i Mở đầu Tính cấp thiết Đề tài: Công tác quản lý vấn đề mà doanh nhiệp quan tâm đặc biệt việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội (HTKSNB) Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu đảm bảo mục tiêu bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu lực quản lý mà qua nâng cao hiệu hoạt động Công ty cổ phần Thạch Bàn (TBC) doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất gạch ngói đất sét nung Năm 2004 TBC chuyển đổi thành Công ty cổ phần, phát triển theo mô hình Công ty mẹ gồm Công ty mẹ công ty Việc thiết lập trì HTKSNB hữu hiệu kiểm soát hoạt động từ Công ty mẹ đến Công ty có ý nghĩa vô quan trọng TBC Nhận thức vấn đề cấp lãnh đạo quan tâm đến việc xây dựng HTKSNB tối ưu Tuy nhiên HTKSNB bộc lộ nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu quản lý Vì hoàn thiện HTKSNB TBC giai đoạn thực cần thiết để tăng cường công tác quản lý nâng cao hiệu quản hoạt động tạo phát triển bền vững cho Công ty Với tư cách thành viên ban kiểm soát nội để góp phần nghiên cứu mặt lý luận thực tiễn HTKSNB Công ty từ đưa giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh TBC chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera” Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu lý luận chung HTKSNB doanh nhiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty Phân tích đánh giá thực trạng HTKSNB TBC Trên sở nghiên cứu lý luận kết hợp với phân tích đánh giá thực ii tiễn từ đưa số biện pháp hoàn thiện HTKSNB TBC Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn Đối tượng nghiên cứu HTKSNB doanh nghiệp hoạt động mô hình công ty mẹ – công ty Phạm vi nghiên cứu Công ty cổ phần Thạch Bàn Phương pháp nghiên cứu Kế thừa kết nghiên cứu lý luận HTKSNB đạt tài liệu công bố, trực tiếp quan sát nghiên cứu tài liệu có đơn vị nghiên cứu, tổng hợp, phân tích đánh giá tổng quát, hệ thống hoá để đánh giá thực trạng HTKSNB TBC Tìm hiểu HTKSNB hoạt động số đơn vị tương đồng để đánh giá đúc kết đưa giải pháp hoàn thiện HTKSNB TBC Đóng góp Luận văn: Về mặt lý luận, hệ thống hoá vấn đề lý luận HTKSNB, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty Về mặt thực tế, Luận văn phân tích rõ thực trạng đánh giá tồn HTKSNB TBC Về đề xuất, Luận văn đưa phương hướng hoàn thiện HTKSNB TBC đưa giải pháp xây dựng, hoàn thiện HTKSNB hữu hiệu TBC đáp ứng yêu cầu phát triển giai đoạn Tên kết cấu Luận văn Tên Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera ” Kết cấu Luận văn: Ngoài phần mở đầu kết luận, Luận văn gồm chương Chương 1: Những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con; Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty cổ phần Thạch Bàn; iii Chương 3: Phương hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Thạch Bàn Chương Nhũng vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty 1.1 Lý luận chung kiểm soát hệ thống quản lý Quản lý lĩnh vực rộng bao trùm từ việc hoạch định sách, tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực để đạt mục tiêu Kiểm soát chức thiếu trình quản lý nhằm cung cấp thông tin việc thực mục tiêu đề để đưa định quản lý thích hợp Hoạt động kiểm soát tiến hành thường xuyên tất giai đoạn trình quản lý Quản lý thiếu thông tin kiểm soát chức quan trọng Đây hoạt động tiến hành thường xuyên nhiều hình thức nhằm cung cấp thông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có sở đưa định phù hợp Mà thông tin kiểm soát lại tăng cường độ xác nhờ vào hệ thống kiểm soát nội 1.2 Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), HTKSNB hệ thống sách thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động HTKSNB có bốn mục tiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý mục tiêu bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội HTKSNB bao gồm bốn yếu tố là: Môi trường kiểm soát, hệ iv thống thông tin, thủ tục kiểm soát kiểm toán nội Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn nhân tố bên đơn vị bên đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm soát nội Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: đặc thù quản lý, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát ảnh hưởng bên Hệ thống thông tin mục đích hệ thống kế toán tổ chức nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài tổ chức đó, thoả mãn chức thông tin kiểm tra hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu kiểm soát chi tiết mặt tính có thực; phê chuẩn; tính đầy đủ; đánh giá; phân loại; tính kỳ; trình chuyển sổ tổng hợp xác Hệ thống thông tin kế toán phát huy vai trò cung cấp thông tin tổ chức cách hợp lý, phù hợp với qui mô doanh nghiệp cho phép phân tích, tổng hợp thông tin phận Các thủ tục kiểm soát Ban giám đốc đơn vị thiết lập thực nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát thiết lập đơn vị dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Kiểm toán nội Kểm toán nội phận độc lập thiết lập đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị Là nhân tố HTKSNB doanh nghiệp, phận kiểm toán nội cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát nội Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thông tin kịp thời điều chỉnh bổ sung qui chế kiểm soát thích hợp hiệu Các điều kiện để Bộ phận kiểm toán nội hoạt động có hiệu quả: Bộ v phận kiểm toán nội phải trực thuộc cấp cao nhất, hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán phận hoạt động kiểm tra Nhân lực người có lực chuyên môn đạo đức nghề nghiệp phù hợp với qui định hành 1.3 Vai trò, vị trí hệ thống kiểm soát nội công tác quản lý HTKSNB với sách, nội quy, quy chế thủ tục kiểm soát thiết lập công cụ cách thức để nhà quản lý tiến hành hoạt động quản lý HTKSNB có vai trò quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp Một công ty không thiết lập HTKSNB đồng nghĩa với việc công ty quản lý với đầy đủ ý nghĩa khái niệm HTKSNB ngày cấp quản lý coi trọng đặc biệt doanh nghiệp có tầm hoạt động, có quy mô lớn Việc xây dựng HTKSNB hữu hiệu chìa khoá cho thành công công tác quản lý 1.4 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty 1.4.1 Đặc điểm mô hình công ty mẹ – công ty Mô hình công ty mẹ – công ty mô hình ưu việt Tính gắn kết chủ động mô hình tạo sức mạnh tổng hợp cho phát triển nguồn lực, thị phần, uy tín thương hiệu toàn tập đoàn nói chung công ty nói riêng Mô hình tạo điều kiện cho công ty mở rộng quy mô phạm vi kinh doanh, đổi công nghệ, nâng cao hiệu hoạt động, thích ứng với chế thị trường hội nhập kinh tế quốc tế Trong mô hình này: Công ty mẹ thực thể pháp lý có đơn vị trực thuộc – công ty Công ty thực thể pháp lý bị kiểm soát công ty mẹ Đặc trưng mô hình công ty mẹ – công ty con: Công ty mẹ, công ty vi hai thực thể pháp lý độc lập, có tư cách pháp nhân riêng Công ty mẹ có quyền chi phối định liên quan đến hoạt động quản lý công ty 1.4.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty Với mô hình công ty mẹ – công ty công ty mẹ có vai trò lớn phát triển toàn tập đoàn Việc thường xuyên đổi mới, nâng cao lực quản lý, củng cố máy vững mạnh, đủ khả chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao lực kiểm tra kiểm soát, nâng cao hiệu hoạt động, hoàn thiện HTKSNB công ty mẹ yêu cầu quan trọng cần thiết mô hình công ty mẹ – công ty Từ việc nghiên cứu lý luận chung HT KSNB nghiên cứu đặc điểm, mạnh mô hình công ty mẹ – công ty ta thấy HTKSNB công ty mẹ cần thiết phải bao gồm đầy đủ bốn yếu tố: Môi trường kiểm soát; hệ thống thông tin kế toán; thủ tục kiểm soát kiểm toán nội HTKSNB công ty mẹ việc đảm bảo kiểm soát hoạt động tạo công ty mẹ phải đảm bảo phù hợp với mô hình kiểm soát hoạt động công ty Cụ thể HTKSNB công ty mẹ có đặc điểm sau: Về môi trường kiểm soát: vừa phải đảm bảo tính chủ động vừa đảm bảo tính thống phát huy tối đa lợi thể đơn vị tập đoàn Các chiến lược phát triển, sách giá cả, sách thị trường đòi hỏi đáp ứng lợi ích tổng hợp toàn hệ thống Đặc thù quản lý mô hình cấu quyền lực phân cấp xuống đơn vị sở Công ty mẹ quản lý công ty theo chế cử người đại diện phần vốn góp Người đại diện phần vốn tham gia xây dựng quy định, quy chế kiểm soát công ty con, quy định rõ chế độ kiểm tra, kiểm soát chế kiểm tra kiểm soát công ty mẹ Công ty mẹ chi phối vốn đầu tư mà định hướng, chiến lược kinh doanh, thị phần, uy tín, thương hiệu, sách vii nhân sự, sách đào tạo tạo gắn kết công ty mẹ công ty Kiểm soát công ty việc thiết lập vận hành quy định quản lý sách kiểm toán nội đơn vị thành viên Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức phải xây dựng rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, chế kiểm tra giám sát tránh chống chéo bỏ sót đầu việc dẫn đến giảm hiệu hoạt động Cơ cấu tổ chức xây dựng phù hợp với phát triển theo mô hình công ty mẹ – công ty Chính sách nhân sự: Đội ngũ cán công ty mẹ yêu cầu phải có trình độ chuyên môn, trình độ quản lý cao để đáp ứng yêu cầu ngày phát triển toàn mô hình Chính sách nhân triển khai công ty thông qua người đại diện phần vốn hội đồng giám đốc Công tác kế hoạch, dự toán, định mức: Công ty mẹ đóng vai trò trung tâm Hệ thống kế hoạch phải xây dựng đồng toàn diện làm kim nan hướng dẫn công ty công tác lập, thực đánh giá thực kế hoạch Lãnh đạo công ty chủ động việc lập kế hoạch, dự toán, định mức Công ty mẹ việc xây dựng hệ thống cho riêng phải có công cụ chế kiểm soát hệ thống từ công ty Hệ thống thông tin kế toán: Đối với mô hình hệ thống thông tin kế toán yêu cầu đảm bảo cho báo cáo riêng đơn vị phải đảm bảo phục vụ cho báo cáo tài hợp toàn tập đoàn Đảm bảo cung cấp đủ thông tin loại trừ kiện tài trùng lắp nội tập đoàn Các thủ tục kiểm soát: Với quan hệ kinh tế, quan hệ quản lý phức tạp, liên quan không đến công ty mẹ mà đến công ty Do việc tuân thủ nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn phải thực cách chặt chẽ Công ty mẹ phải xây dựng thực kiểm soát hoạt động công ty việc tuân thủ nguyên tắc không chặt chẽ dễ gây sai viii phạm điều hành, quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động toàn mô hình Về kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội phận quan trọng cần thiết tập đoàn kinh tế Bộ phận kiểm tra đánh giá hoạt động công ty mẹ công ty toàn tập đoàn Chương Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Thạch Bàn 2.1 Đặc điểm chung Công ty cổ phần Thạch Bàn với hệ thống kiểm soát nội Trong phần tác giả tập trung khái quát đặc điểm chung TBC với HTKSNB cụ thể khái quát trình hình thành phát triển Công ty, tìm hiểu cấu tổ chức đặc điểm sản xuất kinh doanh Từ đặc điểm chung tiếp tục tìm hiểu khái quát thực trạng HTKSNB TBC giai đoạn 2.2 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Thạch Bàn 2.2.1 Môi trường kiểm soát 2.2.1.1 Đặc thù quản lý TBC tiền thân doanh nghiệp nhà nước, từ ngày 6/1/2005 cổ phần hoá chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần song chế quản lý phần chịu ảnh hưởng chế cũ, kiểu quản lý doanh nghiệp nhà nước Công ty TBC hoạt động theo Điều lệ Tổ chức Hoạt động Công Đại hội đồng Cổ đông thành lập Công ty thông qua ngày ix 31/12/2004 sửa đổi bổ sung Đại hội Cổ đông lần ngày 3/4/2007 Đối với việc quản lý công ty con, TBC cử đại diện tham gia vào HĐQT, BKS công ty thông qua hoạt động Hội đồng Giám đốc Ban lãnh đạo có quan điểm nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp 1.2.1.2 Chính sách nhân Ban lãnh đạo Công ty nhận thức người yếu tố định thành đạt phát triển Công ty Trình độ, lực chuyên môn cá nhân ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công việc, đến việc thực mục tiêu Công ty Phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD quan tâm Với ảnh hưởng chi phối thông qua thương hiệu vốn góp Công ty sách nhân Công ty mẹ có ảnh hưởng lớn đến sách nhân Công ty Các quan điểm sách áp dụng Công ty mẹ thông qua đại diện Văn phòng Hội đồng Giám đốc triển khai áp dụng công ty Đối với việc tuyển dụng bổ nhiệm vị trí chủ chốt công ty người đại diện từ Công ty mẹ phải báo cáo xin ý kiến từ Công ty mẹ 2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bố trí thành đơn vị phòng ban có phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo phận mắt xích toàn HTKSNB với chức năng, nhiệm vụ đảm bảo tính kiểm soát chéo hoạt động kinh tế diễn Công ty 2.2.1.4 Hệ thống kế hoạch, dự toán, định mức Về công tác kế hoạch: Hệ thống KH năm, KH tháng lập đầy đủ KH năm bao gồm x KH sản xuất, KH tiêu thụ, KH đầu tư phát triển, KH giá thành sản xuất, KH chi phí quản lý, chi phí bán hàng, KH khấu hao, KH lao động tiền lương, KH đào tạo bồi dưỡng cán bộ, KH trang bị bảo hộ lao động, KH sửa chữa lớn, KH thí nghiệm chế thử sản phẩm, KH khoa học kỹ thuật (sáng kiến cải tiến kỹ thuật, kế hoạch môi trường …) Các kế hoạch giao cho Phòng KH xây dựng mà không gắn kết với đơn vị thực Do việc lập giao KH mang tính hình thức, phi thực không khả thi, gắn với điều kiện thực tế tình hình thị trường tiêu thụ Về hệ thống dự toán, định mức: Công ty xây dựng định mức vật tư, phẩm cấp sản xuất gạch ốp lát Granite ban hành kèm theo Quyết định số 05/TBC-HĐQT ngày 14/3/2006, đơn giá tiền lương ban hành theo Quyết định số 12/TBC-KHĐT ngày 14// 2007 Quyết định số 45/TBC-KHĐT ngày 1/6/2006 quy định Chế độ công tác nước nước Hệ thống kế hoạch, dự toán định mức chưa thực trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu không hiệu chỉnh thường xuyên 1.2.1.5 Môi trường bên HTKSNB thường xuyên rà xoát đánh giá Công ty Kiểm toán Các cổ đông thị trường tài ảnh hưởng đến hệ thống quản lý hoạt động SXKD Công ty Thị trường cạnh tranh khốc liệt ảnh hưởng đến HTKSNB Với lượng vốn vay lớn ngân hàng ngân hàng tham gia vào công tác quản lý Công ty 2.2.2 Hệ thống kế toán Về Chế độ Chứng từ Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty áp dụng sở quy định Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006 Luân chuyển chứng từ áp dụng cho phần hành, loại chứng từ Tất chứng từ hàng tháng luân chuyển cho kế xi toán tổng hợp, kế toán tổng hợp kiểm tra soát xét để tính giá thành, giá vốn, tập hợp phân bổ chi phí, lập báo cáo tài quý năm Hệ thống tài khoản mở chi tiết thành các tiểu khoản Tuy nhiên việc mở chi tiết tài khoản nhiều vấn đề cần hoàn thiện Hiện Công ty mở chi tiết tài khoản doanh thu, giá vốn, chi phí chi tiết theo loại hình song tài khoản xác định kết kinh doanh “Tài khoản 911” lại không mở chi tiết theo loại hình Hệ thống sổ kế toán: đảm bảo tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lập chứng từ phản ánh vào loại sổ kế toán Về hệ thống báo cáo hệ thống báo cáo tài theo quy định Nhà nước Công ty thực lập số báo cáo quản trị, Tuy nhiên, hệ thống báo cáo phân tích tình hình tài chưa chuẩn hoá theo lĩnh vực hoạt động, chưa đảm bảo yêu cầu so sánh kiểm soát Về cấu máy kế toán: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán toán, kế toán ngân hàng, kế toán vật tư, kế toán bán hàng Phòng KD, kế toán chi nhánh Công ty Phần hành kế toán tiêu thụ – thành phẩm, phải thu khách hàng phân công cho Phòng KD Chi nhánh Miền Nam thực hiện, phòng TCKT quản lý nghiệp vụ 2.2.3 Thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát đảm bảo nguyên tắc chung Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Công ty có quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn thành viên Ban điều hành phòng ban chức năng, vị trí công việc Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Tất vấn đề phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh cấp có thẩm quyền phê duyệt Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Một số nguyên tắc bất kiêm nhiệm Tuy xii nhiên, số trường hợp nguyên tắc bị vi phạm Ban kiểm soát nội sát nhập Phòng TCKT khâu mua hàng Phòng KH vừa thực chức lập kế hoạch vừa thực mua hàng vừa kiểm nghiệm chất lượng hàng nhập Các nguyên tắc thể việc xây dựng quy trình kiểm soát cho loại hoạt động cụ thể: Bán hàng thu tiền bán hàng; mua hàng toán; sản xuất chi phí; kiểm soát công ty 1.2.4 Kiểm toán nội BKS nội thành lập theo Quyết định số 35/TBC-HĐQT ngày 28/12/2005 chức kiểm toán nội Tuy nhiên đến tháng 6/2006 BKS nội sát nhập thành chức Phòng TCKT công ty mẹ 2.3 Đánh giá chung thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty CP Thạch bàn Về môi trường kiểm soát: Các mặt mạnh: Công ty xây dựng môi trường kiểm soát từ nhận thức đến đạo, từ sách đến tổ chức Bên cạnh mặt mạnh yếu tố môi trường HTKSNB tồn số hạn chế Thứ nhất: Về công tác KH xây dựng KH năm song chất lượng KH không cao, KH mang tính Thứ hai: xây dựng định mức vật tư kỹ thuật song hệ thống định mức không phù hợp thời điểm cụ thể Các quy chế khoán chi phí chưa đầy đủ sở pháp lý cho công tác kiểm tra kiểm soát chi phí thiếu yếu Công cụ định mức, dự toán, quy chế khoán không phát huy tác dụng kiểm tra kiểm soát Về hệ thống kế toán: Thứ nhất: Việc mở chi tiết tài khoản cấp 3, cấp hệ thống mã vụ việc, mã khoản mục phí chưa thực khoa học, biểu mẫu báo cáo xiii phân tích định kỳ chưa hệ thống hoá toàn hệ thống theo lĩnh vực hoạt động Thứ hai: Với việc chọn mô hình hạch toán kế toán chưa phù hợp Bố trí chức kế toán cho Phòng KD đảm nhiệm ảnh hưởng lớn đến HTKSNB, cán Phòng KD không am hiểu nhiều đến nghiệp vụ kế toán, đến việc kiểm tra kế toán, Phòng TCKT lại khó khăn nhân lực thời gian kiểm soát lại ảnh hưởng làm giảm khả kiểm soát HTKSNB Những hạn chế thủ tục kiểm soát: Đối với quy trình bán hàng thu tiền tồn nhiều hạn chế có nguy gây thất thoát lãng phí nguồn lực Công ty cụ thể: Thứ nhất: Công ty chưa quy định rõ chế độ cung cấp thông tin nợ khách hàng Thứ hai: Đơn đặt chưa hợp lý Thứ ba: Chưa phân định rõ chức nhiệm vụ, chưa có chế tài quy định trách nhiệm việc sảy nhầm lẫn giá bán Thứ tư: Lỗ hổng việc cấp hàng Thứ năm: Lỗ hổng chế thu tiền hàng Đối với quy trình mua hàng toán tiền hàng: Quy trình tồn số vấn đề sau: - Không có KH nhập mua vật tư hàng hoá - Vi phạm nguyên tắc bất kiệm nhiệm: Phòng KH vừa lựa chọn NCC, vừa soạn thảo hợp đồng, vừa nhập mua mà phận kiểm nghiệm KCS bảo quản hàng hoá thủ kho nằm Phòng KH, mặt khác Phòng KH lại phận lập KH trả nợ Trong trình sản xuất, Kiểm soát kiểm tra thường xuyên máy móc thiết bị kém, quy trình công nghệ bị xem nhẹ, phổ biến đào tạo thường xuyên quy trình tới người lao động, quy trình công nghệ không thực nghiêm túc dẫn đến gia tăng tỉ lệ phế phẩm sản phẩm hỏng, tăng chi phí sản xuất, giảm hiệu hoạt động SXKD xiv Đối với việc kiểm soát chi phí trực tiếp việc đánh giá sản phẩm dở dang chưa xác Đối với khoản chi phí đầu tư cho dự án việc KH cụ thể đánh giá thị trường hiệu dự án dẫn đến gây lãng phí, thất thoát Với quy trình kiểm soát Công ty con: Hệ thống mẫu biểu báo cáo chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát Thứ đến hoạt động Hội đồng Giám đốc mang tính hình thức Các cá nhân đại diện công ty mẹ hầu hết kiêm nhiệm nên hoạt động không hiệu quả, ban kiểm soát công ty không hoạt động Quy chế tài lại chưa xây dựng Về kiểm toán nội Quy chế làm việc Bộ phận chưa rõ ràng Chưa đảm bảo tính độc lập kiểm tra kiểm soát Chương Phương hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty cổ phần Thạch Bàn 3.1 Chiến lược phát triển Công ty thời gian tới ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội Chiến lược đầu tư Công ty năm tới ta thấy có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, sách nhân quản lý ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát Trong năm tới Công ty có nhiều hạng mục đầu tư quy trình kiểm soát khoản đầu tư, kiểm soát tính hiệu khả thi dự án quan trọng đảm bảo tài sản Công ty bảo toàn phát triển giảm thiểu thấp rủi ro hoạt động đầu tư Với việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh hệ thống kiểm soát cần ngày thay đổi hoàn thiện cho phù hợp với thời kỳ trở nên cần thiết Các khoản hạng mục chi phí ngày mở rộng đa dạng đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ để tránh thất thoát lãng phí xv làm giảm hiệu hoạt động 3.2 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty CP Thạch Bàn Thứ nhất: HTKSNB phải hoàn thiện phát triển theo hướng thành hệ thống toàn diện Tính toàn diện hiểu đảm bảo tính đầy đủ thành phần cấu thành, toàn diện chu trình lĩnh vực Một HTKSNB coi hiệu toàn diện phải có đầy đủ thành phần thành phần hoạt động hiệu Thứ hai: HTKSNB phải hoàn thiện theo hướng nâng cao chất lượng kiểm soát hiệu hoạt động Chất lượng kiểm soát nội đánh giá khía cạnh doanh nghiệp đề biện pháp, KH quy trình hành động cụ thể nhằm giảm tác hại rủi ro đến giới hạn định toàn thể nhân viên nhận thức tác hại rủi ro giới hạn tối thiểu rủi ro liên tục hành động để đạt mục tiêu thời điểm trình SXKD Thứ ba HTKSNB cần hoàn thiện theo hướng kết hợp hài hoà lợi ích hệ thống mang lại với chi phí xây dựng vận hành hệ thống Lợi ích chi phí hai yếu tố có quan hệ chặt chẽ với việc đạt lợi ích lớn đồng nghĩa với việc phải tốn hơn, chi phí bỏ nhiều hơn, vấn đề phải kết hợp hài hoà lợi ích chi phí đảm bảo chi phí bỏ để thiết kế vận hành hệ thống phải nhỏ lợi ích mà mang lại 3.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Thạch Bàn 3.2.1 Hoàn thiện cấu tổ chức máy kế toán Công ty TBC Thứ nhất: xây dựng lại hệ thống phần mềm kết nối nhân viên viết hoá đơn bán hàng hệ thống kế toán xvi Thứ hai: thực biện pháp thứ ta chuyển phận Kế toán tiêu thụ, tồn kho từ phận Phòng KD lên Phòng TCKT Với phát triển theo mô hình công ty mẹ – công ty con, đòi hỏi chức kiểm soát phải tách biệt khỏi Phòng TCKT để thành lập Bộ phận Kiểm toán nội riêng 3.2.2 Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch giám sát thực theo kế hoạch Công ty cần phải nâng cao chất lượng công tác lập KH, phê duyệt KH giảm sát việc thực KH Muốn Công ty cần hoàn thiện công việc sau: Đối với công tác lập KH: Tạo lập sở vững cho xây dựng KH Xuất phát từ KH tiêu thụ đến KH sản xuất đến KH Việc tạo lập sở vững cho công tác lập KH phân công nhiệm vụ rõ ràng công tác lập KH điều đảm bảo KH Bộ phận có nhiệm vụ thực xây dựng dựa sở vững có nghĩa KH phận nỗ lực thực họ có trách nhiệm giải trình trình giám sát thực KH Như đảm bảo có KH có khả thực thi cao, không áp đặt tránh KH chủ quan ý trí Sau có KH có chất lượng cao việc kiểm soát thực KH hiệu chỉnh phải thực thường xuyên 3.2.3 Xây dựng hoàn thiện hệ thống quy chế khoán chi phí, hệ thống định mức vật tư kỹ thuật tạo sở pháp lý cho công tác kiểm tra kiểm soát chi phí Để công cụ định mức, dự toán, quy chế khoán thực phát huy tác dụng kiểm tra kiểm soát công ty cần phải xây dựng quy chế chưa có hoàn thiện lại quy chế ban hành cho phù hợp với điều kiện thực tế Thứ nhất: Đối với định mức vật tư kỹ thuật cho sản xuất Granite cần phải thường xuyên hiệu chỉnh thực tế có Thứ hai: Để kiểm soát khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý Công ty xvii cần xây dựng quy chế khoán nội cho đơn vị, phòng ban quy chế khoán sử dụng văn phòng phẩm, quy chế khoán chi phí điện thoại … Thứ ba: Để nâng cao hiệu kiểm soát chi phí phận thị trường gắn chặt với kết tiêu thụ Thứ tư: Xây dựng chế rõ ràng công tác quản lý kho tàng 3.2.4 Chuẩn hoá hệ thống tiểu khoản hệ thống mã khoản mục, mã nghiệp vụ theo yêu cầu kiểm tra kiểm soát quản lý Chuẩn hoá hệ thống cấu trúc tài khoản kế toán theo hướng vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam vừa đáp ứng yêu cầu quản trị Hệ thống mã khoản mục cần chuẩn hoá thống từ khâu hế hoạch đến khâu hạch toán kế toán 3.2.5 Thiết lập chuẩn hoá mẫu biểu báo cáo định kỳ Để tăng khả kiểm soát đảm bảo hiệu hoạt động lực quản lý Công ty, hệ thống báo cáo quản trị cần hoàn thiện chuẩn hoá sau: Thứ nhất: Bổ sung báo mẫu số 01 – Phụ lục Thứ hai: Chuẩn hoá hoàn thiện mẫu biểu báo cáo Công ty Với ba Công ty sản xuất gạch, ngói đất sét nung TBSC1, TBSC2, TBSC3 thực theo mẫu số 01-SX 06-SX– Phụ lục Với hai Công ty KD thương mại TBC.T TBC.B thực theo biểu mẫu sô 01-TM, 02-TM Phụ lục Công ty đá mài Đông Đô Công ty Cổ phần Mosaic thực báo cáo theo mẫu số 01-SX2, mẫu số 02-SX2 Phụ lục 3.2.6 Hoàn thiện số quy trình kiểm soát 3.2.6.1 Quy trình mua hàng toán tiền hàng 3.2.6.2 Quy trình sản xuất Bất kể thay đổi quy trình công nghệ phải bổ xviii sung, sửa đổi quy trình sau sửa đổi cần phải tổ chức phổ biến thay đổi đến toàn thể cán bộ, công nhân để đảm bảo quy trình thực suốt trình sản xuất 3.2.6.3 Quy trình bán hàng thu tiền bán hàng Quy định chế độ cung cấp thông tin Công nợ khách hàng cho phận bán hàng Quy định cụ thể đặt hàng thời gian nhận hàng gây lãng phí nguồn lực, sử dụng không hiệu đồng vốn, tồn kho ứ đọng ứng dụng công nghệ tin học cho lĩnh vực việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng để hạn chế sai sót không mong muốn nhân viên bán hàng Quy định rõ trách nhiệm tính xác mục nhân viên bán hàng Thực chặt chẽ quy chế đặt hàng NPP bắt buộc phải đặt hàng đơn đặt hàng chủ đại lý gọi điện trực tiếp cho nhân viên bán hàng, trường hợp người khác phải có uỷ quyền người ký hợp đồng đại lý dàng buộc nhân viên thị trường vấn đề thu tiền bán hàng, thực chế độ nộp tiền đặt cọc làm việc vị trí 3.2.6.4 Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh Để kiểm soát chi phí trực tiếp việc xây dựng ban hành hệ thống định mức vật tư kỹ thuật sát thực phải hoàn thiện quy trình đánh giá sản phẩm dở dang bán thành phẩm Thứ nhất: Đối với bán thành phẩm quy đổi chi phí nguyên, nhiên vật liệu theo tiêu hao thực tế kỳ Thứ hai: Đối với sản phẩm dở dang nằm dây truyền sản xuất, Công ty nên ban hành định mức vật tư kỹ thuật cho công đoạn công đoạn Đối với việc kiểm soát khoản đầu tư chi phí đầu tư phải đánh giá xác thị trường hiệu dự án xix 3.2.6.5 Kiểm soát Công ty Với định hướng phát triển thành tập đoàn kinh tế theo mô hình công ty mẹ – công ty con, kiểm soát hoạt động công ty yêu cầu tất yếu Công ty Để đáp ứng yêu cầu cần phải hoàn thiện nâng cao chất lượng số vấn đề sau: Thứ nhất: Xây dựng ban hành quy chế quản lý tài nội Thứ hai: Quy định cách chi tiết cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm người đại diện phần vốn công ty mẹ công ty con.Theo dõi, đánh giá việc thực nghị Hội đồng giám đốc Công ty Cử kiểm soát viên Bộ phận Kiểm toán nội làm thành viên BKS công ty để đẩy mạnh hoạt động BKS Thứ ba: Thiết phải thiết lập trì chế độ báo cáo định kỳ từ công ty mẹ đến công ty 3.2.7 Thiết lập tổ chức Bộ phận Kiểm toán nội phù hợp theo đặc thù mô hình 3.2.7.1 Xác lập tính pháp lý Bộ phận Kiểm toán công ty Bộ phận kiểm toán nội nên thiết lập lại tách thành phận độc lập với Phòng TCKT công ty mẹ 3.2.7.2 Xác định yêu cầu, nội dung trình tự kiểm toán nội Để đảm bảo hiệu hoạt động, kiểm toán nội cần phải đạt số yêu cầu sau: Yêu cầu 1: Hạn chế rủi ro, ngăn ngừa sai phạm hoạt động kinh tế, điều hành Yêu cầu 2: đưa phân tích đánh giá giải pháp Yêu cầu 3: phận giúp việc, triển khai đạt hiệu tốt hoạt động Hội đồng Giám đốc xx Nội dung thứ nhất: Kiểm tra hoạt động Nội dung thứ hai: Kiểm tra tính tuân thủ Nội dung thứ ba: Kiểm tra báo cáo tài báo cáo quản trị Quy trình kiểm tra thực theo bước sau: Bước 1: Lập KH lựa chọn phương pháp kiểm tra, lập KH, xác định mục tiêu, nội dung phạm vi thời gian tiến hành kiểm tra Bước 2: Chuẩn bị cho công tác kiểm tra: nghiên cứu tài liệu, báo cáo công ty có liên quan, chuẩn bị mẫu, chương trình, dẫn cho họp kiểm tra tiến hành Bước 3: Thực kiểm tra: Thu thập đánh giá đủ chứng cần thiết có liên quan, đánh giá khả sai sót, nhầm lẫn, gian lận loại nghiệp vụ loại hình kinh tế, đánh giá tính trọng yếu rủi ro phát sinh… Bước 4: Kết thúc kiểm tra: lập báo cáo trình bày đầy đủ nội dung kết quả, gửi báo cáo cho Ban điều hành Công ty Theo dõi đánh giá việc thực Kết luận HTKSNB có vai trò quan trọng công tác quản lý doanh nghiệp đặc biệt quan Công ty có quy mô hoạt động rộng Một HTKSNB vững mạnh yếu tố quan trọng để doanh nghiệp phát triển mạnh bền vững Do vậy, xây dựng ngày hoàn thiện hệ thống yêu cầu thiết yếu, điều kiện, tiền đề để doanh nghiệp có định điều hành sản xuất kinh doanh tốt Trong khuôn khổ phạm vi mục đích nghiên cứu xác định, Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera” nêu giải vấn đề sau: Thứ nhất: Hệ thống lý luận HTKSNB, chất, xxi yếu tố cấu thành, vai trò, vị trí HTKSNB hệ thống quản lý đặc điểm HTKSNB doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty Thứ hai:Nghiên cứu cách có hệ thống yếu tố cấu thành HTKSNB Công ty TBC Từ đánh giá bất cập HTKSNB cần hoàn thiện để đảm bảo ngăn chặn rủi ro, nguy thất thoát, lãng phí nguồn lực, nâng cao hiệu hoạt động SXKD TBC Thứ ba: Nêu định hướng hoàn thiện HTKSNB TBC HTKSNB phải hoàn thiện phát triển theo hướng thành hệ thống toàn diện, nâng cao chất lượng kiểm soát, HTKSNB phải hoàn thiện theo hướng kết hợp hài hoà lợi ích chi phí vận hành Thứ tư: Đề xuất giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường hiệu hoạt động, ngăn chặn phòng ngừa rủi ro thất thoát, lãng phí tài sản, nguồn lực Công ty Với mong muốn, kết nghiên cứu Đề tài góp phần hoàn thiện HTKSNB TBC, nâng cao chất lượng quản lý nâng cao hiệu kinh doanh để TBC phát triển theo định hướng đề ra, phát triển TBC theo mô hình công ty mẹ – công ty Kính mong nhận nhận xét, cho ý kiến thày cô để Luận văn hoàn thiện