Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word PHẦN II MICROSOFT WORD §1. SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT WORD I. GIỚI THIỆU: Microsoft Word 2000 là một trong những sản phẩm của hãng Microsoft dùng để xử lý văn bản. Chương trình này là 1 trong những chương trình nằm trong bộ Microsoft Office 2000 dùng cho công việc văn phòng. Bộ chương trình Microsoft Office gồm có các phần chương trình: Microsoft Word: Dùng để xử lý văn bản. Microsoft Excel: Dùng để xử lý bảng tính. Microsoft Access: Dùng để xử lý cơ sở dữ liệu. Microsoft PowerPoint: Dùng để tạo các màn hình trình diễn. Microsoft Outlook: Dùng quản lý thông tin cá nhân. * Khởi động: Start + Programs + Microsoft Word II. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN 1. Kiểu gõ tiếng việt: 1.1. VNI : (Bỏ dấu bằng số): 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (/) (\) (?) ~ . ^ ? - 1.2 Telex: (Bỏ dấu bằng ký tự): aa = â aw = ă ee = ê oo = ô ow = ơ uw,w = ư dd = đ s = / f = \ r = ? x = ~ j =. * Cách chọn kiểu tiếng Việt khi dùng VietKey 2000 để gõ dấu: Click chuột phải vào biểu tượng trên thanh Tasbar + chọn Hiện cửa sổ VietKey + chọn Kiểu gõ + trong mục Tiếng Việt chọn kiểu gõ thích hợp. * Bật tắt tiếng việt : Click vào biểu tượng hoặc nhấn phím <Alt>+<Z> * Cách chọn bảng mã: Trang - 36 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word - Click phải + chọn Hiện cửa sổ VietKey + chọn Bảng mã + chọn mã thích hợp Bảng mã Font chữ tương ứng Unicode Times New Roman, Arial, . VNI for Windows VNI-* TCVN 3 (ABC) .Vn * 2. Các phím soạn thảo dùng để di chuyển con trỏ văn bản: - Không dùng dấu cách (Spacebar) để chỉnh dòng, chỉnh đoạn. Không nên để hai (hoặc nhiều hơn) dấu cách liền nhau. - Mặc nhiên Word sẽ tự động xuống hàng khi gặp biên phải của trang giấy. Khi thật sự muốn xuống dòng nhấn Enter. - Các dấu câu phải được đi theo từ cuối cùng trong câu. * Các phím di chuyển: Home : Về đầu dòng End : Về cuối dòng  : Qua trái 1 ký tự  : Qua phải 1 ký tự  : Lên dòng trên  : Xuống dòng dưới Ctrl +  : Lên đoạn trên Ctrl + : Xuống đoạn dưới Ctrl +  : Qua trái 1 từ Ctrl + : Qua phải 1 từ Ctrl + Home: Về đầu văn bản Ctrl + End : Đến cuối văn bản Page Up : Lên trên 1 trang màn hình Page Down : Xuống dưới 1 trang màn hình Tới một trang bất kỳ: <Ctrl> + <G> + nhập số trang cần tới + Goto + Close. 2. Chọn (Select) khối văn bản cần định dạng: - Sử dụng chuột: Kéo từ từ vị trí đầu đến vị trí cuối của khối cần chọn. - Bàn phím: Giữ phím Shift + các phím di chuyển con trỏ văn bản. - Đánh dấu toàn bộ văn bản: <Ctrl> + <A> Trang - 37 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word 3. Định dạng nhanh khối đã chọn bằng ToolBar: * Các phím nóng thường sử dụng để định dạng: Ctrl + B : In Đậm Ctrl + I : In Nghiêng Ctrl + U : Gạch chân Ctrl+Shift+ A: In Hoa Shift + F3 : Đổi Kiểu Chữ Ctrl + L : Canh trái Ctrl + E : Canh giữa Ctrl + R : Canh phải Ctrl + "=" : Chỉ số dưới Ctrl+ Shift +"=": Chỉ số trên 4. Chèn các ký tự, hoa văn không có trên bàn phím: - Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Click vào Insert trên thanh công cụ + Symbol (Chọn bộ ký tự, hoa văn trong hộp Font): Ví dụ Font: + Symbol: Ký tự đặc biệt α, β, γ, ≥, Γ + Wingdings: Hoa văn , , ,  Trang - 38 - New Open Save Print Preview Cut Copy Paste Paint brush Undo Redo Table Column Drawing Zoom Chọn font chữ Chọn cỡ chữ chæî Chữ đậm Chữ nghiên Gạch chân Canh trái Canh giữa giæîa Canh phải haíi Canh điều Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word - Chọn ký tự, hoa văn cần chèn + Insert + Nhấn Close để trở về văn bản 5. Các thao tác với khối văn bản: Đánh dấu khối văn bản cần sao chép hoặc cắt. a. Sao chép: C1: Click vào biểu tượng Copy C2: <Crtl> + <C > b. Cắt: C1: Click vào biểu tượng Cut C2: <Crtl> + <X > c. Dán - Đặt con trỏ tại vị trí cần dán: C1: Click vào biểu tượng Paste C2: <Crtl> + <V> 5. Xoá : - Nhấn <Back Space>: Xoá lùi một ký tự tại vị trí con trỏ đang đứng. - Nhấn <Delete>: Xoá tới một ký tự tại vị trí con trỏ đang đứng. - Xoá nhiều ký tự cùng một lúc: Đánh dấu khối văn bản cần xóa sau đó nhấn phím Delete. 6. Canh lề cho văn bản: Có 4 chế độ canh lề: + Canh trái: Thẳng hàng so với biên trái. + Canh phải: Thẳng hàng so với biên phải. + Canh giữa : Nằm giữa so với hai biên. + Canh đều: Thẳng hàng so với hai biên. - Đánh dấu đoạn văn bản cần canh lề. + Canh trái: <Ctrl> +<L> hoặc Click Align left + Canh phải: <Ctrl> +<R> hoặc Click Align Right + Canh giữa: <Ctrl> +<E> hoặc Click Center + Canh đều: <Ctrl> +<J> hoặc Click Justify Trang - 39 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word 7. Các thao tác với tập tin Word: a. Tạo mới: Cách 1: File + New Cách 2: Click vào biểu tượng New Cách 3: <Ctrl> + <N> b. Lưu tập tin: Cách 1: File + Save Cách 2: Click vào biểu tượng Save Cách 3: <Ctrl> + <S> * Chú ý: khi lưu lần đầu tiên phải đặt tên cho tập tin này. - Phần mở rộng của tập tin Word mặc nhiên là:.doc Trong hộp Save in: Xác định ổ đĩa hoặc thư mục sẽ lưu tập tin này. Mặc nhiên là My Document Trong hộp File name: Gõ tên tập tin rồi nhắp nút Save để lưu c. Lưu với tên khác: Chọn File + Save As . - Đặt tên mới trong hộp File name, nhấn nút Save. d. Mở tập tin đã có: Cách 1: File + Open Cách 2: Click vào biểu tượng Open Cách 3: <Ctrl> + <O> Chọn 1 trong 3 cách trên, chọn tên tập tin cần mở, nhấn nút Open. e. Đóng tập tin: Cách 1: File + Close Cách 2: <Ctrl> + <W> g. Thoát khỏi Word: Cách 1: File + Exit Cách 2: <Alt> + <F4> Trang - 40 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word §2. DROP CAP & COLUMNS I. DROPCAP: - Công dụng: Dùng để làm chữ hoa thả xuống. - Để con trỏ tại đầu đoạn văn bản cần làm Drop Cap, Chọn Format + DropCap + Chọn Dropped: làm chữ hoa thả xuống và các dòng văn bản bao xung quanh. + Chọn In Margin: Chữ hoa sẽ nằm bên lề trái của tờ giấy. + Font: Xác định Font cho chữ thả xuống. + Lines to drop: Số dòng thả xuống. + Distance from text: Khoảng cách từ chữ làm Drop đến văn bản. + Chọn None: Bỏ Drop Cap II. COLUMN: - Công dụng: Dùng để chia văn bản có dạng cột báo. - Đánh dấu phần văn bản cần chia cột, chọn Format + Columns - Chọn One, Two, Three xác định số cột cần chia. - Nếu số cột cần chia lớn hơn 3 chọn Number of Columns. - Chọn Width and spacing: Để xác định độ rộng và khoảng cách giữa các cột. Width: Độ rộng Spacing: Khoảng cách giữa các cột. - Chọn Equal Column width: Để độ rộng các cột tự động bằng nhau và trải đều theo khổ giấy. Trang - 41 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word - Line between: Có đường kẻ giữa các cột §3. TAB - PARAGRAPH - INDENT - AUTOTEXT AUTOCORRECT - CHANGE CASE I. TAB: - Dùng để tạo các mốc dừng trong văn bản - Có 4 loại tab: + Tab trái + Tab phải + Tab giữa + Tab thập phân - Nhắp vào hộp Tab ở bên trái của thước ngang để chọn loại Tab cần sử dụng. - Nhắp vị trí cần đặt Tab trên thước ngang. - Khi sử dụng ta nhấn phím <Tab> để tới các mốc dừng. - Để thay đổi vị trí của Tab: Đánh dấu khối phần văn bản chịu ảnh hưởng của Tab, kéo Tab đến vị trị mới. - Khi không cần sử dụng kéo Tab ra khỏi thước. * Đặt Tab có dấu đi kèm: - Nhắp vào hộp Tab để chọn loại tab cần sử dụng. - Nhắp vị trí cần đặt Tab trên thước ngang. - Chọn Format + Tabs + Trong hộp Tab stop position: Chọn vị trí của điểm cần đặt Tab trên thước + alignment: Chọn loại Tab + Leader: Chọn dấu đi theo + Nhấn nút Set để đặt Tab - Các thao tác còn lại tương tự như trên. Trang - 42 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word II. PARAGRAPH: - Dùng để tạo khoảng cách giữa các đoạn văn bản và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. - Đánh dấu đoạn văn bản cần sử dụng Paragraph. Chọn Format + Paragraph: + Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn: Before: Cách đoạn trước nó một khoảng After: Cách đoạn sau nó một khoảng + Line spacing: Khoảng cách giữa các dòng: Single: Dòng đơn Double: Dòng đôi 1,5 Line: Gấp rưỡi Exactly: Chính xác At least: Tối thiểu Multiple: Gấp nhiều lần III. INDENT: - Dùng để tạo độ lõm vào so với các biên của tờ giấy. - Có 3 loại Indent: + First line Indent: Dùng để tạo độ thụt vào so với biên trái của tờ giấy cho tất cả các dòng đầu tiên của mỗi đoạn. + Hanging Indent: Dùng để tạo độ thụt vào so với biên trái của tờ giấy cho tất cả các dòng còn lại. + Right Indent: Dùng để tạo độ thụt vào so với biên phải của tờ giấy cho tất cả các dòng. - Đánh dấu đoạn văn bản cần sử dụng Indent Drag Indent đến vị trí cần thiết. IV. AUTO TEXT: - Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản được sử dụng thường xuyên có tính chất cố định không thay đổi. - Đánh dấu đoạn văn bản cần làm AutoText: Trang - 43 - First line Indent Left Indent Right Indent Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word Chọn Insert + Auto Text + New + Nhập tên của Autotext + OK * Khi cần sử dụng: Nhập tên của Autotext + nhấn phím <F3> V. AUTO CORRECT: - Dùng để tự động sửa sai các từ gõ vào do người sử dụng qui định. - Đánh dấu từ đúng, Click Tool + Auto Correct + Nhập từ sai trong Replace + Add *Chú ý: Nhớ chọn mục Replace text as you type - Khi không cần sử dụng: Chọn Tool + Auto Correct + Nhập từ cần xóa trong Replace + Delete * Các tùy chọn khác: Correct Two Initial Capitals: Sửa 2 ký tự chữ hoa thành một từ có chữ hoa. Capital first letter of sentence: Ký tự đầu tiên của từ đầu câu luôn là chữ hoa. Capital name of date: Kí tự đầu tiên của ngày là chữ hoa (trong tiếng Anh) VI. CHANGE CASE: - Dùng để thay đổi kí tự từ chữ hoa sang chữ thường và ngược lại. - Đánh dấu đoạn văn bản cần thay đổi + Click Format + Change Case + Sentence case: Đổi ký tự đầu câu thành in hoa. + lowercase: Đổi tất cả thành in thường. + UPPERCASE: Đổi tất cả thành in hoa. + Title Case: Đổi ký tự đầu từ thành in hoa. + tOGGLE cASE: Đổi in thường thành in hoa và ngược lại. * Phím tắt: <Shift> + <F3> Trang - 44 - Giaùo trình lyù thuyeát Microsoft Word §4. MỘT SỐ THAO TÁC KHÁC 1. Tạo ký hiệu và số tự động: * Tạo nhanh: - Ký hiệu tự động: Nhấn nút Bullets - Số tự động: Nhấn nút Numbering Khi không cần sử dụng Click lại một lần nữa * Để thay đổi kiểu số hoặc kiểu kí tự: Chọn Format + Bullets and Numbering a. Chọn phiếu Bullets: Định dạng kí hiệu - Chọn mẫu ký hiệu được liệt kê. - Nhấn nút Customize để thay đổi (nếu cần) + Nút Bullets: Chọn ký hiệu + Nút fonts: Định dạng ký hiệu + Bullets Position: Độ thụt của ký hiệu so với lề b. Phiếu Numbering: Định dạng số tự động. - Chọn mẫu số được liệt kê. - Nhấn nút Customize để thay đổi (nếu cần) + Number style: Chọn loại số + Start At: Giá trị bắt đầu + Number format: Định ký hiệu đi theo số + Fonts: Định dạng cho số + Number Position: Gióng hàng cho số + Align At: Độ thụt của số so với lề + Indent at: Vị trí giữa số và chữ 2. Đóng khung và tạo bóng mờ: - Dùng để tạo khung xung quanh hoặc tạo nền cho văn bản. - Đánh dấu khối văn bản  Format + Border and Shading + Kẻ Khung: Chọn phiếu Border. · Trong hộp Style chọn đường nét · Trong hộp Color chọn màu đường Trang - 45 - [...]... lyự thuyeỏt Microsoft Word + Dũng u tiờn ca bng l tiờu (Tờn ca thụng tin trong ct cn in vo vn bn chớnh) + Mi dũng cũn li l 1 mu tin cn in vo vn bn chớnh * Cỏc bc to Mail Merge: 1 To tp Data Source: To mt bng d liu cha cỏc thụng tin cn dựng (Vớ d: Danh sỏch khỏch mi) lu tp tin lờn a v úng tp tin li 2 To Main Document: Chn File + New Tin hnh son tho mt vn bn bỡnh thng - Chn Tools + Mail Merge chn Create... CCH S DNG: s dng k thut Mail Merge phi cú 2 tp tin: - Main Document (tp ti liu chớnh): Cha ni dung vn bn c nh Ni dung ca tp tin ny l cỏc mu lm sn in thụng tin cn thit vo (Giy mi, bỡ th, thip mi ) - Data Source: Cha ni dung vn bn thay i, cú th lm trong word, Excel, Access Ni dung tp tin ny l mt bng cú cu trỳc nh sau: + S lng ct trong bng l s lng thụng tin cn in vo vn bn chớnh Trang - 56 - Giaựo trỡnh... Chn tp tin d liu ngun (ó to trờn) + Edit Main Document - t con tr ti v trớ cn chốn + Chn Insert Merger Field: Chn vựng cn chốn thụng tin t d liu ngun vo vn bn chớnh - Chn View merge data: Xem ni dung ca d liu ó c trn - S dng thanh trt di chuyn ti cỏc mu tin tip theo - Chn Merge to print: Trn v a kt qu trc tip ra mỏy in - kim tra trờn mn hỡnh chn Merge To New Document: trn v a kt qu ra tp tin mi... color Dash style Arrow style Shadow 3D a V ng thng: - Click Line + Click ti v trớ cn v Drag n v trớ cui cựng - thay i mu sc: Click Line color - thay i kớch thc hoc hng: Click vo ng ú + con tr ti nỳt hỡnh ch nht nh trờn hỡnh + Drag n kớch thc mi hoc hng mi - Click Line style: Thay i kiu ca ng - Click Arrow style: Thay i cỏc hng mi tờn - Click Dash style: Chn ng lin nột hay nột t - sao chộp mt ng ó v:... mu tin tip theo - Chn Merge to print: Trn v a kt qu trc tip ra mỏy in - kim tra trờn mn hỡnh chn Merge To New Document: trn v a kt qu ra tp tin mi (S trang ca tp tin ny l s dũng ca bng d liu ngun) - Chn Edit data source: Dựng chnh sa tp tin d liu ngun Trang - 57 - Giaựo trỡnh lyự thuyeỏt Microsoft Word Đ8 XC NH GIY + IN N I KH GIY V NH L TRANG: Chn File + Page Setup + chn cỏc phiu sau: 1 Phiu Paper... biu thc, phng trỡnh chn Insert + Objects + Microsoft Equation 3.0 + OK * Cỏch to Equation: - Cỏc ký t trờn bn phớm: Gừ bỡnh thng - Cỏc ký hiu c bit khỏc: Chn trờn thanh Equation, sau ú in thờm cỏc thụng tin cn thit - Sau khi to xong, Click chut vo nn ca vn bn úng ca s son tho Equation - Cỏc thao tỏc di chuyn, sao chộp, thay i kớch thc tng t nh 1 hỡnh nh - Nhp ỳp vo Equation chnh sa ni dung - Chuyn Equation... Table + Number of column: Nhp s ct ca bng + Number of row: Nhp s dũng ca bng II Chnh sa cu trỳc cho bng: 1 Thay i rng ct: - Double Click Vo ng phõn chia gia hai ct s t ng gión ra cho va vi s liu di nht - Hoc Drag ng phõn chia gia 2 ct n kớch thc mi 2 ỏnh du khi trờn bng: - Click vo ụ cn ỏnh du, ỏnh du cỏc ụ liờn tip Click ụ u tiờn Drag n cỏc ụ tip theo - ỏnh du mt ct: con tr ngoi ct Di chuyn chut lờn... sp xp Chn Table + Sort + Chn Sort by: xỏc nh ct u tiờn sp trc nht ascending: Tng dn (A Z, 0 9) descending: Gim dn (Z A, 9 0) + Nu d liu trựng nhau chn Then by xỏc nh ct u tiờn sp th hai (cng chn As hoc De) + Nu d liu vn trựng nhau chn Then by xỏc nh ct u tiờn sp th 3 + Nu d liu vn trựng nhau s ỏp dng theo nguyờn tc FIFO (First In First Out) ct no nhp trc s sp xp trc + Chn No header row nu phn d... lyự thuyeỏt Microsoft Word ã Trong hp Width chn dy mng ca ng + To nn: Shadow 3 Tỡm kim v thay th: - Dựng tỡm kim mt t, mt chui vn bn sau ú thay th bng mt t hay mt chui vn bn khỏc - Chn Edit + Replace (hoc +) + Find what: Gừ ni dung cn tỡm + Search: Phm vi tỡm kim All: Tt c trong vn bn Up: T v trớ con tr ang ng tr v trc Down: T v trớ con tr tr v sau + Match case: Tỡm phõn bit ch hoa ch thng... chuyn v trớ Trang - 53 - Giaựo trỡnh lyự thuyeỏt Microsoft Word II PICTURE: - Cụng dng: Dựng chốn mt s hỡnh nh cú sn vo trong vn bn - Chn Insert + Picture + Clip Art + Chn hỡnh thớch hp + Insert Clip (hoc Click vo biu tng Insert Clip Art trờn thanh Drawing) - Cỏch xỏc nh v trớ, di chuyn, thay i rng ca hỡnh, tng t nh Drawing III WORD ART: - Cụng dng: Dựng to con ch ngh thut Cỏch 1: Insert + Picture . phải đặt tên cho tập tin này. - Phần mở rộng của tập tin Word mặc nhiên là:.doc Trong hộp Save in: Xác định ổ đĩa hoặc thư mục sẽ lưu tập tin này. Mặc nhiên. thao tác với tập tin Word: a. Tạo mới: Cách 1: File + New Cách 2: Click vào biểu tượng New Cách 3: <Ctrl> + <N> b. Lưu tập tin: Cách 1: File