BÀI THUYẾT TRÌNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 2: Quản trị hành văn phòng cách khoa học 2.1 Đơn Giản hóa công việc hành • Để tránh trùng lặp phí phạm thời gian, sức lực, vật liệu tiền bạc, đồng thời để cho hoạt động hành chính được hiệu quả cao cần phải thực hiện đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng một cách hiệu quả Do nhà quản trị nên: • • • • • Hiểu được quản trị qua các hệ thống thủ tục theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO) Biết áp dụng các nguyên tắc tiết khiệm cử động để đạt được suất cao Xác định được đơn giản hóa kiểm soát biểu mẫu Nắm được các phương pháp xếp chỗ làm việc một cách khoa học Xác định được tầm quan trọng khung cảnh văn phòng ảnh hưởng đến suất lao động sự thỏa mãn với công việc nhân viên 2.1.1 Quản trị hệ thống thủ tục • • Muốn cho doanh nghiệp đạt hiệu quả, nhà quản trị cần phải quản lý các hệ thống thủ tục cho hoạt động được thông suốt không bị tắc nghẽn, tiết kiệm được thời gian, đạt được suất cao Muốn cho các hệ thống được thông suốt hiệu quả nhà quản trị sử dụng sơ đồ phân phối công việc lưu chuyển đồ A, Sơ đồ phân phối công việc • • • Sơ đồ phân phối công việc một công cụ sơ khởi việc đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng cho thấy tranh tổng thể một đơn vị nhỏ mà cần mô tả tối thiểu Sơ đồ giúp giải các đề tồnn tại công việc phân phối không bình quân , nỗ lực sai hướng kỹ sử dụng không phù hợp , thiếu phối hợp trùng lặp Sơ đồ giúp cho cấp quản trị khởi sự nghiên cứu các mức dộ ưu tiên công việc cho thấy một bảng danh sách các công việc theo thứ tư ưu tiên Sơ đồ phân công công việc B Lưu chuyển đồ • • Lưu chuyển đồ một biểu đồ miêu tả tiến trình lưu chuyển công việc hay nhân lực, hoặc biểu mẫu một cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quả Để có lưu chuyển đồ nhà quản trị phải có các sơ đồ tinseens trình trình bày tất cả các chuỗi hoạt động, di chuyển, lưu lại, kiểm soát lưu trữ một thủ tục Nhà quản trị cần các sơ đồ tiến trình sau đây: + Sơ đồ tiến trình luồng công việc + Sơ đồ tiến trình nhân sự +Sơ đồ tiến trình hoạt động + Sơ đồ tiến trình sử dụng máy hoặc điều hành máy + Sơ đồ phân phối biểu mẫu 2.1.2 Nguyên tắc tiết kiệm cử động -Tiết kiệm cử động phương thức hiệu quả giúp giảm nhẹ cấu hành chính tổ chức thông qua các quy tắc sau: * Quy tắc cố gắng tối thiểu: + Đặt các vật dụng liên quan đến công việc theo hình vòng cungvaf phạm vi sải tay để tiện thao tác di chuyển + Sử dụng kết hợp chân hai tay bận + Chuyên môn hóa công việc theo giai đoạn : tức chia công việc phức tạp thành nhiều phần nhỏ , thực hiện xong công đoạn với khối lượng lớn sau chuyển sang công đoạn + Không nên di chuyển nhiều gián đoạn công việc * Quy tắc cử động đối xứng nhịp nhàng +Nên sử dụng cả hai bàn tay quá trình thực hiện cần lưu ý sự đôi xứng ngược hướng đôi bàn tay +Hạn chế vận động toàn thân quá trình làm việc + Không nên xoay người đột ngột , nên vận động thao tác nhẹ nhàng tiết kiệm lượng * Quy tắc tiết kiệm khoảng trống dụng cụ + Nên chuẩn bị sẵn các dụng cụ cần sử dụng Để dụng cụ theo vị trí cố định thứ tự ngăn nắp để dễ sử dụng tìm kiếm +Sắp xếp chúng theo thứ tự thao tác phối hợp các dụng cụ cho tiện dụng +Chú ý xếp bàn ghế theo nhóm phù hợp với cá nhân , quan tâm tới người sử dụng tay trái +Nên bố trí không gian thích hợp tạo hiệu quả cao công việc , kiểm soát tiếng ồn có hiệu quả Tư ngồi làm việc cách xếp bàn 2.1.3 Đơn giản hóa kiểm soát biểu mẫu • • • Biểu mẫu hồ sơ cần phải đơn giản hóa Các chi tiết không cần thiết hoặc không đề cập tới cần được loại bỏ Cần phải ghi đầy đủ các chi tiết cần thiết biểu mẫu giúp dễ dàng cho việc kiểm soát thông tin Nên để giấy than nhiều hóa đơn để dễ dàng nhân bản giúp cho nhiều bộ phận kiểm soát cùng một vấn đề mà không phí thời gian viết lại 2.3.5.3 Xử lý văn thư điện tử Khác với văn thư thường, giấy tờ ngày phát 1-2 lần Văn thư điện tử phải lưu chuyển theo Cụ thể quá trình làm việc, người nhận phải thường xuyên kiểm tra hệ thống thư điện tử để lấy thông tin Thông tin có thể được đọc hoặc in ra, hay gửi chuyển tiếp cho hộp thư điện tử khác Cụ thể: - Phân loại thư: Nếu mail cho phòng hoặc cá nhân cụ thể thì chuyển vào địa nơi đó, người - Xử lý sơ bộ: Nếu có văn bản đính kèm lưu vào tập tin phù hợp hoặc in để lưu hoặc chuyển cho bộ phận cần sử dụng - Trả lời thư Với tính chất truyền thông tin nhanh giao diện điện tử, sẽ nhiều hội chậm phản ứng với thông điệp nhận được, trừ các mẫu quảng cáo chào hàng mà ta có thể tránh phiền toái cách thiết lập lệnh cản không cho các thư từ những địa đổ hộp thư Cần “ dọn dẹp ” hộp thư sau thời gian, theo các nguyên tắc lưu trữ văn thư 2.4 QUẢN TRỊ HỒ SƠ 2.4.1 Khái niệm Hồ sơ một tập công văn giấy tờ có liên quan với một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành quá trình giải công việc Hồ sơ có thể dày hay mỏng tùy theo số lượng công văn giấy tờ hình thành quá trình giải công việc nhiều hay ít Quản trị hồ sơ việc hoạch định, tổ chức, xếp, lưu trữ thông tin nơi lúc đồng thời kiểm tra cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả 2.4.2 Tiến trình quản trị hồ sơ Phân loại hồ sơ cần lưu trữ => Lên lịch lưu trữ => Chọn phương thức lưu => Lưu chuyển hồ sơ => Chụp vi phim => Hủy bỏ hồ sơ 2.4.3 Công cụ hệ thống lưu trữ hồ sơ 2.4.3.1 Các công cụ lưu trữ Có nhiều công cụ lưu trữ hồ sơ hiện hồ sơ được xếp tùy theo loại Hiện có các công cụ sau đây: - Hồ sơ để đứng - Hồ sơ để nằm - Hồ sơ để bên - Hồ sơ dễ truy tìm - Hồ sơ bánh xe - Hồ sơ để kệ - Hồ sơ di động - Hồ sơ để bàn 2.4.3.2 Hệ thống lưu trữ hồ sơ A Hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ cái Dựa theo tên hồ sơ, tên Tiếng Việt xếp theo tên hay trùng họ, tên tiếng nước thường xếp theo họ Trường hợp trùng tên có các quy ước dựa theo họ chữ lót • • Ưu điểm: không cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu vào tên hồ sơ Dễ hiểu, nhanh chóng có thể phát hiện tài liệu bị trực tiếp dựa lưu sai Nhược điểm: Có thể có nhiều hồ sơ mang cùng tên gây khó khăn cho việc lưu trữ Khi hệ thống được mở rộng quá lớn việc truy lục hồ sơ gian công sức sẽ tốn nhiều thời B Hồ sơ lưu trữ theo số Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng loại hóa đơn, thông báo, hoặc xuất phát từ cùng đơn vị lưu theo thứ tự phát sinh giao dịch Cần phải có danh mục các mã số ( code) giúp cho việc lưu trữ truy lục dễ dàng • • Ưu điểm: Cho phép mở rộng vô hạn Cho phép sự bảo mật cần thiết Nhược điểm: Tốn thời gian công sức để tạo mục hồ sơ C.Hồ sơ lưu trữ kết hợp chữ số Phổ biến cách cho phép nhận dạng tham số cùng lúc Các thư viện, các công ty có nhiều hồ sơ thường hay dùng hệ thống chữ-số có các kí hiệu quy ước sẵn • • Ưu điểm: Phương pháp thường dùng phổ biến các thư viện hoặc các quan quản lí nhiều hồ sơ Khắc phục nhược điểm phương pháp Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian công sức hệ thống mở rộng quá lớn D Hồ sơ lưu trữ theo đề tài Tài liệu được xếp theo chủ đề định trước Sau đó, chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ Cách thường được dùng kết hợp với cách lưu tên chữ, hoặc số nêu trên, thuận tiện cho việc tham khảo chéo • • Ưu điểm: Thuận lợi cho việc mở rộng hữu ích các chủ đề được xác định rõ ràng Việc truy cập sẽ dễ dàng quen thuộc với các đề tài Nhược điểm: Có những đề tài đòi hỏi thư mục phức tạp, đòi hỏi phải thiết lập đầy đủ những phân loại thích hợp, sự tham chiếu qua lại phức tạp Tạo một hồ sơ lớn chứa nhiều mục có nhiều chủ đề liên quan E Hồ sơ lưu trữ theo địa danh Cách thường dùng cho các loại bản đồ, hồ sơ liên quan đến bất động sản, hoặc lưu thông tin các chi nhánh, các phân xưởng, nhà máy công ty đặt tại những vùng khác hoặc hoạt động theo khu vực thị trường Ưu điểm: Đơn giản, dễ hiểu, phổ biến cho việc quản lí chi nhánh, văn phòng đại diện, sở, trực thuộc tổ chức Dễ truy lục biết địa điểm Người sử dụng dể quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan Cho phép nhiều người truy cập hồ sơ cùng lúc mà không gây trở ngại Nhược điểm: Đòi hỏi người sử dụng phải am hiểu định khu vực địa lý có liên quan , đặc biệt có số nơi chốn tương tự Cần thư mục hỗ trợ F Hồ sơ lưu trữ theo thời gian Thường dùng cho các loại hồ sơ đòi hỏi có sự theo dõi diễn biến tiến độ, hoặc cho các báo cáo, kế hoạch tổng kết phục vụ cho mục đích so sánh dự báo Các hố sơ có thể phân chia theo ngày, tuần, tháng, năm, tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ, hệ thống thường được dùng kết hợp với các phương pháp khác Ưu điểm: Cho phép dễ dàng cập nhật tiến độ công việc Nhược điểm: Chỉ có tác dụng tốt phối hợp với các phương pháp phân loại khác 2.4.4 Thủ tục lưu trữ hồ sơ Chuẩn bị hồ sơ để lưu tiến hành bỏ hồ sơ vào tủ/ngăn kéo Riêng việc chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ cần phải theo các tiến trình sau: - Kiểm tra - Làm thư mục tra cứu - Ghi mã số hoặc kí hiệu - Làm phiếu tham khảo chéo - Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ Cần lưu ý số đặc điểm hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả phải: - Dễ sử dụng - Đơn giản, tiện gọn - Dễ tìm, dễ truy lục - Có tính an toàn - Bảo mật - Cập nhật - Có thể theo dõi hiện dùng - Có thể tham khảo chéo được • 2.4.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính • • Quản lý hồ sơ giấy tờ trở nên lỗi thời không cần thiết có nhiều ứng dụng công nghệ thông tin phát triển giúp ích cho việc quản lý hồ sơ trở nên tiện lợi tốn diện tích nhiều Quản lý hồ sơ tài liệu vấn đề đơn vị quan tâm.Trước đây, việc quản lý tài liệu thực thủ công lưu kho, công việc tìm kiếm làm nhiều thời gian công sức, việc thất lạc tài liệu thường xuyên diễn ra, chi phí in ấn, giấy tờ, diện tích lưu kho không nhỏ • Nhận thấy thực trạng bất cập đó, đơn vị quan, tổ chức tìm đến giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến văn phòng đại Qua đó, việc điện tử hóa hồ sơ, tài liệu giúp việc lưu trữ, xếp tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp chặt chẽ nhiều Việc tìm kiếm, sử dụng chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng nhanh chóng, xác hơn.Ví dụ cài đặt phần mềm quản lý tài lieu chuyên nghiệp • Bởi Phần mềm cho phép người quản lý phân loại hồ sơ tài liệu theo chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa thuộc tính cho chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng linh hoạt Các hồ sơ phần mềm tổ chức xếp quản lý theo năm cụ thể Vì dễ dàng tìm kiếm hồ sơ kiện theo năm theo trạng thái hồ sơ như: hồ sơ kiện theo dõi thời điểm nay, hồ sơ kiện đóng lại khứ • Những phần mềm xây dựng tính quản lý hồ sơ tài liệu cách khoa học, chặt chẽ Cho phép nhà quản lý có nhiều phương án tổ chức lưu trữ hồ sơ tài liệu phù hợp cho đơn vị Toàn tài nguyên hồ sơ, liệu đơn vị điện tử hóa để lưu trữ máy chủ sở liệu cách an toàn, bảo mật, đại lâu dài