BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 32/2011/TT-BTC Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2011 THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN VỀ KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ BÁN HÀNG HÓA, CUNG ỨNG DỊCH VỤ Căn Luật Quản lý thuế ngày 29 tháng 11 năm 2006; Căn Luật Kế toán ngày 17 tháng năm 2003 văn hướng dẫn thi hành; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005, Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 giao dịch điện tử hoạt động tài chính, Nghị định số 35/2007/NĐCP ngày 08/03/2007 giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng; Căn Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2010 Chính phủ quy định hố đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Căn Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 11 năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài chính, Bộ Tài hướng dẫn khởi tạo, phát hành, sử dụng quản lý hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sau: Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư hướng dẫn việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ Điều Đối tượng áp dụng Thông tư áp dụng đối với: - Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ - Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức cung cấp giải pháp hỗ trợ việc khởi tạo, truyền, nhận, lưu trữ, phục hồi thơng điệp liệu hóa đơn điện tử người bán hàng người mua hàng - Cơ quan quản lý thuế cấp tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc khởi tạo, phát hành sử dụng hóa đơn điện tử Điều Hóa đơn điện tử Hố đơn điện tử tập hợp thông điệp liệu điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý phương tiện điện tử Hóa đơn điện tử phải đáp ứng nội dung quy định Điều Thơng tư Hố đơn điện tử khởi tạo, lập, xử lý hệ thống máy tính tổ chức cấp mã số thuế bán hàng hoá, dịch vụ lưu trữ máy tính bên theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Hóa đơn điện tử gồm loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hố đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức nội dung lập theo thông lệ quốc tế quy định pháp luật có liên quan Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục trình tự thời gian, số hóa đơn đảm bảo lập sử dụng lần Hóa đơn lập dạng giấy xử lý, truyền lưu trữ phương tiện điện tử khơng phải hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý thỏa mãn đồng thời điều kiện sau: a) Có đảm bảo đủ tin cậy tính tồn vẹn thơng tin chứa hóa đơn điện tử từ thông tin tạo dạng cuối hóa đơn điện tử Tiêu chí đánh giá tính tồn vẹn thơng tin cịn đầy đủ chưa bị thay đổi, thay đổi hình thức phát sinh trình trao đổi, lưu trữ hiển thị hóa đơn điện tử b) Thơng tin chứa hóa đơn điện tử truy cập, sử dụng dạng hoàn chỉnh cần thiết Điều Nguyên tắc sử dụng, điều kiện tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thơng báo cho người mua định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử người bán người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử truyền trực tiếp từ hệ thống người bán sang hệ thống người mua; người bán thông qua hệ thống trung gian tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn truyền cho người mua) Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) đơn vị có liên quan phải có thoả thuận yêu cầu kỹ thuật điều kiện bảo đảm tính tồn vẹn, bảo mật có liên quan đến hố đơn điện tử Điều kiện tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện thực giao dịch điện tử khai thuế với quan thuế; tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng b) Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản lưu trữ hoá đơn điện tử; c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả tương xứng với yêu cầu để thực việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo liệu hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ tự động chuyển vào phần mềm (hoặc sở liệu) kế tốn thời điểm lập hố đơn e) Có quy trình lưu liệu, khơi phục liệu, lưu trữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ liệu phải đáp ứng chứng minh tương thích với chuẩn mực hệ thống lưu trữ liệu; - Có quy trình lưu phục hồi liệu hệ thống gặp cố: đảm bảo lưu liệu hóa đơn điện tử vật mang tin lưu trực tuyến toàn liệu Điều Điều kiện tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: - Là doanh nghiệp hoạt động Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Giấy chứng nhận đầu tư Giấy phép đầu tư doanh nghiệp đầu tư Việt Nam lĩnh vực công nghệ thông tin ngân hàng cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử hoạt động ngân hàng - Có chương trình phần mềm khởi tạo, lập truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử lập đáp ứng nội dung theo quy định Điều Thông tư - Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi liệu điện tử doanh nghiệp tổ chức với - Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh quy định pháp luật phát hành hóa đơn - Có khả phát hiện, cảnh báo ngăn chặn truy nhập bất hợp pháp, hình thức cơng mơi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, tồn vẹn liệu trao đổi bên tham gia - Có quy trình thực lưu liệu, lưu trực tuyến liệu, khơi phục liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục cố liên quan đến việc khơi phục liệu - Có giải pháp lưu trữ kết lần truyền nhận bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp liệu điện tử phải lưu giữ hệ thống - Định kỳ tháng lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn báo cáo quan thuế (theo Mẫu số Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) nội dung sau: danh sách doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức (bao gồm người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự) Điều Nội dung hố đơn điện tử Hóa đơn điện tử phải có nội dung sau: a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn thực theo quy định Phụ lục số Thông tư số 153/2010/TT-BTC Bộ Tài b) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; c) Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi số chữ Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngồi dịng đơn giá giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dịng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải toán ghi số chữ e) Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người bán; ngày, tháng năm lập gửi hóa đơn Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật người mua trường hợp người mua đơn vị kế tốn g) Hóa đơn thể tiếng Việt Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngồi chữ nước ngồi đặt bên phải ngoặc đơn ( ) đặt dòng tiếng Việt có cỡ nhỏ chữ tiếng Việt Chữ số ghi hóa đơn chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị Trường hợp khơng có quy định cụ thể người mua người bán ngôn ngữ sử dụng việc lập hóa đơn điện tử để xuất hàng hóa, dịch vụ ngơn ngữ sử dụng hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) tiếng Anh Trường hợp sử dụng dấu phân cách dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ Thơng báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản Điều phải phản ánh tính chất, đặc điểm ngành nghề kinh doanh, xác định nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ - nội dung thu tiền 2 Một số trường hợp hóa đơn điện tử khơng có đầy đủ nội dung bắt buộc thực theo hướng dẫn riêng Bộ Tài Chương II KHỞI TẠO, PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ Điều Khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử Khởi tạo hóa đơn điện tử hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ thông tin người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận lưu trữ hóa đơn trước bán hàng hoá, dịch vụ phương tiện điện tử tổ chức kinh doanh tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử lưu trữ phương tiện điện tử bên theo quy định pháp luật Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khởi tạo hoá đơn điện tử phải định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho quan thuế quản lý trực tiếp văn giấy văn điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử quan thuế chịu trách nhiệm định (theo Mẫu số Phụ lục ban hành kèm theo Thơng tư này) Quyết định áp dụng hố đơn điện tử gồm nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử Phương tiện điện tử phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự - Bộ phận kỹ thuật tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển lưu trữ liệu hoá đơn điện tử nội tổ chức - Trách nhiệm phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển lưu trữ liệu hoá đơn điện tử nội tổ chức bao gồm trách nhiệm người thực chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Phát hành hóa đơn điện tử Trước sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thơng báo phát hành hóa đơn điện tử gửi quan thuế quản lý trực tiếp Thơng báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số đến số )), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký người đại diện theo pháp luật dấu đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới quan thuế giấy); chữ ký điện tử tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến quan thuế đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử quan thuế) Trường hợp có thay đổi địa kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thơng báo phát hành hoá đơn cho quan thuế nơi chuyển đến, nêu rõ số hố đơn phát hành chưa sử dụng, tiếp tục sử dụng Trường hợp có thay đổi nội dung thơng báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực thông báo phát hành theo hướng dẫn khoản Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo định dạng gửi cho người mua) đến quan thuế theo đường điện tử Thơng báo phát hành hóa đơn điện tử (khơng bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử đăng tải trang thông tin điện tử tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử thời gian sử dụng hóa đơn điện tử Tổ chức kinh doanh đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) phải thực thơng báo phát hành hình thức hóa đơn theo quy định Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh sử dụng (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khơng dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; sử dụng hóa đơn điện tử khơng sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; sử dụng hóa đơn đặt in khơng sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in Điều Lập hóa đơn điện tử Lập hóa đơn điện tử việc thiết lập đầy đủ thông tin quy định Điều Thông tư bán hàng hóa, dịch vụ định dạng hóa đơn xác định Các hình thức lập hóa đơn điện tử: - Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực lập hóa đơn điện tử hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử người bán; - Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo lập hóa đơn điện tử Gửi hóa đơn điện tử việc truyền liệu hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ Các hình thức gửi hóa đơn điện tử: - Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực lập hóa đơn điện tử hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử người bán, ký điện tử hóa đơn truyền trực tiếp đến hệ thống người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử thỏa thuận hai bên Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ đơn vị kế tốn người mua ký điện tử hóa đơn điện tử nhận truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử thỏa thuận hai bên - Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử chương trình lập hóa đơn điện tử tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ đưa liệu hóa đơn điện tử tạo từ hệ thống nội người bán vào hệ thống tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử người bán thông qua hệ thống tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử Trường hợp người mua đơn vị kế toán, nhận hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử người bán, người mua thực ký điện tử hóa đơn điện tử nhận gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử người mua người bán thông qua hệ thống tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử Điều Xử lý hóa đơn điện tử lập Trường hợp hóa đơn điện tử lập gửi cho người mua chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử lập gửi cho người mua, người bán người mua chưa kê khai thuế, phát sai hủy có đồng ý xác nhận người bán người mua Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo thời hạn bên tham gia thoả thuận Hóa đơn điện tử hủy phải lưu trữ phục vụ việc tra cứu quan nhà nước có thẩm quyền Người bán thực lập hóa đơn điện tử theo quy định Thơng tư để gửi cho người mua, hóa đơn điên tử phải có dịng chữ “hóa đơn thay hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm Trường hợp hóa đơn lập gửi cho người mua, giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán người mua kê khai thuế, sau phát sai sót người bán người mua phải lập văn thỏa thuận có chữ ký điện tử hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hố đơn điện tử điều chỉnh sai sót Hố đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán người mua thực kê khai điều chỉnh theo quy định pháp luật quản lý thuế hóa đơn hành Hố đơn điều chỉnh không ghi số âm (-) Điều 10 Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử thực theo quy định Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 Bộ Tài Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thơng qua cổng thông tin điện tử quan thuế Điều 11 Lưu trữ, hủy tiêu hủy hóa đơn điện tử Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế tốn, lập báo cáo tài phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định Luật Kế tốn Trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ hệ thống tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổ chức trung gian phải thực lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu Người bán, người mua đơn vị kế toán tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm lưu liệu hóa đơn điện tử vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) thực lưu trực tuyến để bảo vệ liệu hóa đơn điện tử Hóa đơn điện tử lập lưu trữ dạng thông điệp liệu phải thoả mãn điều kiện sau: a) Nội dung hố đơn điện tử truy cập sử dụng để tham chiếu cần thiết; b) Nội dung hoá đơn điện tử lưu trữ khn dạng mà khởi tạo, gửi, nhận khuôn dạng cho phép thể xác nội dung hố đơn điện tử đó; c) Hoá đơn điện tử lưu trữ theo cách thức định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày gửi nhận hoá đơn điện tử Hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn khơng có giá trị sử dụng Tiêu hủy hóa đơn điện tử làm cho hóa đơn điện tử truy cập tham chiếu đến thơng tin chứa Hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định Luật Kế tốn khơng có định khác quan nhà nước có thẩm quyền phép tiêu hủy Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử khơng làm ảnh hưởng đến tính tồn vẹn hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy phải bảo đảm hoạt động bình thường hệ thống thơng tin Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử thực thủ tục hủy hóa đơn quy định Nghị định số 51/2010/NĐ-CP Chính phủ Thơng tư số 153/2010/TT-BTC Bộ Tài Trường hợp người bán người mua làm hóa đơn điện tử bên liên quan cịn lưu trữ hóa đơn dạng thơng điệp liệu người bán người mua yêu cầu người bán, người mua bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử Trường hợp người bán người mua làm hóa đơn điện tử liên hệ với bên có liên quan để gửi lại hóa đơn người bán, người mua thực báo cáo hóa đơn theo quy định Thông tư số 153/2010/TT-BTC Bộ Tài Điều 12 Chuyển từ hố đơn điện tử sang hoá đơn giấy Nguyên tắc chuyển đổi Người bán hàng hóa chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hố hữu hình q trình lưu thơng chuyển đổi (01) lần Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng quy định nêu Khoản 2, 3, Điều phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật người bán, dấu người bán Người mua, người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định Luật Kế tóan Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng quy định nêu Khoản 2, 3, Điều Điều kiện Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn điện tử gốc; b) Có ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký họ tên người thực chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Giá trị pháp lý hoá đơn điện tử chuyển đổi Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý bảo đảm yêu cầu tính tồn vẹn thơng tin hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận chuyển đổi chữ ký, họ tên người thực chuyển đổi thực theo quy định pháp luật chuyển đổi chứng từ điện tử Ký hiệu riêng hoá đơn chuyển đổi Ký hiệu riêng hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ thông tin sau: dịng chữ phân biệt hố đơn chuyển đổi hố đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ tên, chữ ký người thực chuyển đổi; thời gian thực chuyển đổi Điều 13 Kiểm tra việc khởi tạo, lập, phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn điện tử Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm tra, kiểm tra, phát xử lý vi phạm hoá đơn điện tử hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ Tổ chức sử dụng hố đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chịu tra, kiểm tra có trách nhiệm cung cấp đầy đủ liệu hóa đơn điện tử, phương tiện lưu trữ hóa đơn điện tử tài liệu khác cho quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật Việc tra, kiểm tra tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực theo quy định pháp luật Việc niêm phong, tạm giữ, tịch thu phương tiện điện tử để khởi tạo hoá đơn điện tử thực theo quy định Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng năm 2007 Chính phủ Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 14 Hiệu lực thi hành tổ chức thực Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/5/2011 Ngồi nội dung hướng dẫn cụ thể Thông tư này, nội dung khác thực theo quy định Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 Chính phủ Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 Bộ Tài Trong q trình thực có vướng mắc, đề nghị tổ chức, cá nhân phản ánh Bộ Tài để hướng dẫn giải kịp thời./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nơi nhận: - Thủ tướng Chính phủ Phó TTCP; - Văn phòng TW ban Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phịng Chính phủ; - Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao; Đỗ Hoàng Anh Tuấn - Toà án Nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Văn phòng Ban đạo Trung ương phòng, chống tham nhũng - Cơ quan Trung ương đoàn thể; - UBND, Sở Tài chính, Cục thuế, Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Website Chính phủ; Cơng báo; - Cục Kiểm tra văn (Bộ Tư pháp); - Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước; - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Website Bộ Tài chính; - Lưu VT, TCT (VT, CS-4b).Thu Hà PHỤ LỤC Mẫu Quyết định việc áp dụng hóa đơn điện tử (Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày14 /2/2011 Bộ Tài chính) Đơn vị chủ quản:………… Tên tổ chức………………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - ., ngày tháng .năm QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ) Về việc áp dụng hóa đơn điện tử GIÁM ĐỐC … Căn Thơng tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 Bộ Tài hướng dẫn khởi tạo, phát hành sử dụng hố đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Căn Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số … … Xét đề nghị … QUYẾT ĐỊNH: Điều Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử đơn vị từ ngày / /20 sở hệ thống thiết bị phận kỹ thuật liên quan sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử - Bộ phận kỹ thuật tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; Điều Mẫu loại hoá đơn điện tử mục đích sử dụng loại hố đơn (liệt kê chi tiết) Điều Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển lưu trữ liệu hoá đơn điện tử nội tổ chức Điều Trách nhiệm phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển lưu trữ liệu hoá đơn điện tử nội tổ chức bao gồm trách nhiệm người thực chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo phận kế toán, phận bán hàng, phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực Quyết định này./ Nơi nhận: - Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…); - Như Điều (để thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị; - Lưu GIÁM ĐỐC (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 Bộ Tài chính) THƠNG BÁO PHÁT HÀNH HỐ ĐƠN ĐIỆN TỬ Tên tổ chức khởi tạo hố đơn (Cơng ty A): Mã số thuế: Địa trụ sở chính: Điện thoại: Các loại hoá đơn phát hành: ST T Tên loại hoá đơn Hóa đơn GTGT Mẫu số Ký hiệu Số lượng Từ số Đến số Ngày bắt đầu sử dụng AA/11T Tên quan thuế tiếp nhận thông báo: Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị ., ngày .tháng .năm NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên Mẫu Báo cáo tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư số32 /2011/TT-BTC Bộ Tài chính) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -BÁO CÁO VỀ VIỆC TRUYỀN HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ Kỳ…….năm Tên tổ chức: Mã số thuế: Địa chỉ: Đơn vị tính: Số STT Doanh nghiệp sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử Mã số thuế Tên Địa Tên hóa đơn Ký hiệu mẫu hóa đơn Ký hiệu hóa đơn Từ số Đến số , ngày .tháng .năm NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên Số lượng