CÁC DỮ LIỆU ĐẦU VÀO CỦA QUÁ TRÌNH ƯỚC TÍNH CHI PHÍ Như giới thiệu phần trước, Mức chuẩn Phạm vi công việc (Scope Baseline) xem liệu đầu vào quan trọng mang đến nhiều thông tin cần thiết cho trình ước tính chi phí Tuy nhiên để lập mức chuẩn chi phí cho dự án, cần thêm số thông tin khác Tiến độ dự án Thông qua tiến độ dự án, hoạt động cung cấp thêm đầy đủ thông tin nguồn lực yếu tố liên quan mặt thời gian độ dài quan hệ trình tự thực chúng Trong trình ước tính chi phí, tiến độ dự án sở để tính chi phí hoạt động có đơn giá theo thời gian chi phí thuê chuyên gia, tư vấn chi phí thuê nhà, xe, thiết bị phụ trợ… Các thông tin cần thiết để ước tính chi phí dự án có hợp đồng toán theo dạng đo đếm thời gian (Time & Material) , chấm công cho lực lượng công nhân, hay theo dõi ca máy thi công thí dụ quen thuộc Ngoài việc ước tính chi phí dự án bị tác động từ tiến độ trường hợp ngân sách dự án bao gồm khoản chi phí liên quan đến tài tiền lãi vay, chi phí dành cho trượt giá…Nhờ có tiến độ phê duyệt, khoản chi phí ước tính cách cụ thể Tiến độ dự án thông tin đầu vào giúp xây dựng nên đường cong chữ S để thể quan hệ chi phí thời gian suốt vòng đời dự án, thực trình Xác định ngân sách dự án (Determine Budget) Kế hoạch quản lý nhân Kế hoạch nhân tài liệu miêu tả sơ đồ tổ chức, vai trò trách nhiệm, mối quan hệ đội ngũ quản lý dự án vài thông tin khác Đây thông tin đầu vào cần thiết cho trình ước tính chi phí Kế hoạch quản lý nhân cung cấp thông tin hữu ích mức lương, tiền thưởng, phụ cấp cho hoạt động quản lý nhân Ngoài từ kế hoạch quản lý nhân ước tính chi phí liên quan khác chi phí dành cho đào tạo, huấn luyện Chi phí trở nên đáng kể cần quan tâm mức hoạt động dự án có tham gia chuyên gia nước Khi tiền lương phải kể thêm chi phí lại, nhà ở, phương tiện liên lạc thuế thu nhập… Kết trình phân tích rủi ro Một dự án chứa đựng điều không chắn nên lúc tiềm ẩn rủi ro Việc nhận dạng , đánh giá đưa chiến lược giải rủi ro tiến hành sau hoàn tất việc lập kế hoạch cho lãnh vực khác Từ chiến lược giải rủi ro xác định, phải cập nhật lại kế hoạch cách bổ sung thêm phạm vi công việc thay đổi tiến độ, chất lượng…tương ứng Những rủi ro tồn đọng giảm thiểu tác động khả xảy chúng kế hoạch dự phòng kèm theo Kế hoạch dự phòng trang bị máy bơm tiêu thoát nước hố móng, mái che, thi công đường tạm cho phương tiện giới mùa mưa Đó việc phải thuê thêm máy phát điện, máy hàn dự phòng điện chi phí cho đội ngũ kỹ thuật thường xuyên đến sở sản xuất Nhà thầu để kiểm tra đôn đốc nhằm giảm thiểu rủi ro chất lượng tiến độ Hoặc rủi ro xảy sai sót thiết kế yêu cầu, phạm vi công việc không xác định đầy đủ lập dự án Tất nhiên, để thực kế hoạch dự phòng rủi ro cần phải có nguồn kinh phí cho chúng Tuy nhiên lúc tất rủi ro xảy đồng thời phí dành cho chúng ước tính cách tổng thể cho toàn dự án với tỉ lệ hợp lý Trong bảng trình bày thí dụ tính chi phí dành cho rủi ro Lưu ý khoản chi phí dành cho rủi ro tiêu cực, quản lý rủi ro gọi Đe dọa (Threat) cộng vào, chi phí rủi ro tích cực, thường gọi Cơ hội (Opportunities) trừ Dữ kiện Tính dự trữ chi phí (VND) Có 30% khả xảy việc chậm trễ nhận phụ tùng, với chi phí cho dự án 9.000.000 đồng 30% x triệu = 2,7 triệu Có 20% khả phụ tùng rẻ 10.000.000 đồng so với dự kiến 20% x10 triệu = triệu Có 25% khả phụ tùng không khớp với lắp đặt, gây chi phí tăng thêm 3.500.000 đồng 25% x 3,5 triệu = 875.000 Có 30% khả xảy việc sản xuất đơn giản dự kiến, giúp tiết kiệm 2.500.000 30% x 2,5 triệu Có 5% khả có lỗi thiết kế, gây phải làm lại với chi phí 5.000.000 đồng 5% x triệu Tổng cộng dự trữ cho rủi ro chi phí Cộng 2,7 triệu Trừ triệu Cộng 875.000 Trừ 750.000 Cộng 250.000 1.075.0000 Qua bảng tính thí dụ trên, thấy muốn tính chi phí rủi ro dự án phải đưa xác suất xảy chi phí rủi ro Việc làm nhiều công sức độ xác kết cuối lệ thuộc nhiều vào trình phân tích, đánh giá rủi ro trước Tuy nhiên không nên mà bỏ qua khoản chi phí dành cho rủi ro Trong số trường hợp, dự án có quy mô lớn, phạm vi công việc không rõ ràng hợp đồng ký kết dạng khoán gọn (rủi ro thuộc phía người bán) việc xác định bổ sung chi phí rủi ro cần thiết có tính định đến thành bại dự án Chi phí chất lượng Có thể có vài ý kiến khác cần thiết chi phí cho chất lượng Tuy nhiên theo quan điểm PMBOK Chi phí Chất lượng bao gồm sau: Chi phí cho phù hợp (Cost of Conformance): bao gồm chi phí ngăn ngừa (Prevention) chi phí kiểm nghiệm (Appraisal) chi phí bỏ nhằm tránh không hư hỏng sản phẩm xảy Chi phí ngăn ngừa dành cho hoạt động thực để ngăn ngừa chất lượng sản phẩm trước chúng xảy Các hoạt động việc xem xét, phân tích quy trình sản xuất, thu thập yêu cầu công việc, thành lập nhóm cải tiến chất lượng… Trong Chi phí kiểm nghiệm nhằm tìm lỗi chất lượng, có, để khắc phục chúng sản phẩm chưa chuyển giao Đó chi phí liên quan dành cho hoạt động kiểm tra, thí nghiệm, nghiệm thu… Chi phí Không phù hợp (Cost of Non-Conformance) chi phí mà dự án phải bỏ hư hỏng kết dự án Chúng chi phí cho việc phải làm lại phế phẩm hư hỏng thời gian lãng phí trình thực dự án (Internal Failure) Chúng chi phí cho hư hỏng sản phẩm/dịch vụ sau chuyển giao cho khách hàng (External Failure) chi phí hổ trợ khách hàng, bảo hành, chi phí liên quan pháp lý… Trong dự án, dù hay nhiều phải có chi phí dành cho chất lượng chi phí kiểm nghiệm chẳng hạn Căn vào yêu cầu chất lượng, người lập dự toán đưa giả định chi phí cho chất lượng Những giả định chuẩn bị để ước tính chi phí hoạt động liên quan Các yếu tố môi trường kinh doanh Các yếu tố môi trường kinh doanh bao gồm tình hình thị trường thông tin công bố Tình hình sản phẩm, dịch vụ điều khoản liên quan có thị trường liệu đầu vào thiếu cho trình ước tính chi phí Thông tin đặc biệt có ý nghĩa dự án triển khai vùng, miền mà trước chưa trải qua Khi đơn giá vật liệu, nhân công, thiết bị khác biệt phải tốn thêm nhiều chi phí khác chi phí vận chuyển chẳng hạn Trong trình lập ước tính chi phí, đội ngũ quản lý dự án thường thu thập thông tin công bố Chúng danh sách Nhà cung cấp, nhà sản xuất, thầu phụ; tài liệu giới thiệu sản phẩm…Kèm theo thông tin đơn giá loại nguồn lực (vật tư, nhân công ,máy móc thiết bị) sử dụng trình lập dự toán Tài sản tổ chức Thông thường đơn vị, tổ chức có hồ sơ dự án trước, có nhiều thông tin hữu ích cho trình ước tính chi phí Có thể liệt kê vài tài liệu tiêu biểu sách ước tính chi phí, định dạng sẳn có, thông tin khứ, học kinh nghiệm… Các thông tin tài sản tổ chức bao gồm kinh nghiệm, chuẩn mực, nguyên tắc… đúc kết từ nhiều dự án, thời gian dài Vì chúng chứa đựng nhiều hướng dẫn hữu ích cho quản lý dự án, nói chung lập dự toán, nói riêng Việc khai thác tài sản sẳn có tổ chức giúp cho việc lập ước tính chi phí nhanh chóng, quán tránh sai sót xảy trước Do đó, người lập dự toán phải biết cách tận dụng tốt thông tin cách hiệu thay thời gian để thực lại có tệ hại mắc phải sai lầm gặp phải trước Tuy nhiên việc sử dụng thông tin phải thực cách thận trọng có chọn lọc cho phù hợp với trường hợp cụ thể Lời kết Qua viết thấy việc ước tính chi phí cho dự án đòi hỏi phải có nhìn vừa chi tiết cho hoạt động/công việc phải vừa toàn diện cho toàn dự án Bên cạnh đó, việc thu thập đầy đủ thông tin tất thành phần chi phí giúp cho việc lập ngân sách dự án đầy đủ xác Ngoài giúp sức công cụ máy tính phần mềm, người lập dự toán phải trang bị cho hiểu biết đầy đủ tuân thủ nguyên tắc làm sở cho dự toán tốt Hẹn gặp lại bạn đề tài viết lần tới Thân chào bạn NGUYỄN VĂN TRUNG, PMP