Êkip tổ chức kiện – Các thành viên & nhiệm vụ cụ thể by An Nhiên – trang: http://backstageevent.vn/ Link bài gốc: http://backstageevent.vn/ekip-to-chuc-su-kien-cac-thanh-vien-nhiem-vu-cu-the.html Dưới 28 vị trí quan trọng hệ thống êkip tổ chức kiện dạng chương trình biểu diễn nghệ thuật festival với quy mô trung bình trở lên có bán vé Tuy nhiên, thực tế kiện có đầy đủ phận chuyên môn hóa cụ thể Đồng thời, có nhiều vai trò liệt kê thực tế gộp lại lược bớt: Một thành viên đảm nhận nhiều công việc khác có liên quan lĩnh vực Event coordinator – Điều phối kiện: Người điều phối kiện đứng vị trí hàng đầu máy nhân êkip Do đó, họ có quyền cao có trách nhiệm quản lý toàn nhân viên phía Vai trò họ điều phối công việc chi tiết yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn suôn sẻ bám sát với kế hoạch đề Họ làm việc cho nhãn hàng agency kiện, làm freelancer Người điều phối kiện có khả tổ chức kiện dạng festival, hội thảo hội nghị, chương trình quảng cáo nhãn hàng, v.v… Người điều phối kiện phải tốt số kỹ khả truyền đạt thông tin, tổ chức xếp công việc, ý đến chi tiết Họ phải làm việc tốt áp lực công việc cao, đảm bảo kiện diễn êm xuôi Event planner – Lên kế hoạch tổ chức kiện: Người lên kế hoạch tổ chức kiện có vai trò sống êkip họ phải đảm nhiệm loạt nhiệm vụ quan trọng lựa chọn địa điểm, logistic, catering có trách nhiệm làm việc với phận tài chính, đảm bảo chương trình có hiệu mong muốn mức ngân sách cho phép Họ cần có kỹ bao gồm khả truyền đạt thông tin (cả viết nói), giữ bình tĩnh môi trường làm việc áp lực cao tất nhiên kỹ thương lượng Họ phải đàm phán với quan quyền xin giấy phép cho kiện có chứa yếu tố nhạy cảm gây tranh cãi Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng: Đây vị trí cấp cao mang nhiều trọng trách êkip tổ chức kiện Họ phải vô chuyên nghiệp, lịch thiệp có kỹ người cực tốt để giải công việc hiệu Ví dụ khách hàng tức giận, họ phải cố gắng để khiến khách hàng bình tĩnh trở lại tìm cách đưa lý hợp lý xử lý tình huống thấu đáo Họ phải đương đầu với hàng loạt phản hồi, phàn nàn từ khách hàng khán giả kiện diễn ra, điều đòi hỏi kỹ truyền thông tốt Event Manager – Quản lý kiện: Quản lý kiện phối hợp làm việc chặt chẽ với người điều hành kiện để đảm bảo chương trình diễn êm xuôi Vai trò họ linh hoạt phụ trách giải công việc giấy tờ túy lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trường hợp có thay đổi bất ngờ so với kịch Nếu thành viên team có vấn đề phát sinh, họ trao đổi trực tiếp với Event Manager Vai trò người quản lý kiện lắng nghe giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ kiện 5 Event Assistant – Trợ lý kiện: Trợ lý kiện hỗ trợ thực nhiều công việc nhỏ trình tổ chức Họ gọi điện tới bên liên quan để xử lý công việc giúp đỡ tìm kiếm thông tin Trong số trường hợp người quản lý kiện bận việc, họ trực tiếp quản lý nhóm nhỏ, đạo công việc cần thiết Trợ lý kiện cần phải nắm rõ kịch chi tiết để điều động nhân Họ cần có khả tổ chức tốt linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác Event Manager Choreographer – Biên đạo: Biên đạo người sáng tạo biểu diễn, kết nối chúng sau truyền đạt lại cho diễn viên biểu diễn thực Họ cần kỹ sáng tạo, khả nghĩ khác biệt kiến thức loại hình nghệ thuật khác khiêu vũ, kịch, múa, v.v… Họ tham gia buổi tổng duyệt kỹ thuật để đảm bảo biểu diễn hoàn hảo thể ý đồ Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật: Chỉ đạo nghệ thuật người quản lý trực tiếp thiết kế giám đốc sáng tạo – vai trò lớn kiện Người đạo nghệ thuật phối hợp chặt chẽ với phận marketing truyền thông để tìm kiếm nguồn tài trợ, hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho chương trình Họ người đưa mô tả sơ lược kiện cho tất phận để tham gia vào trình sáng tạo Bởi đóng vai trò vô quan trọng máy quản lý, họ phải có kỹ truyền đạt thông tin tốt với êkip Chỉ đạo nghệ thuật người kiểm soát công việc tất phận, đảm bảo việc tầm kiểm soát Ticket sales manager – Điều hành bán vé: Vị trí nghe đơn giản Người phụ trách hoạt động bán vé có trách nhiệm giải vấn đề liên quan đến vé, bao gồm thiết kế, in ấn, thu thập liệu khách hàng, phân phối vé nào, v.v… Họ cần kỹ đa dạng, phần lớn để trao đổi với khán giả để việc bán vé hiệu quả, họ phải giỏi kỹ thuyết phục thương lượng Họ kỳ vọng lúc khán giả sẵn sàng mua vé cho kiện mình, vậy, việc cần làm khiến khán giả thèm khát muốn tham gia chương trình Catering Management – Quản lý dịch vụ ăn uống: Người quản lý dịch vụ ăn uống có trách nhiệm việc chiêu đãi khách đảm bảo khách hàng hài lòng dịch vụ, đồ ăn, thức uống kiện Vai trò ưu tiên hàng đầu họ cung cấp dịch vụ, trang trí ăn kiện, đáp ứng kỳ vọng khách hàng thực phẩm phù hợp với tiêu chuẩn vệ sinh chi phí cho phép Họ nguồn cung cấp thực phẩm set up khu vực ăn uống địa điểm tổ chức Họ kết nối với Quản lý Điều phối kiện để định ngân sách, đưa lưu ý để bảo quản thực phẩm tươi ngon, giữ lạnh cho loại đặc biệt… Nhất với kiện dài ngày, họ cần đảm bảo đồ ăn sẵn sàng cho ngày/từng buổi Các phẩm chất cần có họ khả giữ bình tĩnh môi trường áp lực, khả truyền đạt thông tin tốt, kỹ tổ chức Một tình huống cần giữ bình tĩnh rõ đối mặt với hàng dài khách mời chờ phục vụ đòi hỏi đồ ăn tươi ngon Họ phải có khả cung cấp dịch vụ cách chuyên nghiệp, nhanh chóng hợp lý 10 Lighting Operator – Lập trình ánh sáng: Người lập trình ánh sáng làm việc buổi tổng duyệt set up cho kiện Họ có trang thiết bị ký hiệu riêng biệt để vận hành thiết bị từ bàn điều khiển Họ phải chịu trách nhiệm set up vận hành hệ thống từ lúc bắt đầu đến kết thúc chương trình 11 Sound operator – Lập trình âm thanh: Giống lập trình ánh sáng, người lập trình âm làm việc khu vực bàn điều khiển kiện Họ phụ trách điều khiển hệ thống trình chiếu (nếu có) Trách nhiệm họ kiểm tra thiết bị trước buổi diễn, set up quản lý chúng từ bắt đầu đến kết thúc chương trình Với hệ thống thiết bị phức tạp, họ luôn phải có mặt buổi tổng duyệt để quen thuộc với kịch chương trình đảm bảo hiệu ứng âm nhạc, âm trình diễn hiệu 12 Director – Đạo diễn: Đạo diễn thuộc quyền quản lý Chỉ đạo nghệ thuật có trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật chung toàn trình sản xuất Họ làm việc ngân sách với Quản lý sản xuất phối hợp với phận thiết kế để đảm bảo ý tưởng, kịch chương trình thực xuyên suốt Đạo diễn có trách nhiệm đạo diễn viên biểu diễn phận sản xuất thực công việc theo yêu cầu 13 Administrator – Quản lý hành chính: Quản lý hành chịu trách nhiệm tiền lương, vấn đề liên quan đến quyền lợi sách đãi ngộ dành cho nhân viên Họ phân bổ nguồn lực tài công ty đến phận Điều cần thiết để tránh cho nguồn lực tài công ty phân bổ không không hợp lý lãng phí kiểm soát 14 Production Manager – Quản lý sản xuất: Quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên sản xuất hạng mục phục vụ cho kiện giám sát tất công việc liên quan để đảm bảo trình làm việc an toàn tiến độ Họ người chịu trách nhiệm cho Quản trị rủi ro kiện Họ làm việc với giám đốc phận thiết kế để đảm bảo ngân sách thực hiện, tiến độ cung cấp hạng mục cho chương trình Quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách tiến độ làm việc, giám sát toàn công việc từ thời gian bắt đầu chuẩn bị tận buổi tổng duyệt kỹ thuật kiện kết thúc 15 Stage Manager (SM) – Quản lý sân khấu: Quản lý sân khấu có trách nhiệm quản lý bao quát toàn sân khấu điều hành nhân thuộc khu vực Đồng thời, vai trò họ vô linh hoạt: điều khiển buổi thử giọng, tổng duyệt kỹ thuật tổng duyệt chương trình với Đạo diễn Quản lý sản xuất Người quản lý sân khấu nắm bắt trao đổi thông tin phận, đảm bảo trình vận chuyển, sử dụng, bảo quản đạo cụ, phục trang, v.v… chương trình an toàn, thời gian quy định 16 Set Designer – Thiết kế sân khấu: Thiết kế sân khấu làm việc với Quản lý sản xuất ngân sách yêu cầu an toàn để từ thiết kế hình ảnh, chi tiết kỹ thuật đạo cụ, bối cảnh nội thất sân khấu Họ tạo mô hình thu nhỏ, cung cấp vẽ kỹ thuật yêu cầu chất liệu để đưa xuống cho ê kíp sản xuất biến hình ảnh vẽ trở thành thực tế Họ phận kiểm soát chất lượng trình sản xuất 17 Master Carpenter – Sản xuất đạo cụ: Người sản xuất đạo cụ chịu trách nhiệm sản xuất theo yêu cầu Thiết kế sân khấu Các đạo cụ cần đạt chất lượng tốt an toàn, phù hợp với điều kiện biểu diễn thực tế 18 Scenic Painter – Họa sỹ sân khấu: Họa sỹ sân khấu có trách nhiệm trang trí cho đạo cụ, bối cảnh sân khấu, đảm bảo nguyên liệu sơn, vẽ, trang trí sử dụng an toàn phù hợp cho diễn viên biểu diễn 19 Props Master – Quản lý đạo cụ: Người quản lý đạo cụ có trách nhiệm toàn công đoạn từ cung cấp nguyên liệu, sản xuất giao đạo cụ hoàn chỉnh cho ê kíp, đồng thời đảm bảo hạng mục sản xuất không vượt mức ngân sách cho phép Họ phải trì tình trạng tốt đạo cụ cho trình thực chương trình Điều vô quan trọng chúng đảm bảo cho an toàn diễn viên chương trình, đặc biệt đối với biểu diễn quy mô lớn có yếu tố mạo hiểm 20 Lighting Designer – Thiết kế ánh sáng: Thiết kế ánh sáng người tiếp tục phát triển ý tưởng tổng quan lập trình ánh sáng để biến chúng thành thực Họ định loại đèn, thiết bị chiếu sáng thích hợp sử dụng, set up vị trí đèn, thiết bị phụ trợ, hiệu ứng thiết bị chuyên dụng khác cần có để đạt hiệu ứng mong muốn Họ đảm bảo chất lượng ánh sáng tốt chương trình diễn 21 Chief LX (electrician) – Quản lý hệ thống điện: Phụ trách điều hành hệ thống điện trì tình trạng ổn định thiết bị điện Họ bố trí, kiểm tra hướng dẫn cho nhân viên vận hành nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, an toàn toàn chương trình 22 Sound Designer – Thiết kế âm thanh: Họ làm việc với Đạo diễn thiết kế âm tổng thể cho chương trình Với cho phép từ Quản lý sản xuất, họ chọn vị trí đặt loa, monitor thiết bị phù hợp khác để đảm bảo chất lượng âm cân phù hợp 23 Sound Technician – Kỹ thuật âm thanh: Chịu trách nhiệm đảm bảo âm thiết bị trì với chất lượng tốt Họ có nhiệm vụ đặt mua thiết bị âm phù hợp sản xuất hiệu ứng âm cần thiết cho trình sản xuất 24 Costume Designer – Thiết kế phục trang: Thiết kế phục trang làm việc với Đạo diễn Thiết kế ánh sáng để sáng tạo hình ảnh phong cách thiết kế chủ đạo trang phục biểu diễn Họ cung cấp vẽ thiết kế mẫu vải, mẫu nguyên vật liệu cho người giám sát sản xuất phục trang để hiểu rõ thiết kế tiến hành công đoạn may đo, chuẩn bị phụ kiện cần thiết 25 Wardrobe Supervisor – Giám sát sản xuất phục trang: Giám sát sản xuất phục trang có trách nhiệm điều hành công việc phòng sản xuất phục trang, đặt may, giao trang phục hạn, hướng dẫn nhân viên cách bảo quản, cách thay trang phục phụ kiện kèm cho diễn viên nhanh chóng xác Họ cần đảm bảo cho thoải mái thuận tiện người biểu diễn mặc trang phục 26 Dressers/maintenance – Nhân viên phục trang: Họ có trách nhiệm thay đổi phục trang các buổi tổng duyệt kiện thức Họ đảm bảo diễn viên biểu diễn hỗ trợ tình huống khó khăn liên quan đến trang phục biểu diễn trình thay đồ Họ bảo đảm trang phục tình trạng hoàn hảo xuất trước mặt khán giả 27 Front of House/Box Office Manager – Quản lý khu vực: Có trách nhiệm quản lý khu vực khán phòng (đối với nhà hát), gian hàng, quầy bar xung quanh khu vực tổ chức kiện Họ đảm bảo khách mời tham dự an toàn thoải mái kiện 28 Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá kiện: Họ phụ trách công việc quảng bá nâng cao hình ảnh đơn vị tổ chức kiện Họ sản xuất tờ rơi, poster, ấn phẩm quảng cáo thực phân phát chúng Họ làm việc với quan báo chí quản lý hình ảnh hoạt động quay phim, chụp hình tư liệu cho chương trình (với đồng ý Quản lý sân khấu) Cùng với người Chỉ nghệ thuật Điều phối kiện, họ đồng thời tham gia trình kêu gọi khoản tài trợ để gia tăng lợi nhuận (doanh thu) kiện