MỤC LỤC Danh mục chữ viết tắt Danh mục sơ đồ, bảng biểu Tóm tắt luận văn LỜI MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined CHƢƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ Error! Bookmark not defined 1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ.Error! Bookmark not defined 1.1.1 Kiểm soát quản lý Error! Bookmark not defined 1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội Error! Bookmark not defined 1.2 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦError! Bookmark not defined 1.2.1 Khái quát tổ chức phi phủ Error! Bookmark not defined 1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ nước Error! Bookmark not defined CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM Error! Bookmark not defined 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển tổ chức phi phủ CARE Quốc tế Error! Bookmark not defined 2.1.2 Giới thiệu tổ chức phi phủ CARE Quốc tế Việt Nam.Error! Bookma 2.1.3 Hoạt động tổ chức phi phủ CARE Quốc tế Việt Nam Error! Bookmark not defined 2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY Error! Bookmark not defined 2.2.1 Môi trường kiểm soát Error! Bookmark not defined 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán Error! Bookmark not defined 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát Error! Bookmark not defined 2.3 NHỮNG NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TẠI TỔ CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM Error! Bookmark not defined 2.3.1 Kiểm soát khoản thu Error! Bookmark not defined 2.3.2 Kiểm soát nội tiền Error! Bookmark not defined 2.3.3 Kiểm soát khoản chi Error! Bookmark not defined 2.3.4 Kiểm soát công tác mua sắm, ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấnError! Bookm 2.3.5 Kiểm soát tài sản cố định Error! Bookmark not defined 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark CHƢƠNG III: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM Error! Bookmark not defined 3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM Error! Bookmark not defined 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện Error! Bookmark not defined 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện Error! Bookmark not defined 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAMError! Bookmark not define 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Error! Bookmark not defined 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán.Error! Bookmark not defined 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ.Error! Bookmark not defined 3.2.4 Hoàn thiện nội dung kiểm soát nội bộError! Bookmark not defined KẾT LUẬN 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined PHỤ LỤC i LỜI MỞ ĐẦU TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Việc thiết lập trì hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) hữu hiệu có ý nghĩa vô quan trọng công tác quản lý tổ chức, doanh nghiệp HTKSNB giúp cho trình hoạt động tổ chức, doanh nghiệp tiến hành cách thuận lợi Việc trao đổi thông tin phận, từ cấp xuống cấp từ cấp lên cấp thực đầy đủ kịp thời có độ tin cậy cao Các sách, qui định tổ chức hay quan chức cập nhật tuân thủ đầy đủ Là tổ chức phi phủ nước thuộc hệ thống tổ chức phi phủ CARE Quốc tế, hoạt động lĩnh vực viện trợ nhân đạo, tổ chức CARE Quốc tế Việt Nam thực nhiều chương trình, dự án thuộc nhiều lĩnh vực, có kết hợp với nhiều quan, tổ chức khác nhiều địa bàn khác nhau, thông tin luân chuyển theo nhiều chiều, điều dẫn đến sai sót trọng yếu gian lận có khả xảy Hơn nữa, HTKSNB CARE VN xây dựng vận hành nhiều thiếu sót Để khắc phục hạn chế giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả, việc hoàn thiện nâng cao vai trò HTKSNB tổ chức cần thiết Dựa kiến thức học kiểm soát nội thực tế công việc CARE VN, lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ CARE quốc tế Việt Nam” MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trên sở vấn đề lý luận kiểm soát nội bộ, hệ thống kiểm soát nội đánh giá thực trạng tình hình kiểm soát nội tổ chức ii CARE VN luận văn đưa giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB tổ chức ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU  Đối tượng nghiên cứu: Các yếu tố, qui định, sách HTKSNB tổ chức vận hành HTKSNB CARE VN  Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu thực tiến vận hành HTKSNB CARE VN, từ đưa giải pháp hoàn thiện HTKSNB CARE VN PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn ứng dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể bao gồm nghiên cứu tài liệu, tổng hợp, phân tích, hệ thống hoá để đánh giá thực trạng vận hành HTKSNB CARE VN NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN - Hệ thống hoá vấn đề lý luận nói chung kiểm soát quản lý hệ thống kiểm soát nội - Phân tích đánh giá thực trạng HTKSNB CARE VN - Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTKSNB CARE VN để góp phần tăng cường hiệu hoạt động quản lý tổ chức KẾT CẤU LUẬN VĂN: Ngoài phần mở đầu phần kết luận, luận văn bao gồm chương sau: Chƣơng I: Những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ Chƣơng II: Thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ CARE quốc tế Việt Nam Chƣơng III: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nộ tổ chức phi phủ CARE quốc tế Việt Nam iii CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ 1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ 1.1.1 Kiểm soát quản lý Có nhiều quan điểm khác quản lý chung quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Trong trình này, chức kiểm soát đề cao biết mức sát thực quản lý Quá trình kiểm soát việc xác định mục tiêu kết thúc đạt mục tiêu Kiểm soát quy trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm hoạt động hoàn tất theo cách thức đưa đến việc đạt mục tiêu tổ chức 1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội 1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Qua trình nghiên cứu có nhiều định nghĩa khác HKSNB Tựu chung lại đến khái niệm HTKSNB sau: Hệ thống kiểm soát nội toàn sách thủ tục kiểm soát thiết lập nhằm bảo đảm hiệu hiệu hoạt động đơn vị: Bảo đảm tuân thủ qui định đơn vị pháp luật Nhà nước; Bảo đảm độ tin cậy thông tin bảo vệ tài sản đơn vị Hệ thống kiểm soát nội phải hiểu hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay cho kiểm soát nội thuộc nhà quản lý Mà kiểm soát nội phải hệ thống nhằm huy động iv thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động, họ nhân tố định thành chung 1.1.2.2 Mục đích hệ thống kiểm soát nội Khi thiết lập vận hành HTKSNB, nhà quản lý doanh nghiệp hướng tới mục đích vạch sẵn Mục đích HTKSNB bao gồm(1) điều hành quản lý hoạt động hiệu quả, (2) áp dụng triệt để sách nội bộ, (3) phòng tránh phát vướng mắc, gian lận sai sót, (4)tính xác, đầy đủ, tin cậy thông tin, (5) tuân thủ luật pháp 1.1.2.3 Các phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên bên đơn vị, tác động đến việc thiết kế sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến hoạt động tính hữu hiệu sách đơn vị Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù quản lý; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác kế hoạch; Bộ phận kiểm toán nội bộ; Uỷ ban kiểm soát; Các yếu tố bên Hệ thống thông tin kế toán hệ thống dùng để ghi chép, tính toán phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp lập báo cáo nghiệp vụ phát sinh Hệ thống thông tin kế toán đơn vị, tổ chức bao gồm yếu tố cấu thành: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán hệ thống báo cáo kế toán Các thủ tục kiểm soát xây dựng nhằm ngăn ngừa phát sai sót, gian lận, đảm bảo thực mục tiêu cụ thể tổ chức Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa nguyên tắc sau: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn 1.2 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ (Non-governmental organization- NGOs) 1.2.1 Khái quát tổ chức phi phủ v Tổ chức Phi Chính Phủ tổ chức Nhà nước, hoạt động tự nguyện theo tôn mục đích tổ chức xác định khuôn khổ luật pháp Quốc tế nước Tổ chức Phi Chính Phủ hoạt động phi lợi nhuận, phi thương mại với mục đích khác nhau, thông thường nhằm đẩy mạnh mục tiêu trị, xã hội, triết lý nhân văn bảo vệ môi trường thiên nhiên, khuyến khích việc tôn trọng quyền người, cải thiện mức phúc lợi cho người bị thiệt thòi Có hai hình thức tổ chức phi phủ Việt Nam, tổ chức phi phủ nước -VNGO tổ chức phi phủ nước hay gọi tổ chức phi phủ quốc tế - INGO Hiện nay, có khoảng 500 TCPCPNN hoạt động Việt Nam, đa số số tổ chức từ Tây Âu, Bắc Mỹ khu vực Châu - Thái Bình Dương Ban điều phối viện trợ nhân dân (PACCOM), phận chức năng, chuyên trách công tác phi phủ nước thuộc Liên hiệp tổ chức hữu nghị Việt Nam, thành lập ngày 10/6/1989 Các TCPCPNN Việt Nam hàng năm cung cấp khoản viện trợ không hoàn lại khoảng 80 triệu đôla Mỹ Chủ yếu TCPCPNN hoạt động theo phương pháp tiến hành chương trình, dự án hoạt động nguồn viện trợ không hoàn lại 1.2.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ nƣớc 1.2.2.1 Môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý: Đối với hoạt động TCPCPNN, sản phẩm kết trình lâu dài thể nhiều mặt kinh tế, xã hội, trị…Do kiểm soát chất lượng chương trình, dự án theo trình thực cần thiết, điều đòi hỏi nhà quản lý phải xây dựng qui trình thực chương trình, dự án cụ thể tạo sở cho công vi tác kiểm soát đạt kết tốt Mặt khác, TCPCPNN hoạt động nguồn viện trợ nhà tài trợ không chịu sức ép việc tạo lợi nhuận, đặc điểm tạo tâm lý tiêu tiền “chùa”, chạy theo mục đích kinh tế cá nhân, nhiều đối tượng tham gia vào hoạt động dự án quên sứ mệnh nhân đạo- triết lý hành động bản, xuyên suốt hoạt động TCPCPNN Các nhà quản lý TCPCPNN cần phải nhận thức rõ điều có thái độ đắn để đưa qui định, sách tài nhằm đảm bảo kiểm soát hoạt động nhằm đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức: Các TCPCPNN dù hoạt động hay nhiều lĩnh vực tổ chức có điểm chung thực nhiều dự án nhiều vùng miền khác dự án có kết hợp với đối tác quan, tổ chức hay quyền địa phương Do vậy, để quản lý có hiêu , cấu TCPCPNN phải đảm bảo phân chia quyền hạn, trách nhiệm xuống đơn vị thực dự án, để tạo điều kiện chủ động thực cho đơn vị này, đồng thời quyền hạn cần phân chia phần cho đơn vị đối tác đảm bảo hợp tác bình đẳng Tuy nhiên, muốn kiểm soát tốt cần phải có chế kiểm soát hữu hiệu Chính sách nhân sự: Cũng tổ chức, doanh nghiệp nào, đội ngũ nhân viên TCPCPNN đòi hỏi phải người có kiến thức, có lực phẩm chất đạo đức tốt Hơn nữa, hoạt động TCPCPNN mang tính nhân đạo, hỗ trợ cho phát triển cộng đồng dân cư nghèo khó, đội ngũ nhân viên tổ chức người trực tiếp đem đến cho người dân nghèo kiến thức, hiểu biết xã hội thân họ phải người có tâm, biết chia sẻ với người nghèo khó, có hiểu biết xã hội sâu rộng, kiến thức cần trau dồi thường xuyên để bắt kịp với phát triển xã hội Chính vậy, vii TCPCPNN nào, sách đào tạo phần quan trọng sách nhân Công tác kế hoạch: Hoạt động TCPCPNN tiến hành thực quản lý chương trình, dự án Tiến độ thực dự án vấn đề quan trọng mà dự án đặt Với thời gian đinh, lượng vốn cố đinh, để thực kiểm soát hoạt động dự án, đòi hỏi tổ chức phải xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể theo giai đoạn, kế hoạch chi tiêu ngân sách rõ ràng, chặt chẽ Đặc biệt, chưong trình, dự án TCPCPNN thực với phối hợp với đối tác, điều yêu cầu xây dựng kế hoạch hoạt động hợp lý để đảm bảo phối hợp thực bên Môi trường kiểm soát bên ngoài: HTKSNB TCPCPNN chịu tác động nhiều yếu tố bên ngoài, tuân thủ theo luật pháp Quốc tế, theo quản lý Nhà nước nước sở với văn pháp luật qui định hoạt động TCPCPNN, khác biệt phong tục, tập quán, văn hoá với nước sở tại… Ở Việt Nam TCPCNN hoạt động thông qua quan, tổ chức, hội, quyền địa phương mà hoạt động độc lập quan hệ trực tiếp với người hưởng lợi, điều ảnh hưởng lớn tới HTKSNB tổ chức 1.2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán Hoạt động TCPCPNN Việt Nam hình thức văn phòng đại diện, chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán hệ thống tài khoản áp dụng theo văn phòng tổ chức.Ngoài việc thực chế độ báo cáo theo qui định chung tổ chức TCPCPNN nước phải thực chế độ báo theo yêu cầu nhà tài trợ quan quản lý Nhà nước nước sở viii 1.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát Các chương trình, dự án mà TCPCPNN thực nhiều nguồn tài trợ khác Mỗi nhà tài trợ có qui định riêng việc sử dụng nguồn vốn bên cạnh việc tuân thủ theo sách, qui định chung HTKSNB tổ chức dự án cụ thể lại cần có qui định riêng để phù hợp với yêu cầu nhà tài trợ Chính vậy, HTKSNB TCPCPNN cần xây dựng để vừa đảm bảo với yêu cầu quản lý tổ chức, vừa dễ dàng cho việc điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu nhà tài trợ chương trình, dự án cụ thể CHƢƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển tổ chức phi phủ CARE Quốc tế 2.1.2 Giới thiệu tổ chức phi phủ CARE Quốc tế Việt Nam Năm 1991, CARE Quốc tế thức thành lập văn phòng đại diện Việt Nam đặt Hà Nội chi nhánh văn phòng thành phố Hồ Chí Minh CARE VN thành lập văn phòng dự án tỉnh An Giang, Cần Thơ, Sóc Trăng Đến nay, CARE VN thực 160 dự án 21 tỉnh thành phố Việt Nam Trung bình hàng năm thực dự án với khối lượng ngân sách khoảng 4,5 triệu đôla Mỹ ix 2.1.3 Hoạt động tổ chức phi phủ CARE Quốc tế Việt Nam 2.1.3.1 Phạm vi lĩnh vực hoạt động Phạm vi hoạt động: CARE VN tập trung vào xoá đói giảm nghèo can thiệp nhằm vào cộng đồng nghèo nhất, dễ tổn thương CARE VN hợp tác với quyền tổ chức địa phương để thực dự án, thúc đẩy nỗ lực nâng cao lực tận dụng sức mạnh cấu trúc xã hội có Lĩnh vực hoạt động: Các chương trình, dự án thực CARE VN bao gồm lĩnh vực hoạt động ưu tiên chủ yếu sau: - Quản lý tài nguyên thiên nhiên - Y tế xã hội - Phòng ngừa giảm nhẹ thiên tai hoạt động cứu trợ khẩn cấp 2.1.3.2 Phương thức hoạt động Đối với hầu hết chương trình, dự án, hình thức thực hợp tác CARE VN với hay nhiều đối tác 2.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát Đặc thù quản lý: CARE VN thành viên Tổ chức CARE Úc, chịu quản lý điều hành trực tiếp tổ chức CARE VN hoạt động theo tôn chỉ, mục đích triết lý hành động đề toàn thành viên CARE Úc nói riêng CARE Quốc tế nói chung Tại tổ chức thành viên, qui định, sách hướng dẫn thủ tục, quy trình CARE Úc đề cụ thể hoá cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế nước Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức CARE VN sau: Hiện tại, CARE VN có gần 100 nhân viên Việt Nam nhân viên x người nước Trong Ban lãnh đạo chủ chốt CARE VN bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách chương trình, Phó giám đốc phụ trách hành tài chính, Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính, Quản lý văn phòng thành phố Hồ Chí Minh Chính sách nhân sự: Hiện tại, đội ngũ nhân viên CARE VN có trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cao Tất nhân viên đạt trình độ đại học, hầu hết cán Quản lý dự án đào tạo trình độ thạc sỹ nước Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt sách nhân CARE VN hạn chế định Chính sách nhân mà CARE VN thực chưa đáp ứng với nhu cầu phát triển ngày lớn qui mô tổ chức Nhận thức điều này, tại, CARE VN tiến hành làm việc với công ty tư vấn để xây dựng hệ thống tiêu chí lực cho vị trí công việc cụ thể tổ chức từ làm xây dựng sách nhân tốt Công tác kế hoạch: Yêu cầu quan trọng việc thực hoạt động chương trình, dự án thực dự án theo phạm vi ngân sách phê duyệt, đạt mục đích dự án tiến độ ký kết với nhà tài trợ Trên sở đánh giá, đối chiếu với định mức xây dựng, tiêu lên kế hoạch giúp cho nhà quản lý phát ngăn ngừa sai sót Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là thành viên trực thuộc CARE Úc, CARE VN chịu quản lý tuân thủ theo HTKSNB CARE Úc Hàng năm, CARE Úc tiến hành kiểm toán nội tổ chức thành viên, có CARE VN Tuy nhiên, thân CARE VN đến chưa có phận kiểm toán nội xi Các nhân tố bên ngoài: CARE VN chịu điều hành chung CARE Úc, phải thực theo tôn mục đích sách mà CARE Úc đề Bên cạnh CARE VN chịu quản lý quan quản lý Nhà nước Việt Nam Tại Việt Nam TCPCPNN nói chung CARE VN nói riêng làm việc phải thông qua quan công quyền, trở ngại triết lý tổ chức phi phủ quốc tế, vốn hoạt động độc lập quốc gia khác quan hệ trực tiếp với người hưởng lợi 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán CARE VN bao gồm hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống mã số T, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán áp dụng theo qui định CARE Úc Hệ thống tài khoản kế toán: Theo yêu cầu quản lý tổ chức công tác kế toán, tất thành viên trực thuộc CARE Úc thống áp dụng hình thức kế toán áp dụng chung hệ thống tài khoản kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán Úc, với nguyên tắc chung kế toán quốc tế tuân thủ theo luật pháp nước thành viên Tổ chức thống sử dụng phần mềm kế toán SUN để xử lý liệu Hệ thống mã chữ T: Do lúc thực nhiều dự án, thuộc nhiều lĩnh vực, địa phương khác nguồn ngân sách cho dự án cung cấp nhà tài trợ khác Để kiểm soát, quản lý việc thực dự án đưa báo cáo riêng biệt cho dự án phục vụ công tác kiểm soát, quản lý tổ chức đáp ứng yêu cầu báo cáo cho nhà tài trợ quan quản lý, CARE VN tổ chức thành viên khác xii CARE Úc thống sử dụng hệ thống mã số nhằm phân loại giao dịch chi tiết theo nhiều tiêu thức khác Hệ thống gọi mã số T (Transaction analysis code-T code) Hệ thống chứng từ kế toán chu trình lập, luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ kế toán phân thành ba loại: (1) Chứng từ chi séc chuyển khoản; (2) Chứng từ chi tiền mặt; (3) Chứng từ ghi thu bút toán điều chỉnh Có hai loại mẫu chứng từ thiết kế đơn giản sử dụng cho nhiều công dụng khác Hệ thống sổ kế toán CARE Hệ thống báo cáo kế toán: Có hai hệ thống báo cáo, báo tài chung tổ chức báo cáo chi tiêu cho dự án Các báo cáo tài CARE VN thể Đôla Mỹ 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa ba nguyên tắc là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Nguyên tắc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong cấu tổ chức CARE VN, có phân định trách nhiệm nhân viên chức có liên quan với Có nghĩa là, trường hợp mà người có quyền kiểm soát toàn giao dịch Ba chức chủ yếu giao dịch thực ba cá nhân khác Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Dựa qui định chung CARE Úc uỷ quyền, CARE VN đưa qui định cụ thể mức độ phê chuẩn uỷ quyền, tài liệu gọi Limits of Authority-LOA Để công tác kiểm soát nội tổ chức đảm bảo chặt chẽ, CARE VN đưa qui định, sách xây dựng thành cẩm nang xiii nhằm cung cấp hướng dẫn quy trình thực qui định, sách thủ tục trình thực quản lý chương trình dự án, nhân sự, hành tài 2.3 NHỮNG NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHỦ YẾU TẠI TỔ CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 2.3.1 Kiểm soát khoản thu 2.3.2 Kiểm soát nội tiền 2.3.3 Kiểm soát khoản chi 2.3.4 Kiểm soát công tác mua sắm, ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn 2.3.5 Kiểm soát tài sản cố định 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM Qua nghiên cứu HTKSNB CARE VN, rút kết đạt sau: Thứ nhất: nhận thức sâu sắc lãnh đạo CARE VN toàn thể nhân viên việc tuân thủ qui định, sách thủ tục mà tổ chức đề Thứ hai: việc trọng công tác lập kế hoạch, xây dựng dự toán ngân sách cho hoạt động tổ chức nói chung dự án nói riêng, giám sát thường xuyên việc thực kế hoạch đề Thứ ba: hệ thống thông tin kế toán ngày hoàn thiện Nhân viên kế toán tuyển dụng kỹ càng, có lực trách nhiệm Hệ thống chứng từ kế toán lập, luân chuyển, ghi sổ lưu trữ theo qui định, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin để lập báo cáo Các báo cáo lập thời hạn qui định Mặc dù HTKSNB CARE VN có nhiều mặt tích cực góp phần đáng kể công tác quản lý tổ chức, nhiên có số hạn chế biểu điểm sau: xiv Thứ nhất: Mặc dù nhận thức tầm quan trọng HTKSNB số trường hợp chạy theo tiến độ dự án, tác động mối quan hệ với đối tác mà cán dự án bỏ qua số khâu, số thủ tục cần thiết thực theo cách đối phó, gây ảnh hưởng đến việc kiểm soát quản lý Thứ hai: Số lượng cán CARE VN ít, cán kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, kế toán lại đồng thời làm thủ quỹ, hay cán dự án vừa phải trực tiếp tham gia vào công việc mua sắm nguyên vật liệu cho dự án vừa phải thực phân phát đến đối tượng hưởng lợi Rõ ràng, yếu tố làm yếu HTKSNB tổ chức Thứ ba: Trong trình thực dự án, thay đổi kế hoạch hoạt động điều chỉnh ngân sách thường chậm khâu thực phê duyệt, làm ảnh hưởng đến tiến độ thực dự án gây khó khăn cho công tác kiểm soát Trong nhiều trường hợp, hoạt động thực chí chưa có phê duyệt điều chỉnh kế hoạch ngân sách Thứ tư: CARE VN chưa thành lập phận kiểm toán nội để đánh giá, xem xét tính đầy đủ hiệu HTKSNB tổ chức hay đánh giá tình hình thực chế độ, sách, thủ tục Thứ năm: Chính sách nhân CARE VN chưa thu hút khuyến khích nhân lực có trình độ cao làm việc lâu dài cho tổ chức Đặc biệt sách đãi ngộ CARE VN chưa tạo cam kết vị trí làm việc vùng dự án Tình hình nhân CARE VN thường xuyên có thay đổi Sự thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức, đến việc thực quản lý dự án, gây tốn cho công tác tuyển dụng, đào tạo tất điều ảnh hưỏng đến vận hành tính hữu hiệu HTKSNB xv Thứ sáu: Trong trình thực hoạt động, điều kiện thực tế có nhiều thay đổi, thủ tục kiểm soát cần phải thay đổi cho phù hợp Tuy nhiên trình thường diễn chậm nhiều trường hợp thay đổi văn gây khó khăn cho trình thực hoạt động kiểm soát quản lý Trong thực tiễn có HTKSNB hoàn hảo, nghĩa đảm bảo ngăn ngừa hậu xấu xảy Tuy nhiên việc ngày hoàn thiện HTKSNB để phù hợp với thực tế hạn chế tối đa sai phạm CHƢƠNG III PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 3.1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 3.1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện 3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện Để có HTKSNB thực hữu hiệu, trình hoàn thiện HTKSNB cần đảm bảo nguyên tắc sau đây: Thứ nhất: kế thừa phát huy tối đa yếu tố hợp lý HTKSNB Thứ hai: công tác kiểm soát nội CARE VN trước tiên phải tuân thủ theo công tác kiểm soát chung, mà CARE Úc đặt Bên cạnh đó, qui định, sách CARE VN đảm bảo xvi tuân thủ theo luật pháp Việt Nam phù hợp với văn hóa tập quán người Việt Nam Thứ ba: HTKSNB phải xây dựng hoàn thiện phải dựa tình hình phát triển kinh tế xã hội Việt Nam, phải phù hợp với đặc thù hoạt động tổ chức Thứ tư: Các giải pháp hoàn thiện HTKSNB CARE VN phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo tính khả thi công tác kiểm soát Thứ năm: Việc hoàn thiện HTKSNB CARE VN phải có định hướng rõ ràng, giải pháp hoàn thiện phải quán, đồng đảm bảo ổn định tương đối hoạt động tổ chức 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ CARE QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM 3.2.1 Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát 3.2.1.1 Nâng cao nhận thức hiểu biết cán CARE VN cán đối tác vai trò HTKSNB tổ chức: Để nâng cao nhận thức cán vai trò tầm quan trọng HTKSNB tổ chức, CARE VN cần tổ chức tuyên truyền sâu rộng thường xuyên không cho cán vào tổ chức, mà cán làm việc lâu năm cho tổ chức cán đối tác giúp họ hiểu rõ ý nghĩa nhân đạo mà tổ chức hướng tới, trách nhiệm họ trước cộng đồng, trước tổ chức CARE VN nhà tài trợ việc tuân thủ đầy đủ qui định, sách, thủ tục đề CARE VN cần xây dựng kế hoạch đào tạo, hướng dẫn định kỳ cho cán tổ chức cán đối tác qui định, sách thủ tục tổ chức nói riêng yêu cầu nói chung HTKSNB tổ chức Bên cạnh đó, CARE VN cần xây dựng qui chế xử lý rõ ràng trường hợp không tuân thủ qui định, sách tổ chức xvii Để nâng cao lực, trình độ hiểu biết cán nhân viên tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng với công việc, am hiểu lĩnh vực phụ trách, có hành vi thái độ làm việc tốt hơn, tại, CARE VN tiến hành xây dựng hệ thống tiêu chí lực cho tổ chức Đây giúp cho việc xây dựng kế hoạch hoạt động CARE VN nói chung, kế hoạch nhân nói riêng, chuẩn mực dùng để áp dụng trình tuyển dụng nhân viên nhằm lựa chọn lựa nhân viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động tổ chức 3.2.1.2 Hoàn thiện sách nhận phù hợp với phát triển chung kinh tế Việt Nam CARE VN cần phải có nhìn nhận đắn để sửa đổi, cải cách sách nhân Cụ thể sách đào tạo, sách tiền lương, bảo hiểm chế độ khác Để giải vấn đề CARE VN cần phải tiến hành khảo sát chế độ, sách nhân mà cụ thể chế độ tiền lương, bảo hiểm, chế độ khác người lao động mà tổ chức phi phủ khác hoạt động Việt nam áp dụng, có khảo sát thị trường lao động Việt Nam nói chung Từ khảo sát dựa tiêu chí lực cho vị trí công việc cụ thể mà tổ chức xây dựng, vào đánh giá lực tuyển dụng trình làm việc, có sửa đổi chế độ, sách lao động vị trí cách công phù hợp với tình hình thị trường lao động chung Đặc biệt lao động làm việc vùng dự án xa, cần có qui định cụ thể chế độ ưu đãi trợ cấp tiền nhà ở, tiền lại… 3.2.1.3 Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch Trong trình thực dự án, tác động nhiều yếu tố, không tránh khỏi trường hợp phải thay đổi kế hoạch số hoạt động xviii Khi đó, CARE VN cần có phê duyệt kịp thời điều chỉnh kế hoạch, dự toán ngân sách dự án 3.2.1.4 Xây dựng phận kiểm toán nội Hiện tại, CARE VN chưa có phận KTNB Tuy nhiên, CARE VN có kế hoạch tiến hành xây dựng phận KTNB 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán Về sở hạch toán chương trình dự án tổ chứchạch toán cần có kết hợp sở hạch toán thực thu thực chi sở hạch toán dự thu dự chi hay gọi sở thực thu thực chi có điều chỉnh Quá trình lập luân chuyển chứng từ Để tránh tình trạng thất lạc chứng từ, chuyển phiếu chi hay phiếu đề nghị toán đến phòng kế toán, cán dự án cần lập bảng liệt kê chứng từ bàn giao cho kế toán toán với phiếu chi phiếu đề nghị toán dự án Sau nhận, kế toán toán cần đánh số thứ tự phiếu chi, phiếu đề nghị toán trước giao cho kế toán phụ trách dự án Để đảm bảo cho việc toán thực kịp thời, đáp ứng tiến độ hoạt động dự án, việc chuyển khoản cho đề nghị chi văn phòng dự án thực dựa fax chứng từ, gốc chuyển lại vào cuối tháng Với cách thức rủi ro kiểm soát lớn, khó tránh khỏi tình trạng chứng từ fax hai lần chuyển khoản hai lần đảm bảo phát sai sót Để giúp kiểm soát phát sai sót này, bảng tổng hợp toàn chi phí dự án tháng chuyển cho quản lý dự án kiểm tra nhằm loại trừ chi phí bị trùng lắp Đối với việc hạch toán khoản phải thu, phải trả: để theo dõi, kiểm soát khoản phả, thu, phải trả theo đơn vị dự án riêng biệt, trình hạch toán CARE VN cần phải áp dụng hệ thống mã chữ T dự án xix 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội CARE VN cần phải hoàn thiện hệ thống qui định, sách thủ tục chặt chẽ đồng sát thực Các qui định phải hướng tới việc phân định rõ quyền trách nhiệm vị trí, phận Để tránh tình trạng hiểu vận dụng không qui định, sách thủ tục, CARE VN cần rà soát lại qui định, sách thủ tục nội dung, câu chữ, hình thức thể cho ngắn gọn Trong trường hợp phức tạp cần đưa hướng dẫn chi tiết ví dụ cụ thể để minh hoạ 3.2.4 Hoàn thiện nội dung kiểm soát nội Đối với kiểm soát tiền mặt Đối với chu trình mua sắm, ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn Đối với chu trình kiểm soát tài sản cố định KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC xx KẾT LUẬN Có thể nói HTKSNB có vai trò quan trọng công tác quản lý Để quản lý được, cần phải có HTKSNB Ở đâu HTKSNB, quản lý với đầy đủ ý nghĩa khái niệm Một HTKSNB vững mạnh giúp cho đơn vị giảm bớt rủi ro, gian lận trộm cắp bên thứ ba nhân viên gây ra, bảo đảm tính tin cậy số liệu kế toán báo cáo tài chính, tránh rủi ro sai sót nhân viên gây tổn hại cho đơn vị Vì hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường công tác quản lý, nâng cao hiệu hoạt động CARE VN nhiệm vụ đặt tổ chức thời kỳ, giai đoạn Đặc biệt mà qui mô hoạt động tổ chức ngày lớn, lĩnh vực hoạt động ngày mở rộng nhiệm vụ lại trở nên cấp thiết Trong khuôn khổ phạm vi mục đích nghiên cứu xác định, Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội tổ chức phi phủ-CARE quốc tế Việt Nam” nêu bật nội dung sau: Thứ nhất: luận văn đưa lý luận HTKSNB, yếu tố cấu thành HTKSNB, đặc điểm HTKSNB TCPCPNN Thứ hai: Mô tả phân tích thực trạng HTKSNB CARE VN, đưa đánh giá môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán thủ tục kiểm soát tổ chức ưu điểm nhược điểm cần khắc phục để tăng cường hiệu công tác kiểm soát nội tổ chức Thứ ba: Xác định đề xuất giải pháp mang tính khả thi để góp phần hoàn thiện HTKSNB tổ chức Hy vọng rằng, kết nghiên cứu đề tài hoàn thiện HTKSNB góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý tổ chức