Khái niệm vai trò lập kế hoạch Khái niệm vai trò lập kế hoạch Bởi: Trần Bình Minh Khái niệm Lập kế hoạch chức bốn chức quản lý lập kế hoạch , tổ chức , lãnh đạo kiểm tra Lập kế hoạch chức quan trọng nhà quản lý gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu chương trình hành động tương lai, giúp nhà quản lý xác định chức khác lại nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề Cho đến có nhiều khái niệm chức lập kế hoạch Với quan điểm , cách tiếp cận khác có khái niệm riêng tất cố gắng biểu chất phạm trù quản lý Nếu đứng góc độ định : “ Lập kế hoạch loại định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ “ Quản lý có bốn chức lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Lập kế hoạch ví rễ sồi lớn , từ mọc lên “ nhánh” tổ chức , lãnh đạo kiểm tra Xét theo quan điểm lập kế hoạch chức khởi đầu trọng yêú nhà quản lý Với cách tiếp cận theo trình : Kế hoạch sản xuất kinh doanh coi trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lượng ngày tăng lên kể từ chuẩn bị xây dựng kế hoạch lúc chuẩn bị tổ chức thực kế hoạch nhằm đưa hoạt động doanh nghiệp theo mục tiêu đề Theo STEYNER :”Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu , định chiến lược , sách , kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định Lập kế hoạch cho phép thiết lập định khả thi bao gồm chu kỳ việc thiết lập mục tiêu định chiến lược nhằm hoàn thiện nữa.” Theo cách tiếp cận lập kế hoạch xem trình tiếp diễn phản ánh thích ứng với biến động diễn môi trường tổ chức, 1/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch trình thích ứng với không chắn môi trường việc xác định trước phương án hành động để đạt mục tiêu cụ thể tổ chức Với cách tiếp cận theo nội dung vai trò : Theo RONNER :”Hoạt động công tác lập kế hoạch hoạt động nhằm tìm đường để huy động sử dụng nguồn lực doanh nghiệp cách có hiệu để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh ” Theo HENRYPAYH : “Lập kế hoạch hoạt động trình quản lý cấp công ty , xét mặt chất hoạt động nhằm mục đích xem xét mục tiêu , phương án kinh doanh , bước trình tự cách tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh.” Như , Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu Lập kế hoạch nhằm mục đích xác định mục tiêu cần phải đạt ?và phương tiện để đạt mục tiêu ? Tức , lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ mục tiêu cần đạt , xây dựng chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu đặt , việc triển khai hệ thống kế hoạch để thống phối hợp hoạt động Vai trò lập kế hoạch Xét phạm vi toàn kinh tế quốc dân kế hoạch công cụ điều tiết chủ yếu Nhà nước.Còn phạm vi doanh nghiệp hay tổ chức lập kế hoạch khâu , chức quan trọng trình quản lý sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ cao , đạt mục tiêu đề Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động tương lai , làm giảm tác động thay đổi từ môi trường , tránh lãng phí dư thừa nguồn lực , thiết lập nên tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra Hiện , chế thị trường thấy lập kế hoạch có vai trò to lớn doanh nghiệp Bao gồm : -Kế hoạch công cụ có vai trò quan trọng việc phối hợp nỗ lực thành viên doanh nghiệp Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , cách thức đạt mục tiêu doanh nghiệp Khi tất nhân viên doanh nghiệp biết doanh nghiệp đâu họ cần phải đóng góp để đạt mục tiêu , chắn họ phối hợp , hợp tác làm việc cách có tổ chức Nếu thiếu kế hoạch quĩ đạo tới mục tiêu doanh nghiệp đường ziczăc phi hiệu 2/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch -Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định doanh nghiệp, hay tổ chức Sự bất ổn định thay đổi môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu cần thiết doanh nghiệp , nhà quản lý Lập kế hoạch buộc nhà quản lý phải nhìn phía trước , dự đoán thay đổi nội doanh nghiệp môi trường bên cân nhắc ảnh hưởng chúng để đưa giải pháp ứng phó thích hợp -Lập kế hoạch làm giảm chồng chéo hoạt động làm lãng phí nguồn lực doanh nghiệp Khi lập kế hoạch mục tiêu xác định , phương thức tốt để đạt mục tiêu lựa chọn nên sử dụng nguồn lực cách có hiệu , cực tiểu hoá chi phí chủ động vào hoạt động hiệu phù hợp -Lập kế hoạch thiết lập tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu cao Một doanh nghiệp hay tổ chức kế hoạch giống khúc gỗ trôi dòng sông thời gian Một doanh nghiệp không xác định phải đạt tới đạt tới cách , đương nhiên xác định đựợc liệu có thực mục tiêu hay chưa , có biện pháp để điều chỉnh kịp thời có lệch lạc xảy Do vậy, nói kế hoạch kiểm tra Như , lập kế hoạch thật quan trọng doanh nghiệp , nhà quản lý Nếu kế hoạch nhà quản lý tổ chức , khai thác người nguồn lực khác doanh nghiệp cách có hiệu , chí ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Không có kế hoạch , nhà quản lý nhân viên họ khó đạt mục tiêu , họ đâu cần phải làm Còn cá nhân , tự lập kế hoạch cho thân xác định rõ mục tiêu cần phải đạt tới ? với lực cần phải làm để đạt mục tiêu ? Không có kế hoạch thời gian biểu cho hoạt động mình, nỗ lực cố gắng để đạt mục tiêu Vì mà để thời gian trôi cách vô ích hành động cách thụ động trước thay đổi môi trường xung quanh ta Vì mà việc đạt mục tiêu cá nhân ta không cao , chí đạt mục tiêu mà mong muốn Tóm lại , chức lập kế hoạch chức , xuất phát điểm trình quản lý Bất kể cấp quản lý cao hay thấp , việc lập kế hoạch có hiệu chìa khoá cho việc thực cách hiệu mục tiêu đề doanh nghiệp 3/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch Hệ thống kế hoạch tổ chức Hệ thốngkế hoạch tổ chức tổng hợp nhiều loại kế hoạch khác có mối quan hệ chặt chẽ với theo định hướng định nhằm thực mục tiêu tối cao tổ chức Các kế hoạch tổ chức phân loại theo nhiều tiêu thức khác Theo tiêu thức phân loại lại có hệ thống kế hoạch khác Theo mức độ tổng quát Sứ mệnh Sứ mệnh thông điệp thể lý tồn tổ chức , sứ mệnh trả lời cho câu hỏi : Tổ chức tồn mục đích nào? Một tổ chức thành lập trước hết phải xác định sứ mệnh Sứ mệnh tổ chức đặt sở xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức , giả định mục đích , thành đạt vị trí tổ chức môi trường hoạt động Sứ mệnh tổ chức phận tương đối ổn định , mang tính sắc tổ chức có vai trò thống 4/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch khích lệ thành viên tổ chức việc thực mục tiêu chung Sứ mệnh tổ chức bao gồm hai loại sau : Sứ mệnh công bố : sứ mệnh thông báo thông báo cách công khai cho người , thông qua thị trường để doanh nghiệp đạt đựơc mục tiêu , đựơc thể thông qua hiệu , triết lý kinh doanh ngắn gọn doanh nghiệp Sứ mệnh không công bố: Là sứ mệnh thể lợi ích tối cao doanh nghiệp Như , nói sứ mệnh sở để xác định mục tiêu chiến lược tổ chức, phương hướng phấn đấu tổ chức suốt thời gian tồn sở để xác định phương thức hành động tổ chức Kế hoạch chiến luợc Kế hoạch chiến lược kế hoạch đưa mục tiêu tổng thể, dài hạn,và phương thức để thực sở phân tích môi trường vị trí tổ chức môi trường Các kế hoạch chiến lược nhà quản lý cấp cao tổ chức thiết kế với mục đích xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức Các kế hoạch chiến lược liên quan đến mối quan hệ người tổ chức với người tổ chức khác Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch tác nghiệp kế hoạch chi tiết cụ thể hoá cho kế hoạch chiến lược , trình bày rõ chi tiết tổ chức cần phải làm để đạt mục tiêu đặt kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp thể chi tiết kế hoạch chiến lược thành hoạt động hàng năm, hàng quý , hàng tháng bao gồm kế hoạch nguyên vật liệu , kế hoạch nhân công , kế hoạch tiền lương , kế hoạch sản phẩm ….Kế hoạch tác nghiệp nhằm mục đích bảo đảm cho người tổ chức hiểu mục tiêu tổ chức xác định rõ ràng trách nhiệm họ việc thực mục tiêu chung hoạt động cần tiến hành để đạt kết dự định trước Các kế hoạch tác nghiệp liên quan đến người tổ chức Các kế hoạch tác nghiệp chia thành hai nhóm sau: Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng lần sử dụng lần: kế hoạch cho hoạt động không lặp lại.Bao gồm: -Chương trình: Là tổ hợp sách , thủ tục , qui tắc nguồn lực cần thiết huy động nhằm thực mục tiêu định mang tính độc lập tương đối Mục tiêu chương trình mục tiêu quan trọng , ưu tiên lại mang tính độc lập tương đối trình thực đòi hỏi phải có phối hợp phận khác Chương trình hỗ trợ ngân quĩ cần thiết Một chương trình tương đối lớn , quan trọng thường bao gồm nhiều chương trình nhỏ phụ 5/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch trợ Ví dụ chương trình xoá đói giảm nghèo phủ bao gồm có chương trình phụ trợ chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế , chương trình cho vay vốn , … -Dự án : Thường có mục tiêu cụ thể , quan trọng , mang tính độc lập tương đối Nguồn lực để thực mục tiêu dự án phải rõ ràng bao gồm hình thái nguồn lực theo thời gian không gian -Các ngân quĩ: Là kế hoạch tác nghiệp thể số Ngân quĩ không đơn ngân quĩ tiền mà có ngân quĩ phi tiền tệ ngân quĩ nhân công , ngân quĩ nguyên vật liệu , ngân quĩ máy móc thiết bị … Các kế hoạch tác nghiệp xây dựng lần sử dụng nhiều lần : Là kế hoạch cho hoạt động thường xuyên lặp lại Bao gồm: -Chính sách: Là qui định chung để hướng dẫn tư hành động định lĩnh vực tổ chức Chính sách thể quan điểm giá trị tổ chức nhằm giải vấn đề có tính thường xuyên lặp lại Trong tổ chức có nhiều loại sách khác cho mảng hoạt động Ví dụ : sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ vừa Việt Nam nhằm xác định giải pháp công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển cho vay vốn ưu đãi để đầu tư,giảm thuế suất… Chính sách bảo đảm phối hợp hành động giúp cho việc thống kế hoạch khác tổ chức Trong phạm vi co giãn sách tài liệu dẫn cho việc định Chính sách khuyến khích tính tự sáng tạo phạm vi tự sáng tạo lại tuỳ thuộc vào chức vụ cấp bậc quản lý , mức độ phân quyền tổ chức … -Thủ tục: Là kế hoạch cách xác chi tiết chuỗi hành động cần thiết phải thực theo trình tự thời gian cấp bậc quản lý để đạt mục tiêu định Ví dụ thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu, hàng hoá , thủ tục tuyển sinh … -Quy tắc : Là loại hình kế hoạch đơn giản cho biết hành động làm , hành động không làm Giữa thủ tục qui tắc có điểm giống : Đều hướng dẫn mang tính bắt buộc cho hoạt động Nhưng qui tắc gắn với việc hướng dẫn hành động mà không bao hàm mặt thời gian , thủ tục bao hàm qui định trình tự thời gian cho hành động Ví dụ : Qui tắc không hút thuốc công sở , qui tắc không sử dung tài liệu thi cử Ngoài , sách hướng dẫn việc định qui tắc hướng dẫn không cho phép có lựa chọn hay sáng tạo áp dụng chúng Như , sách có độ linh hoạt cao so với qui tắc thủ tục Theo thời gian thực kế hoạch Các kế hoạch phân thành kế hoạch ngắn hạn , trung hạn , dài hạn 6/7 Khái niệm vai trò lập kế hoạch • Kế hoạch dài hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ từ năm trở lên nhằm xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức,xác định mục tiêu,chính sách giải pháp dài hạn tài , đầu tư , nghiên cứu phát triển …do nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao linh hoạt -Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ đến năm nhằm phác thảo sách , chương tình trung hạn để thực mục tiêu hoạch định chiến lược tổ chức.Kế hoạch trung hạn lập chuyên gia quản lý cấp cao , chuyên gia quản lý điều hành đồng thời tập trung uyển chuyển kế hoạch dài hạn -Kế hoạch ngắn hạn : Là kế hoạch cho thời kỳ năm , cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược , kế hoạch , kết nghiên cứu thị trường , xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch chuyên gia quản lý điều hành chuyên gia quản lý thực lập nên Kế hoạch không mang tính chất tập trung thường cứng nhắc , linh hoạt Ba loại kế hoạch có quan hệ hữu với Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm , đạo hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, sở để xây dựng kế hoạch trung hạn kế hoạch năm Theo mức cụ thể Bao gồm kế hoạch cụ thể kế hoạch định hướng -Kế hoạch cụ thể : Là kế hoạch mà mục tiêu xác định rõ ràng , mập mờ hiểu nhầm loại kế hoạch -Kế hoạch định hướng : Là kế hoạch đưa hướng đạo chung có tính linh hoạt Khi môi trường có độ bất ổn định cao, doanh nghiệp giai đoạn hình thành suy thoái chu kỳ kinh doanh kế hoạch định hướng hay sử dụng kế hoạch cụ thể Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo tiêu thức mang tính chất tương đối ,các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau.Ví dụ như, kế hoạch chiến lược bao gồm kế hoạch dài hạn ngắn hạn kế hoạch chiến lược nhấn mạnh tranh tổng thể dài hạn , kế hoạch tác nghiệp phần lớn kế hoạch ngắn hạn 7/7