TÌM HIỂU VỀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management) lãnh vực quan tâm Giám đốc dự án có tác động lớn đến thành bại dự án Việc nắm rõ quy trình quản lý chi phí giúp cho việc quản lý dự án tiến triển trôi chảy, theo kế hoạch giảm thiểu phát sinh làm tăng giá thành dự án Trong viết điểm qua trình vài khái niệm liên quan đến quản lý chi phí Các trình quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình chính: - Ước tính chi phí (Estimate Cost): trình tính toán tạo lập giá trị ước tính nguồn tiền cần thiết để hoàn thành công việc riêng lẻ Xác định ngân sách (Determine Budget): trình xác lập mức chuẩn chi phí (Cost baseline) toàn dự án cách cộng dồn tất giá trị ước tính chi phí hoạt động Kiểm soát Chi phí (Control Cost): trình giám sát tình trạng dự án để cập nhật lại nguồn ngân sách dự án đồng thời quản lý thay đổi xảy so với mức chuẩn chi phí Đọ xác giá trị ước tính Nếu hỏi số xác cuối chi phí dự án không trả lời Hay nói cách khác, ước tính chi phí công việc dự án có độ chinh xác (accuracy) Trước tiến hành lập dự toán, cần xác định việc ước tính nhằm phục vụ cho mục tiêu Điều hiển nhiên dự toán có giá trị gần với giá trị thật mong muốn nhà quản lý Tuy nhiên việc xác lập giá trị ước tính xác đòi hỏi nhiều công sức, thời gian làm cho công tác lập dự toán trở nên không hiệu so với mục đích yêu cầu Thông thường khoảng độ xác giá trị dự toán tùy thuộc vào giai đoạn dự án: - Trong giai đoạn khởi lập (Initiating) giai đoạn mà dự án có ý tưởng sơ phác, giá trị ước tính dao động khoảng -25 đến +75% Thí dụ người chủ hộ nhà thầu báo giá sơ khởi dựa ước tính từ đơn giá mét vuông sàn xây dựng - Trong giai đoạn lập kế hoạch (Planning) giai đọan mà thành phần công việc chi phí liên quan liệt kê, tính toán đầy đủ từ liệu dự án Trong giai đoạn chi phí ước tính dao động khoảng -10 đến +25% Tiếp theo thí dụ chi phí giai đoạn chi phí tính toán từ liệu từ vẽ thiết kế yêu cầu kỹ thuật khác - Trong giai đoạn thực (Executing) điều kiện, ràng buộc, giả định, ước tính trình lập kế hoạch cập nhật, cụ thể, chi tiết khoảng dao động chi phí thu hẹp bớt Trong giai đoạn chi phí dao động từ -5 đến +10% Nói tóm lại, giá trị ước tính dự án có khỏang dao động từ giá trị thấp đến giá trị cao trải qua trình phát triển dự án Khoảng dao động giảm dần dự án tiến triển không dự án kết thúc Lúc giá trị thật dự án xác định Khoản mục kiểm soát chi phí (Control Account) Trong dự án lớn có từ hàng trăm cho dến hàng ngàn công viêc hay hoạt động riêng lẻ thể qua Cấu trúc Phân rã Công việc (Work Breakdown Structure) Người quản lý dự án không nên quản lý thành phần công việc riêng lẻ Khi cần phải xác định khoản mục kiểm soát để phục vụ cho việc quản lý chi phí Các khoản mục kiểm soát chủ yếu để phục vụ trình kiểm soát chi phí, mà dự án thực Những khoản mục kiểm soát thường kết hợp phạm vi công việc, tiến độ chi phí Thí dụ hạng mục móng, cột, sàn, tường xây hay phần hoàn thiện hạng mục công trình Các khoản mục kiểm soát sau phân công cho nhân hay phận chịu trách nhiệm kiểm soát báo cáo mức độ hoàn thành chúng Một khoản mục kiểm soát phân công cho nhiều người người theo dõi nhiều khoản mục kiểm soát lúc Ngay từ lập kế hoạch kế hoạch quản lý chi phí, nói riêng kế hoạch quản lý dự án, nói chung khoản mục kiểm soát cần xác định sớm để theo dõi đánh giá kịp thời Ngoài cần đưa quy tắc để đo lường mức độ hoàn thành khoản mục kiểm soát Một cách áp dụng phổ biến đánh giá phần trăm hoàn thành chúng Mức chuẩn Chi phí (Cost Performance Baseline) Mức chuẩn chi phí công cụ trực quan hữu hiệu việc lập kế hoạch quản lý chi phí dự án Thực chất Mức chuẩn chi phí dạng đường cong chữ S (S-Curve) trình bày quan hệ giá trị tích lũy chi phí theo thời gian Đường cong chữ S có tên gọi xuất phát từ hình dạng chúng với hai đầu thường có độ dốc (lúc dự án bắt đầu kết thúc) có độ dốc lớn phần (khi phần lớn công việc dự án thưc hiện) Dạng đường cong sử dụng để thể quan hệ khối lượng công việc hoàn thành đại lượng khác theo thời gian nhằm cung cấp cho người báo cáo nhìn nhanh chóng tiến triển dự án, nói chung Mức chuẩn chi phí hoàn tất trình lập kế hoạch sau phê chuẩn lãnh đạo Một phê duyệt, mức chuẩn chi phí sở để đánh giá mức độ hoàn thành đội ngũ dự án thông qua sử dụng công cụ Quản lý Giá trị đạt (Earned Value Management) Với kết đo lường từ phương pháp này, người quản lý dự án đánh giá lúc mức độ hoàn thành phạm vi công việc, tiến độ chi phí Ngưỡng kiểm soát chi phí Ngưỡng kiểm soát chi phí mức khác biệt thỏa thuận chi phí thực tế với mức chuẩn, mà vượt qua mức người quản lý dự án cần thực hành động theo quy trình kiểm soát Có thể nói câu trả lời cho việc chi phí kiểm soát trình thực dự án Thí dụ “Liệu có cần phải hành động khác biệt chi phí khoảng 50.000 đồng thực tế kế hoạch?” Trong kế hoạch quản lý chi phí, ngưỡng kiểm soát xác định rõ để giúp cho đội ngũ quản lý dự án tuân theo trình thực Còn vượt qua ngưỡng kiểm soát cần phải làm thuộc quy trình quản lý thay đổi Rủi ro chi phí Cũng giống thân dự án, ước tính chi phí ẩn chứa số điều không chắn Chúng xuất phát từ không rõ ràng hay thiếu thông tin nhu cầu công việc, đặc tính kỹ thuật, biện pháp thi công, chất lượng, đơn giá vật tư hay máy móc thiết bị, lạm phát…Do sản xuất sản phẩm có chi phí khác vào thời điểm khác nhau, địa điểm khác người khác tạo Một chi phí thành phần dự án thông thường có giá trị thấp nhất, thường hay xảy cao Những kết hợp không xác định trước chi phí thành phần dẫn đến nhiều kết khác chi phí dự án Trong quản lý chi phí dự án, người ta cố gắng tìm xác suất xảy giá trị khoảng giá trị chi phí dự án Khả xảy giá trị chi phí ước tính định gọi Rủi ro Chi phí Một dự toán hay ước tính chi phí tốt giảm thiểu rủi ro chi phí cho trình thục dự án Ước tính chi phí trình lặp lại Hai trình Ước tính chi phí Xác định ngân sách thực hoàn tất giai đoạn lập kế hoạch trình Kiểm soát chi phí thực suốt trình thực dự án Tuy nhiên việc ước tính chi phí xác lập ngân sách phải lặp lại có thông tin cập nhật, bổ sung Thông thường ước tính chi phí cho công việc vào thời điểm lập dự toán, lúc người lập dự toán có đầy đủ thông tin Các thông tin chi tiết thêm, cụ thể trình lập kế hoạch sau dự án bắt đầu triển khai Chính người lập dự toán cần phải lặp lại trình cách thường kỳ có thêm thông tin khối lượng, đơn giá thay đổi trình thực dự án Nhờ giá trị ước tính chi phí công việc ngân sách cập nhật ngày chi tiết gần với giá trị thực tế Hẹn gặp lại bạn phần NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP