TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN 62016

NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN.2.1 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình. VIỆT NAM CHINA WAN HAI WAN HAI (Hãng tàu) (Hãng tàu) Master Bill(MBL); Master DO Booking Confirmation. CARGOAN TAN THANH AN Master Bill(MBL) GUANGZHOU WILL CO., LTD FULL TRADING CO., LTD (Seller) (Buyer) Master DO → Nhận HàngHình 2.7 Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình. 2.2 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Xem xét hợp đồng xuất khẩu với nhà nhập khẩu Xem xét lịch tàu và đặt chỗ với hãng tàu Nhận Booking Note và kiểm tra, giao cho bộ phận giao nhậnThông tin cho khách hàng về lịch tàu Gửi chi tiết lập vận đơn cho hãng tàu, yêu cầu cấp vận đơnNhận, kiểm tra và xác nhận vận đơn với hãng tàuLập các chứng từ khácGửi chứng từ cho nhà nhập khẩu Theo dõi lô hàng cho tới khi hàng tới cảng đíchLưu hồ sơ Hình 2.8 Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 2.3 Phân tích quy trình. 2.3.1 Xem xét hợp đồng xuất khẩu với nhà nhập khẩu. a. Thông tin về lô hàng xuất khẩu. Tìm kiếm khách hàng: Những phương pháp tìm kiếm khách hàng thông dụng của công ty TNHH Tân Thạnh An: Tìm kiếm khách hàng qua tham dự hội thảo về hàng nông sản. Tìm kiếm trên các website xuất nhập khẩu, trên tạp chí, sách báo… Bạn bè, đối tác.., giới thiệu. Khi có khách hàng có nhu cầu mua mặt hàng gạo, công ty Tân Thạnh An sẽ gọi điện thoại hoặc gửi email đến khách hàng và giới thiệu về tất cả các loại gạo mà công ty có. Để khách hàng tin tưởng vào chất lượng, giá gạo, nhân viên kinh doanh phải nắm rõ các loại gạo, giá cả cụ thể của từng loại gạo để tư vấn cho khách hàng. Khách hàng lần này là công ty Guangzhou Will Full, China đang có nhu cầu mua mặt hàng gạo nếp tại các công ty chuyên cung cấp mặt hàng gạo uy tín và có chất lượng tốt tại Việt Nam. Vì là khách hàng mới nên nhân viên kinh doanh của công ty Tân Thạnh An sẽ liên lạc thường xuyên với khách hàng Guangzhou Will Full, China để giới thiệu về công ty mình chuyên chế biến và cung cấp các loại gạo, đảm bảo chất lượng và trao đổi thông tin liên lạc, nhân viên kinh doanh công ty sẽ cung cấp bảng báo giá hàng tuần cho khách hàng Guangzhou Will Full, China để cập nhật tình hình giá cả. Sau khi nhân viên kinh doanh công ty đã giới thiệu tất cả loại gạo và giá cả thì nhận được email yêu cầu hỏi giá của khách hàng là Guangzhou Will Full với nội dung sau:Thưa Ông Bà,Chúng tôi quan tâm đến mặt hàng Gạo Nếp hạt ngắn Việt Nam, tối đa 10% tấm. Xin vui lòng bạn có thể gửi một mức giá như sau:1. Số lượng: 1000 tấn.2. Giá: XXXtấn CIF Hoàng Phố Cảng, Trung Quốc.3. Đóng gói: bao PP 50kgs.4. Giao hàng: trong tháng 2 năm 2016.Rất cảm ơn và tôi mong được sự trả lời của bạn.Trân trọng,Dear Sir Madam,We may have some interest in some Vietnamese Short Grain Glutinous Rice,max 10% brokens. Please can you send a price as follows:1. Quantity: 1000MTS2. Price: XXXMT CIF Huangpu Port, China.3. Packing: 50kgs PP bags.4. Shipment: in February 2016. Many thanks and I look forward to your reply.Kind regards, Nhận được email hỏi giá của khách hàng, Tân Thạnh An tiến hành kiểm tra lại trong kho của mình có đủ số lượng (cụ thể là 1000 tấn, tương đương với 20,000 bao) mà khách hàng yêu cầu hay không, nếu không đủ công ty phải đặt thêm và tổ chức sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Chào giá CIF cho khách hàng.Giá CIF – Cost, Insurance and Freight ( Bao gồm Tiền hàng, Bảo hiểm và cước phí).Kiểm tra giá (Checking rate). Sau khi nhận được email hỏi giá của khách hàng Guangzhou Will Full, Tân Thạnh An tiến hành kiểm tra giá gạo xem giá mà khách hàng đưa ra có phù hợp với mức giá gạo của công ty không. Kiểm tra giá gạo xong Tân Thạnh An sẽ kiểm tra giá bao bì và các dịch vụ cần thiết để xuất khẩu lô hàng gạo nếp mà khách hàng đặt mua. Các dịch vụ như giám định, khử trùng, bảo hiểm, phí bốc xếp hàng, trong đó có cước tàu. Trong hợp đồng này, người bán là Tân Thạnh An chào giá CIF nên công ty Tân Thạnh An giao hàng trên tàu. Rủi ro về mất mát hoặc hư hỏng của hàng hóa di chuyển khi hàng hóa được giao trên tàu. Công ty Tân Thạnh An ký hợp đồng và trả các chi phí và cước phí cần thiết để đưa hàng đến cảng dở quy định ( từ HoChiMinh port, Vietnam đến Huangpu port, China). Công ty Tân Thạnh An cũng phải ký hợp đồng Bảo hiểm cho những rủi ro của người mua là Guangzhou Will Full về mất mát hoặc hư hỏng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Một điều đáng lưu ý là theo điều kiện CIF nên công ty Tân Thạnh An phải mua bảo hiểm với phạm vi tối thiểu. Bảo hiểm tối thiểu phải bao gồm giá hàng quy định trong hợp đồng cộng 10% ( tức là 110%). Đối với cước vận chuyển lô hàng, Tân Thạnh An tìm và tham khảo giá, sau đó quyết định chọn hãng tàu Wan Hai để vận chuyển lô hàng. Tân Thạnh An sẽ gửi một email hỏi giá cho hãng tàu Wan Hai như sau:Thưa Ông BàXin vui lòng báo cho chúng tôi cước vận tải biển tốt nhất của bạn cho lô hàng dưới đây:1. Mặt hàng: Gạo2. Số lượng: 20x20’DC3. Cảng bốc hàng: Cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam.4. Cảng dở hàng: Hoàng Phố Cảng, Trung Quốc.Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin.Dear Sir Madam Please kind advise us your best ocean freight for bellow shipment :1. Commodity: Rice.2. Quantity: 20x20’DC3. POL: Ho Chi Minh City port, Viet Nam.4. POD: Huangpu port, China.Please contact us if you need more information. Bảng báo giá (Quotation). Hãng tàu Wan Hai nhận được email hỏi giá của Tân Thạnh An thì gửi một bảng báo giá (trong đó có ghi rõ cước vận chuyển lô hàng) cho Tân Thạnh An.Mẫu email báo giá của hãng tàu Wan Hai như sau:Thưa Ông BàXin vui lòng cập nhật cước vận tải biển tốt nhất của chúng tôi như sau:1. Mặt hàng: Gạo2. Cảng bốc hàng: HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM3. Cảng dở hàng: HOÀNG PHỐ CẢNG, TRUNG QUỐC.4. Giá: USD XXX20’DC bao gồm phí xếp dở và phí địa phương ở cả hai bên.5. Thời hạn thanh toán: trả trước tại Hồ Chí Minh.6. Thời hạn hiệu lực: 7 đến 10 ngày.Thời gian bị giam giữ 21 ngày miễn phí tại cảng dở hàng.Nếu bạn có bất cứ thắc mắc, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào.Cám ơn Trân trọng,Dear Sir MadamPlease kindly update our best Ocean freight as follow:1. Commodidy : Rice2. POL: HO CHI MINH, VIET NAM.3. POD: HUANGPU PORT, CHINA.4. Rate: USDXXX20’DC including THC subject to local charge at both ends.5. Term of payment: Prepaid at HCM.6.Validity: 7 to 10 days.21 days free time detention at discharge port.If you have any inquiries, please feel free to contact us at any time. Thanks Best regards, Sau khi nhận được email báo giá cước vận chuyển lô hàng của hãng tàu Wan Hai, Tân Thạnh An căn cứ vào giá chào của hãng tàu Wan Hai, giá gạo, tính toán chi phí và tiến hành chào giá CIF cho khách hàng của mình qua email với nội dung sau:Thưa Ông Bà,Chúng tôi rất vui nhận được thư hỏi giá của công ty bạn. Chúng tôi gửi một mức giá như sau:1. Mặt hàng: Gạo Nếp hạt ngắn Việt Nam.2. Số lượng: 1000 tấn.3. Giá: 482 tấn CIF Hoàng Phố Cảng, Trung Quốc.4. Đóng gói: bao PP 50kgs.5. Giao hàng: trong tháng 3 năm 2016.Rất cảm ơn và tôi mong được sự trả lời của bạn.Trân trọng,Dear Sir Madam,We are very happy to receive an email asking price of your company. We send a price as follow:1.Commodity: Vietnam Short Grain Glutinous Rice.2.Quantity: 1000MTS.3.Price:482MT CIF HUANGPU PORT, CHINA.4. Packing: 50kgs PP bags.Shipment: in March 2016.Many thanks and I look forward to your reply Kind regards, Khách hàng chấp nhận giá.Guangzhou Will Full nhận được email báo giá của Tân Thạnh An, xem xét và gửi email xác nhận chấp nhận giá mà Tân Thạnh An đưa ra. Sau đó nhân viên kinh doanh công ty tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán mặt hàng gạo nếp với khách hàng Guangzhou Will Full và gửi cho khách hàng ký hợp đồng này. b. Giới thiệu tổng quan về hợp đồng xuất khẩu gạo. Hợp đồng xuất khẩu mặt hàng Gạo Nếp hạt ngắn Việt Nam giữa công ty TNHH Tân Thạnh An và đối tác Guangzhou Will Full là một hợp đồng thương mại quốc tế được lập bằng văn bản thể hiện ý chí tự nguyện của hai bên: bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua, không có sự ràng buộc, lừa dối hay nhầm lẫn. Cấu trúc hợp đồng này được chia làm 3 phần:Phần giới thiệu:•Tiêu đề : SALE AND PURCHASE CONTRACT.•Số hợp đồng : NO: HLF04122015.•Ngày kí kết hợp đồng : Ngày 23 tháng 12 năm 2015.•Tên và địa chỉ các bên : Người xuất khẩu (Người bán):Tên công ty: CÔNG TY TNHH TÂN THẠNH AN.Địa chỉ: 159 Hồ Học Lãm, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.Người nhập khẩu (Người mua):Tên công ty: GUANGZHOU WILL FULL TRADING CO., LTD.Địa chỉ: Room X1301B109, No.106 Feng ze Road, Nansha District, Guangzhou.•Thỏa thuận giữa các bên.Các điều khoản, điều kiện: Hợp đồng bao gồm 18 điều khoản sau:Điều 1 : Tên hàng (Article 1: Commodity).Điều 2 : Quy cách (Article 2: Specifications).Điều 3 : Số lượng (Article 3: Quantity).Điều 4 : Đóng gói (Article 4: Packing).Điều 5 : Kí mã hiệu (Article 5: Marking).Điều 6 : Cảng bóc hàng và cảng dở hàng (Article 6: Loading Destination).Điều 7 : Đơn giá (Article 7: Unit price).Điều 8 : Tổng giá (Article 8: Total amount).Điều 9 : Thanh toán (Article 9: Payment).Điều 10: Giao hàng (Article 10: Shipment).Điều 11: Thông báo giao hàng (Article 11: Shipment advice).Điều 12: Các loại thuế, lệ phí, phí cầu cảng và giấy phép (Article 12: Texas, Dues, Wharfage, Licences).Điều 13: Quyết định số lượng, chất lượng và khử trùng (Article 13: Quantity Quality and Fumigation Determination).Điều 14 : Xuất xứ (Article 14: Origin).Điều 15 : Điều kiện thương mại quốc tế ICC 2010 (Article 15: Incoterms 2010).Điều 16 : Bất khả kháng (Article 16: Force Majeure).Điều 17 : Trọng tài (Article 17: Arbitration).Điều 18: Các điều khoản chung (Article 18: General Conditions).Phần kết thúc: Chữ kí của hai bên. c. Những điều khoản cần lưu ý khi xem xét hợp đồng xuất khẩuTên hàng (Commodity): Điều khoản tên hàng là điều khoản thỏa thuận đối tượng hàng hóa hai bên mua bán trong hợp đồng. Khi thỏa thuận điều khoản tên hàng, hai bên cần xác định rõ ràng, chính xác và đầy đủ tên gọi thương mại hàng hóa đó để hạn chế những tranh chấp không cần thiết xảy ra giữa người mua và người bán trong quá trình việc thực hiện mua bán trong hợp đồng. Cụ thể trong hợp đồng xuất khẩu là mặt hàng: Vietnam short grain Glutinous rice 10% broken max Gạo Nếp hạt ngắn Việt Nam 10% tấm.Quy cách (Specifications): Điều khoản quy cách là điều khoản thỏa thuận về quy cách phẩm chất hàng hóa của hợp đồng (như tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu suất, lý tính, cơ tính, hóa tính…) Đây là điều khoản dễ phát sinh tranh chấp giữa người mua và người bán trong việc xác nhận phẩm chất hàng hóa trong quá trình giao nhận. Do đó, khi thỏa thuận điều khoản này, hai bên cần xác định cụ thể phẩm chất hàng hóa mua bán để hạn chế những tranh chấp không cần thiết về quy cách, chất lượng hàng hóa đó. Trong hợp đồng xuất khẩu này hai bên đã xác định cụ thể những quy cách sau: Specifications (Quy cách) Parameters (Thông số)Broken grains – Hạt vỡMax10%(23 basis) Moisture – Độ ẩmMax14%Foreign matters – Tạp chấtMax0.2%Yellow damaged kernels – Hạt vàng và bị hư hỏngMax4%Red red streaked kernels – Hạt đỏ và sọc đỏMax1.5%Rice admixture – Gạo trộn lẫnMax5%Paddy (grainskg) – Thóc (hạtkg)Max10 grainskgAverage length of grain – Chiều dài trung bình của hạt5.8mmMilling degree – Mức xay xát.Well milled sortexedCrop – Mùa vụNew crop 2015 Origin – Xuất xứAn GiangSố lượng (Quantity): Điều khoản này xác định số lượng, trọng lượng và thể tích hàng hóa mua bán trong hợp đồng. Trên cơ sở số lượng, trọng lượng, thể tích và đơn giá, hai bên sẽ xác định được tổng giá trị của hợp đồng. Cụ thể số lượng trong hợp đồng là 1000MTS (40FCL 20’DC x 25Mts). Số lượng 1000 tấn;40 container; container 20 feet; mỗi container là 25 tấn; gửi hàng nguyên container (FCL). Đối với lô hàng này, công ty xuất hàng đi thành 2 chuyến. Mỗi chuyến là 500 tấn tương đương với 10.000 bao, 20 container.Đóng gói – Kí mã hiệu (Packing – Marking): Điều khoản này quy định việc bao bì. Kí mã hiệu hàng hóa nhằm bảo vệ hàng hóa tránh khỏi những tác động của môi trường bên ngoài, quá trình vậnchuyển hàng hóa, hướng dẫn sử dụng và quảng cáo cho hàng hóa. Cụ thể trong hợp đồng là: + Đóng gói (Packing): đóng trong bao PP mỗi bao 50 kí với trọng lượng mỗi bao là 120 grams. Người bán sẽ cung cấp 1% túi in rỗng (To be Packed in new single PP bags of 50kgs net each with tare weight of each bags is about 120 grams. The seller will supply 1% empty printed bags) + Kí mã kiệu (Marking): được cung cấp bởi người mua sau ngày ký hợp đồng (To be advised by buyer after contract date). Người mua sẽ gửi marking cho người bán sau ngày ký hợp đồng, tên marking là: “DR. ELEPHANT”.Cảng xếp hàng: HoChiMinh port, Việt Nam. Cảng dở hàng: Huangpu port, China.Giá (Unit price): Điều khoản giá cả là điều khoản thể hiện giá cả hàng hóa được mua theo bán mức giá, theo điều kiện thương mại quốc tế đã thỏa thuận. Trên cơ sở số lượng và mức giá hàng hóa đó, hai bên xác định tổng giá trị của hợp đồng. Khi thỏa thuận điều khoản giá cả này, nhà xuất khẩu là công ty Tân Thạnh An và nhà nhập khẩu là công ty Guangzhou Will Full đã xác nhận là đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán là đô la Mỹ (USD). Trong hợp đồng này, nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu đã thỏa thuận và đồng ý với đơn giá là USD 482MT – CIF Huangpu port – China. Tổng giá trị của hàng hóa là USD 482,000.00.Thanh toán ( Payment): Điều khoản thanh toán là điều khoản thể hiện việc thanh toán tiền hàng theo thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và các điều kiện đòi hỏi hai bên phải thực hiện việc thanh toán theo phương thức đó như thế nào trong hợp đồng ngoại thương. Trong hợp đồng là người xuất khẩu và người nhập khẩu thỏa thuận bằng phương thức thanh toán DP trả ngay (100% DP at sight) có nghĩa là người nhập khẩu trả tiền ngay khi nhận Bộ chứng từ tại ngân hàng người mua. Tuy nhiên, phương thức thanh toán này sẽ gây rủi ro nặng cho người xuất khẩu nếu bên phía người nhập khẩu không nhận hàng.