1992 [42] D-ơng Văn Khảm Mô hình Chính phủ điện tử thách thức lớn ngành l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/2002 [43] D-ơng Văn Khảm Tin học hóa công tác văn th-, l-u trữ th- viện, NXB Chính trị Quốc gia, H,1995 [44] D-ơng Văn Khảm Xây dựng hệ thống thông tin tự động l-u trữ quốc gia , Đề tài nghiên cứu khoa học mã số 48A 02 04, H, 1990 [45] D-ơng Văn Khảm Yêu cầu biên soạn sách dẫn sử liệu Việt Nam, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/1993 [46] Khung phân loại thống thông tin tài liệu Phông L-u trữ Nhà n-ớc Việt Nam (thời kỳ DCND XHCN), Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1989 23 [47] Khung phân loại thống thông tin tài liệu l-u trữ từ sau năm 1945, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2001 [48] Kỷ yếu Hội nghị khoa học ứng dụng công nghệ thông tin văn th- - l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996 [49] Kỷ yếu Hội nghị khoa học Tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh l-u trữ quốc gia, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2004 [50] Kiều Mai Vài nét ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc Văn phòng Chính phủ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/2001 [51] Nguyễn Thị Ph-ơng Mai Vài nét hệ thống công cụ tra tìm tài liệu l-u trữ TTLTQG I, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1993 [52] Lê Thị Mùi Bàn mối quan hệ thông tin công tác l-u trữ thời đại số hóa, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 5/2002 [53] Huỳnh Thị Diệu Mỹ Tin học hóa công tác văn th- l-u trữ Văn phòng Chính phủ, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 10; [54] Lê Văn Năng, Vũ Xuân Thắng Giải pháp công nghệ việc l-u giữ quản lý tài liệu ghi âm TTLTQG III, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/2000 [55] Lê Văn Năng Phân tích thiết kế hệ thống Thông tin l-u trữ, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 101; [56] Phan Đình Nham Xây dựng hệ thống công cụ tra tìm khoa học tài liệu l-u trữ nhiệm vụ cấp thiết ngành l-u trữ Việt Nam, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 3+4/1989 [57] Phan Đình Nham Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu Phông L-u trữ Quốc gia, Đề tài khoa học cấp ngành, Hà Nội, 1989 [58] Phan Đình Nham Tổ chức sử dụng tài liệu l-u trữ thời kỳ đổi mới, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 1/1994 24 [59] Phan Đình Nham Khung phân loại thông tin tài liệu thời kỳ Mỹ ngụy 1954 1975, Tp Hồ Chí Minh, 1998 [60] Trần Hồng Nhạn Tìm hiểu hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu hành TTLTQG I, Luận văn tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành l-u trữ học, H, 1993 T- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng [61] Đỗ Ngọc Phác Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng thẻ tra cứu tài liệu l-u trữ, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 3/1970 [62] Pháp lệnh l-u trữ quốc gia ngày 15.4.2001 Tạp chí L-u trữ Việt Nam năm 2001, số [63] Lê Khả Phiêu Nâng cao nhận thức tăng c-ờng lãnh đạo cấp ủy Đảng công tác l-u trữ Đảng, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 4/1997 [64] Nguyễn Minh Ph-ơng Những kết chủ yếu 35 năm hoạt động khoa học công nghệ Cục L-u trữ Nhà n-ớc, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 3/1997 [65] Nguyễn Minh Ph-ơng ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ Việt Nam, kết triển vọng, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr [66] Quyết định Thủ t-ớng Chính phủ số 81/2001/QĐ-TTg ngày 24.5.2001 v/v phê duyệt Ch-ơng trình hành động triển khai thị số 58- CT/TW đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nghiệp công nghiệp hoá đại hóa giai đoạn 2001 -2005 Công báo CHXHCNVN năm 2001, số 23 [67] Quyết định Thủ t-ớng Chính phủ số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25.7.2001 phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành nhà n-ớc giai đoạn 2001-2005 Công báo CHXHCNVN năm 2001, số 31 [68] Quyết định số 53 QĐ/LTVN NVTW ngày 28 tháng năm 2000 Cục L-u trữ Nhà n-ớc v/v ban hành mẫu phiếu tin, h-ớng dẫn biên mục phiếu tin phần mềm ứng dụng Visual basic để lập sở liệu quản lý tài liệu l-u trữ, T- liệu Cục L-u trữ Nhà n-ớc 25 [69] Sách dẫn phông l-u trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản TTLTQG I Hà Nội, NXB Văn hóa Thông tin, H, 2001 [70] Sách dẫn phông l-u trữ TTLTQG II, Tp Hồ Chí Minh, 1996 [71] Lê Hồng Sen Hệ thống Công cụ thống kê áp dụng Trung tâm kho l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 5/2000 [72] L-ơng Cao Sơn ứng dụng CNTT l-u trữ văn pháp quy Văn phòng Chính phủ, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 29 [73] Nguyễn Văn Tâm Nguyên tắc ph-ơng pháp xây dựng CSDL phông l-u trữ qua thực tế tài liệu l-u trữ Trung tâm nghiên cứu khoa học l-u trữ, Khóa luận tốt nghiệp ngành l-u trữ học quản trị văn phòng, H, 2002 T- liệu Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng [74] Đỗ Thị Thơm ứng dng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tra tìm tài liệu ghi âm TTLTQG III, báo cáo khoa học, H, 2003 Tliệu Khoa L-u trữ học Quản trị Văn phòng [75] Thực tiễn l-u trữ Pháp, L-u trữ Quốc gia Pháp, Pari, 1993 (Bản dịch tiếng Việt) [76] Hoàng Quốc Tuấn Xây dựng hệ thống thông tin văn th- l-u trữ tin học hóa giải pháp cho việc hợp lý hóa công tác văn th- công tác l-u trữ, Kỷ yếu hội nghị ứng dụng CNTT văn th- l-u trữ, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 1996, tr 33 [77] Từ điển thut ng l-u trữ Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc H, 1992 [78] Từ điển thuật ngữ l-u trữ tiếng Anh tiếng Pháp, Hội đồng L-u trữ quốc tế, 1988 (bản dịch sang tiếng Việt) [79] Văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19.11.1999 Cục L-u trữ Nhà n-ớc h-ớng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn th- l-u trữ, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 5/1999 [80] Văn pháp quy công tác thông tin khoa học công nghệ, TTTTTLKH & CNQG, H, 1997 26 [81] Văn kiện Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VI, NXB Chính trị Quốc gia, H, 1996 [82] Văn kiện Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ IX, NXB Chính trị Quốc gia, H, 2000 B Tiếng Nga [83] , , 5/ 2002, 20 [84] ., . , - , , 5/ 2000, 12 [85] , - , 5/ 2000 75 [86] , , , , 3/2003, 73 [87] ., , , 5/2002, ctp 42 [88] - , , , 1981 , , , , 2002 27 [89] , - , , /1988, 96 [90] C , , , 1978 [91] , , 1980 [92] , , , , 5/ 2002, 12.C C Ting Anh [93] David Bearman, Documenting Documentation, Archivaria, Ottawa, 34, Summer 1992, pp.33-49 [94] David Robinson, Theory, practice and A Manual of Archival Description, American Archives, Vol 12, No 1, Spring 1991 [95] General International Standard Archival Description - Draft ISAD, International Council on Archives, The Secretariat of the ICA Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1994 [96] Keeping Archives, THORPE, The Australian Society of Archivists, 1993 [97] National Archives of Sweden, Pamphlet, Stockholm, 2004 28 [...]... CCTCKH tài liệu lu tr ca TT III để làm cơ sở đề xuất các giải pháp giải quyết Ch-ơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hệ thống CCTC tại TTLTQG III Đây là nhiệm vụ trọng tâm của luận văn Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ thống cơ sở lý luận, lịch sử nghiên cứu vấn đề ở trong và ngoài n-ớc cũng nh- tình hình tài liệu và thực trạng hệ thống CCTCKH l-u trữ tại TT III, đề tài đã nhận thức và đề xuất các giải. .. nh- trung học về Lý luận và thực tiễn công tác l-u trữ đều có riêng một ch-ơng liên quan đền vấn đề này {4], [5] Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu l-u trữ truyền thống còn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành nh-: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu phông l-u trữ quốc gia do tiến sỹ 13 Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [57]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu l-u trữ. .. ứng dng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và tra tìm tài liệu ghi âm tại TTLTQG III, báo cáo khoa học, H, 2003 Tliệu Khoa L-u trữ học và Quản trị Văn phòng [75] Thực tiễn l-u trữ Pháp, L-u trữ Quốc gia Pháp, Pari, 1993 (Bản dịch tiếng Việt) [76] Hoàng Quốc Tuấn Xây dựng hệ thống thông tin văn th- l-u trữ tin học hóa một giải pháp cho việc hợp lý hóa công tác văn th- và công tác l-u trữ, Kỷ... tiễn công tác l-u trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, H, 1990 [5] Công tác l-u trữ Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, NXB Khoa học xã hội, H, 1987 [6] Dự án ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu Phông L-u trữ Quốc gia Việt Nam, Cục L-u trữ Nhà n-ớc, H, 2001 [7] Nguyễn Cảnh Đ-ơng (chủ nhiệm) Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê các loại tài liệu. .. chức sử dụng tài liệu và hệ thống CCTC hiện nay tại TTLTQG III; - Đ-a ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất l-ợng hệ thống CCTC tại TTLTQG III 8 Bố cục của luận văn: Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Mục lục t- liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn đ-ợc chia thành 3 ch-ơng: Ch-ơng 1: Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần và cơ cấu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u trữ Nội dung... thống kê tài liệu tại kho l-u trữ Trung -ơng Đảng, luận văn thạc sỹ khoa học l-u trữ học và t- liệu học, H, 2002 T- liệu Khoa L-u trữ học và Quản trị văn phòng [30] Vũ Minh H-ơng ứng dụng tin học vào việc xây dựng và quản lý công cụ tra cứu cho khối tài liệu hành chính tiếng Pháp tr-ớc cách mạng Tháng tám ở TTLTQG I, Tạp chí L-u trữ Việt Nam, số 2/1992 [31] Trần Thị H-ơng, Nguyễn cảnh Đ-ơngĐề tài nghiên. .. Hồng Nhạn Tìm hiểu hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu hành chính ở TTLTQG I, Luận văn tốt nghiệp cử nhân chuyên ngành l-u trữ học, H, 1993 T- liệu Khoa L-u trữ học và Quản trị Văn phòng [61] Đỗ Ngọc Phác Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu l-u trữ, Tạp chí Văn th- L-u trữ, số 3/1970 [62] Pháp lệnh l-u trữ quốc gia ngày 15.4.2001 Tạp chí L-u trữ Việt Nam năm 2001,... ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu l-u trữ Một trong những giải pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để giúp cho việc tra tìm thông tin nhanh nhất Chính vì vậy, trong thời gian qua đã một số công trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ, thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ... tr-ờng hệ điều hành, phần mềm CSDL, công cụ lập trình, phần mềm ứng dụng, các CSDL về tài liệu l-u trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu l-u trữ một cách hiệu quả nhất [6] Cùng với Cục L-u trữ Nhà n-ớc, L-u trữ Trung -ơng Đảng cũng là nơi có sự đầu t- nghiên cứu nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong l-u trữ Đảng, điển hình là các công trình nghiên cứu nh-: Nghiên cứu, ... bầy một cách có hệ thống một số vấn đề có tính chất lý luận về hệ thống CCTC thông tin tài liệu l-u trữ trong công tác l-u trữ; - Nghiên cứu, rút ra đ-ợc những kinh nghiệm về lý luận cũng nh- thực tiễn trong công tác với Công cụ tra cứu tài liệu l-u trữ của các n-ớc; - Phân tích đ-ợc thầnh phần, nội dung ý nghĩa và đặc điểm thông tin tài liệu l-u trữ tại TTLTQG III; - Đánh giá đ-ợc thực trạng công tác