Chào mừng cô giáo và các bạn đến với bài thuyết trình của nhóm 9!!! Đề tài: Nghiên cứu chức năng tổ chức Tự vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức mới cho doanh nghiệp dựa trên sơ đồ cơ cấu tổ chức cũ NỘI DUNG A Khái niệm và mục tiêu chức năng của tổ chức B Cơ cấu tổ chức C Bài tập liên hệ I Khái niệm và vai trò của tổ chức 1 Khái niệm Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến những mục tiêu chung của tổ chức 2 Vai trò - Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng - Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kĩ thuật - Tạo văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức II Cấu trúc tổ chức Khái niệm Đặc điểm cấu trúc tổ chức • Cấu trúc tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất dịnh nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định • Tính tập trung • Tính phức tạp • Tính tiêu chuẩn hóa Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức Tương thích giữa hình thức và chức năng Thống nhất chỉ huy Cân đối Tin cậy Linh hoạt Hiệu quả Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức Mục tiêu và chiến lược của tổ chức Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức Quy mô của tổ chức Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức Môi trường bên ngoài của tổ chức Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị Iii Tầm hạn quản trị Khái niệm Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm kiểm soát chính là số nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều khiển trực tiếp một cách hiệu quả Tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4 - 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 - 3 người khi công việc mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp Để nhóm hoạt động hiệu quả, nên có bao nhiêu sinh viên?????? Tầm kiểm soát hẹp Tầm kiểm soát rộng Tầm hạn quản trị hẹp ☻☺ Ưu điểm ☼☼ Nhược điểm + Giám sát và kiểm soát chặt chẽ + Tăng số cấp quản trị + Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng + Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới + Tốn kém nhiều chi phí quản trị + Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng Tầm hạn quản trị rộng ☻☺ Ưu điểm ☼☼ Nhược điểm + Giảm số cấp quản trị + Có nguy cơ không kiểm soát nổi + Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị + Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm + Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn + Cần phải có những nhà quản trị giỏi + Phải có chính sách rõ ràng + Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng Cơ cấu này chỉ tồn tại trên lý thuyết vì vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy 3 Phân chia theo vùng/lãnh thổ Cơ cấu tổ chức quản trị theo ma trận Tóm lại, có nhiều cách khác nhau để phân chia các bộ phận trong một tổ chức Tuy vậy, không có cách phân chia bộ phận nào là tốt nhất cho mọi tổ chức và cho mọi hoàn cảnh Nhà quản trị phải lựa chọn cho phù hợp nhất với hoàn cảnh đặc điểm tình huống cụ thể của tổ chức mình Iv Quyền và nghệ thuật ủy quyền  Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác, do đó để thành công thì nhà quản trị phải điều khiển được người khác, muốn vậy nhà quản trị cần có quyền hành Vậy quyền hành là gì????? Quyền hành quản trị được hiểu là năng lực cho phép một người nào đó yêu cầu một người khác phải hành động theo mệnh lệnh của họ Tập quyền và phân quyền  Tập quyền : là nhà quản trị không hoặc rất ít phân tán quyền ra quyết định cho cấp dưới  Phân quyền : chính là việc phân tán các quyền ra quyết định cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức Tại sao phải phân quyền?????? Khi nào thì phân quyền?????? Ủy quyền Ủy quyền : là việc nhà quản trị cấp cao hơn giao toàn bộ hay một phần quyền ra quyết định và giao trách nhiệm tương ứng cho cấp quản trị thấp hơn Tiến trình ủy quyền hiệu quả Bước 1 Chuẩn bị ủy quyền Bước 2 Thực hiện ủy quyền Bước 3 Đánh giá ủy quyền Bài tập liên hệ Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị và một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị Giới thiệu  Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị (Hữu Nghị Food) tiền thân là Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị trực thuộc Công ty Thực phẩm Miền Bắc được thành lập và chính thức hoạt động từ ngày 08/12/1997  Năm 2006, Nhà máy bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị  Tháng 6 năm 2009 để phù hợp hơn vị thế trong ngành và định hướng phát triển trong tương lai, Công ty một lần nữa được đổi tên thành Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị  Trải qua gần 20 năm hình thành và phát triển, với đội ngũ nhân sự quản lý được đào tạo bài bản, giàu nhiệt huyết, cùng đội ngũ kỹ sư, công nhân lành nghề và chiến lược kinh doanh tốt, Công ty cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị đã không ngừng lớn mạnh, thương hiệu Hữu Nghị ngày càng trở nên thân thuộc với nhiều gia đình Việt Nam ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN GIÁM SÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC XƯỞNG SẢN XUẤT Kẹo Bim Bim Thạch Kem xốp CÁC PHÒNG BAN CHỨC NĂNG Bánh quy Bánh tươi Cracker P Tổ P Kế P Cơ chức hoạch điện hành vật tư chính P Kế toán P Kỹ thuật P Mar  Ưu điểm:  Mang lại hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày do đó sẽ giúp Công ty tiết kiệm được chi phí nguồn nhân lực do hoạt động tác nghiệp ít thay đổi người lao động dễ nắm bắt được công việc và hạn chế được những sai sót  Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu, điều này giúp người lãnh đạo Công ty sử dụng tốt hơn những lợi thế của mình để mở rộng và nâng cao hiệu quả sản xuất  San bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao giúp cho người quản lý cấp cao tập trung thời gian hay trí tuệ vào những mục tiêu chiến lược của công ty  Mô hình này giúp công ty đào tạo được các cán bộ chuyên môn  Khai thác những ưu điểm của cấp dưới khi cán bộ cấp cao có những vướng mắc thuộc về vấn đề chuyên môn mà cấp dưới đảm nhận  Tạo ra môi trường thân thiện và dân chủ trong hoạt động quản lý  Nhược điểm: • Các quyết định phải đem ra thảo luận dân chủ vì vậy đôi khi không đưa ra được các quyết định nhanh chóng khiến bỏ mất thời cơ • Bộ máy quản lý cồng kềnh dẫn đến chi phí quản lý lớn • Hạn chế việc đào tạo và phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung bởi các cán bộ chuyên môn chỉ làm tốt những lĩnh vực hoạt động của mình chứ không nắm được hoạt động của các bộ phận khác Như vậy Công ty cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho gọn nhẹ, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty, nhất là khi quy mô của Công ty ngày càng được mở rộng thì cơ cấu trực tuyến chức năng tỏ ra kém hiệu quả ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Đề xuất mô hình HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC P Kế toán Xưởng bánh hộp P Kế hoạchVật tư P Kỹ thuật Xưởng kẹo Xưởng bim bim PTGĐ TỔ CHỨC – ĐOÀN THỂ PTGĐ KINH DOANH PTGĐ KỸ THUẬT P Cơ điện Xưởng thạch P Xuất nhập khẩu Xưởng kem xốp P Marketing Xưởng bánh quy P Tổ chứcHành chính P Tổ chức nhân sự Xưởng bánh tươi Xưởng cracker Ưu, nhược điểm của bộ máy quản trị mới sau khi hoàn thiện  Ưu điểm  Hoàn thiện bộ máy quản lý gọn, năng động trước sự thay đổi của môi trường  Giảm bớt được chi phí cho lao động quản lý, có điều kiện dầu tư trang thiết bị máy móc công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế  Nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, sắp xếp công nghệ theo đúng khả năng, khuyến khích người lao động làm việc với hiệu suất cao nhất  Nhược điểm: • Ban lãnh đạo Công ty phải xa thải một lượng lao động sau khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý  Mất chi phí đầu tư nhất định về đào tạo lại nguồn nhân lực, chi phí mua sắm trang thiết bị mới và chi phí tuyển dụng nguồn nhân lực chất lượng cao  Ban lãnh đạo công ty phải có kiến thức tổng hợp mới có thể điều hành tổ chức lại bộ máy quản lý một cách hiệu quả