BM-PM-08-08 Địa : Lầu 41-43 Trần Cao Vân , P.6, Q.3, Tp.HCM Điện thoại : (84-8) 2.2444166 Fax : (84-8) 5.4489499 Hotline : 0936.135.136 Email : we@onlineoffice.vn Website : www.onlineoffice.vn MƠ TẢ PHẦN MỀM ONLINE OFFICE Version : 6.0 Online Office Thang 08/2011 – www.onlineoffice.vn : Tăng suất – Giảm chi phí MỤC LỤC Thơng tin chung Kết hỗ trợ hoạt động phần mềm Mục tiêu Online - Office………………………………………………………… Mơ hình thơng tin Online – Office Chức Online - Office 5.1 Module Quản lý cơng việc, Dự án 5.1.1 Quản lý cơng việc, dự án………………………………………………………….5 5.1.2 Trao đổi cơng việc…………………………………………………………………7 5.1.3 Tủ hồ sơ cá nhân.…………………………………………………………………7 5.1.4 Báo cáo định kỳ.………………………………………………………………… 5.2 Module Quản lý tổ chức thơng tin……………………………………………… 5.2.1 Thơng báo………………………………………………………………………… 5.2.2 Danh bạ…………………………………………………………………………….8 5.2.3 Cổng thơng tin điện tử…… ………………………………………………………8 5.2.4 Thư viện điện tử……………………………………………………………… 5.2.5 Thảo luận………………………………………………………………………….8 5.2.6 Quản lý Card visit… …………………………………………………………….8 5.2.7 Lịch làm việc điện tử…….……………………………………………………….8 5.3 Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng……………………………………………9 5.4 Quản trị nguồn nhân lực…………………………………………………………… 10 5.4.1 Thơng tin lý lịch………………………………………………………………….10 5.4.2 Q trình làm việc……………………………………………………………… 10 5.4.3 Quản lý tuyển dụng………………………………………………………………11 5.5 SMS………………… …………………………………………………………… 12 5.6 Chữ ký điện tử……… …………………………………………………………… 12 Đối tượng người dùng ……………………………………………………… …… 12 Hỗ trợ nhà cung cấp 12 Khách hàng tiêu biểu 12 ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 Thơng tin chung - Phần mềm Online – Office : Phần mềm Online - Office hệ thống tương tác thơng minh phục vụ cơng tác quản trị điều hành doanh nghiệp "ONLINE".Thơng qua cơng cụ tích hợp phần mềm thành viên doanh nghiệp sử dụng cơng cụ tương tác thơng minh hoạt động hàng ngày, từ trao đổi, xử lý cơng việc, chia sẻ thơng tin dự án, kế hoạch quỹ làm việc cá nhân, tiếp cận khách hàng Cơng cụ bật liên kết thành viên làm việc theo nhóm, giúp thành viên tham gia xử lý dòng cơng việc, dự án cơng việc, nắm bắt rõ ràng, kịp thời, nhanh chóng thơng tin cập nhật thường xun, tổ chức khoa học - Nhà cung cấp : ONLINE OFFICE Tên phần mềm : Online Offfice Chứng nhận quyền : 2163/2010/QTG Version : 6.0 Kết hoạt động phần mềm  Online – Office tổ chức phân cơng, xử lý theo dõi tồn tiến trình cơng việc phân cấp mơ hình tổ chức tổ chức, doanh nghiệp  Online – Office tổ chức việc lưu trữ, ln chuyển cơng văn đến, cơng văn đi, cơng văn nội bộ, hợp đồng doanh nghiệp nhánh chóng, hiệu an tồn Việc lưu trữ bảo mật tìm kiếm dễ dàng  Online – Office hỗ trợ thành viên trao đổi thơng tin theo nhóm doanh nghiệp theo dạng diễn đàn, Tin nhắn, thăm dò ý kiến, thơng tin xử lý theo trình tự  Online – Office cơng cụ để doanh nghiệp, tổ chức truyền thơng cách đơn giản, hiệu  Online – Office tạo tiện ích cho việc xây dựng lịch làm việc, quản lý, chia qũy thời gian thơng tin cá nhân  Online – Office cung cấp cơng cụ quản trị thơng tin doanh nghiệp, tổ chức tập trung, việc xử lý, tiềm kiếm nhanh chóng, việc quản lý thơng tin cá nhân trở nên đơn giản Mục tiêu Online – Office Dễ triển khai, dễ sử dụng Hiệu đem lại nhanh chóng Chi phí đầu tư hợp lý Cung cấp cho người dùng khả làm việc từ xa, xố bỏ khoảng cách địa lý: cần kết nối Internet người dùng tham gia vào hệ thống làm việc ngồi doanh nghiệp cho dù họ nhà cơng tác nước ngồi  Tất thơng tin doanh nghiệp quản lý tập trung  Q trình liên kết tổ chức thơng tin phận nội doanh nghiệp đơn giản nhanh chóng     ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13  Tạo mơi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ, đóng góp thơng tin tiện lợi, nhanh chóng, góp phần tích cực việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Người dùng giao tiếp hiểu ý, gần gũi hơn, lãnh đạo truyền đạt thơng điệp cho nhân viên cách nhanh chóng hiệu  Nâng cao kỹ ứng dụng sử dụng cơng cụ CNTT, tạo nên phong cách làm việc chun nghiệp hiệu mơi trường IT ồng thời tạo thay đổi tích cực quy trình quản trị thơng tin, xử lý cơng việc tất thành viên doanh nghiệp  Vận hành, giám sát đánh giá quy trình ISO  Tăng 40% xuất làm việc thành viên  Lãnh đạo quản lý hiệu cơng việc người Mơ hình Online – Office ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 Tính Online – Office 5.1 Module Quản lý cơng việc 5.1.1 Quản lý cơng việc Hệ thống tương tác thơng minh giúp cho người tham gia xử lý cơng việc nắm rõ tất thơng tin cơng việc:  Ai người giao việc  Tên nội dung (có thể đính kèm văn file nội dung)  Ai người chịu trách nhiệm  Bộ phận, cá nhân tham gia xử lý cơng việc  Bộ phận,cá nhân tham khảo cơng việc  Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc  Tồn tiến trình cơng việc: xếp theo thứ tự thời gian cập nhật  Trạng thái cơng việc: thực hiện, gần q hạn, hết hạn, đề nghị kết thúc kết thúc Cơng cụ hỗ trợ thêm   Theo dõi, báo cáo, cho ý kiến đạo cơng việc ính kèm nhiều file dòng cơng việc  Ủy quyền cơng việc cho cá nhân cơng tác  Tạo tên dự án : đưa tất cơng việc liên quan đến dự án để dễ theo dõi, xử lý  Xem diễn tiến  Tạo lịch cá nhân để theo dõi  Phân loại cơng việc : chưa hồn thành, chuyển giao, xem, kết thúc  Thống kê cơng việc tổng thể thân  Thống kê % thành cơng cơng việc  Tìm kiếm cơng việc theo từ khóa  Lưu trữ tất cơng việc kết thúc để tham khảo ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 Hình : Tạo cơng việc Hình : Dòng cơng việc xử lý ( Work flow Chart) ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 Hình : Danh sách cơng việc sử lý 5.1.2 Trao đổi cơng việc    Tạo chủ đề cơng việc cần trao đổi Giới hạn cá nhân, phận truy cập chủ đề trao đổi chủ đề tạo (tạo phòng ảo trao đổi riêng) ính kèm nhiều tập tin để tiện tham khảo 5.1.3 Tủ hồ sơ cá nhân   Lưu trữ liệu riêng cá nhân Chia cho thành viên khác phép truy xuất liệu 5.1.4 Báo cáo định kỳ   - Cấp N báo cáo lên cấp N-1, cấp N-1 nhận báo cáo dạng tổng hợp tiếp tục lập tiếp báo cáo riêng + Report tổng hợp từ cấp N, sau tiếp tục báo cáo đến cấp N-2, Root, Root nhận báo cáo tổng hợp tồn tình hình cơng việc Các thơng tin cần báo cáo định kỳ Các cơng việc thực hiện, hồn thành Các cơng việc thực Các cơng việc chưa thực Các cơng việc dự kiến (Plan) Các khó khăn, giải pháp đề xuất ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 5.2 Module Quản lý Tổ chức thơng tin: 5.2.1 Thơng báo    Bảng tin điện tử cung cấp thơng điệp lãnh đạo đến tồn thể thành viên doanh nghiệp ính kèm theo thơng báo nhiều tập tin Chức phân quyền cho cá nhân, phận phép xem cập nhật thơng báo Hình : Thơng báo điện tử 5.2.2 Danh bạ    Liệt kê thơng tin cần thiết thành viên doanh nghiệp để tiện việc liên lạc : Tên, chức danh, Email, số điện thoại Cơng cụ tìm kiếm thành viên hệ thống nhanh chóng Tự cập nhật thơng tin cá nhân có thay đổi 5.2.3 Cổng thơng tin điện tử   Lưu trữ Chỉ thị, quy định, quy trình ISO, tài liệu hướng dẫn cơng việc, biểu mẫu chuẩn , … Thành viên sử dụng tham khảo, tra cứu , tìm kiếm tài liệu cơng việc hệ thống nhanh chóng thơng qua cơng cụ tìm kiếm "từ khóa" ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 Hình : Danh mục tư liệu 5.2.4 Thư viện điện tử  Lưu trữ tài liệu, thơng tin dùng để tham khảo, nghiên cứu, học tập phục vụ cho cơng việc 5.2.5 Diễn đàn   Sân chơi cho thành viên doanh nghiệp trao đổi vấn đề mà quan tâm Những thơng tin trao đổi quản lý người quản trị hệ thống 5.2.6 Quản lý Card Visit  Lưu trữ tìm kiếm thơng tin Card Visit nhanh chóng 5.2.7 Lịch làm việc điện tử   Hệ thống tự động nhắc cơng việc cần thực Chia lịch làm việc với ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang /13 5.3 Module Quản lý văn bản, hợp đồng, đơn đặt hàng Cơng cụ tổ chức lưu trữ thơng tin văn khoa học, bảo mật giúp người sử dụng tìm kiếm nhanh chóng ồng thời giảm chi phí lớn cho việc in ấn, photo chuyển cho phận cá nhân liên quan - Số hóa lưu trữ văn đến, văn văn nội bộ, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Chuyển thơng báo văn đến Lãnh đạo, phận, cá nhân liên quan cần cập nhật xử lý - Tổng Giám đốc/Văn thư/Thư ký chuyển thành cơng việc xử lý cần thiết - Tra cứu văn qua từ khóa khác nhau: Nơi phát hành, nơi gởi, người ký,ngày, tháng, năm, trích yếu, - Phân loại văn xử lý, chưa xử lý Cơng cụ hỗ trợ thêm - Ủy quyền xử lý văn - Tổ chức cập nhật văn theo thư mục giúp tìm kiếm nhanh chóng (Ví dụ Tên cơng ty  Năm  Dự án) - Phân loại văn bản, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Chuẩn hóa Quy trình lưu trữ, phân quyền xử lý văn bản, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Tự động đánh mục thơng tin văn tập tin văn đính kèm ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang 10 /13 Hình 5: Quản lý văn 5.4 Quản trị nguồn nhân lực 5.4.1 Thơng tin lý lịch    Cập nhật, quản lý danh sách thành viên bao gồm với thơng tin như: lý lịch tổng qt, tiểu sử cá nhân, quan hệ gia đình Cập nhật, quản lý sổ lao động, bảo hiểm xã hội, Tra cứu thơng tin nhanh thành viên doanh nghiệp 5.4.2 Q trình làm việc  Cập nhật, quản lý thơng tin tồn q trình cơng tác thành viên như: chức vụ, nhiệm vụ cơng việc mà thành viên nắm giữ cơng ty theo giai đoạn 5.4.3 Quản lý tuyển dụng   Cập nhật, quản lý thơng tin tồn đợt tuyển dụng nhân doanh nghiệp như: phương thức tuyển dụng, vị trí tuyển dụng, số người tham gia số thành viên tuyển dụng đợt Lên kế hoạch tuyển dụng nhân cho doanh nghiệp ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang 11 /13 5.5 Module SMS Module tích hợp vào hệ thống phần mềm Online Office cho phép nhắn tin đến điện thoại di động người dùng tin tức hệ thống Việc lựa chọn thể loại thơng tin để nhắn tin đến người dùng hệ thống phần mềm Online Office lựa chọn Quản trị hệ thống.Các thơng tin quan trọng nhắn tin đến người dùng:  Có cơng việc  Diễn tiến cơng việc  Thơng báo  Lịch cá nhân 5.6 Module Chữ ký điện tử Nếu chữ ký tay bạn phải ký trực tiếp “cứng” hay gọi “hard copy”, chữ ký điện tử bạn ký trực tiếp “mềm” hay gọi “soft copy” Việc ứng dụng cơng nghệ giúp bạn duyệt cơng văn, tờ trình, biên bản, quy trình, tài liệu, nhanh chóng cho dù bạn ngồi văn phòng, cơng nghệ tích hợp vào Online Office giảm chi phí giấy tờ thời gian chờ bạn ký duyệt Đối tượng người dùng : u cầu người sử dụng  Thành phần sử dụng: tất thành viên doanh nghiệp, khách hàng, đối tác  Biết sử dụng trình duyệt Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari, Opera,…  Thiết bị cầm tay tương thích : 3G Ipad Apple, dòng điện thoại Smartphone ( Iphone, Blackbery, Nokia, Samsung, LG, Motorola,… ) Máy chủ : STT Thành phần Máy chủ Hệ điều hành Cơ sở liệu Cấu hình CPU Dual Core 2.0Ghz, RAM GB, đĩa cứng tối thiểu 80GB Windows Server 2003,2008,2010 Microsoft SQL Server 2005,2008,2010 Hỗ trợ từ nhà cung cấp ONLINE OFFICE cam kết với khách hàng:  Tập huấn cho khách hàng sử dụng thành thạo tất cơng cụ phần mềm  Tư vấn, xây dựng mơ hình, quy trình ứng dụng thích hợp tổ chức, Tổng cơng ty, Tập đồn  Chăm sóc, hỗ trợ khách hàng qua Chat, Email, Phone, trực tiếp  Sản phẩm bảo hành 12 tháng  Bảo trì hàng năm  Lập trình thêm cơng cụ, tính khách hàng u cầu Khách hàng tiêu biểu: ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang 12 /13  Trung Nam Group ( www.trungnamgroup.com.vn) : 10 cơng ty thành viên sử dụng phần mềm để tương tác với Ban Tổng giám đốc quản lý tình hình cơng việc cơng ty thành viên dễ dàng : khoảng 600 user  Cơng ty Cổ phần địa ốc Viễn ơng Việt Nam : chủ đầu tư tòa nhà Medrian cao miền Trung – 48 tầng Nẵng  Cơng ty Cổ phần ầu Tư Bất ộng Sản ơng Tây (www.dongtayreal.vn)  Cơng ty Cổ phần Bất động Sản BIDV Dalat land  Khu thị sinh thái cao cấp Goldenhills.com.vn  Cơng ty TNHH Kiến Trúc Lâm ồng ( www.kientruclamdong.vn)  Tập đồn Gremaco ( www.nguyenlieuxanh.vn )  Viễn Thơng Quảng Nam ( www.quangnamtelecom.com )  Cơng ty Cổ phần ầu Tư Thương Mại Khánh Hòa ( www.ktic.vn )  Tập đồn Trường Thành ( www.truongthanh.com.vn)  Cơng ty Cổ phần Xuất nhập Khẩu Thủy Sản Năm Căn – Seanamico ( www.seanamico.com.vn )  Cơng ty Cổ phần Thức Ăn Thủy Sản Vĩnh Hồn ( www.vinhoanfeed.vn)  Cơng ty Cổ Phần Tam Phong ( www.tamphong.com )  Cơng ty TNHH MTV Việt Nữ  Văn phòng Tỉnh Ủy Bình Thuận  Phòng Giáo dục huyện Tuần Giáo – Tỉnh iện Biên ONLINE OFFICE : TĂNG NĂNG SUẤT – GIẢM CHI PHÍ Tháng 08/2011 – www.onlineoffice.vn Trang 13 /13