1 LỜI MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Trong bối cảnh cạnh tranh thị trường ngày trở nên gay gắt, doanh nghiệp Việt Nam phải đương đầu với nhiều khó khăn, phức tạp để tồn phát triển Trong đó, vấn đề xây dựng mô hình tổ chức doanh nghiệp đáp ứng với biến động thị trường yêu cầu cấp thiết Điều đặc biệt quan trọng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin - lĩnh vực thường xuyên đòi hỏi linh hoạt, sáng tạo đổi Thực tế cho thấy, việc thử nghiệm mô hình tổ chức doanh nghiệp giới nói chung doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam nói riêng tiến hành từ nhiều thập kỷ trước Bắt đầu mô hình “ma trận”, gần trào lưu mô hình “phẳng” với phong cách làm việc nhóm (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) Tất biến đổi mô hình tổ chức chủ yếu nhằm mục đích tăng cường mức độ kiểm soát công việc giảm tối đa cấp độ quản lý, với mong muốn cuối tăng độ linh hoạt giảm chi phí quản lý Với khả làm việc hiệu quả, mô hình tổ chức làm việc theo nhóm liên phòng ban ngày thể phù hợp với yêu cầu phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin ngày trở nên phổ biến, thay dần cho mô hình tổ chức truyền thống, vốn có nhiều hạn chế ngăn cách tầng quản lý Câu hỏi doanh nghiệp cần thiết phải chuyển đổi sang mô hình tổ chức với nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) làm để doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình tổ chức cách hiệu trở thành câu hỏi quan trọng với nhiều doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Điều cho thấy, việc nghiên cứu trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp từ mô hình tổ chức theo phòng ban độc lập sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam để từ ưu điểm, hạn chế mô hình tổ chức với nhóm làm việc liên phòng ban sau chuyển đổi; vấn đề nảy sinh tiến hành chuyển đổi vận hành mô hình mới; đưa khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu trình chuyển đổi cấp thiết Đó lý tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Nghiên cứu chuyể n đổ i mô hình tổ chức từ mô hình làm viê ̣c các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm viê ̣c đố i với những doanh nghiê ̣p thuộc liñ h vực công nghê ̣ thông tin tại Viê ̣t Nam” TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Trong thực tế có số công trình nghiên cứu chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, có đề cập đến việc xây dựng mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp Các học giả Cummings & Worley [19, tr.158] rằng, việc thiết lập mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban dựa phương pháp xây dựng nhóm làm việc đa kỹ từ nhiều phòng ban khác xung quanh quy trình hoạt động Cũng theo Frank Ostroff [23, tr.193], mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban giảm dần rào cản phòng ban, từ kết hợp công việc, giảm tiến trình định, hoàn thiện công việc cách hiệu Mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban đồng thời giúp doanh nghiệp giảm chi phí quản lý, thông qua việc giảm bớt tầng quản lý doanh nghiệp Một mô hình với nhóm làm việc liên phòng ban, theo nghiên cứu vấn đề quản trị học Lê Thế Giới [7, tr.275] cung cấp nhiều lợi cạnh tranh quan trọng, đặc biệt chúng thường sử dụng để làm tăng tốc độ thiết kế, giảm thời gian sản xuất cung cấp dịch vụ hay để thúc đẩy sáng tạo cải tiến Về ảnh hưởng việc chuyển đổi theo mô hình khía cạnh người; theo nghiên cứu James A F Stoner, R Edward Freeman, Daniel R Gilbeat JA [24, tr.55], chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban ảnh hưởng đến lòng tin người vào doanh nghiệp, dường ảnh hưởng mức độ cao hơn: trung thành người doanh nghiệp Nghiên cứu Nguyễn Thanh Hội [11, tr.40] rằng, việc chuyển đổi mô hình tổ chức gây khó khăn cấp quản lý nhân viên doanh nghiệp Sự chuyển đổi mô hình tổ chức theo mô hình đặc thù này, theo nghiên cứu khác Charles Handy [18, tr.40] đồng thời tạo mặt tích cực; người doanh nghiệp dường hiểu biết nhiều kiến thức kỹ năng, có kinh nghiệm nhiều lĩnh vực, có khả việc đáp ứng với biến đổi môi trường doanh nghiệp Không thế, theo nghiên cứu Lê Thế Giới [7, tr.285], có bốn cảm giác ảnh hưởng mạnh đến hiệu suất doanh nghiệp là: tín tưởng, thân thiện, tự do, phụ thuộc lẫn Về ảnh hưởng việc chuyển đổi theo mô hình khía cạnh quản lý; nghiên cứu Kortter Schlesinger [27, Tr 42] cho thấy việc chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban dường giúp nhà quản lý độc lập tự tin hơn, phụ thuộc hơn, nâng cao kỹ quản lý nhiều Việc chuyển đổi mô hình tổ chức theo mô hình đặc thù này, nghiên cứu D Keith Denton [22, tr.19] đòi hỏi chuyển đổi cung cách suy nghĩ hàng loạt vấn đề quản lý, đòi hỏi giảm dần rào cản phận, giảm tối đa tiến trình định, phối hợp linh hoạt thống tối đa hoạt động phận theo mục tiêu chung cần đạt, huy động khai thác tổng lực cho mục đích hoạt động giai đoạn mục đích chung doanh nghiệp nhằm đạt hiệu cao Nghiên cứu Vũ Hoàng Ngân Trần Thị Bích Nga [14, Tr 42; 13, Tr 30] khẳng định, việc chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc nhằm chuyển sang mô hình tổ chức hệ thống quản lý thực theo nhóm đa dạng phù hợp với đặc điểm khả nhóm, mục tiêu nhóm khác suy cho tất nhằm thực mục tiêu kinh doanh chung doanh nghiệp Nhìn chung, nghiên cứu dựa cách tiếp cận khác đưa kết cụ thể Tuy nhiên, chưa có công trình nghiên cứu toàn diện, đầy đủ chuyể n đổ i mô hiǹ h tổ chức từ mô hin ̀ h làm viê ̣c các phòng ban đô ̣c lâ ̣p sang mô hin ̀ h nhóm làm việc đối tượng những doanh nghiê ̣p hoạt động lĩnh vực công nghê ̣ thông tin Viê ̣t Nam MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Từ nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, từ mô hình tổ chức theo phòng ban độc lập sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, mục đích nghiên cứu luận án là: (1) Làm rõ ưu điểm, hạn chế ảnh hưởng trình chuyển đổi mô hình tổ chức sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban với hoạt động doanh nghiệp (2) Trên sở đề xuất khuyến nghị vấn đề: Những doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam dạng cần thiết phải chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban; Những nguyên tắc giải pháp cần thực tiến hành chuyển đổi sang mô hình tổ chức để đạt tới mục tiêu cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU (1) Đối tượng nghiên cứu đề tài luận án trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, từ mô hình tổ chức theo phòng ban độc lập sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban, doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam (2) Phạm vi nghiên cứu số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam có quy mô lớn trung bình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Để thực mục tiêu nghiên cứu đề ra, luận án tập trung vào nghiên cứu trình chuyển đổi mô hình tổ chức hai doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin tiêu biểu Công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ CMC Công ty Tinh Vân Việc lựa chọn hai doanh nghiệp để nghiên cứu xuất phát từ:  Đây hai doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban điều góp phần quan trọng vào thành công hoạt động kinh doanh doanh nghiệp;  Trong hai doanh nghiệp này, doanh nghiệp kinh doanh đa lĩnh vực, phần cứng, phần mềm giải pháp tổng thể công nghệ thông tin (Công ty CMC), doanh nghiệp chuyên hoạt động lĩnh vực giải pháp phần mềm (Công ty Tinh Vân) đặc trưng bật doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin Việt Nam Ngoài ra, đề tài tiến hành khảo sát nhiều doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin để thực mục tiêu nghiên cứu đề PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận án sử dụng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng, chủ nghĩa vật lịch sử Để thực mục tiêu nghiên cứu đề ra, luận án sử dụng phương pháp lịch sử, phương pháp lôgic, phương pháp nghiên cứu so sánh, phương pháp điều tra, khảo sát phương pháp chuyên gia để làm rõ nội dung nghiên cứu Để thực mục tiêu đề nghiên cứu, tác giả luận án tổ chức thực điều tra khảo sát 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam (trong có 03 doanh nghiệp quy mô lớn 47 doanh nghiệp có quy mô trung bình) vấn nhà quản lý cấp doanh nghiệp nhằm thu thập thông tin phục vụ nghiên cứu mục tiêu việc chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, ảnh hưởng việc chuyển đổi Trong điều tra, tác giả chọn mẫu theo cách: chọn doanh nghiệp từ kê danh sách doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin theo phương pháp điển hình phân loại Các phiếu vấn thiết kế tương đối chi tiết nhằm thu thập nhiều thông tin Phương pháp điều tra: tác giả áp dụng hai hình thức điều tra điều tra trực tiếp gửi phiếu qua đường bưu điện Tất phiếu điều tra sau nghiệm thu đạt yêu cầu đưa vào xử lí, tổng hợp Việc xử lí, tổng hợp liệu thực phần mềm chuyên dụng SPSS đảm bảo độ xác cao Ngoài ra, nghiên cứu, luận án kế thừa sử dụng có chọn lọc kết nghiên cứu số công trình nghiên cứu trước NHỮNG ĐÓNG GÓP MỚI CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN (1) Những đóng góp mặt học thuật, lý luận:  Từ nghiên cứu vấn đề lý luận cải cách mô hình tổ chức doanh nghiệp luận án đến khẳng định xu hướng cải cách giảm dần số lượng cấp bậc, giảm bớt quyền lực chuỗi mệnh lệnh chức mô hình tổ chức theo phòng ban độc lập nhằm nâng cao hiệu kiểm soát nội đáp lại thay đổi nhanh chóng môi trường bên việc hình thành nhóm làm việc liên phòng ban  Mô hình có ưu điểm nâng cao tinh thần hợp tác, nâng cao khả sáng tạo nhân viên, tận dụng tối ưu nguồn lực doanh nghiệp tạo khả thích nghi nhanh chóng với biến đổi thị trường (2) Những phát hiện, đề xuất rút từ kết nghiên cứu, khảo sát luận án:  Từ nghiên cứu thực trạng chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban CMC, Tinh Vân kết khảo sát, vấn cán quản lý 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam xoay quanh vấn đề mục tiêu ảnh hưởng việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban, luận án đến khẳng định việc chuyển đổi ví “đại phẫu thuật” nhằm tạo mô hình có tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường công nghệ thông tin hướng tới mục đích cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Đồng thời, kết nghiên cứu rằng, để chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp thành công, thiết cần phải xây dựng đề án tái cấu trúc Khi xây dựng đề án tái cấu trúc mô hình tổ chức, cần có đánh giá lại cách thực trạng doanh nghiệp để làm sở cho thiết kế lại quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, với tiêu đánh giá hiệu chủ yếu tài chính, chất lượng hiệu Việc thực đề án tái cấu trúc mô hình tổ chức làm rõ vấn đề cần quan tâm quanh khía cạnh: chiến lược, quy trình kinh doanh, công nghệ, người  Luận án đề xuất số khuyến nghị với doanh nghiệp cần chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Thứ nhất, phải tuân thủ nguyên tắc sau: chuyển đổi phải hướng đến phát triển; đảm bảo tính hệ thống; tính kế thừa; kết hợp hài hòa lợi ích; phải hướng đến mục tiêu nâng cao tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Thứ hai, để trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp diễn cách thuận lợi mang lại hiệu thiết thực, doanh nghiệp cần có hệ thống nhóm giải pháp đồng bộ, bao gồm: i) Nhóm giải pháp người doanh nghiệp; ii) Nhóm giải pháp xây dựng môi trường làm việc doanh nghiệp; iii) Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI LUẬN ÁN Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục, luận án kết cấu thành chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chuyển đổi mô hình tổ chức từ mô hình làm việc phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc doanh nghiệp Chƣơng 2: Đánh giá thực trạng chuyển đổi mô hình tổ chức theo phòng ban sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp công nghệ thông tin nước ta Chƣơng 3: Một số khuyến nghị chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 5 CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYỂN ĐỔI MÔ HÌNH TỔ CHỨC TỪ MÔ HÌNH LÀM VIỆC CÁC PHÕNG BAN ĐỘC LẬP SANG MÔ HÌNH NHÓM LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC VÀ CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.1 Tổ chức 1.1.1.1 Khái niệm Với doanh nghiệp, tổ chức công việc quản lý liên quan đến hoạt động thành lập nên phận doanh nghiệp, bao gồm khâu cấp để đảm nhận hoạt động cần thiết, xác lập mối quan hệ nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm phận doanh nghiệp nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận phát huy lực, đóng góp tốt vào việc hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp 1.1.1.2 Chức tổ chức Công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, tạo khuôn khổ cấu nhân lực cho trình triển khai kế hoạch, định phần lớn thành bại doanh nghiệp 1.1.2 Mô hình tổ chức doanh nghiệp Mô hình tổ chức dạng thức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động doanh nghiệp tiến tới mục tiêu xác định Mô hình tổ chức thể hình thức cấu tạo doanh nghiệp, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Mô hình tổ chức phân định thành loại hình cụ thể sau: 1.1.2.1 Mô hình tổ chức đơn giản 1.1.2.2 Mô hình tổ chức theo phận chức độc lập 1.1.2.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, địa bàn 1.1.2.4 Mô hình tổ chức theo ma trận 1.1.2.5 Mô hình tổ chức theo mạng lưới 1.2 KHÁI NIỆM VỀ THAY ĐỔI VÀ NHỮNG THAY ĐỔI TRONG YẾU TỐ THÀNH CÔNG CỦA DOANH NGHIỆP 1.2.1 Thay đổi 1.2.1.1 Khái niệm thay đổi Thay đổi hiểu tất trình cải tổ cách bị động hay chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, tái cấu phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa 1.2.1.2 Đặc điểm thay đổi - Diễn liên tục phức tạp - Khó quản lý - Chưa thử nghiệm 1.2.1.3 Sự cần thiết phải thay đổi cách thức quản lý doanh nghiệp Nhìn chung, việc thay đổi cách thức quản lý doanh nghiệp nhằm hướng tới: - Một là, tạo bầu không khí cởi mở, chia sẻ tin cậy - Hai là, tạo cách nhìn tích cực thay đổi 1.2.2 Sự thay đổi môi trƣờng kinh doanh xu tái cấu trúc mô hình tổ chức doanh nghiệp 1.2.2.1 Thay đổi môi trường kinh doanh - Cạnh tranh toàn cầu - Công nghệ liên tục đổi - Thay đổi kỳ vọng khách hàng 1.2.2.2 Những hạn chế hệ thống hành quan liêu 1.2.2.3 Những thay đổi nội doanh nghiệp 1.2.2.4 Xu hướng tái cấu trúc mô hình tổ chức doanh nghiệp Trước biến động nhanh chóng môi trường kinh doanh, nhiều doanh nghiệp giới tiến hành biện pháp tái cấu trúc mô hình tổ chức với số xu hướng chủ yếu sau: - Thiết lập mô hình quản lý phi tập trung doanh nghiệp - Loại bỏ bớt cấp bậc quản lý doanh nghiệp - Giảm dần rào cản chức phận doanh nghiệp - Thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Nhìn chung, để thành công sản xuất kinh doanh bối cảnh mới, mô hình tổ chức doanh nghiệp cần thỏa mãn yêu cầu sau đây: - Tính chất quy mô sang tính chất gọn nhẹ phản ứng linh hoạt - Chức phân chia rõ ràng sang vai trò đa chức - Chuyên môn hóa sang đa chức hợp tác hiệu - Tính chất kiểm soát sang tính chất đổi sáng tạo 1.3 KHÁI NIỆM VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ XU THẾ CHUYỂN ĐỔI SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN) TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Nhóm làm việc 1.3.1.1 Khái niệm Nhóm làm việc, theo Lawrence Holpp, số người làm việc mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định Nhóm làm việc tạo tinh thần hợp tác, phối hợp 1.3.1.2 Các loại nhóm làm việc doanh nghiệp - Nhóm làm việc ảo - Nhóm làm việc nghiên cứu - Nhóm làm việc trọng điểm - Nhóm làm việc liên phòng ban 1.3.2 Vai trò nhóm làm việc phát triển doanh nghiệp 1.3.2.1 Nâng cao tinh thần hợp tác 1.3.2.2 Tạo nên văn hóa doanh nghiệp 1.3.2.3 Phát triển lực đội ngũ nhân viên 1.3.2.4 Tận dụng nguồn lực 1.3.3 Xu thế chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp 1.3.3.1 Quan điểm mô hình tổ chức doanh nghiệp Quan điểm xây dựng mô hình tổ chức, theo Mintzberg, loại bỏ thứ bậc, chức danh luật lệ truyền thống Trong mô hình tổ chức này, thay đưa từ cấp cao, chiến lược lại hình thành từ định đưa phận khác cấp khác Theo Frank Ostroff, cải cách diễn theo chiều hướng giảm dần số lượng cấp phân chia cấp bậc, giảm bớt quyền lực chuỗi mệnh lệnh chức tồn tại, thực chức liên phận, với cấu trúc dựa nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) Về bản, quan điểm gọi quan điểm hành phi quan liêu 1.3.3.2 Những đặc điểm mô hình tổ chức theo nhóm doanh nghiệp - Các cá nhân tập hợp từ phận chức lại với thành nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) linh động quanh quy trình làm việc - Các nhà quản lý tầm trung người quản lý nhóm, nhiều trường hợp phục vụ thành viên nhóm quy trình làm việc xác định - Vẫn giữ số tầng quyền lực theo chiều dọc cấp cao doanh nghiệp để kiểm soát vận hành, đưa định hướng phát triển, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp Trong thực tiễn có nhiều doanh nghiệp lớn giới chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban thu thành công định Hewllet Packard hay General Electric British Telecom… 1.3.3.3 Ưu điểm nhược điểm mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Những ưu điểm: o Linh hoạt, tốc độ; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường kinh doanh o Liên kết hoạt động, cá nhân thành thể thống chặt chẽ; dẫn đến tập hợp nguồn lực vào khâu xung yếu o Định hướng hoạt động theo trình, kết cuối (cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ để phục vụ khách hàng) Những nhược điểm: o Quyền hạn trách nhiệm quản trị viên tầm trung trùng lặp dẫn đến tạo xung đột nội tạng doanh nghiệp o Khó quản lý có nhiều chiều cấp quản lý quy trình làm việc 1.4 ĐẶC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ NẢY SINH KHI CHUYỂN ĐỔI SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC 1.4.1 Đặc điểm mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp - Đặc điểm mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp o Các nhóm làm việc liên phòng ban hoạt động linh động quanh quy trình làm việc xác định o Các nhà quản lý tầm trung người quản lý nhóm làm việc này, nhiều trường hợp thành viên nhóm 8 o Tồn số tầng quyền lực cấp cao doanh nghiệp (điều hành định mục tiêu chiến lược doanh nghiệp) - Ưu nhược điểm mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp o Linh hoạt, tốc độ; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường kinh doanh o Liên kết hoạt động, cá nhân thành thể thống chặt chẽ; dẫn đến tập hợp nguồn lực vào khâu xung yếu o Định hướng hoạt động theo trình, kết cuối (cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ để phục vụ khách hàng) Tuy nhiên, mô hình tổ chức có nhược điểm: o Quyền hạn trách nhiệm quản trị viên tầm trung trùng lặp dẫn đến tạo xung đột nội tạng doanh nghiệp o Khó quản lý có nhiều chiều cấp quản lý quy trình làm việc 1.4.2 Những tác động việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp 1.4.2.1 Đối với phương diện người - Những tác động tiêu cực o Giảm vai trò cá nhân o Sự bất tiện o Sự không chắn - Những ảnh hưởng tích cực o Hiểu biết rộng tình hình kinh doanh o Kinh nghiệm làm việc môi trường hợp tác liên phòng ban o Phạm vi rộng công việc - dẫn đến - việc học hỏi kiến thức kỹ liên quan o Thỏa mãn nghề nghiệp 1.4.2.2 Đối với phương diện cách thức quản lý: - Những mặt tích cực o Đẩy mạnh mối quan hệ hệ thống quản lý nhân viên o Phá bỏ quan niệm rào cản chức năng, hướng bên o Tập trung vào khách hàng - Những mặt tiêu cực o Dứt bỏ vỏ bọc lãnh đạo hệ thống cấp bậc có o Mối quan hệ rắc rối cá nhân với 9 CHƢƠNG ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC PHÒNG BAN SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN) CỦA CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở NƢỚC TA 2.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 2.1.1 Số lƣợng, quy mô, loại hình hoạt động Theo Hội tin học Việt Nam Bộ Thông tin Truyền thông, phạm vi nước có 3000 doanh nghiệp công nghệ thông tin Trong có số doanh nghiệp đạt quy mô lớn từ 500 đến 1000 người có tới 90% doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam quy mô trung bình nhỏ Bảng 2.1: Phân loại doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Phân loại doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam Nhóm doanh nghiệp Nhóm doanh nghiệp Nhóm doanh nghiệp quy mô lớn quy mô trung bình quy mô nhỏ (có doanh số cao) (có doanh số vừa) (có doanh số thấp) Doanh thu Trên 18 tỷ đồng/năm tỷ - 10 tỷ đồng/năm Dưới tỷ đông Tăng trưởng Cao (trên 50%/năm) Chậm (20%/năm) Không đáng kể Tiêu chí Phân loại Hoạt động Hoạt động Hoạt động kinh doanh mảng dự án tích hợp mảng dự án tích hợp lẻ thiết bị giải pháp công nghệ giải pháp công công nghệ thông tin, cao, có tính chất phức nghệ có tính chất đơn tính chất giải tạp diện rộng, giản công nghệ, pháp công nghệ, Loại hình gia công phần mềm không diện rộng, gia công phần mềm với quy mô lớn, nội gia công phần mềm quy mô nhỏ dung số Số lượng người 500 - 1000 với quy mô trung bình Dưới 500 Dưới 100 Nguồ n: Báo cáo Hội tin học Thành phố Hồ Chính Minh tranh thị trường công nghệ thông tin Việt nam; năm 2009 2.1.2 Mô hình tổ chức phong cách quản lý doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Mô hình tổ chức các doanh nghiê ̣p công ngh ệ thông tin Viê ̣t Nam r ất đa dạng tùy thuộc vào quy mô ho ạt động và loại hình của doanh nghiê ̣p Với doanh nghiệp có quy mô lớn trung bình mô hình tổ chức đa dạng Để thực dự án kinh doanh có quy mô lớn, tính chất phức tạp, kết hợp nhiều loại sản phẩm/dịch vụ công nghệ thị trường/khách hàng rộng mô hình tổ chức doanh nghiệp biến thiên theo chiề u ngang hoă ̣c chiề u ̣c Một số 10 doanh nghiệp có quy mô lớn trung bình chuyển đổi sang mô hình tổ chức FPT, CMC, HiPT, Tinh Vân Ở cá nhân từ phòng ban khối theo chức độc lập tập hợp thành nhóm làm việc liên phòng ban để xây dựng, triển khai, kinh doanh dự án công nghệ có tính chất phức tạp Thực tế, nhóm làm việc đóng vai trò chủ yếu việc thực dự án kinh doanh doanh nghiệp loại 2.2 NGHIÊN CỨU CHUYỂN ĐỔI MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC PHÕNG BAN SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÕNG BAN) Ở MỘT SỐ DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 2.2.1 Trƣờng hợp công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ CMC 2.2.1.1 Khái quát công ty CMC Trải qua 16 năm phát triển, CMC trở thành công ty công nghệ thông tin lớn mạnh hàng đầu Việt Nam với 1.600 nhân viên, tổng doanh thu năm 2008 đạt 2.277 tỷ đồng Hiện nay, hoạt động CMC chuyên biệt hóa không ngừng mở rộng sang nhiều lĩnh vực lấy công nghệ thông tin làm lực cốt lõi cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển thị trường 2.2.1.2 Mô hình tổ chức theo mô hình phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn CMC trước chuyển đổi hạn chế Khi thành lập, CMC tổ chức theo mô hình phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn Tài kế toán, Tổ chức nhân sự, Quan hệ công chúng, Hành tổng hợp, Xuất nhập khẩu, Quản lý chất lượng, Kinh doanh, Kỹ thuật (bao gồm: tích hợp hệ thống, giải pháp công nghệ, bảo hành bảo trì) Mỗi phòng trưởng phòng phụ trách TỔNG GIÁM ĐỐC Quản trị cấp cao phòng chức Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng tài - Vật tư - Xuất Tổ chức Quan hệ Hành Kế toán nhập nhân công chúng tổng hợp Phòng Quản Phòng Phòng lý chất Kinh Kỹ doanh thuật lượng Hình 2.2: Mô hình tổ chức CMC trƣớc thay đổ i Những hạn chế mô hình tổ chức theo mô hình phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn - Mối quan hệ không tương thích nhóm điều hành nhóm kinh doanh - Mối quan hệ không tương thích nhóm quản trị viên cao cấp khu vực chức nhóm kinh doanh đa chức - Việc phát triển sản phẩm chưa gắn kết với nhu cầu thị trường 11 2.2.1.3 Quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức theo phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) CMC Bước cho công tái cấu trúc thành lập nhóm dự án bao gồm thành viên nhà quản lý từ phận như: nghiên cứu phát triển, marketing, kinh doanh, tài chính, nhân nhằm phân tích tìm bất cập mô hình tổ chức doanh nghiệp Nhóm dự án kết luận rằng, CMC phải thay đổi mô hình tổ chức theo mô hình nhóm làm việc đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban để trở nên động Các đề xuất đưa bao gồm: - Thiết lập phân khúc thị trường Đó phân khúc thị trường bảo hiểm” với giải pháp cho quản lý thông tin khách hàng ngành bảo hiểm “phân khúc thị trường ngân hàng” với giải pháp lõi cho vận hành nghiệp vụ tích hợp ngành ngân hàng Mỗi phân khúc thị trường hoạt động nhóm kinh doanh đa chức có đủ lực quyền đưa định Đứng đầu phân khúc thị trường nhà quản trị cấp trung, chịu trách nhiệm khả sinh lời phát triển toàn phân khúc - Giảm dần rào cản chức Nhóm dự án đề xuất giảm dần rào cản phòng chức tái cấu trúc lại theo hướng phục vụ tốt hoạt động kinh doanh công ty Phương hướng tái cấu trúc đan xen chức với để phục vụ mục tiêu thống - Thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) dựa quy trình kinh doanh cốt lõi Nhóm dự án đề xuất thành lập nhóm làm việc liên phòng ban dựa hai quy trình kinh doanh chính, “Quy trình phát triển sản phẩm mới” “Quy trình hoàn thành đơn đặt hàng theo yêu cầu” Thực đề xuất nhóm dự án, mô hình tổ chức CMC có nhiều thay đổi Tuy giữ nguyên chức phòng chuyên môn mô hình trước tổ chức chế hoạt động thay đổi Mô hình tổ chức sau thay đổi đƣợc minh họa nhƣ hình vẽ sau: Tổng giám đốc Thông báo tới Quy trình phát triển sản phẩm Trưởng nhóm Kinh doanh Mô hình hƣớng tới khách hàng Trưởng nhóm Kinh doanh Nhóm phòng–ban Nhóm chức chéo (R&Dliên – Marketing Chất lượng – Tài chính) (R&D – Marketing -Chất lượng – Tài chính) Quản lý nhân Nhà quản trị OF Nhóm liên phòng ban Nhóm chức chéo (Tổ chức sản xuất: Dây truyền sản xuất – Kỹ sư) (Tổ chức sản xuất: dây truyền sản xuất - Kỹ sư) Hình 2.3: Mô hình tổ chức CMC sau thay đổ i Ví dụ điển hình thành lập nhóm dự án xây dựng hệ thống thông tin cho Ngân hàng Vietinbank Đây nhóm làm việc liên phòng thành lập sở chọn lọc nhân 12 từ phận chức liên quan phòng kinh doanh, tài - kế toán, kỹ thuật, hành chính, quản lý chất lượng… Cơ chế hoạt động theo hình thức độc lập, phận hoạt động theo chức chuyên môn phân công Điểm cải tiến nhóm làm việc liên phòng phòng trưởng nhóm phụ trách (được giám đốc trực tiếp bổ nhiệm phân công nhiệm vụ) Trưởng nhóm có quyền đạo, điều hành, phân công công việc, theo dõi, đốc thúc việc thực tất phận nhóm định kỳ báo cáo cho giám đốc Thực tế, mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng nhóm hoạt động công ty độc lập thu nhỏ với đầy đủ chức có đầu mối chịu trách nhiệm trực tiếp trưởng nhóm Điều mặt tạo chủ động cho nhóm việc giải công việc cụ thể phạm vi giao trách nhiệm, đồng thời giúp giảm áp lực điều hành lên Ban giám đốc công ty việc đạo giải công việc cụ thể hàng ngày Tuy vậy, cách tổ chức bộc lộ mặt hạn chế Đặc biệt, công tác quản lý nhân phải trì hai cấp: quản lý theo chuyên môn (theo mô hình mới) quản lý mặt hành (theo mô hình cũ) 2.2.2 Trƣờng hợp công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ công nghệ Tinh Vân 2.2.2.1 Khái quát công ty Tinh Vân Hiện nay, Tinh Vân phát triển theo định hướng mô hình công ty phát triển đa ngành, đa lĩnh vực lấy giải pháp công nghệ thông tin làm tảng cốt lõi Trong trình hoạt động, không dừng lại việc cung cấp phát triển sản phầm truyền thống công nghệ thông tin giải pháp phần mềm, tích hợp hệ thống, giải pháp điện cung cấp thiết bị phần cứng, Tinh Vân liên tục mở rộng sang lĩnh vực dịch vụ giá trị gia tăng dựa công nghệ thông tin tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp công nghệ tiên tiến phục vụ nhu cầu khách hàng 2.2.2.2 Mô hình tổ chức Tinh Vân trước chuyển đổi hạn chế Ban điều hành cấp cao PH NG TRI N KHAI K THU T PH NG TƯ V N I PH P CÔNG NGH Nhân viên phòng triển khai kỹ thuật Nhân viên phâng tư vấn giải pháp công nghệ PH NG KINH DOANH Nhân viên phòng kinh doanh Hình 2.4: Mô hình tổ chức Tinh Vân trƣớc thay đổ i Những hạn chế mô hình tổ chức theo mô hình phòng hoạt động theo lĩnh vực chuyên môn Tinh Vân - Sự không đồng tiêu thức đánh giá hiệu hoạt động phận chức - Sự khác biệt mục tiêu phận chức 13 2.2.2.3 Quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức Tinh Vân sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Để khắc phục bất cập tồn mô hình tổ chức doanh nghiệp, Tinh Vân định chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo mô hình với bước sau - Thiết lập phân khúc thị trường mới, thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) sở quy trình kinh doanh Tinh Vân thực chuyển đổi phận chức nằm trình kinh doanh doanh nghiệp (cụ thể như: kinh doanh, đặt hàng, triển khai kỹ thuật) thành nhóm làm việc liên phòng ban Đồng thời, để tập trung vào khách hàng tiềm năng, Tinh Vân đưa khúc thị trường viễn thông, hàng không - Thiết lập hệ thống tiêu thức đánh giá hiệu hoạt động thống nhóm làm việc liên phòng ban Các nhóm làm việc liên phòng ban lập có mục tiêu doanh số lợi nhuận rõ ràng để thúc đẩy cố gắng thay xung đột nội (một chuyển dịch hoạch định mục tiêu doanh thu ngân sách chức năng) trở thành thước đo mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá nhóm làm việc liên phòng ban thành lập - Thiết lập mục tiêu thống nhóm làm việc liên phòng ban Phương pháp dùng để đánh giá mục tiêu thành áp dụng cho nhóm với tất mục tiêu tài phi tài Để giữ cam kết, thành viên nhóm làm việc để tạo lập mục tiêu hàng năm, thương thuyết với ban điều hành cấp cao thay xung đột mục tiêu trước - Thiết lập diễn đàn trao đổi trao đổi thông tin nhóm làm việc liên phòng ban Tinh Vân tổ chức buổi họp nhóm hàng tuần, diễn đàn để chia sẻ thông tin nhóm Ban điều hành cấp cao Thông báo tới Lãnh đạo nhóm Tư vấn kỹ thuật – iải pháp công nghệ - Kinh doanh Hình 2.5: Mô hình tổ chức Tinh Vân sau thay đổ i Bằng việc tạo lập nhóm làm việc liên phòng ban, khả quản lý mặt quy trình kinh doanh theo mục tiêu đặt ra, quy trình hoạt động hoạt động doanh nghiệp trở nên thông suốt Trong mô hình tổ chức mới, hiệu hoạt động nhân viên kinh doanh đánh giá theo lợi nhuận, nhân viên triển khai kỹ thuật đánh giá theo chất lượng triển khai hài lòng khách hàng, nhân viên đặt hàng đánh giá theo tiến độ đặt hàng chất lượng giá chủng loại hàng đặt Điều giúp giảm thời gian triển khai hợp đồng Nhìn cách tổng thể trọng tâm tái cấu trúc mô hình tổ chức Tinh Vân cấu trúc lại máy kinh doanh công nghệ, hình thành trung tâm lợi nhuận, 14 trung tâm tập trung cho số sản phẩm để tạo chu trình bán hàng khép kín Điểm bật mô hình tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường công nghệ thông tin 2.2.3 Kết khảo sát số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Để phân tích đánh giá trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam, tác giả tiến hành khảo sát 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam (trong có 03 doanh nghiệp quy mô lớn 47 doanh nghiệp có quy mô trung bình) vấn nhà quản lý cấp doanh nghiệp với hàng loạt câu hỏi xoay quanh hai nội dung: mục tiêu việc chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, ảnh hƣởng việc chuyển đổi Kết khảo sát thể với nhận định sau 2.2.3.1 Về mục tiêu việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) - Thiết lập mô hình quản lý phi tập trung doanh nghiệp - Loại bỏ bớt cấp bậc quản lý doanh nghiệp - Giảm dần rào cản chức phận doanh nghiệp - Thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) doanh nghiệp Việc thiết lập nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) cho dự án tích hợp công nghệ thông tin mang tính triển khai diện rộng công nghệ cao mục tiêu trình tái cấu trúc doanh nghiệp Trong trình này, chuyên gia từ phận theo chức độc lập kỹ thuật triển khai, tư vấn công nghệ, kinh doanh, marketing, tài chính, chất lượng tập hợp thành nhóm làm việc liên phòng ban để xây dưng, triển khai, kinh doanh dự án có tính chất triển khai diện rộng phức tạp công nghệ, với mục tiêu kết xác định Bằng việc tạo lập nhóm làm việc liên phòng ban, doanh nghiệp có đủ khả quản lý mặt quy trình kinh doanh theo mục tiêu đặt ra, quy trình hoạt động trở nên thông suốt Bảng 2.2: Kết điều tra mục tiêu chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam Đơn vị tính : % Doanh nghiệp quy mô lớn Doanh nghiệp quy mô vừa Mục tiêu Hoàn Không Hoàn toàn Hoàn Không Hoàn toàn Chuyển đổi toàn ý kiến Không toàn ý kiến Không đồng ý đồng ý đồng ý đồng ý Thiết lập mô hình quản lý 100 0 63 14 23 phi tập trung Loại bỏ bớt cấp bậc 67 33 73 14 13 quản lý Giảm rào cản chức 100 0 83 14 phận doanh nghiệp Thiết lập nhóm làm việc 100 0 58 14 28 Nguồn : Khảo sát trạng chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam, 2009, tác giả 15 2.3.2.2 Về ảnh hưởng khía cạnh người phong cách quản lý tiến hành chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) Bảng 2.3: Số lƣợng nhân viên cán quản lý cấp trung tham gia khảo sát Đơn vị tính : người Số lƣợng đối tƣợng kiểm soát Công ty CMC Công ty Tinh Vân A NHÂN VIÊN Nhân viên kinh doanh 70 78 Nhân viên lập trình 50 56 Nhân viên dịch vụ 60 66 Tổng số 180 200 B CÁN BỘ QUẢN LÝ Quản lý Phòng Kinh doanh 8 Quản lý Phòng Lập trình 6 Quản lý Phòng Dịch vụ 6 Tổng số 20 20 Kết khảo sát - Về ảnh hưởng khía cạnh người: Để tiến hành đánh giá tác động khía cạnh người chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, tác giả xây dựng loạt câu hỏi nhằm đánh giá tác động, mặt tiêu cực mặt tích cực đội ngũ nhân viên hai công ty với vấn đề cụ thể sau:  Những tác đô ̣ng tiêu cực : iảm vai trò cá nhân; Sự bất tiện; Sự không chắn; Mối quan hệ rắc rối cá nhân với  Những ảnh hưởng tích cực: Hiểu biết rộng tình hình kinh doanh; Kinh nghiệm làm việc môi trường hợp tác liên phòng ban; Phạm vi rộng công việc dẫn đến việc học hỏi kiến thức kỹ liên quan thuận lợi hơn; Thỏa mãn nghề nghiệp nhóm nhân viên Bảng 2.4: Kết điều tra khảo sát nhân viên công ty CMC ảnh hƣởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hƣởng Nhân viên Kinh doanh Nhân viên Lập trình Nhân viên Dịch vụ Đồng Không Không Đồng Không Không Đồng Không Không ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến A Ảnh hưởng tiêu cực Vai trò cá nhân 79 14 70 14 16 75 20 Sự không chắn 72 23 70 10 20 67 27 Mối quan hệ cá 64 12 24 70 10 20 66 27 nhân doanh nghiệp B Ảnh hưởng tích cực Hiểu biết nhân 84 11 71 20 75 18 viên tình hình kinh doanh doanh nghiệp Sự thỏa mãn 64 11 25 60 10 20 75 18 nghề nghiệp Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức CMC, 2009, tác giả 16 Bảng 2.5: Kết điều tra khảo sát nhân viên công ty Tinh vân ảnh hƣởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hƣởng Nhân viên Kinh doanh Đồng Không Không ý Ý kiến Đồng ý Nhân viên Lập trình Đồng Không Không ý Ý kiến Đồng ý Nhân viên Dịch vụ Đồng Không Không ý Ý kiến Đồng ý A Tác động tiêu cực - Sự bất tiện 74 10 16 72 10 18 75 17 công việc B Tác động tích cực - Kinh nghiệm làm 70 24 62 29 75 19 việc môi trường hợp tác liên phòng ban - Sự hiểu biết rộng 71 24 72 19 76 18 phạm vi công việc - Sự thỏa mãn 64 31 71 24 76 20 nghề nghiệp Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức Tinh vân, 2009, tác giả  Đối với nhóm cán quản lý cấp trung: Bảng 2.6: Kết điều tra khảo sát cán quản lý công ty CMC ảnh hƣởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức Đơn vị tính : % Quản lý Kinh doanh Quản lý Lập trình Quản lý Dịch vụ Lĩnh vực ảnh Đồng Không Không Đồng Không Không Đồng Không Không hƣởng ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến ý đồng ý ý kiến A Tác động tiêu cực Vai trò cá nhân 63 12 25 84 16 84 16 Mối quan hệ 62 38 67 33 84 16 cá nhân công việc B Tác động tích cực - Sự thỏa mãn 62 38 50 50 83 17 nghề nghiệp Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức CMC, 2009, tác giả  Tổng hợp so sánh: Bảng 2.7: So sánh kết điều tra nhân viên ảnh hƣởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức đến thỏa mãn nghề nghiệp hai công ty CMC Tinh vân Đơn vị tính : % Công ty CMC Công ty Tinh Vân Không Hoàn toàn Hoàn Không Hoàn toàn Hoàn toàn Nhân viên có Không toàn có Không đồng ý ý kiến đồng ý đồng ý ý kiến đồng ý Nhân viên kinh doanh 64 11 25 64 31 Nhân viên lập trình 60 10 30 71 24 Nhân viên dịch vụ 75 18 76 20 Nguồn : Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức CMC Tinh vân, 2009, tác giả 17 - Về ảnh hưởng phong cách quản lý doanh nghiệp chuyển đổi: Để đánh giá ảnh hưởng phong cách quản lý doanh nghiệp chuyển đổi mô hình tổ chức, tác giả đưa hàng loạt câu hỏi xoay vấn đề sau:  Những mặt tích cực :  Đẩy mạnh mối quan hệ hệ thống quản lý nhân viên :  Phá bỏ quan niệm rào cản chức năng, hướng bên ngoài:  Tập trung vào khách hàng:  Những mặt tiêu cực :  Dứt bỏ vỏ bọc lãnh đạo hệ thống cấp bậc có: Kết điều tra thu sau:  Đối với nhóm cán quản lý cấp trung CMC: Bảng 2.8: Kết điều tra cán quản lý cấp trung ảnh hƣởng phong cách quản lý chuyển đổi mô hình tổ chức công ty CMC Đơn vị tính : % Quản lý Kinh doanh Quản lý Lập trình Quản lý Dịch vụ Hoàn Hoàn Hoàn Lĩnh vực ảnh toàn Không Không toàn Không Không Không Không toàn hƣởng đồng ý kiến đồng ý đồng ý kiến đồng ý ý kiến đồng ý đồng ý ý ý Đẩy mạnh mối 75 25 83 17 100 0 quan hệ hệ thống quản lý nhân viên 2.Tập trung vào 62 38 50 50 100 0 khách hàng Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức CMC, 2009, tác giả  Đối với nhóm cán quản lý cấp trung Tinh vân: Bảng 2.9: Kết điều tra cán quản lý cấp trung ảnh hƣởng phong cách quản lý chuyển đổi mô hình tổ chức công ty Tinh vân Đơn vị tính : % Lĩnh vực ảnh hƣởng Quản lý Kinh doanh Hoàn toàn Không Không đồng ý kiến đồng ý ý 63 37 Quản lý Lập trình Hoàn toàn đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Quản lý Dịch vụ Hoàn toàn đồng ý Không ý kiến Không đồng ý Phá bỏ quan 67 33 83 17 niệm rào cản chức năng, hướng bên Dứt bỏ vỏ bọc 87 13 67 33 83 17 lãnh đạo hệ thống cấp bậc có Nguồn: Khảo sát ảnh hưởng việc chuyển đổi mô hình tổ chức Tinh vân, 2009, tác giả 18 2.3 Đánh giá chung trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 2.3.1.Nhận xét trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam Trong trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban, doanh nghiệp công nghệ thông tin thực nhiều bước cụ thể: 2.3.1.1 Xác định quy trình sản xuất cốt lõi lập nên nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) Thực tế, để xác định quy trình sản xuất cốt lõi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban, nhà lãnh đạo đặt câu hỏi: Ai khách hàng công ty? Những luồng di chuyển đầu vào đầu làm tăng giá trị? Những sản phẩm chủ yếu mà khách hàng muốn công ty cung cấp? Cần có bước để sản xuất sản phẩm đó? Việc xác định quy trình kinh doanh cốt lõi giúp hợp nhóm làm việc, tạo điều kiện cho công việc diễn cách trôi chảy kiểm soát làm cho phận doanh nghiệp hoạt động xoay quanh mục tiêu chung 2.3.1.2 Tập trung vào khách hàng mục tiêu lớn quy trình kinh doanh Trong môi trường kinh doanh mới, triển vọng khách hàng cung cấp ý tưởng lẫn mục tiêu cho hoạt động doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban, nhà lãnh đạo doanh nghiệp - người đóng vai trò quan trọng việc tạo mục tiêu quy trình kinh doanh cốt lõi - nhận thức quy trình kinh doanh cốt lõi dựa theo khách hàng bên quản lý nội 2.3.1.3 Phân công chủ sở hữu quy trình Một bước quan trọng khác quy trình chuyển đổi sang mô hình tổ chức liên phòng ban giao trách nhiệm rõ ràng cho chủ sở hữu quy trình Chủ sở hữu quy trình có trách nhiệm quản lý thông tin, nguyên liệu, nguồn lực doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp, họ đóng vai trò chức độc lập 2.3.1.4 Phát giảm bớt rào cản quy trình Nhằm thúc đẩy thay đổi, doanh nghiệp phải giảm bớt rào cản phòng ban quy trình kinh doanh cốt lõi mình, họp nhóm hàng tuần, đó, thành lập, điều giúp cho thông tin chia sẻ nhóm làm việc diễn đàn Các bƣớc chiến lƣợc trình chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban đƣợc minh họa nhƣ hình vẽ sau: Đặt việc tập trung vào khách hàng mục tiêu lớn cho quy trình (3) Phân công chủ sở hữu quy trình (4) Xác định quy trình hoạt động cốt lõi (1) Lập nhóm chức chéo (2) Lập nhóm liên phòng ban Loại bỏ rào cản (5) Hình 2.6: Các bƣớc chiến lƣợc quá trình chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban 19 2.3.2 Những ưu điểm hạn chế việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 2.3.2.1 Về ưu điểm - Giảm dần rào cản chức phòng ban - Quyết định chuyển xuống cấp thấp - Năng lực đội ngũ nhân viên nâng cao - Tận dụng nguồn lực doanh nghiệp 2.3.2.2 Về mặt hạn chế - Trùng lặp chức quyền hạn nhóm làm việc liên phòng ban phận chức chuyên trách - Tâm lý đội ngũ nhân viên bị ảnh hưởng trình thay đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp Tóm lại, việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức – mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban ví “đại phẫu thuật” nhằm hướng tới mục đích cao nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Đặc điểm bật mô hình tính tập trung, gọn nhẹ đặc biệt có cấp bậc quản lý, phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp gần gũi với thay đổi nhanh chóng thị trường công nghệ thông tin 20 CHƯƠNG MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VỀ CHUYỂN ĐỔI SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN) ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM 3.1 CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH MỚI 3.1.1 Về hội 3.1.1.1 Thứ nhất, Việt Nam đánh giá thị trường đầy tiềm công nghệ thông tin 3.1.1.2 Thứ hai, trình hội nhập kinh tế quốc tế tạo hội cho doanh nghiệp mở rộng thị trường nước 3.1.1.3 Thứ ba, với xuất doanh nghiệp hàng đầu giới công nghệ thông tin thông qua hoạt động đầu tư trực tiếp vào Việt Nam, doanh nghiệp nội địa có hội học hỏi kinh nghiệm cách thức tổ chức phong cách quản lý tiên tiến 3.1.2 Về thách thức 3.1.2.1 Thứ nhất, phần lớn doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam có quy mô nhỏ, lực cạnh tranh hạn chế 3.1.2.2 Thứ hai, doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam phải đối mặt với đối thủ cạnh tranh từ nước 3.1.2.3 Thứ ba, nguy thiếu hụt nhân lực doanh nghiệp công nghệ thông tin sức hút nhân lực từ doanh nghiệp nước đầu tư vào Việt Nam 3.2 MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ VỀ CHUYỂN ĐỔI SANG MÔ HÌNH TỔ CHỨC THEO CÁC NHÓM LÀM VIỆC (ĐẶC THÙ THEO NHÓM LÀM VIỆC LIÊN PHÕNG BAN) ĐỐI VỚI CÁC DOANH NGHIỆP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VIỆT NAM Việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam chuyển đổi phù hợp với nhu cầu thực tế Tuy nhiên, chuyển đổi dù lớn hay nhỏ quy mô mô hình tổ chức gây tác động nhiều mặt, mặt tích cực tiêu cực Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải chuyển đổi mà điều tùy thuộc vào quy mô, vào lĩnh vực hoạt động chủ yếu doanh nghiệp Do vậy, việc xác định rõ quan điểm, đưa nguyên tắc, xác định bước giải pháp cho trình chuyển đổi cần thiết 3.2.1 Về quan điểm Mặc dù việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban chứng tỏ phù hợp với số doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam phù hợp với tất doanh nghiệp Việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức tùy thuộc vào quy mô, vào lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp Với doanh nghiệp có quy mô trung bình, lĩnh vực hoạt động đa dạng việc hình thành nhóm làm việc riêng để triển khai dự án mang trọn gói hay phát triển sản phẩm cần thiết Với doanh nghiệp có quy mô lớn, chuyên triển khai dự án lớn việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm cần thiết Tuy nhiên, với doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động nhiều lĩnh vực xuất xu hướng hình thành công ty hoạt động lĩnh vực chuyên biệt 21 3.2.2 Những nguyên tắc trình chuyển đổi 3.2.2.1 Thứ nhất, chuyển đổi phải hướng đến phát triển 3.2.2.2 Thứ hai, chuyển đổi phải đảm bảo tính hệ thống 3.2.2.3 Thứ ba, chuyển đổi phải đảm bảo tính kế thừa 3.2.2.4 Thứ tư, chuyển đổi phải đảm bảo kết hợp hài hòa lợi ích Chuyển đổi mang tính hệ thống Chuyển đổi mang tính phát triển Chuyển đổi mang tính hài hòa cân đối Chuyển đổi mang tính kế thừa Hình 3.1: Những nguyên tắc tiến hành chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban 3.2.2.5 Thứ năm, chuyển đổi mô hình tổ chức phải hướng đến mục tiêu nâng cao tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Yếu tố ảnh hưởng tâm lý đội ngũ nhân viên doanh nghiệp Tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Khả kết hợp tổng hợp chuyên sâu doanh nghiệp Khả kết hợp tập trung phân quyền doanh nghiệp Hình 3.2: Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu hoạt động doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc 3.2.3 Một số nhóm giải pháp hỗ trợ trình chuyển đổi mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam 3.2.3.1 Nhóm giải pháp người doanh nghiệp - Xây dựng chương trình giáo dục nhận thức cho người lao động doanh nghiệp Việc xây dựng chương trình giáo dục nhận thức nhằm mục đích giúp người lao động thay đổi quan niệm thân dễ thích ứng với thay đổi cách thức làm việc, phong cách quản lý văn hóa doanh nghiệp doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi mô hình tổ chức cần thiết, giúp người lao động trở nên tự tin không vào khả đưa định, mà vào thành viên phận chức khác để nói lên vấn đề khó khăn trình hợp tác công việc - Tạo điều kiện cho người lao động trực tiếp tham gia vào trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp Nhìn chung, người lao động tham gia vào trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp không làm giảm cảm giác bất tiện hệ thống với công việc mới, mà tạo cảm giác sở hữu thỏa mãn công việc Do vậy, để chuyển từ thái độ đối nghịch sang thái độ hợp tác, nhà quản lý 22 doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho họ tham gia, lôi kéo họ vào bước thực trình chuyển đổi mô hình tổ chức trình định cung cấp nguồn lực cần thiết để thực chuyển đổi, bước giúp người lao động hiểu mục đích trì động lực cho trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp - Hướng dẫn khích lệ người lao động doanh nghiệp Giải pháp dựa vào việc nhà lãnh đạo đưa hướng dẫn khích lệ người lao động, người chịu ảnh hưởng trực tiếp từ trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp Với hướng dẫn giải thích lãnh đạo doanh nghiệp, người lao động doanh nghiệp công nghệ thông tin hiểu nắm rõ thông tin cần thiết suốt trình chuyển đổi Ngoài ra, việc truyền đạt tâm ủng hộ cá nhân phận tham gia tích cực vào trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp công nghệ thông tin khuyến khích người lao động tham gia tích cực vào trình chuyển đổi Xây dựng chương trình giáo dục nhận thức Con người doanh nghiệp Hướng dẫn khích lệ Người lao động Để Người lao động trực tiếp tham gia vào trình chuyển đổi mô hình tổ chức Hình 3.3: Nhóm giải pháp ngƣời doanh nghiệp Nói tóm lại, việc lãnh đạo doanh nghiệp dành thời gian vào việc hướng dẫn khích lệ người lao động để phát triển tầm nhìn, chia sẻ - phương pháp làm việc chung - tương tác hai chiều giúp người lao động trở nên tự tin vào nhiệm vụ mới, đặc biệt đưa nhà quản lý người lao động gắn kết chặt chẽ trình làm việc, để đạt thỏa mãn khách hàng 3.2.3.2 Nhóm giải pháp xây dựng môi trường làm việc doanh nghiệp Để đạt mục đích đề tiến hành chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp cần: - Xây dựng bầu không khí tin tưởng nơi làm việc doanh nghiệp Xây dựng bầu không khí tin tưởng nơi làm việc việc làm cần thiết doanh nghiệp Đó môi trường làm việc, mà đó: o Mọi người tin tưởng lẫn o Người lãnh đạo có trách nhiệm kết trình chuyển đổi o Người lao động có động lực để học hỏi thể tiến bộ, có tầm nhìn Để thực yêu cầu này, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần trao quyền cho nhân viên mình, họ dành nhiều thời gian cho tìm hiểu thực tế, tìm chuyển đổi cần thiết Trong cách quản lý này, họ bắt đầu xây dựng phong cách làm việc mang tính hỗ trợ mang tính điều khiển 23 - Xây dựng môi trường giao tiếp hiệu doanh nghiệp Giao tiếp hiệu giúp người lao động hiểu phương diện công việc họ khác kết chuyển đổi mô hình tổ chức, trải qua căng thẳng liên quan tới công việc suốt trình chuyển đổi Do vậy, cần xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả, thông qua việc sử dụng phương thức thảo luận nhóm công cụ để thông báo vận hành mô hình tổ chức mới, lợi ích với doanh nghiệp với người lao động doanh nghiệp Xây dựng bầu không khí tin tưởng nơi làm việc Môi trường làm việc Xây dựng môi trường giao tiếp hiệu Hình 3.4: Nhóm giải pháp môi trƣờng làm việc doanh nghiệp 3.2.3.3 Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp - Tạo khả liên kết doanh nghiệp o Thứ nhất, tạo khả liên kết nhóm doanh nghiệp Thực tế cho thấy, với buổi trao đổi nhóm, vai trò đầu tầu tiến trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, nhà lãnh đạo tìm hiểu, thu thập cuối tạo hệ thống thông tin liên kết để hỗ trợ hiệu cho trình chuyển đổi triển khai o Thứ hai, tạo khả liên kết doanh nghiệp khách hàng Việc tạo khả liên kết quan hệ tương tác rộng nhóm doanh nghiệp với khách hàng giúp người lao động nhóm biết thị trường hay khách hàng mà doanh nghiệp hoạt động cần gì, từ người lao động doanh nghiệp qua kênh chia sẻ thông tin buổi làm việc gặp gỡ theo nhóm, cung cấp tư vấn thông tin cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp để có bước chuẩn bị cần thiết hay điều chỉnh trình chuyển đổi mô hình tổ chức hướng - Xây dựng hệ thống trao đổi phản hồi thông tin doanh nghiệp o Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin Thông thường, nhà quản lý doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam xây dựng hệ thống trao đổi thông tin, thông qua việc khuyến khích tự trao đổi thông tin nhiều cách: buổi họp nhóm đề cập, email, quy mô hệ thống phần mềm quản trị thông tin doanh nghiệp o Xây dựng hệ thống phản hồi thông tin Cách thức tạo hệ thống phản hồi thông tin doanh nghiệp thực cách hoán đổi nhân viên nhóm xác định cá nhân chịu trách nhiệm không thức việc giám sát phản hồi ý kiến trình chuyển đổi hay công việc nhóm khác Tạo khả liên kết phát triển doanh nghiệp Chia sẻ liên kết thông tin Xây dựng hệ thống trao đổi phản hồi thông tin Hình 3.5: Nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp 24 KẾT LUẬN Môi trường kinh tế - xã hội dẫn tới chuyển đổi lớn sách kinh tế nước giới Những nhân tố ảnh hưởng đến thành công doanh nghiệp thay đổi Những tổ chức truyền thống với kênh liên lạc dài, khoảng thời gian kiểm soát hạn hẹp, thiếu phản hồi, thiếu quan tâm đến chất lượng khả thích ứng với thay đổi nhanh chóng cần thiết thị trường Những thay đổi nhanh chóng ngành công nghệ thông tin Việt nam, cạnh tranh toàn cầu, kỳ vọng khách hàng ngày cao, dường tạo kỷ nguyên thay đổi Nhiều doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt nam thực thay đổi quan trọng chiến lược cách thức hoạt động Nhiều cải cách mô hình tổ chức thực doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam (đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lớn trung bình), nhằm nâng cao hiệu kiểm soát nội thích ứng với thay đổi môi trường bên Đề tài: “Nghiên cứu chuyể n đổ i mô hình tổ chức từ mô hình làm viê ̣c các phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm viê ̣c đố i với những doanh nghiê ̣p thuộc liñ h vực công nghê ̣ thông tin tại Viê ̣t Nam” hoàn thành mục tiêu đề nghiên cứu có đóng góp sau đây: Thứ nhất, hệ thống hóa làm rõ vấn đề lý luận chuyể n đổ i mô hình tổ chức doanh nghiệp, từ mô hin ̀ h làm viê ̣c các phò ng ban đô ̣c lâ ̣p sang mô hiǹ h nhóm làm viê ̣c liên phòng ban Thứ hai, phân tích làm rõ thực trạng chuyể n đổ i mô hiǹ h tổ chức từ mô hiǹ h làm viê ̣c phòng ban độc lập sang mô hình nhóm làm việc (đặc thù theo nhóm làm việc liên phòng ban) số doanh nghiê ̣p ho ạt động liñ h vực công nghê ̣ thông tin ta ̣i Viê ̣t Nam công ty CMC công ty Tinh Vân Đồng thời, đề tài điều tra, khảo sát 50 doanh nghiệp công nghệ thông tin có quy mô lớn trung bình xoay quanh vấn đề mục tiêu việc chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp ảnh hưởng việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban Thứ ba, từ phân tích thời cơ, thách thức doanh nghiệp Việt Nam hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin, luận án đề xuất khuyến nghị việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức theo nhóm làm việc liên phòng ban doanh nghiệp công nghệ thông tin Việt Nam nội dung: Những nguyên tắc trình chuyển đổi hệ thống giải pháp hỗ trợ trình chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp, bao gồm nhóm giải pháp người doanh nghiệp; Nhóm giải pháp xây dựng môi trường làm việc doanh nghiệp; nhóm giải pháp chia sẻ liên kết thông tin doanh nghiệp